Ecm program za automatizaciju toka dokumenata šef-pomoćnik. visok nivo sigurnosti informacija. jedinstven informacioni prostor koji informativno povezuje odjele Zavoda i izvođače radova

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

STRUČNO OBRAZOVNA ORGANIZACIJA UDRUŽENJE

"REGIONALNA FINANSIJSKA I EKONOMSKA TEHNIKA"

NASTAVNI RAD

disciplina: “Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima”

na temu: “Sistem elektronskog upravljanja dokumentima Boss-Referent”

Završio student 1. godine

Specijalnost: 230701 Primijenjena informatika (po djelatnostima)

Mysina Anastasia Nikolaevna

• Uvod
• 1. Karakteristike EDMS Boss-Referent
• 1.1 Elektronsko upravljanje dokumentima: suština i relevantnost
• 1.2 Opis EDMS šefa-referenta
• 1.3 Prednosti i nedostaci EDMS BOSS-Referent
• 2. Analiza iskustva u implementaciji EDMS BOSS-Referent
• 2.1 Praksa implementacije BOSS-Referenta u Federalnoj poreskoj službi Ruske Federacije
• 2.2 Iskustvo korištenja BOSS-Referenta u Rosnedvizhimost
• Zaključak
• Bibliografija

Svjetska praksa, potkrijepljena brojnim studijama, pokazuje da pri odlučivanju za implementaciju EDMS-a na organizacije obično utiču tri faktora: želja da povećaju svoju efikasnost, optimiziraju poslovne procese i osiguraju usklađenost sa zakonskim zahtjevima. Rusko tržište nije izuzetak u tom pogledu. Inače, važnost prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima ruskih kompanija u velikoj mjeri je podstaknuta zakonom „O ličnim podacima“ (br. 152-FZ) koji je stupio na snagu, koji nameće ozbiljne zahtjeve za skladištenje, prikupljanje, prijenos i obrada podataka o kupcima. Povećanje količine pohranjenih informacija i potreba da se osigura njihova pouzdana zaštita čine izbor kompanija u korist informacionih sistema još očiglednijim.

Istovremeno, ne zaboravimo na specifičnosti koje su tradicionalno svojstvene ruskom uredskom radu. Nacrti dokumenata, dnevnici upoznavanja, dnevnici prenosa, uputstva o dokumentima i projektima, zadaci na uputstvima, kontrola izvršenja, varijabilni procesi za odobravanje dokumenata - sve ove karakteristike ruskog toka dokumenata moraju se uzeti u obzir u EDMS-u. Istovremeno, neophodno je da sistem istovremeno ispunjava zahteve menadžera, doprinoseći povećanju menadžerske efikasnosti, kao i potrebama zaposlenih, stvarajući neophodne uslove za povećanje produktivnosti rada i kvaliteta usluge korisnicima.

Savremeni menadžer očekuje od EDMS, naravno, ono najvažnije, a to je povećanje efikasnosti preduzeća. Danas se ne mogu sve kompanije pohvaliti efikasnošću i transparentnošću svojih poslovnih procesa. Situacija u kojoj nije jasno ko je odgovoran za obavljanje određenih funkcija, zaposleni obavljaju brojne rutinske operacije, stvara se ogroman broj papirnih dokumenata, a informacije se gube nije rijetkost.

Zaposlenik od EDMS-a očekuje prije svega smanjenje rutinske komponente i praktičnost rada s dokumentima, te mogućnost da ne gubi vrijeme na traženje potrebnih informacija. Važan faktor je jednostavnost upotrebe EDMS-a i „prijateljstvo“ njegovog interfejsa. Sistem mora biti jasan i razumljiv prosječnom zaposleniku koji će sa njim raditi svaki dan.

1. Povećanje poslovne transparentnosti i upravljivosti kroz poboljšani pristup informacijama i jasniju kontrolu nad procesima. Kako bi se povećala transparentnost poslovnih procesa za upravljanje i smanjila vjerovatnoća prijevare, svaki sistem elektronskog upravljanja dokumentima sadrži modul koji jasno prikazuje procese odobravanja i izmjene svih dokumenata u sistemu.

Napomenimo da je prilikom odabira EDMS-a važno obratiti pažnju na fleksibilnost sistema, mogućnost prilagođavanja specifičnim poslovnim zadacima, kao i potencijal za dalji razvoj. Potonje može uključivati: postavljanje poslovnih procesa za odobravanje finansijskih dokumenata, integraciju sa 1C i drugim računovodstvenim sistemima, barkodiranje, kreiranje arhive primarne dokumentacije, integraciju sa sistemom elektronskih digitalnih potpisa, skeniranje toka i prepoznavanje dokumenata uz automatsko kreiranje kartica , itd.

Relevantnost elektronskog upravljanja dokumentima određena je objektivnim zahtjevima vremena, kao što su rast protoka informacija i dinamizam informacionog okruženja, a sve više potvrđuju izjave rukovodstva zemlje. Kako je rekao predsjednik Ruske Federacije D.A Medvedev na sastanku predsedništva Državnog saveta u Petrozavodsku: „Elektronsko upravljanje dokumentima trebalo bi da postane realnost 2010. Naravno, još ne možemo reći da je “naredba” predsjednika u potpunosti provedena, ali mnoge ruske kompanije su već kroz vlastitu praksu uvidjele u djelotvornost EDS-a kao alata za smanjenje rizika i stjecanje konkurentskih prednosti na tržištu.

Naravno, uz sve očigledne prednosti EDMS-a, još uvijek nije moguće u potpunosti preći na elektronsko upravljanje dokumentima, kako sa stanovišta zakonodavstva Ruske Federacije, prema kojem se još uvijek smatra glavni oblik dokumenta. papira, a zbog objektivnih životnih realnosti. Međutim, ruskim kompanijama je danas dostupna mogućnost da dobiju efikasan alat za upravljanje neophodan za razvoj poslovanja u savremenim uslovima.

Upotreba EDMS BOSS-Referenta u procesu upravljanja dovodi do optimizacije kretanja korporativnih dokumenata, ubrzanja donošenja odluka od strane menadžmenta organizacije i poboljšanja kvaliteta upravljanja, povećanja izvršne discipline i efikasnosti osoblja. Boss-Referent sistem elektronskog upravljanja dokumentima se isplati u periodu od 6 mjeseci do 2 godine.

Prilikom implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima BOSS-Referent u državnim i državnim organima, stvara se osnova za uspostavljanje razmjene informacija sa eksternim korisnicima poput „elektronske uprave“ i organizovanje rada portala državnih službi. Softverski proizvod BOSS-Referent osigurava transparentnost aktivnosti i poboljšava kvalitet državnih usluga. Sistem vam omogućava da smanjite budžetske izdatke za održavanje državnih organa, povećate produktivnost i efikasnost upravljanja, kao i bolju kontrolu izvršne discipline. U privatnim organizacijama stvaranje sistema povećava efikasnost donošenja upravljačkih odluka i produktivnost osoblja smanjujući vrijeme potrebno za obradu dokumenta i traženje potrebnih informacija.

Kreiranje elektronskog sistema za upravljanje dokumentima u kompaniji uključuje kupovinu potrebnog broja licenci, postavljanje i implementaciju sistema, obuku osoblja, organizaciju podrške i održavanja sistema. Partneri kompanije BOSS-Referent prodaju licence krajnjim korisnicima. Potrebno je kupiti licence za BOSS-Referent program i licence za IBM Lotus Notes/Domino platformu prema broju korisnika u sistemu.

Kao rezultat implementacije elektronskog sistema za upravljanje dokumentima, organizacija ima mogućnost da uspostavi red u toku dokumenata, smanji vrijeme obrade dokumenata i poboljša kontrolu nad izvršenjem dokumenata. Efikasnost donošenja odluka od strane menadžmenta kompanije povećava se zahvaljujući brzoj potrazi za potrebnim informacijama. U konkurenciji, važan aspekt je sigurnost informacija, koju EDMS BOSS-Referent pruža u potpunosti. Stvaranje jedinstvenog informacionog prostora poboljšava interakciju između državnih organa i čini rad državnih organa transparentnijim.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima „BOSS-Referent“ odličan je primjer kako visokokvalifikovani stručnjaci pristupaju zadacima koji su im dodijeljeni. Razvio ga je BOSS-Referent za automatizaciju upravljanja protokom dokumenata i kancelarijskim radom. Kreiran 1996. godine, danas je EDMS BOSS-Referent jedan od lidera na ruskom tržištu rješenja klase ECM (Enterprise Content Management). Od svih EDMS radnih stanica instaliranih u 2008. godini, 25%, odnosno svaka četvrta je implementirana na BOSS-Referent sistemu (prema pregledu tržišta EDMS-a koji je objavio DSS Consulting).

Gore navedene činjenice sasvim u potpunosti objašnjavaju zašto, kada na internetu pretražujete kombinaciju riječi „pomoćnik šefa“, gotovo odmah nakon opisa profesije pomoćnik ili sekretar-pomoćnik i historije nastanka riječi „šef“ , zajedno sa člancima o tome kako komunicirati s tim istim šefovima u profesionalnim aktivnostima, možete pronaći linkove na ovaj proizvod.

Jedan od ciljeva programa je osigurati čisto i uredno radno mjesto. Obično korisnik radi sa nekoliko desetina dokumenata. Kako bi se ograničio broj prikazanih dokumenata, koriste se prekidači koji rade zajedno, koji ne mijenjaju radikalno kontekst, već prečišćavaju trenutni prikaz liste dokumenata.

Nedostaci uključuju nedostatak rada van mreže i pomalo zastarjelo sučelje. Postoji predrasuda prema platformi od strane korisnika. Izuzetno nezgodno upravljanje pravima pristupa dokumentima u uslovima normalne fluktuacije osoblja, nedostatak grupnih prava pristupa. Problemi sa izdavanjem novih verzija softvera, loša garancijska podrška.

