Menyelesaikan surat resmi. Korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris: frasa dan tip

Pesan elektronik memungkinkan pertukaran informasi dengan cepat dalam jarak jauh. Dalam hal kecepatan penyampaian ide, hal ini disamakan dengan percakapan telepon. Namun, email disimpan di server email dan digunakan sebagai bukti tercetak dari perkataan kami. Oleh karena itu, korespondensi elektronik memerlukan sikap yang bertanggung jawab.

Tugas menjadi lebih sulit jika Anda berkomunikasi dalam bahasa Inggris non-pribumi dengan perwakilan budaya lain. Pada artikel ini saya akan berbagi apa saja yang perlu diperhatikan dalam hal ini, bagaimana menghindari kesalahan dan mencapai saling pengertian dengan kolega dan mitra asing.

Etiket

1. Menunjukkan dengan jelas subjek surat (Subject).

Menurut studi yang dilakukan oleh agensi Radicati Group, perwakilan bisnis menerima hingga 80 email per hari. Bagaimana cara meyakinkan seseorang untuk membaca surat Anda? Buatlah judul yang sepenuhnya mencerminkan konten. Semakin jelas apa yang dibicarakan, semakin cepat lawan bicara membaca pesan tersebut.

TIDAK: « Ide".

Ya: "H cara meningkatkan penjualan online sebesar 15% pada akhir Q4 2017".

2. Gunakan sapaan profesional dan hindari keakraban.

TIDAK:"Hei", "Yo", "Hai".

Ya: "Sayang", "Halo", "Hai".

3. Baca kembali surat tersebut sebelum dikirim. Kesalahan dan kesalahan ketik akan berdampak negatif pada citra Anda di mata lawan bicara.

4. Jika Anda memperkenalkan lawan bicara baru ke dalam korespondensi, jelaskan secara singkat latar belakang masalahnya. Jangan paksa dia untuk menggulir ke bawah dan membaca semua postingan tentang topik tersebut. Jelaskan inti persoalannya, apa yang dibicarakan, apa yang ingin Anda katakan mengenai persoalan tersebut.

5. Membalas pesan. Jika Anda tidak punya waktu untuk melakukan penelitian mengenai topik tersebut sekarang, harap konfirmasikan bahwa email telah diterima dan tunjukkan kapan Anda dapat mengatasi masalah tersebut.

6. Jangan gunakan warna merah untuk menarik perhatian pada sebuah ide. Warna merah berbicara tentang bahaya dan membangkitkan emosi negatif. Gunakan kata dan frasa khusus agar menonjol, bukan gambar atau warna:

• Saya ingin menggarisbawahi→ Saya ingin menekankan.
• Saya ingin menarik perhatian Anda→ Saya ingin menarik perhatian Anda.
• Mohon perhatian→ Harap diperhatikan.
• Tolong dicatat→ Harap berhati-hati.

Hadirin

Cina, Jepang, negara-negara Arab

• Semoga email ini sampai pada Anda dengan baik→ Saya harap Anda baik-baik saja,
• Maaf mengganggumu→ Saya minta maaf atas gangguan ini.
• Bolehkah saya meluangkan waktu Anda sebentar? → Bolehkah aku meminjam waktu sebentar darimu?

• Saya akan berterima kasih jika Anda bisa…→ Saya akan sangat berterima kasih jika Anda bisa...
• Bisakah Anda berbaik hati… → Maukah kamu berbaik hati…

Jerman, Inggris

• Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya.→ Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi
• Saya sangat menghargai bantuan Anda dalam masalah ini.→ Saya akan menghargai bantuan Anda.
• Saya menunggu tanggapan sesegera mungkin.→ Balas sesegera mungkin.

Amerika Serikat

Afrika, Amerika Selatan

Prinsip bahasa

Mengurangi

Anda mungkin ingat John yang kami temui di konferensi, dia berada di kamarnya yang lucu dan berbicara dengan keras. Ketika saya bertanya kepadanya baru-baru ini bagaimana kabarnya, dia berkata bahwa dia sedang mengerjakan proyek yang sangat menarik dan meminta saya untuk membantunya.→ Anda mungkin ingat John, yang kami temui di konferensi, dia masih mengenakan jaket lucu dan berbicara dengan keras. Baru-baru ini saya bertanya kepadanya bagaimana kabarnya, dan dia menjawab bahwa dia sedang mengerjakannya dengan sangat baik proyek yang menarik, dan meminta saya untuk membantunya.

John Johnson sekarang sedang mengerjakan program mitra baru untuk perusahaannya. Dia mengusulkan kami untuk menjadi subkontraktornya pada proyek tersebut. → John Johnson saat ini sedang mengerjakan program afiliasi baru untuk perusahaannya. Dia mengundang kami untuk menjadi kontraktor untuk proyek ini.

Hindari jargon

Perhatikan gelar, nama dan jenis kelamin lawan bicara

Jika Anda tidak yakin siapa lawan bicara Anda, tanyakan kepada rekan Anda, cari tahu akunnya di jejaring sosial. Memanggil Tuan Johnson Nyonya Johnson akan menempatkan Anda pada posisi yang canggung.

Hindari lelucon dan komentar pribadi

Hapus preposisi jika memungkinkan

Alih-alih kata kerja frase datang dengan- datang dengan, dan Temukan- cari tahu, gunakan sinonim non-preposisinya menghasilkan Dan menentukan.

