किसी उद्यम के कार्य को ठीक से कैसे व्यवस्थित करें। मार्केटिंग का विश्वकोश. नियमित छोटी बैठकें गतिविधियों के समन्वय में मदद करेंगी

किसी भी कंपनी के संगठन में कर्मचारियों के साथ काम करना सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक है। आईटी प्रौद्योगिकियों या वेब के क्षेत्र में उत्पादों को विकसित और कार्यान्वित करने वाली कंपनियों के लिए, कर्मचारियों को सक्षम रूप से नियुक्त करने, उन्हें प्रेरित करने और उन्हें नौकरी से निकालने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। यह सब कर्मचारियों के काम को व्यवस्थित करने के लिए एक एकल प्रणाली को जोड़ता है। यहां आपको टीम में विकसित हुई सभी स्थितियों को सही ढंग से हल करने में सक्षम होने के साथ-साथ कर्मचारियों को सक्षम रूप से प्रबंधित करने में सक्षम होने के लिए थोड़ा मनोवैज्ञानिक होने की आवश्यकता है।

कंपनी प्रबंधन का कार्य कर्मचारियों को कंपनी के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रेरित करना है। यदि कंपनी के पास लक्ष्य नहीं होंगे तो कर्मचारियों के पास भी नहीं होंगे। कर्मचारियों के काम को ठीक से व्यवस्थित करने के लिए, कंपनी को कुछ सिद्धांतों द्वारा निर्देशित होने और विभिन्न प्रबंधन तकनीकों को पेश करने की आवश्यकता है जो फल देंगी।

तो, आइए अपनी कंपनी में एक प्रेरित और मजबूत टीम बनाने के 10 तरीकों पर गौर करें जो अत्यधिक उत्पादक होंगी और कंपनी को बाजार के औसत से कहीं अधिक कमाई करा सकती हैं।

1. कर्मचारियों द्वारा लक्ष्य की समझ. अनिश्चितता कुछ भी अच्छा नहीं लाती। यदि कोई व्यक्ति नहीं जानता कि उसे कहाँ जाना है, तो वह संभवतः खड़ा होगा और सोचेगा कि क्या करना है? किसी कंपनी में अनिश्चितता कई अच्छी पहलों को बर्बाद कर सकती है। यदि आप एक कंपनी के रूप में विश्वास को प्रेरित नहीं करते हैं, यदि आपके पास यह दृष्टिकोण नहीं है कि आप यह सब क्यों कर रहे हैं, तो, सबसे अधिक संभावना है, आपके कर्मचारी लंबे समय तक नहीं रहेंगे। विशेषकर होनहार वाले। क्योंकि वे वहां प्रयास करेंगे जहां वे विकसित हो सकें। कंपनी के रोडमैप को बढ़ाना और परिभाषित करना एक ऐसी चीज़ है जिसे कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से समझने की आवश्यकता है। कर्मचारियों को कैरियर की सीढ़ी पर आगे बढ़ाने के लिए एक प्रणाली विकसित करें। किसी व्यक्ति को काम पर रखते समय, उसे वेतन, जिम्मेदारियों, अवसरों आदि के संदर्भ में क्या इंतजार है, इसके बारे में अंधेरे में न छोड़ें। आपकी कंपनी का भी एक उद्देश्य होना चाहिए. कर्मचारियों को इसकी जानकारी दें. उदाहरण के लिए, अगले महीने 100 इकाइयाँ बेचें। लक्ष्यों को प्रेरित करना चाहिए. यानी, अगर हम इस महीने 98 यूनिट बेचते हैं और पिछले महीने 96 यूनिट बेचते हैं, तो 100 यूनिट का लक्ष्य रोमांचक होने की संभावना नहीं है। उत्पादन की सीमा को 120, या उससे भी बेहतर, 150 इकाइयों तक बढ़ाएँ। तब आपके पास काम करने के लिए कुछ होगा!

2. अपने सामने स्पष्ट लक्ष्य रखने से एक कर्मचारी हमेशा अपना काम बेहतर ढंग से करेगा। एक बड़े परिणाम को प्राप्त करने के मुख्य लक्ष्यों के अलावा, कंपनी के पास प्रेरक लक्ष्य भी होने चाहिए जो कर्मचारियों को उच्च गुणवत्ता वाले मध्यवर्ती परिणाम प्राप्त करने के लिए प्रोत्साहित करें। और इन मध्यवर्ती परिणामों को पुरस्कृत किया जाना चाहिए ताकि कर्मचारी बेहतर रूप से प्रेरित हों। इसके अलावा, यह देखने लायक है कि आप कर्मचारियों को कैसे पुरस्कृत करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी निश्चित बिक्री योजना को पूरा करने पर उन्हें यूरोप की यात्रा या किसी अन्य प्रेरक पुरस्कार और उपहार का वादा कर सकते हैं।

इस सिद्धांत में मुख्य बात मध्यवर्ती परिणाम प्राप्त होने पर जीत का जश्न मनाना है। आप इस सिद्धांत को अपने व्यवसाय में सफलतापूर्वक लागू करके कार्यालय में कर्मचारियों की एक प्रेरित और सफल टीम बना सकते हैं।

3. आप जो कुछ भी सीखते हैं उसका उपयोग अपनी परियोजनाओं में करें। बहुत बार, कर्मचारियों और कंपनी प्रबंधन को इस तथ्य का सामना करना पड़ता है कि बहुत सारी आने वाली जानकारी होती है, लेकिन इसके उपभोग का वास्तविक परिणाम व्यावहारिक रूप से अदृश्य होता है। आपको यह समझना चाहिए कि आपके पास आने वाली सभी जानकारी या तो आपके द्वारा उपयोग की जानी चाहिए, या आपको उस पर समय बर्बाद नहीं करना चाहिए! कितनी बार बहुत से लोग अपना आधा कामकाजी दिन ईमेल पढ़ने, सोशल नेटवर्क पर खाते देखने आदि में बिताते हैं, जिससे मूल्यवान कामकाजी समय बर्बाद होता है और काम की उत्पादकता कम हो जाती है। जानकारी का पर्याप्त रूप से जवाब देने में असमर्थता, डेटा के उस हिस्से को न देखना जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है, एक उत्पादक कर्मचारी के महत्वपूर्ण गुणों में से एक है। और यदि आपने पहले ही तय कर लिया है कि आप अभी भी कुछ सूचनाओं का अध्ययन करेंगे, तो इसे इस तरह से करें कि किसी भी डेटा का उपयोग कंपनी को लाभ पहुंचाने के लिए किया जा सके। दूसरे शब्दों में, यदि आपने कुछ सीखा है, तो उसे अभ्यास में लाएँ!

बेशक, सबसे अच्छी बात यह है कि जितना संभव हो सके सूचना प्रवाह से बचें। क्या आप ईमेल और समाचारों पर बहुत समय बिताते हैं? आपके पास गंभीर उत्पादकता समस्याएं हैं. सबसे पहले, यदि आपका काम पहले से ही कंप्यूटर और मॉनिटर से जुड़ा है, तो आपके काम के घंटों के साथ आपकी उत्पादकता कम हो जाएगी। क्योंकि आपकी शारीरिक गतिविधि कम है, आप उसी अवधि में कम काम करेंगे। इसलिए बेहतर होगा कि आप सोशल नेटवर्क पर बिताए जाने वाले समय और ईमेल पर बिताए जाने वाले समय को सीमित करें। कामकाजी घंटों के दौरान, केवल वही जानकारी लेने का प्रयास करें जो आपके लिए उपयोगी हो सकती है। आप जो कुछ भी सीखते हैं उसका उपयोग अपनी गतिविधियों में करें। अपने कर्मचारियों को यह सिखाएं.

4. सूचना प्रवाह की संख्या सीमित करें। और आने वाले डेटा की गुणवत्ता पर भी नज़र रखें। उत्पादकता की दृष्टि से यह बहुत महत्वपूर्ण है। सबसे पहले, केवल वही जानकारी ग्रहण करके जो आपके लिए उपयोगी हो सकती है, आप बिना सोचे-समझे अपने कार्य कौशल और क्षमताओं में सुधार करेंगे। यदि आप दैनिक सूचना मेनू से समाचार और ऑफ-टॉपिक लेखों जैसे सभी फ़्लफ़ को बाहर कर देते हैं, तो आप न केवल कर्मचारियों की उत्पादकता बढ़ा सकते हैं, बल्कि उनकी दक्षता और शैक्षिक स्तर में भी उल्लेखनीय वृद्धि कर सकते हैं। सूचना प्रवाह की संख्या को सीमित करने का भी प्रयास करें। इस तरह, आप उन गतिविधियों से विचलित होने के लिए कम प्रलोभित होंगे जो काम से संबंधित नहीं हैं, साथ ही जो कुछ भी, अनजाने में, हाथ में आता है उसे पढ़ने और देखने के लिए भी कम प्रलोभित होंगे।

5. अपने कर्मचारियों को स्वस्थ और सक्रिय रखें। यदि आपके कार्यालय का वातावरण स्वस्थ है, तो आपको यह देखकर आश्चर्य होगा कि आपके कर्मचारी कितने अधिक उत्पादक हैं। अपने कर्मचारियों के बीच स्वस्थ भोजन को बढ़ावा देने के साथ-साथ उन्हें काम के बीच ब्रेक के दौरान व्यायाम करने का अवसर प्रदान करने से प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी को अपने कर्तव्यों का पालन करने के लिए और अधिक प्रेरित करना संभव हो जाता है। यह लंबे समय से सिद्ध है कि यदि कोई व्यक्ति मानसिक तनाव को शारीरिक गतिविधि के साथ बदलता है, तो वह अधिक उत्पादक रूप से काम करता है। इसके अलावा, एक स्वस्थ आहार कर्मचारियों के बीच बीमारी के खतरे को कम कर सकता है और मस्तिष्क की गतिविधि, साथ ही दृढ़ता और उत्पादकता को बढ़ा सकता है।

6. कार्य समय का प्रभावी उपयोग। आपका प्रत्येक कर्मचारी संभावित रूप से अपनी उत्पादकता में कम से कम 25 प्रतिशत की वृद्धि कर सकता है। इस बारे में सोचें कि आप अपने कर्मचारियों द्वारा फ़ोन पर बात करने, एक-दूसरे के साथ संचार करने आदि में बिताए जाने वाले समय को कैसे कम कर सकते हैं। समय प्रबंधन प्रशिक्षण आमतौर पर बहुत मदद करता है। वैसे, किसी भी गहन प्रशिक्षण का उपयोग इस बात के उदाहरण के रूप में किया जा सकता है कि किसी भी टीम में और लगभग किसी भी परिस्थिति में जल्दी, कुशलता से काम करना कितना महत्वपूर्ण है। जब आप ट्रेनिंग पर आते हैं तो किसी से बात करने, किसी को पत्र और संदेश लिखने का समय नहीं बचता जिसका काम से कोई लेना-देना नहीं है। काश, कार्यस्थल पर भी ऐसा ही होता! यदि आप समय प्रबंधन पर कई प्रशिक्षण आयोजित करते हैं और कर्मचारियों को समझाते हैं कि उन्हें यथासंभव कुशलता से काम करने की आवश्यकता क्यों है और यह उनके वेतन को कैसे प्रभावित करेगा, तो आप कम से कम आंशिक रूप से अपने कार्यालय में ऐसी प्रक्रिया का आयोजन कर सकते हैं।

7. एक दूसरे के साथ रहस्य साझा करें। यह उन व्यापार रहस्यों को संदर्भित करता है जो आप सभी को अपना काम अधिक प्रभावी ढंग से करने में मदद कर सकते हैं। आप कंपनी में विश्वास का माहौल बना सकते हैं, जिसमें काम करने से प्रत्येक कर्मचारी की उत्पादकता बढ़ती है। साथ ही, पेशेवर रहस्य न केवल सूचना सामग्री के दृष्टिकोण से महत्वपूर्ण हैं, बल्कि प्रत्येक कर्मचारी को व्याख्याता, शिक्षक, सलाहकार आदि के रूप में कार्य करने का अवसर प्रदान करने के दृष्टिकोण से भी महत्वपूर्ण हैं। ऐसा प्रारूप चुनें जो आपके लिए सुविधाजनक हो, जिसमें प्रत्येक प्रतिभागी जो सीखा है उसे साझा कर सके। आप देखेंगे कि कर्मचारी बहुत मित्रतापूर्ण हो गए हैं, और यह भी कि वे जो काम कर रहे हैं उसके बारे में हर किसी को उच्च स्तर की धारणा होगी।

8. सिंथेटिक कर्मचारियों का विकास करें। ये वे लोग हैं जो आपकी कंपनी में लगभग सब कुछ कर सकते हैं। स्वाभाविक रूप से, कानूनी या लेखा सेवाएँ जैसी विशिष्ट वस्तुएँ हैं। लेकिन, अगर चाहें तो इस काम को आउटसोर्स किया जा सकता है, और आपकी कंपनी में आप केवल वही कर सकते हैं जिससे आय होती है, यानी उत्पाद का उत्पादन और बिक्री। लगभग कोई भी कंपनी एक तथाकथित सिंथेटिक कर्मचारी को प्रशिक्षित कर सकती है जो कई अलग-अलग दिलचस्प कार्य करेगा। इससे कंपनी को क्या मिलता है? काम पर उत्पादकता, क्योंकि एक प्रकार की गतिविधि से दूसरे प्रकार की गतिविधि में स्विच करने से उत्पादकता अक्सर बढ़ जाती है। इससे सचिवों और कार्यालय प्रबंधकों जैसे कर्मियों की आवश्यकता को कम करना भी संभव हो जाता है, जिनके कार्य और भूमिकाएँ कंपनी में अक्सर धुंधली होती हैं। तीसरा, एक ऐसे सिंथेटिक कर्मचारी को खड़ा करने से, जिसे यह पता हो कि कंपनी कैसे काम करती है और यह कैसे पैसा कमाती है, आप इस तथ्य के कारण होने वाले नुकसान के जोखिम से कम अवगत होंगे कि कर्मचारियों में से एक नौकरी छोड़ देता है।

कंपनी में एक कार्य संरचना स्थापित करना भी संभव होगा जो कर्मियों की संख्या पर बहुत कम निर्भर करेगी, लेकिन काफी हद तक श्रम संगठन प्रणाली पर निर्भर करेगी जिसे आप बना सकते हैं। यही कंपनी की सफलता की कुंजी है.

क्या अपना बहुमूल्य समय बिक्री पर खर्च करना उचित है, लेकिन साथ ही अपने ब्रांड और कंपनी को बढ़ावा देने का त्याग करना भी उचित है? या फिर व्यवस्थित करना बेहतर है बिक्री विभाग,जो कंपनी के अन्य क्षेत्रों पर प्रतिकूल प्रभाव डाले बिना प्रभावी बिक्री स्थापित करने में मदद करेगा?

1. वर्तमान स्थिति को समझना

आप कैसे जानते हैं कि अब बिक्री विभाग बनाने का समय आ गया है? जब कंपनी का निदेशक इस निष्कर्ष पर पहुंचता है कि वह अब सभी बिक्री को अकेले नियंत्रित नहीं कर सकता है। यहां तक ​​कि छोटे व्यवसायों को भी, जब बाजार व्यापक और दिलचस्प होता है, उद्यम की शुरुआत से ही बिक्री विभाग की आवश्यकता होती है। बिक्री की तुलना में प्रारंभिक चरण में प्रबंधन कार्य सौंपना अधिक कठिन है। इसलिए, मालिक आमतौर पर बिक्री प्रबंधकों की एक टीम को आकर्षित करते हैं, जिसे वे "फ़ील्ड कमांडर" के रूप में कार्य करते हुए स्वयं प्रबंधित कर सकते हैं।

2. बिक्री विभाग मानकों का विकास (लेख के अंत में बिक्री विभाग मानकों की सूची डाउनलोड करें)

बिक्री विभाग के कार्य को व्यवस्थित करने में एक महत्वपूर्ण कदम मानकों का विकास है। कंपनी का संपूर्ण कार्य मानकों के सही गठन पर निर्भर करता है। अभ्यास इस बात की पुष्टि करता है कि बिक्री विभाग के प्रत्येक कर्मचारी को काम के बुनियादी नियमों में उचित प्रशिक्षण की आवश्यकता है। बिक्री विभाग के मानकों से कर्मचारी भ्रम और उलझन से बच सकते हैं।

कंपनी के बिक्री विभाग के मानकों में क्या शामिल होना चाहिए:

• कंपनी में प्रबंधक का परिचय;
• उत्पाद और ग्राहकों के बारे में जानकारी;
• ग्राहकों के साथ काम कैसे संरचित किया जाना चाहिए, इसकी जानकारी;
• आपकी कंपनी प्रबंधक को काम करने के लिए कैसे पुरस्कृत करेगी और गलतियों के लिए उसे कैसे दंडित करेगी।

3. कर्मचारियों की खोज और आकर्षण

बिक्री विभागों के मानकों को निर्धारित करने के बाद, आपको आसानी से कर्मचारियों की खोज के लिए आगे बढ़ना चाहिए। पहली बात यह है कि विक्रेता का एक चित्र बनाना है, जो आपके दृष्टिकोण से, कंपनी के लिए आदर्श है। आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि क्या आप उत्साह से भरे युवा श्रमिकों पर भरोसा करने की योजना बना रहे हैं, या उन पेशेवरों पर जिनके पास आपके उद्योग में महत्वपूर्ण अनुभव है और बाजार की सही समझ है: उन्हें प्रशिक्षित करने की आवश्यकता नहीं है, बस उन्हें उपकरण प्रदान करने की आवश्यकता है काम। आमतौर पर, प्रबंधक और व्यवसाय मालिक दूसरा विकल्प पसंद करते हैं। आख़िरकार, आपको प्रशिक्षण के लिए अतिरिक्त समय और प्रयास की आवश्यकता नहीं होगी।

इस बात पर ध्यान दें कि उम्मीदवार किस प्रकार की बिक्री, "लंबी" या "छोटी" कर सकता है। आइए दो उदाहरण देखें.

उदाहरण 1. कंपनी "एन" ने एक प्रबंधक को काम पर रखा है जो पहले बिक्री प्रणाली बाजार में एक बड़े निगम के लिए काम कर चुका था। कंपनी का बिक्री चक्र काफी लंबा था, लेकिन प्रबंधकों की जिम्मेदारियां ग्राहकों को परामर्श देने, उनके साथ संपर्क बनाए रखने और लेनदेन का समर्थन करने तक ही सीमित थीं। इस विशेषज्ञ को, जिसे कंपनी एन में स्वीकार किया गया था, गंभीर असुविधा का सामना करना पड़ा - "छोटी" बिक्री के साथ कठिनाइयाँ थीं, जब आपको ग्राहक के साथ वस्तुतः 1-2 वार्तालापों में परिणाम प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। परिणामस्वरूप, उन्हें किसी अन्य गैर-बिक्री पद पर स्थानांतरित कर दिया गया।

उदाहरण 2. कंपनी Z में, एक प्रतिभाशाली सेल्समैन सेल्स फ्लोर पर काम करता था। वह आसानी से पहली छाप बनाने, खरीदार के साथ एक आम भाषा खोजने, उसे एक निश्चित उत्पाद खरीदने के लिए मनाने आदि में सक्षम था। फिर वह थोक बाजार में काम करने वाली एक बी2बी कंपनी में चला गया। प्रबंधक इस क्षेत्र में खो गया था: उसके पास बिक्री को पूरा करने के लिए पर्याप्त धैर्य नहीं था। आख़िरकार, उन्हें शीघ्रता से कार्य करने की आदत थी, लेकिन यहाँ गंभीर तैयारी कार्य के साथ एक लंबी प्रक्रिया आगे थी। उन्हें यह कंपनी छोड़ने के लिए मजबूर होना पड़ा.