Grupa kompanija IT Co. i njeni partneri realizovali su značajan broj projekata za kreiranje sistema elektronskog upravljanja dokumentima na platformi BOSS-Referent u preduzećima različitih delatnosti, veličina i oblika vlasništva.

Federalna poreska služba Ruske Federacije je najveće odeljenje u strukturi državnih organa u našoj zemlji. Svake godine Federalna poreska služba zaprimi i obradi više od 200 hiljada dokumenata od građana, pravnih lica i državnih organa. U tom smislu, jedan od glavnih zadataka Federalne poreske službe je stvaranje sistema upravljanja dokumentima.

Softverski paket BOSS-Referent, koji je IT kompanija razvila na platformi Lotus Domino/Notes, izabran je kao osnova za resorni sistem elektronskog upravljanja dokumentima Federalne poreske službe. Zajednički projekat IT Co. i Glavnog istraživačkog računarskog centra Federalne poreske službe Rusije (GNIVC) za stvaranje EDMS-a odvija se u tri faze.

Trenutno broj korisnika sistema premašuje 88 hiljada, a nakon završetka projekta u sistemu će raditi više od 120 hiljada ljudi. Već danas je elektronski sistem upravljanja dokumentima Federalne poreske službe Rusije najveći u našoj zemlji.

Od sredine 2008. godine, odeljenski sistem elektronskog upravljanja dokumentima Federalne poreske službe Rusije uključuje više od 800 organizacija. Uključujući: Centralnu kancelariju Federalne poreske službe, više od 80 teritorijalnih odeljenja Federalne poreske službe, 7 inspekcija Federalne poreske službe za federalne okruge Ruske Federacije, 9 međuregionalnih inspektorata za velike poreske obveznike, više od 750 okruga i gradske inspekcije Federalne poreske službe.

Kvantitativni pokazatelji toka dokumenata u 2007. su impresivni. Broj dolaznih i odlaznih pisama dostavljenih i registrovanih korišćenjem EDMS-a u centrali je bio: 185.000 dolaznih i 235.000 odlaznih dokumenata, respektivno. Na primjer, za teritorijalnu upravu Federalne poreske službe u Republici Tatarstan, ovi pokazatelji su jednaki: 113.000 i 132.000 dokumenata.

Slika 5 - Sistem elektronskog upravljanja dokumentima Federalne poreske službe

Elektronski sistem upravljanja dokumentima Federalne poreske službe je dizajniran da automatizuje glavne procese upravljanja dokumentima u Centralnoj kancelariji, direkcijama (UFTS) i međuregionalnim inspektoratima (IRI) Federalne poreske službe Rusije, Inspektoratu Federalne poreske službe (Inspektorat za Federalna poreska služba) Rusije i obezbeđuju njihovu efektivnu međusobnu interakciju u procesu rada.

EDMS Federalne poreske službe Rusije sastoji se od tri nivoa, između kojih se vrši interakcija informacija:

1. nivo: EDMS Centralna uprava Federalne poreske službe

2. nivo: EDMS Federalna poreska služba (MRI) (“EDS-Region”)

3. nivo: EDS Federalne poreske službe.

Lotus Notes/Domino porodica proizvoda koristi se kao osnovne komponente EDMS-a Federalne poreske službe.

Notes/Domino sistem podržava hijerarhijski sistem certifikata na više nivoa za korisnike i servere. Projekat koristi jedinstveni sistem sertifikata za celu organizaciju, uzimajući u obzir trostepenu organizacionu strukturu i teritorijalnu distribuciju divizija. U skladu sa ovom šemom, Lotus Notes/Domino infrastruktura je zasnovana na jednom root sertifikatoru - Federalnoj poreskoj službi. Po analogiji sa potvrdom centralne kancelarije Centralnog organa / Federalne poreske službe, kreiran je sertifikator nivoa 1 tipa CodeUFNS / Federalna poreska služba za svaku Upravu federalne poreske službe - na primer, R05 / Federalna poreska služba.

Svaka Federalna poreska služba (IRI) ima svoj Notes domen. Svi serveri Federalne poreske službe su instalirani kao prvi serveri u svojim domenima. Serveri u inspekcijama regiona instalirani su kao drugi serveri u istim domenima.

Svi serveri Federalne poreske službe (MRI) imaju svoj Lotus Notes adresar (Domino imenik).

Jedinstveni katalog Federalne poreske službe obezbjeđuje:

Replikacija svih adresara na centralni Hub server (push);

Korišćenje baze podataka kataloga direktorijuma i standardnog Lotus Notes Dircat zadatka;

Replikacija baze podataka kataloga kataloga u regije (povući).

Ovo omogućava proizvoljnu razmjenu pošte i interakciju između različitih Federalnih poreskih službi, Međuregionalnog inspektorata i Federalne poreske službe.

Glavna karakteristika Federalne poreske službe je trostepeni sistem kancelarija. Ne samo načelnik odjeljenja, već i njegovi zamjenici, kao i načelnici odjela imaju svoju kancelariju. S tim u vezi, na nivou ciljne publike i odjela djeluje višekancelarijska struktura, što omogućava da samo oni korisnici koji imaju odgovarajuća prava pristupa rade sa dokumentima različitih grupa. Zaposlenici okružnih inspekcija rade sa bazama podataka “Kancelarija - Federalna porezna služba” kreiranim posebno za svaku inspekciju. EDMS automatski generiše sedmične registre dokumenata dostavljenih i registrovanih u odeljenjima poreske službe, koji se prenose ciljnoj publici. Slični registri se dobijaju od okružnih inspektorata u relevantno odjeljenje.

EDMS Federalne poreske službe implementirao je mogućnost arhiviranja dokumenata u bazi podataka Kancelarije. Arhive regionalnih odjeljenja, inspekcija i CA su autonomne.

Posebno za zaposlenike poreske službe razvijen je sistem učenja na daljinu, koji uzima u obzir sve karakteristike EDMS-a Federalne poreske službe i njegov je modul.

Federalna agencija za katastar nepokretnosti (Rosnedvizhimost) je savezni organ izvršne vlasti koji obavlja poslove upravljanja državnom imovinom i pružanja javnih usluga u oblasti vođenja državnog katastra nepokretnosti, obavljanja državnog katastarskog upisa nepokretnosti, katastarske djelatnosti, državnu katastarsku procjenu zemljišta, upravljanje zemljištem i državno praćenje zemljišta, kao i funkcije državne kontrole zemljišta.

Od sredine 2015. godine, EDMS Rosnedvizhimost je uključivao više od 220 resornih organizacija (Centralni ured, Teritorijalne uprave Rosnedvizhimost u konstitutivnim entitetima Federacije, Federalne katastarske komore u konstitutivnim entitetima Federacije) koje se nalaze u vremenskim zonama od Čukotke do Kaliningrada. , broj aktivnih korisnika sistema elektronskog upravljanja dokumentima premašio je 2000 .

Gotovo od prvih dana implementacije, Agencija je dobila moćan alat koji osigurava bezuslovno izvršavanje svih državnih naloga. Sistem omogućava svim zaposlenima u menadžmentu da samostalno prate izvršenje instrukcija. Veoma važan rezultat uvođenja EDMS-a je otklanjanje problema čuvanja dokumenata, uključujući i tekuću prepisku.

Sistem je raspoređen i radi na namenskim serverima. To znači da je svaki subjekt federacije razvio regionalni sistem elektronskog upravljanja dokumentima na vlastitoj serverskoj bazi i pretplatničkoj mreži, ali su svi ovi regionalni EDMS integrisani u cjelokupni sistem. Odnosno, izgrađena je hijerarhijska struktura koja omogućava zaposlenima u teritorijalnim odjelima da samostalno obavljaju rad u EDMS-u.

Izbor optimalnog EDMS-a treba da uzme u obzir zadatke koji se rešavaju i karakteristike preduzeća ili organizacije. Trenutno je moguće implementirati kako složene EDMS koje pokrivaju sve oblasti kancelarijskog rada u velikim organizacijama i distribuiranim holding strukturama, tako i jednostavnije, nekomplikovane sisteme za mala i srednja preduzeća.

10. Dokumentaciona podrška za aktivnosti organizacije. Baranovsky V.P. Tutorial. - M.: Udruženje autora i izdavača „Tandem“. Izdavačka kuća Ekmos, 2005. - 276 str.

11. Dokumentaciona podrška menadžmentu (papirologija): Proc. selo / T.A.Bykova i drugi - 2. izd., revidirano. i dodatne - M.: NIC Infra-M, 2013. - 304 str.

12. Kuznjecov S.L. Automatski sistemi za registraciju i kontrolu izvršenja // Sekretarski poslovi. - 2011. - br. 4. - Sa. 48-49

13. Kuznjecov S.L. Savremene tehnologije za dokumentaciju podrške menadžmentu - M.: MPEI; 2012. - 361 str.

14. Kuznjecov, I. N. Kancelarijski rad [Elektronski izvor]: Obrazovni i referentni priručnik / I. N. Kuznjecov. - 6. izd., revidirano. i dodatne - M.: Izdavačko-trgovinska korporacija "Daškov i Co", 2013. - 520 str.

15. Kunyaev, N. N. Povjerljiva papirologija i sigurno elektronsko upravljanje dokumentima [Elektronski izvor]: udžbenik / N. N. Kunyaev, A. S. Demushkin, A. G. Fabrichnov; pod generalom ed. N. N. Kunyaeva. - M.: Logos, 2011. - 452 str.

16. Elektronska uprava. Elektronsko upravljanje dokumentima. Termini i definicije: Udžbenik / S.Yu. Kabashov. - M.: NIC INFRA-M, 2013. - 320 str.