Hindari tanda seru

Jika sebuah pesan memiliki banyak tanda seru, maka pesan tersebut akan didevaluasi. Lawan bicara tidak akan lagi menganggapnya sebagai panggilan untuk memperhatikan.

Batasi diri Anda hingga lima kalimat

Gunakan kata, kalimat, dan paragraf pendek

Hindari kalimat pasif

Ya: Peter mengirimi saya informasi ini→ Peter mengirimi saya informasi ini.

Gunakan daftar

Tetapkan tenggat waktu

Struktur surat

1. Salam.
2. Pesan.
3. Penutupan.
4. Perpisahan.
5. Tanda tangan.

Salam

Pesan

Cara membuka pesan

Bagaimana memperjelas tenggat waktu

Cara bertanya dan memberikan rincian

Cara melaporkan masalah

2. Untuk memperjelas atau menerima komentar, gunakan frasa di pihak saya/kami/Anda atau dari pihak saya/kami/Anda- “dari pihak saya/kami/Anda.”

3. Seringkali kata benda digunakan dalam konteks pembahasan masalah solusi- jalan keluar dari situasi ini, solusinya.

Bagaimana cara meniru kolega Anda

2. Untuk menunjukkan kepada lawan bicara Anda bahwa Anda menambahkan seseorang ke dalam diskusi, tulislah Menambahkan (nama) ke utas- Saya menambahkan (nama) ke percakapan.

3. Gunakan tanda @ jika diskusi dilakukan dengan beberapa rekan kerja, namun Anda perlu menyapa salah satunya: @Steve, saya yakin langkah selanjutnya ada di tangan Anda, bukan?- @Steve, menurut saya langkah selanjutnya ada di tangan Anda, bukan?

Bagaimana cara meminta maaf

Bagaimana cara meminta dan menawarkan bantuan

Perundingan

Kami mengungkapkan kepuasan kami:
Kami menawarkan:
Kami setuju:

• Saya setuju dengan Anda dalam hal itu.→ Saya setuju dengan Anda dalam hal ini.
• Anda memiliki kekuatan di sana.→ Anda di sini.
• Saya pikir kita berdua bisa sepakat bahwa…→ Saya rasa kita berdua sepakat bahwa...
• Saya tidak melihat ada masalah dengan itu.→ Saya tidak melihat ada masalah dengan ini.

Cara melampirkan materi tambahan pada surat

• Silakan temukan terlampir → Terlampir pada surat ini.
• Anda dapat menemukannya di lampiran… → Anda dapat menemukannya di aplikasi...
• Saya melampirkan…→ Saya melamar...
• aku meneruskannya padamu...→ Aku mengirimmu...
• Kami dengan senang hati melampirkan…→ Kami dengan senang hati mengirimi Anda...
• Terlampir Anda akan menemukan...→ Dalam file terlampir Anda akan menemukan...

Penutupan

Bagaimana memahami singkatan

• EOB (akhir hari kerja) → akhir hari kerja.
• SOB (awal hari kerja) → awal hari kerja.
• EOQ (akhir kuartal) → pada akhir kuartal.
• TBD (akan ditentukan) atau TBA (akan diumumkan), kami menggunakannya ketika informasi waktu atau tanggalnya belum diketahui.
• PTO (cuti berbayar) → liburan.
• OOO (Di Luar Kantor) → di luar kantor, bukan di tempat kerja. Frasa ini digunakan dalam balasan otomatis.
• FUP (tindak lanjut) → ikuti, ambil kendali.
• POC (titik kontak) → penghubung.
• FYI (untuk informasi Anda) → untuk informasi Anda.
• AAMOF (Sebagai Faktanya) → pada dasarnya.
• AFAIK (Sejauh yang saya tahu) → Setahu saya.
• BTW (Ngomong-ngomong) → ngomong-ngomong.
• CU (sampai jumpa) → sampai jumpa
• F2F (tatap muka) → sendirian.
• IMHO (Dalam Pendapat Saya yang Rendah Hati (Jujur)) → menurut pendapat saya.

Perpisahan

Tanda tangan

Templat

Pengumuman Promosi

Garis subjek: Nama depan Nama Belakang- Posisi baru

Saya dengan senang hati mengumumkan promosi dari ke . telah bersama untuk dan telah bekerja di . Dia akan mendapatkan tanggung jawab baru ini .

dihadiri dan datang ke setelah lulus
Selama masa jabatannya di sini, telah menerapkan protokol yang telah meningkatkan efisiensi dalam dan sering kali diakui atas pencapaiannya yang luar biasa.

Silakan bergabung dengan saya untuk memberi selamat tentang promosinya, dan menyambutnya ke Departemen/Jabatan Baru.

Salam hangat,
Nama
Judul

Subjek: Nama depan Nama Belakang- posisi baru

Saya dengan senang hati mengumumkan kemajuannya (Nama depan Nama Belakang) dari kantor (Nama) per posisi (Nama). (Nama) bekerja di sebuah perusahaan (Nama perusahaan) (jumlah tahun) tahun di departemen (nama departemen).

(Nama) belajar di (nama universitas) dan datang ke (Nama perusahaan) setelah selesai.
Selama bekerja di sini, (Nama) meluncurkan protokol yang meningkatkan efisiensi (nama departemen), dan sering diakui prestasinya.

Mari kita ucapkan selamat bersama (Nama) dengan posisi baru dan menyambutnya di departemen baru (nama departemen).

