Kako pravilno sastaviti obavještenje za davanje objašnjenja. Pisano obrazloženje zaposlenog je važan dokument prilikom primjene disciplinske mjere.

Davanje pismenih objašnjenja postaje obavezno samo u određenom broju slučajeva. Najčešće- prilikom ocjene osnovanosti razloga disciplinski prekršaj radnika(kršenje radnih i službenih dužnosti od strane zaposlenog). Ovo nalaže postupak za izricanje disciplinske sankcije iz čl. 193. Zakona o radu (u daljem tekstu: Zakon o radu Ruske Federacije), što može rezultirati ne samo ukorom ili ukorom, već i otkazom. Sve zavisi od okolnosti, koje je potrebno rešiti. U ovom slučaju, objašnjenje dokumentira i prenosi menadžmentu poziciju zaposlenika, njegovu viziju situacije i njegove argumente.

Fragment dokumenta

Collapse Show

Zakon o radu Ruske Federacije. Član 193. “Postupak za primjenu disciplinskih sankcija”

Prije primjene disciplinske mjere, poslodavac mora zatražiti pismeno objašnjenje od zaposlenog. Ako nakon dva radna dana zaposlenik ne da navedeno objašnjenje, sastavlja se odgovarajući akt.

Nedavanje objašnjenja od strane zaposlenog nije prepreka za poduzimanje disciplinskih mjera.

Disciplinska mjera se primjenjuje najkasnije u roku od mjesec dana od dana otkrivanja prekršaja, ne računajući vrijeme bolovanja zaposlenog, boravak na godišnjem odmoru, kao i vrijeme potrebno da se uzme u obzir mišljenje predstavničkog tijela zaposlenima.

Disciplinska sankcija se ne može primijeniti kasnije od šest mjeseci od dana izvršenja prekršaja, a na osnovu rezultata revizije, inspekcijskog nadzora finansijsko-ekonomske djelatnosti ili revizije - kasnije od dvije godine od dana izvršenja. Navedeni rokovi ne uključuju vrijeme vođenja krivičnog postupka.

Za svaki disciplinski prekršaj može se primijeniti samo jedna disciplinska sankcija.

Naredba (uputstvo) poslodavca o primjeni disciplinske sankcije objavljuje se zaposlenom uz potpis u roku od tri radna dana od dana objavljivanja, ne računajući vrijeme odsustva zaposlenog s posla. Ako zaposlenik odbije da se upozna sa navedenom naredbom (uputstvom) uz potpis, tada se sastavlja odgovarajući akt.

Zaposleni se može žaliti na disciplinsku kaznu državnoj inspekciji rada i (ili) organima za razmatranje pojedinačnih radnih sporova.

No, objašnjenja se mogu sastaviti i iz drugih razloga, iako ostaje aspekt „potrebe da se opravda“ (uostalom, u drugim slučajevima se koriste službeni i dopisnici). Na primjer, prilikom ispitivanja okolnosti oštećenja imovine poslodavca i utvrđivanja njenog iznosa iz čl. 247 Zakona o radu Ruske Federacije.

Pogledajte i primjer zahtjeva za davanje pismenih objašnjenja u članku “Lažna dokumenta za zapošljavanje”

Zahtjev za pismeno objašnjenje

Dakle, “prije izricanja disciplinske mjere, poslodavac mora zatražiti pismeno objašnjenje od zaposlenog”. Kao što vidite, zakon ne precizira da li zahtjev za objašnjenjem mora biti usmeni ili pismeni. U posebno teškim slučajevima, kada su i zaposlenik i poslodavac vrlo ozbiljni i namjeravaju ići, kako kažu, do gorkog kraja, poslodavac mora zatražiti objašnjenje od zaposlenog u pisanoj formi, kako bi potom mogao potvrditi usklađenost. sa postupkom propisanom za izricanje disciplinskih sankcija u članu 193. Zakona o radu Ruske Federacije (Primjer 1). Nikada nije postojao odobreni obrazac ovog kadrovskog dokumenta, pa ga svaka organizacija sastavlja na svoj način. Čak je i vrsta dokumenta koji se za to koristi je drugačija (obavijest, zahtjev, pismo, itd.), iako je ispravnije nazvati ga „ zahtjev“, jer u dijelu 1. čl. 193 Zakona o radu Ruske Federacije to navodi. Obavještenje ima drugačije značenje - informacije se pružaju i nema potrebe da se bilo šta čini. Pismo je odlazni dokument koji se šalje trećoj organizaciji ili pojedincu, a zaposleni nije tako „strana“ osoba.

Treba imati na umu da se „disciplinska sankcija primjenjuje najkasnije mjesec dana od dana otkrivanja prekršaja“ (dio 3. člana 193. Zakona o radu Ruske Federacije). Činjenica njegovog otkrića potvrđuje se aktom, a ne uslovom. Dakle, ovaj mjesec treba računati od datuma otkrivanja (koji bi se idealno trebao poklopiti sa datumom sastavljanja akta), a ne od datuma zahtjeva za pismeno objašnjenje.

Drugi period se računa od datuma zahtjeva - 2 dana za davanje pismenog objašnjenja(Vidi primjer 3). Stoga je važno ne samo formalizirati zahtjev, već i dokazati da je isti uručen zaposleniku ili da je odbio da ga primi. Da biste to učinili, možete odmah napraviti odgovarajuće praznine na dnu lista (označene brojevima 1 i 2 u primjeru 1): ako prvi (potpis na prijemu zahtjeva) nije sastavljen, onda drugi je sastavljen (svjedoci potvrđuju činjenicu odbijanja zaposlenika da primi ovaj dokument, ova oznaka eliminira potrebu za sastavljanjem posebnog akta o ovom pitanju).

