Ecm программа для автоматизации документооборота босс-референт. высокий уровень защиты информации. единое информационное пространство, информационно связывающее подразделения Департамента и контрагентов

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ АССОЦИАЦИЯ

«РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Системы электронного документооборота»

на тему: « Система электронного документооборота Босс-Референт »

Выполнила студентка 1 курса

Специальность: 230701 Прикладная информатика (по отраслям)

Мысина Анастасия Николаевна

• Введение
• 1. Характеристика СЭД Босс-Референт
• 1.1 Электронный документооборот: сущность и актуальность
• 1.2 Описание СЭД Босс-Референт
• 1.3 Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт
• 2. Анализ опыта внедрения СЭД БОСС-Референт
• 2.1 Практика внедрения БОСС-Референт в Федеральной налоговой службе Российской Федерации
• 2.2 Опыт использования БОСС-Референт в Роснедвижимости
• Заключение
• Список литературы

Мировая практика, подкрепляемая рядом исследований, показывает, что при принятии решения о внедрении СЭД на организации, как правило, воздействуют три фактора: желание повысить свою эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить соответствие законодательным требованиям. Российский рынок в этом плане не исключение. К слову, актуальность перехода на электронный документооборот российских компаний во многом подогревается вступившим в силу законом «О персональных данных» (№ 152-ФЗ), который предъявляет серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным.

Вместе с тем не будем забывать о специфике, традиционно присущей российскому делопроизводству. Проекты документов, журналы ознакомления, журналы передачи, поручения по документам и проектам, задачи по поручениям, контроль исполнения, вариативные процессы согласования документов - все эти особенности российского документооборота должны быть учтены в СЭД. При этом необходимо, чтобы система отвечала одновременно требованиям руководителей, способствуя повышению управленческой эффективности, а также потребностям сотрудников, создавая необходимые условия для повышения производительности труда и качества обслуживания клиентов.

Современный руководитель от СЭД ждет, разумеется, главного, а именно повышения эффективности предприятия. Сегодня далеко не все компании могут похвастаться эффективностью и прозрачностью своих бизнес-процессов. Ситуация, когда не ясно, кто отвечает за выполнение тех или иных функций, сотрудники выполняют многочисленные рутинные операции, создается огромное количество бумажных документов, а также происходит утеря информации, - не редкость.

Сотрудник от СЭД ждет, прежде всего, снижения рутинной составляющей и удобства работы с документами, возможности не тратить время на поиск нужной информации. Немаловажным фактором является простота СЭД в использовании, «дружественность» ее интерфейса. Система должна быть ясна и понятна рядовому сотруднику, которому предстоит ежедневно с ней работать.

1. Повышение прозрачности и управляемости бизнеса за счет улучшения доступа к информации и более четкого контроля за процессами. Для того чтобы повысить прозрачность бизнес-процессов для руководства и снизить вероятность мошенничества, в любой системе электронного документооборота присутствует модуль, который наглядно показывает процессы согласования и изменения всех документов в системе.

Отметим, что при выборе СЭД важно обращать внимание на гибкость системы, возможность настраивать ее под конкретные задачи бизнеса, а также наличие потенциала для дальнейшего развития. К последнему могут относиться: настройка бизнес-процессов согласования финансовых документов, интеграция с 1С и другими бухгалтерскими системами, штрихкодирование, создание архива первичной документации, интеграция с системой электронно-цифровых подписей, поточное сканирование и распознавание документов с автоматическим созданием карточек и др.

Актуальность электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды, и все чаще подтверждается заявлениями руководства страны. Как сказал Президент РФ Д.А. Медведев на заседании президиума госсовета в г. Петрозаводске: «Электронный документооборот должен стать реальностью в 2010 г.». Конечно, пока нельзя говорить о том, что «наказ» президента полностью выполнен, однако многие российские компании уже на собственной практике убедились в эффективности СЭД как инструмента снижения рисков и получения конкурентных преимуществ на рынке.

Конечно, при всех очевидных преимуществах СЭД полностью перейти на электронный документооборот пока не представляется возможным как с точки зрения законодательства РФ, в соответствии с которым основной формой документа по-прежнему считается бумажная, так и в силу объективных жизненных реалий. Однако возможность получить эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях, доступна российским компаниям уже сегодня.

Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.

При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.

Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.

В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.

Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.

Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.

Группой компаний АйТи и ее партнерами реализовано значительное количество проектов по созданию систем электронного документооборота на платформе БОСС-Референт на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности.

Федеральная налоговая служба Российской Федерации крупнейшее ведомство в структуре государственных органов нашей страны. Ежегодно в ФНС поступают и обрабатываются более 200 тысяч документов от граждан, юридических лиц и государственных структур. В связи с этим одной из главнейших задач ФНС является создание системы управления документами.

В качестве основы ведомственной системы электронного документооборота ФНС был выбран программный комплекс «БОСС-Референт», разработка компании «АйТи» на платформе Lotus Domino/Notes. Совместный проект «АйТи» и Главного научно-исследовательского вычислительного центра ФНС России (ГНИВЦ) по созданию СЭД выполняется в три этапа.

В настоящее время число пользователей системы превышает 88 тысяч, а после завершения проекта в системе будет работать более 120 тысяч человек. Уже сегодня система электронного документооборота ФНС России является крупнейшей в нашей стране.

По состоянию на середину 2008 года в ведомственную систему электронного документооборота ФНС России входит более 800 организаций. В том числе: Центральный аппарат ФНС, более 80 Территориальных управлений ФНС, 7 Инспекций ФНС по Федеральным округам РФ, 9 Межрегиональных инспекций по крупным налогоплательщикам, более 750 районных и городских инспекции ФНС.

Впечатляют количественные показатели документооборота в 2007 году. Количество входящих, исходящих писем доставленных и зарегистрированных с использованием СЭД в центральном аппарате составило: 185000 входящих и 235000 исходящих документов соответственно. Например, по территориальному управлению ФНС в Республике Татарстан эти показатели равны: 113000 и 132000 документов.

Рисунок 5 - Система электронного документооборота ФНС

Система электронного документооборота ФНС предназначена для автоматизации основных процессов управления документами в Центральном Аппарате, Управлениях (УФНС) и Межрегиональных инспекциях (МРИ) ФНС России, ИФНС (Инспекции ФНС) России и обеспечения их эффективного взаимодействия между собой в процессе работы.

