सहायक सचिव की उपस्थिति समग्र रूप से संगठन के बारे में एक राय बनाती है। यह कोई संयोग नहीं है कि सचिव-सहायक को "कंपनी का चेहरा" माना जाता है।

सचिव की उपस्थिति सावधानीपूर्वक सोची-समझी, आधुनिक और साफ-सुथरी होनी चाहिए। एक सूट के लिए मुख्य आवश्यकता कठोरता और लालित्य है। यह सब व्यक्ति के स्वाद पर निर्भर करता है। मुख्य बात यह है कि सूट आरामदायक, व्यावहारिक, सख्त होना चाहिए। ऐसे व्यक्ति से बात करना अच्छा नहीं लगता जिसने मैले-कुचैले कपड़े पहने हों, मैले-कुचैले कपड़े पहने हों और जो अपना ख्याल नहीं रखता हो।

इस तरह की बातचीत से इस संगठन पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है. यही बात पोशाक के लिए सहायक उपकरण की पसंद पर भी लागू होती है।

वर्क सूट को आकर्षक, विशेष रूप से बड़े कीमती आभूषणों के साथ पूरक करने की अनुशंसा नहीं की जाती है; आभूषण शैलियों की विविधता सचिव को शोभा नहीं देती है। सजावट को पोशाक और उसके मालिक की गरिमा पर जोर देना चाहिए। जूते सूट के टोन से मेल खाने चाहिए। जूते आरामदायक और फैशनेबल होने चाहिए। काम के लिए बदलने योग्य जूतों की सिफारिश की जाती है।

सहायक सचिव को अपने निजी जीवन के बारे में लगातार याद रखना चाहिए। आपको गर्म दिनों में स्वच्छता के मुद्दों के बारे में विशेष रूप से सावधान रहने की आवश्यकता है। आपको ऐसे परफ्यूम का इस्तेमाल नहीं करना चाहिए जिनमें तेज गंध हो। सचिव के हाथ हमेशा सही क्रम में होने चाहिए, केश साफ-सुथरे होने चाहिए, चेहरे के अनुरूप होने चाहिए और सूट और आसपास के वातावरण के अनुरूप होने चाहिए।

सचिव के कार्यस्थल का संगठन

कार्यस्थल एक या एक से अधिक कर्मचारियों के लिए कार्य का क्षेत्र है, जो कार्य कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक साधनों से सुसज्जित है। कार्यस्थलों का तर्कसंगत संगठन और लेआउट सहित सचिवीय सेवाओं के कर्मचारियों के लिए सर्वोत्तम कामकाजी परिस्थितियों का निर्माण। कार्यालय स्थान की योजना प्रदर्शन किए गए कार्य की प्रकृति के अनुसार बनाई जाती है, फर्नीचर और विशेष उपकरणों की तर्कसंगत व्यवस्था के साथ-साथ आवश्यक आराम का निर्माण प्रभावी कार्य में योगदान देता है।

कार्यस्थल को सुसज्जित करने के लिए फर्नीचर के एक सेट में शामिल हैं: कार्यालय उपकरण, टेलीफोन, फाइलिंग कैबिनेट आदि स्थापित करने के लिए संदर्भ सामग्री के भंडारण के लिए नियमित और विशेष डेस्क, सहायक टेबल और बेडसाइड टेबल। कुर्सी, उठाने और मोड़ने वाली कुर्सियाँ, नियमित और विशेष अलमारियाँ।

कार्यालय कर्मियों को आवश्यक संदर्भ सामग्री और निर्देश प्रदान किए जाने चाहिए।

उदाहरण के लिए: कार्य विवरण, कार्यालय कार्य निर्देश, टेलीफोन निर्देशिकाएँ।

कार्यालय डेस्क कर्मचारी का मुख्य कार्यस्थल है; डेस्क में वे वस्तुएं होनी चाहिए जिनकी एक निश्चित समय पर आवश्यकता होती है। मेज में दराज और अलमारियाँ हैं जहाँ विभिन्न कार्यालय आपूर्तियाँ (पत्रिकाएँ, फ़ाइलें) रखी जाती हैं। एक डेस्क में, काम की आपूर्ति जो लगातार उपयोग की जाती है वह ऊपरी अलमारियों पर स्थित होती है, सभी वस्तुएं जो कम बार उपयोग की जाती हैं वे नीचे स्थित होती हैं, टेलीफोन एक मेज या एक विशेष स्टैंड पर बाईं या दाईं ओर होना चाहिए ताकि हैंडसेट एक हाथ से पकड़ें और दूसरे हाथ से आवश्यक जानकारी लिखने के लिए कलम। डेस्कटॉप पर अनुकरणीय क्रम उच्च उत्पादकता की कुंजी है।

लोहे की अलमारियाँ और तिजोरियाँ गुप्त दस्तावेजों, मुहरों, टिकटों, धन की सख्त रिपोर्टिंग के लिए प्रपत्रों को संग्रहीत करने के लिए उपयोग की जाती हैं; तिजोरी को हमेशा बंद रखना चाहिए; इसमें कुछ भी अनावश्यक नहीं होना चाहिए, व्यक्तिगत वस्तुओं की तो बात ही छोड़िए। अलमारियाँ, टेबल और तिजोरियों की चाबियाँ संगठन के प्रमुख द्वारा स्थापित स्थानों पर संग्रहीत की जाती हैं। वर्तमान मानकों के अनुसार कार्यालय परिसर का क्षेत्रफल प्रति कर्मचारी चार वर्ग मीटर की दर से निर्धारित किया जाता है।

एक सचिव-सहायक का कार्यस्थल उसकी कार्य गतिविधि का एक क्षेत्र है, जो उसके कार्य कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक साधनों से सुसज्जित है। क्षेत्र के भीतर, तीन क्षेत्रों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है - मुख्य एक, जहां कंसोल और आवश्यक कार्यालय उपकरण के साथ डेस्कटॉप स्थित है, आगंतुक सेवा क्षेत्र और सहायक क्षेत्र, जहां अलमारियाँ, एक कॉपी मशीन, एक फैक्स और अन्य सहायक उपकरण स्थित हैं .