Primjer 1

Pismeni zahtjev za objašnjenje od zaposlenog

Collapse Show

Primjer 2

Tekst zahtjeva za objašnjenje radnika o razlozima odsustva sa posla i potpis

Collapse Show

Primjer 3

Obračun roka za davanje pismenog obrazloženja razloga za disciplinski prestup

Collapse Show

Recimo, radnik je u ponedjeljak 01.09.2014. godine iz nehata oštetio imovinu poslodavca, tome je bilo svjedoka i istog dana je sastavljen zapisnik. Radnik je 2. septembra 2014. godine bio dužan da da pismena objašnjenja. Od sljedećeg dana počinjemo računati rok:

• 03.09.2014. - 1. dan,
• 04.09.2014. - 2. dan (kada će se dostavljanje obrazloženja ipak smatrati blagovremenim),
• Već 05. septembra 2014. godine moguće je aktivirati činjenicu nedavanja objašnjenja.

Ako je radniku u petak 05.09.2014. godine predočen zahtjev za pismeno objašnjenje, a subota i nedjelja su mu slobodni dani (tj. ne ulaze u obračun roka od 2 dana), tada je rok za blagovremeno dostavljanje obrazloženja ističe tek u utorak 09.09.2014.

Kako se savjestan zaposlenik ne bi zbunio u izračunavanju ovog roka, bolje je odmah u zahtjevu navesti određeni datum do kojeg se mora dostaviti objašnjenje. Ovdje možete dodati konkretan odjel/službenik kome ga treba dati (vidi drugi pasus teksta zahtjeva iz primjera 1). Adresar objašnjenja (na čije ime je sastavljeno, na primjer, generalni direktor) i osoba na koju bi ga trebalo prenijeti (na primjer, sekretar ili šef kadrovske službe) najvjerovatnije će biti različiti ljudi.

Ako je zaposlenik zaista imao dobre razloge za ponašanje koje se poslodavcu nije svidjelo, a općenito su adekvatni ljudi, onda se ne treba bojati objašnjenja - ono će doći u odbranu “optuženog”. Tada nema potrebe čekati pismeni zahtjev poslodavca. Na njegov usmeni zahtjev, bolje je odmah sastaviti obrazloženje, priložiti što je moguće više dokaza da je u pravu. Ne mogu samo službeni dokumenti, čak i ispis sa informativnog sajta o prekidima u radu linije metroa koji kasnilac koristi da stigne na posao. Ako dođe do sukoba među zaposlenima, onda dobro napisano pismo objašnjenja može čak i „povući“ menadžment na stranu svog autora.

U čije ime je napisano objašnjenje?

Da biste tačno odgovorili na ovo pitanje, potrebno je da pogledate Interni pravilnik o radu koji se mora primjenjivati ​​u svakoj organizaciji. Najvjerovatnije piše da zaposleni odgovara svom neposrednom nadređenom i generalnom direktoru. Zatim, ako se nešto desi, zaposleni će napisati objašnjenje upućeno ili svom šefu ili generalnom direktoru.

Lokalni propisi mogu uspostaviti drugačiju hijerarhiju: na primjer, članovi radne grupe podnose izvještaj šefu ove grupe, uprkos činjenici da u njoj predstavljaju različite odjele. Vođa grupe može tražiti pismena objašnjenja samo ako je nedolično ponašanje povezano sa radom grupe.

Dakle, služba bezbednosti, menadžer korporativne kulture ili rukovodilac kadrovske službe nemaju pravo da zahtevaju objašnjenja od zaposlenih u drugim službama koji im ne odgovaraju, osim ako je to izričito navedeno u lokalnim propisima organizacije. Istina, odgovarajuća ovlaštenja ovim i drugim službenicima i dalje mogu biti delegirana naredbom generalnog direktora (na primjer, predsjedniku komisije da istraži određeni incident). Pogledajte natpise u primjerima 1 i 2, označene znakom uzvika.

Ručno ili na kompjuteru?

Zakon ne zahtijeva da se objašnjenja pišu rukom, već se mogu kucati na kompjuteru. Ali iskusni kadrovi zahtijevaju objašnjenja od zaposlenih, napisana samo svojim rukopisom. U slučaju radnog spora, to će pomoći poslodavcu da se zaštiti od nezakonitih radnji od strane zaposlenog koji može tvrditi da je bio “prisiljen” da potpiše tekst koji je već neko drugi sastavio.

Minimalni potrebni sastav rukopisnih elemenata, ucrtanih rukom zaposlenog na objašnjenju, je sljedeći:

• naziv posla,
• lični dodir i
• I O. Prezime.

Ne možete se ograničiti samo na rukom pisani potez, jer... grafološkim ispitivanjem nije moguće nedvosmisleno utvrditi da neki potpisi pripadaju određenoj osobi. A na osnovu cijelih riječi (položaj i prezime), to se definitivno može učiniti.

Detalji objašnjenja

Forma objašnjenja je relativno besplatna. Niko ne zahteva od zaposlenog da ima temeljno poznavanje standarda pripreme dokumenata, dovoljno je poštovanje zahtevanog minimuma.