СЭД ФНС России состоит из трех уровней, между которыми осуществляется информационное взаимодействие:

1-й уровень: СЭД ЦА ФНС

2-й уровень: СЭД УФНС (МРИ) («СЭД-Регион»)

3-й уровень: СЭД ИФНС.

В качестве базовых компонентов СЭД ФНС используется семейство продуктов Lotus Notes/Domino.

Система Notes/Domino поддерживает многоуровневую иерархическую систему сертификатов для пользователей и серверов. В рамках проекта используется единая система сертификатов для всей организации с учетом трехуровневой организационной структуры и территориального распределения подразделений. В соответствии с этой схемой инфраструктура Lotus Notes/Domino базируется на едином корневом сертификаторе - ФНС. По аналогии с сертификатом центрального аппарата ЦА/ФНС для каждого УФНС создан сертификатор уровня 1 типа КодУФНС/ФНС - например, R05/ФНС.

Для каждого УФНС (МРИ) создан свой Notes-домен. Все серверы УФНС установлены как первые сервера в своих доменах. Серверы в инспекциях региона установлены как вторые сервера в тех же доменах.

Все серверы УФНС (МРИ) имеют собственную адресную книгу Lotus Notes (Domino Directory).

Единый каталог ФНС обеспечивается путем:

Репликации всех адресных книг на центральный Hub-сервер (push);

Использования БД Directory Catalog и стандартной задачи Lotus Notes Dircat;

Репликации БД Directory Catalog в регионы (pull).

Это дает возможность осуществления произвольного почтового обмена и взаимодействия между различными УФНС, МРИ, ИФНС.

Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях ЦА и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа. Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия - ИФНС», созданными специально для каждой инспекции. СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в ЦА. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.

В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов БД «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.

Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.

Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в сфере ведения государственного кадастра недвижимости, осуществления государственного кадастрового учета недвижимого имущества, кадастровой деятельности, государственной кадастровой оценки земель, землеустройства и государственного мониторинга земель, а также функции по государственному земельному контролю.

По состоянию на середину 2015 года в состав СЭД Роснедвижимости входило более 220 организации ведомства (Центральный аппарат, Территориальные управления Роснедвижимости по субъектам Федерации, Федеральные кадастровые палаты по субъектам Федерации) расположенных в часовых поясах от Чукотки до Калининграда, число активных пользователей системы электронного документооборота превысило 2000.

Практически с первых дней внедрения Агентство получило мощный инструмент, обеспечивающий безусловное исполнение всех правительственных поручений. Система позволяет всем руководящим сотрудникам проводить мониторинг исполнения поручений самостоятельно. Очень важный результат внедрения СЭД - снятие проблемы хранения документов, в том числе текущей переписки.

Система развернута и функционирует на выделенных серверах. Это означает, что в каждом субъекте федерации развернута система электронного документооборота региона на своей серверной базе и абонентской сети, но все эти региональные СЭД интегрированы в общую систему. То есть, построена иерархическая структура, которая позволяет самостоятельно вести работу в СЭД сотрудникам территориальных управлений.

Подбор оптимальной СЭД должен происходить с учетом решаемых задач и особенностей предприятия или организации. В настоящее время существует возможность внедрять как комплексные СЭД, охватывающие все области делопроизводства в крупных организациях и распределенных структурах холдингов, так и более простые, несложные системы для малых и средних предприятий.

10. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2005. - 276 с.

11. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. / Т.А.Быкова и др. - 2 изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. - 304 с.

12. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. - 2011. - №4. - с. 48-49

13. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления.- М.: МЭИ; 2012. - 361 с.

14. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство [Электронный ресурс] : Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - 520 с.

15. Куняев, Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс] : учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Дёмушкин, А. Г. Фабричнов; под общ. ред. Н. Н. Куняева. - М.: Логос, 2011. - 452 с.

16. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 320 с.

17. Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. - Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. Обзор систем электронного документооборота. - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления. - Режим доступа: http://www.IT.ru/

20. Автоматизированные системы управления предприятием. - Режим доступа: http://www.cmdsoft.ru/

21. Электронный ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. - Режим доступа: http://www.cland.ru/

Размещено на Allbest.ru

Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".

курсовая работа , добавлен 04.03.2015


Сутність та співвідношення понять "референт", "секретар-референт" та "помічник керівника". Кваліфікаційні вимоги щодо роботи референта. Нормативні документи щодо професії референт в Україні. Документи, що регламентують діяльність референта за кордоном.

курсовая работа , добавлен 22.03.2015


Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 15.01.2013


Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 22.04.2014


Основные понятия и принципы электронного документооборота, преимущества его внедрения. Portable Document Format (PDF) как переносимый платформонезависимый портативный формат электронных документов. Электронная цифровая подпись: назначение и применение.

презентация , добавлен 31.01.2016


Понятия и определения электронного документооборота (по тексту федеральных законов). Потребность малых предприятий в системе электронного документооборота (СЭД). Классификация функций СЭД, основные требования к ней. Атрибуты и реквизиты документов.

презентация , добавлен 21.03.2015


Классификация проблем внедрения средств электронного документооборота: излишнее наукообразие, сопротивление среды и реинжиниринг наоборот, кастомизация, недопроект. Консерватизм сотрудников и руководства. Придание электронному документу юридической силы.

реферат , добавлен 17.05.2011


Технические особенности, специфика, временные рамки и сложности внедрения системы электронного документооборота на предприятии. Анализ проблем психологического характера, возникающих при мотивации и переобучении персонала, связанных с внедрением СЭД.

курсовая работа , добавлен 04.12.2014


Сущность и виды электронного документооборота; принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.

курсовая работа , добавлен 16.10.2014


Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения". Способы внедрения электронного документооборота "Дело".

Назначение системы БОСС-Референт

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

Главными результатами внедрения системы являются:

• - Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.
• - Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.
• - Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт

• - Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
• - Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
• - Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
• - Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
• - Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
• - Простота освоения пользователями.
• - Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

Функциональность системы

Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:

• - документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
• - контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
• - работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.

Автоматизируемые функции

• - Документационное обеспечение принятия решений:
• - Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
• - Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
• - Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
• - Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
• - Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
• - Работа с версиями и редакциями документов.
• - Обработка входящих и исходящих документов:
• - Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
• - Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
• - Поддержка сложных регистрационных номеров.
• - Обеспечение работы нескольких канцелярий.
• - Контроль исполнительской дисциплины.
• - Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
• - Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
• - Контроль сроков и работ по выполнению поручений.
• - Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.
• - Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.
• - Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
• - Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
• - Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.