Sungguh-sungguh,
Nama
Judul pekerjaan

Selamat atas posisi baru Anda

Baris subjek: Selamat atas Promosi Anda

Sayang ,
Selamat atas promosi Anda menjadi . Saya mendengar tentang promosi Anda yang memang layak Anda dapatkan melalui LinkedIn. Anda telah melakukan pekerjaan dengan baik di sana selama bertahun-tahun, dan Anda berhak mendapatkan pengakuan dan tanggung jawab atas posisi tersebut.
Doa terbaik untuk kesuksesan yang berkelanjutan dalam karir Anda.
Sungguh-sungguh,
Nama
Judul

Perihal: Selamat atas posisi baru Anda

(Nama), selamat atas promosi Anda ke posisi/departemen (nama jabatan/departemen). Saya mengetahui promosi Anda yang memang layak Anda dapatkan melalui LinkedIn. Anda bekerja dengan baik di pekerjaan Anda sebelumnya selama bertahun-tahun dan pantas mendapatkan pengakuan dan tanggung jawab dari posisi baru Anda.
Sungguh-sungguh,
Nama
Judul pekerjaan

Mempekerjakan (untuk pelamar)

Baris subjek: Selamat datang!
Sayang ,
Saya senang mendengar Anda menerima posisi di firma kami, dan Anda akan bergabung dengan kami pada 7 September. Selamat bergabung!

Anda akan bekerja sama dengan saya selama beberapa minggu pertama, sampai Anda mengetahui rutinitas di sini.

Saya menantikan ide Anda. Jangan ragu untuk menelepon, mengirim SMS, atau email kepada saya jika Anda memiliki pertanyaan sebelum hari pertama Anda.

Semoga sukses,
Nama
Judul

Perihal: Selamat datang!

(Nama), Saya senang Anda telah menerima undangan untuk posisi di perusahaan kami dan Anda akan bergabung dengan kami pada tanggal 7 September. Selamat datang!
Kami akan bekerja sama secara erat selama beberapa minggu pertama sampai Anda terbiasa dengan rutinitas kami.
Saya menunggu ide Anda. Telepon, SMS, atau email jika Anda memiliki pertanyaan sebelum hari pertama.
Sungguh-sungguh,
Nama
Judul pekerjaan

Mempekerjakan (untuk kolega)

Staf yang terhormat:
bergabung dengan tim kami pada tanggal 1 Mei. akan bekerja sebagai a dalam departemen.

Jadi, jika Anda melihat wajah baru pada 1 Mei, biarlah tahu bahwa Anda bersemangat untuk bergabung dengan tim kami.

telah bekerja di dua orang lainnya perusahaan selama sepuluh tahun terakhir, jadi dia membawa banyak pengetahuan tentangnya .

Gelar Sarjana berasal dari di mana dia mengambil jurusan .

memiliki gairah untuk .

Saya menghargai Anda bergabung dengan saya dalam memberikan sambutan hangat .

Dengan penuh semangat,
Nama Manajer Departemen/Bos

Rekan-rekan yang terhormat,
(Nama depan Nama Belakang) akan bergabung dengan tim kami pada tanggal 1 Mei. (Nama) akan bekerja sebagai (judul pekerjaan) V (nama departemen).

Jadi jika Anda melihat wajah baru pada tanggal 1 Mei, beri tahu mereka (Nama) bahwa Anda senang memiliki dia di tim Anda.

(Nama) bekerja di dua orang lainnya (nama perusahaan) perusahaan selama sepuluh tahun terakhir, jadi dia akan memberi kita banyak pengetahuan tentangnya (nama daerah).

(Nama) memiliki gelar sarjana (nama disiplin ilmu) (nama universitas).

(Nama) terbawa suasana (Nama).

Bergabunglah dengan saya dalam salam hangat saya (Nama).

Dengan penuh semangat,
Nama kepala departemen/supervisor.

Meninggalkan perusahaan

Rekan-rekan yang terhormat
Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya akan meninggalkan posisi saya di pada .
Saya menikmati masa jabatan saya di sini, dan saya menghargai kesempatan untuk bekerja dengan Anda. Terima kasih atas dukungan dan dorongan yang telah Anda berikan kepada saya selama saya berada di .

Meskipun saya akan merindukan Anda, klien, dan perusahaan, saya menantikan untuk memulai fase baru dalam karir saya.

Tolong tetap saling mengabari. Saya dapat dihubungi di alamat email pribadi saya atau ponselku . Anda juga dapat menghubungi saya di LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Terima kasih lagi. Senang bekerja dengan Anda.

Salam,
Milikmu

Rekan-rekan yang terhormat,
Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya akan meninggalkan posisi saya di perusahaan. (nama perusahaan) (tanggal).
Saya senang bisa bekerja di dalamnya (Nama perusahaan), dan saya menghargai kesempatan yang diberikan
Bekerja dengan Anda. Terima kasih atas dukungan dan inspirasi yang Anda berikan kepada saya selama ini
pekerjaanku di (Nama perusahaan).

Tetapi meskipun saya akan merindukan Anda, klien dan perusahaan, saya ingin memulainya
tahap baru dalam karir saya.

Harap tetap berhubungan. Anda dapat menghubungi saya melalui email pribadi (alamat
Surel) atau telepon (nomor). Anda juga dapat menemukan saya di LinkedIn: (alamat halaman).
Terima kasih lagi. Saya senang bekerja dengan Anda.