स्वागत क्षेत्र का कुल क्षेत्रफल जहां सहायक सचिव स्थित है बारह से सोलह वर्ग मीटर के बीच होना चाहिए।

कार्यस्थल का संगठन कार्यस्थल को श्रम के साधनों और वस्तुओं और उनके कार्यात्मक स्थान से लैस करने के उपायों की एक प्रणाली है। इसके अलावा, कार्यस्थल के संगठन में कलाकार के मानवशास्त्रीय डेटा को ध्यान में रखना और मानकों का अनुपालन करने वाली कार्य स्थितियों को सुनिश्चित करना शामिल है। आइए, सबसे पहले, फर्नीचर पर स्पर्श करें - एक मेज और एक कुर्सी।

सबसे कुशल फर्नीचर का उपयोग किसी भी प्रबंधन कर्मचारी के काम में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। कुछ मामलों में, अच्छी तरह से चुने गए फर्नीचर से श्रम उत्पादकता दस से बीस प्रतिशत तक बढ़ जाती है।

कार्यालय उपकरण के साथ सचिव-सहायक की कार्य प्रक्रिया की संतृप्ति को ध्यान में रखते हुए, यू-आकार का कार्यस्थल लेआउट उचित होगा (चित्रा 1)।

चित्र 1. सहायक सचिव के कार्यस्थल का यू-आकार का लेआउट

टेबल की सतह मैट (ग्रे, हरा, भूरा 20-50% के परावर्तन के साथ) होनी चाहिए और साफ करने में आसान होनी चाहिए; टेबलटॉप के कोने और सामने का ऊपरी किनारा गोल होना चाहिए। पैरों के लिए टेबल के नीचे की जगह की ऊंचाई छह दस सेंटीमीटर (घुटने के स्तर पर) और पैर के स्तर पर कम से कम आठ दस सेंटीमीटर होने की सिफारिश की जाती है। काम करते समय सचिव को जिस चीज की लगातार आवश्यकता होती है वह हाथ की दूरी के भीतर स्थित होनी चाहिए ताकि वह बिना उठे अपनी जरूरत की चीजें ले सके।

सहायक उपकरण को कार्य और विस्तार तालिकाओं पर कार्य के प्रकार के अनुसार व्यवस्थित रूप से रखा जाना चाहिए।

कार्यस्थल का एक महत्वपूर्ण तत्व डेस्क डिब्बों का आंतरिक संगठन है, जो इसके डिजाइन, क्षमता और संसाधित किए जा रहे दस्तावेजों की प्रकृति पर निर्भर करता है। दराजें आसानी से, सहजता से और चुपचाप बाहर खिसकनी चाहिए। सामग्री के ऊर्ध्वाधर भंडारण के लिए एक बड़ा बॉक्स सबसे उपयुक्त है; शेष बक्सों में विभिन्न विशेष उपकरण होने चाहिए - कार्ड, छोटे कार्यालय उपकरण और कार्यालय आपूर्ति के लिए। व्यक्तिगत वस्तुओं के भंडारण के लिए एक दराज आवंटित करने की सलाह दी जाती है। आपको अपने डेस्कटॉप पर ऑर्डर की लगातार निगरानी करनी चाहिए। यह अतिशयोक्ति लग सकती है, लेकिन कुर्सी जैसा साधारण प्रकार का फर्नीचर एक प्रबंधकीय कर्मचारी के कार्यस्थल को व्यवस्थित करने में एक बड़ी भूमिका निभाता है। कार्य की दक्षता काफी हद तक कुर्सी की पसंद पर निर्भर करती है - एक असुविधाजनक स्थिति व्यक्ति को थका देती है और उसे कम कुशल बना देती है।

सचिव-संदर्भित की कुर्सी घूमने वाली होनी चाहिए और उसकी पीठ ऐसी होनी चाहिए जिसे ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज दिशाओं में ले जाया जा सके, जिससे इसे किसी भी ऊंचाई पर समायोजित किया जा सके (चित्र 2)।

कुर्सी की सीट किनारों पर थोड़ी गोल होनी चाहिए ताकि जांघों में रक्त संचार बाधित न हो, और गुरुत्वाकर्षण के केंद्र के स्थान पर सीट थोड़ी दबी हुई होनी चाहिए। प्रशासनिक कर्मचारियों के लिए, कुर्सियाँ और कुर्सियाँ आर्मरेस्ट के साथ बनाई जाती हैं; कंप्यूटर पर या कंप्यूटर के साथ काम करने के लिए, उन्हें आर्मरेस्ट के बिना बनाया जाता है ताकि आंदोलन में बाधा न पड़े।

1.7 मीटर की औसत ऊंचाई के साथ बैठकर काम करने के लिए निम्नलिखित आयामों को बनाए रखने की सलाह दी जाती है:

उठाने वाली कुर्सी की ऊंचाई 0.45 - 0.6 मीटर है;

सीट क्षेत्र 40x40 सेंटीमीटर से अधिक नहीं;

वह क्षेत्र जिसमें कुर्सी को स्थानांतरित किया जा सकता है:

गहराई में 0.6 मीटर;

1 मीटर - लंबाई में;