Функциональная структура системы БОСС-Референт

Дополнительные возможности

Генератор отчетов Report"sMan

Генератор отчетов Report"sMan для Lotus Notes (разработка компании Аплана) обеспечивает подготовку сложных отчетов пользователей любых приложений Lotus Notes и, в частности, пользователей системы электронного документооборота БОСС-Референт.

Report"sMan может быть подключен к любым базам данных Lotus Notes любого дизайна. Он работает с произвольными параметрами при формировании отчетов и выполняет автоматическую обработку макросов. Генератор отчетов позволяет хранить образцы отчетов для их последующего повторного использования, а также экспортировать отчеты в MS Excel, MS Word, HTML и PlainText.

Для потенциальных партнеров и пользователей программы Report"sMan, компания Аплана предоставляет возможность поработать с ней в тестовом режиме в течение одного месяца.

Системы сканирования и распознавания текста

Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему.

БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:

• - Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов
• - Использование сетевых сканеров для рабочих групп
• - Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.

Факс-сервер Extra Fax

Интеграция системы БОСС-Референт с факс-сервером ExtraFax (компании Extracomm Technologies Inc.) обеспечивает возможность отправлять и принимать факсы и электронную почту, маршрутизировать входящие сообщения, рассчитывать затраты на трафик с помощью встроенной биллинговой системы, а также выполнять многие полезные функции по работе с факсами.

Пользователи могут работать с сервером ExtraFax посредством стандартного клиента Lotus Notes, любого веб-браузера или осуществлять «печать документов на факс» из любого Windows-приложения при помощи драйвера ExtraFax Print-to-Fax.

Настройки клиентского места, которые можно делать через стандартный клиент Notes и через Internet, позволяют выбирать "шапки" факсов, а также отправлять сообщения по расписанию и с учетом приоритетов. При печати документов из Windows-приложений для выбора адресата могут использоваться адресные книги, лежащие на сервере Domino.

Весьма удобны для пользователей: единый механизм для рассылки факсов и электронной почты, возможность отправки документов из среды Windows на факс одним нажатием правой кнопки мыши, а также автоматически направляемые оповещения о результатах отправки факсов. Организовать групповую работу с факсами позволяют маршрутизация входящих сообщений, настройка индивидуальных и коллективных "шапок" факсов и встроенная биллинговая система. Программа предоставляет возможность разграничить права доступа с факсами – на работу с факсами (создание, чтение, удаление, пересылка и пр.) и на отправку факсов по междугородним или международным линиям.

Состав системы

Систему электронного документооборота, построенную на основе БОСС-Референта, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:

• - "железо" (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все "железо"
• - технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся "надстройкой" над сетевой операционной системой
• - система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.

Технологические особенности

1. Поддержка работы территориально-распределенных организаций

Архитектура системы позволяет развернуть систему на нескольких независимых структурах лотусовых серверов и, в частности, организовать работу на сложнейшей конфигурации серверов Lotus Domino R6.5X - в топологии "двухуровневая звезда". Два радиальных сервера, относящиеся к одному родительскому серверу и "видящие" его, могут обмениваться пакетами информации напрямую.

2. Поддержка реальной распределенности

Отличительная особенность системы состоит в поддержке процедур управленческого документооборота и делопроизводства в территориально-распределенных организациях.

• - Система автоматически направляет: а) всем участникам процесса согласования копии проекта согласуемого документа, б) ответственному за подготовку документа (принятие решения) визы и замечания участников согласования, дополнительные документы.
• - После завершения согласования система обновляет статус документа и информирует об этом всех участников процесса согласования.
• - Этап ознакомления завершается автоматической отправкой документа (и всех его копий) в архивные базы.

В любой момент времени все сотрудники, работающие над проектом документа, располагают его актуальными копиями, имеют информацию о статусе документа, а также могут просмотреть информацию, относящуюся к вопросу - сформированные в ходе согласования замечания, поручения и др.

3. Оперативность и надежность передачи данных

При передаче данных в распределенной структуре используются принципиально новые механизмы взаимодействия конфигураций системы, установленных на разных территориях (серверах). В БОСС-Референт v.3 механизм репликации используется только для синхронизации справочных и словарных данных. Для передачи функциональных данных, нередко образующих связки документов (речь идет о наборе файлов, поручений, виз согласования, ознакомления и т. п., относящихся к конкретной карточке документа), используется механизм прямой передачи данных через сокетное соединение XML-пакетом.

Данный механизм, лежащий в основе процессов согласования и ознакомления документов в распределенной среде, обеспечивает: 1) гарантированную и экономную доставку (только на необходимые сервера) связок документов всем участникам работы над документом, 2) снижение нагрузки на каналы передачи данных и 3) существенное упрощение администрирования системы: не нужно выполнять сложные настройки прав доступа серверов и параметров репликации.

4. Поддержка сложных организационных структур

Система поддерживает продуманные механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий и замещений. Механизм совмещения должностей является ключевым для использования СЭД в организациях, где помимо функциональных подразделений имеют место проектные образования. Для каждого сотрудника задается перечень ролей по обработке документов (утверждающий, согласующий и т.п.), при этом пользователь может иметь разные роли в функциональном подразделении, где он работает, и проектах, в которых он участвует. Обрабатывая конкретный документ, пользователь получает и обрабатывает документы в соответствии с его ролью в подразделении, которое указано в документе.

5. Работа с версиями и редакциями документов

Карточки документов и вложенные файлы хранятся в разных базах данных. Это сделало возможным реализовать механизм работы с версиями и редакциями документов, широко используемый на этапах согласования, подписания и утверждения документов.

6. Гибкость системы

Средства системы, включая механизм workflow, позволяют быстро модифицировать существующие схемы прохождения документов, а также быстро реализовывать документооборот по новым бизнес-процессам, связанным с обработкой документов. С помощью строительных кубиков системы можно быстро реализовать, например, обработку документов, необходимых для принятия решения о целесообразности проведения рекламных акций, выделения кредита (в банках) и т. д.

7. Отказоустойчивость

БОСС-Референт поддерживает работу в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов - основного и резервного. В случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервный сервер (при новом открытии баз данных). При восстановлении основного сервера обратное переключение пользователей осуществляет администратор.

8. Производительность

Высокую производительность системы в ситуации динамичного роста объемов данных обеспечивает механизм архивирования, выполняющий перенос документа в архив на том сервере, где он был создан, с одновременным автоматическим сохранением архивной копии на других серверах. Высокая производительность достигнута и за счет раздельного хранения "легких" карточек документов и вложенных в них файлов, а также доступа к последним программными средствами.

