Внешний вид секретаря-референта формирует мнение об организации в целом. Не случайно секретаря-референта считают «лицом фирмы».

Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен. Главное требование к костюму - строгость, элегантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное - костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой не приятно.

Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. Сказанное относиться и к выбору аксессуаров к костюму.

Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями не красит секретаря разностилие украшений. Украшение должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюма следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.

Секретарь-референт должен постоянно помнить о личной жизни. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющие резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке, прическа аккуратная, быть к лицу, гармонировать с костюмом и с окружающей обстановкой.

Организация рабочего места секретаря

Рабочее место - это зона трудовой деятельности одного или нескольких сотрудников оснащенное необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Рациональная организация рабочих мест и создания наилучших условий труда, для работников секретарских служб включая планировку. Планируется служебное помещение в соответствии с характером выполняемых работ, рациональное размещение мебели и специального оборудования, а так же создание необходимого комфорта способствует эффективному труду.

Комплект мебели для оборудования рабочего места входят: письменные столы обычные, специализированные, вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала для установки оргтехники, телефонов, картотек, и так далее. Кресло, стулья подъемно - поворотные, шкафы обычного типа и специализированные.

Работники делопроизводства должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами, инструктивными.

Например: должностными инструкциями, инструкциями делопроизводства, телефонные справочники.

Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего, на столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности (журналы, дела). В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуются, располагаются на верхних полках, все предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже, телефон должен стоять на столе или специальной подставке, с лева или с права так чтобы телефонную трубку можно было держать одной рукой, а в другой руке ручку для записи необходимой информации. Образцовый порядок на рабочем столе залог высокой производительности труда.

Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей штампов, бланков строгой отчетности денег, сейф должен всегда быть закрыт в нем не должно лежать ничего лишнего и тем более личных вещей. Ключи от шкафов, столов, сейфов хранятся в местах установленных руководителем организации. В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливают из расчета четыре квадратных метра на одного работника.

Рабочее место секретаря-референта - это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. В пределах зоны можно различать три сектора - основной, где находиться рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, сектор обслуживания посетителей и вспомогательный сектор, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование.

Общая площадь приемной, где находиться секретарь-референт, должна быть в пределах двенадцати - шестнадцати квадратных метров.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда. Коснемся, прежде всего, мебели - стола и стула.

Применение наиболее рациональной мебели в работе любого сотрудника управления играет важную роль. В отдельных случаях производительность труда от удачно подобранной мебели повышается на десять - двадцать процентов.

Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П - образная планировка рабочего места (рисунок 1).

Рисунок 1. П- образная планировка рабочего места секретаря-референта

Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься, углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется шести десяти сантиметров (на уровне колен) и не менее восьми десяти сантиметров на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.

Располагать принадлежности на рабочем и приставочном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.

Важным элементом рабочего места является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. За порядком на рабочем столе следует постоянно следить. Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места управленческого работника. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда - неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным.

У секретаря - референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост (рисунок 2).

Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготавливают стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере или с ВТ - без подлокотников, чтобы не стеснять движения.

Для работы, сидя, при среднем росте в 1,7 метров, целесообразно выдерживать следующие размеры:

Высота подъемного стула - 0,45 - 0,6 метров;

Площадь сиденья не более 40Ч40 сантиметров;

Зона, в которой можно перемещать стул:

0,6 метра по глубине;

1 метр - по длине;

Общая площадь - 1,2 метраІ.

Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около одного сантиметра, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно).

Кроме стула с приставками, в состав рабочей мебели секретаря-референта входит также стул для посетителя.

В секторе обслуживания посетителей должны быть три - четыре стула. Вспомогательный сектор оборудуется шкафом - стенкой (трех - четырех секционным) или вращающимся стеллажом для хранения документов (рисунок 3).

Рисунок 3. Стеллаж для хранения документов

Для хранения документов конфиденциального характера, печатей, штампов используются металлический сейф. В некоторых случаях устанавливается и платяной шкаф. Шкаф желательно делать встроенным (секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видном месте).

Обязательными техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь-референт, являются персональный компьютер, телефон (возможно также радио или сотовый телефон, пейджер), телефакс и копировальный аппарат (ксерокс), иногда диктофон.

В средства оснащения входят канцелярский прибор, папки и скоросшиватели, блокнот - шестидневка, календарь, ручки, фломастеры, пюпитр, маркеры, дырокол, приспособления для подшивки бумаг, калькулятор, лампа настольная, корзина для бумаг, лотки для документации, контрольная картотека, сшиватель бумаг, липкая лента, кнопки, скрепки и другое мелочи и ложемент для их хранения.