17. Strastenko V.V. STC IRM. Zašto vam je potrebna kancelarijska automatizacija? - Način pristupa: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. Pregled sistema elektronskog upravljanja dokumentima. - Način pristupa: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. Elektronsko upravljanje dokumentima - Sistemi upravljanja dokumentacijom. - Način pristupa: http://www.IT.ru/

20. Automatizovani sistemi upravljanja preduzećem. - Način pristupa: http://www.cmdsoft.ru/

21. Elektronski izvor: Centar za računarsku tehnologiju: Sistem za elektronsko upravljanje dokumentima N-System. - Način pristupa: http://www.cland.ru/

Objavljeno na Allbest.ru

Softverski sistemi za automatizaciju ureda. Vrednovanje efikasnosti implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima. Analiza službe kancelarijskog upravljanja u JSC "Tehnoliga". Izrada elektronskog sistema upravljanja dokumentima baziranog na EDMS „BOSS-Referent“.

kurs, dodato 04.03.2015


Suštinu i spivvídnosheniya razumiju “referent”, “sekretar-referent” i “pomoćnik kerivnik”. Kvalifikacione pogodnosti za rad referenta. Regulatorni dokumenti za profesiju referenta u Ukrajini. Dokumenti koji regulišu rad referenta iza kordona.

kurs, dodato 22.03.2015


Analiza savremenih sistema kancelarijske automatizacije u organizacijama i elektronsko upravljanje dokumentima, karakteristike njihove klasifikacije. Problemi automatizacije elektronskog upravljanja dokumentima. Prednosti implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima.

kurs, dodan 15.01.2013


Suština i značaj elektronskog upravljanja dokumentima, njegov uticaj na povećanje efikasnosti u procesu upravljanja preduzećem. Određivanje šeme paralelne ili sekvencijalne obrade dokumenata. Klasifikacija programa za upravljanje elektronskim dokumentima.

kurs, dodan 22.04.2014


Osnovni koncepti i principi elektronskog upravljanja dokumentima, prednosti njegove implementacije. Portable Document Format (PDF) kao prenosivi format elektronskog dokumenta nezavisan od platforme. Elektronski digitalni potpis: svrha i primjena.

prezentacija, dodano 31.01.2016


Pojmovi i definicije elektronskog upravljanja dokumentima (prema tekstu saveznih zakona). Potreba malih preduzeća za elektronskim sistemom upravljanja dokumentima (EDMS). Klasifikacija funkcija EDMS-a, osnovni zahtjevi za nju. Atributi i detalji dokumenata.

prezentacija, dodano 21.03.2015


Klasifikacija problema u implementaciji alata za elektronsko upravljanje dokumentima: pretjerana nauka, otpornost na okoliš i obrnuto reinženjering, prilagođavanje, nedovoljno dizajniranje. Konzervativnost zaposlenih i menadžmenta. Davanje pravne snage elektronskom dokumentu.

sažetak, dodan 17.05.2011


Tehničke karakteristike, specifičnosti, vremenski okviri i poteškoće implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću. Analiza psiholoških problema koji nastaju prilikom motivacije i prekvalifikacije kadrova vezanih za implementaciju EDS-a.

kurs, dodato 04.12.2014


Suština i vrste elektronskog upravljanja dokumentima; principe njegove organizacije. Pravila za izradu administrativnih i referentnih i informativnih dokumenata. Pojam i priroda nastanka arhivskog fonda. Regulacija elektronskog toka dokumenata u organizaciji.

kurs, dodan 16.10.2014


Karakteristike upravljačkog informacionog podsistema. Koncept i tipologija regulatornih dokumenata organizacije. Proučavanje toka dokumenata u preduzeću "Zavod za izgradnju velikih panela" doo. Metode uvođenja elektronskog upravljanja dokumentima "Delo".

Svrha BOSS-Referent sistema

BOSS-Referent sistem je dizajniran da automatizuje upravljanje protokom dokumenata i kancelarijskim radom. Njegovi potrošači su komercijalna preduzeća, federalna državna unitarna preduzeća i državni organi.

Glavni rezultati implementacije sistema su:

• - Povećanje upravljivosti organizacije. Novi nivo izvedbene discipline.
• - Podrška regulativi za inter-korporativnu interakciju. Povećana brzina donošenja odluka.
• - Stvaranje uslova za razmjenu znanja i informacija. Poboljšanje procesa, proizvoda i usluga organizacije.

Prednosti BOSS-Referent sistema

• - Alati za stvaranje jedinstvenog informacijskog i upravljačkog prostora za organizacije bilo koje složenosti: distribuirani, višeslojni, funkcionalni i dizajnerski.
• - Podrška za složene rute odobrenja dokumenata.
• - Razvoj rješenja. Brza automatizacija poslovnih procesa zahvaljujući prisutnosti ugrađenih procesa obrade dokumenata, prilagodljivih i modificiranih uzimajući u obzir specifičnosti kupca.
• - Pouzdan rad, visoke performanse, jednostavnost administracije i skaliranja, pristup Internetu.
• - Dostupnost alata za sigurnost informacija. Mogućnost izgradnje sistema pravno značajnog elektronskog upravljanja dokumentima na bazi BOSS-Referenta.
• - Lako za korisnike za učenje.
• - Uspješno korištenje sistema od strane vodećih kompanija i organizacija u Rusiji.

Funkcionalnost sistema

BOSS-Referent sistem omogućava automatizaciju procesa:

• - dokumentovanu podršku donošenju odluka, uključujući izradu nacrta dokumenta, njegovo odobravanje, odobravanje i slanje u arhiv;
• - kontrolu radničke discipline, uključujući procese formiranja uputstava i praćenje njihove implementacije;
• - rad sa dolaznom i odlaznom korespondencijom.

Navedene funkcije mogu se implementirati u organizacijama i kompanijama koje imaju višeslojnu, geografski raspoređenu i funkcionalno-projektnu strukturu.

Automatizirane funkcije

• - Dokumentaciona podrška za donošenje odluka:
• - Automatizacija usvojenih propisa i upravljanje njihovim promjenama.
• - Održavanje rada krajnjih korisnika u skladu sa propisima.
• - Podniz propisa tokom njihove upotrebe “u hodu”.
• - Praćenje prolaska dokumenata u skladu sa propisima: datumi, vize, verzije i izdanja dokumenata.
• - Podrška za složene šeme koordinacije: paralelne, sekvencijalne, sa prelazima na osnovu uslova.
• - Rad sa verzijama i revizijama dokumenata.
• - Obrada ulaznih i odlaznih dokumenata:
• - Registracija primljene korespondencije u različitim oblicima. Povezivanje dokumenata “o tom pitanju”.
• - Nametanje rezolucija. Prosljeđivanje dokumenata unutar organizacije putem prilagodljivih ruta.
• - Podrška za složene registracione brojeve.
• - Osiguranje rada nekoliko kancelarija.
• - Kontrola izvedbene discipline.
• - Brz pristup dokumentima vezanim za nove i ranije kreirane narudžbe.
• - Formiranje naloga, usklađivanje liste izvođača i rokova za izvršenje naloga.
• - Praćenje rokova i rad na završetku zadataka.
• - Praćenje i statistika izvršenja naloga i obrade dokumenata.
• - Podrška složenim organizacionim strukturama preduzeća i organizacija.
• - Vođenje podataka o podređenim preduzećima, odjeljenjima i zaposlenima u organizacijama.
• - Podrška mehanizmima osoba od poverenja, delegiranja ovlašćenja i kombinacija.
• - Upravljanje pravima zaposlenih da kreiraju, odobravaju, potpisuju, registruju dokumente, itd.

Funkcionalna struktura BOSS-Referentnog sistema

Dodatne mogućnosti

Generator izvještaja "Izvještaj"sMan

Report"sMan generator izveštaja za Lotus Notes (razvijen od strane Aplane) obezbeđuje pripremu složenih izveštaja za korisnike bilo koje Lotus Notes aplikacije, a posebno za korisnike BOSS-Referent elektronskog sistema za upravljanje dokumentima.

Report"sMan se može povezati sa bilo kojom Lotus Notes bazom podataka bilo kog dizajna. Radi sa proizvoljnim parametrima prilikom generisanja izveštaja i obavlja automatsku obradu makroa. Generator izveštaja vam omogućava da pohranite uzorke izveštaja za njihovu naknadnu upotrebu, kao i izvoz izveštaja u MS Excel, MS Word, HTML i PlainText.

Potencijalnim partnerima i korisnicima Report"sMan programa Aplana pruža mogućnost rada sa njim u test modu mesec dana.

Sistemi za skeniranje i prepoznavanje teksta

BOSS-Referent sistem je integrisan sa sistemima za skeniranje i prepoznavanje teksta ABBYY FineReader (verzija 4.0 ili SE 7.0) i CuneiForm (verzija 10 i novija). Prisustvo integracije omogućava vam da organizujete brzu automatsku konverziju dokumenata iz papirnog u elektronski oblik i jednostavno ih unesete u sistem.

BOSS-Referent nudi tri opcije za korištenje alata za skeniranje u elektronskom upravljanju dokumentima i sistemima za automatizaciju ureda:

• - Korišćenje desktop skenera za organizaciju pojedinačnog skeniranja. Preporučuje se za upotrebu u organizacijama sa malom količinom ulaznih dokumenata
• - Korištenje mrežnih skenera za radne grupe
• - Korištenje linije za skeniranje koja omogućava brzu automatsku konverziju dokumenata u elektronički oblik u kontinuiranom načinu rada. Ovo skeniranje se vrši korišćenjem barkod tehnologije i preporučuje se za upotrebu u organizacijama sa velikim obimom dolazne korespondencije, sa geografski raspoređenom upravljačkom strukturom, te u centralnim uredima ministarstava i resora.

Fax server Extra Fax

Integracija BOSS-Referent sistema sa ExtraFax fax serverom (od strane Extracomm Technologies Inc.) pruža mogućnost slanja i primanja faksova i e-pošte, usmjeravanja dolaznih poruka, izračunavanja troškova prometa pomoću ugrađenog sistema naplate, kao i obavljanje mnogih korisnih funkcije za rad sa faksovima.

Korisnici mogu da rade sa ExtraFax serverom koristeći standardni Lotus Notes klijent, bilo koji veb pretraživač ili štampaju dokumente za faks iz bilo koje Windows aplikacije koristeći ExtraFax Print-to-Fax drajver.