कुल क्षेत्रफल 1.2 मीटर है।

कुर्सी की सीट को लगभग एक सेंटीमीटर मोटे लेटेक्स से ढका जाना चाहिए, जिसके ऊपर नमी-रोधी सामग्री (मेलेंज फैब्रिक, प्राकृतिक फाइबर) लगाई जानी चाहिए।

संलग्नक वाली कुर्सी के अलावा, सचिव-सहायक के कामकाजी फर्नीचर में आगंतुक के लिए एक कुर्सी भी शामिल है।

आगंतुक सेवा क्षेत्र में तीन से चार कुर्सियाँ होनी चाहिए। सहायक क्षेत्र एक दीवार कैबिनेट (तीन से चार खंड) या दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक घूमने वाले रैक से सुसज्जित है (चित्रा 3)।

चित्र 3. दस्तावेज़ भंडारण रैक

गोपनीय दस्तावेजों, मुहरों और टिकटों को संग्रहीत करने के लिए धातु की तिजोरी का उपयोग किया जाता है। कुछ मामलों में, एक अलमारी भी स्थापित की जाती है। यह सलाह दी जाती है कि कोठरी को अंतर्निर्मित बनाया जाए (सचिव को रिसेप्शन क्षेत्र में निजी सामान के साथ गलियारों को अव्यवस्थित नहीं करना चाहिए और चीजों को एक दृश्य स्थान पर रखना चाहिए)।

अनिवार्य तकनीकी साधन जो सहायक सचिव अक्सर उपयोग करते हैं वे हैं एक पर्सनल कंप्यूटर, टेलीफोन (संभवतः एक रेडियो या सेल फोन, पेजर), टेलीफैक्स और कॉपीिंग मशीन (कॉपियर), और कभी-कभी एक वॉयस रिकॉर्डर।

उपकरण में स्टेशनरी, फोल्डर और बाइंडर, एक छह दिवसीय नोटबुक, एक कैलेंडर, पेन, फेल्ट-टिप पेन, एक म्यूजिक स्टैंड, मार्कर, एक होल पंच, कागजात दाखिल करने के लिए उपकरण, एक कैलकुलेटर, एक टेबल लैंप, एक बेकार कागज शामिल हैं। टोकरी, दस्तावेज़ ट्रे, एक नियंत्रण कार्ड फ़ाइल, एक पेपर स्टेपलर, चिपकने वाला टेप, बटन, पेपर क्लिप और अन्य छोटी वस्तुएं और उन्हें संग्रहीत करने के लिए एक ट्रे।

रिसेप्शन क्षेत्र की दीवारों पर रिसेप्शन समय, नमूना दस्तावेज़, कैलेंडर और अन्य चीजों को इंगित करने वाले सूचना स्टैंड या टेबल लगाने की अनुमति है।

रिसेप्शन क्षेत्र में, सचिव-सहायक के पास प्राथमिक चिकित्सा प्रदान करने के लिए उपयुक्त रूप से सुसज्जित प्राथमिक चिकित्सा किट (पट्टियाँ, आयोडीन, वैलिडोल, अमोनिया, सिरदर्द की गोलियाँ, बाँझ कपास ऊन, आदि) होनी चाहिए।

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तर्कसंगत कार्यस्थल योजना में कुछ कार्यों को करने के लिए सुविधाजनक पहुंच क्षेत्र स्थापित करना शामिल है।

सचिव के कार्यस्थल में संलग्नक के साथ एक मेज, एक घूमने वाली कुर्सी या आर्मचेयर और एक आगंतुक के लिए एक कुर्सी शामिल है जो सचिव के साथ सीधे संवाद करता है। सचिव को आने वाले सभी आगंतुकों का अवलोकन भी प्रदान किया जाना चाहिए। इस संबंध में, कार्यस्थल को कार्यालय के प्रवेश द्वार के बगल में और स्वागत क्षेत्र के दरवाजे के सामने रखना सुविधाजनक है। दस्तावेज़ और सचिव दोनों की अनावश्यक आवाजाही से बचने के लिए स्थान तकनीकी दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रिया के अनुरूप होना चाहिए। आपको तत्काल कार्य के लिए अनावश्यक वस्तुओं से स्थान को अव्यवस्थित करने से बचना चाहिए। उन स्थानों तक मुफ्त और सुरक्षित पहुंच सुनिश्चित करना जहां कार्यालय उपकरण विद्युत नेटवर्क से जुड़ा है, सचिव के कार्यस्थल की व्यवस्था के लिए एक आवश्यक शर्त है।

काम के दौरान लगातार आवश्यक होने वाली हर चीज़ को एक हाथ की दूरी के भीतर रखा जाना चाहिए। प्रत्येक वस्तु का एक स्थायी स्थान होना चाहिए। कार्य के प्रकार के अनुसार वस्तुओं की व्यवस्था व्यवस्थित की जानी चाहिए। इससे समय की बचत होगी और दस्तावेज गुम होने से भी बचेंगे।

उनके साथ काम करने के लिए दस्तावेज़ और उपकरण कार्यस्थल पर रखे जाने चाहिए - एक टेबल लैंप, एक साप्ताहिक कैलेंडर, लिखने के लिए एक नोटपैड। पेन, पेंसिल, कैंची, रूलर, पेपर क्लिप वाले बक्से और बटन रखने के लिए एक डेस्कटॉप आयोजक एक आवश्यक विशेषता है। इसके अलावा, "छोटा" कार्यालय उपकरण हाथ में होना चाहिए: एक छेद पंचर, एक दस्तावेज़ स्टेपलर - एक स्टेपलर, एक लिफाफा खोलने वाला, एक गोंद बंदूक।

सचिव के कार्यस्थल पर संदर्भ पुस्तकों का आवश्यक सेट होना चाहिए:

* शब्दकोश (बेलारूसी, रूसी, विदेशी भाषा, वर्तनी, पर्यायवाची, विलोम, विदेशी शब्द, आर्थिक, विशेष, उद्योग, उत्पादन निर्देशिका, सांख्यिकी और संपादन);

* टेलीफोन निर्देशिकाएँ;

* बेलारूस गणराज्य के शहरों और प्रशासनिक-क्षेत्रीय इकाइयों के एटलस।

वितरण फ़ोल्डर में मेज पर केवल वे दस्तावेज़ होने चाहिए जिन पर वर्तमान कार्य किया जा रहा है, और निष्पादित दस्तावेज़ों को फ़ाइलों के नामकरण के अनुसार फ़ाइलों में रखा जाना चाहिए और कोठरी में रख दिया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ पंजीकरण और पुनर्प्राप्ति के लिए कार्ड या लॉग बुक मैन्युअल सिस्टम की पहुंच के भीतर होनी चाहिए। कार्ड और लॉग बुक को डेस्क की दराज में रखा जा सकता है। दो कार्डों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है: नियंत्रण और संदर्भ।

कार्य डेस्क भी सख्त क्रम में होनी चाहिए। दराजें आसानी से खिसकनी चाहिए, भले ही उन पर भारी सामान भरा हो। बक्सों में से एक में हमेशा साफ कागज, फॉर्म, लिफाफे और कार्ड होने चाहिए।

कार्यस्थल पर लगातार व्यवस्था बनाए रखना उच्च कार्य संस्कृति और संगठन की स्थिर छवि का सूचक है।

टेबल अटैचमेंट पर प्रिंटर वाला एक कंप्यूटर रखा गया है। फैक्स, कॉपियर और मिनी-पीबीएक्स को विशेष सहायक तालिकाओं पर रखा जा सकता है।

तालिका के साथ-साथ अलमारियाँ में संग्रहीत मामलों और फ़ोल्डरों को नामकरण के अनुसार कोड चिह्न और मामले संख्याओं के साथ चिह्नित किया जाना चाहिए। इससे आपको आवश्यक दस्तावेज़ शीघ्र ढूंढने में सहायता मिलती है.

आगंतुकों की सेवा के लिए एक विशेष क्षेत्र आवंटित किया जाना चाहिए। ज़ोन का उपकरण रिसेप्शन क्षेत्र पर निर्भर करता है। एक छोटे से स्वागत क्षेत्र में 2-3 कुर्सियाँ या हल्की कुर्सियाँ और एक छोटी मेज होती है। यदि स्थान अनुमति देता है, तो आप असबाबवाला फर्नीचर का एक सेट रख सकते हैं। कॉफ़ी टेबल पर आप आगंतुकों के लिए विज्ञापन ब्रोशर, समाचार पत्र और पत्रिकाएँ रख सकते हैं।

स्वागत क्षेत्र में पौधे कलात्मक और सजावटी कार्य कर सकते हैं। कमरे को हरा-भरा करने से स्वच्छ हवा को बढ़ावा मिलता है। इनडोर पौधे हवा में नमी बढ़ाते हैं और आंखों को आराम देते हैं। भूनिर्माण के विभिन्न तरीकों का उपयोग किया जा सकता है - फूलों के गमलों, सूक्ष्म परिदृश्यों, लताओं की एकल और समूह व्यवस्था। उन प्रकार के पौधों को चुनने की सलाह दी जाती है जिनकी देखभाल करना आसान हो और जो कमरे के बुनियादी मापदंडों के अनुरूप हों।

रिसेप्शन इंटीरियर के गैर-आधिकारिक तत्व, जैसा कि वे कहते हैं, आंख को आराम देते हैं, सचिव के साथ संचार या प्रबंधन के साथ दर्शकों की प्रतीक्षा को सुखद बना देंगे।

सुरक्षा आवश्यकताओं के आधार पर, यदि संभव हो, तो आपको मॉनिटर स्क्रीन से विकिरण के प्रतिकूल प्रभावों को बाहर करना चाहिए।

कार्य दिवस के दौरान सचिव को कई बार प्रबंधक के कार्यालय में प्रवेश करना पड़ता है।

प्रबंधक का कार्यालय भी उचित रूप से सुसज्जित होना चाहिए। मुझे लगता है कि शुरू से ही प्रबंधक के कार्यालय के उपकरणों को सूचीबद्ध करना उचित नहीं है, क्योंकि यह सचिव के कामकाजी उपकरणों के समान है। इसमें एक मीटिंग टेबल और तदनुसार, बड़ी संख्या में कुर्सियाँ जोड़ना आवश्यक है।

इस प्रकार, अनुकूल कार्य परिस्थितियाँ, सचिव और प्रबंधक के लिए एक सुव्यवस्थित कार्यस्थल उच्च दक्षता, कार्यकुशलता और कार्य की गुणवत्ता, पूरे कार्य दिवस के दौरान दक्षता बनाए रखने की कुंजी है।

प्रतिवेदन। कार्यालय में काम करने की स्थितियाँ.

नियोक्ता अपने कर्मचारियों से आसान काम का वादा नहीं करते हैं। लेकिन उन्हें आम तौर पर इस बात का संदेह भी नहीं होता कि उनकी कामकाजी परिस्थितियों पर उनके कुछ अधिकार हैं। किसी कार्यालय में कार्यस्थल कैसा होना चाहिए?