9. Web доступ

Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы - средствами браузера Internet Explorer версии 5 и выше. Таким организациям потребуется закупить клиентские лицензии Lotus Notes только для установки на рабочих местах администраторов системы.

10. Удобство администрирования

Платформа Lotus Domino/Notes позволяет вести одновременно доработку системы и ее тиражирование в дочерние структуры организации. Имеются механизмы, которые позволяют делать обновление системы во всех офисах территориально-распределенной организации за ночь. Для облегчения работ по ведению списков сотрудников реализована интеграция системы с LDAP-каталогами.

Arabic Bulgarian Chinese Croatian Czech Danish Dutch English Estonian Finnish French German Greek Hebrew Hindi Hungarian Icelandic Indonesian Italian Japanese Korean Latvian Lithuanian Malagasy Norwegian Persian Polish Portuguese Romanian Russian Serbian Slovak Slovenian Spanish Swedish Thai Turkish Vietnamese

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25 %, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

• организовать эффективную работу с договорами;
• сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
• автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
• обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
• повысить эффективность работы с заявками;
• реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;
• наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

В органах власти:

• повышение качества оказания государственных услуг;
• улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
• повышение прозрачности и открытости деятельности;
• снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
• создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Для коммерческих компаний:

• повышение управляемости;
• оперативное реагирование на изменения;
• увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Система БОСС-Референт предназначена для автоматизации документооборота и управленческих процессов.

Система включает функциональные возможности, позволяющие реализовать:

Поддержку процессов согласования

• дает возможность использования типовых и создания специализированных процессов;
• предусматривает возможность изменения перечня согласующих, типа и сроков согласования;
• позволяет вести контроль процесса согласования;
• обеспечивает информацию о версиях документов и истории согласования.

Контроль исполнения поручений

• обеспечивает учет всех выданных поручений;
• позволяет отслеживать своевременность выполнения поручений и загрузку специалистов;
• формирует статистику по выполнению поручений и отработке документов.

Работу с входящей и исходящей корреспонденцией

• обеспечивает регистрацию корреспонденции, поступающей в различных видах;
• поддерживает регистрационные номера любой сложности;
• позволяет связывать документы между собой;
• дает возможность накладывать резолюции и готовить проекты резолюций;
• обеспечивает работу нескольких канцелярий в рамках единого информационного пространства.

Более подробно о возможности системы можно узнать на сайте производителя.

СЭД БОСС-Референт обладает рядом уникальных коммерческих и технологических преимуществ, которые обеспечивают системе лидерство на российском рынке решений для управления документами.

Система отвечает потребностям как крупных, так и небольших организаций любых отраслей, позволяет органам государственной власти создавать комплексные информационные системы, включающие ЭАРы, порталы, юридически значимый документооборот, архив.

Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения:

СЭД БОСС-Референт предназначена для повышения эффективности работы организации в целом, и ее сотрудников в частности. Немаловажным фактором, влияющим на то, как быстро включаются сотрудники в работу с новым приложением, насколько оперативно реализуются в системе электронного документооборота типовые операции, является то, что называют usability - пользовательский интерфейс, ориентированный на обеспечение максимального психологического и эстетического удобства работы пользователя с приложением. БОСС-Референт удобен и прост в использовании

Интерфейс системы БОСС-Референт на сегодняшний день является интуитивно понятным рядовым пользователям и одним из наиболее удобных в работе среди аналогичных систем.

«Ежедневник» и «Визитница»

Начиная с версии 3.2.1, в системе реализована стартовая страница, на которой разместились предметы, постоянно используемые в работе - ежедневник и визитница.

Концептуально стартовая страница представляет собой индивидуальное автоматизированное рабочее место (АРМ). Это значит, что каждый пользователь может настроить компоненты страницы так, чтоб ему было удобно работать, а основные инструменты системы были бы всегда «под рукой».

Только нужная информация

Интерфейс системы БОСС-Референт сделан так, чтобы различные группы пользователей могли работать быстрее и с большим удобством: им предоставляются только те инструменты и данные, которые нужны.

Пользователей можно условно разделить на следующие группы в соответствии с теми задачами, которые им приходится решать при работе с системой:

• исполнители - заполняют карточки документов, отправляют документы на согласование, подписание, следят за ходом движения документов, отчитываются по поручениям руководства;
• руководители - выносят решения по документам (согласуют и подписывают документы), контролируют выполнение поручений;
• делопроизводители - принимают, регистрируют, отправляют документы, осуществляют контроль исполнительской дисциплины.

Для каждой группы пользователей интерфейс даже одного и того же документа будет разным.

БОСС-Референт имеет полнофункциональную web-версию, поддерживающую все пользовательские функции. Таким образом, с СЭД БОСС-Референт возможна полноценная работа пользователей как в клиенте Lotus Notes, так и через web-браузер.

Удобство для пользователей

Работа с СЭД БОСС-Референт под web практически не отличается от работы в клиенте Lotus Notes.

Интерфейс обеих версий идентичен - инструменты, карточки документов, принципы навигации по системе одинаковы. Если пользователь работает с обеими версиями, например, в офисе для доступа используется клиент Lotus, а для доступа из дома - web-браузер, то ему не потребуется изучать правила работы с каждой из версий - для обеих версий они идентичны.

Когда использование web-доступа к системе уместно?

Для организации будет правильнее работать с БОСС-Референтом, через web-интерфейс при следующих условиях:

• когда в организации как корпоративный стандарт принят почтовый клиент, отличный от Lotus, заменять его, безусловно, не целесообразно, а работу с документами можно реализовать через интернет-версию системы;
• когда среди пользователей СЭД существенную часть составляют мобильные пользователи, для которых удобнее имеет доступ к системе из любой точки, оборудованной доступом к интернету;
• если политика организации в области информационных технологий предполагает использование приложений, доступных через web-интерфейс везде, где это возможно;
• если в организации имеется очень большое количество пользователей в территориально удаленных офисах, использование web-версии позволяет ускорить внедрение СЭД и снизить стоимость проекта.

Технические особенности

Для настройки web-доступа к системе БОСС-Референт не требуется дополнительный сервер: возможность работы пользователей c web-версией реализуется путем дополнительной настройки Lotus Domino-сервера. Этот же сервер используется и для поддержки пользователей, работающих в клиенте Lotus.

Аутентификация пользователей системы при работе под web реализуется одним из трех способов:

• средствами Lotus Domino (единственно возможный вариант для пользователей, совмещающих работу через web и «толстого» клиента);
• через Active Directory (возможно использование компонента Winlogon);
• с помощью LDAP-совместимого каталога.

