Das Erscheinen des stellvertretenden Sekretärs bildet eine Meinung über die Organisation als Ganzes. Es ist kein Zufall, dass die Sekretärin als „Gesicht des Unternehmens“ gilt.

Das Erscheinungsbild der Sekretärin sollte durchdacht, modern und gepflegt sein. Die Hauptanforderung an einen Anzug ist Strenge und Eleganz. Es hängt alles vom Geschmack der Person ab. Die Hauptsache ist, dass der Anzug bequem, praktisch und streng sein sollte. Es ist nicht angenehm, mit einer Person zu sprechen, die schlampig und unordentlich gekleidet ist und nicht auf sich selbst aufpasst.

Ein solches Gespräch hinterlässt einen negativen Eindruck von dieser Organisation. Gleiches gilt für die Wahl der Accessoires zum Kostüm.

Es wird nicht empfohlen, einen Arbeitsanzug mit auffälligem, insbesondere großem, kostbarem Schmuck zu ergänzen, da die Vielfalt der Schmuckstile der Sekretärin nicht passt. Die Dekoration soll die Würde des Kostüms und seines Besitzers unterstreichen. Die Schuhe sollten zum Ton des Anzugs passen. Schuhe sollten bequem und modisch sein. Für die Arbeit werden Wechselschuhe empfohlen.

Der stellvertretende Sekretär muss sich ständig an sein Privatleben erinnern. An heißen Tagen müssen Sie besonders auf Hygiene achten. Parfüms mit starkem Geruch sollten Sie nicht verwenden. Die Hände der Sekretärin sollten immer in bester Ordnung sein, die Frisur sollte gepflegt sein, zum Gesicht passen und mit dem Anzug und der Umgebung harmonieren.

Organisation des Arbeitsplatzes der Sekretärin

Ein Arbeitsplatz ist ein Arbeitsbereich für einen oder mehrere Arbeitnehmer, der mit den notwendigen Mitteln zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben ausgestattet ist. Rationelle Organisation der Arbeitsplätze und Schaffung bester Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter des Sekretariatsdienstes, einschließlich Layout. Büroräume werden entsprechend der Art der ausgeführten Arbeiten geplant, eine rationelle Platzierung von Möbeln und Sonderausstattungen sowie die Schaffung des notwendigen Komforts tragen zu einer effektiven Arbeit bei.

Zu den Möbeln zur Ausstattung eines Arbeitsplatzes gehören: normale und spezielle Schreibtische, Beistelltische und Nachttische zur Aufbewahrung von Referenzmaterial für die Installation von Bürogeräten, Telefonen, Aktenschränken usw. Sessel, Hebe- und Drehstühle, normale und spezielle Schränke.

Büroangestellten müssen die notwendigen Referenzmaterialien und Anweisungen zur Verfügung gestellt werden.

Zum Beispiel: Stellenbeschreibungen, Büroarbeitsanweisungen, Telefonverzeichnisse.

Der Büroschreibtisch ist der Hauptarbeitsplatz des Mitarbeiters; der Schreibtisch sollte Gegenstände enthalten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt werden. Der Tisch verfügt über Schubladen und Regale, in denen verschiedene Büromaterialien (Zeitschriften, Akten) untergebracht werden können. Bei einem Schreibtisch befinden sich Arbeitsutensilien, die ständig genutzt werden, auf den oberen Ablagen, alle Gegenstände, die seltener genutzt werden, befinden sich unten, das Telefon sollte auf einem Tisch oder einem speziellen Ständer stehen, links oder rechts, damit der Hörer Platz hat mit einer Hand gehalten werden, in der anderen Hand ein Stift zum Aufschreiben der notwendigen Informationen. Vorbildliche Ordnung auf dem Desktop ist der Schlüssel zu hoher Produktivität.

In Eisenschränken und Tresoren werden geheime Dokumente, Siegel, Stempel und Formulare für die strikte Geldmeldung aufbewahrt; der Tresor muss immer geschlossen sein; es dürfen sich nichts Überflüssiges darin befinden, geschweige denn persönliche Gegenstände. Schlüssel zu Schränken, Tischen und Tresoren werden an Orten aufbewahrt, die vom Leiter der Organisation festgelegt werden. Nach aktuellen Standards wird die Fläche der Büroräumlichkeiten auf vier Quadratmeter pro Mitarbeiter festgelegt.

Der Arbeitsplatz eines Sekretärsassistenten ist ein Bereich seiner Arbeitstätigkeit, der mit den notwendigen Mitteln zur Erfüllung seiner beruflichen Aufgaben ausgestattet ist. Innerhalb der Zone können drei Sektoren unterschieden werden – der Hauptsektor, in dem sich der Schreibtisch mit Konsolen und der notwendigen Büroausrüstung befindet, der Besucherservicesektor und der Hilfssektor, in dem sich Schränke, ein Kopiergerät, ein Faxgerät und andere Hilfsgeräte befinden .