Sungguh-sungguh,
Milikmu (Nama)

Hari ulang tahun

Jika Anda perlu memberi selamat kepada rekan kerja pada hari ulang tahunnya, ada baiknya Anda memiliki beberapa frasa umum:

• Semoga semua keinginan Anda menjadi kenyataan → Semoga semua impian Anda menjadi kenyataan.
• Saya berharap Anda a Selamat ulang tahun→ Saya mengucapkan selamat ulang tahun kepada Anda.
• Selamat ulang tahun! Nikmati hari indahmu → Selamat Ulang Tahun! Nikmati hari indahmu.
• Saya ingin mendoakan yang terbaik untuk Anda! Saya harap ini sama fantastisnya dengan Anda, karena Anda pantas mendapatkan yang terbaik →Saya ingin mendoakan yang terbaik untuk Anda! Saya harap hari ini sama indahnya dengan Anda, karena Anda pantas mendapatkan yang terbaik.
• Semoga harimu menyenangkan! Saya berharap Anda mendapatkan banyak hadiah bagus dan banyak kesenangan! → Semoga harimu menyenangkan! Saya berharap Anda mendapatkan banyak hadiah yang menyenangkan dan banyak kesenangan!

Menjadwal ulang atau membatalkan rapat/panggilan

Halo semuanya,
Karena , waktu telah diubah dari pada di dalam ke pada di dalam .
Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya.
Salam,
Nama

Halo semua!
Karena (nama masalahnya) waktu (judul acara) perubahan: dari (tanggal Waktu) V (titik temu) pada (tanggal Waktu) V (titik temu).
Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan menghubungi.
Sungguh-sungguh,
Nama

Rekan-rekan yang terhormat
Karena beberapa keadaan yang tidak dapat dihindari, saya harus menjadwalkan ulang pertemuan kami pada . Saya harap Anda/semua orang merasa nyaman dengan jadwal baru ini. Jika Anda/salah satu di antara Anda mempunyai masalah dengan program baru ini, harap beri tahu saya sesegera mungkin.
Maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan!
Salam Hormat,
Nama
Judul

Rekan-rekan yang terhormat!
Karena keadaan yang tidak dapat dihindari, saya terpaksa menunda pertemuan kami (tanggal Waktu) V (lokasi). Saya harap jadwal baru ini cocok untuk Anda/semua orang. Jika program baru ini tidak cocok untuk Anda/siapa pun, harap beri tahu saya sesegera mungkin.
Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini!
Sungguh-sungguh,
Nama
Judul pekerjaan

Bekerja dengan bahasa

Gunakan kamus penjelasan

Kamus dari penerbit profesional untuk pengajaran bahasa Inggris tersedia online: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com . Versi singkatnya disediakan gratis, versi lengkap harus dibeli, namun untuk keperluan korespondensi bisnis versi singkatnya sudah cukup.

Struktur entri kamus:

• Bagian dari pidato,
• transkripsi dengan kemampuan mendengarkan pengucapan,
• definisi,
• contoh penggunaan,
• sinonim,
• kombinasi kata dan unit fraseologis yang sering digunakan.

Perhatikan catatan itu formal/netral/informal(formal, netral, informal), gunakan kata-kata bergaya formal atau netral. Jika kata yang dipilih ditandai informal, periksa bagian sinonim.

Jangan abaikan contohnya, ini membantu Anda menempatkan kata atau frasa pilihan Anda dengan benar dalam sebuah kalimat.

Gunakan kamus aktivator

Saat ini kamus-aktivator diterbitkan dengan merek Longman: Longman Language Activator.

Periksa kompatibilitas kata menggunakan pencarian Google

Periksa tata bahasa teks Anda

Kesimpulan

• Tentukan audiens Anda. Pertimbangkan secara spesifik saat menulis pesan Anda.
• Periksa untuk melihat apakah templat yang ada dapat disesuaikan dengan tujuan Anda. Mungkin Anda ingin mengucapkan selamat ulang tahun kepada rekan kerja Anda? Gunakan templat.
• Buatlah rencana penulisan. Andalkan struktur email standar. Pastikan Anda tidak melewatkan apa pun.
• Pilih frasa umum yang akan Anda gunakan. Saat memilih gaya frasa, fokuslah pada audiens.
• Isi struktur yang dibangun dengan kata-kata dan kalimat Anda sendiri.
• Periksa seluruh pesan untuk bahasa yang benar menggunakan layanan, kamus, dan pencarian Google. Sudahkah Anda mempertimbangkan gaya kata-kata yang dipilih? Apakah mereka pergi bersama?
• Pastikan Anda tidak melanggar pedoman penulisan email. Apakah mungkin untuk mempersingkatnya tanpa kehilangan maknanya? Apakah mengandung jargon?
• Baca kembali pesannya. Pastikan etiket email diikuti. Apakah subjek surat dinyatakan dengan jelas? Apakah semua kesalahan ketik sudah diperbaiki?
• Klik Kirim!

Di era modal dan investasi swasta, belajar bahasa asing tidak hanya menjadi kepentingan komunitas internasional, tetapi juga merupakan kebutuhan praktis. Banyak perusahaan bekerja sama dengan mitra asing dan oleh karena itu, harus menjaga kontak yang baik dan saling pengertian. Sarana komunikasi utama bagi orang-orang di dunia bisnis adalah surat menyurat resmi. Hari ini kita akan mengetahui cara menulis surat bahasa Inggris dengan benar, dengan memperhatikan aturan dan kerangka komunikasi bisnis. Materi juga akan memberikan contoh seperti apa korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris, contoh huruf dan frasa yang diperlukan untuk komunikasi formal.