U gornjem desnom uglu lista, informacije su ispisane u koloni o kome i kome je upućeno objašnjenje. Zaposlenik mora navesti svoju strukturnu jedinicu, poziciju, kao i svoje puno prezime, ime i patronim. Naziv vrste dokumenta- objašnjenje - napisano u sredini, nakon nekoliko redova (obično velikim slovom ili samo velikim slovima, kao što je prikazano u primjeru 4). U primjeru 5 prikazana je zastarjela verzija, gdje je naziv tipa dokumenta u potpunosti napisan malim slovima i praćen tačkom, tj. činilo se da se čitavo „zaglavlje“ može pročitati u jednoj rečenici; Takve opcije dizajna su se ranije nalazile u aplikacijama.

Primjer 4

"Glava" objašnjenja

Collapse Show

Primjer 5

Zastarjela verzija "zaglavlja" objašnjenja

Collapse Show

Napominjemo: u primjeru 5, red sa vrstom dokumenta (sa malim slovom i tačkom) je zastario, a sve gore je sasvim tačno. Pozicija autora objašnjenja može biti uvučena od primaoca (generalni direktor, kao u primjeru 4), ili se može pojaviti odmah u sljedećem redu (kao u primjeru 5). Prijedlog "od" može, ali i ne mora biti prisutan ispred pozicije autora.

Iza imena vrste dokumenta slijedi tekst, koji je sastavljen u slobodnom obliku. Jedini uslovi za to:

• ispravnost teksta i korištenje, ako je moguće, službenog poslovnog stila prezentacije,
• samo tačni datumi, po potrebi - vrijeme,
• činjenice i razlozi za trenutno stanje.

Okolnosti se razlikuju i pogrešno je zahtijevati sažetost od zaposlenika u obrazloženju. Bilješka može zauzimati nekoliko listova papira, sadržavati direktan govor i čitati se kao dobra detektivska priča, ili se može sastojati od jednog reda. Poslodavac nema pravo ograničavati zaposlenog u takvoj „kreativnosti“.

Nitko ne očekuje da zaposlenik donosi zaključke i sugestije u obrazloženju, iako mu neće biti moguće zabraniti njihovo uključivanje.

Sadržaj obrazloženja određuje samo zaposlenik koji treba da ga napiše. Šef nema pravo da diktira tekst, izgovara fraze poput „ovo nije razlog“, zahtijeva prepisivanje ili na drugi način utiče na sadržaj dokumenta. Neke organizacije idu i dalje i sastavljaju standardne tekstove objašnjenja. Zaposleni ima pravo odlučiti hoće li ih koristiti ili će sam napisati obrazloženje. U njegovom je interesu da opiše ono što se dogodilo onako kako on smatra ispravnim. Poslodavac je, pak, dužan da se upozna sa svakim objašnjenjem zaposlenog, sviđalo mu se to ili ne.

Sastavljanje teksta objašnjenja vrlo često izaziva poteškoće. Ponovimo glavno pravilo: događaji se moraju prikazati onakvima kakvi su se desili.

Ako je krivica zaposlenika očigledna (kasnio je, bio je grub prema klijentu, zaboravio nešto učiniti), onda nema smisla to poricati i izmišljati izgovore. Moraćete da napišete kako jeste:

Primjer 6

Tekst objašnjenja

Collapse Show

Primjer 7

Tekst objašnjenja

Collapse Show

Razloga za kašnjenje ili odsustvo s posla može biti mnogo, a nisu svi validni. Ako zaposleni ne želi da kaže pravi razlog kašnjenja, to je njegovo pravo. Ovdje će pomoći univerzalne formulacije “zbog porodice” ili “ličnih okolnosti” (vidi primjer 8). Drugi izlaz je da priznate svoju krivicu bez opisivanja razloga (Primjer 9). Međutim, takvi klišeji, naravno, neće izazvati razumijevanje ili saosjećanje od strane menadžmenta.

Primjer 8

Tekst objašnjenja

Collapse Show

Primjer 9

Tekst objašnjenja

Collapse Show

Zaposleni može pretpostaviti da će mu biti „oprošteno“ jer je razlog prekršaja valjan, a on radi već duže vreme, to se nikada ranije nije dešavalo ili iz nekih drugih razloga. Onda je bolje da o tome napiše u svojim objašnjenjima:

Primjer 10

Fragment teksta obrazloženja

U našoj kompaniji se razvila vrlo zanimljiva situacija. Zaposleni je propustio jedan radni dan. To smo dokumentovali, sačinili akt - sve je kako treba. Ali kada se zaposlenik pojavio na poslu i bilo je potrebno od njega tražiti pismeno objašnjenje, nastao je problem. Naš direktor je u tom trenutku bio na službenom putu, a zaposleni mi je, inspektoru kadrovske službe, rekao da na moj zahtjev neće ništa pisati, jer ja „nemam takva prava“ da tražim objašnjenja od zaposlenih. Sve razumijem, po zakonu je rukovodilac organizacije taj koji mora tražiti pismeno objašnjenje od uposlenog, ali ako direktor iz nekog razloga nije na poslu, šta onda učiniti? Možda onda neka njegov neposredni rukovodilac traži objašnjenje od odsutnog? Ili bi bilo ispravnije da se za vrijeme odsutnosti direktora imenuje službenik koji će radnike dovesti do disciplinske odgovornosti? Molim vas pomozite mi da riješim ovaj problem. Jednom zauvijek.