एक सफल बिक्री विभाग बनाने के लिए, हम उम्मीदवारों की उम्र और लिंग को ध्यान में न रखने की सलाह देते हैं। उम्र और लिंग सफलतापूर्वक बेचने की क्षमता को प्रभावित नहीं करते हैं। बेशक, कुछ अपवाद हैं (उदाहरण के लिए, युवा लोग युवा कपड़े बेचने में बेहतर हैं), लेकिन आम तौर पर सफल सेल्समैन कौशल चरित्र पर निर्भर करते हैं, लेकिन उम्र पर नहीं।

उम्मीदवार का चित्र कई मापदंडों को ध्यान में रखकर तैयार किया जाना चाहिए:

• कंपनी के कार्य का खंड (बी2बी या बी2सी);
• यह क्या बेचता है;
• औसत सौदे का आकार;
• बिक्री चक्र की अवधि;
• विक्रेताओं के कार्य, जिसमें संपन्न लेनदेन का समर्थन करने का दायित्व, व्यापार यात्राओं की उपलब्धता आदि शामिल हैं;
• एक निश्चित समय के बाद कंपनी को क्या परिणाम देना चाहिए।

उम्मीदवारों के लिए 16 असामान्य साक्षात्कार प्रश्न

जनरल डायरेक्टर पत्रिका ने आपकी कंपनी में एक पद के लिए उम्मीदवार के लिए सबसे गैर-मानक प्रश्न तैयार किए हैं, जिनकी मदद से आप उसके चरित्र की ताकत और कमजोरियों की पहचान कर सकते हैं। Google, IKEA और Microsoft में भी इसी तरह सर्वश्रेष्ठ कर्मचारियों का चयन किया जाता है।

1. ऋण की उपलब्धता की जाँच करें. एक नियम के रूप में, कर्मचारियों की वित्तीय कठिनाइयाँ अंततः प्रबंधक के लिए चिंता का कारण बनती हैं। आख़िरकार, कर्मचारी का ध्यान काम पर नहीं, बल्कि उसकी जीवन परिस्थितियों पर होगा। इसलिए, आवेदक से उसकी वित्तीय स्थिति के बारे में पूछें, क्या उसके पास ऋण है, क्या वह एक अपार्टमेंट किराए पर लेता है या उसका मालिक है, क्या वह शादीशुदा है या नहीं। किसी व्यक्ति के जीवन में जितनी कम समस्याएं होंगी, उसके लिए काम के मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करना उतना ही आसान होगा।

2. "मुझे एक पेन बेचो।" साक्षात्कार में, सबसे पहले, आपको बेचने की क्षमता का आकलन करने की आवश्यकता है - यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधक पर्याप्त रूप से निर्णायक, भावुक, कुछ हद तक अहंकारी और खेलने के लिए तैयार हो। यदि आप एक पेन बेचने का प्रस्ताव सुनते हैं: "ओह, आप जानते हैं, मैं पेन नहीं संभाल सकता, मुझे महंगे उपकरण बेचने की आदत है," यह एक बुरा संकेत है।

3. बिक्री प्रबंधकों को प्रशिक्षित करें। अच्छे सेल्सपर्सन के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वे आपकी कंपनी के उत्पादों को प्रभावी ढंग से प्रस्तुत कर सकें और ग्राहकों के साथ अच्छी तरह से बातचीत कर सकें।

4. प्रशिक्षु कोर. बिक्री विभाग में शामिल होने के लिए कर्मचारियों के लिए दो सप्ताह का कार्यक्रम अच्छा काम करता है: वे प्रशिक्षु कोर में काम करते हैं। हालाँकि, यह सिद्धांत इंटर्नशिप से भिन्न है, जब कोई कर्मचारी तुरंत काम करना शुरू कर देता है। कर्मचारी को न केवल उत्पाद से परिचित होना होगा, बल्कि बिक्री तकनीकों में भी महारत हासिल करनी होगी और विभिन्न कार्य करने होंगे। इंटरव्यू के दौरान तुरंत इस बारे में बात करना बेहतर है।

5. विक्रेताओं के बीच अनुभव का आदान-प्रदान। अपने प्रबंधकों को उनके कौशल में सुधार करने में मदद करने के लिए, आप सर्वोत्तम प्रथाओं के विवरण के साथ उनकी उपलब्धियों को वीडियो, फोटो, ऑडियो या टेक्स्ट प्रारूप में रिकॉर्ड कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी सर्वोत्तम प्रथाओं पर कायम रहें - अक्सर अन्य संगठनों के अनुभव से लाभ उठाने की तीव्र इच्छा होती है। लेकिन व्यवहार में, अपने स्वयं के उदाहरणों से सीखना अधिक प्रभावी है, क्योंकि वे आपके व्यवसाय की आवश्यकताओं और विशेषताओं के अनुरूप हैं।

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4. बिक्री विभाग का नियंत्रण एवं प्रबंधन

एक सफल बिक्री विभाग की कुंजी एक नियंत्रण प्रणाली है। सबसे सफल प्रबंधकों के लिए भी नियंत्रण आवश्यक है, लेकिन यह दखल देने वाला नहीं होना चाहिए ताकि कर्मचारी खुद को सही ठहरा सकें। मैं उन रिपोर्टों के सख्त खिलाफ हूं जो सिर्फ औपचारिकता के लिए भरी जाती हैं। किसी भी रिपोर्ट को स्वचालित रूप से तैयार करना आवश्यक है, जिसमें काम के लिए वास्तव में आवश्यक जानकारी शामिल होगी। आधुनिक सीआरएम सिस्टम आपको इस समस्या को प्रभावी ढंग से हल करने की अनुमति देते हैं।

मासिक के बजाय साप्ताहिक निगरानी। हम व्यक्तिगत बिक्री के परिणामों का सारांश देते हैं, प्राप्त संकेतकों की तुलना करते हैं, और सामान्य बैठक के भाग के रूप में हर सप्ताह योजनाओं में समायोजन करते हैं। जब नियंत्रण, उदाहरण के लिए, महीने में एक बार किया जाता है, तो कर्मचारी पहले 2 हफ्तों के दौरान आराम की स्थिति में होते हैं, और रिपोर्टिंग अवधि के अंत में सामान्य संकेतकों के साथ "पकड़ने" की उम्मीद करते हैं।

उत्साह का माहौल. टीम को व्यस्त और उत्साहित रखने के लिए, निर्देशक को खेल तत्वों का उपयोग करके नियंत्रण प्रदान करना चाहिए। क्योंकि नीरस गतिविधियों से आदर्श परिणाम प्राप्त करने की उम्मीद करना कठिन है।

प्रतिस्पर्धा के बजाय टीम के भीतर सहयोग। प्रतिस्पर्धा का नकारात्मक प्रभाव टीम के परिणामों से ध्यान हटाकर व्यक्तिगत उपलब्धियों की ओर केंद्रित करना है। ऐसी स्थिति को रोकने के लिए, प्रबंधकों के लिए हमारी प्रेरणा प्रणाली में सामान्य और व्यक्तिगत परिणामों के लिए प्रोत्साहन शामिल हैं।

प्रेरणा प्रणाली बिक्री विभाग के प्रबंधन और संगठन का हृदय है। आपको कर्मचारियों को "कार्यों" के लिए प्रेरित करना चाहिए। लेकिन किसी भी मामले में, यह याद रखने योग्य है: किसी कर्मचारी के लिए प्रयास करने के लिए एक बड़ी गाजर लटका देना पर्याप्त नहीं है। बिक्री विभाग के निर्माण की एक प्रणाली तब सफल होती है जब अनुकूल परिस्थितियाँ निर्मित होती हैं जिसमें प्रबंधक उन कार्यों को निष्पादित करके इस गाजर तक पहुँचने में सक्षम होगा जिसके लिए उसे प्रशिक्षित किया गया है।

कंपनी में सेल्स मैनेजर का परिचय कराना

आदर्श रूप से, बिक्री प्रबंधकों के लिए प्रशिक्षण एक महीने के भीतर किया जाता है। प्रासंगिक मानकों को "प्रशिक्षण कार्यक्रम" दस्तावेज़ में दर्ज किया जाना चाहिए। इस दस्तावेज़ में 4 भाग हैं. दस्तावेज़ के पहले भाग में सामान्य सामग्रियाँ हैं जिनका अध्ययन एक नौसिखिया को करना होगा। दस्तावेज़ के शेष भाग नए उत्पादों के विकास के लिए समर्पित हैं। निम्नलिखित जानकारी यहां शामिल है:

1. उत्पाद के बारे में बुनियादी सामग्री कहां मिलेगी.
2. अनुशंसित अतिरिक्त सामग्रियों की एक सूची - उदाहरण के लिए, ग्राहकों के वास्तविक प्रश्नों पर कर्मचारी की प्रतिक्रियाएँ।
3. कक्षाओं की सूची और उनकी अवधि.
4. किसी विशिष्ट उत्पाद पर कर्मचारियों को प्रशिक्षण देने के लिए कौन जिम्मेदार है?
5. प्रमाणीकरण के लिए प्रश्नों की सूची - प्रत्येक कंपनी उत्पाद के लिए 20 प्रश्न।

ग्राहकों के साथ संचार के मानक

सबसे पहले, आपको वह मानदंड निर्धारित करना चाहिए जिसके द्वारा आप ग्राहकों से आवेदन प्राप्त करते हैं और उन्हें कौन प्राप्त कर सकता है। ग्राहकों के साथ संचार के मानक में एक अनुभाग "प्रक्रिया का सामान्य विवरण" है।

टेलीफोन कॉल और गैर-टेलीफोन अनुरोध प्राप्त करने, कॉल वितरित करने और ई-मेल अनुरोध प्राप्त करने के दौरान की जाने वाली कार्रवाइयों का विस्तार से वर्णन करें। आरंभिक संपर्क के दौरान और प्रत्येक बातचीत के अंत में होने वाली कार्रवाइयों को भी विनियमित किया जाता है। आप ग्राहक के साथ संवाद के दस्तावेज़ और स्क्रिप्ट में संकेत कर सकते हैं: आपत्तियों का जवाब कैसे दें, प्रस्तुतियाँ दें और सौदे के निष्कर्ष को "प्रेस" करें।

• ग्राहक सेवा मानक जिनका विक्रेताओं को पालन करना होगा

जनरल डायरेक्टर बोलते हैं

नताल्या कोज़लोवा, कंपनी "ग्लेवमोस्ट्रोय-रियल एस्टेट", मॉस्को के जनरल डायरेक्टर

आमतौर पर हमारे ग्राहक पहली बार हमसे टेलीफोन पर संपर्क करते हैं, इसलिए मैं इस प्रकार की बातचीत पर विशेष ध्यान दूंगा।

1. अभिवादन। पहली कॉल कॉल सेंटर कर्मचारी को मिलती है। सटीक एवं संक्षिप्त अभिवादन वाक्यांशों का प्रयोग अवश्य करें। आपको कॉल करने वाले का अभिवादन करते समय, अपना परिचय देते समय और कॉल के कारणों का पता लगाते समय कंपनी का नाम बताना चाहिए (जब भी संभव हो संक्षिप्त शब्दों और संक्षिप्ताक्षरों से बचना चाहिए)।
2. अग्रेषित करना। कॉल करने वाले को एक मिनट तक लाइन पर प्रतीक्षा करने के लिए कहें। "एक सेकंड - अब मैं आपको आपके मुद्दे पर एक विशेषज्ञ से मिलवाऊंगा।" वाक्यों का सेट अलग-अलग हो सकता है, लेकिन आपको छोटे वाक्यांशों पर ही टिके रहना चाहिए जो आपके संदेश के सार को दर्शाते हों।
3. त्वरित प्रतिक्रिया। प्रतिक्रिया समय पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है: कॉल सेंटर कर्मचारी को एक घंटी के बाद फोन नहीं उठाना चाहिए; बिक्री विभाग में - 2 घंटी के बाद नहीं। दो से अधिक स्विच नहीं होने चाहिए.
4. ग्राहक की कॉल को बिक्री विभाग में स्थानांतरित करना। स्विच करते समय, कॉल सेंटर कर्मचारी को बिक्री विभाग प्रबंधक को अनुरोध का सार संक्षेप में बताना होगा।
5. प्रबंधक द्वारा ग्राहक का अभिनंदन। प्रबंधक का पहला वाक्यांश ऐसा लगेगा जैसे "शुभ दोपहर, सर्गेई!" मेरा नाम ओल्गा है. आप येकातेरिनबर्ग में एक संपत्ति में रुचि रखते हैं। आप कौन से प्रश्न स्पष्ट करना चाहेंगे?
6. ग्राहक का नाम और प्रबंधक का नाम दोहराते हुए। संचार के नियमों के अनुसार, प्रबंधक को बातचीत के दौरान ग्राहक को 6 बार नाम से संबोधित करना चाहिए - वार्ताकार में विश्वास की भावना होगी।
7. इन्कार का निषेध. बोलते समय, आप निषेध के कणों और शब्दों का उपयोग नहीं कर सकते - "नहीं", "नहीं"।
8. सूचना का एकीकरण. कुछ सूचनाओं की प्रस्तुति को एकीकृत करना आवश्यक है (उदाहरण के लिए, हमारे मामले में यह तकनीकी जानकारी, मूल्य निर्धारण, प्रतिस्पर्धियों पर डेटा है), मानकों में कुछ जानकारी को परियोजना में बदलाव के रूप में समायोजित किया जाना चाहिए - विशेष रूप से, समय सीमा, साथ ही कुछ घटनाओं पर उनकी निर्भरता।
9. बातचीत ख़त्म. मानकों में यह वर्णन होना चाहिए कि किसी कर्मचारी को वांछित परिणाम और आगे की कार्रवाइयों के आधार पर बातचीत कैसे पूरी करनी चाहिए।

ग्राहक आधार बनाए रखने के लिए मानक

संबंधित दस्तावेज़, जिसे "क्लाइंट डेटाबेस भरने के नियम" कहा जाता है, में तीन भाग होते हैं:

1. अनिवार्य संपर्क जानकारी (संपर्क व्यक्ति का पूरा नाम, उसका फोन नंबर, जिस कंपनी का वह प्रतिनिधित्व करता है उसका फोन नंबर, शहर, ईमेल)।
2. लेन-देन के बारे में अनिवार्य जानकारी (संपर्क किसने शुरू किया - ग्राहक या प्रबंधक, ग्राहक के साथ प्रत्येक बातचीत या पत्राचार का सार, लेन-देन की राशि, क्या निर्णय आवश्यक है)
3. वांछित डेटा. उदाहरण के लिए, निम्नलिखित डेटा:

• ऐसे कारक जो आपके ग्राहक के निर्णय को सकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकते हैं;
• वे कारण जिन्होंने ग्राहक को कंपनी से संपर्क करने के लिए प्रेरित किया। इस प्रश्न के उत्तरों का विश्लेषण करके, कंपनी अधिक सटीक रूप से अपना प्रस्ताव तैयार करने में सक्षम होगी;
• स्पष्टीकरण - ग्राहक के पास अपनी समस्याओं को प्रभावी ढंग से हल करने के लिए किन अतिरिक्त सेवाओं या उत्पादों का अभाव है, उसके लिए ऑफ़र को पूरक करने के लिए क्या उपयोगी होगा;
• यादगार तारीखें जिन पर ग्राहक के साथ संचार किया जा सकता है - प्रबंधन का जन्मदिन, कंपनी का जन्मदिन, आदि);
• ग्राहक कंपनी के कर्मचारियों की एक सूची जो लेनदेन पर निर्णय को प्रभावित कर सकती है।

मानकों का अनुपालन न करने पर प्रेरणा एवं दण्ड

हम मानकों के अनुपालन और इसके लिए बोनस का भुगतान करने के लिए सिस्टम में KPI शुरू करने की सलाह देते हैं। यदि मानक पूरे नहीं किए जाते हैं, तो प्रबंधकों को दंडित किया जाना चाहिए, जिसमें बोनस कम करना, सार्वजनिक फटकार आदि शामिल है।

लेकिन यह याद रखने योग्य है कि प्रत्येक विचलन कंपनी के लिए नकारात्मक नहीं होगा। उदाहरण के लिए, प्रबंधन का मानना ​​है कि प्रबंधकों को विपणन उद्देश्यों के लिए अतिरिक्त ग्राहक जानकारी का अनुरोध करना चाहिए। लेकिन कर्मचारी इस आवश्यकता को नजरअंदाज कर देते हैं। बातचीत रिकॉर्ड के विश्लेषण से यह स्थापित करना संभव हो गया कि कभी-कभी अतिरिक्त जानकारी के बारे में ऐसा प्रश्न उचित नहीं होता है या प्राप्त डेटा लक्ष्यों के अनुरूप नहीं होता है। इसलिए, ऐसी स्थिति में, आपको ग्राहकों के विभिन्न समूहों के लिए बातचीत परिदृश्यों पर स्पष्ट रूप से काम करना चाहिए।

बिक्री विभाग के मानकों को कैसे लागू करें

1. नए मानदंड स्थापित करें। आपको हर चीज़ को यथासंभव विस्तार से बताने का प्रयास नहीं करना चाहिए। अनुभव इस बात की पुष्टि करता है कि एक निश्चित समय के बाद भी मानकों में सुधार की आवश्यकता है। मानकों को लागू करते समय विफलता के मूल कारणों का विश्लेषण किया जाना चाहिए।
2. दृश्य सहायता का प्रयोग करें. कंपनी के मानकों का वर्णन करने वाले फ़ोल्डर में चीट शीट शामिल की जानी चाहिए।
3. मानकों की निगरानी के लिए जिम्मेदारी सौंपें। यदि विभाग प्रमुख बिक्री प्रक्रियाओं के लिए जिम्मेदार है, तो किसी अन्य कर्मचारी को विचलन की निगरानी करनी चाहिए।
4. निगरानी की आवृत्ति निर्धारित करें.

बिक्री विभाग में कमजोरियों की पहचान कैसे करें?

बिक्री विभाग के कार्य से असंतोष की स्थिति में समस्या के मौजूदा कारणों की पहचान की जानी चाहिए। प्रबंधक अपने सेल्सपर्सन के प्रदर्शन में कमियों की पहचान करने के लिए अलग-अलग दृष्टिकोण अपनाते हैं। मैं व्यवहार में दो सबसे आम और प्रभावी तरीकों पर ध्यान केंद्रित करूंगा - प्रत्यक्ष परीक्षण और प्रमाणन।

प्रत्यक्ष परीक्षण

इस पद्धति का आधार "मिस्ट्री शॉपर" प्रक्रिया है। एक विशेष रूप से प्रशिक्षित व्यक्ति खरीदार की आड़ में कंपनी से संपर्क करता है। ऐसी जाँच के परिणामों के आधार पर, वह पाई गई कमियों के बारे में बात करता है। यदि कंपनी में बड़ी संख्या में कर्मचारी हैं तो सत्यापन प्रक्रिया काफी लंबी हो सकती है - तब कर्मचारी अनुमान लगा सकते हैं, और इससे अप्रभावी सत्यापन हो जाएगा। इसलिए, कंपनी के केवल एक या तीन कर्मचारियों की जांच करने पर ही यह तकनीक प्रभावी परिणाम लाएगी।

प्रमाणीकरण

बड़ी बिक्री टीमों वाले संगठनों के लिए प्रमाणन एक प्रभावी समाधान साबित हुआ है। विक्रेताओं और बिक्री विभाग के सचिवों को एक उपयुक्त परीक्षा उत्तीर्ण करनी होगी, जो ग्राहकों के साथ बातचीत करने की उनकी क्षमता का आकलन करेगी। 5-15 बिक्री कर्मचारियों को प्रमाणित करने के लिए एक से तीन दिन पर्याप्त हो सकते हैं। ये प्रमाणपत्र आपको कर्मचारियों के सैद्धांतिक और व्यावहारिक स्तर को निर्धारित करने की अनुमति देंगे।

प्रबंधक ख़राब प्रदर्शन क्यों करते हैं?