Pertama, mari kita tentukan teks apa yang terkandung dalam blok surat bisnis dalam bahasa Inggris. Mari kita lihat setiap poin secara berurutan.

Alamat pengirim

Formulir standar diawali dengan rincian pengirim yang terletak di pojok kanan atas. Struktur surat bisnis mengandaikan adanya urutan yang ketat dalam penulisan data, sehingga penulisan selalu dilakukan dalam urutan yang telah ditetapkan. Tidak ada tanda baca di akhir baris.

tanggal

Tanggalnya diindentasi tiga baris setelah rincian pengirim. Ada beberapa format yang dapat diterima mengenai cara menulis tanggal:

• 29 Oktober 2017;
• 29 Oktober 2017;
• 29 Oktober 2017;
• 29 Oktober 2017;
• 29 Oktober 2017;

• 12/10/2017 – 12 Oktober 2017 (Eropa dan Inggris)
  
• 10/12/2017 – 10 Desember 2017 (Amerika)

Detail penerima

* Banding adalah elemen wajib. Bagi laki-laki paling sering adalah Tuan, bagi perempuan Ny. Selain itu, ketika memanggil wanita yang sudah menikah, mereka menggunakan Ny., dan ketika memanggil wanita yang belum menikah, Miss.

Salam

Hal pertama yang perlu Anda masukkan ke dalam surat itu adalah kalimat salam. Gayanya tergantung pada kedekatan perkenalannya dengan lawan bicaranya. Surat resmi ditandai dengan frasa standar: Ibu/Ibu yang terhormat + nama belakang penerima. Jika informasi lawan bicaranya tidak diketahui, sebaiknya gunakan kombinasi Dear Sir atau Madam. Bila pesan ditujukan untuk beberapa orang, maka digunakan bentuk jamak: Tuan-tuan yang terhormat, Rekan-rekan yang terhormat, dll. Komunikasi informal memungkinkan Anda menggunakan nama: Dear Mary. Penting untuk memperhatikan tanda baca: dalam bahasa Inggris, alamat dipisahkan dengan koma, dan dalam bahasa Amerika, dengan titik dua.

Bagian utama

Mari beralih ke desain komponen informasi utama surat bisnis dalam bahasa Inggris.

Paling sering, teks utama dimulai dengan kalimat pengantar kecil, terutama jika ini bukan huruf pertama, tetapi korespondensi tanggapan. Berikut adalah contoh frasa pengantar dalam bahasa Inggris dengan terjemahan ke dalam bahasa Rusia.

Jika Anda melakukan korespondensi bisnis yang sangat resmi, maka jangan pernah menulis bentuk singkatan dari predikat I'm, you're, dan seterusnya.

Selanjutnya, tujuan dan alasan korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris ditunjukkan dalam urutan yang logis, dan permintaan atau harapan dari setiap tanggapan ditambahkan. Biasanya, untuk kemudahan membaca, teks dibagi menjadi beberapa paragraf kecil (tanpa menggunakan garis/tab merah). Kita akan melihat blok ini lebih detail nanti menggunakan contoh praktis.

Kesimpulan

Sambil mempertahankan nada sopan, Anda harus mengakhiri surat dengan menggunakan ungkapan terima kasih yang standar, jaminan antisipasi tanggapan, tawaran kerja sama, dan undangan untuk komunikasi lanjutan. Ungkapan terakhir adalah elemen penting komunikasi bisnis.

Tanda tangan

Sebelum memasukkan detail Anda, Anda harus menggunakan bentuk sopan lainnya - harapan terbaik atau ungkapan rasa hormat. Biasanya, bahasa Inggris bisnis memiliki tiga jenis frasa serupa:

• Milikmu sungguh-sungguh – Sungguh-sungguh(kepada teman bicara yang akrab);
• Milikmu dengan sungguh-sungguh – Sungguh-sungguh(kepada penerima yang tidak dikenal);
• Terbaik harapan – Semoga sukses(pernyataan netral);

Pernyataan terakhir dipisahkan dengan koma, kemudian pada baris baru diberi tanda tangan pribadi yang menunjukkan nama, nama keluarga dan jabatan.

Selain itu, lampiran tambahan dapat ditambahkan ke teks. Kehadiran mereka ditunjukkan di akhir surat, segera setelah tanda tangan. Frasa tersebut diawali dengan singkatan Enc. (lampiran – lamaran), diikuti dengan daftar dokumen terlampir.

Kami mempertimbangkan secara teoritis desain yang benar pesan untuk korespondensi bisnis. Sekarang mari kita beralih ke bagian praktisnya dan melihat contoh surat bisnis untuk berbagai tujuan dan frasa yang khas untuk korespondensi formal dalam bahasa Inggris.

Korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris: contoh huruf dan frasa

Konsep surat resmi mencakup banyak corak. Ini bisa berupa permintaan, proposal komersial, keluhan, permintaan maaf, lamaran kerja, surat komitmen, dll. Pada bagian ini kita akan membahas dalam praktiknya bagaimana surat bisnis ditulis dalam bahasa Inggris dan klise standar apa yang dapat diidentifikasi di dalamnya. Untuk kenyamanan, kami akan mendistribusikan sampel berdasarkan genre.

Penyataan

Bekerja di perusahaan asing merupakan impian banyak anak muda. Untuk memantapkan diri Anda pada sisi positif, Anda perlu menulis surat lamaran dengan kompeten - aplikasi untuk tanggapan terhadap lowongan. Selain informasi yang sudah disajikan dalam materi, dalam permintaan tersebut sering digunakan ungkapan-ungkapan yang disajikan dalam tabel.