Postavke stranice klijenta, koje se mogu izvršiti putem standardnog Notes klijenta i putem interneta, omogućavaju vam da odaberete zaglavlja faksa, kao i da šaljete poruke prema rasporedu i uzimajući u obzir prioritete. Prilikom štampanja dokumenata iz Windows aplikacija, adresari koji se nalaze na Domino serveru mogu se koristiti za odabir primaoca.

Veoma zgodno za korisnike: jedinstveni mehanizam za slanje faksova i e-pošte, mogućnost slanja dokumenata iz Windows okruženja na faks jednim klikom na desnu tipku miša, kao i automatsko slanje obavještenja o rezultatima slanja faksova. Organizovanje grupnog rada sa faksovima moguće je putem rutiranja dolaznih poruka, postavljanjem pojedinačnih i zbirnih zaglavlja faksa i ugrađenog sistema naplate. Program pruža mogućnost razlikovanja prava pristupa faksovima - za rad sa faksovima (kreiranje, čitanje, brisanje, prosljeđivanje, itd.) i slanje faksova na međugradske ili međunarodne linije.

Sastav sistema

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima izgrađen na bazi BOSS-Referenta može se grubo predstaviti kao kombinacija nekoliko slojeva:

• - hardver (serveri, klijentske radne stanice, mreže, itd.) i platforma (Windows/Linux/Sun mrežni operativni sistem i transportni protokoli), koja kombinuje sav hardver u jedan kompleks
• - IBM Lotus tehnologija - tehnološka platforma koja je "nadgradnja" nad mrežnim operativnim sistemom
• - BOSS-Referent sistem, koji je Lotus Domino aplikacija koja se sastoji od baza podataka u nsf formatu.

Tehnološke karakteristike

1. Podrška radu geografski raspoređenih organizacija

Arhitektura sistema vam omogućava da postavite sistem na nekoliko nezavisnih struktura Lotus servera i, posebno, da organizujete rad na najkompleksnijoj konfiguraciji Lotus Domino R6.5X servera - u topologiji „zvezda na dva nivoa“. Dva radijalna servera koji pripadaju istom roditeljskom serveru i "videći" ga mogu direktno razmjenjivati ​​pakete informacija.

2. Podrška za stvarnu distribuciju

Karakteristična karakteristika sistema je njegova podrška za upravljanje protokom dokumenata i procedurama kancelarijskog rada u geografski raspoređenim organizacijama.

• - Sistem automatski šalje: a) svim učesnicima u postupku odobravanja kopiju nacrta dokumenta koji se dogovara, b) licu odgovornom za pripremu dokumenta (donošenje odluke) vize i komentare učesnika u odobravanju, dodatne dokumente.
• - Nakon što je odobrenje završeno, sistem ažurira status dokumenta i o tome obavještava sve učesnike u procesu odobravanja.
• - Faza upoznavanja završava se automatskim slanjem dokumenta (i svih njegovih kopija) u arhivske baze podataka.

U svakom trenutku svi zaposleni koji rade na nacrtu dokumenta imaju njegove ažurne kopije, imaju informacije o statusu dokumenta, a mogu vidjeti i informacije vezane za problem - komentare, uputstva itd., generirane prilikom odobravanja .

3. Efikasnost i pouzdanost prenosa podataka

Prilikom prijenosa podataka u distribuiranoj strukturi koriste se fundamentalno novi mehanizmi za interakciju sistemskih konfiguracija instaliranih na različitim teritorijama (serverima). U BOSS-Referent v.3, mehanizam replikacije se koristi samo za sinhronizaciju referentnih i podataka iz rječnika. Za prijenos funkcionalnih podataka, često formirajući snopove dokumenata (govorimo o skupu fajlova, uputstava, odobrenja vize, upoznavanja, itd., vezanih za određenu karticu dokumenta), mehanizam za direktan prijenos podataka preko socket veze pomoću Koristi se XML paket.

Ovaj mehanizam, koji je u osnovi procesa odobravanja i upoznavanja dokumenata u distribuiranom okruženju, obezbeđuje: 1) garantovanu i ekonomičnu isporuku (samo na neophodne servere) paketa dokumenata svim učesnicima u radu na dokumentu, 2) smanjenje opterećenja na kanalima za prenos podataka i 3) značajno pojednostavljenje administracije sistema: nema potrebe za složenim podešavanjima prava pristupa serveru i parametara replikacije.

4. Podrška složenim organizacionim strukturama

Sistem podržava dobro osmišljene mehanizme za kombinovanje pozicija, delegiranje ovlašćenja i zamenu. Mehanizam kombinovanja pozicija je ključan za korišćenje EDMS-a u organizacijama u kojima pored funkcionalnih odeljenja postoje i projektni entiteti. Za svakog zaposlenog precizira se lista uloga obrade dokumenata (odobravač, odobravalac i sl.), dok korisnik može imati različite uloge u funkcionalnom odjelu u kojem radi i projektima u kojima učestvuje. Obradom određenog dokumenta korisnik prima i obrađuje dokumente u skladu sa svojom ulogom u odeljenju koje je navedeno u dokumentu.

5. Rad sa verzijama i revizijama dokumenata

Kartice dokumenata i priložene datoteke pohranjene su u različitim bazama podataka. To je omogućilo implementaciju mehanizma za rad sa verzijama i revizijama dokumenata, koji se široko koristi u fazama koordinacije, potpisivanja i odobravanja dokumenata.

6. Fleksibilnost sistema

Alati sistema, uključujući mehanizam toka posla, omogućavaju vam da brzo modifikujete postojeće šeme obrade dokumenata, kao i da brzo implementirate tok dokumenata za nove poslovne procese koji se odnose na obradu dokumenata. Koristeći gradivne blokove sistema, možete brzo implementirati, na primjer, obradu dokumenata neophodnih za donošenje odluke o preporučljivosti provođenja promocija, izdavanja kredita (u bankama) itd.

7. Tolerancija grešaka

BOSS-Referent podržava rad u Domino softverskom klasteru, koji se sastoji od dva servera - glavnog i rezervnog. Ako glavni server na kojem korisnici rade ne uspije, oni se automatski prebacuju na backup server (kada se baze podataka ponovo otvore). Kada se glavni server vrati, administrator vraća korisnike.

8. Performanse

Visoke performanse sistema u situaciji dinamičkog rasta volumena podataka osigurava mehanizam arhiviranja koji dokument prenosi u arhivu na serveru na kojem je kreiran, dok istovremeno automatski čuva arhivsku kopiju na drugim serverima. Visoke performanse se postižu i zahvaljujući odvojenom skladištenju “lakih” kartica dokumenata i fajlova koji su im priloženi, kao i pristupu potonjima pomoću softvera.

9. Pristup internetu

Za organizacije koje ne koriste Lotus kao korporativni standard, nudi se alternativni način pristupa funkcionalnosti sistema - korišćenje pretraživača Internet Explorer 5 i novije. Takve organizacije će samo trebati kupiti Lotus Notes CAL licence za instalaciju na radnim stanicama sistemskih administratora.

10. Lakoća administracije

Lotus Domino/Notes platforma vam omogućava da istovremeno precizirate sistem i replicirate ga na podružnice organizacije. Postoje mehanizmi koji vam omogućavaju da preko noći ažurirate sistem u svim kancelarijama geografski distribuirane organizacije. Da bi se olakšao posao održavanja lista zaposlenih, sistem je integrisan sa LDAP imenicima.

arapski bugarski kineski hrvatski češki danski nizozemski engleski estonski finski francuski njemački grčki hebrejski hindi mađarski islandski indonezijski talijanski japanski korejski latvijski litvanski malgaški norveški perzijski poljski portugalski rumunjski ruski srpski slovački slovenski španjolski švedski tajlandski turski vijetnamski

BOSS-Referent sistem je dizajniran da automatizuje upravljanje protokom dokumenata i kancelarijskim radom. Kreiran 1996. godine, danas je EDMS BOSS-Referent jedan od lidera na ruskom tržištu rješenja klase ECM (Enterprise Content Management). Od svih EDMS radnih stanica instaliranih u 2008. godini, 25%, odnosno svaka četvrta je implementirana na BOSS-Referent sistemu (prema pregledu tržišta EDMS-a koji je objavio DSS Consulting).

Najveći EDMS u Rusiji izgrađen je na platformi BOSS-Referent u Federalnoj poreskoj službi Ruske Federacije (FTS) - više od 85.000 korisnika, au kompaniji MTS - sistem objedinjuje više od 25.000 zaposlenih.

Korisnici elektronskog sistema upravljanja dokumentima BOSS-Referent su savezne i regionalne vlasti, državna jedinica, komercijalna društva, uključujući i holding kompanije sa velikom granskom strukturom i male organizacije.

Automatizacija upravljanja dokumentima uz pomoć BOSS-Referenta dovodi do povećanja produktivnosti zaposlenih, lakšeg pristupa informacijama za donošenje upravljačkih odluka, poboljšanja discipline u radu, a samim tim i ukupnog povećanja kvaliteta upravljanja.

• organizovati efikasan rad sa ugovorima;
• da interni korporativni tok dokumenata bude što bezpapirniji;
• automatizovati tok dokumenata federalnih ili regionalnih vlasti;
• osigurati kvalitetnu kontrolu izvršavanja instrukcija rukovodilaca;
• povećanje efikasnosti obrade aplikacija;
• implementirati tok projektne dokumentacije i mogućnost timskog rada;
• uspostaviti upravljanje dokumentima u okviru sistema upravljanja kvalitetom.

U vlastima:

• poboljšanje kvaliteta javnih usluga;
• poboljšanje discipline performansi, povećanje upravljivosti;
• povećanje transparentnosti i otvorenosti aktivnosti;
• smanjenje troškova podrške radu državnih organa;
• stvaranje osnove za sveobuhvatan informacioni sistem kao što je „elektronska vlada” (međuresorni tok dokumenata, EAR, arhive, portali državnih službi).