Уведомления, поступающие в почту пользователей, при работе под web имеют вид html-ссылок (вместо Lotus-ссылок, используемых при работе в почтовом клиенте Lotus).

Для использования web-доступа не требуется скачивание элементов ActivX и Java-апплетов. После открытия пользователю возможности работы под web, он просто входит по указанной администратором ссылке, проходит аутентификацию, после чего может сразу работать с полноценной версией системы.

Что нужно, чтобы внедрить СЭД быстро? Для этого необходимо настроить в системе процессы (регламенты) работы с документами в короткие сроки.

Поэтому БОСС-Референт поставляется с комплектом преднастроенных процессов работы с типовыми документами, которые требуется только настроить под конкретного заказчика. Также система содержит элементы конструктора, предназначенные для того, чтобы в короткие сроки построить из «кубиков» процессы обработки специализированных документов (такие, как, например, процесс согласования заявки на кредит). Это позволяет существенно сократить время внедрения и адаптации системы под требования заказчика.

В любой организации существуют правила работы с документами, которые могут быть зафиксированы или нет в виде регламента (или положения), и должны учитываться при автоматизации бизнеса. Регламент определяет, что происходит с документом на разных этапах его жизненного цикла. При внедрении системы автоматизации управления регламент реализуется в виде электронного административного регламента (ЭАРа). В СЭД БОСС-Референт электронный регламент называется «процессом принятия решений» (например, «процесс принятия решения по договору» или «процесс принятия решения по служебной записке»).

Элементы любого «Процесса принятия решения» (регламента)

«Процесс принятие решения» формируется из карточки документа и маршрута движения документа.

Карточка документа - это экранная форма, которая настраивается администратором и содержит атрибуты документа и сам документ в виде отсканированного электронного образа или проекта документа, например, в формате Microsoft Word.

Маршрут документа - это последовательность стадий обработки документа, которая настраивается для типов документов администратором системы. Маршрут может включать следующие стадии обработки документов:

• подготовка;
• согласование;
• подписание;
• утверждение;
• регистрация;
• исполнение;
• передача в архив.

Стадия «согласование» может состоять из одного или нескольких этапов. Каждый этап создается с помощью одного из следующих блоков согласования:

• параллельное;
• последовательное;
• с переходами по условиям.

Настройка «Процессов принятия решения» (регламентов)

Весь поток обрабатываемых любой организацией документов можно разделить условно на документы, которые являются типичными для подавляющего большинства организаций, и специализированные документы, как правило, производственного характера (в банках - это кредитные заявки, в консалтинговых компаниях - отчеты, и т. д.).

БОСС-Референт содержит преднастроенные процессы работы с типовыми документами, а также позволяет собирать специализированные процессы из встроенных в систему «кубиков» конструктора.

Настройка типовых процессов

В базовую версию системы БОСС-Референт включены 5 преднастроенных «Процессов принятия решений» для типовых документов (используемых в подавляющем большинстве организаций):

• договоров;
• организационно-распорядительных документов;
• проектов исходящих документов;
• служебных записок;
• заявок.

Для этих процессов в системе БОСС-Референт реализованы типовые маршруты движения документов и типовые карточки документов. Встроенные процессы являются универсальными и могут быть изменены администратором с помощью простых настроек.

Структура карточки любого из 5 типовых процессов настраивается силами администратора системы. Часть полей при этом можно сделать заполняемыми по умолчанию, часть полей может заполняться с использованием справочников системы.

Маршруты для преднастроенных процессов уже заданы в системе и состоят из описанных выше этапов обработки документа и блоков согласования. Администратор системы может настроить процесс согласования, используя блоки согласования, а также определить сотрудников, участвующих в согласовании, подписании, утверждении документов.

Создание специализированных процессов

Для компаний, использующих специализированные документы (например, кредитные заявки) в БОСС-Референте, предусмотрена возможность быстрого конструирования необходимых специализированных маршрутов и карточек документов.

Создание специализированного маршрута осуществляется средствами Lotus Workflow Architeсt из заложенных в систему стандартных этапов обработки документов и блоков согласования (описаны выше).

Чтобы создать для специализированных документов карточки, включающие любой необходимый состав полей, используются средства Lotus Domino Designer.

После создания карточки и маршрута осуществляется настройка процесса, так же, как это выполняется для типовых процессов.

БОСС-Референт является одним из лучших среди представленных на российском рынке решений для организации эффективного документооборота в организациях, имеющих территориально распределенную структуру, что доказано рядом успешных проектов, в том числе:

• На платформе БОСС-Референт построена крупнейшая в России СЭД - количество пользователей системы электронного документооборота в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) превышает 85 000, система внедрена в территориальных органах ФНС всех субъектов РФ, работа система обеспечивается более чем 350-ю серверами;
• Крупнейшая в коммерческом секторе СЭД создана на БОСС-Референте в компании МТС - система объединяет в единое информационное пространство более 25 000 сотрудников из подразделений компании в России и ряде стран СНГ, а ее работа поддерживается более чем 100 серверами.

Эффективность работы системы электронного документооборота в распределенной среде зависит от того, насколько правильно организована доставка документов пользователям, находящимся на отдалении друг от друга. То есть все пользователи, работающие в СЭД, независимо от места их расположения, должны иметь доступ ко всем необходимым для их работы документам. В БОСС-Референте все функции системы реализованы так, чтоб они могли корректно работать в условиях территориальной распределенности.

Для работы в распределенной среде система БОСС-Референт использует все преимущества платформы Lotus Domino, а также собственный транспортный механизм. С их помощью в системе обеспечиваются следующие возможности:

• Реализуется принцип «электронный документ доставляется только туда, где он нужен пользователям для работы». Это значит, что если с документом работают в центральном офисе компании и одном из ее филиалов, то документ должен находиться на этих двух площадках, и нигде более;
• При передаче документа (например, находящегося на согласовании) на другую площадку, вместе с ним отправляются все сопутствующие документы;
• Доставка документов, поручений и данных осуществляется пакетом и происходит практически мгновенно. При этом нет потребности в выполнении сложных настроек прав серверов и репликации;
• Транспортный механизм БОСС-Референта имеет функцию гарантированной доставки пакетов документов - если пакет не доставлен полностью, то система осуществляет повторную отправку, а в случае невозможности доставить пакет информирует администратора. Чтобы выяснить причины сбоя в доставке, администратор может воспользоваться инструментом для диагностики процессов транспортировки данных;

Администрирование системы БОСС-Референт, работающей в распределенной среде, столь же простое, как и администрирование одной площадки. При этом администрирование отдаленных офисов возможно из единой точки, например, из центрального офиса. Так обновление системы до нового релиза происходит на всех площадках СЭД МТС за одну ночь, и осуществляется администраторами из центрального офиса компании;

• Функция поддержки переезда пользователей позволяет решить задачу с перемещением пользователей и их документов с одной площадки на другую. После перевода пользователя, например, из филиала в центральный офис организации, пакет всех документов, с которыми работал пользователь до перевода, пересылается в виде копии с сервера филиала на сервер центрального офиса.