Die Gesamtfläche des Empfangsbereichs, in dem sich die stellvertretende Sekretärin befindet, sollte zwischen zwölf und sechzehn Quadratmetern betragen.

Die Organisation des Arbeitsplatzes ist ein System von Maßnahmen zur Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Arbeitsmitteln und -gegenständen und deren funktionaler Platzierung. Darüber hinaus geht es bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes darum, die anthropometrischen Daten des ausübenden Künstlers zu berücksichtigen und normgerechte Arbeitsbedingungen sicherzustellen. Kommen wir zunächst zu den Möbeln – einem Tisch und einem Stuhl.

Der Einsatz möglichst effizienter Möbel spielt bei der Arbeit eines jeden Führungsmitarbeiters eine wichtige Rolle. In manchen Fällen steigt die Arbeitsproduktivität durch ausgewählte Möbel um zehn bis zwanzig Prozent.

Angesichts der Sättigung des Arbeitsprozesses der Sekretariatsassistentin mit Bürogeräten wäre eine U-förmige Arbeitsplatzaufteilung gerechtfertigt (Abbildung 1).

Abbildung 1. U-förmiger Grundriss des Arbeitsplatzes der stellvertretenden Sekretärin

Die Oberfläche des Tisches sollte matt (grau, grün, braun mit einem Reflexionsgrad von 20-50 %) und leicht zu reinigen sein; die Ecken und die vordere Oberkante der Tischplatte sollten abgerundet sein. Die Höhe des Platzes für die Beine unter dem Tisch wird empfohlen, sechs zehn Zentimeter (auf Kniehöhe) und mindestens acht zehn Zentimeter auf Fußhöhe zu betragen. Alles, was die Sekretärin während der Arbeit ständig braucht, sollte in Reichweite sein, damit sie das, was sie braucht, ohne Aufstehen mitnehmen kann.

Auf den Arbeits- und Anschiebetischen sollte das Zubehör kompakt und systematisiert nach Art der Arbeit platziert werden.

Ein wichtiges Element des Arbeitsplatzes ist die interne Organisation der Schreibtischfächer, je nach Gestaltung, Kapazität und Art der zu bearbeitenden Dokumente. Schubladen sollten sich leicht, sanft und geräuschlos herausziehen lassen. Für die vertikale Aufbewahrung von Materialien eignet sich am besten eine große Kiste, in den restlichen Kisten sollten sich verschiedene Spezialgeräte befinden – für Karten, kleine Bürogeräte und Bürobedarf. Es empfiehlt sich, eine Schublade für die Aufbewahrung persönlicher Gegenstände vorzusehen. Sie sollten die Bestellung ständig auf Ihrem Desktop überwachen. Es mag übertrieben erscheinen, aber ein so einfacher Möbeltyp wie ein Stuhl spielt eine große Rolle bei der Organisation des Arbeitsplatzes eines leitenden Angestellten. Die Effizienz der Arbeit hängt maßgeblich von der Wahl des Stuhls ab – eine unbequeme Position ermüdet und macht einen Menschen weniger produktiv.

Der Stuhl des Sekretärsreferenten sollte drehbar sein und über eine in vertikaler und horizontaler Richtung bewegliche Rückenlehne verfügen, sodass er auf jede beliebige Höhe eingestellt werden kann (Abbildung 2).

Die Sitzfläche des Stuhls sollte an den Kanten leicht abgerundet sein, um die Blutzirkulation in den Oberschenkeln nicht zu behindern, und mit einer leicht abgesenkten Sitzfläche an der Stelle des Schwerpunkts. Für Verwaltungsmitarbeiter werden Stühle und Sessel mit Armlehnen hergestellt, für die Arbeit am Computer oder mit einem Computer werden sie ohne Armlehnen hergestellt, um die Bewegungsfreiheit nicht einzuschränken.

Für das Arbeiten im Sitzen empfiehlt es sich bei einer durchschnittlichen Körpergröße von 1,7 Metern, folgende Maße einzuhalten:

Die Höhe des Hebestuhls beträgt 0,45 - 0,6 Meter;

Sitzfläche nicht größer als 40x40 Zentimeter;

Bereich, in dem der Stuhl bewegt werden kann:

0,6 Meter tief;

1 Meter lang;

Die Gesamtfläche beträgt 1,2 Meter.

Die Sitzfläche des Stuhls sollte mit etwa einem Zentimeter dickem Latex bedeckt sein, worauf ein feuchtigkeitsbeständiges Material (Melange-Stoff, Naturfaser) aufgetragen werden sollte.