वे अपना कार्य समय अप्रभावी ढंग से आवंटित करते हैं। एक प्रभावी बिक्री विभाग के लिए, निम्नलिखित संकेतक माने जाते हैं।

बिक्री प्रबंधक के काम के घंटों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि वह ग्राहकों के साथ 8-12 बैठकें कर सके (यदि वह स्वयं उनके पास जाता है), जबकि अगली बैठकों के लिए फोन द्वारा व्यवस्था कर सके, ग्राहक के साथ संवाद करने के लिए आवश्यक डेटा और सामग्री तैयार कर सके। हालाँकि सामान्य औसत प्रति दिन तीन बैठकें हैं, लेकिन बर्बाद हुए समय की पहचान करना और उसे खत्म करना प्रबंधन पर निर्भर है।

प्रबंधकों के बीच ग्राहकों का मौलिक वितरण। आपकी कंपनी के विक्रेताओं के बीच ग्राहकों के वितरण का विश्लेषण करना आवश्यक है। ग्राहकों को वर्गीकृत करते समय निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

गतिविधि की दिशा;

भौगोलिक स्थिति।

विभिन्न ग्राहकों के लिए एक उपकरण. हाथ उपकरण बेचने वाली एक संस्था के साथ सहयोग किया। यह कंपनी कार सेवाओं और औद्योगिक उद्यमों के साथ काम करने पर केंद्रित थी। रिंच केवल कार सेवा केंद्रों में उपभोग्य वस्तुएं थीं, लेकिन विनिर्माण उद्यमों के काम में उन्हें बहुत महत्व दिया जाता था। विक्रेताओं को दो श्रेणियों में विभाजित किया गया था - उद्यमों और कार सेवाओं के साथ काम करने वाले। कंपनी न केवल विभिन्न श्रेणियों के ग्राहकों की विशिष्ट आवश्यकताओं और प्राथमिकताओं की पहचान करने में कामयाब रही, बल्कि एक व्यक्तिगत मूल्य निर्धारण नीति भी तैयार करने में कामयाब रही।

मूल्यांकन मानदंडों का अभाव. बिक्री विभाग के प्रभावी प्रबंधन के लिए एक शर्त इस विभाग की गतिविधियों का आकलन करने के लिए स्पष्ट मानदंड है। जिसमें बेची गई वस्तुओं की संख्या, मासिक वित्तीय कारोबार, ग्राहकों की संख्या आदि का नियंत्रण शामिल है।

विक्रेताओं के लिए द्वितीयक लाभ. खराब बिक्री प्रदर्शन बेचने की अनिच्छा के कारण हो सकता है। कभी-कभी विक्रेताओं के लिए गुणवत्तापूर्ण कार्य करना लाभदायक नहीं होता है। चूंकि नियोक्ता, जब विक्रेता इस महीने की योजना को पूरा करता है, तो इसे अगले महीने तक बढ़ा सकता है। यह विक्रेताओं के लिए द्वितीयक लाभ का सिर्फ एक संभावित उदाहरण है।

विक्रेता हमेशा उन निर्णयों में रुचि नहीं रखते हैं जिनसे उनकी कंपनी को लाभ होता है। एक कंपनी कुछ गंभीर बिक्री समस्याओं का सामना कर रही थी। प्रबंधन स्थिति को ठीक करने में असमर्थ था - उत्पाद शिपमेंट और वाणिज्यिक प्रस्तावों के लिए कोई स्पष्ट शर्तें नहीं थीं। विक्रेताओं ने कहा कि यह बाज़ार की विशिष्टताओं के कारण था और स्थिति को ठीक करना असंभव था। लेकिन वास्तव में, पूरी स्थिति का आविष्कार दो कर्मचारियों द्वारा किया गया था जिन्होंने अपने ग्राहकों के हितों की पैरवी की थी।

अंतिम लक्ष्य के निर्माण में त्रुटियाँ. प्रबंधक के पास एक स्पष्ट लक्ष्य होना चाहिए - सकारात्मक और मापने योग्य। अस्पष्ट लक्ष्य ("बेचना", "खोज", आदि) के साथ काम करते समय, आप अक्सर विशेष बिक्री परिणाम पर भरोसा नहीं कर सकते। स्थिति को महत्वपूर्ण रूप से बदलने के लिए शब्दों ("बेचें", "ढूंढें") में बदलाव करना पर्याप्त है। यदि कर्मचारियों को गैर-अंतिम लक्ष्य के साथ काम करना है तो विफलता के लिए कर्मचारियों की आलोचना न करें। यहां आपकी भी कमी है.

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प्रबंधकों से 100% काम कैसे करवाएं

कार्य संगठन. आपकी टीम का काम व्यवस्थित होना चाहिए ताकि कर्मचारी अपना 90% समय ग्राहक के साथ काम करने में समर्पित करें। इससे जुड़े सभी कार्य (पत्र, चालान, दस्तावेज़ सहित) कम योग्य कर्मियों द्वारा किए जा सकते हैं।

कर्मचारी योग्यता. कुछ के पास बेचने की वास्तविक प्रतिभा होती है, दूसरों को प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। आदर्श प्रभाव प्राप्त करने के लिए समय-समय पर प्रशिक्षण और अभ्यास की आवश्यकता होती है।

प्रेरणा। उत्कृष्ट ज्ञान और कार्य कौशल के साथ भी, एक कर्मचारी उचित प्रेरणा के बिना अपेक्षित परिणाम प्राप्त करने में सक्षम नहीं होगा।

परिणामों का नियंत्रण. आपके कर्मचारियों के काम का आकलन करने के लिए प्रदर्शन निगरानी सबसे महत्वपूर्ण मापदंडों में से एक है। कई इलाकों में गतिविधियों पर नजर रखी जा रही है. मुख्य मानदंड यह है कि क्या प्राप्त परिणाम योजनाओं के अनुरूप हैं और काम के घंटों की योजना कैसे बनाई जाती है। बाकी सभी चीजें आमतौर पर अतिरिक्त पैरामीटर हैं।

अक्सर, एक नए विक्रेता को काम पर रखने से मौजूदा समस्या का समाधान नहीं होता है, बल्कि कई नई समस्याएँ पैदा होती हैं: टीम में संघर्ष, "पुराने लोगों" की प्रेरणा में कमी और कई अन्य। अनुकूलन प्रक्रिया को इस तरह कैसे व्यवस्थित करें कि सभी कर्मचारियों और कंपनी को समग्र रूप से लाभ हो?

धीमी और स्थिर

प्रबंधक अक्सर एक गंभीर गलती करते हैं: जब वे किसी व्यक्ति को काम पर रखते हैं, तो वे तुरंत उसे "अस्थिर चीजों में" फेंक देते हैं। परिणामस्वरूप, वह अपेक्षित परिणाम नहीं दिखाता है, और प्रबंधक शिकायत करते हैं कि "कोई अच्छे विशेषज्ञ नहीं हैं।" हालाँकि, यहाँ समस्या यह नहीं है कि अधीनस्थ "ऐसा नहीं है।"

एक नए कर्मचारी को अच्छी तरह से काम करने के लिए, उसे धीरे-धीरे स्थिति में पेश करने की आवश्यकता है - उसे एक स्प्रिंगबोर्ड की आवश्यकता है। मैं इस चरण को "प्रशिक्षु दल" कहता हूँ।

थोड़े समय में, कर्मचारी को कंपनी के बारे में पता चल जाता है, और वह उसे जानने लगती है। उसे सरल कार्य दिए जाते हैं जो उस पद से संबंधित होते हैं जिसके लिए उसे नियुक्त किया गया है (सरलता की डिग्री विशेषज्ञ की स्थिति और योग्यता पर निर्भर करती है)। एक विक्रेता के लिए, यह एक समझौता तैयार करना, नियमित ग्राहकों का साक्षात्कार लेना, प्रदर्शनियों में काम करना, कुछ विश्लेषण एकत्र करना, बाजार की निगरानी करना और एक रिपोर्ट लिखना आदि हो सकता है। यह सब दर्शाता है कि नवागंतुक चक्र पूरा करने में कितना सक्षम है, और साथ ही आपको कार्यों को पूरा करने की गति और कंपनी के प्रति वफादारी का मूल्यांकन करने की भी अनुमति देता है। प्रबंधक यह देख सकेगा कि क्या अधीनस्थ मुकाबला कर रहा है, क्या उसे अपेक्षित परिणाम मिल रहे हैं।

नए कर्मचारी के लिए "प्रशिक्षु दल" भी बहुत उपयोगी होता है। आख़िरकार, यदि हम किसी व्यक्ति को सरल कार्य देते हैं, तो हम उसे शुरू से ही विजेता जैसा महसूस कराते हैं। और जितनी अधिक व्यक्तिगत जीतें होंगी, आपका आत्मविश्वास उतना ही अधिक होगा और कंपनी के प्रति आपका दृष्टिकोण उतना ही बेहतर होगा। कर्मचारी न केवल कैरियर की कुछ संभावनाओं या धन की रकम से, बल्कि आराम के माहौल से भी संगठन की ओर आकर्षित होने लगते हैं। उनकी प्रेरणा बढ़ती है - प्रबंधन के किसी अतिरिक्त प्रयास के बिना।

"प्रशिक्षु कोर" की अवधि औसतन दो सप्ताह से दो महीने तक भिन्न हो सकती है (विशेषकर यदि हम लंबी बिक्री के बारे में बात कर रहे हैं - कहें, अचल संपत्ति या भूमि)। किसी भी तरह, यह पता लगाने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपकी कंपनी में "प्रशिक्षु दल" को कितने समय तक रहना चाहिए, इस उपकरण का उपयोग करने का प्रयास करना है। और अपने अनुभव से समझें: दो सप्ताह बहुत या थोड़ा है। आपको यह उम्मीद नहीं करनी चाहिए कि "प्रशिक्षु दल" के बाद प्रबंधक को 100% पता चल जाएगा कि यह व्यक्ति उसके लिए उपयुक्त है या नहीं। हालाँकि, वह इस बात का अंदाज़ा देगा कि क्या उसके साथ आगे सहयोग करने का प्रयास करना उचित है।

यह दृष्टिकोण न केवल बिक्री में, बल्कि कंपनी के किसी भी अन्य विभाग में भी लागू होता है। आखिरकार, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, विभिन्न विभागों के प्रमुख समान रूप से यह भूल जाते हैं कि एक नवागंतुक केवल तभी प्रभावी होगा जब स्थिति का परिचय उसके लिए सहज और आरामदायक हो।

पैसा या ज्ञान?

सेल्सपर्सन को पारिश्रमिक देने का सबसे आम तरीका उन्हें न्यूनतम निश्चित दर और बंद किए गए सौदों का एक परिवर्तनीय प्रतिशत देना है। यह प्रतिशत अलग-अलग संगठनों के लिए अलग-अलग हो सकता है, लेकिन मुख्य मानदंड यह है कि यह कर्मचारियों को समझ में आना चाहिए। न बहुत छोटा और न बहुत बड़ा: ताकि विक्रेता समझ सकें कि पैसा कमाने के लिए उन्हें आगे बढ़ने की जरूरत है। लेकिन अगर वे काम करेंगे तो उन्हें काफी मिलेगा.

स्वाभाविक रूप से, एक नौसिखिया शुरू में अपने अधिक अनुभवी सहयोगियों से कम कमाएगा। कुछ संगठन, इस अंतर की कम से कम आंशिक रूप से भरपाई करने के लिए, नए कर्मचारियों को पहले महीनों के दौरान अतिरिक्त भुगतान करते हैं। मेरी राय में, यह करने लायक नहीं है. हालाँकि, प्रारंभिक चरण में व्यावसायिक प्रशिक्षण से लोगों की कम आय की भरपाई करना संभव है। जो कर्मचारी दीर्घकालिक विकास पर ध्यान केंद्रित करते हैं, उनके लिए यह भुगतान की जाने वाली छोटी रकम की तुलना में कहीं अधिक आकर्षक है। आख़िरकार, भले ही "प्रशिक्षु कोर" के एक या दो महीने बाद कोई व्यक्ति कंपनी छोड़ दे, अर्जित ज्ञान उसके पास रहेगा। संक्षेप में, एक व्यक्ति एक पेशा प्राप्त करता है और उसके लिए धन प्राप्त करता है - भले ही पहले छोटा हो।

नवागंतुकों के लिए शिक्षा में वार्ता में भाग लेना, प्रबंधन के साथ संचार करना और प्रशिक्षण शामिल हो सकता है। सबसे पहले नेता को ये करना चाहिए. हालाँकि, यदि मौजूदा बिक्री टीम इस प्रक्रिया में शामिल हो तो यह अधिक प्रभावी है।

प्रत्येक व्यक्ति का एक गुरु होता है

एक नवागंतुक को अनुभवी कर्मचारियों में से एक संरक्षक की पहचान करनी चाहिए। उनकी ज़िम्मेदारियों में कार्य निर्धारित करना, रिपोर्ट प्राप्त करना, जाँच करना और उन्हें समायोजित करना शामिल होगा। इस सब में सलाहकार को दिन में डेढ़ घंटा लगना चाहिए, इससे अधिक नहीं - अन्यथा यह उसके अपने परिणामों को प्रभावित कर सकता है। लेकिन यह समय एक अच्छा विक्रेता बनने के लिए पर्याप्त होना चाहिए - यदि आप हर दिन उसे समय देते हैं। और यदि कर्मचारी "खींचता है", तो आप उसे एक से अधिक वार्ड सौंप सकते हैं।

यदि मार्गदर्शन के विचार को कर्मचारियों तक सही ढंग से संप्रेषित किया जाए, तो इससे प्रेरणा भी बढ़ सकती है। आखिरकार, जब कोई व्यक्ति न केवल अपने लिए, बल्कि किसी और के लिए भी जिम्मेदार होता है, तो इससे दूसरों और अपनी नजरों में उसकी स्थिति बढ़ जाती है: यह सभी के लिए स्पष्ट है कि वह न केवल अच्छी तरह से बेचना जानता है, बल्कि मदद भी करता है। दूसरे सीखते हैं कि यह कैसे करना है। इसके अलावा, अपने अनुभव के आधार पर, मैंने यह अवलोकन किया कि जो कर्मचारी स्वयं संरक्षक की भूमिका निभाते हैं, वे बेहतर बिक्री करने लगते हैं। शायद इसलिए क्योंकि इससे उन्हें अपनी दिनचर्या से छुट्टी मिल जाती है।

लेकिन इस तरह के सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने के लिए, आपको उन कर्मचारियों का सावधानीपूर्वक चयन करने की आवश्यकता है जिन्हें आप नवागंतुकों को प्रशिक्षण सौंप सकते हैं। आख़िरकार, ऐसा होता है कि विक्रेताओं का मानना ​​है कि वे अपने स्वयं के प्रतिस्पर्धियों को विकसित कर रहे हैं। लेकिन यह संभवतः सबसे मजबूत कर्मचारियों पर लागू नहीं होता है। आमतौर पर, सफल सेल्सपर्सन अपना ज्ञान साझा करने से डरते नहीं हैं। वे समझते हैं कि उन्हें तभी फायदा होगा जब पूरी टीम प्रभावी होगी। यदि, उदाहरण के लिए, बिक्री विभाग में दो उत्कृष्ट विक्रेता और पांच शौकिया हैं, तो अक्षम लोग अपने सहयोगियों के लिए कई सौदे बर्बाद कर सकते हैं। शौकीन लोग अपनी कंपनी के लिए सबसे अच्छी छवि नहीं बनाते हैं - और फिर सबसे सफल विक्रेताओं के लिए भी ग्राहकों के साथ संवाद करना अधिक कठिन होगा।

चूंकि सलाहकार अपना कार्य समय नवागंतुकों को प्रशिक्षण देने में बिताते हैं, इसलिए प्रबंधक को प्रेरणा प्रणाली को बदलने का ध्यान रखना होगा। मार्गदर्शन को पुरस्कृत और सार्वजनिक रूप से मान्यता दी जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक रूसी कंपनी इस अभ्यास का उपयोग करती है: जब उनके सलाहकार एक निश्चित बिक्री मात्रा तक पहुंचते हैं तो वे सलाहकारों को छोटे नकद बोनस देते हैं। और यहां जो महत्वपूर्ण है वह राशि से अधिक नहीं है, बल्कि सेटिंग से है: पुरस्कार समारोह महीने में एक बार होता है, पूरी टीम की उपस्थिति में। प्रबंधक ने परिणामों का सार प्रस्तुत किया, सभी ने तालियाँ बजाईं...

सलाह देने का यह दृष्टिकोण इस कंपनी को अपने व्यावसायिक क्षेत्र में सबसे तेजी से बढ़ते संगठनों में से एक बने रहने की अनुमति देता है।

आधार को लेकर हंगामा

कई प्रबंधकों का मानना ​​है, और अच्छे कारण के साथ, कि किसी नौसिखिया को वास्तविक ग्राहकों पर प्रशिक्षण देने की अनुमति देना काफी खतरनाक है। सबसे पहले आपको यह जांचने की ज़रूरत है कि वह कितनी अच्छी तरह संवाद कर सकता है, बिक्री के एक चरण से दूसरे चरण में जा सकता है, आदि। ऐसा करने के लिए, आप उसके निपटान में एक छोटा सा आधार रख सकते हैं - मान लीजिए, ऐसे ग्राहक जिन्होंने किसी कारण से कंपनी की सेवाओं से इनकार कर दिया। और उन्हें निर्देश दें कि वह उनके साथ संपर्क बहाल करने का प्रयास करें, उन्हें "उत्तेजित" करें। यदि किसी नवागंतुक को तुरंत कार्य आधार दिया जाता है, तो यह उसे बहुत कमजोर कर देगा - नए ग्राहकों की तलाश करने के लिए कोई प्रोत्साहन नहीं होगा, और कंपनी मूल्यवान ग्राहकों को खोने का जोखिम उठाती है।

"प्रशिक्षु कोर" के पूरा होने पर, कर्मचारी को इसके पुनर्वितरण के परिणामस्वरूप आधार का हिस्सा प्राप्त होता है। बेशक, इससे अन्य विक्रेताओं में असंतोष हो सकता है (खासकर यदि नवागंतुक महान वादा दिखाता है)।

प्रबंधक का कार्य इस खतरे को समय रहते नोटिस करना, कर्मचारी की रक्षा करना और दूसरों को उसके काम में हस्तक्षेप करने की अनुमति नहीं देना है।

यदि आप अपने अधीनस्थों की मनोदशा पर ध्यान दें तो आप तोड़फोड़ देख सकते हैं। और यदि आप देखते हैं कि कुछ गलत है, तो तत्काल निरीक्षण करना और कर्मचारियों से क्या हो रहा है इसके बारे में कुछ प्रश्न पूछना उचित है। सबसे अधिक संभावना है, कोई न कोई संघर्ष के बारे में जरूर बात करेगा - ऐसी बातों को गुप्त रखना मुश्किल है। मुख्य बात यह है कि प्रबंधक यह देखकर डरता नहीं है कि कर्मचारी एक-दूसरे के साथ नहीं मिलते हैं, और अपने विभाग को गुलाबी चश्मे से नहीं देखता है।

इसके अलावा, एक ऐसा पैटर्न भी है: यदि टीम में कोई समस्या है, तो न केवल जिसके साथ हस्तक्षेप किया जा रहा है उसका प्रदर्शन कम हो जाता है, बल्कि जो इसमें हस्तक्षेप कर रहा है उसका भी प्रदर्शन कम हो जाता है। वह "युद्ध" पर बहुत अधिक समय और ऊर्जा खर्च करता है। जब उसके नतीजों में गिरावट आएगी तो वह इसका कोई तार्किक कारण जरूर ढूंढेगा. लेकिन एक प्रबंधक के लिए, संकेतकों में गिरावट स्थिति को समझने के लिए एक संकेत होना चाहिए।

नया आकलन

नवागंतुकों के काम का मूल्यांकन करते समय, आपको मात्रात्मक संकेतकों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए, न कि उनकी वफादारी जैसे व्यक्तिपरक कारकों पर। लेकिन किसी कर्मचारी के काम के पहले महीनों के दौरान वे कंपनी को जो आय लाते हैं वह मुख्य मूल्यांकन कारक नहीं होनी चाहिए। प्रबंधक यह समझने के लिए इसे ध्यान में रख सकता है कि नवागंतुक ने संगठन के लिए पहले ही कितना पैसा कमाया है, लेकिन उसे केवल इसके आधार पर निर्णय नहीं लेना चाहिए।

"प्रशिक्षु कोर" में एक विक्रेता के प्रशिक्षण के दौरान, आप उसका मूल्यांकन पूर्ण आदेशों की संख्या (या पूर्ण और अपूर्ण के प्रतिशत के आधार पर), की गई प्रस्तुतियों की संख्या, किए गए कॉल, स्थापित संपर्क, भेजे गए वाणिज्यिक प्रस्तावों की संख्या के आधार पर कर सकते हैं। और जारी किए गए चालान की राशि। दूसरे शब्दों में, उन संकेतकों को ध्यान में रखें जो आय की ओर ले जाते हैं (भविष्य में, जब कर्मचारी को अब नवागंतुक नहीं माना जाता है, तो प्रबंधक केवल आय के संकेतकों और, संभवतः, जारी किए गए चालान की राशि में रुचि रखेगा)। बेशक, यह संभव है कि एक नौसिखिया बहुत सारी कॉल करता है और बहुत सारी प्रस्तुतियाँ देता है, लेकिन कोई सौदा पूरा नहीं करता है। ऐसे में आपको इसके काम की गुणवत्ता पर ध्यान देने की जरूरत है। उदाहरण के लिए, जांचें कि क्या वह सही लोगों को कॉल कर रहा है और क्या वह उनके साथ सही ढंग से संवाद करता है।

सतत गति मशीन

एक नए कर्मचारी को टीम में सफलतापूर्वक एकीकृत करने के लिए, बिक्री विभाग में प्रेरणा प्रणाली सही ढंग से बनाई जानी चाहिए। मेरी टिप्पणियों के अनुसार, विक्रेताओं को प्रेरित करने के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक स्थिति है।

मैं पाँच-चरणीय प्रणाली की अनुशंसा करता हूँ: प्रशिक्षु, सहायक प्रबंधक, प्रबंधक, मुख्य प्रबंधक, विशेषज्ञ। एक स्तर से दूसरे स्तर पर जाने पर, एक कर्मचारी वित्तीय प्रोत्साहन (वेतन वृद्धि के रूप में) और अन्य विशेषाधिकार (एक अच्छी कुर्सी, एक नया कंप्यूटर, मुफ्त लंच, एक पार्किंग स्थान, एक अलग कार्यालय, आदि) प्राप्त कर सकता है।

प्रशिक्षु से सहायक प्रबंधक के पद पर पदोन्नति बहुत जल्दी हो सकती है: बस कार्यों की एक श्रृंखला को पूरा करना होगा। प्रबंधक बनने के लिए, आपको एक निश्चित अवधि में एक निश्चित बिक्री मात्रा प्राप्त करने की आवश्यकता होती है - उदाहरण के लिए, एक महीना। या एक बार का बहुत लाभदायक सौदा करें। और अग्रणी प्रबंधक और विशेषज्ञ वह हो सकता है जिसने कुछ प्रबंधकों को खड़ा किया हो। निचले स्तर पर संक्रमण भी संभव है - विशेष रूप से, यदि बिक्री की मात्रा कई महीनों से लगातार गिर रही हो।