СЭД БОСС-Референт отличает сочетание трех уникальных преимуществ:

• с одной стороны, система сочетает в себе элементы конструктора, и за счет этого автоматизировать процессы управления документами можно очень быстро;
• с другой стороны, она сохранила все возможности платформы, которые позволяют адаптировать решение под любые специфические потребности заказчика;
• кроме этого, архитектура системы и методика внедрения позволяют поэтапно автоматизировать процессы, например, для начала настроить обработку договоров, чтобы организация начала работать в системе, а дальше настраивать другие процессы.

Достаточно 2-х месяцев, чтобы запустить СЭД БОСС-Референт в промышленную эксплуатацию.

Это возможно благодаря следующим особенностям системы и методики внедрения:

• Существуют документы, которые одинаково обрабатываются практически в любой организации. Для 5 типов таких документов в БОСС-Референте уже созданы типовые процессы. Поэтому начать работу с типовыми документами, например, с договорами, можно сразу после установки системы.
• Если при внедрении системы возникает необходимость создать процессы обработки специализированных документов, которые используются в работе отдельно взятой организацией, это также можно сделать быстро. Процесс формируется из уже реализованных в системе элементов процесса - складывается из «кубиков» как конструктор.
• БОСС-Референт имеет полнофункциональный web-доступ, что делает возможной полноценную работу пользователей как в клиенте Lotus Notes, так и через web-браузер. Если структура организации включает множество территориально удаленных филиалов и подразделений, то сроки проекта внедрения могут быть существенно сокращены предоставлением web-доступа к системе всем пользователям в филиалах.
• Методика внедрения СЭД БОСС-Референт отработана годами успешных проектов различного масштаба и ориентирована на реализацию проекта в сжатые сроки. К примеру, при автоматизации работы с типовыми документами, 1 месяц требуется на обследование существующего в организации документооборота и подготовку к внедрению, второй месяц уходит на установку системы, настройку типовых процессов и обучение пользователей. То есть уже через 2 месяца организация начинает опытную эксплуатацию СЭД.

Надежность и производительность системы БОСС-Референт обеспечивается возможностями платформы Lotus Domino: показатель надежности - 24х7, а на одном сервере может работать до 1000 пользователей.

Надежность системы

Надежность СЭД БОСС-Референт с показателем 24х7 достигается путем организации работы в программном кластере Lotus Domino, состоящем из двух (или более) серверов. Идентичность данных на серверах, входящих в кластер, поддерживается кластерными репликациями Lotus Domino. Использование кластера Lotus Domino обеспечивает:

• отказоустойчивость системы - в случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервные серверы;
• распределение нагрузки на серверы - пользователи пропорционально распределяются на разные серверы, что способствует повышению производительности системы.

Производительность системы

Высокие показатели производительности системы обеспечиваются рядом технических решений, таких как:

• распределение нагрузки в программном кластере Lotus Domino;
• автоматический перенос отработанных документов в архивы соответствующих модулей - после того как работа с документами завершается, они перемещаются в архивы соответствующих модулей, при этом доступны гибкая настройка автоматического архивирования и поиск по всем модулям, включая архивные;
• хранение в разных модулях карточек документов и файлов вложений (при особо больших объемах файлов вложения могут храниться в системе типа «электронный архив» - IBM Content Manager или Saperion), при этом для пользователя место хранения не очевидно, и сохраняется эффект «вложение прикреплено к карточке документа»;
• распределенный транспортный механизм, оптимизированный по объему передаваемой информации и работающий по принципу «документы хранятся и передаются только на те серверы, где они необходимы для работы».

Развитие системы электронного документооборота БОСС-Референт в рамках отдельно взятого проекта возможно по двум направлениям:

• по пути увеличения масштабов системы;
• по пути расширения функциональных возможностей.

Для увеличения масштабов системы при сохранении единого информационного пространства, БОСС-Референт позволяет:

• Подключать новых пользователей в большом количестве. Возможности системы БОСС-Референт проверены на проектах построения крупнейших в России СЭД в ФНС (общее планируемое количество пользователей должно превысить 100 тысяч) и МТС (в системе работает более 25 тысяч сотрудников).
• Подключать новые площадки (территориально удаленные подразделения и филиалы организации) с их серверами. В настоящее время работа СЭД ФНС и МТС поддерживается более чем 100 серверами.

БОСС-Референт дает широкие возможности для качественного развития системы - добавления новых функций - следующими средствами:

• В системе можно автоматизировать работу со всеми используемыми в организации типами управленческих документов. Процессы обработки типовых документов можно легко «клонировать» из уже преднастроенных процессов - регламент копируется, и в нем изменяются необходимые настройки. Для специализированных документов организации (таких как, например, кредитные заявки) создаются специализированные процессы с помощью средств платформы Lotus.
• Интеграция с другими продуктами позволяет существенно расширить возможности системы БОСС-Референт, а также сделать СЭД частью единой информационной системы организации. Опыт построения СЭД на платформе БОСС-Референт включает примеры успешной интеграции с системами класса HR, ERP, CRM, а также создания юридически значимого электронного документооборота;
• Партнерами компании БОСС-Референт разработаны совместимые с СЭД БОСС-Референт модули, предназначенные для расширения базовых функциональных возможностей системы.

СЭД БОСС-Референт является одной из немногих систем на российском рынке СЭД, которая поставляется с открытым кодом. Это дает для заказчиков следующие преимущества:

• Организации, использующие БОСС-Референт, имеют возможность адаптировать систему под специфику своей работы и разрабатывать собственные дополнительные модули СЭД. В этом заключается уникальное преимущество гибкости системы БОСС-Референт.
• Службы безопасности заказчиков получили возможность убедиться в безопасности кода и самой системы, а также аттестовать ее на соответствие внутренним требованиям безопасности.