Допускаются в приемной размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема, образцов документов, календаря и другого.

В приемной у секретаря-референта для оказания первой помощи должна находиться аптечка, соответствующим образом укомплектованная (бинты, йод, валидол, нашатырный спирт, таблетки от головной боли, вата стерильная и другое).

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Роль для экономики рабочего места как зоны приложения труда работника, ее организация и оснащение материальными средствами и техникой. Функции рабочего места, критерии классификации. Особенности планировки и аттестации рабочих мест по условиям труда.

реферат , добавлен 20.02.2012


Устройство токарно-винторезного станка. Организация обслуживания рабочего места, способы и средства связи со службами обслуживания и управления. Пространственная организация рабочего места токаря. Требования к производственной безопасности и охране труда.

курсовая работа , добавлен 20.07.2012


Трудовые процессы: организация, цели и задачи. Принципы обслуживания рабочего места фрезеровщика. Проектирование трудового процесса и карт рабочего места. Обоснование экономической эффективности. Условия, необходимые для оптимальной организации процесса.

курсовая работа , добавлен 04.11.2013


Разработка мероприятий по улучшению условий труда и повышению уровня безопасности рабочего места столяра. Идентификация опасных и вредных производственных факторов исследуемого рабочего места. Определение общих мероприятий по улучшению условий труда.

курсовая работа , добавлен 28.05.2015


Оптимальная планировка рабочего места. Условия труда менеджера при работе на компьютере. Снижение утомления и напряжения рук менеджера в процессе работы. Микроклимат на рабочем месте. Допустимые уровни звука и звукового давления. Искусственное освещение.

реферат , добавлен 11.12.2008


Теоретические аспекты автоматизированного рабочего места, выбор помещения и освещения для него. Техническое обеспечение как комплекс технических средств, необходимых для оборудования рабочего места кадровика. Эргономика как междисциплинарная наука.

курсовая работа , добавлен 16.09.2011


Соответствие организации рабочего места требованиям эргономики. Антропометрические параметры тела человека. Построение соматограммы рабочего места пользователя персональной ЭВМ. Рекомендации по улучшению эргономических показателей рабочего места.

контрольная работа , добавлен 25.02.2013


Выявление опасных и вредных производственных факторов, влияющих на организм рабочего при санитарно-гигиеническом анализе рабочего места машиниста башенного крана. Разработка средств индивидуальной и коллективной защиты. Расчет искусственного освещения.

курсовая работа , добавлен 04.06.2012

Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.

В рабочее место секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя, который непосредственно общается с секретарем. Также секретаря должен быть обеспечен обзор всех входящих посетителей. В связи с этим рабочее место удобно располагать рядом с входом в кабинет и напротив дверей в приемную. Расположение должно соответствовать техническому процессу обработки документов, чтобы избегать ненужных перемещений как документов, так и секретаря. Следует избегать загроможденности пространства ненужными для непосредственной работы предметами. Обеспечение свободного и безопасного доступа к местам включения средств оргтехники в электрическую сеть - необходимое условие обустройства рабочего места секретаря.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки. Каждый предмет должен иметь постоянное место. Расположение предметов должно систематизироваться по видам выполняемых работ. Это поможет сэкономить время, также будет препятствовать пропаже документов.

На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними - настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками. Также под рукой должны быть расположены средства «малой» оргтехники: дырокол, сшиватель документов - степлер, конвертовскрывающая машина, клейница.

На рабочем месте секретаря должен находиться необходимый набор справочников:

* словари (белорусского, русского языка, иностранного языка, орфографический, синонимов, антонимов, иностранных слов, экономический, специальные, отраслевые, производственные справочники, по статистике и редактированию);

* телефонные справочники;

* атлас города и административно-территориальных единиц Республики Беларусь.

На столе в папке-распредлителе должны находиться лишь те документы, по которым ведется текущая работа, а исполненные документы следует размещать в дела согласно номенклатуре дел и убирать в шкаф.

В пределах досягаемости при ручной системе регистрации и поиска документов должны находиться карточки или журналы регистрации. Карточки и журналы регистрации можно разместить в ящиках стола. Рекомендуется использовать две карточки: контрольную и справочную.

В рабочем столе тоже должны быть строгий порядок. Выдвижные ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. В одном из ящиков должны постоянно быть чистая бумага, бланки, конверты, карточки.

Постоянное поддержание порядка на рабочем месте - показатель высокой культуры труда и стабильного имиджа организации.