Zu den Arbeitsmöbeln der Sekretärin gehört neben dem Stuhl mit Anbauteilen auch ein Stuhl für den Besucher.

Im Bereich Besucherservice soll es drei bis vier Lehrstühle geben. Der Nebenbereich ist mit einem Wandschrank (drei bis vier Abschnitte) oder einem Drehgestell zur Aufbewahrung von Dokumenten ausgestattet (Abbildung 3).

Abbildung 3. Dokumentenspeicherregal

Ein Metalltresor dient der Aufbewahrung vertraulicher Dokumente, Siegel und Stempel. Teilweise ist auch eine Garderobe eingebaut. Es empfiehlt sich, den Kleiderschrank einbaufähig zu machen (die Sekretärin sollte die Gänge im Empfangsbereich nicht mit persönlichen Gegenständen überladen und Dinge an einem gut sichtbaren Ort platzieren).

Zu den obligatorischen technischen Mitteln, die die Hilfssekretärin am häufigsten verwendet, gehören ein Personalcomputer, ein Telefon (ggf. auch ein Radio oder Mobiltelefon, ein Pager), ein Telefax und ein Kopiergerät (Kopierer) sowie manchmal ein Diktiergerät.

Zur Ausstattung gehören Schreibwaren, Ordner und Hefter, ein Sechs-Tage-Notizbuch, ein Kalender, Stifte, Filzstifte, ein Notenständer, Marker, ein Locher, Geräte zum Abheften von Papieren, ein Taschenrechner, eine Tischlampe, ein Altpapier Korb, Dokumentenablagen, eine Kontrollkartendatei, ein Papierhefter, Klebeband, Knöpfe, Büroklammern und andere Kleinteile sowie eine Ablage für deren Aufbewahrung.

Es ist erlaubt, an den Wänden des Empfangsbereichs Informationsständer oder Tische mit Angabe der Empfangszeit, Musterdokumenten, Kalender und anderen Dingen aufzustellen.

Im Empfangsbereich sollte die Sekretärin/Assistentin über ein Erste-Hilfe-Set verfügen, das entsprechend ausgestattet ist (Verbände, Jod, Validol, Ammoniak, Kopfschmerztabletten, sterile Watte usw.), um Erste Hilfe leisten zu können.

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Zur rationellen Arbeitsplatzplanung gehört die Einrichtung praktischer Reichweitenzonen für die Durchführung bestimmter Vorgänge.

Der Sekretärsarbeitsplatz umfasst einen Tisch mit Aufsätzen, einen Drehstuhl oder Sessel sowie einen Stuhl für einen Besucher, der direkt mit der Sekretärin kommuniziert. Der Sekretärin muss außerdem eine Übersicht über alle ankommenden Besucher zur Verfügung gestellt werden. In diesem Zusammenhang ist es praktisch, den Arbeitsplatz neben dem Büroeingang und gegenüber den Türen zum Empfangsbereich zu platzieren. Der Standort sollte mit dem technischen Dokumentenverarbeitungsprozess übereinstimmen, um unnötige Bewegungen sowohl der Dokumente als auch der Sekretärin zu vermeiden. Sie sollten vermeiden, den Raum mit Gegenständen zu überladen, die Sie für die unmittelbare Arbeit nicht benötigen. Die Gewährleistung eines freien und sicheren Zugangs zu Orten, an denen Bürogeräte an das Stromnetz angeschlossen sind, ist eine notwendige Voraussetzung für die Einrichtung eines Sekretärsarbeitsplatzes.

Alles, was während der Arbeit ständig benötigt wird, sollte in Reichweite sein. Jeder Gegenstand muss einen festen Platz haben. Die Anordnung der Gegenstände sollte nach der Art der durchgeführten Arbeiten systematisiert werden. Dies spart Zeit und verhindert auch, dass Dokumente verloren gehen.

Am Arbeitsplatz sollten Dokumente und Geräte für die Arbeit damit platziert werden – eine Tischlampe, ein Wochenkalender, ein Notizblock zum Schreiben. Ein notwendiges Attribut ist ein Desktop-Organizer zum Platzieren von Stiften, Bleistiften, Scheren, Linealen, Schachteln mit Büroklammern und Knöpfen. Außerdem sollten „kleine“ Bürogeräte zur Hand sein: ein Locher, ein Dokumentenhefter – ein Hefter, ein Umschlagöffner, eine Klebepistole.

Der Arbeitsplatz der Sekretärin muss über die erforderlichen Nachschlagewerke verfügen:

* Wörterbücher (Weißrussisch, Russisch, Fremdsprache, Rechtschreibung, Synonyme, Antonyme, Fremdwörter, Wirtschaft, Spezial, Industrie, Produktionsverzeichnisse, Statistik und Redaktion);

* Telefonverzeichnisse;

* Atlas der Städte und administrativ-territorialen Einheiten der Republik Belarus.