Pernyataan lengkapnya adalah sebagai berikut.

Pertanyaan dan permintaan

Korespondensi semacam itu sering digunakan untuk meminta penerbitan dokumen yang diperlukan. Selain itu, dalam dunia bisnis sering kali dibuat surat yang meminta informasi tambahan, misalnya katalog produk, untuk melakukan pemesanan persediaan. Permintaan atau permintaan dalam bahasa Inggris dapat diungkapkan dengan menggunakan klise korespondensi formal berikut.

Mari kita lihat contoh praktis surat bisnis jenis ini. Tanggal dan alamatnya sama untuk semua surat, jadi kami hanya menyajikan isi bagian utama dan tanda tangannya saja.

Keluhan

Tidak jarang surat bisnis berisi keluhan, misalnya tentang tindakan karyawan atau buruknya kualitas layanan yang diberikan. Untuk memungkinkan Anda mengekspresikan kemarahan Anda dengan gaya yang menyarankan komunikasi formal, bahasa Inggris menawarkan templat siap pakai berikut ini.

Dalam teks surat itu, perlu untuk menunjukkan secara rinci semua data tentang situasi yang terjadi dan menjelaskan alasan kemarahan tersebut.

Balasan dan permintaan maaf

Contoh surat terakhir akan terkait dengan pesan balasan. Responsnya harus diawali dengan rasa syukur atas pesan yang diterima. Dan kemudian dengan bijaksana menyampaikan penjelasan tentang keadaan saat ini, meminta maaf dan menunjukkan cara untuk menyelesaikan masalah. Mari kita lihat frasa apa pada topik ini yang sesuai dengan bahasa Inggris bisnis.

Mari kita lihat sebuah contoh.

Berikut adalah jenis buku ungkapan bisnis yang kami susun berdasarkan hasil pembelajaran materi: korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris, contoh huruf dan frasa untuk komunikasi formal. Kami berharap dengan tips kami Anda akan meningkatkan keterampilan komunikasi bisnis Anda dan mencapai saling pengertian dengan mitra asing! Sampai jumpa di kelas baru!

Tugas C1 dalam Ujian Negara Bersatu dalam Bahasa Inggris.

Struktur surat pribadi

1. Alamat dan tanggal ditulis di pojok kanan atas surat (dalam bentuk singkat).
2. Bagian pertama surat ini adalah Pendahuluan. Pada bagian surat ini, penulis berterima kasih karena telah menerima surat tersebut atau meminta maaf karena sudah lama tidak menulis.
3. Bagian kedua surat itu adalah Badan Utama. Ini adalah bagian terbesar dari surat ini, karena pada bagian surat ini penulis menjawab semua pertanyaan dan menyelesaikan semua tugas.
4. Bagian ketiga dari surat ini adalah Kesimpulan. Pada bagian surat ini, penulis harus menyebutkan alasan mengapa ia selesai menulis surat tersebut.
5. Akhir surat-Ending (penyelesaian surat). Frasa ini bergantung pada tingkat kedekatan antara penulis dan penerima, koma ditempatkan setelahnya dan kemudian (di baris baru) nama Anda dicantumkan.

Pidato klise

Ujian ini menawarkan kutipan surat dari calon sahabat pena Anda. Surat tersebut berisi beberapa berita dan beberapa pertanyaan yang meminta pendapat, saran, dll.

Anda diharuskan menulis surat tanggapan yang dimulai dengan alamat pengirim singkat Anda di pojok kanan atas, tanggal di bawah alamat, salam, dan diakhiri dengan kalimat perpisahan dan nama.

Pertama-tama, untuk menulis surat, Anda perlu mengetahui aturan ejaan dan tanda baca bahasa Inggris dan mencoba mengikutinya - orang yang Anda tuju surat itu akan senang membaca surat yang ditulis dengan baik.

Salah satu tugas bahasa Inggris baik dalam Unified State Examination maupun Unified State Examination adalah menulis surat pribadi sebagai tanggapan terhadap surat dari “sahabat pena berbahasa Inggris.” Itu termasuk dalam Bagian C, seperti menulis esai bahasa Inggris. Sedangkan jika pada UN Unified State panjang huruf 100-140 kata, maka pada UN Unified State dibatasi 100-120 kata, karena di Unified State Examination kamu diberi tugas untuk mengajukan 3 soal, dan di Unified State Examination kamu diberi tugas untuk menjawab surat itu saja, meskipun bagaimanapun juga jika kamu menulis soal-soal itu akan menjadi nilai plus.

Menulis surat kepada bahasa asing adalah tugas sederhana yang perlu diselesaikan secepat mungkin agar ada waktu untuk tugas lain. Jadi, mari kita lihat aturan seragam dalam menulis surat pribadi. Untuk memudahkan memahami semuanya, tonton video pilihan khusus dari situs:

Di pojok kanan atas tunjukkan alamat dalam urutan berikut (urutan terbalik ke bahasa Rusia):

• Apartemen
• nomor rumah, nama jalan
• kota
• negara

Diperbolehkan untuk menunjukkan alamat di secara singkat, Misalnya:
Moskow
Rusia

Di bawah alamatnya melewatkan satu baris, Anda harus menulis tanggal surat:
4 Juni 2012
4 Juni 2012
atau kurang formal:
04/06/12

Surat itu dimulai dengan alamat informal. Jika nama lawan bicara Anda tidak disebutkan dalam tugas, Anda harus menyebutkannya:
Tim yang terhormat,
Rebecca sayang,
Setelah alamat Anda perlu memberi koma!