तापमान

गर्म मौसम में कार्यालय स्थान का तापमान +23-25°C, ठंड के मौसम में +22-24°C होना चाहिए। यदि थर्मामीटर निर्दिष्ट स्तरों से विचलित हो जाता है, तो कर्मचारी को कार्यस्थल पर अपने प्रवास को सीमित करने का अधिकार है (एक कार्य दिवस के लिए लगातार या संचयी रूप से)। यदि कार्यालय का तापमान +29 डिग्री सेल्सियस से अधिक है, तो कार्य दिवस 3-6 घंटे से अधिक नहीं होना चाहिए।

जब कोई प्रबंधक अपने कर्मचारियों की ओवरहीटिंग की समस्या को नजरअंदाज करता है, तो उसके खिलाफ रूस की स्वच्छता और महामारी विज्ञान सेवा में शिकायत दर्ज की जा सकती है। यदि आने वाले विशेषज्ञ शिकायत की पुष्टि करते हैं, तो बॉस पर 10-20 हजार रूबल का जुर्माना लगाया जाएगा। या कंपनी की गतिविधियों को 90 दिनों तक के लिए निलंबित कर दें (रूस के प्रशासनिक अपराधों की संहिता का अनुच्छेद 6.3)।

प्रकाश

मानक रोशनी रेंज 300-500 लक्स मानी जाती है। वैज्ञानिक यह भी याद दिलाते हैं कि खिड़की से सुरम्य दृश्य की कमी कर्मचारियों के प्रदर्शन पर नकारात्मक प्रभाव डालती है। खिड़की पर ब्लाइंड या पर्दे अवश्य लगे होने चाहिए। यदि कोई खिड़की नहीं है, तो कर्मचारियों को कार्य दिवस को 1 घंटे कम करने, 7 दिनों की अतिरिक्त छुट्टी और वेतन में वृद्धि का अधिकार है। यदि सूचीबद्ध मानकों का पालन नहीं किया जाता है, तो प्रबंधक श्रम सुरक्षा के नियमों और विनियमों का उल्लंघन करता है और 5 हजार रूबल तक के जुर्माने के रूप में प्रशासनिक दायित्व के अंतर्गत आता है। (अग्नि सुरक्षा नियमों के उल्लंघन के लिए 20 हजार रूबल)।

लगातार 80 डेसिबल या उससे अधिक का शोर हानिकारक माना जाता है। तुलना के लिए: एक सामान्य टेलीफोन वार्तालाप लगभग 62 डेसिबल है, पत्तियों की सरसराहट लगभग 20 है।

निजी अंतरिक्ष

आधुनिक कार्य कंप्यूटर वाला प्रत्येक कर्मचारी कम से कम 4.5 वर्ग मीटर कार्यालय स्थान का हकदार है। CRT मॉनिटर वाले कंप्यूटरों के लिए, यह मानदंड और भी अधिक है। जिन डेस्कटॉप पर मॉनिटर स्थापित हैं उनके बीच की दूरी सामने की तरफ कम से कम 2 मीटर होनी चाहिए। मॉनिटर के किनारों के बीच पार्श्व दूरी कम से कम 1.2 मीटर होनी चाहिए। आंखों और मॉनिटर की सतह के बीच की न्यूनतम दूरी 0.5 मीटर है.

अन्य मानक

नियोक्ता अधीनस्थों को दोपहर के भोजन के लिए जगह, विश्राम कक्ष और प्राथमिक चिकित्सा पोस्ट (रूस के श्रम संहिता के अनुच्छेद 223) प्रदान करने के लिए भी बाध्य है। अनुच्छेद 226 माल या सेवाओं के उत्पादन की कुल लागत का कम से कम 0.2% की राशि में कर्मियों की कामकाजी परिस्थितियों में सुधार के लिए कटौती का प्रावधान करता है।

सहायक सचिव की कार्यदशा

स्वास्थ्य को बनाए रखते हुए सचिव-सहायक के उत्पादक और उच्च गुणवत्ता वाले काम को सुनिश्चित करने में सबसे महत्वपूर्ण कारक कामकाजी परिस्थितियों के उचित स्वच्छता और स्वास्थ्यकर मानक हैं।

कार्यस्थल के स्वच्छता, स्वच्छ और सौंदर्य संबंधी घटकों में शामिल हैं: सामान्य प्रकाश व्यवस्था, कार्य कक्ष का अनुकूल रंग, शोर उन्मूलन, वेंटिलेशन और हवा का तापमान, कमरे का भूनिर्माण, सही काम और आराम व्यवस्था की स्थापना।

तालिका 5 - बुनियादी स्वच्छता और स्वच्छ श्रम मानक

कार्यस्थल में अनुकूल माइक्रॉक्लाइमेट के लिए एक महत्वपूर्ण शर्त इष्टतम प्रकाश व्यवस्था है। चूँकि अधिकांश दस्तावेज़ीकरण कार्यों में दृष्टि का उपयोग शामिल होता है, दृश्य तनाव मानव शरीर की सभी मांसपेशियों में तनाव का कारण बनता है और सामान्य थकान का कारण बनता है।

जब भी संभव हो स्वागत क्षेत्र में प्राकृतिक रोशनी होनी चाहिए।

प्रकाश मेज और कार्यालय उपकरण की कामकाजी सतहों पर बाईं ओर से या सामने से गिरना चाहिए। इस मामले में, प्रकाश स्रोत को क्षैतिज दृष्टि रेखा से 30 से अधिक के कोण पर स्थित किया जाना चाहिए।

कार्यस्थल की रोशनी सामान्य (छत पर स्थापित रोशनी) या स्थानीय (टेबल लैंप) हो सकती है।

माइक्रॉक्लाइमेट की विशेषता ऐसे मूल्यों से होती है

तापमान, सापेक्ष आर्द्रता और हवा की गति। अच्छे प्रदर्शन के लिए कमरे में इष्टतम तापमान की स्थिति एक शर्त है। उच्च कमरे का तापमान उनींदापन, थकान का कारण बनता है और प्रदर्शन को कम करता है। ठंडे कमरे में ध्यान बिखरा रहता है, जो मानसिक कार्य में लगे लोगों के लिए हानिकारक होता है।