Auf dem Tisch in der Verteilermappe sollten nur die Dokumente liegen, an denen gerade gearbeitet wird, und ausgeführte Dokumente sollten entsprechend der Nomenklatur der Akten in Ordnern abgelegt und im Schrank verstaut werden.

Karten oder Logbücher sollten in Reichweite eines manuellen Systems zur Dokumentenregistrierung und zum Abruf sein. Karten und Logbücher können in Schreibtischschubladen untergebracht werden. Es wird empfohlen, zwei Karten zu verwenden: Kontroll- und Referenzkarte.

Auch auf dem Schreibtisch sollte strenge Ordnung herrschen. Schubladen sollten sich leicht herausziehen lassen, auch wenn sie schwer beladen sind. Einer der Kartons sollte immer sauberes Papier, Formulare, Umschläge und Karten enthalten.

Die ständige Aufrechterhaltung der Ordnung am Arbeitsplatz ist ein Indikator für eine hohe Arbeitskultur und ein stabiles Image der Organisation.

Auf dem Tischaufsatz steht ein Computer mit Drucker. Fax, Kopierer und Mini-PBX können auf speziellen Hilfstischen untergebracht werden.

In der Tabelle sowie in Schränken aufbewahrte Koffer und Ordner müssen mit Codezeichen und Koffernummern gemäß der Nomenklatur gekennzeichnet sein. So finden Sie schnell das benötigte Dokument.

Für die Betreuung der Besucher sollte ein spezieller Bereich vorgesehen werden. Die Ausstattung der Zone richtet sich nach dem Empfangsbereich. In einem kleinen Empfangsbereich stehen 2-3 Stühle oder leichte Sessel und ein kleiner Tisch. Wenn der Platz es zulässt, können Sie ein Polstermöbelset aufstellen. Auf dem Couchtisch können Sie Werbebroschüren, Zeitungen und Zeitschriften für Besucher auslegen.

Pflanzen können im Empfangsbereich künstlerische und dekorative Funktionen erfüllen. Die Begrünung des Raumes fördert saubere Luft. Zimmerpflanzen erhöhen die Luftfeuchtigkeit und schenken den Augen Ruhe. Es können verschiedene Methoden der Landschaftsgestaltung angewendet werden – Einzel- und Gruppenanordnung von Blumentöpfen, Mikrolandschaften, Weinreben. Es empfiehlt sich, Pflanzenarten zu wählen, die pflegeleicht sind und den Grundparametern des Raumes entsprechen.

Inoffizielle Elemente des Empfangsinnenraums, die, wie man sagt, das Auge ruhen lassen, machen die Kommunikation mit der Sekretärin oder das Warten auf eine Audienz beim Management angenehm.

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie die Beeinträchtigung der Strahlung des Bildschirms nach Möglichkeit ausschließen.

Während des Arbeitstages muss die Sekretärin mehrmals das Büro des Managers betreten.

Auch das Büro des Managers muss entsprechend ausgestattet sein. Ich denke, es lohnt sich nicht, gleich zu Beginn die Ausstattung des Büros des Managers aufzuzählen, da sie der Arbeitsausstattung der Sekretärin ähnelt. Dazu ist ein Besprechungstisch und dementsprechend eine größere Anzahl Stühle erforderlich.

Daher sind günstige Arbeitsbedingungen, ein gut organisierter Arbeitsplatz für die Sekretärin und den Vorgesetzten der Schlüssel zu hoher Effizienz, Effizienz und Qualität der Arbeit sowie zur Aufrechterhaltung der Effizienz während des gesamten Arbeitstages.

Bericht. Arbeitsbedingungen im Büro.

Arbeitgeber versprechen ihren Mitarbeitern keine leichte Arbeit. Aber sie ahnen meist nicht einmal, dass sie gewisse Rechte auf ihre Arbeitsbedingungen haben. Wie sollte ein Arbeitsplatz in einem Büro aussehen?

Temperatur

Das Temperaturregime der Büroräume sollte in der warmen Jahreszeit +23-25°C betragen, in der kalten Jahreszeit +22-24°C. Weicht das Thermometer von den vorgegebenen Werten ab, hat der Arbeitnehmer das Recht, seinen Aufenthalt am Arbeitsplatz (kontinuierlich oder kumulativ für einen Arbeitstag) einzuschränken. Wenn die Bürotemperatur +29°C überschreitet, sollte der Arbeitstag 3-6 Stunden nicht überschreiten.