नए और पुराने दोनों समय के लोगों को प्रेरित करने के लिए एक और उपयोगी उपकरण प्रतिस्पर्धा है। इसे "विक्रेता से विक्रेता एक भेड़िया है" दृष्टिकोण के साथ भ्रमित नहीं होना चाहिए। इस मामले में, लोग बस एक-दूसरे को "खाते" हैं, और कोई भी नहीं जीतता है। प्रतिस्पर्धा आपको प्रेरणा बढ़ाने की अनुमति देती है। कर्मचारियों को कई पुरस्कारों के लिए प्रतिस्पर्धा करने के लिए आमंत्रित करें - मान लीजिए, एक निश्चित अवधि के लिए बिक्री के संदर्भ में। आप कई अन्य नामांकन भी ला सकते हैं: "सबसे तेज़ शुरुआत", "सबसे बड़ा सौदा", "एक सप्ताह में बिक्री की सबसे बड़ी संख्या", आदि। तब हर कोई प्रतियोगिता में भाग लेने में सक्षम होगा, जिसमें नए लोग भी शामिल होंगे जो बिक्री की मात्रा के मामले में अभी तक अन्य कर्मचारियों के साथ प्रतिस्पर्धा नहीं कर सकते हैं।

प्रतिस्पर्धा लोगों को ऊबने से बचाती है। लेकिन बिक्री विभाग के लिए, कंपनी के किसी भी अन्य विभाग से अधिक, यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारियों को "स्थिर" न होने दिया जाए। उन्हें लगातार चलते रहने की जरूरत है - यही एकमात्र तरीका है जिससे वे नए ग्राहक ढूंढ सकते हैं और नए सौदे कर सकते हैं।

कोटोव एवगेनी इगोरविच

कंपनी "प्रैक्टिकम ग्रुप" के जनरल डायरेक्टर

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कर्मचारी कार्य का संगठन

कर्मचारी और कर्मचारी कार्य का संगठन किसी भी कंपनी की सफलता में महत्वपूर्ण कारक हैं। वहीं, केवल उच्च-गुणवत्ता वाले कर्मचारियों की उपस्थिति ही आपको अधिकतम रिटर्न नहीं देगी। अपनी टीम के काम को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करना, कर्मचारियों की क्षमताओं और दक्षताओं का अधिकतम उपयोग करना, ऐसी स्थितियाँ बनाना बेहद महत्वपूर्ण है जिसमें प्रत्येक कर्मचारी खुद को सर्वोत्तम तरीके से व्यक्त कर सके। पूर्णकालिक विशेषज्ञों के काम को प्रभावी ढंग से कैसे व्यवस्थित किया जाए, और, फ्रीलांसरों के लिए व्यवसाय की शुरुआत में विशेष रूप से कठिन, लेकिन महत्वपूर्ण क्या है। दूरदराज के कर्मचारियों और अंशकालिक काम करने वालों के साथ कैसे काम करें? कर्मचारियों के काम का उचित संगठन कई समस्याओं का समाधान करेगा।

महानिदेशक विभाग के प्रमुख को बुलाते हैं:
- मैं आपसे असंतुष्ट हूं, आप अपने अधीनस्थों को खराब तरीके से प्रबंधित करते हैं।
- क्यों?!
"आप प्रताड़ित दिखते हैं, लेकिन वे खुश दिखते हैं।"
लेकिन इसका उल्टा होना चाहिए!

किसी भी उद्यम पूंजीपति से पूछें कि एक उद्यमी के रूप में शुरुआत करते समय सबसे महत्वपूर्ण क्या है, और वह कहेगा: सबसे महत्वपूर्ण बात एक टीम को इकट्ठा करना है! साथ ही, होनहार या पहले से ही उच्च योग्य विशेषज्ञों को आकर्षित करने के लिए, आपको उनमें से प्रत्येक के लिए प्रतिस्पर्धी, प्रेरक कार्य परिस्थितियाँ बनाने में सक्षम होने की आवश्यकता है। यह किसी उभरते व्यवसाय के लिए नहीं है, ऐसी स्थितियों को व्यवस्थित करने के लिए कोई बजट नहीं है? लेकिन यह हमेशा आवश्यक नहीं है - जो अधिक महत्वपूर्ण है वह कार्य प्रक्रिया और प्रबंधकीय इच्छाशक्ति के निर्माण के लिए समय का बजट है, जो उद्यमशीलता के लचीलेपन से कई गुना अधिक है।

न केवल टीम के प्रत्येक नए सदस्य का पेशेवर कौशल और कार्य अनुभव महत्वपूर्ण है। किसी व्यक्ति का चरित्र, साथ ही एक विकासशील कंपनी में काम करने की उसकी इच्छा, ऐसे काम के लिए तत्परता और अस्थिरता एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। और आपको अपनी सुरक्षा करने की आवश्यकता है: प्रत्येक कर्मचारी के साथ सभी कामकाजी परिस्थितियों पर विस्तार से चर्चा करें और एक लिखित अनुबंध/समझौता तैयार करें।

विश्व स्तर पर, कर्मचारियों के साथ काम करने की बारीकियां मूल रूप से इस बात पर निर्भर करती हैं कि हम किस प्रकार के कर्मचारी पंजीकरण के बारे में बात कर रहे हैं - पूर्णकालिक या फ्रीलांस। इस पर और अधिक जानकारी नीचे दी गई है।

स्टाफ सदस्यों के साथ काम करना

यह समझने के लिए कि पूर्णकालिक कर्मचारियों का प्रबंधक होने का क्या मतलब है, कल्पना करें कि आपने अपना हाथ खो दिया है। लेकिन हाथों के बजाय, आपके पास कई सहायक हैं जो आपके निर्देशों और अनुरोधों को पूरा करेंगे। आपका प्रबंधकीय कार्य: केवल अपने सहायकों की क्षमता का उपयोग करके कार्य पूरा करें। नेतृत्व की प्रक्रिया में, आपको समय-समय पर अपने हाथों को पुनः प्राप्त करने की इच्छा हो सकती है, क्योंकि आप अपने अधीनस्थों की तुलना में बेहतर काम कर सकते हैं। आपको अपने अंदर की इस इच्छा को दबाना सीखना होगा। आप अपने हाथ वापस नहीं सिल सकते। इसलिए, अपने सहायकों की "मांसपेशियों" को विकसित करने, उनके बीच समझ और बातचीत को मजबूत करने का प्रयास करना महत्वपूर्ण है। यह एकमात्र तरीका है जिससे आप वह काम कर सकते हैं जो एक व्यक्ति की क्षमताओं से परे है।

व्यवसाय विकास की शुरुआत में, आपको केवल उन्हीं कर्मचारियों को काम पर रखना चाहिए जिनके साथ आप दीर्घकालिक कामकाजी संबंध बनाने की योजना बनाते हैं और जिन पर आप पूरा भरोसा करते हैं। एक अन्य विकल्प (शायद ही कभी सामने आया) यह है कि यदि कर्मचारी के पास असाधारण क्षमता है, जिसके बिना आपका व्यवसाय व्यावहारिक रूप से अक्षम है, और यह विशेषज्ञ नियमित पंजीकरण को छोड़कर इसके लिए सहमत नहीं है। यह आपके द्वारा नियोजित पूर्णकालिक और अंशकालिक दोनों कर्मचारियों पर लागू होता है।

जहां तक ​​मामले के विशुद्ध रूप से कानूनी पक्ष का सवाल है, बारीकियां न केवल यह हैं कि किसी व्यक्ति को स्टाफ सदस्य के रूप में पंजीकृत करने की प्रक्रिया में विभिन्न दस्तावेज तैयार करने की कठिन प्रक्रिया शामिल है, बल्कि आपके पेशेवर और व्यक्तिगत आराम भी शामिल हैं। तथ्य यह है कि असहमति की स्थिति में किसी भी कानूनी देरी (और शुरुआत में वे अक्सर होती हैं!) में बहुत प्रयास और समय लगेगा, और अब आपको उनकी पहले से कहीं अधिक आवश्यकता है।

किसी कर्मचारी को काम पर रखने के लिए ठोस तर्क:

अतीत में खुद को उत्कृष्ट साबित किया है (शायद लंबे समय तक आपके साथ फ्रीलांस आधार पर काम करके), और ठोस परिणाम देने में सक्षम है
- आपके व्यवसाय के क्षेत्र में असाधारण क्षमता है
- रणनीतिक रूप से बहुत सारे महत्वपूर्ण कार्य करता है
- मैंने पहले ही आपके व्यावसायिक प्रोजेक्ट में बहुत सारे कौशल, प्रयास और श्रम का निवेश किया है

नौकरी विवरण की आवश्यकता

यह दस्तावेज़ (या इसका एनालॉग) एक कर्मचारी के बीच संबंधों में और विशेष रूप से किसी व्यक्ति को स्टाफ सदस्य के रूप में पंजीकृत करने की स्थिति में मौलिक है। आखिरकार, नौकरी विवरण में न केवल पद के लिए योग्यता संबंधी आवश्यकताएं शामिल हैं, बल्कि कर्मचारी के कर्तव्यों के साथ-साथ कुछ कार्यों के लिए उसकी जिम्मेदारी भी शामिल है।

यदि नौकरी का कोई विवरण नहीं है, तो नियोक्ता कर्मचारी के साथ संबंधों में घाटे की स्थिति में है। तो, सबसे अधिक संभावना है कि आप यह नहीं कर पाएंगे:

कर्मचारी के प्रदर्शन का निष्पक्ष मूल्यांकन करें
- सभी कर्मचारियों के बीच श्रम कार्यों को वितरित करें
- किसी कर्मचारी को अस्थायी रूप से दूसरी नौकरी पर स्थानांतरित करना
- कर्मचारियों के बीच अधीनता के संबंध सक्षम रूप से बनाएं।

इसके अलावा, नौकरी के विवरण के अभाव में, नियोक्ता की लगभग किसी भी कार्रवाई को, जो कर्मचारी की ओर से नकारात्मक प्रतिक्रिया का कारण बनेगी, अदालत में चुनौती दी जा सकती है और सफलतापूर्वक भी।

आमतौर पर, नौकरी विवरण निम्नलिखित डेटा निर्दिष्ट करता है: कर्मचारी के कार्य, योग्यता आवश्यकताएं, कार्य, अधिकार, कर्तव्य और जिम्मेदारियां। सबसे इष्टतम उस विभाग के प्रमुख (शुरुआत में, अक्सर व्यवसाय के मालिक) के साथ कर्मियों के मुद्दों से निपटने वाले विशेषज्ञ द्वारा निर्देशों का संयुक्त विकास होगा जहां कर्मचारी काम करता है। एक ओर, तत्काल प्रबंधक किसी भी महत्वपूर्ण प्रावधान को नहीं छोड़ेगा जिसे उसके अधीनस्थ के नौकरी विवरण में दर्ज किया जाना चाहिए, और दूसरी ओर, मानव संसाधन विशेषज्ञ कानूनी ढांचे के भीतर रहने में मदद करेगा।

एक नियम के रूप में, नौकरी का विवरण तीन प्रतियों में तैयार किया जाता है - कर्मचारी, नियोक्ता और विभाग के प्रमुख के लिए एक-एक।

समझौते में न केवल आकार और बोनस का उल्लेख होना चाहिए, बल्कि नए कर्मचारियों की कार्य स्थितियों का भी उल्लेख होना चाहिए। बौद्धिक संपदा अधिकार, आधिकारिक रहस्यों का खुलासा न करने और कई अन्य मुद्दों को निर्धारित करना भी आवश्यक है। जैसे ही आप अपनी कंपनी पंजीकृत करें, किसी वकील से संपर्क करें। यह असली पैसा और असली लोग हैं, इसलिए बेहतर होगा कि इसका दस्तावेजीकरण किया जाए। साथ ही, एक संतुलन खोजना बेहद महत्वपूर्ण है: एक तरफ, आप व्यक्ति का मूल्यांकन करते हैं, दूसरी तरफ, आपको कानूनी प्रक्रियाओं के साथ "रिश्ते को सूखा" करने की आवश्यकता नहीं है।

स्टाफ टर्नओवर को नियंत्रित करना, जिसे टाला नहीं जा सकता

यह सामान्य ज्ञान है कि बार-बार स्टाफ बदलने से कंपनियों के लिए समस्याएँ पैदा होती हैं। लेकिन कुछ मामलों में यह अपरिहार्य है. किसी को ऐसे पदों पर काम करना चाहिए जो बहुत प्रतिष्ठित न हों, बहुत आशाजनक न हों - जहां वे लंबे समय तक नहीं टिकते। स्टाफ टर्नओवर से होने वाले घाटे को कम किया जा सकता है, लेकिन केवल तभी जब आप इस पर नियंत्रण रखें। कर्मचारियों की कमी की समस्या प्रवेश स्तर के पदों और कंपनी के गठन के प्रारंभिक चरण में सबसे अधिक महसूस की जाती है। आमतौर पर, कार्य अनुभव वाले प्रवेश स्तर के पदों के लिए आवेदकों की संख्या उतनी बड़ी नहीं है जितनी लगती है। कार्य अनुभव के बिना कार्मिकों को विशेष प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। इन स्थितियों में, स्टाफ टर्नओवर एक वास्तविक आपदा बन सकता है: नए कर्मचारी कंपनी में निवेश किए गए धन को खर्च करने का समय दिए बिना ही कंपनी छोड़ देते हैं।

बार-बार कार्मिक परिवर्तन की प्रक्रियाओं का मुकाबला करने के 4 तरीके

1. नैतिक और आर्थिक रूप से प्रेरित करें

प्रवेश स्तर के पदों पर कर्मियों के बार-बार बदलाव का एक कारण कम वेतन है। यही कारण है कि मौद्रिक प्रोत्साहन की एक प्रणाली सबसे प्रभावी प्रेरणा उपकरणों में से एक बन सकती है। उदाहरण के लिए, विभिन्न सूचनाओं के ऑपरेटरों और टाइपसेटरों के बीच एक कार्मिक समस्या मौजूद है। यह कहा जाना चाहिए कि यह काम आसान नहीं है, क्योंकि इसके लिए जटिल सॉफ्टवेयर उत्पादों में महारत हासिल करना, दस्तावेज़ीकरण का ज्ञान और निरंतर एकाग्रता की आवश्यकता होती है। वहाँ बहुत अधिक कार्यात्मक विविधता नहीं है, नए कर्मचारियों के लिए शुरुआती वेतन कम है, और कैरियर विकास आम तौर पर सीमित है। विभाग के अधिकांश कर्मचारी, छात्र और युवा पेशेवर हैं, जिन्होंने किसी विश्वविद्यालय से योग्यता प्राप्त की है या स्नातक की उपाधि प्राप्त की है, जो अक्सर अपनी विशेषज्ञता में काम करने के लिए नौकरी छोड़ देते हैं।

कई विकल्प हैं. सबसे पहले, आपको विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए दस्तावेज़ीकरण का अध्ययन करने में ऑपरेटरों को यथासंभव रुचि लेने की आवश्यकता है। इससे ऑपरेटर अधिक बहुमुखी बनेंगे और उनके काम में विविधता आएगी। वे किसी भी क्षेत्र में काम करने में सक्षम होंगे, इसलिए इनमें से किसी एक कर्मचारी का प्रस्थान लगभग दर्द रहित रूप से अनुभव किया जा सकता है। और ऐसे सार्वभौमिक ऑपरेटरों के वेतन में उल्लेखनीय वृद्धि की जा सकती है - विकास के लिए एक भौतिक प्रोत्साहन होगा। इसके अलावा, अन्य क्षेत्रों में रिक्त पदों के लिए, आप ऐसे कर्मचारियों को प्राथमिकता के रूप में मानने का वादा कर सकते हैं - इससे प्रेरणा के कैरियर घटक में वृद्धि होगी।

2. कागज पर कर्मचारी से सहमत हों

स्टाफ टर्नओवर को नियंत्रित करने का दूसरा तरीका ऐसे कर्मचारियों के साथ विशेष समझौते करना है। उदाहरण के लिए, आप छात्रों के साथ एक अनुबंध पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, जो प्रशिक्षण और इंटर्नशिप के बाद एक निश्चित समय के लिए कंपनी में काम करने के उनके दायित्व को निर्धारित करता है। वे अमूल्य अनुभव प्राप्त करते हैं, और आपकी कंपनी को प्रशिक्षित और इच्छुक कर्मचारी मिलते हैं। ये अस्थायी और आंशिक रूप से मौद्रिक निवेश, उदाहरण के लिए, सचिवों की खोज की लागत की तुलना में भुगतान करेंगे, जिनका टर्नओवर आमतौर पर बहुत अधिक होता है, और निरंतर परिवर्तन कंपनी की दैनिक आंतरिक जरूरतों के लिए एक महत्वपूर्ण झटका है।

3.काम का अच्छा माहौल बनाएं

एक अन्य कारक जो कम वेतन के बावजूद किसी कर्मचारी को कंपनी में बनाए रख सकता है, वह है अच्छा मनोवैज्ञानिक माहौल। अक्सर, ग्राहक सहायता केंद्र के प्रतिनिधि जैसे कर्मचारी एक साधारण कार्य करने वाले दल की तरह महसूस करते हैं। इस बीच, यह एहसास कि वे महत्वपूर्ण काम कर रहे हैं और कंपनी के लिए मूल्यवान हैं, किसी भी विशेषज्ञ के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। इन मुद्दों को हल किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, नियमित नाश्ते की व्यवस्था करके, अपनी कंपनी के शीर्ष नेताओं में से एक के साथ सर्वश्रेष्ठ कर्मचारियों के लिए संयुक्त अवकाश समय का आयोजन करके, व्यक्तिगत रूप से प्रोत्साहन के रूप में।

4. अपने तत्काल पर्यवेक्षक को बनाए रखें

साथ ही, किसी विशेष कर्मचारी के लिए मनोवैज्ञानिक माहौल को आकार देने वाले महत्वपूर्ण कारकों में से एक तत्काल पर्यवेक्षक का व्यक्तित्व है। कल्पना कीजिए, टीम बदल गई है, तत्काल नेता चला गया है, और लोग अस्थिरता महसूस कर रहे हैं या नेता का अनुसरण कर रहे हैं, छोड़ रहे हैं। इसलिए, विभाग प्रमुखों के साथ दीर्घकालिक संबंध लाइन स्टाफ टर्नओवर से बचने का एक प्रभावी तरीका है।

यहां सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपके संगठन की क्षमताओं को ध्यान में रखते हुए, आपके व्यवसाय के विकास के एक विशिष्ट चरण में, विशिष्ट परिस्थितियों में सूचीबद्ध उपकरणों को सही ढंग से और समझदारी से संयोजित करना है।

फ्रीलांस, दूरस्थ आधार पर कर्मचारियों के साथ काम करना

ईमार्केटर अध्ययन, जिसका शीर्षक है, "द रिमोट वर्कफोर्स इज चेंजिंग द ग्लोबल वर्कफोर्स", शुरू होता है: "यदि आपको संदेह है कि दूरस्थ श्रमिक श्रम बाजार में महत्वपूर्ण भूमिका निभाना शुरू कर रहे हैं, तो ध्यान रखें कि यह रिपोर्ट पेरिस के एक कैफे में लिखी गई थी। ऑस्ट्रेलियाई लोगों के लिए वायरलेस इंटरनेट का उपयोग। एक अमेरिकी कंपनी के लिए काम करने वाला विशेषज्ञ और उसे न्यू जर्सी में घर से काम करने वाले एक प्रबंधक के पास अनुमोदन के लिए भेजा गया था।"

दरअसल, श्रम बाजार के रुझान, सूचनाकरण प्रक्रियाओं, साथ ही स्टार्टअप व्यवसाय की जरूरतों को ध्यान में रखते हुए, हम सुरक्षित रूप से कह सकते हैं कि फ्रीलांसरों के साथ उच्च गुणवत्ता वाला काम पहले से ही पूर्णकालिक कर्मचारियों के साथ काम करने की तुलना में व्यवसाय का कम महत्वपूर्ण घटक नहीं बन गया है। . वास्तव में दूर के लोगों के साथ प्रभावी कार्य कैसे बनाया जाए, जिनके साथ, इसके अलावा, काम की शर्तों के अनुसार, या तो एक मौखिक समझौता बनाया गया है, या एक एजेंसी समझौते जैसे समझौते का निष्कर्ष निकाला गया है?