Bagilah teks surat menjadi beberapa paragraf logis yang masing-masing diawali dengan garis merah.

1. Di paragraf pertama, Anda harus berterima kasih kepada teman Anda atas suratnya:
Terima kasih (banyak) atas surat (terakhir) Anda.
Surat terakhirmu benar-benar mengejutkan.
Saya senang menerima surat Anda.
Senang mendengar nya dari anda! / Senang mendengarnya… / Aku senang mendengarnya…
Anda juga dapat meminta maaf karena tidak menulis lebih awal:
Maaf aku sudah lama tidak berkirim pesan tapi…/ Maaf aku sudah lama tidak menghubungimu.
Maaf saya belum menjawab sebelumnya tetapi saya sangat sibuk dengan sekolah saya.
dan/atau menyebutkan suatu fakta dari surat yang diterima:
Saya senang Anda lulus ujian Sejarah!
Sepertinya Anda bersenang-senang di London!
Berita bagus tentang…!

2. Badan surat (2–3 paragraf). Di dalamnya Anda harus mengungkapkan semua aspek yang ditentukan dalam tugas. Jangan lupa untuk menanyakan pertanyaan yang diperlukan.

Surat tersebut diharapkan ditulis dengan gaya informal, sehingga Anda dapat menggunakan kata penghubung informal seperti Sehat, omong-omong, Bagaimanapun, Jadi, ekspresi sehari-hari seperti Tebak apa? Atau Doakan saya!, serta tanda seru.

3. Di paragraf terakhir, jelaskan mengapa Anda mengakhiri surat itu:
Baiklah, sebaiknya aku pergi sekarang karena aku harus mengerjakan pekerjaan rumahku.
Pokoknya, aku harus pergi sekarang karena ibuku memintaku membantunya mencuci.
Saya harus pergi sekarang! Sudah waktunya untuk acara TV favorit saya.

dan sebutkan kontak selanjutnya:
Tulis (kembali) segera!
Berhati-hatilah dan tetap berhubungan!
Kirimkan aku surat bila kamu bisa.
Berharap untuk mendengar kabar dari Anda segera.
Saya tidak sabar untuk mendengar kabar dari Anda!

Di akhir surat, pada baris terpisah, frasa klise terakhir ditunjukkan, yang bergantung pada seberapa dekat penulis dan penerima. Itu selalu diikuti dengan koma! Berikut ini adalah opsi yang memungkinkan dari paling tidak formal (1) hingga lebih formal (8):

1. Cinta,
2. Banyak cinta,
3. Semua cintaku,
4. Semua yang terbaik,
5. Semoga sukses,
6. Dengan keinginan terbaik,
7. Milikmu,
8. Salam hangat,
   

Pada baris berikutnya, di bawah frasa terakhir, nama penulis dicantumkan (tanpa nama belakang!). Misalnya:
andi atau Kate

Jadi, surat untuk seorang teman terlihat seperti ini:

Alamat penulis (ditunjukkan di sudut kanan atas)
Tanggal surat (di bawah alamat)

Menarik,
Di awal surat, penulis biasanya a) mengucapkan terima kasih kepada penerima atas korespondensi yang diterima sebelumnya; b) meminta maaf karena tidak menulis lebih awal.
Badan surat (2-3 paragraf). Ini harus diungkapkan
semua aspek yang ditentukan dalam tugas.
Pastikan untuk menanyakan semua pertanyaan yang diperlukan.
Di akhir surat, penulis biasanya menyebutkan alasan berakhirnya surat, serta kontak selanjutnya (digunakan frasa klise).
Ungkapan terakhir
Tanda tangan penulis (nama)

Templat untuk menulis surat dalam bahasa Inggris

Jalan Ostozhenka, 13

Saya sangat senang menerima surat Anda! Saya tidak sabar untuk bertemu Anda di bulan Juli! Maaf saya belum menjawab sebelumnya tetapi saya sangat sibuk dengan sekolah saya.

Anda meminta saya untuk memberi tahu Anda tentang… Ya,…

Omong-omong, ...? ...? ...?

Sayangnya, sebaiknya saya pergi sekarang karena saya punya banyak pekerjaan rumah yang harus diselesaikan (seperti biasa). Berhati-hatilah dan tetap berhubungan!

Komunikasi merupakan salah satu kebutuhan dasar manusia, selain tidur dan makan. Orang modern memiliki beberapa cara yang mudah diakses dan efektif untuk berbicara dengan teman dan kerabat, kolega, dan lain-lain mitra bisnis. Ini termasuk komunikasi tatap muka, komunikasi seluler dan Internet.

Dua metode terakhir muncul relatif baru. Untuk waktu yang lama, komunikasi jarak jauh hanya mungkin dilakukan melalui pesan. Mereka ditulis dengan tangan dan dikirim melalui pos. Hal ini bertahan hingga saat ini. Namun, tulisan tangan telah digantikan oleh email.

Mari kita beri definisi

Kata "huruf" memiliki beberapa arti.

Pertama, ini adalah sistem tanda-tanda tertulis, yang diperlukan untuk merekam ucapan lisan.

Contoh: Para ilmuwan telah menguraikan sebuah surat kuno

Kedua, tampilan teks informasi yang dicetak di atas kertas.

Contoh: Para siswa bertanya kepada gurunya bagaimana menyelesaikan surat sesuai dengan norma yang diterima dalam bahasa Rusia.