Za komercijalne kompanije:

• povećana upravljivost;
• brza reakcija na promjene;
• povećanje konkurentnosti kompanije na tržištu.

Period povrata sistema kreće se od šest mjeseci do 2 godine.

BOSS-Referent sistem je dizajniran za automatizaciju toka dokumenata i procesa upravljanja.

Sistem uključuje funkcionalnost koja vam omogućava da implementirate:

Podrška za procese odobravanja

• omogućava korištenje standardnih i kreiranje specijaliziranih procesa;
• predviđa mogućnost izmjene liste lica koja odobrava, vrste i vremena odobravanja;
• omogućava vam kontrolu procesa odobravanja;
• pruža informacije o verzijama dokumenata i historiji odobrenja.

Kontrola izvršenja naloga

• osigurava knjiženje svih izdatih naloga;
• omogućava vam da pratite pravovremenost izvršenja naloga i opterećenje stručnjaka;
• generiše statistiku o izvršenju naloga i obradi dokumenata.

Rad sa dolaznom i odlaznom korespondencijom

• osigurava registraciju primljene korespondencije u različitim vrstama;
• podržava registracijske brojeve bilo koje složenosti;
• omogućava vam da povežete dokumente jedni s drugima;
• omogućava nametanje odluka i pripremu nacrta odluka;
• obezbeđuje rad više kancelarija u okviru jednog informacionog prostora.

Više detalja o mogućnostima sistema možete pronaći na web stranici proizvođača.

EDMS BOSS-Referent ima niz jedinstvenih komercijalnih i tehnoloških prednosti koje sistemu omogućavaju liderstvo na ruskom tržištu rješenja za upravljanje dokumentima.

Sistem zadovoljava potrebe velikih i malih organizacija bilo koje industrije i omogućava državnim organima da kreiraju složene informacione sisteme, uključujući EAR, portale, pravno značajan protok dokumenata i arhivu.

Prednosti BOSS-Referent EDMS-a određene su širokim mogućnostima IBM Lotus platforme, visokotehnološkom arhitekturom i bogatim iskustvom implementacije. Mogu se istaći sljedeće prednosti rješenja:

EDMS BOSS-Referent je dizajniran da unapredi efikasnost organizacije u celini, a posebno njenih zaposlenih. Važan faktor koji utiče na to koliko se brzo zaposleni uključuju u rad sa novom aplikacijom i koliko brzo se standardne operacije implementiraju u sistem elektronskog upravljanja dokumentima je ono što se naziva upotrebljivost – korisnički interfejs fokusiran na obezbeđivanje maksimalne psihološke i estetske pogodnosti za korisnika. za rad sa aplikacijom. BOSS-Referent je praktičan i lak za upotrebu

Interfejs BOSS-Referent sistema trenutno je intuitivan za obične korisnike i jedan od najpogodnijih za korištenje među sličnim sistemima.

"Dnevni" i "Držač kartice"

Počevši od verzije 3.2.1, sistem je implementirao početnu stranicu, koja sadrži stavke koje se stalno koriste u radu – dnevnik i držač vizitkarte.

Konceptualno, početna stranica je individualna automatizirana radna stanica (AWS). To znači da svaki korisnik može konfigurirati komponente stranice tako da mu bude zgodno za rad, a glavni alati sistema su uvijek "pri ruci".

Samo informacije koje su vam potrebne

Interfejs BOSS-Referent sistema je dizajniran tako da različite grupe korisnika mogu raditi brže i sa većom pogodnošću: oni dobijaju samo alate i podatke koji su im potrebni.

Korisnici se mogu podijeliti u sljedeće grupe prema zadacima koje moraju riješiti u radu sa sistemom:

• izvršioci - popunjavaju kartice dokumenata, šalju dokumente na odobrenje i potpisivanje, prate tok dokumenata, izvještavaju o uputstvima rukovodstva;
• rukovodioci - donose odluke o dokumentima (koordiniraju i potpisuju dokumente), prate sprovođenje uputstava;
• Službenici - primaju, registruju, šalju dokumente, prate disciplinu rada.

Za svaku grupu korisnika, interfejs čak i istog dokumenta će biti drugačiji.

BOSS-Referent ima potpuno funkcionalnu web verziju koja podržava sve korisničke funkcije. Tako je sa EDMS BOSS-Referentom moguć punopravni rad korisnika kako u Lotus Notes klijentu tako i preko web pretraživača.

Prijateljstvo za korisnike

Rad sa BOSS-Referent EDMS-om na webu se praktično ne razlikuje od rada u Lotus Notes klijentu.

Interfejs obe verzije je identičan - alati, kartice dokumenata i principi navigacije sistemom su isti. Ako korisnik radi s obje verzije, na primjer, u kancelariji se za pristup koristi Lotus klijent, a za pristup od kuće koristi web pretraživač, tada neće morati da uči pravila za rad sa svakom verzijom - ona su identično za obje verzije.

Kada je prikladno koristiti web pristup sistemu?

Bilo bi ispravnije da organizacija radi sa BOSS Referentom preko web interfejsa pod sledećim uslovima:

• kada je organizacija usvojila e-mail klijent koji nije Lotus kao korporativni standard, svakako ga nije preporučljivo zamijeniti, a rad sa dokumentima se može implementirati preko Internet verzije sistema;
• kada su značajan dio korisnika EDMS-a mobilni korisnici, kojima je pogodnije pristupiti sistemu sa bilo koje tačke opremljene pristupom Internetu;
• ako politika informacione tehnologije organizacije uključuje korištenje aplikacija dostupnih preko web sučelja gdje god je to moguće;
• ako organizacija ima vrlo veliki broj korisnika u geografski udaljenim uredima, korištenje web verzije vam omogućava da ubrzate implementaciju EDMS-a i smanjite troškove projekta.

Tehničke karakteristike

Za konfigurisanje web pristupa BOSS-Referent sistemu nije potreban dodatni server: mogućnost rada korisnika sa web verzijom se ostvaruje dodatnom konfiguracijom Lotus Domino servera. Isti server se također koristi za podršku korisnicima koji rade u Lotus klijentu.

Autentifikacija korisnika sistema prilikom rada na webu se implementira na jedan od tri načina:

• korištenje Lotus Domina (jedina moguća opcija za korisnike koji kombiniraju rad preko weba i debelog klijenta);
• preko Active Directory (možete koristiti komponentu Winlogon);
• korištenjem LDAP-kompatibilnog direktorija.

Obavještenja koja se primaju u e-mailove korisnika prilikom rada na webu su u obliku html linkova (umjesto Lotus veza koje se koriste pri radu u Lotus klijentu e-pošte).

Da biste koristili pristup internetu, ne morate preuzimati ActivX elemente i Java applete. Nakon što korisnik ima priliku da radi na webu, jednostavno ulazi na link koji je odredio administrator, prolazi autentifikaciju, nakon čega može odmah raditi s punom verzijom sistema.

Šta je potrebno za brzu implementaciju EDMS-a? Da biste to učinili, potrebno je u kratkom roku postaviti procese (regulativu) za rad sa dokumentima u sistemu.

Stoga BOSS-Referent dolazi sa skupom unapred konfigurisanih procesa za rad sa standardnim dokumentima, koje je potrebno samo prilagoditi određenom kupcu. Sistem takođe sadrži elemente dizajna koji su dizajnirani da brzo izgrade procese iz „kockica“ za obradu specijalizovanih dokumenata (kao što je, na primer, proces odobravanja zahteva za kredit). To vam omogućava značajno smanjenje vremena implementacije i prilagođavanja sistema zahtjevima kupaca.

U svakoj organizaciji postoje pravila za rad sa dokumentima, koja mogu, ali i ne moraju biti evidentirana u obliku propisa (ili pravilnika), i moraju se uzeti u obzir prilikom automatizacije poslovanja. Uredba određuje šta se dešava sa dokumentom u različitim fazama njegovog životnog ciklusa. Prilikom implementacije sistema automatizacije upravljanja, propisi se implementiraju u obliku elektronskih upravnih propisa (ERA). U EDMS BOSS-Referentu, elektronski propisi se nazivaju “proces donošenja odluke” (na primjer, “proces donošenja odluke o ugovoru” ili “proces donošenja odluke o dopisu”).

Elementi bilo kojeg “procesa donošenja odluka” (propisi)

„Proces donošenja odluka“ se formira od kartice dokumenta i putanje dokumenta.

Kartica dokumenta je ekranska forma koju konfiguriše administrator i koja sadrži atribute dokumenta i samog dokumenta u obliku skenirane elektronske slike ili nacrta dokumenta, na primer, u formatu Microsoft Word.

Ruta dokumenta je slijed faza obrade dokumenata koje je administrator sistema konfigurirao za tipove dokumenata. Ruta može uključivati ​​sljedeće faze obrade dokumenta:

• Priprema;
• koordinacija;
• potpisivanje;
• izjava;
• registracija;
• izvršenje;
• prebaciti u arhivu.

Faza „koordinacije“ može se sastojati od jedne ili više faza. Svaka faza se kreira pomoću jednog od sljedećih blokova odobrenja:

• paralelno;
• sekvencijalno;
• sa prelazima prema uslovima.

Postavljanje “Procesa donošenja odluka” (Pravila)

Cijeli tok dokumenata koje obrađuje bilo koja organizacija može se podijeliti na dokumente koji su tipični za veliku većinu organizacija, i specijalizirane dokumente, obično proizvodne prirode (u bankama - to su zahtjevi za kredit, u konsultantskim kućama - izvještaji itd. ).

BOSS-Referent sadrži unapred konfigurisane procese za rad sa standardnim dokumentima, a takođe vam omogućava da sastavite specijalizovane procese iz dizajnerskih „kockica“ ugrađenih u sistem.

Postavljanje standardnih procesa

Osnovna verzija BOSS-Referent sistema uključuje 5 unapred konfigurisanih „procesa donošenja odluka“ za standardne dokumente (koristi se u velikoj većini organizacija):

• ugovori;
• organizaciona i administrativna dokumenta;
• nacrti izlaznih dokumenata;
• dopise;
• aplikacije.