विभिन्न ऑनलाइन उपकरण, उदाहरण के लिए, सोशल नेटवर्क, जो आपको किसी प्रोजेक्ट पर काम करने के लिए आवश्यक विशेषज्ञों को एक साथ लाने की अनुमति देते हैं, पहले उन्हें एक-दूसरे से परिचित कराते हुए, इन समस्याओं को हल करने में महत्वपूर्ण रूप से मदद करते हैं। टीम वर्क का असर यहां भी होना चाहिए. जो सहकर्मी काम के मुद्दों पर चर्चा करने के लिए व्यक्तिगत रूप से नहीं मिलते हैं, उनमें अक्सर वही आपसी समझ नहीं होती है जो एक ही कार्यालय में काम करने वाली टीमों में निहित होती है। और यह टीम के भीतर अनुकूल माहौल और उच्च दक्षता बनाने के लिए एक महत्वपूर्ण शर्त है।

दूरस्थ कर्मचारियों के लिए प्रभावी कार्य व्यवस्थित करने के लिए 6 युक्तियाँ

यदि आपके पास एक दर्जन उत्कृष्ट विशेषज्ञ आपके लिए फ्रीलांसर के रूप में काम कर रहे हैं या कार्यालय में नहीं, बल्कि तथाकथित "दूरस्थ" आधार पर हैं तो क्या करें? लेकिन क्या होगा अगर आपको जिन कर्मचारियों की ज़रूरत है वे आपके जैसे ही शहर में नहीं रहते हैं, बल्कि शायद देश के विभिन्न हिस्सों में, या यहां तक ​​कि... दुनिया में भी रहते हैं? यह इतना असामान्य नहीं है, उदाहरण के लिए, व्लादिवोस्तोक का एक अकाउंटेंट, कीव का एक वेबसाइट सिस्टम प्रशासक, पेरिस का एक अनुवादक और विनियस का एक वकील एक ही कंपनी के लिए काम कर सकते हैं। संचार शुल्क और अन्य संबंधित प्रक्रियाओं पर भारी मात्रा में पैसा खर्च किए बिना, इन लोगों को एक साथ कैसे लाया जाए, उन्हें एक-दूसरे के साथ संवाद करने का अवसर कैसे दिया जाए?

अक्सर ऐसा होता है कि किसी कर्मचारी के कर्तव्यों की प्रकृति उसे कार्यालय के बाहर काम करने की अनुमति देती है, जबकि उसके लिए घर से काम करने का अवसर एक गंभीर प्रेरक कारक है (पारिवारिक परिस्थितियों, आवास के दूरस्थ स्थान, गैर-मानक नींद पैटर्न आदि के कारण) .)

काम की बारीकियों को ध्यान में रखना भी महत्वपूर्ण है, जिसमें हम घर से काम करने के बारे में बात नहीं कर रहे हैं, बल्कि ग्राहक के परिसर में मीटिंग रूम से या वाई-फाई वाले कैफे से बैठकों के बीच काम करने के बारे में बात कर रहे हैं। यह उन लोगों के लिए प्रासंगिक है जो ऑफ-साइट बैठकों में बहुत समय बिताते हैं, उदाहरण के लिए, बिक्री प्रबंधक। ऐसे कर्मचारी बहुत समय बचाते हैं क्योंकि उन्हें पूर्णकालिक काम करने के लिए बैठकों के बीच कार्यालय लौटने की आवश्यकता नहीं होती है।

1. एक ऑनलाइन संसाधन में धन (पैसा, समय) निवेश करें जहां प्रतिभागी निरंतर संचार बनाए रख सकें

अधिकांश "दूरस्थ" कर्मचारियों की मुख्य समस्याओं में से एक शारीरिक दूरी के कारण टीम के अन्य सदस्यों को जानने और यह पता लगाने में असमर्थता है कि उनमें से प्रत्येक परियोजना में क्या योगदान देता है।

सोशल नेटवर्क जैसे ऑनलाइन टूल का उपयोग करना, जो उदाहरण के लिए कॉलेज और विश्वविद्यालय के छात्रों को जोड़ता है और उन्हें एक-दूसरे के बारे में बहुत कुछ सीखने की अनुमति देता है, वास्तव में इस मामले में मदद कर सकता है।

यदि पर्याप्त धनराशि है, तो एक अन्य विकल्प एक निर्दिष्ट इंट्रानेट ज़ोन के साथ संपूर्ण सामग्री-सेवा वातावरण के रूप में एक वेबसाइट बनाना होगा जो कंपनी की आंतरिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं और कर्मचारियों के बीच संचार का समर्थन करता है। संसाधन तक पहुंच प्रतिदिन 24 घंटे होनी चाहिए। इससे आपकी टीम के सदस्यों को, जो दूर से और अपेक्षाकृत स्वतंत्र रूप से काम करते हैं, समय-समय पर एक-दूसरे के काम की प्रगति पर नज़र रखने, वर्तमान समस्याओं को हल करने और यह समझने में मदद मिलेगी कि अन्य कर्मचारी क्या कर रहे हैं। इस दृष्टिकोण के स्पष्ट हैं. व्यवहार में, बहुत कम लोग इसका उपयोग करते हैं। यह आपका प्रतिस्पर्धात्मक लाभ बन सकता है।

2. "संचारक" ढूंढें और उन्हें टीम का कम से कम 15% बनाने का प्रयास करें

"संचारक" वे लोग होते हैं, जो अपनी व्यक्तिगत क्षमताओं, कौशल या पिछले काम के परिणामस्वरूप, टीम के बाहर उपयोगी लोगों से कई संबंध रखते हैं।

उदाहरण के लिए, नोकिया में, विभिन्न प्रकार के कार्य करने की आवश्यकता कर्मचारियों को व्यक्तिगत संबंधों का विस्तार करने के लिए प्रोत्साहित करती है। परिणामस्वरूप, प्रत्येक कर्मचारी अपने विभाग के बाहर कम से कम 10 लोगों के साथ लगातार संवाद करता है।

लेकिन सावधान रहें: बहुत सारे "संचारक" होने से टीम को बहुत सारे बाहरी कनेक्शन मिलने का जोखिम होता है, जिससे वह अपनी पहचान और साझा उद्देश्य की भावना खो सकती है।

3. परियोजना को चरणों में विभाजित करें ताकि उनमें से एक का पूरा होना दूसरे की प्रगति पर अत्यधिक निर्भर न हो।

एक आभासी टीम, देश और यहां तक ​​कि दुनिया के विभिन्न हिस्सों में अपने सदस्यों के निवास के कारण, किसी प्रोजेक्ट पर चौबीसों घंटे काम करने का संभावित लाभ रखती है। नोकिया में भी, हेलसिंकी की टीम के सदस्य दिन के अंत में अपने अमेरिकी सहयोगियों को काम सौंपते हैं।

हालाँकि, समय क्षेत्र के अंतर के बीच काम का समन्वय करना एक निरंतर चुनौती बन सकता है। कई टीमें इस बात से परेशान हो जाती हैं कि कुछ सदस्य किसी कार्य को पूरा करने के लिए दूसरों का इंतजार करते हैं। इसलिए, दुनिया के विभिन्न हिस्सों में स्थित टीम के सदस्यों को कार्य सौंपना महत्वपूर्ण है जो उन्हें दूसरों की प्रतीक्षा किए बिना, अपनी गति से आगे बढ़ने की अनुमति देगा।

4. टीम के सदस्यों के बीच लगातार संचार को प्रोत्साहित करें, लेकिन बार-बार अनिवार्य बैठकों के लिए बाध्य न करें

सफल टीमों के सदस्य एक-दूसरे के साथ अक्सर संवाद करते हैं। इस मामले में, विधि बहुत भिन्न हो सकती है: ICQ जैसे प्रोग्राम से लेकर वॉयस या ईमेल तक। एक-दूसरे के मेल को अवरुद्ध न करने के लिए, बीपी कंपनी ने कुछ नियम स्थापित किए हैं: किसे कौन सा पत्र प्राप्त करना चाहिए, कॉपी में कौन है और प्रतिक्रिया के लिए कितना समय दिया जाना चाहिए।

इसी तरह, टीम समारोहों में कुछ सरल नियम लागू किए जा सकते हैं। प्रतिभागियों को सही समय पर इकट्ठा करने के लिए कभी-कभी काफी प्रयास की आवश्यकता होती है। इससे बचा जा सकता है यदि टीम में विश्वास और सद्भावना का माहौल कायम हो, जो अन्य बातों के अलावा, प्रतिभागियों के बीच निरंतर "इलेक्ट्रॉनिक" संपर्क द्वारा बनाया जाता है।

5. अधिकतर ऐसे कार्य सौंपें जो महत्वपूर्ण और उत्साहवर्धक हों।

चूँकि दूर-दराज के कार्यकर्ताओं या पूरी टीमों की अक्सर प्रति घंटे के आधार पर निगरानी नहीं की जाती है, इसलिए उन्हें सौंपे गए कार्यों को उन्हें उत्तेजित करना और चुनौती देना होगा, या काम में अरुचि के भार के तहत दूरस्थ टीम के ढहने का जोखिम उठाना होगा।

कार्य के महत्व के बारे में जागरूकता कार्य के उत्साहपूर्ण कार्यान्वयन और विभिन्न नए विचारों के प्रस्ताव को प्रोत्साहित करती है। इसका एक उदाहरण दो आभासी टीमों का काम है: वह सहयोग जिसके कारण ऑनलाइन विश्वकोश विकिपीडिया का उदय हुआ, और एक ओपन सोर्स ऑपरेटिंग सिस्टम लिनक्स का निर्माण हुआ।

6. संपूर्ण आभासी टीम बनाते समय, यथासंभव अधिक से अधिक स्वयंसेवकों की तलाश करें।

विकिपीडिया और लिनक्स के उदाहरण से पता चला है कि आभासी टीमें तब फलती-फूलती हैं जब वे मूल्यवान कौशल वाले स्वयंसेवकों से बनी होती हैं, ऐसे लोग जो टीम में शामिल होने की इच्छा से पहले ही परियोजना में अपनी रुचि साबित कर चुके हैं।

इसके अतिरिक्त, जो कर्मचारी मुख्य रूप से कार्यालय सेटिंग में काम करते हैं, उनके लिए दूरस्थ या घर से काम करने के तत्व बेहद मददगार हो सकते हैं, जब उन्हें किसी जटिल कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है - उदाहरण के लिए, एक लंबे दस्तावेज़ पर काम करते समय। सामान्य कार्यालय की हलचल और शोर में, जब किसी कर्मचारी से लगातार कुछ न कुछ मांगा जाता है, जिससे उसका ध्यान भटक जाता है, तो ऐसे कार्य को पूरा करने में, जिसमें चार से पांच घंटे का शुद्ध केंद्रित समय लगता है, कई दिनों और हफ्तों तक खिंच सकता है।

संकट ने यह भी दिखाया कि तीव्र नकारात्मक बाजार घटनाओं या मुनाफे में उल्लेखनीय गिरावट की स्थिति में, कंपनी में संबंधित विभाग को कम करने की तुलना में फ्रीलांस कर्मचारियों के काम को कम करना या पूरी तरह से रोकना बहुत आसान है। और इसी तरह, संकट समाप्त होने के बाद, ऐसे कर्मचारियों की गतिविधियों को बहाल करना, खासकर यदि उनके साथ संपर्क बनाए रखा गया है, तो शुरुआत से संबंधित इकाई बनाने की तुलना में बहुत आसान है।

दूरस्थ कार्य के तत्वों को यदि सही ढंग से लागू किया जाए, तो व्यक्तिगत कर्मचारियों के लिए अनुत्पादक समय, साथ ही आवश्यक कार्यालय स्थान को लगभग 30 प्रतिशत तक कम किया जा सकता है।

कार्य में स्काइप या समान इंटरनेट इंस्टेंट मैसेंजर का कार्यान्वयन

इसके बारे में सोचें: आपके प्रमुख कर्मचारी ट्रैफिक जाम में कितना समय बिताते हैं? आप और आपके सहकर्मी देश भर में व्यावसायिक यात्राओं पर कितना समय और पैसा खर्च करते हैं? प्रमुख निर्णय निर्माताओं को एक समय और एक स्थान पर इकट्ठा करने में असमर्थता के कारण महत्वपूर्ण मुद्दों के समाधान में कितने सप्ताह की देरी होती है? साथ ही, आप कितने लोगों को जानते हैं जो इस बैठक को आयोजित करने के लिए तैयार हैं, उदाहरण के लिए, स्काइप के माध्यम से? लेकिन व्यावसायिक मुद्दों को ऑनलाइन संप्रेषित करने और हल करने के लिए यह दुनिया में सबसे लोकप्रिय और सरल कार्यक्रमों में से एक है। इसे निःशुल्क डाउनलोड किया जाता है। Skype आपको निःशुल्क क्या करने की अनुमति भी देता है:

अन्य स्काइप उपयोगकर्ताओं को इंटरनेट पर निःशुल्क कॉल करें। अपनी आवाज़, या अपनी आवाज़ और वीडियो का उपयोग करके उनके साथ संवाद करें
- संपर्क सूची से लोगों की स्थिति देखें: "ऑनलाइन", "कार्यालय से बाहर", आदि।
- चैट संदेशों, फ़ाइलों का आदान-प्रदान करें
- इसका मुख्य लाभ दुनिया भर में इसका बहुत व्यापक वितरण है।

यह भी ध्यान देने योग्य है कि स्काइप के पास इंटरनेट पर एक निःशुल्क सुविधा है - एक बिजनेस पैनल जो आपको स्काइप कॉर्पोरेट उपयोगकर्ताओं की कॉल की संख्या, किसने और कहां कॉल किया, यह देखने की अनुमति देता है। यह न केवल टेलीफोन लागत को नियंत्रित करने के लिए, बल्कि उदाहरण के लिए, बिक्री विभाग की कार्य तीव्रता को प्रबंधित करने के लिए भी बहुत सुविधाजनक है, जिसके कर्मचारी सक्रिय रूप से ग्राहकों को कॉल करते हैं।

कार्यस्थल पर ऑनलाइन प्रौद्योगिकियों को शुरू करने के जोखिम

बिक्री बढ़ाने की तरह, किसी कंपनी को चलाने में ऑनलाइन टूल को सावधानीपूर्वक लागू करने की आवश्यकता है। विशेष रूप से जब घर से या कार्यालय के बाहर अन्य स्थानों (कैफ़े, आदि) से काम करने वाले कर्मचारियों की बात आती है। कार्यकुशलता में कमी का जोखिम है - और इसलिए नहीं कि कर्मचारी आलसी हैं। यहां तक ​​कि कंपनी के काम में शामिल सबसे अधिक प्रेरित कर्मचारी, सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, लोग हैं। और हम सभी की तरह, वे भी प्रलोभन के आगे झुक जाते हैं।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि ऑनलाइन प्रबंधन टूल को लागू करने के जोखिम न्यूनतम हों और लाभ अधिकतम हों, आपको निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना होगा:

ऐसी प्रबंधन और सूचना कंपनियाँ बनाएँ जो उपयोग पर प्रभावी नियंत्रण प्रदान करें और पर्याप्त परिणाम प्राप्त करें
- कंपनी में विभिन्न प्रबंधन स्थितियों में ऑफ़लाइन और ऑनलाइन के सही संयोजन को कॉर्पोरेट मानक में सख्ती से स्थापित करें;
- एक निश्चित तार्किक क्रम में धीरे-धीरे ऑनलाइन टूल पेश करें; पिछले उपकरण की प्रभावशीलता सुनिश्चित करने और मापने के बाद ही अगला उपकरण लें।

दूर से काम करते समय कर्मचारियों को आराम कैसे न दें?

काम करने का मूड और कार्य प्रक्रिया की अच्छी तीव्रता बनाए रखने में मदद के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:

1. नियमित नियोजन बैठकें। जब कोई कर्मचारी शारीरिक रूप से कार्यालय में नहीं होता है, तो इस सिद्धांत का अधिक सख्ती से पालन किया जाना चाहिए। कभी-कभी यह कर्मचारियों के साथ सूचना संपर्क के घनत्व को बढ़ाने के लायक है, उदाहरण के लिए, अतिरिक्त फोन कॉल का सहारा लेकर। इसलिए, कभी-कभी आप काम के मुद्दे पर ऐसे कर्मचारी के साथ 10.30 बजे कॉल की पूर्व-व्यवस्था कर सकते हैं।

2. कर्मचारियों के समय, योजनाओं, कार्यों की पारदर्शिता। इसके लिए आपकी कंपनी के सूचना बुनियादी ढांचे के साथ गंभीरता से काम करने की आवश्यकता है।

3. कर्मचारी प्रेरणा (जरूरी नहीं कि सामग्री) और उसकी प्रभावशीलता के बीच एक स्पष्ट संबंध बनाना। जब आप आसपास नहीं होते हैं, तो प्रक्रिया को नियंत्रित करना अधिक कठिन हो जाता है, और इसलिए, परिणाम को नियंत्रित करना अधिक महत्वपूर्ण है।

4. चयनात्मक नियंत्रण उपाय, जैसे कार्य की तीव्रता का विश्लेषण (उदाहरण के लिए, बिक्री विभाग, कार्यालय पीबीएक्स, आदि के प्रबंधकों द्वारा की गई आउटगोइंग कॉल की संख्या रिकॉर्ड करना)। बस इन विधियों का अति प्रयोग न करें; जांच के लिए कभी-कभार ही ऐसी नियंत्रण विधियों का सहारा लें।

कार्य के सार में गहराई से उतरे बिना, कोई ऐसा सोच सकता है बिक्री विभागलाइन-स्टाफ सिद्धांत का पूरी तरह से पालन करता है। वाणिज्यिक विभाग एक संपूर्ण नहीं है: इसके कार्यों और बिक्री को स्वायत्त घटकों में विभाजित किया गया है, लेकिन साथ ही उनका मूल्य समान है और पूरे विभाग के काम के लिए बराबर हैं। उनका एकमात्र सामान्य लक्ष्य खरीदार को किसी विशेष उत्पाद को खरीदने के लिए मजबूर करना है। तथ्य यह है कि वाणिज्यिक विभाग में प्रत्येक घटक स्वतंत्र रूप से काम करता है, काम पर नकारात्मक प्रभाव नहीं डालना चाहिए; गतिविधि का प्रत्येक पक्ष पूरे उद्यम की गतिविधियों में अपना छोटा योगदान देता है।

किसी कंपनी में वाणिज्यिक विभाग क्या करता है?

किसी भी गतिविधि की विशिष्ट विशेषताएं उसकी दिशा की उपस्थिति और वांछित शिखर प्राप्त करने के लिए कार्यों का संगठन हैं। वाणिज्यिक विभाग का उद्देश्य व्यक्तियों या कानूनी संस्थाओं द्वारा बाजार में पेश की जाने वाली वस्तुओं और सेवाओं का अधिग्रहण करना, या पारस्परिक लाभ के लिए अन्य वस्तुओं के लिए उनका आदान-प्रदान करना है। दिलचस्प बात यह है कि विपणन द्वारा संचालित तत्व वाणिज्यिक विभाग द्वारा भी संचालित होते हैं। वाणिज्यिक विभाग का संगठन जटिल है, लेकिन साथ ही यह इसे कई कार्य करने की अनुमति भी देता है।

वाणिज्यिक विभाग का मुख्य लक्ष्य खरीद और बिक्री की प्रक्रियाओं को विनियमित करने, मांग को पूरा करने और लाभ कमाने के उद्देश्य से उपायों की एक विशिष्ट प्रणाली बनाना है।

उद्यम के वाणिज्यिक विभाग द्वारा विनियमित सभी प्रक्रियाओं को दो प्रकारों में विभाजित किया गया है: तकनीकी और वाणिज्यिक।

तकनीकी प्रक्रियाएं लॉजिस्टिक्स से संबंधित हैं। इस अवधारणा का अर्थ कार्गो के परिवहन (परिवहन, उतराई, भंडारण, पैकेजिंग, पैकिंग) के दौरान किए गए सभी कार्यों से है। ये परिचालन उत्पादन प्रक्रिया और परिवहन की सीधी आवाजाही की निरंतरता हैं।

वाणिज्यिक लेनदेन किसी न किसी रूप में खरीद और बिक्री से संबंधित सभी प्रक्रियाओं का प्रतिनिधित्व करते हैं। इस सूची में संगठनात्मक और आर्थिक प्रक्रियाएं भी शामिल हैं। यह तो नहीं कहा जा सकता कि इनका खरीद-बिक्री से सीधा संबंध है, लेकिन ये प्रक्रियाएँ व्यापार प्रवाह के व्यवस्थितकरण को निश्चित रूप से प्रभावित करती हैं।

वाणिज्यिक संचालन भी वाणिज्यिक विभाग के कार्य हैं:

• किसी उत्पाद की मांग का अध्ययन, उसका पूर्वानुमान। वस्तुओं के कुछ समूहों के लिए उपभोक्ता मांग का अनुसंधान;
• आपूर्तिकर्ताओं की खोज और पहचान;
• उत्पाद श्रेणी के निर्माण से संबंधित सभी क्रियाएं;
• वर्गीकरण प्रबंधन;
• किसी विशेष आपूर्तिकर्ता को चुनने का आर्थिक औचित्य;
• आपूर्तिकर्ताओं के साथ संबंध व्यवस्थित करना;
• सेवा का संगठन;
• अनुबंधों का निष्कर्ष और समाप्ति, दस्तावेज़ीकरण के साथ सभी कार्य;
• माल बेचने के लिए विपणन तकनीकों का चयन;
• सामाजिक नेटवर्क में मार्केटिंग का उपयोग, इंटरनेट पर विज्ञापन आदि।
• किसी की अपनी गतिविधियों का मूल्यांकन और अध्ययन।

वाणिज्यिक विभाग के लिए मानकों के उदाहरण

व्यावसायिक गतिविधियों में किसी भी तकनीक और क्रिया के उपयोग का आधार वर्तमान में बाजार में प्रचलित परिस्थितियाँ होनी चाहिए।

किसी उद्यम के वाणिज्यिक विभाग का सही और उत्पादक कार्य तभी विकसित होगा जब सभी कर्मचारी पूरी तरह से समझें कि वाणिज्यिक विभाग के कार्य क्या हैं:

• कार्यान्वयन;
• बिक्री पूर्वानुमान;
• कार्यान्वयन नीति - बिक्री और सेवा;
• बाज़ार की स्थिति का अध्ययन करना;
• विज्ञापन, विपणन, व्यापार विकास;
• वस्तुओं की संपूर्ण श्रृंखला के लिए कीमतें निर्धारित करना;
• पैकेजिंग और वितरण;
• वाणिज्यिक कर्मचारी.

