कानूनी प्रभाव देना. विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों को कानूनी बल प्रदान करने की प्रक्रियाएँ। पंजीकरण की विशेषताएं और बयानों को कानूनी बल देना

संगठनों में, उत्पादन प्रक्रिया के भाग के रूप में, कर्मचारी आपस में आंतरिक पत्राचार करते हैं। वे बयान लिखते हैं और किए गए कार्य की प्रगति या इसे कैसे करने की आवश्यकता है, इसके बारे में सूचनाओं के माध्यम से एक-दूसरे को सूचित करते हैं। अक्सर ऐसे दस्तावेज़ अत्यधिक महत्व के होते हैं और इसलिए उनमें कानूनी बल होना चाहिए।

किसी दस्तावेज़ को कानूनी बल देने के लिए, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

नियोक्ता, आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ बनाते समय, वर्तमान विधायी मानदंडों का पालन करना चाहिए;

एक कर्मचारी केवल अपनी क्षमता की सीमा के भीतर ही दस्तावेज़ जारी कर सकता है;

नियोक्ता दस्तावेजों को तैयार करने और संसाधित करने के नियमों का पालन करने के साथ-साथ कर्मचारियों को उनसे परिचित कराने (यदि आवश्यक हो) के लिए बाध्य है।

विवरण जो दस्तावेज़ को कानूनी बल देते हैं

अनिवार्य विवरण जो बनाए गए दस्तावेज़ों को कानूनी बल देते हैं:

1. दस्तावेज़ का लेखक (संगठन, संस्था, उद्यम का नाम, विभागीय संबद्धता या कानूनी रूप का संकेत)। एक विकल्प यह है कि दस्तावेज़ को लेटरहेड पर मुद्रित किया जाए। कुछ दस्तावेज़ अतिरिक्त रूप से उस शहर का संकेत देते हैं जिसमें दस्तावेज़ जारी किया गया था।

2. दस्तावेज़ का शीर्षक (आदेश, विनियमन, आदि)।

3. दस्तावेज़ के निर्माण की तिथि, उसका अनुमोदन, लागू होना।

4. कंपनी द्वारा अपनाई गई पंजीकरण प्रणाली के अनुसार इस दस्तावेज़ का पंजीकरण सूचकांक (संख्या)।

6. संस्था के प्रमुख या उसके द्वारा अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर. प्रबंधक के हस्ताक्षर विशेष रूप से कई रूपों में किये जा सकते हैं:

6.1. प्रत्यक्ष हस्ताक्षर (जैसा कि एकीकृत रूपों में आदेशों के तहत - स्थिति, हस्ताक्षर की प्रतिलेख और स्वयं हस्ताक्षर का संकेत)।

6.2. इस संगठन के प्रमुख (या अधिकृत अधिकारी) द्वारा हस्ताक्षरित सीधे अनुमोदन टिकट। अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ के ऊपरी शीर्षक पर दाहिनी ओर चिपका हुआ है।

6.3. अप्रत्यक्ष अनुमोदन टिकट, मध्यस्थता, उदाहरण के लिए, आदेश द्वारा अनुमोदन के माध्यम से। ऐसा स्टांप आमतौर पर दस्तावेज़ के ऊपरी शीर्षक पर दाईं ओर भी लगाया जाता है (जैसा कि एकीकृत फॉर्म टी-3 - स्टाफिंग टेबल में होता है)।

6.4. प्रबंधक के संकल्प के रूप में, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी के आवेदन पर। संकल्प में आवश्यक रूप से चार घटक शामिल होने चाहिए: संकल्प का प्राप्तकर्ता, प्रशासनिक कार्रवाई या निर्देश, प्रबंधक के हस्ताक्षर और संकल्प की तारीख। संकल्प आमतौर पर दस्तावेज़ के किसी भी खाली स्थान पर हाथ से लिखा जाता है, लेकिन आमतौर पर ऊपरी हिस्से में।

7. उन प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए वीज़ा की स्वीकृति जिनके बिना ऐसे वीज़ा के पास पूर्ण कानूनी बल नहीं होगा। उदाहरण के लिए, प्राथमिक व्यापार संघ निकाय के साथ अनुमोदन वीज़ा, प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखते हुए, एक वकील के साथ समझौता, मुख्य लेखाकार के साथ, आदि। अनुमोदन की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ वर्तमान कानून, एकीकृत रूपों और संगठन के आंतरिक स्थानीय नियमों की आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित किए जाते हैं, विशेष रूप से, कार्यालय के काम के निर्देश या विभागों के लिए नियम, आदि (यदि कोई हो)। अनुमोदन वीज़ा निम्नलिखित प्रकार का हो सकता है:

7.1. दस्तावेज़ का एक संकेत जो अनुमोदन की पुष्टि करता है (एकीकृत प्रपत्र टी-7)। अनुमोदन टिकट आमतौर पर बाईं ओर निचले डिज़ाइन भाग में लगाया जाता है।

7.2. समझौते की पुष्टि करने वाले शब्दों का संकेत, उस व्यक्ति या व्यक्तियों की स्थिति जिसके साथ समझौता किया गया था, हस्ताक्षर / हस्ताक्षर, उनकी डिकोडिंग और समझौते की तारीख। अनुमोदन वीज़ा आमतौर पर दस्तावेज़ के नीचे या किसी खाली स्थान पर चिपका दिया जाता है।

8. परिचितीकरण वीज़ा सभी कार्मिक आदेशों और अन्य दस्तावेजों के तहत प्रदर्शित होना चाहिए, जो संक्षेप में कर्मचारियों के एक निश्चित समूह को सूचित किया जाना चाहिए। इस विवरण में हस्ताक्षरित दस्तावेज़ के तहत कर्मचारियों द्वारा परिचित होने की तारीख को व्यक्तिगत रूप से अंकित करना भी शामिल है। परिचितीकरण वीज़ा दस्तावेज़ के नीचे केंद्र में या बाईं ओर चिपकाया जाता है।

गोस्कोमस्टैट द्वारा विकसित एकीकृत फॉर्म दस्तावेजों को कानूनी बल देने को ध्यान में रखते हुए बनाए गए हैं और इसमें सभी निर्दिष्ट विवरण शामिल हैं (हालांकि अपवाद हैं, उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड - एकीकृत टी -2 फॉर्म में पंजीकरण संख्या नहीं होती है, क्योंकि ये दस्तावेज़ कालानुक्रमिक रूप से नहीं, बल्कि वर्णानुक्रम में संग्रहीत किए जाते हैं)।

एकीकृत फॉर्म टी-6 - अवकाश आदेश के उदाहरण का उपयोग करके एकीकृत फॉर्म पर सभी निर्दिष्ट विवरणों का एक उदाहरण नीचे दिया गया है।

आंतरिक पत्राचार दस्तावेजों को कानूनी बल देना

किसी संगठन में आंतरिक पत्राचार निम्नलिखित कार्यों को हल करता है:

1. किसी एक पक्ष, नियोक्ता या कर्मचारी की राय, अनुरोध, प्रस्ताव को लिखित रूप में व्यक्त और दस्तावेजित करना, या दूसरे पक्ष को सूचित करने की प्रकृति में होना।

2. यह रोजगार अनुबंध को समाप्त करने, कर्मचारियों को स्थानांतरित करने, छुट्टी के लिए आवेदन करने और अन्य कार्मिक प्रक्रियाओं का एक अभिन्न अंग है।

3. श्रम विवाद पर विचार करते समय आवश्यक दस्तावेजी साक्ष्य के रूप में कार्य करता है।

उपरोक्त सभी कार्यों को पूरा करने के लिए आंतरिक पत्राचार के लिए, निम्नलिखित शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए:

1. दस्तावेज़ को सभी आवश्यक विवरणों के साथ सही ढंग से निष्पादित किया जाना चाहिए।

2. दस्तावेज़ में इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के लॉग के अनुसार एक पंजीकरण संख्या होनी चाहिए।

3. इस दस्तावेज़ पर प्राप्तकर्ता पक्ष की ओर से एक आधिकारिक प्रतिक्रिया दी जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक संकल्प के रूप में.