Wenn ein Manager das Problem der Überhitzung seiner Mitarbeiter ignoriert, kann beim Sanitäts- und Epidemiologischen Dienst Russlands eine Beschwerde gegen ihn eingereicht werden. Wenn die eintreffenden Experten die Beschwerde bestätigen, wird dem Chef eine Geldstrafe von 10-20.000 Rubel auferlegt. oder die Aktivitäten des Unternehmens für bis zu 90 Tage aussetzen (Artikel 6.3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten Russlands).

Beleuchtung

Als Standardbeleuchtungsbereich gelten 300-500 Lux. Wissenschaftler erinnern auch daran, dass sich das Fehlen einer malerischen Aussicht aus dem Fenster negativ auf die Leistung des Personals auswirkt. Am Fenster müssen Rollos oder Vorhänge angebracht werden. Wenn überhaupt kein Zeitfenster vorhanden ist, haben Arbeitnehmer Anspruch auf einen um 1 Stunde verkürzten Arbeitstag, 7 Tage zusätzlichen Urlaub und eine Lohnerhöhung. Bei Nichtbeachtung der aufgeführten Standards verstößt der Manager gegen die Regeln und Vorschriften des Arbeitsschutzes und unterliegt der Verwaltungshaftung in Form einer Geldstrafe von bis zu 5.000 Rubel. (20.000 Rubel wegen Verstoßes gegen die Brandschutzvorschriften).

Eine ständige Lärmbelastung von 80 Dezibel oder mehr gilt als gesundheitsschädlich. Zum Vergleich: Ein normales Telefongespräch hat etwa 62 Dezibel, das Rascheln von Blättern etwa 20.

Persönlicher Raum

Jeder Mitarbeiter mit einem modernen Arbeitsrechner hat Anspruch auf mindestens 4,5 m² Bürofläche. Bei Computern mit Röhrenmonitoren liegt diese Norm sogar noch höher. Der Abstand zwischen den Tischplatten, auf denen die Monitore installiert sind, muss auf der Vorderseite mindestens 2 m betragen. Der seitliche Abstand zwischen den Kanten der Monitore muss mindestens 1,2 m betragen. Der Mindestabstand zwischen den Augen und der Oberfläche des Monitors beträgt 0,5 m.

Andere Standards

Der Arbeitgeber ist außerdem verpflichtet, seinen Untergebenen einen Platz zum Mittagessen, Ruheräume und einen Erste-Hilfe-Posten zur Verfügung zu stellen (Artikel 223 des Arbeitsgesetzbuchs Russlands). Artikel 226 sieht Abzüge zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen des Personals in Höhe von mindestens 0,2 % der Gesamtkosten für die Herstellung von Waren oder Dienstleistungen vor.

Arbeitsbedingungen der stellvertretenden Sekretärin

Der wichtigste Faktor für die Gewährleistung einer produktiven und qualitativ hochwertigen Arbeit des Sekretärsassistenten bei gleichzeitiger Erhaltung der Gesundheit sind angemessene hygienische und hygienische Standards der Arbeitsbedingungen.

Zu den hygienischen, hygienischen und ästhetischen Komponenten des Arbeitsplatzes gehören: normale Beleuchtung, günstige Farbgebung des Arbeitsraums, Geräuschunterdrückung, Belüftung und Lufttemperatur, Raumgestaltung, Festlegung des richtigen Arbeits- und Ruhemodus.

Tabelle 5 – Grundlegende sanitäre und hygienische Arbeitsnormen

Eine wichtige Voraussetzung für ein günstiges Mikroklima am Arbeitsplatz ist eine optimale Beleuchtung. Da bei den meisten Dokumentationsvorgängen das Sehen zum Einsatz kommt, führt die visuelle Überanstrengung zu Verspannungen in allen Muskeln des menschlichen Körpers und zu allgemeiner Ermüdung.

Der Empfangsbereich sollte nach Möglichkeit über natürliches Licht verfügen.

Das Licht sollte von der linken Seite oder von vorne auf die Arbeitsflächen der Tisch- und Bürogeräte fallen. In diesem Fall sollte die Lichtquelle in einem Winkel von mehr als 30° zur horizontalen Sichtlinie positioniert werden.

Die Arbeitsplatzbeleuchtung kann allgemein (an der Decke installierte Leuchten) oder lokal (Tischlampe) sein.

Das Mikroklima zeichnet sich durch Werte wie aus

Temperatur, relative Luftfeuchtigkeit und Luftgeschwindigkeit. Voraussetzung für eine gute Leistung sind optimale Temperaturverhältnisse im Raum. Eine hohe Raumtemperatur führt zu Schläfrigkeit, Müdigkeit und verringert die Leistungsfähigkeit. In einem kalten Raum ist die Aufmerksamkeit zerstreut, was für Menschen, die geistig arbeiten, schädlich ist.