वाणिज्यिक विभाग की जिम्मेदारियां

कई कंपनियाँ अभी भी विज्ञापन ज़िम्मेदारियाँ विशेष एजेंसियों को आउटसोर्स करती हैं। उद्यम का प्रबंधन केवल विज्ञापन अभियान चलाने की नीति निर्धारित करता है। लेकिन यह समझने का समय आ गया है कि विज्ञापन काफी हद तक कंपनी की नीति को ही निर्धारित करता है; ग्राहकों द्वारा कंपनी के बारे में धारणा सीधे तौर पर इस पर निर्भर करती है। इस मामले में सबसे अच्छा समाधान वाणिज्यिक विभाग प्रशासक की स्थिति का परिचय देना होगा।

यह सुनिश्चित करने के लिए इस व्यक्ति की आवश्यकता है कि विज्ञापन कंपनी की नीति को सुदृढ़ करता है, लेकिन इसे स्थापित नहीं करता है। अच्छा विज्ञापन सामान बेचने और खरीदने के लिए महत्वपूर्ण शर्तों में से एक है। कंपनी को बिक्री, उत्पादन और वितरण क्षमताओं के अनुसार अपने प्रयासों को समयबद्ध करने की आवश्यकता है।

बाजार अनुसंधान

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि बाज़ार की वर्तमान स्थिति के बारे में जानकारी कहाँ से प्राप्त की गई (विज्ञापन एजेंसियों के लिए आवेदन, व्यक्तिगत अवलोकन, स्रोत के रूप में सामान्य जानकारी का उपयोग), यह विपणन अभियान चलाने के लिए सबसे महत्वपूर्ण घटक है। शीर्ष प्रबंधन पर रखी गई सूचना पुनर्प्राप्ति की जिम्मेदारी अर्जित किए गए किसी भी ज्ञान को बेकार और अनावश्यक बना देगी। इसे "वर्किंग लेयर" को सौंपना ज्यादा बेहतर होगा, फिर प्राप्त कोई भी जानकारी आपके लिए एक शक्तिशाली नियोजन उपकरण बन जाएगी। यह बाज़ार अनुसंधान तकनीक वाणिज्यिक विभाग में कर्मचारियों की सभी परतों की गतिविधियों को व्यवस्थित करने में मदद करती है, और बिक्री का पूर्वानुमान भी लगाती है। उद्यमों के काम में बाजार अनुसंधान का अभी तक इतना व्यापक रूप से उपयोग नहीं किया गया है।

उत्पाद श्रेणी की योजना बनाना और कीमतें निर्धारित करना

प्रशासकों द्वारा वाणिज्यिक विभागों में कीमतें निर्धारित करना अभी तक घरेलू कंपनियों में जड़ें नहीं जमा सका है। यह तथ्य कि कीमतें वाणिज्यिक विभागों में निर्धारित की जानी चाहिए, विधर्मी मानी जाती है। लेकिन यह तथ्य कि वाणिज्यिक विभाग के कर्मचारियों का माल की श्रेणी पर प्रभाव होना चाहिए, सभी के लिए स्पष्ट है। इस स्थिति से बाहर निकलने का समझौता एक नए मूल्य निर्धारण मुख्यालय का निर्माण होगा, जिसकी देखरेख वाणिज्यिक प्रशासकों द्वारा की जाएगी।

आय और वेतन का पूर्वानुमान और योजना

भविष्य की बिक्री मात्रा और आय की योजना नियोजित लाभ पर निर्भर करती है। यह जिम्मेदारी आमतौर पर प्रबंधन के सभी स्तरों को सौंपी जाती है। हालाँकि, नियोजित लाभ की गणना करने के लिए, आपको बिक्री पूर्वानुमान बनाने की आवश्यकता है। वाणिज्यिक विभाग यही करता है, जहां वर्तमान बाजार स्थिति और पिछली बिक्री का अध्ययन किया जाता है। सबसे सटीक पूर्वानुमान प्राप्त करने का यही एकमात्र तरीका है।

सामान्य व्यावसायिक गतिविधियों में बिक्री संगठन

इस अवधारणा के फायदों में से एक वाणिज्यिक विभाग में कार्मिक सेवाओं के काम को समन्वयित करने की क्षमता है। एक और निस्संदेह लाभ यह है कि इस अवधारणा का उपयोग कार्य के अन्य घटकों (उत्पादन, प्रशासनिक कार्य और वित्त) के साथ वाणिज्यिक संचालन के समन्वय को दर्शाता है। लेकिन इस अवधारणा द्वारा किया गया सबसे महत्वपूर्ण योगदान यह है कि बिक्री अन्य प्रकार की व्यावसायिक गतिविधियों के साथ निकटता से जुड़ जाती है। इस प्रकार, विभाग प्रमुख को कार्रवाई की अधिक स्वतंत्रता और वाणिज्यिक विभाग के प्रबंधन के कई नए साधन प्राप्त होते हैं। विभाग प्रमुख विज्ञापन, अनुसंधान, योजना और संचालन विकास में प्रबंधन के साथ संबंध स्थापित करता है। कंपनी की सामान्य नीति द्वारा निर्देशित संयुक्त प्रयासों के माध्यम से, वे अपने लक्ष्य प्राप्त करते हैं।

किसी उद्यम के वाणिज्यिक विभाग की संरचना कैसी दिखती है?

जब कोई नई संस्था उभरती है तो व्यापारिक विभाग अपने आप प्रकट हो जाता है, अनायास विकसित हो जाता है, उसका कार्य समन्वित नहीं होता। ऐसी कंपनियों में वाणिज्यिक विभाग में जिम्मेदारी की स्पष्ट रूप से परिभाषित सीमाएं नहीं होती हैं, और संगठनात्मक संरचना का उपयोग करके अधीनता के स्तर स्थापित किए जाते हैं। हालाँकि, यह विभाग को अपना काम जारी रखने से नहीं रोकता है।

आमतौर पर, विभाग के अनुत्पादक प्रदर्शन का दोष बिक्रीकर्मियों पर मढ़ा जाता है। लेकिन जिम्मेदारी पूरे वाणिज्यिक विभाग की भी है। विषय की प्रत्येक गलती समग्र रूप से संपूर्ण बिक्री प्रणाली को प्रभावित करती है।

कई अलग-अलग प्रकार की संरचनाएं बनाई गई हैं, जिनमें से प्रत्येक को कुछ कार्यों को करने और निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह बेहद महत्वपूर्ण है कि कंपनी की वाणिज्यिक संरचना और वितरण नीति मेल खाती है, केवल इस तरह से व्यवसाय विकास के लिए रणनीतिक उद्देश्यों को प्रभावी ढंग से लागू करना संभव होगा।

कई बिक्री विभागों में, वाणिज्यिक विभाग के काम को व्यवस्थित करने के लिए निम्नलिखित सिद्धांतों का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है।

भौगोलिक.इस प्रकार के संगठन का उपयोग करने के लिए, प्रत्येक क्षेत्र में आधिकारिक प्रतिनिधि या शाखा के रूप में एक बिक्री इकाई का पता लगाना आवश्यक है।

किराना।इसका तात्पर्य टीमों के बीच प्रतिस्पर्धा से है, जिनमें से प्रत्येक एक ही बाजार में एक विशिष्ट उत्पाद बेचने के लिए जिम्मेदार है।

ग्राहक।इस प्रकार का संगठन विभागों को उन श्रेणियों में विभाजित करता है जो एक विशिष्ट ग्राहक स्तर में विशेषज्ञ होते हैं। आमतौर पर, विभागों को कॉर्पोरेट ग्राहक सेवा विभाग और खुदरा बिक्री विभाग में विभाजित किया जाता है। लेकिन बड़ी संख्या में प्रभागों वाले वाणिज्यिक सेवा विभाग भी हैं।

कार्यात्मक।मामला जब बिक्री प्रक्रिया में निम्नलिखित चरणों का क्रमिक कार्यान्वयन शामिल होता है:

• ग्राहक आधार की खोज और चयन;
• कामकाजी परिस्थितियों और परीक्षण बिक्री की चर्चा;
• अनुवर्ती सहयोग और सेवा;

इस प्रकार की विशेषज्ञता विभागों को बिक्री चरणों में विभाजित करने पर विचार करती है। एक प्रभाग का उपयोग अक्सर ग्राहक आधार और प्रत्यक्ष बिक्री के साथ काम करने वाले वाणिज्यिक विभाग के विशेषज्ञों और बाद की बिक्री और सेवा प्रावधान में शामिल बैक विशेषज्ञों में किया जाता है।

आव्यूह।इसका उपयोग उन संगठनों द्वारा सबसे लाभप्रद रूप से किया जाता है जो बौद्धिक और तकनीकी दोनों प्रकार के जटिल सामान बेचते हैं। ऐसी कंपनियों की बिक्री परियोजनाओं के रूप में होती है। आमतौर पर, ऐसे उद्यम उत्पादन में उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक क्षेत्र में अग्रणी विशेषज्ञों की भर्ती करते हैं, और वे सभी ग्राहक के साथ बारी-बारी से काम करते हैं। इस संरचना का उपयोग करने वाली कंपनियों का एक अच्छा उदाहरण परामर्श एजेंसियां, आईटी कंपनियां आदि होंगी।

वाणिज्यिक विभाग की संगठनात्मक संरचना के उत्पादक कार्य के प्रमुख सिद्धांत:

1. उद्यम के लक्ष्यों और प्राथमिकताओं के साथ संरचना का पूर्ण अनुपालन।
2. कुछ कार्यों के इर्द-गिर्द एक संरचना का निर्माण करना।
3. संरचना में अधिकार, जिम्मेदारियाँ और शक्तियाँ तय करना।
4. लेनदेन के दौरान बिक्री की मात्रा और विक्रेताओं की स्वतंत्रता के आधार पर नियंत्रण की डिग्री स्थापित करें।
5. संरचना लचीलापन विकसित करें। इसे बाज़ार की स्थितियों, कुछ उत्पादों की उपलब्धता और मूल्य में उतार-चढ़ाव के अनुकूल होना चाहिए।
6. संरचना संतुलित होनी चाहिए और अन्य विभागों के हितों को ध्यान में रखना चाहिए: आपूर्ति विभाग, वित्तीय विभाग, विपणन विभाग।

एक अच्छी तरह से विकसित संरचना किसी कंपनी के विकास के सबसे आवश्यक पहलुओं में से एक है, लेकिन सभी उद्यम एक वाणिज्यिक विभाग होने का दावा नहीं कर सकते। अधिकांश लोग इसे औपचारिकता मानते हैं, लेकिन इन घटकों की अनुपस्थिति से बड़े पैमाने पर अव्यवस्था फैलती है। जबकि अधिक अनुभवी कर्मचारी उद्यम के "पदानुक्रम" को पूरी तरह से समझते हैं, यह नए लोगों के लिए एक समस्या हो सकती है। एक निश्चित संरचना बनाने से उन्हें तेजी से अनुकूलन करने में मदद मिलेगी। बिना संरचना वाली प्रणालियाँ मध्य प्रबंधकों के लिए फायदेमंद होती हैं, ऐसी स्थितियों में वे अवांछित अधिकार हासिल करने की कोशिश करते हैं।

प्रत्येक कंपनी अद्वितीय रहती है, इसलिए यह नहीं कहा जा सकता कि उनमें प्रक्रियाएँ समान हैं। किसी बड़ी कंपनी के लिए बनाई गई संरचना किसी छोटे कार्यालय के लिए बनाई गई संरचना से बहुत भिन्न हो सकती है। सही संरचना तैयार करने के लिए, व्यावसायिक गतिविधि के संभावित विभागों का एक आरेख बनाना आवश्यक है।

वाणिज्यिक विभाग के प्रमुख संरचनात्मक तत्वों की विशेषताएँ

वाणिज्य विभाग की संरचना

कुछ वाणिज्यिक कंपनियों में, महत्वपूर्ण समस्याओं को हल करने के लिए निदेशक मंडल की बैठक होती है। यह वाणिज्यिक विभाग के प्रमुख विशेषज्ञों की बैठक को दिया गया नाम है। खुली चर्चा से उन्हें संयुक्त रूप से अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने, उत्पादन और वाणिज्यिक समस्याओं को हल करने के लिए सर्वोत्तम विकल्प खोजने और विभागीय हितों के विखंडन से बचने में मदद मिलती है।

संगठनात्मक संरचना के निर्माण के लिए निम्नलिखित विकल्प भी संभव है। विपणन निदेशक वाणिज्यिक निदेशक का प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक बन जाता है या अप्रत्यक्ष रूप से उसका प्रबंधन करता है।

संगठनात्मक संरचना विकसित करने का एक अन्य विकल्प विभागों के कार्यकारी (वाणिज्यिक) निदेशक की स्थिति पेश करना है। यह योजना उन उद्यमों के लिए उपयोगी होगी जिन्हें सामान्य निदेशक की जिम्मेदारियों की संख्या कम करने और उन्हें अधिक जरूरी और महत्वपूर्ण कार्यों से निपटने का अवसर देने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, वह अपना समय कंपनियों या आपूर्तिकर्ताओं के साथ व्यावसायिक संबंध स्थापित करने में व्यतीत कर सकता है। कार्यकारी निदेशक सुरक्षा या वाणिज्यिक विभाग भी संभाल सकता है।

बिक्री विभाग

व्यावसायिक सफलता के लिए न केवल बिक्री विभाग, बल्कि उत्पादन के अन्य घटक भी जिम्मेदार हैं। हालाँकि, यह विभाग उद्यम को मुख्य लाभ लाता है। बिक्री विभाग प्रणाली को स्पष्ट रूप से डिबग किया जाना चाहिए, और कर्मचारियों को प्रेरित किया जाना चाहिए, तभी उद्यम की आय यथासंभव अधिक होगी।

सुविधा के लिए प्रत्येक प्रभाग के प्रमुखों को वाणिज्यिक विभाग का वरिष्ठ प्रबंधक कहा जाता है। सरल शब्दों में कहें तो प्रत्येक विभाग का अपना प्रमुख होता है, जो उसके कार्य पर पूर्ण नियंत्रण रखता है। इन पदों के नामों में अनेक भिन्नताएँ संभव हैं, परन्तु सार नहीं बदलता।

यह कथन कि बिक्री विभाग कंपनी का हृदय है, इसकी पुष्टि इसे और अन्य विभागों को जोड़ने वाले वित्त और सूचना के असंख्य प्रवाहों से होती है।

परिचालन वाणिज्यिक समूह

परिचालन समूहों को कुछ मानदंडों के अनुसार विभाजित किया जाता है और उनकी संख्या बाजार विभाजन पर निर्भर करती है, लेकिन अन्य कारक भी हैं जो इसे प्रभावित करते हैं। यदि आपूर्ति की गई वस्तुओं की सीमा और मात्रा छोटी है, तो वाणिज्यिक समूहों को क्षेत्र के अनुसार विभाजित किया जाता है। अन्यथा, वाणिज्यिक समूहों को संबंधित क्षेत्रों को आपूर्ति की जाने वाली वस्तुओं के समूहों में विभाजित किया जाता है। थोक कंपनी से सामान बेचने या प्राप्त करने वाले संगठनों के लिए इन समकक्षों के संबंध में समूह बनाना अधिक लाभदायक है। इसी योजना का उपयोग बिक्री संगठनों से लेकर अन्य उद्यमों के लिए भी किया जाता है।

ऐसे समूह में 2-4 लोग होते हैं, कोई विशिष्ट नेता नहीं होता और सभी निर्णय सामूहिक रूप से लिए जाते हैं। तदनुसार, एक प्रतिभागी की गलती के लिए पूरी टीम जिम्मेदार होती है। संगठन की इस पद्धति से कार्य प्रक्रियाओं में तेजी आती है, प्रत्येक कर्मचारी का पूर्ण समर्पण होता है, सामान्य रूप से कार्य की दक्षता और गुणवत्ता बढ़ती है, नए कर्मचारियों का प्रशिक्षण सरल होता है और समूहों के बीच एक निश्चित प्रतिस्पर्धा पैदा होती है। समूह वाणिज्यिक विभाग का कुछ विश्लेषण भी करता है।

यदि इन अपरिवर्तनीय नियमों का पालन किया जाए तो वाणिज्यिक विभाग में कार्य उत्पादक होता है:

1. कार्य दिवस के दौरान फोन कॉल मिस करना मना है।
2. प्रत्येक कर्मचारी को उस क्षेत्र में "समझदार" होना चाहिए जहां उसका समूह काम करता है और ज्ञान की कमी को बर्दाश्त नहीं कर सकता।
3. यदि समूह ग्राहक के मामले में सक्षम नहीं है, तो उसे उस समूह में सेवा के लिए पुनर्निर्देशित किया जाता है जिसके पास आवश्यक ज्ञान है।
4. समूह के सदस्यों को अपने दोपहर के भोजन का समय स्वयं चुनना होगा, और जब कर्मचारियों में से एक छुट्टी पर हो तो एक-दूसरे की जगह भी लेनी होगी। यदि मुद्दे को शांतिपूर्ण ढंग से हल नहीं किया जा सकता है, तो इसे विचार के लिए वरिष्ठ प्रबंधन के पास भेजा जाता है।

व्यावसायिक समूहों का आदर्श स्थान इस प्रकार दिखता है: सभी समूह स्क्रीन द्वारा अलग किए गए एक कमरे में हैं। प्रत्येक कर्मचारी का अपना टेलीफोन और निजी मॉनिटर एक सामान्य नेटवर्क से जुड़ा होता है।

समन्वय एवं खरीद विभाग

व्यावसायिक गतिविधियों का संगठन लगभग पूर्णतः इसी विभाग के कार्य पर निर्भर करता है। वह अन्य विशिष्ट विभागों और वाणिज्यिक टीमों दोनों के साथ मिलकर काम करता है।

समन्वय एवं खरीद विभाग के कार्य इस प्रकार हैं:

• आने वाले माल का वितरण और नियंत्रण;
• विभागों द्वारा कार्यों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण;
• डिलीवरी की दक्षता पर नज़र रखना और ग्राहकों को गारंटी प्रदान करना;
• गोदामों में मांग वाले सामानों का भंडार बनाए रखना;
• उद्यम नीति की एकता का नियंत्रण;
• उनकी मांग के संबंध में वस्तुओं की श्रेणी को बदलने के लिए प्रस्ताव बनाना;
• आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करने के लिए वाणिज्यिक समूहों का निर्माण।

परिवहन और सीमा शुल्क संचालन विभाग

विभाग का नेतृत्व एक वाणिज्यिक निदेशक करता है। परिवहन एवं सीमा शुल्क सेवा विभाग के मुख्य कार्य इस प्रकार हैं:

1. परिवहन के सबसे लाभदायक तरीकों की खोज करें।
2. सीमा शुल्क दस्तावेजों का नियंत्रण, लेनदेन पासपोर्ट का पंजीकरण।
3. ग्राहक के अनुरोध पर उत्पाद समर्थन का संगठन।
4. उचित कारणों से नए गोदामों या ट्रांसशिपमेंट क्षेत्रों का निर्माण।
5. शिपिंग सहित परिवहन साधन उपलब्ध कराना।
6. डिलीवरी की समयबद्धता और ग्राहक द्वारा आवश्यक दस्तावेजों की प्राप्ति की निगरानी करना।
7. बीमा दस्तावेजों के साथ कार्गो उपलब्ध कराना।

विपणन निदेशक कई विभागों का प्रबंधन करता है। आइए उनमें से कुछ के कार्यों और कार्यों पर करीब से नज़र डालें।

विपणन एवं मूल्य निर्धारण विभाग

यह विभाग क्रेता बाजार और उद्यम बाजार के निरंतर अध्ययन के लिए जिम्मेदार है। प्राप्त जानकारी उन्हें विपणन निदेशक को किसी विशेष उत्पाद को बढ़ावा देने के लिए कई विकल्प प्रदान करने का अवसर देती है, जिनमें से आप पा सकते हैं:

1. पूर्वानुमान और वर्तमान बाजार स्थिति के सापेक्ष वस्तुओं की श्रेणी में परिवर्तन।
2. आपूर्तिकर्ताओं को अधिक प्रतिस्पर्धी आपूर्तिकर्ताओं से बदलने का प्रस्ताव (उपलब्ध की तुलना में सस्ते या बेहतर गुणवत्ता वाले सामान की पेशकश)।
3. बिक्री बाजार में सुधार.
4. बाज़ार के अधिक विकसित स्तरों पर कंपनी का प्रवेश।

यह विभाग प्रतिस्पर्धियों द्वारा खरीदी और बेची गई सभी सामग्रियों का रिकॉर्ड रखता है, बाजार में मूल्य निर्धारण नीतियों, प्रतिस्पर्धी विक्रेताओं और वर्तमान सूचकांकों के बारे में सभी मौजूदा जानकारी एकत्र करता है। साथ ही विभाग उन कंपनियों का डेटा इकट्ठा करता है जिनसे उनका कभी संपर्क रहा हो.