कार्यालय परिसर में माइक्रॉक्लाइमेट के लिए स्वच्छता मानक आर्द्रता और वायु गति की आवश्यकताओं को परिभाषित करते हैं। भौतिकी के नियमों के अनुसार, ये भौतिक मात्राएँ मानव शरीर के ताप विनिमय पर सीधा प्रभाव डालती हैं। तापमान और आर्द्रता ऐसी मात्राएँ हैं जो वर्ष के समय, दिन और मौसम की स्थिति दोनों पर निर्भर करती हैं। इसके अलावा, कार्यालय परिसर में गर्मी के स्रोत विभिन्न उपकरण हो सकते हैं जो ऊर्जा की खपत करते हैं, जिसका एक हिस्सा गर्मी के रूप में पर्यावरण में जारी किया जाता है, और व्यक्ति स्वयं, जो प्रति घंटे 1200 kJ तक उत्सर्जित करता है। मनुष्य के लिए सबसे आरामदायक तापमान 19-20 डिग्री सेल्सियस है। मौसमी और दैनिक उतार-चढ़ाव को ध्यान में रखते हुए, सेवा में तापमान

गर्म दिनों में घर के अंदर का तापमान 22 डिग्री सेल्सियस से अधिक नहीं होना चाहिए, और ठंड के दिनों में 18 डिग्री सेल्सियस से कम नहीं होना चाहिए, चाहे कमरे में कितने भी लोग हों।

तालिका में दिए गए से। 5 डेटा से पता चलता है कि तापमान का स्तर हवा की नमी से संबंधित है। कम तापमान पर, उच्च आर्द्रता की अनुमति है; उच्च तापमान पर, हवा की आर्द्रता कम होनी चाहिए। शारीरिक दृष्टि से, उच्च तापमान पर उच्च आर्द्रता का निराशाजनक प्रभाव पड़ता है। मनोवैज्ञानिक रूप से, एक ही तापमान पर नम हवा गर्म लगती है, शुष्क हवा ठंडी लगती है। न्यूनतम आर्द्रता 25 - 30% से कम नहीं होनी चाहिए, सामान्य - 40 - 60% के भीतर।

एक और विशेषता है जिस पर आपको ध्यान देने की आवश्यकता है। ये है हवा की शुद्धता.

पेपर मीडिया के साथ काम करते समय, साथ ही उन कमरों में जहां परिचालन मुद्रण सुविधाएं और उच्च आवृत्ति वाले उपकरण स्थित हैं, हवा विभिन्न विषाक्त पदार्थों और जैविक एजेंटों (बैक्टीरिया) से भर जाती है, जो मानव शरीर में प्रवेश करती है और उस पर परेशान करने वाला प्रभाव डालती है। श्वसन पथ, आंखों और त्वचा की श्लेष्मा झिल्ली। यह विशेष रूप से खतरनाक होता है जब विषाक्त पदार्थ श्वसन पथ या क्षतिग्रस्त त्वचा के माध्यम से सीधे रक्तप्रवाह में प्रवेश करते हैं, जो पूरे शरीर या उसके सिस्टम के कामकाज को बाधित करता है।

आधुनिक कार्यालय में सबसे आम हानिकारक वायुजनित कारक ओजोन है। कार्यालय उपकरणों द्वारा ओजोन उत्सर्जित होता है, जो तकनीकी प्रक्रिया के दौरान विद्युत आवेश और पराबैंगनी विकिरण उत्पन्न करता है।

वायु प्रदूषण का दूसरा सबसे आम प्रकार धूल है, जिसमें कागज की धूल भी शामिल है। धूल का प्रभाव हवा में इसकी विषाक्तता और सांद्रता पर निर्भर करता है। धूल के कणों में बीजाणु, बैक्टीरिया और कवक होते हैं, जो हवा के प्रवाह के साथ घर के अंदर चले जाते हैं।

हाल ही में, वैज्ञानिकों ने सूक्ष्म धूल के कण के अस्तित्व की खोज की है। यह घुन असबाब वाले फर्नीचर और कालीनों में रहता है। जब यह श्वसन पथ की श्लेष्मा झिल्ली पर लग जाता है, तो यह छींकने, आंखों की झिल्लियों को फाड़ने का कारण बनता है, और उदाहरण के लिए, नाक बहने और अन्य एलर्जी प्रतिक्रियाओं का कारण बन सकता है। फेफड़ों के लगातार संपर्क में रहने से विशिष्ट बीमारियाँ उत्पन्न होती हैं।

आप सामान्य स्वच्छता उपायों के माध्यम से हानिकारक सूक्ष्म पदार्थों का मुकाबला कर सकते हैं: गीली सफाई, वेंटिलेशन, नियमित वैक्यूमिंग।

स्वागत क्षेत्र नियमित रूप से हवादार या वातानुकूलित होना चाहिए। एक छोटे से कमरे के लिए ताजी हवा, जहां अक्सर कई कर्मचारी और आगंतुक जमा होते हैं, सामान्य संचालन के लिए एक बहुत ही महत्वपूर्ण कारक है। निरंतर हल्के वायु प्रवाह (ड्राफ्ट) की तुलना में थोड़े समय (5-8 मिनट) के लिए खिड़कियां खोलना सहन करना आसान है।

परिसर में शोर के खिलाफ लड़ाई शोर वाले उपकरणों और कार्यस्थलों को ध्वनिरोधी करके की जाती है। शोर को सीधे उसके स्रोत पर कम करने के लिए, आप फेल्ट या फोम पैड लगा सकते हैं, टेलीफोन सेट पर साइलेंसर लगा सकते हैं, दरवाजों को चिकना कर सकते हैं, कुर्सियों के पैरों को फलालैन या इसी तरह की सामग्री से चिपका सकते हैं। बाहरी शोर से बचाने के लिए इयरप्लग का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है, जो बाहरी शोर की धारणा को 50% तक कम कर देता है।