Die Hygienestandards für das Mikroklima in Büroräumen legen die Anforderungen an Luftfeuchtigkeit und Luftgeschwindigkeit fest. Diese physikalischen Größen haben nach den Gesetzen der Physik direkten Einfluss auf den Wärmeaustausch des menschlichen Körpers. Temperatur und Luftfeuchtigkeit sind Größen, die sowohl von der Jahreszeit, dem Tag als auch von den Wetterbedingungen abhängen. Darüber hinaus können Wärmequellen in Büroräumen verschiedene Geräte sein, die Energie verbrauchen, von der ein Teil in Form von Wärme an die Umgebung abgegeben wird, und der Mensch selbst, der bis zu 1200 kJ pro Stunde abgibt. Die angenehmste Temperatur für den Menschen liegt bei 19-20 °C. Unter Berücksichtigung saisonaler und täglicher Schwankungen wird die Temperatur im Betrieb bestimmt

In Innenräumen sollte die Temperatur an heißen Tagen 22 °C nicht überschreiten und an kalten Tagen nicht unter 18 °C liegen, unabhängig von der Anzahl der Personen im Raum.

Von den in der Tabelle angegebenen. 5 Daten zeigen, dass das Temperaturniveau mit der Luftfeuchtigkeit zusammenhängt. Bei niedrigeren Temperaturen ist eine höhere Luftfeuchtigkeit zulässig, bei hohen Temperaturen sollte die Luftfeuchtigkeit niedriger sein. Physiologisch gesehen wirkt eine hohe Luftfeuchtigkeit bei hohen Temperaturen deprimierend. Psychologisch gesehen erscheint feuchte Luft bei gleicher Temperatur heiß, trockene Luft hingegen kalt. Die Mindestfeuchtigkeit sollte nicht unter 25 – 30 % liegen, normal – zwischen 40 – 60 %.

Es gibt noch eine weitere Eigenschaft, auf die Sie achten müssen. Das ist die Reinheit der Luft.

Beim Arbeiten mit Papiermedien sowie in Räumen, in denen sich betriebsbereite Druckanlagen und Hochfrequenzgeräte befinden, ist die Luft mit verschiedenen Giftstoffen und biologischen Arbeitsstoffen (Bakterien) gefüllt, die in den menschlichen Körper eindringen und dort reizend wirken Schleimhäute der Atemwege, Augen und Haut. . Besonders gefährlich ist es, wenn giftige Stoffe über die Atemwege oder geschädigte Haut direkt in den Blutkreislauf gelangen und die Funktion des gesamten Körpers oder seiner Systeme stören.

Der häufigste schädliche Luftfaktor in einem modernen Büro ist Ozon. Ozon wird von Bürogeräten freigesetzt, die während des technologischen Prozesses elektrische Ladungen und ultraviolette Strahlung erzeugen.

Die andere häufigste Art der Luftverschmutzung ist Staub, einschließlich Papierstaub. Die Auswirkungen von Staub hängen von seiner Toxizität und Konzentration in der Luft ab. Staubpartikel enthalten Sporen, Bakterien und Pilze, die mit dem Luftstrom ins Innere getragen werden.

In jüngerer Zeit haben Wissenschaftler die Existenz mikroskopisch kleiner Hausstaubmilben entdeckt. Diese Milbe lebt in Polstermöbeln und Teppichen. Wenn es auf die Schleimhaut der Atemwege gelangt, verursacht es Niesen, Tränen in den Augenschleimhäuten und kann beispielsweise eine laufende Nase und andere allergische Reaktionen hervorrufen. Bei ständiger Belastung der Lunge treten bestimmte Erkrankungen auf.

Mikroschädliche Stoffe können Sie durch allgemeine Hygienemaßnahmen bekämpfen: Nassreinigung, Lüften, regelmäßiges Staubsaugen.

Der Empfangsbereich sollte regelmäßig belüftet oder klimatisiert werden. Frische Luft für einen kleinen Raum, in dem sich oft viele Mitarbeiter und Besucher ansammeln, ist ein sehr wichtiger Faktor für den normalen Betrieb. Das Öffnen von Fenstern für kurze Zeit (5-8 Minuten) ist leichter zu ertragen als ein konstanter leichter Luftstrom (Luftzug).

Der Kampf gegen den Lärm in den Räumlichkeiten erfolgt durch die Schalldämmung lauter Geräte und Arbeitsplätze. Um den Lärm direkt an der Quelle zu reduzieren, können Sie Filz- oder Schaumstoffpolster anbringen, Schalldämpfer an Telefonapparaten anbringen, Türen schmieren und Stuhlbeine mit Flanell oder ähnlichem Material verkleben. Zum Schutz vor Außenlärm empfiehlt sich die Verwendung von Ohrstöpseln, die die Wahrnehmung von Außenlärm um 50 % reduzieren.