विभाग की मूल्य निर्धारण टीम वाणिज्यिक टीमों को बाजार में मौजूदा कीमतों पर सलाह देती है, उनके द्वारा पूरी की गई रिपोर्ट की समीक्षा करती है और उन्हें समीक्षा के लिए वाणिज्यिक विभाग के प्रमुख को भेजती है। मूल्य समूह वस्तुओं की श्रेणी को बदलने के लिए नए प्रस्ताव भी जारी करता है।

बड़े पैमाने पर बैठकों से पहले, विभाग नई मूल्य निर्धारण नीतियों, बाजार में बदलाव और उनकी क्षमता के भीतर अन्य महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा करने का कारण बताता है।

निम्नलिखित कार्य करने के लिए आवश्यक:

1. किसी विशेष उत्पाद के साथ-साथ संपूर्ण कंपनी के लिए विज्ञापन की प्रभावशीलता की निगरानी करना, वाणिज्यिक विभाग की विशेषताओं का संकलन करना।
2. विज्ञापन अभियानों का संगठन और उनके कार्यान्वयन के लिए लागत की गणना, उनके निर्णयों के कारणों का औचित्य।
3. विज्ञापन कंपनियों के साथ सौदे संपन्न करके अनुमोदित कार्यक्रम योजना का कार्यान्वयन।
4. उत्पादों का परीक्षण या प्रचारात्मक संस्करण भेजना।
5. कंपनी के उत्पादों को विभिन्न प्रदर्शनियों और मेलों में भाग लेने के लिए भेजना।

छोटी कंपनियाँ उपर्युक्त दोनों विभागों को संयोजित करने का जोखिम उठा सकती हैं।

मध्यस्थ विभाग

बिक्री योजनाओं के विकास में लगे हुए हैं। उच्च गुणवत्ता वाले कार्य के लिए, विभाग को कंपनी के अन्य घटकों के समर्थन की आवश्यकता होती है: विपणन और मूल्य निर्धारण विभाग, सीमा शुल्क (परिवहन) विभाग, रखरखाव संगठन विभाग, खरीद और बिक्री समन्वय विभाग। बेचे जा रहे उत्पाद को बढ़ावा देने में रुचि रखने वाले सभी वाणिज्यिक समूह भी इसमें शामिल हैं।

एक प्रस्ताव विकसित करने के बाद, मध्यस्थ विभाग इसे निदेशक मंडल द्वारा विचार के लिए प्रस्तुत करता है। और इसकी मंजूरी के बाद प्रस्ताव एक लक्ष्य योजना में बदल जाता है.

अब विभाग को केवल आशाजनक वाणिज्यिक मध्यस्थों को ढूंढना है, हस्ताक्षर के लिए सभी दस्तावेज़ तैयार करना है और उनके साथ सहयोग शुरू करना है। अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के बाद, विभाग दस्तावेज़ में निर्दिष्ट शर्तों के अनुपालन के साथ-साथ विभागों के काम की निगरानी करता है। अनुबंध के समापन पर बातचीत विपणन निदेशक द्वारा आयोजित की जाती है।

जनरल डायरेक्टर बोलते हैं

सर्गेई मिरोशनिचेंको, स्रेडनेवोलज़स्काया गैस कंपनी एलएलसी, समारा के जनरल डायरेक्टर

हम प्राकृतिक एकाधिकार में से हैं, हम एक सेवा कंपनी हैं, इसलिए हमारे पास मानक अर्थों में बिक्री और खरीद में शामिल विभाग नहीं हैं। प्रतिनिधि, शाखाओं और संरचनात्मक विभागों के प्रमुख कंपनी के महानिदेशक को रिपोर्ट करते हैं। प्रत्येक विभाग एक काफी स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई है, जिसमें वित्तीय अलगाव, एक कार्य योजना, कार्य करने और भुगतान करने की प्रक्रिया होती है। प्रत्येक खरीद का उद्देश्य नेटवर्क के निर्माण और परिवर्तन के लिए धन उपलब्ध कराना है। आवश्यक वस्तुओं के मुख्य भाग की खरीद उत्पादन और तकनीकी उपकरण विभाग (यूपीटीके) द्वारा की जाती है, जो मूल कंपनी का हिस्सा है; यह उद्यम के वाणिज्यिक विभाग के उप महा निदेशक को रिपोर्ट करता है। संचालन के कई वर्षों के दौरान, कंपनी ने विश्वसनीय भागीदारों की एक सूची हासिल कर ली है, कार्य संरचना को सुव्यवस्थित कर दिया गया है, और इसलिए, मैं क्रय विभाग बनाने और इस विभाग के प्रमुख के लिए एक पद प्रदान करना अनुचित मानता हूं।

यूपीटीके कर्मचारी और टेंडरिंग (प्रथम उप महा निदेशक के नेतृत्व में गतिविधियों को अंजाम देना) के लिए जिम्मेदार कर्मचारी एक आपूर्तिकर्ता का चयन करते हैं। जिसके बाद, बोली विभाग खरीद प्रक्रिया की शुद्धता, आपूर्तिकर्ता के चयन का विश्लेषण करता है, या तो कोटेशन के अनुरोध के माध्यम से या प्रतियोगिता के माध्यम से। अंतिम चयन बोली विभाग में होता है, और एक प्रोटोकॉल तैयार किया जाता है। एक नियम के रूप में, गंभीर और बड़े अनुबंधों पर हस्ताक्षर करते समय यह प्रक्रिया की जाती है। एक अनूठा उत्पाद आमतौर पर एक विशिष्ट आपूर्तिकर्ता से खरीदा जाता है, क्योंकि यहां मुख्य रूप से गुणवत्ता पर ध्यान दिया जाता है। विभाग अन्य विभागों के अनुरोध पर मुख्य गोदाम में उत्पादों की आपूर्ति करता है।

किसी वाणिज्यिक विभाग के सक्षम प्रबंधन को कैसे व्यवस्थित करें

किसी कंपनी की गतिविधियों का वित्तीय घटक अपने आप नहीं होता है; इसे सक्षम रूप से प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है।

वाणिज्यिक विभाग प्रबंधन प्रणाली घटकों, उनके बीच संबंधों, साथ ही वाणिज्यिक गतिविधियों को अंजाम देने वाले उद्यम के हेरफेर का एक जटिल है।

वाणिज्यिक विभाग के प्रबंधन को व्यवस्थित करने के लिए यह आवश्यक है:

1. व्यावसायिक गतिविधियों को लागू करने के लिए लक्ष्य तैयार करें।
2. उत्पादन और व्यवसाय प्रबंधन कार्यों को फैलाएं।
3. बिक्री विभाग के कर्मचारियों के बीच कार्यों का वितरण करें।
4. वाणिज्यिक विभाग के कर्मचारियों की बातचीत और उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के क्रम को सुव्यवस्थित करें।
5. एक नई उत्पाद निर्माण तकनीक प्राप्त करें या उसका पुनर्निर्माण करें।
6. प्रोत्साहन प्रणाली, आपूर्ति और बिक्री का अनुकूलन करें।
7. उत्पादों के निर्माण और व्यापार और तकनीकी प्रक्रिया को अंजाम देना।

प्रबंधन संरचना कई उपप्रणालियों पर आधारित है: कार्यप्रणाली, प्रक्रिया, संरचना और प्रबंधन तकनीक।

किसी कंपनी के वाणिज्यिक विभाग के प्रबंधन की प्रक्रिया प्रबंधन क्षेत्र का एक घटक है, जिसमें संचार संरचना का विकास, प्रबंधन नियमों का निर्माण और कार्यान्वयन, और प्रबंधन सूचना समर्थन संरचना का निर्माण शामिल है।

वाणिज्यिक विभाग के प्रबंधन का संगठन निम्नलिखित तत्वों पर आधारित है:

1. विकास।
2. गठन।
3. कार्यों के आधार पर पृथक भागों के गुणों को स्थापित करना।
4. एक समन्वय योजना का निर्माण जो बदलती व्यावसायिक परिस्थितियों के अनुकूल होने की क्षमता की गारंटी देता है।
5. व्यावसायिक गतिविधियों के लिए जिम्मेदारियों का पृथक्करण।
6. एक डेटा प्रावधान योजना का गठन जो निर्णय लेने में मदद करेगा।

कंपनी की व्यावसायिक गतिविधियों के लक्ष्यों को गतिविधि के दायरे से एकजुट होकर विशिष्ट कार्यों में विभाजित किया गया है:

• माल की खरीदी;
• इसकी भंडारण प्रणाली;
• बिक्री मार्ग, आदि

निम्नलिखित सिद्धांतों को वाणिज्यिक विभाग की संगठनात्मक संरचना और उसके प्रबंधन के निर्माण का आधार माना जाता है:

1. एक वाणिज्यिक विभाग के आयोजन के लिए एक स्पष्ट और सटीक लक्ष्य को परिभाषित करना।
2. संगठन के समग्र लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए वाणिज्यिक विभाग के लिए एक दृष्टिकोण का गठन।
3. विभागों के बीच आपसी कार्य का गठन।
4. उद्यम में एकीकृत अधीनता और सही पदानुक्रम के साथ एक स्पष्ट तंत्र और प्रबंधन प्रणाली का गठन। विभिन्न प्रबंधन प्रतिभागियों के बीच जिम्मेदारियों का सटीक विभाजन।
5. प्रबंधन कार्य के लिए एक बहुमुखी दृष्टिकोण का निर्माण।
6. प्रबंधन श्रृंखला में न्यूनतम संख्या में लिंक के लिए प्रयास करना।
7. नेतृत्व प्रणाली के उन्मुखीकरण का गठन।
8. कार्यकारी जानकारी प्रदान करना.
9. बाजार की स्थितियों के तरल वातावरण में लचीलापन और अनुकूलनशीलता।

व्यवसाय प्रबंधन पूरे उद्यम के प्रबंधन के साथ अटूट रूप से जुड़ा हुआ है। इस प्रकार, एक वाणिज्यिक विभाग की संरचना बनाते समय और इसे और इसकी गतिविधियों के प्रबंधन के लिए एक विधि चुनते समय, आपको प्रत्येक तत्व के संबंध को याद रखना होगा जो प्रबंधन प्रणाली का हिस्सा है।

प्रबंधन विधियाँ व्यवसाय विभाग से जुड़े प्रबंधन और प्रक्रियाओं को प्रभावित करने का एक साधन हैं। इनमें प्रशासनिक, संगठनात्मक, आर्थिक और कानूनी शामिल हैं। उपरोक्त नेतृत्व विधियाँ एक फलदायी संयोजन का संकेत देती हैं। उनकी बातचीत व्यापारिक संगठन की किसी भी परिचालन स्थिति और बाजार के माहौल पर निर्भर करती है।

• बिक्री विभाग: प्रबंधकों के प्रभावी कार्य को व्यवस्थित करने के लिए 4 कदम

कंपनी के प्रभावी कामकाज के लिए वाणिज्यिक विभाग में प्रमुख पद

एक वाणिज्यिक सेवा विभाग को सक्षम रूप से प्रबंधित करने के लिए, आपको लोगों की भागीदारी और कार्य को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। वाणिज्यिक विभाग से विशेषज्ञों का चयन करना और उन्हें उच्च गुणवत्ता वाला प्रशिक्षण देना, वाणिज्यिक विभागों की गतिविधियों को व्यवस्थित और प्रबंधित करना और ग्राहक सेवा में शामिल विभागों के बीच उपयोगी सहयोग स्थापित करना आवश्यक है। बिक्री विभाग के कार्यात्मक संचार का जिक्र करते हुए, हम पहले ही पता लगा चुके हैं कि अधिकांश विभाग इन प्रक्रियाओं में शामिल हैं। इस संबंध में, संगठन और बिक्री प्रबंधन का मुख्य कार्य पेशेवर कर्मियों की उपलब्धता है, जिन पर सब कुछ निर्भर करता है।

वाणिज्यिक विभाग के प्रमुख

किसी वाणिज्यिक विभाग को संगठित करने के पहले चरण में, वाणिज्यिक विभाग के जिम्मेदार प्रमुख को ढूंढना, उसे एक पद सौंपना और उसकी शक्तियों का निर्धारण करना आवश्यक है, फिर उसे कार्य के लक्ष्यों की ओर उन्मुख करना आवश्यक है।

नौकरी का शीर्षक कोई औपचारिकता नहीं है. आवश्यक जिम्मेदारी के बिना नौकरी का शीर्षक न लें। वाणिज्यिक विभाग में काम करने वाले कर्मचारी की स्थिति के पीछे, सार दिखाई देना चाहिए: कर्मचारी के कर्तव्य, उद्यम के प्रति उसकी जिम्मेदारी, क्षमताएं और शक्तियां, साथ ही उसके लिए आवश्यकताएं।

वाणिज्यिक विभाग, ज्यादातर मामलों में, एक वाणिज्यिक निदेशक के नेतृत्व में होता है। कंपनी में धन के संचलन से संबंधित विभागों को विशेष रूप से उसकी ओर मुड़ते हुए हेरफेर करना चाहिए। कभी-कभी, उत्पादन के आकार के आधार पर, गतिविधि में समान कार्यस्थल का एक अलग नाम होता है: बिक्री निदेशक, बिक्री और विपणन निदेशक, या बिक्री विभाग का प्रमुख।

वाणिज्यिक विभाग और उसके निदेशक के प्राथमिक कार्य। सबसे पहले, उसे माल की बिक्री की प्रक्रिया और उसकी वृद्धि को प्रोत्साहित करना चाहिए और हर संभव तरीके से निगरानी करनी चाहिए। दूसरे, वितरण कनेक्शन में सुधार करें और क्षेत्रीय नेटवर्क पर महारत हासिल करें। उद्यम के प्रमुख को स्पष्ट रूप से नौकरी की जिम्मेदारियां बनानी चाहिए जिन्हें वाणिज्यिक निदेशक समझ और निष्पादित कर सके।

बातचीत का दूसरा रूप संभव है - निदेशक स्वयं वाणिज्यिक विभाग के संगठन का विश्लेषण करता है, उनके विकास और पूरे उद्यम की प्रगति के लिए नए तरीके ढूंढता है। विचारों के निर्माण के अंत में, वाणिज्यिक विभाग का एक कर्मचारी उन्हें सामान्य निदेशक के सामने रखता है या निदेशक मंडल के सामने प्रस्तुत करता है। ऐसे आयोजनों के बाद ही मुख्य लक्ष्य निर्धारित होते हैं और आगे की संभावनाएं बनती हैं।

वाणिज्यिक विभाग का कार्य विवरण या विनियमन ऐसे मामलों के लिए व्यवहार का एक उदाहरण प्रदान करता है। यह एक वाणिज्यिक निदेशक के काम के लक्ष्यों और उद्देश्यों को निर्धारित करने, उत्पादन पदानुक्रम का निर्माण, कर्मचारी बातचीत की एक प्रणाली, कार्य गतिविधियों का आकलन करने के तरीकों और मुख्य कार्यों की एक सूची से संबंधित उपर्युक्त मुद्दों को संबोधित करता है।

व्यवसाय विशेषज्ञ

वाणिज्यिक विभाग के विशेषज्ञ रसद और उत्पादों की बिक्री, सेवाओं की बिक्री, विपणन अनुसंधान करने और इन मुद्दों पर सलाह देने की प्रक्रियाओं के संगठन और कार्यान्वयन में भाग लेते हैं।

उनकी जिम्मेदारियों में शामिल हैं:

1. रसद की योजना और संगठन में भागीदारी, संविदात्मक दायित्वों की पूर्ति की निगरानी, ​​कच्चे माल, सामग्री, ईंधन, ऊर्जा और उपकरणों के लिए धन की प्राप्ति और बिक्री।
2. भौतिक संसाधनों और तैयार उत्पादों के लिए आवश्यकताओं का निर्धारण करना और मानकों, तकनीकी विशिष्टताओं, अनुबंधों और अन्य नियामक दस्तावेजों के साथ उनकी गुणवत्ता का अनुपालन करना, आपूर्ति की गई कम गुणवत्ता वाली इन्वेंट्री वस्तुओं के लिए दावे तैयार करना और ग्राहकों की शिकायतों के जवाब तैयार करना।
3. उत्पाद की बिक्री का विस्तार करने के लिए उपभोक्ता मांग को सक्रिय रूप से प्रभावित करने के लिए वस्तुओं और सेवाओं के लिए बाजारों का व्यापक अध्ययन और विश्लेषण करना।
4. बाजार की स्थितियों में बदलाव के अनुसार विशिष्ट वस्तुओं (सेवाओं) के उत्पादन और उनके लिए कीमतों की योजना बनाने के लिए प्रस्ताव तैयार करना।
5. उत्पादों की बिक्री (परिवहन, भंडारण, उपभोक्ताओं तक डिलीवरी) की योजना और आयोजन में भागीदारी।
6. सेवाओं की योजना और आयोजन में भागीदारी।
7. प्रचार कार्यक्रमों में विकास और भागीदारी।
8. विपणन मुद्दों और व्यावसायिक गतिविधियों के आयोजन के अन्य पहलुओं पर परामर्श।
9. संबंधित कर्तव्यों का पालन करें.
10. अन्य कर्मचारियों का पर्यवेक्षण करना।

इस मूल समूह में शामिल व्यवसायों के उदाहरण:

1. वाणिज्यिक विभाग प्रबंधक एक विशेषज्ञ है जो सीधे व्यापार संचालन में शामिल होता है: खरीद और बिक्री। एक वाणिज्यिक विभाग प्रबंधक की ज़िम्मेदारियाँ किसी विशेष उद्यम की विशिष्टताओं और आकार, बाज़ार में उसके स्थान आदि पर निर्भर करती हैं।
2. विपणन विशेषज्ञ (बाजार अनुसंधान और विश्लेषण)।
3. विज्ञापन विशेषज्ञ.
4. कमोडिटी विशेषज्ञ.
5. संविदात्मक और दावा कार्य के लिए अर्थशास्त्री।

जनरल डायरेक्टर बोलते हैं

इल्या माज़िन, ऑफिस प्रीमियर सीजेएससी के जनरल डायरेक्टर, एरिच क्रूज़ ग्रुप ऑफ़ कंपनीज़, मॉस्को

वाणिज्य विभाग के कार्य को व्यवस्थित करने के लिए वाणिज्य विभाग के मुखिया की आवश्यकता होती है। यदि दो घटकों को जोड़ना आवश्यक है: इनपुट पर अनुकूल व्यावसायिक स्थितियाँ प्राप्त करना, अर्थात् वितरण स्थितियाँ (या तो घटक या तैयार उत्पाद), और अनुकूल बिक्री स्थितियाँ प्राप्त करना। यदि इनमें से एक भी कार्य अनुपस्थित है, तो वाणिज्यिक विभाग के प्रमुख की कोई आवश्यकता नहीं है।

बहुत छोटी और बहुत बड़ी कंपनियों को वाणिज्यिक विभाग का प्रबंधन करने की आवश्यकता नहीं होती है। छोटा क्योंकि, अक्सर, उनके लिए बड़ी प्रबंधन टीम के लिए भुगतान करना मुश्किल होता है। आमतौर पर ऐसी स्थितियों में, वाणिज्यिक विभाग के प्रमुख के कार्य मालिक द्वारा किए जाते हैं; यदि उनमें से कई हैं, तो आमतौर पर प्रबंधन के क्षेत्रों को उनके बीच विभाजित किया जाता है: कोई प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों से निपट सकता है, कोई वित्तीय नियंत्रण करता है कारोबार और लाभ (और मूलतः एक वाणिज्यिक निदेशक है)। इसके विपरीत, बड़े व्यवसायों में, एक वाणिज्यिक निदेशक की जिम्मेदारियाँ अक्सर लाइन निदेशकों के बीच वितरित की जाती हैं।