Za ove procese BOSS-Referent sistem implementira standardne rute dokumenata i standardne kartice dokumenata. Ugrađeni procesi su univerzalni i administrator ih može promijeniti pomoću jednostavnih postavki.

Strukturu kartice za bilo koji od 5 standardnih procesa konfiguriše administrator sistema. Neka polja se mogu popuniti prema zadanim postavkama, neka se mogu popuniti pomoću sistemskih referentnih knjiga.

Rute za unaprijed konfigurirane procese su već definirane u sistemu i sastoje se od gore opisanih faza obrade dokumenta i blokova odobrenja. Administrator sistema može da konfiguriše proces odobravanja pomoću blokova odobrenja, kao i da definiše zaposlene uključene u odobravanje, potpisivanje i odobravanje dokumenata.

Kreiranje prilagođenih procesa

Za kompanije koje koriste specijalizirane dokumente (na primjer, kreditne zahtjeve) u BOSS-Referentu, moguće je brzo dizajnirati potrebne specijalizirane rute i kartice dokumenata.

Kreiranje specijalizovane rute se vrši pomoću Lotus Workflow Architest-a iz standardnih faza obrade dokumenata i blokova odobrenja ugrađenih u sistem (opisano gore).

Za kreiranje kartica za specijalizirane dokumente koji uključuju bilo koju potrebnu kompoziciju polja, koriste se alati Lotus Domino Designer.

Nakon kreiranja kartice i rute, proces se konfiguriše na isti način kao i za standardne procese.

BOSS-Referent je jedno od najboljih rješenja dostupnih na ruskom tržištu za organizaciju efikasnog toka dokumenata u organizacijama sa geografski raspoređenom strukturom, što je dokazano nizom uspješnih projekata, uključujući:

• Najveći EDMS u Rusiji izgrađen je na platformi BOSS-Referent - broj korisnika sistema elektronskog upravljanja dokumentima u Federalnoj poreskoj službi Ruske Federacije (FTS) premašuje 85.000, sistem je implementiran u teritorijalnim organima Federalna poreska služba svih subjekata Ruske Federacije, sistem podržava više od 350 servera;
• Najveći EDMS u komercijalnom sektoru kreiran je na BOSS-Referentu u MTS-u - sistem objedinjuje više od 25.000 zaposlenih iz divizija kompanije u Rusiji i nizu zemalja ZND u jedinstven informacioni prostor, a njegov rad podržava više od 100 serveri.

Efikasnost elektronskog sistema za upravljanje dokumentima u distribuiranom okruženju zavisi od toga koliko je dobro organizovana isporuka dokumenata korisnicima koji su udaljeni jedan od drugog. Odnosno, svi korisnici koji rade u EDMS-u, bez obzira na njihovu lokaciju, moraju imati pristup svim dokumentima potrebnim za njihov rad. U BOSS-Referentu su implementirane sve funkcije sistema tako da mogu ispravno raditi u uslovima teritorijalne distribucije.

Za rad u distribuiranom okruženju, BOSS-Referent sistem koristi sve prednosti Lotus Domino platforme, kao i sopstveni transportni mehanizam. Uz njihovu pomoć, sistem pruža sljedeće mogućnosti:

• Primjenjuje se princip „elektronski dokument se dostavlja samo tamo gdje je korisnicima potreban za rad“. To znači da ako se dokument obrađuje u centralnoj kancelariji kompanije i jednoj od njenih filijala, onda dokument mora biti lociran na ove dve lokacije, i nigde drugde;
• Prilikom prijenosa dokumenta (na primjer, onog koji se odobrava) na drugu lokaciju, svi prateći dokumenti se šalju zajedno s njim;
• Isporuka dokumenata, uputstava i podataka vrši se u paketu i odvija se gotovo trenutno. U ovom slučaju, nema potrebe za izvođenjem složenih postavki za serverska prava i replikaciju;
• Mehanizam transporta BOSS-Referent ima funkciju garantovane isporuke paketa dokumenata - ako paket nije u potpunosti isporučen, sistem ga ponovo šalje, a ako je nemoguće dostaviti paket, obavještava administratora. Da bi otkrio razloge neuspjeha isporuke, administrator može koristiti alat za dijagnosticiranje procesa prijenosa podataka;

Administracija BOSS-Referent sistema koji radi u distribuiranom okruženju je jednostavna kao administracija jedne lokacije. Istovremeno, upravljanje udaljenim kancelarijama je moguće sa jedne tačke, na primer, iz centralne kancelarije. Tako se sistem preko noći ažurira na novo izdanje na svim MTS EDMS sajtovima, a sprovode ga administratori iz centralne kancelarije kompanije;

• Funkcija podrške za premještanje korisnika omogućava vam da riješite problem premještanja korisnika i njihovih dokumenata s jedne stranice na drugu. Nakon što je korisnik prebačen, na primjer, iz filijale u centralu organizacije, paket svih dokumenata sa kojima je korisnik radio prije transfera šalje se kao kopija sa servera podružnice na server centralne kancelarije.

EDMS BOSS-Referent odlikuje kombinacija tri jedinstvene prednosti:

• s jedne strane, sistem kombinuje elemente dizajna, pa se zbog toga procesi upravljanja dokumentima mogu vrlo brzo automatizovati;
• s druge strane, zadržao je sve mogućnosti platforme, koje vam omogućavaju da rješenje prilagodite svim specifičnim potrebama korisnika;
• Osim toga, arhitektura sistema i metodologija implementacije omogućavaju automatizaciju procesa korak po korak, na primjer, da se započne postavljanje obrade ugovora tako da organizacija počne raditi u sistemu, a zatim postaviti druge procese.

2 mjeseca je dovoljno da se BOSS-Referent EDMS pusti u komercijalni rad.

To je moguće zahvaljujući sljedećim karakteristikama sistema i metodologije implementacije:

• Postoje dokumenti koji se obrađuju na isti način u gotovo svakoj organizaciji. Za 5 vrsta ovakvih dokumenata već su kreirani standardni procesi u BOSS-Referentu. Stoga možete početi raditi sa standardnim dokumentima, na primjer, ugovorima, odmah nakon instaliranja sistema.
• Ako prilikom implementacije sistema postoji potreba za kreiranjem procesa za obradu specijalizovanih dokumenata koji se koriste u radu posebne organizacije, to se takođe može uraditi brzo. Proces je formiran od elemenata procesa koji su već implementirani u sistemu - sastavljen je od „kockica“ poput konstruktora.
• BOSS-Referent ima potpuno funkcionalan pristup internetu, što korisnicima omogućava potpuni rad kako u Lotus Notes klijentu tako i preko web pretraživača. Ako struktura organizacije uključuje mnogo geografski udaljenih filijala i odjeljenja, onda se vremenski okvir projekta implementacije može značajno smanjiti pružanjem web pristupa sistemu svim korisnicima u filijalama.
• Metodologija implementacije BOSS-Referentnog EDMS-a razvijana je godinama uspješnih projekata različitih veličina i usmjerena je na implementaciju projekta u kratkom roku. Na primjer, kod automatizacije rada sa standardnim dokumentima potrebno je 1 mjesec za ispitivanje postojećeg toka dokumenata u organizaciji i pripremu za implementaciju, drugi mjesec se troši na instalaciju sistema, postavljanje standardnih procesa i obuku korisnika. Odnosno, nakon 2 mjeseca organizacija počinje probni rad EDMS-a.

Pouzdanost i performanse BOSS-Referent sistema osiguravaju mogućnosti Lotus Domino platforme: indikator pouzdanosti je 24x7, a na jednom serveru može raditi do 1000 korisnika.

Pouzdanost sistema

Pouzdanost 24x7 BOSS-Referent EDMS-a postiže se organizovanjem rada u Lotus Domino softverskom klasteru koji se sastoji od dva (ili više) servera. Identitet podataka na poslužiteljima uključenim u klaster održavaju Lotus Domino replikacije klastera. Korišćenje Lotus Domino klastera obezbeđuje:

• tolerancija grešaka sistema - u slučaju kvara glavnog servera na kojem korisnici rade, automatski se prebacuju na rezervne servere;
• raspodjela opterećenja na serverima - korisnici su proporcionalno raspoređeni na različite servere, što pomaže poboljšanju performansi sistema.

Performanse sistema

Visoke performanse sistema obezbeđene su brojnim tehničkim rešenjima, kao što su:

• raspodjela opterećenja u softverskom klasteru Lotus Domino;
• automatski transfer obrađenih dokumenata u arhive odgovarajućih modula - nakon završenog rada sa dokumentima, oni se premeštaju u arhive odgovarajućih modula, dok su dostupne fleksibilne postavke za automatsko arhiviranje i pretraživanje u svim modulima, uključujući i arhivirane;
• skladištenje kartica dokumenata i datoteka priloga u različitim modulima (za posebno velike količine datoteka, prilozi se mogu pohraniti u sistem tipa „elektronska arhiva“ - IBM Content Manager ili Saperion), dok lokacija za skladištenje nije očigledna korisniku, i efekat “prilog je priložen kartici” je sačuvan dokument”;
• distribuirani transportni mehanizam, optimizovan za obim prenetih informacija i koji radi po principu „dokumenti se pohranjuju i prenose samo na one servere gde su neophodni za rad“.

Razvoj elektronskog sistema za upravljanje dokumentima BOSS-Referent u okviru jednog projekta moguć je u dva pravca:

• na putu povećanja obima sistema;
• na putu proširenja funkcionalnosti.

Za povećanje obima sistema uz održavanje jedinstvenog informacionog prostora, BOSS-Referent vam omogućava:

• Povežite nove korisnike u velikom broju. Mogućnosti sistema BOSS-Referent testirane su na projektima izgradnje najvećeg EDMS-a u Rusiji u Federalnoj poreskoj službi (ukupni planirani broj korisnika bi trebalo da pređe 100 hiljada) i MTS-u (sistem zapošljava više od 25 hiljada zaposlenih).
• Povežite nove lokacije (geografski udaljene divizije i ogranke organizacije) sa njihovim serverima. Trenutno, rad EDMS-a Federalne poreske službe i MTS-a podržava više od 100 servera.