Ketiga, teks tulisan tangan atau elektronik yang berisi informasi yang ditujukan kepada penerima.

Contoh: Surat dari rumah berisi kabar penting dari ayahnya diterima seminggu setelah dikirim.

Dan bagaimana cara memulainya? Semua orang menanyakan pertanyaan-pertanyaan ini pada diri mereka sendiri, terlepas dari jenis pesan yang mereka tulis: elektronik atau tulisan tangan. Pada artikel ini kita harus menjawab yang pertama.

Jenis huruf

Sebelum kita berbicara tentang cara terbaik untuk menyelesaikan sebuah surat, ada baiknya kita memahami jenis-jenisnya. Ini menentukan keseluruhan nada dan ekspresi yang digunakan. Jadi, pesannya bisa berupa:

• bisnis;
• pribadi;
• ucapan selamat.

Merupakan kebiasaan untuk menyebut jenis dokumentasi ini sebagai sarana pertukaran informasi antara berbagai organisasi dan lembaga. Ini juga bisa disebut “korespondensi resmi”. Beberapa jenis surat yang termasuk dalam kategori ini memerlukan tanggapan (misalnya permohonan, seruan, permintaan), ada pula yang tidak (misalnya peringatan, pengingat, pernyataan).

Surat yang ditulis oleh seorang pribadi dan ditujukan kepada orang lain disebut pribadi.

Surat yang dimaksudkan untuk memberi selamat kepada orang, organisasi, atau lembaga tidak resmi atas suatu peristiwa atau prestasi yang menggembirakan, biasa disebut ucapan selamat.

Di bawah ini kita akan mengetahui cara menyelesaikan surat dengan benar, tergantung pada jenis dan tujuannya.

Struktur umum

Terlepas dari jenisnya, semua huruf memiliki struktur yang kurang lebih sama. Perlu dicatat bahwa dua poin pertama hanya berlaku untuk korespondensi resmi.

1. Alamat pengirim.
2. Tanggal.
3. Salam.
4. Teks yang berisi informasi dasar.
5. Frase terakhir.
6. P.S.

Korespondensi bisnis

Penulisan surat menyurat jenis ini harus mendapat perhatian khusus, karena kesalahan ejaan, tanda baca atau tanda baca yang dilakukan pengirim dapat berdampak buruk terhadap citra perusahaan atau lembaga yang diwakilinya. Saat menulis proposal, preferensi harus diberikan pada kalimat sederhana dan hindari jumlah besar struktur yang rumit. Nada keseluruhannya harus penuh hormat. Hal utama adalah bahwa inti surat itu harus diungkapkan pada bagian akhir, karena orang lebih memperhatikan bagian teks ini.

Bagaimana cara mengakhiri surat yang berstatus resmi? Frase penutup yang paling sukses adalah:

• Saya berharap kerjasama yang bermanfaat lebih lanjut.
• Saya berharap untuk kerjasama yang berkelanjutan.
• Terima kasih atas perhatian Anda.
• Hormat kami, Ivanov Ivan Ivanovich.
• Hormat kami, Ivanov Ivan Ivanovich.

Betapa indahnya mengakhiri surat untuk orang pribadi

Jenis korespondensi ini tidak memerlukan perhatian khusus dari penyusun. Namun dalam proses menulis, seseorang tetap tidak boleh melupakan literasi. Dalam hal ini, menulis email jauh lebih mudah karena kesalahan yang ditemukan dapat dengan mudah diperbaiki. Dalam hal teks tulisan tangan, Anda harus menulis ulang teks yang sudah jadi.

Sebelum memulai proses, Anda perlu memutuskan konten utama dan reaksi penerima. Jika penting bagi pengirim untuk menerima tanggapan secepatnya, maka lebih baik membuat catatan yang sesuai di bagian akhir. Bagian akhir harus merupakan kesimpulan logis dari semua yang tertulis di atas, jika tidak maka dapat menempatkan penerima pada posisi yang canggung dan membuatnya berpikir tentang apa yang ingin dikatakan pengirim.

Frasa yang paling umum digunakan di akhir surat adalah:

• Temanmu, Petrus.
• Sampai jumpa!
• Menanti Sebuah Jawaban.
• Ciuman, Maria.
• Datanglah sesegera mungkin.
• Semoga sukses, temanmu Peter.

Pengirim dapat membuat sendiri akhir suratnya. Dalam hal ini akan memiliki karakter yang unik dan pasti disukai oleh penerimanya.

Saat menjawab pertanyaan bagaimana cara mengakhiri surat ucapan selamat, Anda perlu memperhatikan tampilannya. Jika pengirim dan penerima adalah pejabat, maka kalimat terakhir harus netral. Dalam kasus lain, kebebasan tertentu diperbolehkan.

Mari kita simpulkan

Pertanyaan: “Bagaimana cara menyelesaikan surat?” - cukup logis. Komunikasi melalui telepon dan jejaring sosial didasarkan pada undang-undang yang berbeda dari undang-undang yang diterapkan selama korespondensi. Namun, setiap orang harus berperan sebagai penulis surat setidaknya sekali dalam hidupnya. Oleh karena itu perlu untuk dimiliki gagasan umum tentang kanon dan aturan yang ada di daerah ini. Jika tidak, pengalaman pertama mungkin menjadi pengalaman terakhir. Namun menulis surat, mengirimkannya dan menunggu tanggapan dari penerima adalah proses yang mengasyikkan.