रिसेप्शन क्षेत्र के भूनिर्माण में कुछ प्रयास करना उचित है, क्योंकि ताजे फूल न केवल कमरे को रोशन करते हैं, बल्कि इसमें माइक्रॉक्लाइमेट में भी काफी सुधार करते हैं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि कार्यालय शहर के मध्य भाग में स्थित है।

पौधे शोर को कम करते हैं, हवा की संरचना में सुधार करते हैं, और अपनी पत्तियों से पानी को वाष्पित करके इसे आर्द्र बनाते हैं, जो भाप हीटिंग वाले कमरों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। कार्यालय के लिए पौधों का चयन कुशलतापूर्वक किया जाना चाहिए, कमरे के क्षेत्र को ध्यान में रखते हुए, खिड़कियों के किस तरफ का सामना करना पड़ता है, और क्या फूल एलर्जी पैदा करने वाले हैं।

जहां तक ​​रिसेप्शन क्षेत्र के रंग डिजाइन का सवाल है, उपयुक्त रंग के उपयोग से न केवल कमरे की दिखावट में सुधार होता है, बल्कि उत्पादकता भी बढ़ती है, थकान कम होती है और व्यक्ति पर सकारात्मक मनोवैज्ञानिक प्रभाव पड़ता है। रंग तीन कार्य करता है: शारीरिक, मनोवैज्ञानिक और सौंदर्यात्मक। कार्यालय की सजावट के लिए रंगों का चुनाव कमरे की वास्तुशिल्प विशेषताओं, प्रकाश व्यवस्था, जलवायु परिस्थितियों और काफी हद तक कर्मचारियों की गतिविधियों की दिशा से निर्धारित होता है।

कम हवा के तापमान पर, गर्म रंगों को प्राथमिकता दी जाती है - पीला, बेज, गुलाबी, नारंगी। गर्म, धूप वाले कमरे के लिए सफेद, ग्रे, नीला और हरा रंग उपयुक्त हैं।

छोटे कमरों में हल्के, कम-संतृप्त रंग दूरी और बढ़ी हुई जगह का अहसास कराते हैं। अधिक समृद्ध रंग एक बड़े स्थान को अधिक आरामदायक महसूस कराएंगे।

उन कमरों में जहां प्राकृतिक रोशनी नहीं है, पीले रंग के साथ गर्म रंगों का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है। उन कमरों में गर्म रंगों का चयन करने की सलाह दी जाती है जहां शोर का स्तर अधिक होने की संभावना हो।

इस प्रकार, एक सचिव-सहायक के काम के तर्कसंगत संगठन में कार्यस्थल का संगठन, काम करने की स्थिति और कार्य दिवस की योजना शामिल होती है।

ग्रंथ सूची:

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कार्यस्थल एक कर्मचारी का कार्य क्षेत्र है, जो कार्य कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक उपकरणों से सुसज्जित है।

एक सचिव के कार्यस्थल को व्यवस्थित करना उसे फर्नीचर, विशेष उपकरण और कार्यालय आपूर्ति से सुसज्जित करने से शुरू होता है।

फर्नीचर के आवश्यक सेट में शामिल होना चाहिए:

§ स्लाइडिंग कैबिनेट के साथ कार्यालय डेस्क;

§ लिफ्ट और कुंडा कुर्सी;

§ कार्यालय उपकरण के लिए सहायक टेबल या स्टैंड;

§ दस्तावेज़ भंडारण के लिए कैबिनेट;

§ महत्वपूर्ण दस्तावेजों, प्रपत्रों, टिकटों और मुहरों के भंडारण के लिए सुरक्षित;

§ आगंतुकों के लिए कुर्सियाँ।

कार्यालय की आपूर्ति और विशेष उपकरणों के बीच, हम उन वस्तुओं पर प्रकाश डाल सकते हैं जिनका उपयोग अक्सर दस्तावेजों के साथ काम करते समय किया जाता है:

§ लेखन उपकरण;

§ वर्तमान दस्तावेजों और कागज के लिए फ़ोल्डर या ट्रे;

§ संदर्भ और वर्णमाला नोटबुक, डायरी, साप्ताहिक;

§ होल पंच, स्टेपलर (स्टेपलर);

§ कागज चाकू, कैंची;

§ सुधारात्मक प्रमाणपत्र ("स्ट्रोक"), गोंद;

§ पेपर क्लिप, बटन और अन्य छोटी धातु की वस्तुओं के भंडारण के लिए चुंबकीय उपकरण;

§ दीवार घड़ी;

§ "रिपोर्ट के लिए", "हस्ताक्षर के लिए", "प्रगति पर दस्तावेज़", आदि शिलालेखों वाला एक फ़ोल्डर।

किसी भी कर्मचारी को उसे सौंपे गए कार्यों को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए कुछ कार्य परिस्थितियों की आवश्यकता होती है। उन्हें न्यूनतम प्रयास और समय के साथ काम करते हुए कर्मचारी को अधिकतम आराम प्रदान करना चाहिए। कामकाजी परिस्थितियों में कई कारक शामिल होते हैं: तकनीकी, स्वास्थ्यकर, सामाजिक, मनोवैज्ञानिक, मनोवैज्ञानिक और सौंदर्य संबंधी।

काम करने की स्थितियाँ काम के माहौल में कारकों का एक समूह है जो किसी व्यक्ति की गतिविधि की प्रक्रिया में उसके स्वास्थ्य और प्रदर्शन को प्रभावित करती हैं।