लेकिन मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए यह एक महत्वपूर्ण आंकड़ा है। वाणिज्यिक विभाग का प्रमुख एक शीर्ष प्रबंधक होता है जो कंपनी में सबसे महत्वपूर्ण बात सुनिश्चित करता है - एक लाभदायक हिस्से का निर्माण।

वाणिज्यिक और बिक्री विभागों के प्रदर्शन का विश्लेषण कैसे करें

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि उद्यम के पदानुक्रम में आपकी स्थिति क्या है, यदि आपकी जिम्मेदारी वाणिज्यिक विभाग में काम करना और उसकी गतिविधियों की रणनीतिक योजना बनाना है, या कहें, बाजार और विपणन रणनीति, तो आप कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार हैं बिक्री की एक निश्चित संख्या और कंपनी की आर्थिक वृद्धि।

अक्सर बढ़ी हुई बिक्री कीमतों, कच्चे माल की ऊंची कीमतों, विज्ञापन के लिए अपर्याप्त धन या कम कर्मचारी प्रेरणा के कारण अपेक्षित बिक्री कारोबार हासिल नहीं हो पाता है। यदि सूचीबद्ध या समान समस्याओं में से कम से कम एक आप अच्छी तरह से जानते हैं, तो उद्यम के वाणिज्यिक विभाग के काम का आयोजन करते समय, आपने योजना बनाने में गलत गणना की। इसका मतलब यह है कि आपने पिछले चरणों का गहन अध्ययन नहीं किया है और उन वास्तविक कारकों की खोज नहीं की है जो बिक्री में वृद्धि और कमी को प्रभावित करते हैं।

यदि वाणिज्य विभाग के आपके उत्तरदायित्वों के क्षेत्र को सुलभ एवं समझने योग्य बनाना संभव न हो; यदि आपके पास उद्यम की व्यावसायिक गतिविधियों की स्थिति को समय पर निर्धारित करने के तरीके नहीं हैं, तो आपको वास्तविक वित्तीय परिणामों की प्रतीक्षा करनी चाहिए। लेकिन यह उन कंपनियों पर लागू नहीं होता जिनके पास एक सक्षम सीईओ है।

एक अच्छे सीईओ की दिलचस्पी आमतौर पर न केवल इस बात में होगी कि आप अगले साल कितना बेचने का लक्ष्य रखते हैं और आपके पास कितने आकर्षक ग्राहक हैं, बल्कि वह उन तथ्यों में भी दिलचस्पी लेगा जिन पर आपका विश्वास आधारित है। वह इस जानकारी से संतुष्ट नहीं होंगे कि कंपनी ने कई वर्षों में अपने बिक्री स्तर को दोगुना कर दिया है, और अब वाणिज्यिक बिक्री विभाग से अधिक उच्च वेतन वाले विशेषज्ञों को नियुक्त करने की आवश्यकता है, जिसके लिए आय में 80% की वृद्धि की आवश्यकता है। वह उद्योग में बाजार की वृद्धि का भी विश्लेषण करेंगे, जो 50% तक हो सकती है। निष्कर्ष स्वयं ही सुझाता है, है ना? उत्तर स्पष्ट है: कंपनी का विकास रुक गया है, लेकिन पिछली सफलताओं के कारण अस्तित्व में है।
उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप एक विनिर्माण कंपनी या पेशेवर सेवा फर्म हैं। प्रभावी पदोन्नति के किसी भी चुने हुए तरीके के साथ, संगठन के कर्मचारियों के बीच ऐसे कर्मचारी होने चाहिए जिनकी मुख्य जिम्मेदारियाँ ग्राहकों के साथ बातचीत करना होगा। इन तरीकों में सक्रिय बिक्री, विज्ञापन, विपणन कार्यक्रम, ग्राहक सिफारिशें आदि शामिल हैं। आपने वाणिज्यिक विभाग का कितनी गहराई से विश्लेषण किया? क्या आपने वाणिज्यिक विभाग का सटीक विवरण दिया है? क्या आपका विश्लेषण सिस्टम इन सवालों का जवाब देता है: हमारा टर्नओवर इस तरह क्यों है, हमें अधिक बेचने के लिए क्या करना चाहिए, और हमें कितनी बिक्री की आवश्यकता है? प्रस्तावित विश्लेषण प्रणाली जिस पर हम विचार करेंगे वह वाणिज्यिक विभाग की समान समस्याओं का समाधान कर सकती है।

आपके प्रबंधकों की गतिविधियों में क्या विश्लेषण किया जाना चाहिए?

1. कार्य का परिणाम:

• टर्नओवर;
• सक्रिय ग्राहकों की स्थापित संख्या और हाल ही में प्रक्रिया में शामिल किए गए ग्राहकों का प्रतिशत;
• ग्राहक खरीदारी की औसत संख्या;
• ग्राहक के साथ काम करने की और संभावनाएँ और उसके साथ काम करने की हमारी क्षमताएँ;
• उन लोगों के बीच खोए हुए ग्राहकों की संख्या जिनके साथ बातचीत पहले ही की जा चुकी है और जो केवल संभावित ग्राहक थे;
• अतीत में खोए ग्राहकों की संख्या.

इस जानकारी को एक्सेल वर्कशीट में दर्ज करके और आवश्यक संकेतकों की गणना करके, आप वाणिज्यिक विभाग में काम करने वाले प्रत्येक विशिष्ट प्रबंधक के काम के परिणामों पर डेटा प्राप्त कर सकते हैं:

• टर्नओवर आपको कंपनी के लिए प्रबंधक द्वारा लाए गए सभी वित्तीय लाभ के बारे में सूचित करेगा;
• सक्रिय ग्राहकों की संख्या और नए सक्रिय ग्राहकों की संख्या आपको बताएगी कि आकर्षित करने के मामले में कर्मचारी कितना उद्देश्यपूर्ण है;
• प्रति ग्राहक बिक्री की औसत संख्या उन ग्राहकों की गुणवत्ता को इंगित करेगी जिनके साथ वाणिज्यिक विभाग प्रबंधक काम करता है;
• ग्राहक की आपके उत्पाद को खरीदने की क्षमता आपको सूचित करेगी कि कर्मचारी ने ग्राहक का कितनी गहराई से विश्लेषण किया है, इसके अलावा, आपको बिक्री की आगे की निगरानी के लिए डेटा प्राप्त होगा;
• शेष डेटा ग्राहकों के साथ काम करने के क्षेत्र में प्रबंधक की क्षमताओं के विकास का संकेत देगा।
  प्रबंधकों के सभी व्यक्तिगत संकेतक, व्यक्तिगत रूप से और कुल मिलाकर, एक दूसरे के साथ तुलना की जाती है; पूरे विभाग के लिए औसत संकेतक को ध्यान में रखना एक प्लस होगा, इससे आपको वार्षिक वित्तीय कारोबार के परिणामों को निष्पक्ष रूप से देखने और मूल्यांकन करने में मदद मिलेगी। .

शुरुआत। यह ध्यान देने योग्य है कि जब आप परिणामों का मूल्यांकन करते हैं, तो आपको इसका कारण नहीं मिलेगा कि प्रबंधकों का प्रदर्शन एक-दूसरे से इतना भिन्न क्यों है। और यदि आप कारण नहीं जानते हैं, तो आप उन्हें ठीक से प्रबंधित नहीं कर सकते हैं और त्रुटियों और अशुद्धियों को ठीक नहीं कर सकते हैं। इस संबंध में वाणिज्य विभाग की गहराई में जाकर उसका विश्लेषण जारी रखना आवश्यक है।

2. गतिविधि और प्रयास व्यय।

यदि आप ग्राहकों के साथ काम करने के लिए वाणिज्यिक विभाग के कर्मचारियों का पूरा डेटा और सफलता प्राप्त करने के लिए उनके द्वारा किए गए प्रयासों का पता लगाना चाहते हैं, तो आपको पहले सभी कार्यों की समग्रता का वर्णन करना होगा, अर्थात उनका विवरण देना होगा। बिक्री के क्षेत्र में प्रक्रियाओं के संकेतक।

अलग-अलग संकेतक हैं, यह सब आपके व्यवसाय की विशेषताओं पर निर्भर करता है। आमतौर पर, वास्तविक सूचना सामग्री निम्नलिखित संकेतकों से आती है: कॉल, मीटिंग, ऑफ़र। स्वाभाविक रूप से, वे कई अलग-अलग लक्ष्यों का पीछा कर सकते हैं, जिनमें से कई हो सकते हैं - सूचनाओं का आदान-प्रदान, एक प्रस्तुति की चर्चा, वित्तीय गणना, भुगतान प्रणाली की विशेषताएं या इसकी पुष्टि, आदि। खैर, अगर वे ग्राहक के साथ संबंधों के एक नए चरण में एक कदम के रूप में कार्य करते हैं, तो ऐसे विकास की सीढ़ी कुछ इस तरह दिखती है: ग्राहक को जानना, फिर प्राप्त आंकड़ों के आधार पर उसका गहराई से अध्ययन करना, आपको उसे आकर्षित करने की आवश्यकता है , फिर इन रिश्तों को विकसित करें और भविष्य के परिप्रेक्ष्य सहयोग के साथ इस लेनदेन को पूरा करने के लिए उसे बनाए रखें।

बिक्री प्रक्रियाओं को प्रस्तुत करने और गतिविधियों और बिक्री के एक निश्चित चरण के बीच संबंध खोजने के लिए सबसे सुविधाजनक उपकरण नीचे दिए गए बिक्री एल्गोरिदम का उपयोग है।

प्रत्येक अवधि बिक्री प्रक्रिया और बिक्री के चरण को निर्धारित करती है जिस पर ग्राहक स्थित है। यदि आप वर्तमान ग्राहकों पर आंकड़े संकलित करते हैं, तो आप लेनदेन प्रक्रिया की औसत अवधि का पता लगाने में सक्षम होंगे, जो "हॉट" ग्राहकों के लिए बिक्री पूर्वानुमान बनाने के लिए प्रारंभिक जानकारी प्रदान करेगा। असफल ग्राहकों पर इन युक्तियों को लागू करने से, आपको उस चरण का पता चल जाएगा जिस पर ग्राहक आपकी कंपनी के साथ व्यवहार करने से दूर रहने का निर्णय लेता है, ताकि आप जान सकें कि आपके प्रस्ताव कितने दिलचस्प लगते हैं। बिक्री एल्गोरिथ्म इस तरह दिखना चाहिए:

1. एक बैठक का अनुरोध करें और उसका विषय निर्धारित करें।
2. पहली मुलाकात।
3. ग्राहकों की ज़रूरतें और उन्हें पूरा करने के लिए आपकी कंपनी की क्षमता स्थापित करना।
4. चर्चा के मिनट और ग्राहकों की अपेक्षाओं की प्रश्नावली भेजना।
5. प्रस्ताव पर चर्चा के लिए एक नई बैठक निर्धारित करें।
6. पहली प्रस्तुति.
7. एक "प्रस्ताव" भेजा जा रहा है

बेशक, इस प्रणाली को बनाते समय, आपको सभी विकल्प उपलब्ध कराने होंगे। यह सच नहीं है कि बैठक का प्रस्ताव स्वीकार कर लिया जाएगा, भले ही ग्राहक एक-दूसरे को देखने के लिए सहमत हो, वह हमेशा अनुबंध पर हस्ताक्षर नहीं करता है, इसलिए आपको कई परिदृश्यों के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको किसी समझौते पर हस्ताक्षर करने से मना कर दिया जाता है, और वाणिज्यिक विभाग का एक विशेषज्ञ इनकार के वास्तविक कारण का पता लगाने में सक्षम था (उसे ऐसा करने में सक्षम होना चाहिए), तो ग्राहक लागत से संतुष्ट नहीं है। इसके बाद, आप एक धन्यवाद पत्र भेज सकते हैं और जब भी जिस उत्पाद में उसकी रुचि हो उसकी कीमत में बदलाव होने पर उसे सूचित कर सकते हैं। ऐसे ग्राहकों के बड़े आधार के साथ, आप बाज़ार हिस्सेदारी बढ़ाने के लिए बिक्री की व्यवस्था कर सकते हैं। बचत कार्ड शुरू करने के विकल्प पर भी विचार करना संभव है, जो खरीदारी की आवश्यक संख्या तक पहुंचने पर कीमत को वांछित स्तर तक कम कर देगा।

वाणिज्यिक विभाग का विश्लेषण करने के लिए, आपको बिक्री व्यवसाय प्रक्रियाओं के विवरण के परिणामों से डेटा प्राप्त करना होगा:

• ग्राहक के साथ व्यावसायिक संपर्कों की पहचान करना;
• बिक्री चरणों का निर्धारण;
• पहचाने गए व्यावसायिक संपर्कों को लेनदेन चरण निर्दिष्ट करना।

अपने प्रबंधकों के प्रदर्शन का आकलन करना।

इसे प्राप्त करने के लिए, आपको सबसे पहले अपनी बिक्री टीम को ग्राहकों के साथ सफल बातचीत के नियमों से परिचित कराना होगा। आपको बिक्री प्रक्रिया को चरणों में विभाजित करने के लाभों के बारे में बताना होगा और उन लक्ष्यों को निर्धारित करना होगा जिनके लिए आपको ग्राहकों को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है। यदि आप आत्मविश्वास से अपने विचार व्यक्त कर सकते हैं और कर्मचारियों को अपने प्रस्तावों के लाभों के बारे में समझा सकते हैं, तो जानकारी सीखी जाएगी और अपनाई जाएगी।

आपके प्रबंधकों की अंतिम रिपोर्ट में निम्नलिखित बातें शामिल होनी चाहिए:

• वर्तमान ग्राहकों की सूची और उनकी बिक्री के चरण और उपस्थिति के स्रोत का निर्धारण;
• वार्षिक लाभ की राशि, प्रत्येक ग्राहक के लिए डेटा: काम की शुरुआत की तारीख और अंतिम संपर्क, उनका परिणाम;
• मना करते समय, आपको कारण और वह चरण बताना होगा जिस पर ग्राहक ने मना करने का निर्णय लिया।

तैयार रहें कि, दुर्भाग्य से, आपको अधूरी रिपोर्ट प्राप्त हो सकती है। कभी-कभी यह वाणिज्यिक विभाग प्रबंधक की जिम्मेदारियों का हिस्सा नहीं होता है। यदि आप सब कुछ के बावजूद ग्राहकों के साथ काम के इतिहास को रिकॉर्ड करने पर जोर देते हैं, तो आपको भ्रामक जानकारी प्राप्त होने का जोखिम है। हम आपको सलाह देते हैं कि नए ग्राहकों के साथ काम करते समय इस अभ्यास को शुरू करें।

विशाल ग्राहक आधार वाली बड़ी कंपनियों के लिए, प्रमुख ग्राहकों पर ध्यान केंद्रित करना तर्कसंगत लगता है, आमतौर पर ग्राहकों की कुल संख्या का लगभग एक चौथाई।

वर्तमान ग्राहकों पर रिपोर्ट करने के बाद, प्रबंधक को प्रत्येक ग्राहक के प्रति सक्रिय जोड़तोड़ की संख्या को इंगित करने की आवश्यकता होती है, इसमें कॉल, मीटिंग, विशेष ऑफ़र आदि शामिल हो सकते हैं। ग्राहकों को समूहों में विभाजित करके: "खरीदना", "नया खरीदना" और "कभी नहीं खरीदा", आपके लिए उन संकेतकों की गणना करना आसान होगा जो आपके प्रबंधकों की सफलता निर्धारित करते हैं:

• कॉल, मीटिंग, हर चीज़ के ऑफ़र;
• नए ग्राहकों को कॉल, मीटिंग, ऑफ़र;
• पुराने ग्राहकों को कॉल, मीटिंग, ऑफ़र;
• नए क्रय ग्राहकों को कॉल, मीटिंग, ऑफ़र;
• पुराने ख़रीदने वाले ग्राहकों को कॉल, मीटिंग, ऑफ़र;
• न खरीदने वाले ग्राहकों को कॉल, मीटिंग, ऑफ़र।

प्रबंधक की गतिविधियों, उसकी गतिविधि और खर्च किए गए संसाधनों के बारे में प्राप्त जानकारी को एक तालिका में जोड़कर, आपको निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर मिलेंगे:

1. बिक्री विभाग प्रबंधक द्वारा ग्राहकों के साथ काम करने में कितना प्रयास खर्च किया जाता है?
2. क्या प्रत्येक प्रबंधक बड़े, मध्यम या छोटे ग्राहकों पर केंद्रित है?
3. कौन से ग्राहक सबसे अधिक लाभ लाते हैं?
4. किसी कर्मचारी को ऑर्डर प्राप्त करने के लिए कितना प्रयास (कॉल/बैठकें/प्रस्ताव) खर्च करने की आवश्यकता है?
5. क्या प्रबंधक नये या पुराने ग्राहकों के साथ काम करता है?
6. संपूर्ण डेटाबेस में क्रय करने वाले ग्राहकों का अनुपात क्या है?
7. किस चरण को पार करने के बाद एक प्रबंधक अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के करीब पहुँच जाता है?
8. एक ग्राहक आमतौर पर किस स्तर पर प्रबंधक को मना कर देता है?
9. इनकार के मुख्य कारण क्या हैं?
10. क्या प्रबंधक का ग्राहक के साथ काम करने के प्रति गहरा या सतही रवैया है, क्या वह आपकी कंपनी के साथ बातचीत करने की अपनी पूरी क्षमता प्रकट करता है?
11. खोए हुए ग्राहकों का प्रतिशत क्या है?

KPI और वित्तीय परिणामों के बीच तुलना करके, आप एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के लिए कॉल, बैठकों या प्रस्तावों की औसत संख्या और उसकी औसत कीमत की गणना कर सकते हैं।

डेटा आँकड़े कुछ इस तरह कहेंगे: एक विशेषज्ञ मासिक रूप से लगभग 80 ग्राहकों को कॉल करता है, उनमें से आधे के साथ नियुक्तियाँ करता है, और 20 ऑफ़र प्राप्त करता है; परिणामस्वरूप, 10 ग्राहक लगभग $5,000 की अनुबंध राशि के साथ सहयोग करना शुरू करते हैं। रिवर्स गणना के साथ, आप वांछित राशि में लाभ प्राप्त करने के लिए प्रबंधक द्वारा पेशेवर प्रयासों के व्यय की आवश्यक डिग्री को नोटिस करने में सक्षम होंगे। प्रतिशत पारिश्रमिक प्रणाली विकसित करके, आप वित्तीय प्रोत्साहन और बोनस के माध्यम से कर्मचारियों की गतिविधि को नियंत्रित करने में सक्षम होंगे।

परिणामी डेटा आपको वाणिज्यिक विभाग प्रबंधक की क्षमताओं के बारे में वस्तुनिष्ठ जानकारी प्रदान करेगा, आप उसके विकास के क्षेत्रों की पहचान करने और उसकी उत्पादकता बढ़ाने के लिए आवश्यक क्षमताओं के विकास में सहायता करने में सक्षम होंगे। उदाहरण के लिए, यदि कोई प्रबंधक प्रति कार्य माह में पर्याप्त संख्या में बैठकें आयोजित करता है, लेकिन केवल एक छोटा सा हिस्सा एक समझौते पर हस्ताक्षर करने के साथ समाप्त होता है, और विभाग का सामान्य संकेतक स्पष्ट रूप से इसकी सफलता से अधिक है, तो आपको विफलताओं का कारण स्थापित करने की आवश्यकता है और अपने कर्मचारी को सफलतापूर्वक कार्य करने और आय बढ़ाने में मदद करें। यदि आप देखते हैं कि कोई कर्मचारी नए साझेदारों के साथ काम करने में काफी मेहनत करता है, लेकिन वे अप्रभावी होते हैं, तो उसके ग्राहकों की सूची का अध्ययन करें। अक्सर यह पता चलता है कि प्रबंधक ने गैर-लक्ष्य खंड में काम किया है। यदि कोई कर्मचारी नई धारा को आकर्षित किए बिना पुराने ग्राहक आधार के साथ व्यस्त है, तो आपको एक अलग दृष्टिकोण से कर्मचारी की रुचि को प्रोत्साहित करना चाहिए, भले ही प्रबंधक का प्रदर्शन औसत से ऊपर हो। नए साझेदारों के लिए बोनस शुरू करने की प्रणाली आपकी मदद कर सकती है।

फिलहाल, वाणिज्यिक सेवा विभाग अपने लाभ के पक्ष में संगठनात्मक लागत को कम करने के अवसर खोजने को प्राथमिकता देते हैं, जो ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने पर निर्भर करता है। इसलिए, आधुनिक बाजार संबंधों में, "उपभोक्ता लाभ गणना" का आर्थिक सिद्धांत उन विभागों के ध्यान के केंद्र में है जो संगठन के वित्त को नियंत्रित करते हैं।