Bei der Gestaltung des Empfangsbereichs lohnt es sich, etwas Mühe zu investieren, denn frische Blumen erhellen nicht nur den Raum, sondern verbessern auch das Mikroklima darin deutlich. Dies ist besonders wichtig, wenn sich das Büro im zentralen Teil der Stadt befindet.

Pflanzen reduzieren den Lärm, verbessern die Zusammensetzung der Luft und befeuchten sie durch die Verdunstung von Wasser aus ihren Blättern, was besonders in Räumen mit Dampfheizung wichtig ist. Pflanzen für das Büro müssen geschickt ausgewählt werden, wobei die Raumfläche, die Fensterseite und die Frage, ob die Blumen Allergene enthalten, berücksichtigt werden müssen.

Was die farbliche Gestaltung des Empfangsbereichs betrifft, so verbessert der Einsatz der passenden Farbe nicht nur das Erscheinungsbild des Raumes, sondern steigert auch die Produktivität, verringert Ermüdungserscheinungen und wirkt sich positiv auf die Psyche des Menschen aus. Farbe erfüllt drei Funktionen: physiologische, psychologische und ästhetische. Die Wahl der Farben für die Bürodekoration wird von den architektonischen Merkmalen des Raums, der Beleuchtung, den klimatischen Bedingungen und in hohem Maße von der Ausrichtung der Aktivitäten der Mitarbeiter bestimmt.

Bei niedrigen Lufttemperaturen werden warme Farben bevorzugt – Gelb, Beige, Rosa, Orange. Für einen warmen, sonnigen Raum eignen sich die Farben Weiß, Grau, Blau und Grün.

In kleinen Räumen erzeugen helle Farben mit geringer Sättigung ein Gefühl von Distanz und mehr Raum. Satte Töne verleihen einem großen Raum mehr Gemütlichkeit.

In Räumen ohne natürliches Licht empfiehlt es sich, warme Farben mit einem gelblichen Farbton zu verwenden. In Räumen, in denen mit einem hohen Geräuschpegel zu rechnen ist, empfiehlt es sich, warme Farben zu wählen.

Somit besteht die rationelle Arbeitsorganisation einer Sekretärin aus der Organisation des Arbeitsplatzes, der Arbeitsbedingungen und der Planung des Arbeitstages.

Literaturverzeichnis:

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5) Fedotov V. V. Rationale Organisation der geistigen Arbeit. - M.: Wirtschaftswissenschaften, 1987.

Ein Arbeitsplatz ist der Arbeitsbereich eines Mitarbeiters, der mit den notwendigen Werkzeugen zur Erfüllung seiner Arbeitsaufgaben ausgestattet ist.

Die Organisation des Arbeitsplatzes einer Sekretärin beginnt mit der Ausstattung mit Möbeln, Spezialgeräten und Büromaterial.

Das erforderliche Möbelset sollte Folgendes umfassen:

§ Schreibtisch mit Schiebeschrank;

§ Hebe- und Drehstuhl;

§ Hilfstisch oder Ständer für Bürogeräte;

§ Schrank zur Aufbewahrung der Dokumentation;

§ Safe zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente, Formulare, Stempel und Siegel;

§ Stühle für Besucher.

Unter den Büromaterialien und Sonderausstattungen können wir Gegenstände hervorheben, die bei der Arbeit mit Dokumenten häufig verwendet werden:

§ Schreibgerät;

§ Ordner oder Ablage für aktuelle Dokumente und Papier;

§ Referenz- und alphabetische Notizbücher, Tagebuch, wöchentlich;

§ Locher, Hefter (Hefter);

§ Papiermesser, Schere;

§ Korrekturzertifikat („Strich“), Kleber;

§ magnetisches Gerät zum Aufbewahren von Büroklammern, Knöpfen und anderen kleinen Metallgegenständen;

§ Wanduhren;

§ eine Mappe mit den Aufschriften „Für den Bericht“, „Zur Unterschrift“, „Dokumente in Bearbeitung“ usw.

Jeder Mitarbeiter benötigt bestimmte Arbeitsbedingungen, um die ihm übertragenen Aufgaben erfolgreich erfüllen zu können. Sie müssen dem Mitarbeiter maximalen Komfort bei minimalem Arbeits- und Zeitaufwand bieten. Arbeitsbedingungen bestehen aus einer Reihe von Faktoren: technischen, hygienischen, sozialen, psychologischen, psychophysischen und ästhetischen.

Arbeitsbedingungen sind eine Reihe von Faktoren im Arbeitsumfeld, die die Gesundheit und Leistungsfähigkeit einer Person bei ihrer Tätigkeit beeinflussen.