कामकाजी परिस्थितियों के तकनीकी कारकों में उसके कार्यस्थल को आधुनिक कार्यालय उपकरणों से लैस करना और कार्य प्रक्रिया में नवीनतम सूचना प्रौद्योगिकियों का उपयोग करना शामिल है। सचिव के कार्यस्थल का आयोजन करते समय, आपको विशेष फर्नीचर और कार्यालय आपूर्ति का ध्यान रखना चाहिए।

स्वास्थ्यकर कारकों को काम के दौरान कर्मचारी की ताकत और स्वास्थ्य, न्यूनतम थकान और अच्छी सेहत का संरक्षण सुनिश्चित करना चाहिए। इन कारकों में कार्यस्थल की रोशनी, कमरे में इष्टतम तापमान और आर्द्रता की स्थिति, परिसर के डिजाइन में विचारशील रंग, एर्गोनोमिक आवश्यकताओं को पूरा करने वाले आरामदायक फर्नीचर आदि शामिल हैं।

सामाजिक कारक कर्मचारी में आराम और सामाजिक सुरक्षा की भावना पैदा करते हैं। इनमें कर्मचारियों के लिए भोजन, चिकित्सा बीमा, खेल और जिम तक पहुंच, कर्मचारियों की गर्मी की छुट्टियों के लिए प्रबंधन की चिंता आदि शामिल हैं।

मनोवैज्ञानिक कारक टीम में कर्मचारियों के संबंधों, नेतृत्व शैली, यानी संगठन के मनोवैज्ञानिक माहौल से निर्धारित होते हैं। संयुक्त छुट्टियाँ, "स्वास्थ्य दिवस", खेल प्रतियोगिताएं, अपने काम में खुद को साबित करने वाले कर्मचारियों के लिए प्रोत्साहन, छुट्टियों पर बधाई - ये सभी टीम में अच्छे मनोवैज्ञानिक माहौल के संकेतक हैं। ऐसा मनोवैज्ञानिक वातावरण कार्य भावना में योगदान देता है; कर्मचारी इसे महत्व देते हैं और अपने कार्यस्थल को महत्व देते हैं।

मनोवैज्ञानिक कारकों को कार्य दिवस के दौरान कर्मचारी की शारीरिक स्थिति में उतार-चढ़ाव को ध्यान में रखना चाहिए। लोड को इस शर्त के अनुसार वितरित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, काम के पहले घंटे और लंच ब्रेक के तुरंत बाद उत्पादन गतिविधि के चरम की योजना नहीं बनाई जानी चाहिए, क्योंकि इस समय शरीर कुछ हद तक शिथिल होता है और गहन काम के लिए तैयार नहीं होता है। कार्य दिवस के अंत तक, सामान्य थकान होने लगती है, इसलिए इस अवधि के लिए आपको कम जिम्मेदार काम छोड़ देना चाहिए जिसमें एकाग्रता और मानसिक तनाव की आवश्यकता नहीं होती है।

सर्वोच्च मानव प्रदर्शन 9 से 12 घंटे और 14 से 17 घंटे तक होता है। इस समय के लिए मुख्य उत्पादन भार की योजना बनाई जानी चाहिए।

सौंदर्य संबंधी कारक कर्मचारी के अच्छे मूड में योगदान करते हैं, उसके काम के प्रति सम्मान और उद्यम में गौरव पैदा करते हैं और काम की प्रतिष्ठा बढ़ाते हैं। फर्नीचर, फूल, पर्दे, आधुनिक इंटीरियर, सुखद शांत संगीत, सजावट में रंग योजना और बहुत कुछ उन सौंदर्य कारकों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है जो कामकाजी परिस्थितियों को प्रभावित करते हैं।

कार्य स्थितियों में एर्गोनोमेट्रिक आवश्यकताओं का अनुपालन शामिल है। सचिवीय फर्नीचर का एक सेट इन आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।

सचिवीय फर्नीचर के लिए एर्गोमेट्रिक आवश्यकताएँ

फर्नीचर और उपकरणों की नियुक्ति को निम्नलिखित सिद्धांतों का पालन करना चाहिए:

§ अक्सर उपयोग की जाने वाली वस्तुएँ कार्य क्षेत्र में, "हाथ में" होनी चाहिए;

§ मेज पर वस्तुओं की व्यवस्था "दाएं और बाएं हाथ" के नियम के अनुरूप होनी चाहिए (दाईं ओर - दाहिने हाथ से क्या लिया और किया जाता है, बाईं ओर - बाएं हाथ से क्या लिया और किया जाता है);

§ कमरे में प्रत्येक वस्तु का अपना स्थान और एक निरंतर गति क्षेत्र होना चाहिए।

कंप्यूटर और कार्यालय उपकरणों से सुसज्जित कार्यालय कर्मचारियों के लिए स्वच्छता और स्वच्छ मानकों को SanPiN 2.2.55.542-96 "वीडियो डिस्प्ले टर्मिनलों, व्यक्तिगत इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर और कार्य संगठन के लिए स्वच्छ आवश्यकताएं" द्वारा विनियमित किया जाता है।

कार्यालय कर्मियों के लिए स्वच्छता एवं स्वच्छता आवश्यकताएँ

इस प्रकार, किसी उद्यम में सचिव के कार्यस्थल का तर्कसंगत लेआउट बनाना काम को आसान बनाने और उसके आकर्षण को बढ़ाने दोनों के लिए बहुत महत्वपूर्ण है, जिसका श्रम उत्पादकता पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है। जहां तक ​​सचिव-सहायक के काम के तर्कसंगत संगठन का सवाल है, इसमें कार्यस्थल का संगठन, काम करने की स्थिति और कार्य दिवस की योजना शामिल है।