Zaista, odsustvo šefa kompanije u kancelariji vrlo često postaje uzrok organizacionih problema, uključujući i HR odjel. Pogotovo kada je u pitanju privođenje radnika disciplinskoj odgovornosti. Pogledajmo šta o tome kaže Zakon o radu Ruske Federacije (u daljem tekstu: Zakon o radu Ruske Federacije).

Pravo da se zaposlenici privedu disciplinskoj odgovornosti na način utvrđen Zakonom o radu Ruske Federacije i drugim saveznim zakonima ima poslodavac ( Art. 22 Zakona o radu Ruske Federacije). Dakle, prema Zakonu o radu Ruske Federacije, prije primjene disciplinske sankcije, poslodavac mora zatražiti pismeno objašnjenje od zaposlenog ( Dio 1, čl. 193 Zakona o radu Ruske Federacije).

Poslodavac je fizičko ili pravno lice (organizacija) koje je zasnovalo radni odnos sa zaposlenim ( Art. 20 Zakona o radu Ruske Federacije). U slučajevima predviđenim saveznim zakonima, kao poslodavac može djelovati drugo lice koje ima pravo da sklapa ugovore o radu.

BITAN!

Dajte zaposleniku dva radna dana da da pismena objašnjenja

Očigledno, u slučaju kada je poslodavac pravno lice, lice koje zastupa njegove interese je prvenstveno njegov rukovodilac. Dokumenti koji potvrđuju njegovo ovlaštenje da zastupa interese poslodavca u radnim odnosima su statut i ugovor o radu. Ali da li to znači da samo rukovodilac organizacije može provesti postupak za privođenje radnika disciplinskoj odgovornosti? Shvatit ćemo.

Prvo, prisjetimo se procedure za privođenje radnika disciplinskoj odgovornosti, odnosno da je ona strogo regulirana zakonom. Ovdje ne treba propuštati rokove, tražiti objašnjenja na vrijeme, pratiti njihov prijem... A šta učiniti ako je šef organizacije iz nekog razloga odsutan, a vrijeme ističe? "Za petama", slažete se, mnogo je bolje saznati okolnosti i donijeti odluke. Može li drugi zaposlenik organizacije, na primjer, tražiti objašnjenja od zaposlenih u odsustvu menadžera?

Naše informacije

Na koga misli zakonodavac kada kaže u čl. 20 Zakona o radu Ruske Federacije da poslodavac, pored fizičkog i pravnog lica, može biti i drugo lice koje ima pravo da zaključuje ugovore o radu? Ispostavilo se da postoji nekoliko takvih predmeta.

Predmet 1. Organ lokalne uprave, ako je navedeno u saveznom zakonu.

Predmet 2. Javna udruženja i sindikati koji nemaju svojstvo pravnog lica.

I javnim udruženjima i sindikatima, bez obzira na to jesu li pravna lica ili ne, za obavljanje svojih zadataka (npr. zaštita interesa radnika, vođenje kolektivnih pregovora s ciljem sklapanja kolektivnog ugovora i sl.) potrebni su različiti stručnjaci. : sekretarice, službenici, sistem administratori, kuriri. U tu svrhu imaju pravo da samostalno zaključuju ugovore o radu sa zaposlenima i djeluju kao poslodavac za njih.

Ponekad se podružnice i predstavništva organizacije smatraju poslodavcima, ali to je greška, jer ni jedno ni drugo nije pravno lice ( Art. 55 Građanskog zakonika Ruske Federacije). Čak i ako se šefu filijale ili predstavništva da punomoćje za zapošljavanje i otpuštanje radnika, ni filijala ni predstavništvo neće postati poslodavci. Poslodavac u odnosu na radnike filijale ili predstavništva je pravno lice u čije ime rukovodilac filijale, odnosno predstavništva vrši ovlašćenje da zaključi ugovor o radu i da ga otkaže.

Naravno, ne može samo šef organizacije tražiti pismeno objašnjenje od zaposlenog! Ali ne treba se oslanjati na činjenicu da se zaposlenik „ne usuđuje da odbije svog neposrednog pretpostavljenog“. Sve mora biti formalizovano kako treba, i osoba osoba koja kontaktira zaposlenog sa zahtjevom za davanje pismenih objašnjenja mora stvarno imati takva ovlaštenja. U suprotnom, zaposleniku neće biti teško da ospori zakonitost postupka koji vode lica koja na to nemaju pravo, kao i samu disciplinsku sankciju.

OVO TREBA DA ZNAŠ

Samo posebno ovlašćeno lice može da privede zaposlene disciplinskoj odgovornosti. Podrazumevano, ovo je šef organizacije. Rukovodiocima strukturnih odjeljenja takva ovlaštenja može dati rukovodilac organizacije

Dakle, šef organizacije može delegirati svoje pravo da dovede zaposlene pod disciplinsku odgovornost, uključujući pravo da zahtijeva pismena objašnjenja od zaposlenog, na druge osobe, na primjer, na zaposlenika kadrovske službe, šefove strukturnih odjela itd.

Takva ovlaštenja se mogu delegirati ili „na kontinuiranoj osnovi“ ili jednokratno.

Opcija 1. Ovlašćenja rukovodioca organizacije da privede zaposlene disciplinskoj odgovornosti delegiraju se „kontinuirano“. To znači da ovlašćeni predstavnici poslodavca, kojima je rukovodilac organizacije dao odgovarajuća prava i obaveze, imaju pravo da donose određene odluke u toku svoje radne karijere, bez obzira da li je rukovodilac na poslu ili je odsutan za neko vreme. razlog.