BOSS-Referent pruža široke mogućnosti za kvalitetan razvoj sistema - dodavanjem novih funkcija - na sledeći način:

• Sistem može automatizovati rad sa svim vrstama upravljačkih dokumenata koji se koriste u organizaciji. Procesi za obradu standardnih dokumenata mogu se lako „klonirati“ iz već unapred konfigurisanih procesa - propisi se kopiraju i u njima se menjaju potrebna podešavanja. Za specijalizirane dokumente organizacije (kao što su, na primjer, zahtjevi za kredit), specijalizirani procesi se kreiraju pomoću alata Lotus platforme.
• Integracija sa drugim proizvodima omogućava vam da značajno proširite mogućnosti BOSS-Referent sistema, kao i da EDMS učinite dijelom jedinstvenog informacionog sistema organizacije. Iskustvo izgradnje EDMS-a na platformi BOSS-Referent uključuje primjere uspješne integracije sa HR, ERP, CRM sistemima klase, kao i kreiranje pravno značajnog elektronskog upravljanja dokumentima;
• Partneri kompanije BOSS-Referent razvili su module kompatibilne sa BOSS-Referent EDMS, dizajnirane da prošire osnovnu funkcionalnost sistema.

EDMS BOSS-Referent je jedan od rijetkih sistema na ruskom EDMS tržištu koji dolazi sa otvorenim kodom. Ovo kupcima pruža sljedeće pogodnosti:

• Organizacije koje koriste BOSS-Referent imaju priliku da prilagode sistem specifičnostima svog rada i razviju sopstvene dodatne EDMS module. Ovo je jedinstvena prednost fleksibilnosti BOSS-Referent sistema.
• Timovi za sigurnost kupaca su bili u mogućnosti da verifikuju bezbednost koda i samog sistema, kao i da ga sertifikuju za usklađenost sa internim bezbednosnim zahtevima.

BOSS-Referent sistem je certificiran za usklađenost sa zahtjevima Vodećih dokumenata FSTEC Rusije:

• “Sigurnost informacionih tehnologija. Kriteriji za procjenu sigurnosti informacionih tehnologija." Procijenjeni nivo pouzdanosti 4 (EAL4).
• „Zaštita od neovlašćenog pristupa informacijama. Dio 1. Softver za sigurnost informacija. Klasifikacija prema nivou kontrole odsustva neprijavljenih sposobnosti” (NDV4).

OUD4 sertifikat garantuje nivo bezbednosti sistema i ispravan rad bezbednosnih funkcija koje su neophodne za rad sa poverljivim informacijama.

NDV4 sertifikat garantuje odsustvo „backdoors“ u programskom kodu.

Prisustvo FSTEC sertifikata omogućava vam da sertifikujete informacione sisteme izgrađene na bazi BOSS-Referenta prema klasi bezbednosti informacionog sistema ličnih podataka (ISPD) do „1G“ i prema klasi zaštite ličnih podataka u IS do „ K2” uključujući.

BOSS-Referent sistemi imaju ugrađenu podršku za kriptografske alate za zaštitu informacija sertifikovane od strane FSB Rusije. Koristeći ove alate, BOSS-Referent implementira:

• korišćenje elektronskog digitalnog potpisa (EDS), koji omogućava potvrdu autorstva, integriteta i pravnog značaja elektronskih dokumenata;
• enkripcija podataka, koja omogućava dodatnu zaštitu informacija sadržanih u elektronskom dokumentu.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima, izgrađen na bazi BOSS-Referenta, sastoji se od nekoliko nivoa:

• hardver (serveri, klijentske radne stanice, mreže, itd.) i platforma (Windows/Linux/Sun operativni sistem i transportni protokoli), koja kombinuje sav hardver u jedan kompleks;
• IBM Lotus tehnološka platforma, koja je “superstruktura” na mrežnom operativnom sistemu i uključuje Domino serversku komponentu i Notes klijentsku komponentu;
• BOSS-Referent sistem, koji je Lotus Domino aplikacija koja se sastoji od modula (baza podataka) u nsf formatu;
• klijentske stranice za korisnike koji mogu raditi koristeći i Lotus Notes klijent i web pretraživač.

IBM Lotus je platforma orijentirana na dokumente, što ga čini poželjnijim za EDMS zadatke od relacijskih DBMS-ova.

BOSS-Referent ima modularnu arhitekturu. Moduli uključeni u BOSS-Referent sistem su međusobno povezane baze podataka (DB) koje rade u Lotus Notes/Domino okruženju. Ove baze podataka mogu se podijeliti u tri grupe:

Dizajniran za obradu upravljačkih informacija i donošenje odluka.

Modul "Kancelarija"

Omogućava kompletan ciklus rada za organizaciju sa ulaznim i odlaznim dokumentima. Omogućava vam kontrolu, snimanje i registraciju korespondencije.

Modul "Donošenje odluka"

Dizajniran za automatizaciju poslovnih procesa koji se implementiraju u sistem u obliku „Procesa donošenja odluka“, formiranih od dva obavezna elementa: kartice dokumenta i rute dokumenta. Isporuka sistema uključuje unapred konfigurisane “procese donošenja odluka” za standardne dokumente (ugovore, organizacione i administrativne dokumente, nacrte izlaznih dokumenata, dopise, aplikacije). Procesi za specijalizovane dokumente (na primjer, zahtjevi za kredit) mogu se brzo dodatno prilagoditi.

Modul "Narudžbe"

Omogućava vam postavljanje zadataka zaposlenima u cijeloj organizaciji kreiranjem zadataka na osnovu dokumenata ili nezavisnih zadataka i praćenje njihove implementacije. Pruža mogućnost kreiranja povezanih naloga koji formiraju "stablo" naloga i praćenje njihove implementacije.

Instrukcije mogu izdati rukovodioci na svim nivoima. Izvođači mogu sačuvati izvještaje o obavljenom poslu u modulu „Narudžbe“. Modul je usko povezan sa ostalim bazama sistema („Odlučivanje“, „Kancelarija“). Nalozi se mogu kreirati kako u samoj bazi „Nalozi“, tako iu drugim sistemskim modulima („Odlučivanje“, „Kancelarija“), dok se svi nalozi čuvaju u modulu „Nalozi“.

Dizajniran za pohranjivanje regulatornih i referentnih informacija.

Modul "Organizacioni imenik"

Dizajniran za skladištenje i ažuriranje podataka o strukturi i zaposlenima preduzeća. Baza podataka sadrži informacije o odjeljenjima i ograncima koji su u sastavu organizacije, njihovoj međusobnoj podređenosti, kao io zaposlenima u organizaciji, uključujući informacije o kombinovanju radnih mjesta, delegiranju ovlaštenja i ulogama za obradu dokumenata (odobrenje, odobravanje itd.). ). Ovdje se pohranjuju i servisne informacije: o lokacijama (serverima na kojima se radi), vezama, čvorovima, nazivima kancelarija itd. Podatke iz modula Organisation Directory koristi većina modula BOSS-Referent sistema.

Modul "Spoljni primaoci"

Dizajniran za pohranjivanje podataka o partnerskim organizacijama (kupci, partneri, klijenti) i njihovim predstavnicima. “Spoljni kontakti” mogu pohraniti širok spektar informacija - od bankovnih podataka organizacije do broja mobilnog telefona njenog predstavnika.

U sistemu se podaci iz modula „Spoljni adresati“ koriste svuda gde je potrebno navesti druge ugovorne strane, na primer, prilikom rada sa ugovorima, ulaznim i odlaznim dokumentima itd.

Modul "Rječnici"

Dizajniran za kreiranje i pohranjivanje lista ključnih riječi koje se koriste za popunjavanje polja za unos u karticama baze podataka sistema. Koristi se u većini modula BOSS-Referent sistema kao referentna knjiga za značenja rečnika. Dodavanje novih zapisa i uređivanje starih provode administratori ili posebno određeni zaposleni.

To su moduli koji omogućavaju fleksibilnu konfiguraciju funkcionalnih podsistema i pružaju podršku za pomoćne funkcije.

Prekidač modul

To je centralna baza preko koje se konfiguriše aplikacija. Sadrži tehnološke informacije o lokaciji drugih baza podataka BOSS-Referent sistema na serverima. Baza podataka "Switch" dizajnirana je za rješavanje sljedećih zadataka:

Korisnička navigacija - modul omogućava navigaciju kroz baze podataka i služi kao jedinstvena ulazna tačka u sistem za korisnike Prebacivanje sistemskih modula - uspostavlja veze između sistemskih baza podataka i sa rječničkim i referentnim modulima Konfiguracija korisničkih radnih stanica "Glavna stranica" Modul “Switch” je ulazna tačka korisnika u sistem.

Modul "Kabinet"

Pripada grupi korisničkih usluga. Dizajniran da informiše korisnike o njihovim zadacima: sve servisne poruke BOSS-Referent sistema se isporučuju ovde. Baza je dostupna svim korisnicima, a svaki korisnik prima samo obavještenja upućena njemu. Sistem vam omogućava da duplirate poruke koje stižu na „Račun“ u poštansko sanduče korisnika,

Modul "Traži".

Pomoćni modul koji vam omogućava da pretražujete po skupu atributa kartica dokumenata u bazama podataka “Office”, “Decision Making” i njihovim arhivama.

Modul "Matičar"

Sadrži skup brojača (softverskih brojača) koji generiraju registracijske brojeve dokumenata i formate brojilaca. Omogućava vam da fleksibilno konfigurirate različite formate brojača u skladu s prihvaćenom procedurom organizacije za generiranje registracijskih brojeva za dokumente različitih tipova. Pored “šaltera”, format može sadržavati različite parametre, na primjer: puno ime potpisnika, datum registracije, graničnike, indeks slučaja, itd. Za jedan brojač može se kreirati više formata.