Система БОСС-Референт прошла сертификацию на соответствие требованиям Руководящих документов ФСТЭК России:

• «Безопасность информационных технологий. Критерии оценки безопасности информационных технологий». Оценочный уровень доверия 4 (ОУД4).
• «Защита от несанкционированного доступа к информации. Часть 1. Программное обеспечение средств защиты информации. Классификация по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей» (НДВ4).

Сертификат ОУД4 гарантирует уровень защищенности системы и корректность работы функций безопасности, которые необходимы для работы с конфиденциальной информацией.

Сертификат НДВ4 гарантирует отсутствие «черных ходов» в программном коде.

Наличие сертификатов ФСТЭК позволяет аттестовать информационные системы, построенные на базе БОСС-Референт, по классу защищенности информационной системы персональных данных (ИСПД) до «1Г» и по классу защиты персональных данных в ИС до «К2» включительно.

В системы БОСС-Референт встроена поддержка сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации. С помощью этих средств в БОСС-Референте реализуется:

• использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), что позволяет обеспечить подтверждение авторства, целостность и юридическую значимость электронных документов;
• шифрование данных, что позволяет обеспечить дополнительную защиту информации, содержащейся в электронном документе.

Система электронного документооборота, построенная на основе БОСС-Референта, состоит из нескольких уровней:

• «железо» (серверы, клиентские рабочие станции, сети, и др.) и платформа (операционная система Windows /Linux /Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все «железо»;
• технологическая платформа IBM Lotus , являющаяся «надстройкой» над сетевой операционной системой и включающая серверный компонент Domino и клиентский Notes;
• система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из модулей (баз данных) формата nsf;
• клиентские места пользователей, которые могут работать с помощью как клиента Lotus Notes , так и Web-браузера.

IBM Lotus является документоориентированной платформой, что делает ее более предпочтительной для задач СЭД, нежели реляционные СУБД.

БОСС-Референт имеет модульную архитектуру. Модули, входящие в состав системы БОСС-Референт, представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде Lotus Notes/Domino. Эти базы можно разделить на три группы:

Предназначены для обработки управленческой информации и принятия решений.

Модуль «Канцелярия»

Обеспечивает полный цикл работы организации с входящими и исходящими документами. Позволяет осуществлять контроль, учет и регистрацию корреспонденции.

Модуль «Принятие решений»

Предназначен для автоматизации бизнес-процессов, которые реализуются в системе в виде «Процессов принятия решений», формирующихся из двух обязательных элементов: карточки документа и маршрута движения документа. В поставку системы входят преднастроенные «процессы принятия решения» для типовых документов (договоров, организационно-распорядительных документов, проектов исходящих документов, служебных записок, заявок). Процессы для специализированных документов (например, кредитных заявок) могут быть быстро настроены дополнительно.

Модуль «Поручения»

Позволяет в масштабах всей организации ставить задачи сотрудникам посредством создания поручений по документам или независимых поручений и отслеживать их выполнение. Предоставляет возможность формировать связанные поручения, образующие «дерево» поручений, и контролировать их выполнение.

Поручения могут выдавать руководители всех уровней. Исполнители могут сохранять отчеты о проделанной работе в модуле «Поручения». Модуль тесно связан с другими базами системы («Принятие решений», «Канцелярия»). Поручения могут создаваться как в самой базе данных «Поручения», так и в других модулях системы («Принятие решений», «Канцелярия»), при этом все поручения хранятся в модуле «Поручения».

Предназначены для хранения нормативно-справочной информации.

Модуль «Справочник организации»

Предназначен для хранения и обновления данных о структуре и сотрудниках предприятия. В базе данных содержится информация о подразделениях и филиалах, которые входят в состав организации, их взаимной подчиненности, а также о сотрудниках организации, в том числе информация по совмещению должностей, делегированию полномочий и ролям по обработке документов (утверждающий, согласующий, и т. п.). Здесь же хранится служебная информация: о сайтах (серверах, на которых ведется работа), соединениях, узлах, именах канцелярий, и т. д. Данные из модуля «Справочник организации» используются большинством модулей системы БОСС-Референт.

Модуль «Внешние адресаты»

Предназначен для хранения данных об организациях-контрагентах (заказчиках, партнерах, клиентах) и их представителях. Во «Внешних контактах» может храниться самая разнообразная информация - от банковских реквизитов организации до мобильного телефона ее представителя.

В системе данные из модуля «Внешние адресаты» используются везде, где требуется указывать контрагентов, например, при работе с договорами, входящими и исходящими документами, и т. д.

Модуль «Словари»

Предназначен для создания и хранения списков ключевых слов, используемых для заполнения полей ввода в карточках баз данных системы. Используется большинством модулей системы БОСС-Референт в качестве справочника словарных значений. Добавление новых записей и редактирование старых осуществляется администраторами или специально выделенными сотрудниками.

Это модули, позволяющие осуществлять гибкие настройки функциональных подсистем и обеспечивающие поддержку вспомогательных функций.

Модуль «Коммутатор»

Является центральной базой, с помощью которой производится настройка приложения. В ней содержится технологическая информация о расположении других баз данных системы БОСС-Референт на серверах. База данных «Коммутатор» предназначена для решения следующих задач:

Навигация пользователей - модуль обеспечивает навигацию по базам данных, выступает единой точкой входа в систему для пользователей.Коммутация модулей системы - устанавливает связи между базами данных системы и со словарно-справочными модулями.Конфигурация рабочих мест пользователей.«Главная страница» модуля «Коммутатор» является точкой входа пользователей в систему.

Модуль «Кабинет»

Относится к группе пользовательских сервисов. Предназначен для информирования пользователей об их задачах: сюда доставляются все служебные сообщения системы БОСС-Референт. База данных доступна всем пользователям, при этом каждый пользователь получает только адресованные ему уведомления. Система позволяет дублировать сообщения, приходящие в «Кабинет», в почтовый ящик пользователя,

Модуль «Поиск»

Вспомогательный модуль, позволяющий производить поиск по набору атрибутов карточек документов баз данных «Канцелярия», «Принятие решений», и их архивов.

Модуль «Регистратор»

Содержит набор нумераторов (программных счетчиков), генерирующих регистрационные номера документов, и форматов нумераторов. Позволяет гибко настраивать различные форматы нумератора в соответствии с принятым в организации порядком формирования регистрационных номеров для документов различного типа. Кроме «счетчика», формат может содержать различные параметры, например: ФИО Подписанта, дата регистрации, разделители, индекс дела, и т. п. Для одного нумератора можно создать несколько форматов.