На приставке к столу ставится компьютер с принтером. На специальных вспомогательных столах могут располагаться факс, ксерокс, мини-АТС.

Дела и папки, хранящиеся в столе, а также в шкафах, должны иметь маркировку с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре. Это помогает быстро найти нужный документ.

Для обслуживания посетителей должна быть выделена специальная зона. Оборудование зоны зависит от площади приемной. В небольшой приемной ставят 2-3 стула или легких кресла и небольшой столик. Если площадь позволяет, можно поставить комплект мягкой мебели. На журнальном столике можно разложить рекламные проспекты, газеты, журналы для посетителей.

Художественно-декоративные функции в приемной могут выполнять растения. Озеленение помещения способствует чистоте воздуха. Комнатные растения повышают влажность воздуха, дают отдых глазам. Могут быть использованы различные способы озеленения - одиночная и групповая расстановка кашпо, микроландшафты, лианы. Желательно выбрать те виды растений, которые неприхотливы в уходе и соответствуют основным параметрам помещения.

Неслужебные элементы интерьера приемной, на которых как принято говорить, отдыхает глаз, сделают приятным общение с секретарем или ожидание аудиенции у руководства.

Исходя из требований техники безопасности, следует, по возможности, исключать неблагоприятное воздействие излучения от экрана монитора.

Секретарю в течение рабочего дня приходится неоднократно заходить в кабинет руководителя.

Кабинет руководителя также должен быть правильно оборудован. Я думаю, не стоит, перечислять с самого начала оборудование кабинета руководителя, так как оно схоже с рабочим оборудованием секретаря. К этому необходимо добавить стол для заседаний и соответственно большее количество стульев.

Таким образом, благоприятные условия труда, удачно организованное рабочее место секретаря и руководителя - залог высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

Доклад. Условия труда в офисе.

Работодатели не обещают легкой работы своим сотрудникам. Но те обычно даже не подозревают, что имеют определенные права на условия своего труда. Каким должно быть рабочее место в офисе?

Температура

Температурный режим офисного пространства в теплый период года должен составлять +23-25°C, в холодный период +22-24°C. При отклонении столбика термометра от указанных уровней работник имеет право на ограничение своего пребывания на рабочем месте (непрерывно или суммарно за рабочий день). Если температура в офисе превышает +29°C, длительность рабочего дня не должна превышать 3-6 часов.

Когда руководитель игнорирует проблему перегрева своих сотрудников, на него можно подать жалобу в Санитарно-эпидемиологическую службу России. Если прибывшие эксперты подтвердят жалобу, начальника оштрафуют на сумму 10-20 тыс. руб. или приостановят деятельность компании на срок до 90 дней (ст. 6.3 КоАП России).

Освещение

Нормой освещенности считается диапазон 300-500 люкс. Ученые также напоминают о том, что отсутствие живописного вида из окна негативно сказывается на работоспособности персонала. К окну обязательно должны прилагаться жалюзи или шторы. Если окно отсутствует вовсе, сотрудники имеют право на укороченный на 1 час рабочий день, 7 дней дополнительного отпуска и прибавку к заработной плате. При несоблюдении перечисленных норм руководитель нарушает правила и нормы охраны труда и попадает под административную ответственность в виде штрафа до 5 тыс. руб. (20 тыс. руб. при нарушении правил пожарной безопасности).

Вредным считается постоянное шумовое воздействие от 80 децибел. Для сравнения: обычный телефонный разговор – это порядка 62 децибел, шорох листьев – около 20.

Личное пространство

На каждого сотрудника с современным рабочим компьютером полагается не менее 4,5 м² площади офиса. Для компьютеров с мониторами ЭЛТ эта норма еще выше. Расстояние между рабочими столами, на которых установлены мониторы, должно составлять по лицевой стороне не менее 2 м. Боковое расстояние между краями мониторов – не менее 1,2 м. Минимальное расстояние между глазами и поверхностью монитора – 0,5 м.

Прочие нормы

Работодатель также обязан обеспечить подчиненных местом для обедов, комнатами для отдыха и медпунктом (ст. 223 ТК России). Статья 226 предусматривает отчисления на улучшение условий труда персонала в размере не менее 0,2% от общего объема затрат на производство товаров или услуг.

Условия труда секретаря референта

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Таблица 5 - Основные санитарно-гигиенические нормы труда

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения, напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.

Приемная должна по возможности иметь естественное освещение.

Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30 от горизонтальной линии взора.

Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Микроклимат характеризуется такими величинами как

температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

В санитарных нормах по микроклимату в служебных помещениях определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных

помещениях не должна превышать 22 ° С - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 ° С в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.

Из приведенных в табл. 5 данных видно, что уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает гнетущее воздействие. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой - холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25 - 30%, нормальная - в пределах 40 - 60%.

Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха.

При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.

Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, которые с потоком воздуха разносятся внутри помещения.

Совсем недавно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллергические реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания.

Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.

Стоит потрудится и над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Особенно это важно, если офис находится в центральной части города.

Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с паровым отоплением. Растения для офиса надо подбирать умело, учитывая площадь помещения, на какую сторону выходят окна, не являются ли цветы аллергенами.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников.

При пониженной температуре воздуха предпочтение отдается теплым тонам - желтому, бежевому, розовому, оранжевому. Для теплого, солнечного помещения подойдут белый, серый, голубой, зеленый цвета.

В небольших помещениях светлые, малонасыщенные тона создают ощущение удаленности, увеличения пространства. Более насыщенные тона сделают большое пространство более уютным.

Рекомендуется использовать теплые тона с желтоватым оттенком в помещениях, где отсутствует естественное освещение. Желательно выбрать теплые тона и в помещениях, где предположительно будет высокий уровень шума.

Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условий труда и планировании рабочего дня.

Список используемой литературы:

1) Аппак М. А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.: Радио и связь, 1989.

2) Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб.: Изд. дом «Герда», 1998

3) Попов Г.Х. Техника личной работы. - М., 1979.

4) Соловьев Э. Я. Этикет делового человека: Организация встреч, приемов, презентаций. - Минск: ПКИП «Асар», 1994.

5) Федотов В.В Рациональная организация умственного труда. - М.: Экономика, 1987.

Рабочее место - зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.

В обязательный набор мебели должны входить:

§ канцелярский стол с придвижной тумбой;

§ подъемно-поворотный стул;

§ вспомогательный стол или подставка для оргтехники;

§ шкаф для хранения документации;

§ сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей;

§ стулья для посетителей.

Среди канцелярских принадлежностей и специального оборудования можно выделить предметы, часто используемые при работе с документами:

§ письменный прибор;

§ папка или лоток для текущих документов и бумаги;

§ справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник;

§ дырокол, степлер (скрепкосшиватель);

§ нож для бумаги, ножницы;

§ корректирующая справка («штрих»), клей;

§ магнитное приспособление для хранения скрепок, кнопок и другой металлической мелочи;

§ настенные часы;

§ папка с надписями «К докладу», «На подпись», «Документы в работе» и т. п.

Любому работнику для успешного выполнения возложенных на него функций требуются определенные условия труда. Они должны обеспечивать максимальные удобства работника во время работы при минимальных затратах сил и времени. Условия труда складываются из ряда факторов: технических, гигиенических, социальных, психологических, психофизических и эстетических.

Условия труда - совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе его деятельности.

К техническим факторам условий труда относятся оснащение его рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий. При организации рабочего места секретаря следует позаботиться о специальной мебели и канцелярских принадлежностей.

Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т. д.

Социальные факторы создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и др.

Психологические факторы определяются взаимоотношениями сотрудников в коллективе, стилем руководства, т. е. психологическим климатом организации. Совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам - все это показатели хорошего психологического климата в коллективе. Такая психологическая обстановка способствует рабочему настрою, сотрудники ее ценят и дорожат своим рабочим местом.

Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника сотрудника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, т. к. организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения.

Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.

Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работника, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи, современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма в оформлении и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условия труда.

К условиям труда относится соблюдение эргонометрических требований. Этим требованиям должен соответствовать комплект секретарской мебели.

Эргометрические требования к секретарской мебели

Размещение мебели и оборудования должно соответствовать следующим принципам:

§ часто используемые объекты должны находиться в рабочей зоне, «под рукой»;

§ расположение предметов на столе должно соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа - то, что берется и делается правой рукой, слева - то, что берется и делается левой рукой);

§ каждый объект в помещении должен иметь свое место и постоянную зону перемещения.

Санитарно-гигиенические нормативы для работников офиса, оснащенного компьютерами и оргтехникой регламентируются СанПиН 2.2.55.542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».

Санитарно-гигиенические требования для работников офиса

Таким образом, создание рациональной планировки рабочего места секретаря на предприятии имеет большое значение, как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда. Что касается, рациональной организации труда секретаря-референта‚ то она складывается из организации рабочего места, условий труда и планировании рабочего дня.