Zu den technischen Faktoren der Arbeitsbedingungen zählen die Ausstattung seines Arbeitsplatzes mit moderner Büroausstattung und der Einsatz modernster Informationstechnologien im Arbeitsprozess. Bei der Organisation des Sekretärarbeitsplatzes sollten Sie auf spezielle Möbel und Büromaterialien achten.

Hygienische Faktoren sollen den Erhalt von Kraft und Gesundheit, minimale Ermüdung und ein gutes Wohlbefinden des Arbeitnehmers während der Arbeit gewährleisten. Zu diesen Faktoren gehören die Beleuchtung des Arbeitsplatzes, optimale Temperatur- und Luftfeuchtigkeitsbedingungen im Raum, durchdachte Farben bei der Gestaltung der Räumlichkeiten, bequeme Möbel, die ergonomischen Anforderungen entsprechen usw.

Soziale Faktoren schaffen beim Mitarbeiter ein Gefühl von Geborgenheit und sozialer Sicherheit. Dazu gehören Essen für die Mitarbeiter, Krankenversicherung, Zugang zu Sport- und Fitnessstudios, die Sorge des Managements um die Sommerferien der Mitarbeiter usw.

Psychologische Faktoren werden durch die Beziehungen der Mitarbeiter im Team, den Führungsstil, also das psychologische Klima der Organisation, bestimmt. Gemeinsame Feiertage, „Gesundheitstage“, Sportwettkämpfe, Förderung von Mitarbeitern, die sich in ihrer Arbeit bewährt haben, Glückwünsche zu den Feiertagen – all das sind Indikatoren für ein gutes psychologisches Klima im Team. Ein solches psychologisches Umfeld trägt zum Arbeitsgeist bei; die Mitarbeiter schätzen es und schätzen ihren Arbeitsplatz.

Psychophysische Faktoren sollten Schwankungen in der körperlichen Verfassung des Arbeitnehmers während des Arbeitstages berücksichtigen. Die Last muss entsprechend dieser Bedingung verteilt werden. Beispielsweise sollte die erste Arbeitsstunde und unmittelbar nach der Mittagspause nicht auf den Höhepunkt der Produktionstätigkeit eingeplant werden, da der Körper zu diesem Zeitpunkt etwas entspannt und nicht für intensive Arbeit bereit ist. Am Ende des Arbeitstages kommt es zu allgemeiner Müdigkeit, daher sollten Sie für diesen Zeitraum weniger verantwortungsvolle Arbeiten aufgeben, die keine Konzentration und geistige Belastung erfordern.

Die menschliche Höchstleistung liegt zwischen 9 und 12 Stunden und zwischen 14 und 17 Stunden. Für diesen Zeitraum sollte die Hauptproduktionslast eingeplant werden.

Ästhetische Faktoren tragen zur guten Stimmung des Mitarbeiters bei, wecken bei ihm Respekt vor seiner Arbeit und Stolz auf das Unternehmen und steigern das Ansehen der Arbeit. Möbel, Blumen, Jalousien, modernes Interieur, angenehme leise Musik, Farbgestaltung in der Dekoration und vieles mehr können auf ästhetische Faktoren zurückgeführt werden, die die Arbeitsbedingungen beeinflussen.

Zu den Arbeitsbedingungen gehört die Einhaltung ergonomischer Anforderungen. Diese Anforderungen muss ein Sekretariatsmöbel-Set erfüllen.

Ergometrische Anforderungen an Sekretariatsmöbel

Die Platzierung von Möbeln und Geräten muss den folgenden Grundsätzen entsprechen:

§ häufig verwendete Gegenstände sollten im Arbeitsbereich „griffbereit“ sein;

§ die Anordnung der Gegenstände auf dem Tisch muss der Regel „rechte und linke Hand“ entsprechen (rechts – was mit der rechten Hand genommen und gemacht wird, links – was mit der linken Hand genommen und gemacht wird);

§ Jeder Gegenstand im Raum muss seinen eigenen Platz und eine ständige Bewegungsfläche haben.

Hygiene- und Hygienestandards für Büroangestellte, die mit Computern und Bürogeräten ausgestattet sind, werden durch SanPiN 2.2.55.542-96 „Hygieneanforderungen für Videoterminals, persönliche elektronische Computer und Arbeitsorganisation“ geregelt.

Hygiene- und Hygieneanforderungen für Büroangestellte

Daher ist die Schaffung einer rationellen Gestaltung des Sekretärsarbeitsplatzes in einem Unternehmen von großer Bedeutung, sowohl um die Arbeit zu erleichtern als auch um seine Attraktivität zu steigern, was sich positiv auf die Arbeitsproduktivität auswirkt. Die rationelle Arbeitsorganisation der Sekretärin-Assistentin besteht aus der Organisation des Arbeitsplatzes, den Arbeitsbedingungen und der Planung des Arbeitstages.