Архивные модули

Предназначены для хранения архивных документов из модулей «Канцелярия», «Поручения», «Принятие решений», и относящимся к ним модулей «Электронные образы». Для каждого модуля создается отдельная архивная база данных. Документы, передаваемые в архив из модулей «Канцелярия» и «Принятие решений», получают статус «В дело», статус поручений не меняется.

Модуль «Настройки Принятия решений»

Вспомогательный модуль, применяемый для создания типовых процессов, в соответствии с которыми будут обрабатываться документы в базе данных «Принятие решений». В карточке типового процесса задаются стадии и этапы обработки документов, настройки значений полей документов по умолчанию, сотрудники, участвующие в обработке (согласующие, подписывающие, утверждающие, регистрирующие), а также сотрудники, имеющие право на создание документов.

Модуль «Протокол»

Используется для протоколирования действий пользователей при работе с документами в системе БОСС-Референт. Информация из БД Протокол предназначена только для просмотра и используется службой, ответственной за информационную безопасность.

Система электронного документооборота Босс-Референт создана в 1996 году и до сих пор удерживает лидирующие позиции на российском рынке приложений класса ECM. СЭД БОСС-Референт автоматизирует документооборот компании и оптимизирует делопроизводство. Эта система подходит для автоматизации документооборота государственных структур и частных крупных компаний, холдингов, средних предприятий.

На базе БОСС-Референт работает электронный документооборот в Федеральной налоговой службе РФ (более 130 тыс. пользователей), в МТС к системе подключено более 25 тыс. сотрудников.

Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.

Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.

Использование системы:

• позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;
• помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
• организует эффективное управление проектами;
• улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.

При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.

СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:

Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.

В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.

В сферу ответственности компании БОСС-Референт входит:

• развитие одноименного продукта - системы электронного документооборота БОСС-Референт ;
• развитие партнерской сети;
• консалтинг и поддержка партнеров и пользователей системы;
• обучение;
• маркетинговое продвижение продукта.

Партнерская сеть БОСС-Референт

Партнеры компании БОСС-Референт предоставляют услуги по внедрению системы электронного документооборота, сопровождению созданных решений, адаптации системы под задачи заказчиков, обучению пользователей. Каждому партнеру присвоен один из трех статусов:

• Генеральный партнер - имеет обширную компетенцию, большое количество сертифицированных специалистов и опыт реализации множества проектов внедрения;
• Партнер - имеет в штате сертифицированных специалистов по БОСС-Референту, подготовленных для реализации проектов внедрения;
• Реселлер - осуществляет поставки СЭД БОСС-Референт.
• Партнерская сеть БОСС-Референт охватывает практически все регионы России, а также Украину и Казахстан. В разделе «Партнеры» нашего сайта Вы можете найти партнера в своем регионе, либо выбрать интересующую Вас компанию в алфавитном каталоге.

Сервис и поддержка БОСС-Референт

Сопровождение внедренных систем электронного документооборота БОСС-Референт возможно в базовом и расширенном вариантах:

• Гарантийная (базовая) поддержка предоставляется производителем, компанией БОСС-Референт.
• Расширенная техническая поддержка предоставляется партнерами компании БОСС-Референт.
• Курсы обучения БОСС-Референт

Компания БОСС-Референт проводит обучение в Москве на следующих курсах:

• «Методика внедрения СЭД БОСС-Референт»
• «Основы администрирования СЭД БОСС – Референт»
• Обучение специалистов партнеров компании БОСС-Референт в рамках партнерской программы осуществляется бесплатно.

В январе 2012 года стало известно, что в группе «АйТи » серьезно изменилась структура руководства практикой ECM (enterprise content management, хранение корпоративной информации, включающее в себя электронный документооборот, СЭД).

В декабре 2011 г. появилась 100% дочка управляющей компании групы «Логика бизнеса 2.0 », которая помимо внедрения ECM займется новым для группы направлением - системами управления бизнес-процессами (BPM).

До этого момента практика ECM была представлена давно существующим разработчиком СЭД «Босс-референт» и созданной в апреле 2011 г. «АйТи информационный менеджмент», внедряющей подобное ПО. До создания «Информационного менеджмента» в виде отдельной компании внедрение было представлено департаментом интегратора.

Направление является важным для группы. Как говорит CNews председатель совета директоров «АйТи» Тагир Яппаров, за последний год на долю практики ECM пришлось порядка 500 млн руб. выручки. При общем доходе за 2010 г. по данным рейтинга «CNews100: Крупнейшие ИТ-компании России» 4,7 млрд руб. Что касается количества сотрудников, то, по словам нового гендиректора «Логики бизнеса» и «Босс-референт» Марии Каменновой, сейчас всего в направлении работает около 230 человек, из которых порядка 180 сотрудников - во внедрении. На конец 2010 г. по данным рейтинга CNews всего в группе «АйТи» работало 1550 человек.

До прихода Каменновой компании подчинялись разным людям. Компания-внедренец - Георгию Подбуцкому, оставшемуся в «Логике бизнеса» заместителем директора, отвечающим за ECM. Разработчиками руководил Андрей Гриб , сейчас покидающий «АйТи». Яппаров связывает его уход с тем, что «не все руководители встроились в новую матричную структуру, предусматривающую большее делегирование ответственности».

Юридически «Босс-референт» остался независимой от «Логики бизнеса» организацией, которой также полностью владеет управляющая компания группы, говорит Яппаров. Однако источник CNews в группе уверен, что речь идет о полном переподчинени разработки СЭД внедренцам. «Уходом Гриба дело не ограничилось, на другие руководящие позиции в «Босс-референт» также пришли люди из компании-внедренца, - говорит он. - Нормальная деловая внутренняя конкуренция между структурами существовала давно, также звучали взаимные обвинения в неудачах. За несколько последних лет во внедренце сменилось несколько директоров. Теперь «Босс-референт» стал полностью зависимым от внедренцев».

Несмотря на перетряску направления, Тагир Яппаров намерен ежегодно удваивать выручку от его работы, т.е. уже в этом году она должна достигнуть миллиарда рублей. Сегодня было подписано соглашение между «Логикой бизнеса» и немецким BPM-разработчиком Metasonic. Сохраняются планы по поддержке многоплатформенности «Босс-референта»: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, мобильных версий под iOS и Android . По версии анонимного собеседника CNews, в ходе реорганизации компанию покинул ряд программистов и для реализации этих планов придется нанимать новых. Недавно «АйТи» объявила стажировку по направлению ECM .