PRIMJER

Rukovodilac organizacije dao je šefu kadrovske službe pravo da donosi odluke o privođenju radnika na disciplinsku odgovornost, pravo da traži i dobija pismena objašnjenja od zaposlenih, kao i da sastavlja dokumente koji služe kao osnov za privođenje radnika disciplinskoj odgovornosti. .

Da bi formalizirao ovu situaciju, šef organizacije mora izdati naredbu (instrukciju) da se službenicima daju odgovarajuća ovlaštenja. To može biti, na primjer, naredba o raspodjeli ovlaštenja ili naredba o davanju određenih ovlaštenja za privođenje radnika disciplinskoj odgovornosti ( primjer 1).

Propišite proceduru za dovođenje radnika na disciplinsku odgovornost, uzimajući u obzir specifičnosti ustanovljene u vašoj organizaciji, u lokalnom regulatornom aktu, na primjer, u PVTR

Bilo bi dobro kada bi sve suptilnosti postupka za privođenje disciplinske odgovornosti zaposlenih, uključujući i službenike odgovorne za određene radnje, bile navedene u lokalnom regulatornom aktu, na primjer, u Pravilniku o internom radu (ILR).

Ako trenutni PVTR kompanije ne sadrži takve odredbe, po potrebi se mogu izvršiti izmjene ovog lokalnog akta. Da biste to učinili, morate izdati nalog za izmjenu PVTR ( primjer 2).

Da vas podsjetimo na to zaposleni kojima se povjerava vršenje određenih radnji za privođenje radnika disciplinskoj odgovornosti moraju dati saglasnost za obavljanje ovih funkcija. Prava i odgovornosti u ovoj oblasti moraju biti navedena u ugovorima o radu takvih radnika.(dodatni ugovori uz ugovore o radu, ako se u toku radnog odnosa utvrde nova prava i obaveze).

Opcija 2. Ovlašćenja rukovodioca organizacije da radnike privede disciplinskoj odgovornosti delegiraju se „jednokratno“, zbog odsustva rukovodioca organizacije. Ovo je privremena mjera, kada svaki put organizacija odgovarajućim nalogom imenuje službenika, kome je, kako kažu, “prepuštena privreda”. Koristeći ovu metodu "jednom za svagda", problem zamjene menadžera, naravno, ne može se riješiti.

Sažetak

Kao opšte pravilo, samo rukovodilac organizacije može da privede zaposlene disciplinskoj odgovornosti, ali ako je potrebno, pojedini zaposleni mogu dobiti ovlašćenje da privedu zaposlene disciplinskoj odgovornosti. Ovo je potrebno dokumentovati!

PRIMJER 1

Naredba o davanju ovlasti

PRIMJER 2

Naredba o izmjenama i dopunama Pravilnika o radu

Pisana objašnjenja postaju obavezna samo u određenom broju slučajeva. Najčešći je kod ocjenjivanja osnovanosti razloga za disciplinski prekršaj zaposlenog (povreda radne ili službene dužnosti od strane zaposlenog). Ovo nalaže postupak za izricanje disciplinske sankcije iz čl. 193. Zakona o radu (u daljem tekstu: Zakon o radu Ruske Federacije), što može rezultirati ne samo ukorom ili ukorom, već i otkazom. Sve zavisi od okolnosti, koje je potrebno rešiti. U ovom slučaju, objašnjenje dokumentira i prenosi menadžmentu poziciju zaposlenika, njegovu viziju situacije i njegove argumente.

Fragment dokumenta

Zakon o radu Ruske Federacije. Član 193. “Postupak za primjenu disciplinskih sankcija”

Prije primjene disciplinske mjere, poslodavac mora zatražiti pismeno objašnjenje od zaposlenog. Ako nakon dva radna dana zaposlenik ne da navedeno objašnjenje, sastavlja se odgovarajući akt.

Nedavanje objašnjenja od strane zaposlenog nije prepreka za poduzimanje disciplinskih mjera.

Disciplinska mjera se primjenjuje najkasnije u roku od mjesec dana od dana otkrivanja prekršaja, ne računajući vrijeme bolovanja zaposlenog, boravak na godišnjem odmoru, kao i vrijeme potrebno da se uzme u obzir mišljenje predstavničkog tijela zaposlenima.

Disciplinska sankcija se ne može primijeniti kasnije od šest mjeseci od dana izvršenja prekršaja, a na osnovu rezultata revizije, inspekcijskog nadzora finansijsko-ekonomske djelatnosti ili revizije - kasnije od dvije godine od dana izvršenja. Navedeni rokovi ne uključuju vrijeme vođenja krivičnog postupka.

Za svaki disciplinski prekršaj može se primijeniti samo jedna disciplinska sankcija.

Naredba (uputstvo) poslodavca o primjeni disciplinske sankcije objavljuje se zaposlenom uz potpis u roku od tri radna dana od dana objavljivanja, ne računajući vrijeme odsustva zaposlenog s posla. Ako zaposlenik odbije da se upozna sa navedenom naredbom (uputstvom) uz potpis, tada se sastavlja odgovarajući akt.

Zaposleni se može žaliti na disciplinsku kaznu državnoj inspekciji rada i (ili) organima za razmatranje pojedinačnih radnih sporova.

No, objašnjenja se mogu sastaviti i iz drugih razloga, iako ostaje aspekt „potrebe da se opravda“ (uostalom, u drugim slučajevima se koriste službeni i dopisnici). Na primjer, prilikom ispitivanja okolnosti oštećenja imovine poslodavca i utvrđivanja njenog iznosa iz čl. 247 Zakona o radu Ruske Federacije.