Arhivski moduli

Dizajniran za skladištenje arhivskih dokumenata iz modula „Kancelarija“, „Nalozi“, „Donošenje odluka“ i srodnih modula „Elektronske slike“. Za svaki modul kreira se posebna arhivska baza podataka. Dokumenti prebačeni u arhivu iz modula „Kancelarija“ i „Odlučivanje“ dobijaju status „Za akciju“, status uputstva se ne menja.

Modul “Postavke donošenja odluka”

Pomoćni modul koji se koristi za kreiranje standardnih procesa u skladu sa kojima će se obrađivati ​​dokumenti u bazi za donošenje odluka. Standardna procesna kartica navodi faze i faze obrade dokumenta, podešavanja za podrazumevane vrednosti polja dokumenta, zaposlene koji su uključeni u obradu (odobravanje, potpisivanje, odobravanje, registraciju), kao i zaposlene koji imaju pravo kreiranja dokumenata.

Modul "Protokol"

Koristi se za snimanje radnji korisnika pri radu sa dokumentima u sistemu BOSS-Referent. Informacije iz baze podataka Protokola namijenjene su samo pregledu i koristi ih služba zadužena za sigurnost informacija.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima Boss-Referent kreiran je 1996. godine i još uvijek drži vodeću poziciju na ruskom tržištu aplikacija ECM klase. EDMS BOSS-Referent automatizuje tok dokumenata kompanije i optimizuje rad u kancelariji. Ovaj sistem je pogodan za automatizaciju toka dokumenata državnih agencija i velikih privatnih kompanija, holdinga i srednjih preduzeća.

Elektronsko upravljanje dokumentima u Federalnoj poreskoj službi Ruske Federacije (više od 130 hiljada korisnika) funkcioniše na osnovu BOSS-Referenta, a na sistem u MTS-u je povezano više od 25 hiljada zaposlenih.

Upotreba EDMS BOSS-Referenta u procesu upravljanja dovodi do optimizacije kretanja korporativnih dokumenata, ubrzanja donošenja odluka od strane menadžmenta organizacije i poboljšanja kvaliteta upravljanja, povećanja izvršne discipline i efikasnosti osoblja. Boss-Referent sistem elektronskog upravljanja dokumentima se isplati u periodu od 6 mjeseci do 2 godine.

Program BOSS-Referent pomaže u organizaciji toka dokumenata u skladu sa standardima sistema upravljanja kvalitetom i pouzdan je pomoćnik u rješavanju problema upravljanja.

Upotreba sistema:

• omogućava vam da eliminišete papirologiju što je više moguće;
• pomaže u optimizaciji rada s ugovorima i aplikacijama;
• organizuje efikasno upravljanje projektima;
• unapređuje kontrolu nad izvršavanjem zadataka i instrukcija menadžmenta.

Prilikom implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima BOSS-Referent u državnim i državnim organima, stvara se osnova za uspostavljanje razmjene informacija sa eksternim korisnicima poput „elektronske uprave“ i organizovanje rada portala državnih službi. Softverski proizvod BOSS-Referent osigurava transparentnost aktivnosti i poboljšava kvalitet državnih usluga. Sistem vam omogućava da smanjite budžetske izdatke za održavanje državnih organa, povećate produktivnost i efikasnost upravljanja, kao i bolju kontrolu izvršne discipline. U privatnim organizacijama stvaranje sistema povećava efikasnost donošenja upravljačkih odluka i produktivnost osoblja smanjujući vrijeme potrebno za obradu dokumenta i traženje potrebnih informacija.

EDMS BOSS-Referent ima niz neospornih prednosti, a to su:

Kreiranje elektronskog sistema za upravljanje dokumentima u kompaniji uključuje kupovinu potrebnog broja licenci, postavljanje i implementaciju sistema, obuku osoblja, organizaciju podrške i održavanja sistema. Partneri kompanije BOSS-Referent prodaju licence krajnjim korisnicima. Potrebno je kupiti licence za BOSS-Referent program i licence za IBM Lotus Notes/Domino platformu prema broju korisnika u sistemu.

Kao rezultat implementacije elektronskog sistema za upravljanje dokumentima, organizacija ima mogućnost da uspostavi red u toku dokumenata, smanji vrijeme obrade dokumenata i poboljša kontrolu nad izvršenjem dokumenata. Efikasnost donošenja odluka od strane menadžmenta kompanije povećava se zahvaljujući brzoj potrazi za potrebnim informacijama. U konkurenciji, važan aspekt je sigurnost informacija, koju EDMS BOSS-Referent pruža u potpunosti. Stvaranje jedinstvenog informacionog prostora poboljšava interakciju između državnih organa i čini rad državnih organa transparentnijim.

Odgovornosti kompanije BOSS-Referent uključuju:

• razvoj istoimenog proizvoda - elektronskog sistema upravljanja dokumentima BOSS-Referent;
• razvoj partnerske mreže;
• savjetovanje i podrška za partnere i korisnike sistema;
• obrazovanje;
• marketinška promocija proizvoda.

Partnerska mreža BOSS-Referent

Partneri kompanije BOSS-Referent pružaju usluge implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima, podršku kreiranim rešenjima, prilagođavanje sistema zadacima korisnika, kao i obuku korisnika. Svaki partner ima jedan od tri statusa:

• Generalni partner - ima široku kompetenciju, veliki broj sertifikovanih stručnjaka i iskustvo u realizaciji mnogih implementacionih projekata;
• Partner - ima u osoblju certificirane BOSS-Referent stručnjake obučene za implementaciju projekata implementacije;
• Prodavac - snabdeva EDMS BOSS-Referent.
• Partnerska mreža BOSS-Referent pokriva skoro sve regione Rusije, kao i Ukrajinu i Kazahstan. U odjeljku “Partneri” na našoj web stranici možete pronaći partnera u svojoj regiji ili u abecednom katalogu odabrati kompaniju koja vas zanima.

Servis i podrška BOSS-Referent

Podrška implementiranih sistema elektronskog upravljanja dokumentima BOSS-Referent je moguća u osnovnoj i proširenoj verziji:

• Garantnu (osnovnu) podršku pruža proizvođač, BOSS-Referent.
• Proširenu tehničku podršku pružaju BOSS-Referent partneri.
• BOSS-Referentni kursevi obuke

Kompanija BOSS-Referent pruža obuku u Moskvi na sledećim kursevima:

• “Metodologija za implementaciju EDMS BOSS-Referent”
• “Osnove EDMS administracije BOSS – Referent”
• Obuka stručnjaka iz partnera kompanije BOSS-Referent u okviru affiliate programa je besplatna.

U januaru 2012. godine postalo je poznato da se u IT grupi ozbiljno promijenila struktura upravljanja ECM praksom (upravljanje sadržajem preduzeća, skladištenje korporativnih informacija, uključujući elektronsko upravljanje dokumentima, EDMS).

U decembru 2011. godine pojavila se 100% podružnica kompanije za upravljanje Business Logic 2.0 grupe, koja će se, pored implementacije ECM-a, angažovati u novom pravcu za grupu - sistemima upravljanja poslovnim procesima (BPM).

Do sada je ECM praksu predstavljao dugogodišnji EDMS programer „Boss-Referent“ i „IT Information Management“, kreiran u aprilu 2011. godine, koji implementira sličan softver. Prije stvaranja Information Managementa kao zasebne kompanije, implementaciju je predstavljalo odjeljenje integratora.

Smjer je važan za grupu. Kako za CNews kaže Tagir Yapparov, predsjednik odbora direktora IT-a, u protekloj godini ECM praksa iznosila je oko 500 miliona rubalja. prihoda. Sa ukupnim prihodom za 2010. godinu, prema rejtingu „CNews100: najveće ruske IT kompanije“, 4,7 milijardi rubalja. Što se tiče broja zaposlenih, prema riječima nove generalne direktorice “Business Logic” i “Boss Referenta” Marije Kamennove, trenutno na smjeru radi oko 230 ljudi, od čega je oko 180 zaposlenih u realizaciji. Na kraju 2010. godine, prema rejtingu CNews-a, u IT grupi je radilo ukupno 1.550 ljudi.

Prije dolaska Kamene čete bili su podređeni različitim ljudima. Kompanija za implementaciju - Georgy Podbutsky, koji je ostao u Business Logic kao zamjenik direktora odgovoran za ECM. Programere je vodio Andrey Grib, koji sada napušta IT. Yapparov pripisuje svoj odlazak činjenici da se "nisu svi menadžeri integrirali u novu matričnu strukturu, koja predviđa veće delegiranje odgovornosti".

Pravno, Boss Referent je ostao organizacija nezavisna od Business Logic, koja je također u potpunom vlasništvu kompanije za upravljanje grupacijom, kaže Yapparov. Međutim, izvor CNews-a u grupi je uvjeren da govorimo o potpunom prenamjenu razvoja EDMS-a na implementatore. “Stvar nije bila ograničena samo na Gribov odlazak, ljudi iz kompanije za implementaciju došli su i na druge rukovodeće pozicije u Boss-Referentu”, kaže on. - Normalna poslovna interna konkurencija među strukturama je dugo postojala, a bilo je i međusobnih optužbi za promašaje. U proteklih nekoliko godina u implementaciji se promijenilo nekoliko direktora. Sada je “Boss Referent” postao potpuno ovisan o implementatorima.”

Unatoč potresu režije, Tagir Yapparov namjerava godišnje udvostručiti prihod od svog rada, tj. Ove godine bi trebalo da dostigne milijardu rubalja. Danas je potpisan ugovor između Business Logic i njemačkog BPM developera Metasonic. Planovi su još uvijek na snazi ​​za podršku višeplatformskog “Boss Referenta”: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, mobilne verzije za iOS i Android. Kako kaže anonimni sagovornik CNews-a, tokom reorganizacije iz kompanije je otišao jedan broj programera, a za realizaciju ovih planova moraće se angažovati novi. Nedavno je IT najavio praksu u ECM oblasti.