Zahtjev za pismeno objašnjenje

Dakle, “prije izricanja disciplinske mjere, poslodavac mora zatražiti pismeno objašnjenje od zaposlenog”. Kao što vidite, zakon ne precizira da li zahtjev za objašnjenjem mora biti usmeni ili pismeni. U posebno teškim slučajevima, kada su i zaposlenik i poslodavac vrlo ozbiljni i namjeravaju ići, kako kažu, do gorkog kraja, poslodavac mora zatražiti objašnjenje od zaposlenog u pisanoj formi, kako bi potom mogao potvrditi usklađenost. sa postupkom propisanom za izricanje disciplinskih sankcija u članu 193. Zakona o radu Ruske Federacije (Primjer 1). Nikada nije postojao odobreni obrazac ovog kadrovskog dokumenta, pa ga svaka organizacija sastavlja na svoj način. Čak je i vrsta dokumenta koji se koristi za to različita (obavijest, zahtjev, pismo itd.), iako je ispravnije nazvati ga „zahtjev“, jer u dijelu 1. čl. 193. Zakona o radu Ruske Federacije navodi da je potrebno „zatražiti“ pismeno objašnjenje. Obavještenje ima drugačije značenje - informacije se pružaju i nema potrebe da se bilo šta čini. Pismo je odlazni dokument koji se šalje trećoj organizaciji ili pojedincu, a zaposleni nije tako „strana“ osoba.

Treba imati na umu da se „disciplinska sankcija primjenjuje najkasnije mjesec dana od dana otkrivanja prekršaja“ (dio 3. člana 193. Zakona o radu Ruske Federacije). Činjenica njegovog otkrića potvrđuje se aktom, a ne uslovom. Dakle, ovaj mjesec treba računati od datuma otkrivanja (koji bi se idealno trebao poklopiti sa datumom sastavljanja akta), a ne od datuma zahtjeva za pismeno objašnjenje.

Drugi rok se računa od dana podnošenja zahtjeva - 2 dana za davanje pismenog objašnjenja (vidi primjer 3). Stoga je važno ne samo formalizirati zahtjev, već i dokazati da je isti uručen zaposleniku ili da je odbio da ga primi. Da biste to učinili, možete odmah napraviti odgovarajuće praznine na dnu lista (označene brojevima 1 i 2 u primjeru 1): ako prvi (potpis na prijemu zahtjeva) nije sastavljen, onda drugi je sastavljen (svjedoci potvrđuju činjenicu odbijanja zaposlenika da primi ovaj dokument, ova oznaka eliminira potrebu za sastavljanjem posebnog akta o ovom pitanju).

Pismeni zahtjev za objašnjenje od zaposlenog

Tekst zahtjeva za objašnjenje radnika o razlozima odsustva sa posla i potpis

Obračun roka za davanje pismenog obrazloženja razloga za disciplinski prestup

Recimo, radnik je u ponedjeljak 01.09.2014. godine iz nehata oštetio imovinu poslodavca, tome je bilo svjedoka i istog dana je sastavljen zapisnik. Radnik je 2. septembra 2014. godine bio dužan da da pismena objašnjenja. Od sljedećeg dana počinjemo računati rok:

• 03.09.2014. – 1. dan,
• 04.09.2014. – 2. dan (kada će se dostavljanje obrazloženja ipak smatrati blagovremenim),
• Već 05. septembra 2014. godine moguće je aktivirati činjenicu nedavanja objašnjenja.

Ako je radniku u petak 05.09.2014. godine predočen zahtjev za pismeno objašnjenje, a subota i nedjelja su mu slobodni dani (tj. ne ulaze u obračun roka od 2 dana), tada je rok za blagovremeno dostavljanje obrazloženja ističe tek u utorak 09.09.2014.

Kako se savjestan zaposlenik ne bi zbunio u izračunavanju ovog roka, bolje je odmah u zahtjevu navesti određeni datum do kojeg se mora dostaviti objašnjenje. Ovdje možete dodati konkretan odjel/službenik kome ga treba dati (vidi drugi pasus teksta zahtjeva iz primjera 1). Adresar objašnjenja (na čije ime je sastavljeno, na primjer, generalni direktor) i osoba na koju bi ga trebalo prenijeti (na primjer, sekretar ili šef kadrovske službe) najvjerovatnije će biti različiti ljudi.

Ako je zaposlenik zaista imao dobre razloge za ponašanje koje se poslodavcu nije svidjelo, a općenito su adekvatni ljudi, onda se ne treba bojati objašnjenja - ono će doći u odbranu “optuženog”. Tada nema potrebe čekati pismeni zahtjev poslodavca. Na njegov usmeni zahtjev, bolje je odmah sastaviti obrazloženje, priložiti što je moguće više dokaza da je u pravu. Ne mogu samo službeni dokumenti, čak i ispis sa informativnog sajta o prekidima u radu linije metroa koji kasnilac koristi da stigne na posao. Ako dođe do sukoba među zaposlenima, onda dobro napisano pismo objašnjenja može čak i „povući“ menadžment na stranu svog autora.

U čije ime je napisano objašnjenje?

Da biste tačno odgovorili na ovo pitanje, potrebno je da pogledate Interni pravilnik o radu koji se mora primjenjivati ​​u svakoj organizaciji. Najvjerovatnije piše da zaposleni odgovara svom neposrednom nadređenom i generalnom direktoru. Zatim, ako se nešto desi, zaposleni će napisati objašnjenje upućeno ili svom šefu ili generalnom direktoru.

Lokalni propisi mogu uspostaviti drugačiju hijerarhiju: na primjer, članovi radne grupe podnose izvještaj šefu ove grupe, uprkos činjenici da u njoj predstavljaju različite odjele. Vođa grupe može tražiti pismena objašnjenja samo ako je nedolično ponašanje povezano sa radom grupe.

Dakle, služba bezbednosti, menadžer korporativne kulture ili rukovodilac kadrovske službe nemaju pravo da zahtevaju objašnjenja od zaposlenih u drugim službama koji im ne odgovaraju, osim ako je to izričito navedeno u lokalnim propisima organizacije. Istina, odgovarajuća ovlaštenja ovim i drugim službenicima i dalje mogu biti delegirana naredbom generalnog direktora (na primjer, predsjedniku komisije da istraži određeni incident). Pogledajte natpise u primjerima 1 i 2, označene znakom uzvika.

Ručno ili na kompjuteru?

Zakon ne zahtijeva da se objašnjenja pišu rukom, već se mogu kucati na kompjuteru. Ali iskusni kadrovi zahtijevaju objašnjenja od zaposlenih, napisana samo svojim rukopisom. U slučaju radnog spora, to će pomoći poslodavcu da se zaštiti od nezakonitih radnji od strane zaposlenog koji može tvrditi da je bio “prisiljen” da potpiše tekst koji je već neko drugi sastavio.

Minimalni potrebni sastav rukopisnih elemenata, ucrtanih rukom zaposlenog na objašnjenju, je sljedeći:

• naziv posla,
• lični dodir i
• I O. Prezime.

Ne možete se ograničiti samo na rukom pisani potez, jer... grafološkim ispitivanjem nije moguće nedvosmisleno utvrditi da neki potpisi pripadaju određenoj osobi. A na osnovu cijelih riječi (položaj i prezime), to se definitivno može učiniti.

Detalji objašnjenja

Forma objašnjenja je relativno besplatna. Niko ne zahteva od zaposlenog da ima temeljno poznavanje standarda pripreme dokumenata, dovoljno je poštovanje zahtevanog minimuma.

U gornjem desnom uglu lista u koloni se ispisuje podatak o tome kome i kome se obraća objašnjenje. Zaposlenik mora navesti svoju strukturnu jedinicu, poziciju, kao i svoje puno prezime, ime i patronim. Naziv vrste dokumenta - objašnjenje - ispisuje se u sredini, nakon nekoliko redova (obično velikim slovom ili samo velikim slovima, kao što je prikazano u primjeru 4). U primjeru 5 prikazana je zastarjela verzija, gdje je naziv tipa dokumenta u potpunosti napisan malim slovima i praćen tačkom, tj. činilo se da se čitavo „zaglavlje“ može pročitati u jednoj rečenici; Takve opcije dizajna su se ranije nalazile u aplikacijama.

"Glava" objašnjenja

Zastarjela verzija "zaglavlja" objašnjenja

Okolnosti se razlikuju i pogrešno je zahtijevati sažetost od zaposlenika u obrazloženju. Bilješka može zauzimati nekoliko listova papira, sadržavati direktan govor i čitati se kao dobra detektivska priča, ili se može sastojati od jednog reda. Poslodavac nema pravo ograničavati zaposlenog u takvoj „kreativnosti“.

Nitko ne očekuje da zaposlenik donosi zaključke i sugestije u obrazloženju, iako mu neće biti moguće zabraniti njihovo uključivanje.

Sadržaj obrazloženja određuje samo zaposlenik koji treba da ga napiše. Šef nema pravo da diktira tekst, izgovara fraze poput „ovo nije razlog“, zahtijeva prepisivanje ili na drugi način utiče na sadržaj dokumenta. Neke organizacije idu i dalje i sastavljaju standardne tekstove objašnjenja. Zaposleni ima pravo odlučiti hoće li ih koristiti ili će sam napisati obrazloženje. U njegovom je interesu da opiše ono što se dogodilo onako kako on smatra ispravnim. Poslodavac je, pak, dužan da se upozna sa svakim objašnjenjem zaposlenog, sviđalo mu se to ili ne.

Označavanje prisutnosti aplikacija

Obrazloženje je sastavljeno. Šta dalje?

Poslodavac, nakon što je primio objašnjenje, stavlja na njega registarski broj ulaznog dokumenta i, obavezno, datum prijema.

Prema čl. 193 Zakona o radu Ruske Federacije, na koji smo se pozvali na početku, zaposleni ima 2 radna dana da napiše objašnjenje. Ako nakon ovog vremena zaposleni ne da objašnjenje, poslodavac ima pravo da o tome sačini odgovarajući akt. Kako bi se osigurao od nezakonitih radnji od strane poslodavca, bolje je da zaposlenik svoje obrazloženje prijavi u kancelariji ili kod sekretarice sa odgovarajućom oznakom na dokumentu, a zatim podiže kopiju obrazloženja sa ovom oznakom. Druga opcija: zaposleni može napisati obrazloženje u 2 primjerka, a jedan zadržati, nakon što označi prijem. Tada niko neće moći da kaže da zaposleni nije dao pismena objašnjenja u zakonskom roku.

Pismo sa obrazloženjem– dokument kojim se dokazuju razlozi za povredu koju je učinio jedan ili drugi zaposleni. Obično se piše ili dobrovoljno ili na zahtjev direktora u slučajevima kada je zaposlenik preduzeća učinio nešto pogrešno (kasnio je ili uopće nije došao na posao, pojavio se pijan, nije ispunio uputstva koja su mu data , itd.).

DATOTEKE Otvorite ove datoteke na mreži 3 fajla

Zašto vam je potrebno objašnjenje?

Po pravilu, prekršaji koji zahtijevaju objašnjenje od strane zaposlenika su prilično ozbiljni i mogu dovesti do disciplinskih mjera, uključujući i otkaz. Kako bi se to izbjeglo i pošteno razumjelo situaciju, nadležni rukovodilac traži pismena objašnjenja.

Obrazloženje može zaštititi zaposlenog u spornim situacijama kada postoji nesporazum sa poslodavcem, a može dobiti i status dokazne isprave u slučaju da se bilo koja strana obrati sudu.

Kome treba uputiti objašnjenje?

Najčešće se piše objašnjenje upućeno direktoru preduzeća. Ali ako je kompanija veoma velika, onda to treba pisati direktnom rukovodstvu (šef radionice, poslovođa, šef odjeljenja itd.). Obično je položaj osobe u čije ime treba napisati belešku regulisan „Internim pravilima“, koja bi trebalo da postoje u svakoj organizaciji.

Kada napisati objašnjenje

Postoje određeni rokovi za pisanje obrazloženja: ne više od dva radna dana od datuma incidenta. Zato poslodavac prilikom sastavljanja pismenog zahtjeva za objašnjenje mora odrediti datum – od tog datuma će se čuvati izvještaj. Ako obrazloženje ne bude napisano u propisanom roku, poslodavac ima pravo da podređenom izrekne kazne koje su adekvatne prekršaju iu okviru zakona.

Treba imati na umu da se za jedan prekršaj može izreći samo jedna disciplinska kazna i to najkasnije u roku od mjesec dana od utvrđivanja činjenice prekršaja (činjenica se utvrđuje i pismenim putem, sastavljanjem i registracijom posebnog akta).

Pravila za sastavljanje obrazloženja

Objašnjenje je napisano u slobodnoj formi. Mora sadržavati sljedeće informacije:

• informacije o kompaniji,
• podatke o menadžeru i zaposleniku koji je prekršio,
• datum prekršaja
• objašnjenja.

Što je glavni dio uvjerljiviji, to bolje za zaposlenog; kao argumente je najbolje navesti argumente koji imaju neku vrstu pismene potvrde (npr. ako kasnite na posao - potvrdu zdravstvene ustanove ili račun od autoservisa sa datumom i vremenom popravke itd. .P.). Takođe, pozitivnu ulogu ima i pokajanje za počinjeni prekršaj (ako je direktna krivica zaposlenog) i obećanje da će se u budućnosti poboljšati i da neće praviti slične greške.

Ako zaposlenik ne vidi nikakvu grešku, to se također mora odraziti u napomeni s objašnjenjem, uz sve potrebne dokaze o njenom odsustvu.

Objašnjenje možete napisati rukom ili ga otkucati na računaru. Prva opcija je poželjnija i na ovaj način iskusni HR stručnjaci i pravnici zahtijevaju sastavljanje dokumenta. U svakom slučaju, mora postojati objašnjenje ovjerena živim potpisom zaposlenog sa obaveznim "živim" transkriptom.

Obrazloženje mora biti napisano u dva primjerka, od kojih jedan predati poslodavcu, a drugi zadržati, ali tek nakon što poslodavac na oba primjerka stavi oznaku da su obrazloženja primljena.

Upute za pisanje objašnjenja

Objašnjenje sa stanovišta normi i pravila kancelarijskog rada ima potpuno standardnu ​​strukturu i ne bi trebalo da izaziva velike poteškoće pri pisanju

U zaglavlje dokumenta u gornjem desnom uglu morate uneti podatke o primaocu.

1. Prvo je naznačeno radno mjesto zaposlenika na čije ime je sastavljeno (direktor, generalni direktor, šef odjela, vođa grupe, itd.).
2. Zatim napišite puni naziv organizacije, navodeći njen organizacioni i pravni status (IP, LLC, ZOA, OJSC), kao i prezime, ime, patronimiju primaoca.
3. Nakon toga, podaci o zaposleniku se evidentiraju na potpuno isti način (pozicija, naziv firme, prezime, ime, patronim).
4. Zatim navedite lokaciju na kojoj je preduzeće registrovano, kao i datum pisanja prijave.

Zatim u sredini reda trebate napisati naziv dokumenta s kratkim opisom njegove suštine (u ovom slučaju, "o kašnjenju na posao").

Drugi dio je glavni. Ovdje je potrebno samo obezbijediti činjenice i razlozi za prekršaj, u ovom slučaju treba pokušati dati korektno objašnjenje jasnim formulacijama i argumentima. Ako postoji pisani dokaz o nevinosti zaposlenog, to također treba napomenuti. Nema potrebe pisati puno i detaljno - niko neće pročitati nekoliko stranica teksta, štoviše, takvo objašnjenje može izazvati negativnu reakciju poslodavca.

Potrebna aplikacija sign uz obavezno dešifriranje potpisa i predati ili sekretaru ili lično neposrednom rukovodiocu.

Obrazloženje za kašnjenje na posao

DATOTEKE Otvorite ove datoteke na mreži 3 fajla