4. दस्तावेज़ को स्थापित अभिलेखीय आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए संग्रहीत किया जाना चाहिए।

अक्सर, कर्मचारी बयानों, मेमो और मेमो के माध्यम से आंतरिक पत्राचार करता है, और नियोक्ता - सूचनाओं के रूप में। आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ न केवल तब तैयार किए जाते हैं जब कर्मचारियों के बीच आधिकारिक संदेशों का आदान-प्रदान करना आवश्यक होता है, बल्कि विभागों और कर्मचारियों के प्रमुखों, कुछ विभागों के प्रमुखों और अन्य लोगों आदि के बीच भी किया जाता है।

वर्तमान समय में यह अधिकांश पत्र-व्यवहार किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में, मैसेज करके ईमेल द्वारा . ऐसे संदेशों के साथ, यह साबित करना बेहद मुश्किल है कि यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इस विशेष कर्मचारी द्वारा बनाया गया था (पासवर्ड सेट करते समय भी, आपको यह साबित करना होगा कि इस विशेष कर्मचारी को छोड़कर किसी को भी किसी विशिष्ट ईमेल तक पहुंचने के लिए पासवर्ड नहीं पता था)। इसलिए, किसी विवाद या संभावित संघर्ष की स्थिति में, दस्तावेजों को कागज के रूप में तैयार करने, अपने हस्ताक्षर से प्रमाणित करने और दस्तावेज़ को पंजीकृत करने के लिए जिम्मेदार कंपनी के एक आधिकारिक अधिकारी के माध्यम से पंजीकरण करने की सिफारिश की जाती है।

यदि कर्मचारी इलेक्ट्रॉनिक संदेशों को प्रिंट करता है और अधिकारी उन्हें पंजीकृत करता है तो ऐसे पत्राचार को कानूनी बल दिया जा सकता है। इसके अलावा, कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ों (आंतरिक स्थानीय नियमों) को एक कामकाजी संचार तंत्र के साथ-साथ संदेशों की जांच की आवृत्ति के रूप में सूचना विनिमय की इस पद्धति को स्थापित करना होगा।

आइए आंतरिक पत्राचार के दस्तावेज़ों - बयानों और सूचनाओं को कानूनी बल देने के सामान्य सिद्धांतों पर विचार करें। ये दस्तावेज़ अक्सर श्रम विवादों में मुख्य साक्ष्य होते हैं, इसलिए नियोक्ता के हितों की रक्षा के लिए उनके साथ सक्षम कार्य अत्यंत महत्वपूर्ण है।

पंजीकरण की विशेषताएं और बयानों को कानूनी बल देना

कर्मचारियों के व्यक्तिगत विवरण हाथ से भरे जाना नियोक्ता के हित में है। आमतौर पर, संगठन टेम्पलेट फॉर्म का उपयोग करते हैं जिसमें कम से कम कर्मचारी के हस्ताक्षर और आवेदन पर हस्ताक्षर करने की तारीख हाथ से भरी जानी चाहिए। अक्सर इस तरह के बयानों को दाखिल करने की व्याख्या न्यायिक संघर्ष में कर्मचारी पर दबाव के तथ्य के रूप में की जाती है।

सिद्धांत रूप में, एप्लिकेशन स्वचालित रूप से बनाया जा सकता है, लेकिन, फिर भी, इसके बाद इसे एप्लिकेशन तैयार करने वाले व्यक्ति द्वारा मुद्रित और हस्ताक्षरित किया जाता है।

यह वांछनीय है कि दस्तावेजों को कानूनी बल देने के लिए ऊपर वर्णित प्रक्रिया को ध्यान में रखते हुए आवेदन में निम्नलिखित विवरण शामिल हों:

1. दस्तावेज़ का शीर्षक "आवेदन" है।

2. पताकर्ता - जिसे आवेदन भेजा गया है, एक विशिष्ट संगठन में स्थिति, पूरा नाम दर्शाता है। अधिकारी।

3. कंपाइलर - जिससे यह भेजा गया है, पद और पूरा नाम दर्शाता है। कर्मचारी।

4. कथन का पाठ.

5. आवेदन के लेखक के हस्ताक्षर.

6. आवेदन की तिथि.

7. अनुमोदन के हस्ताक्षर (अक्सर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के साथ - यदि आवश्यक हो)। यह विवरण वैकल्पिक है. इसलिए, इसकी उपलब्धता किसी विशेष संगठन में ऐसे दस्तावेजों के साथ काम करने के सिद्धांतों द्वारा निर्धारित की जाती है।

8. आवेदन पंजीकरण संख्या. आने वाले दस्तावेज़ के जर्नल (या किसी विशेष संगठन में पंजीकरण प्रणाली के डिज़ाइन के आधार पर किसी अन्य जर्नल) के अनुसार दस्तावेज़ को संख्या सौंपी जाती है, जो संख्या, दस्तावेज़ की स्वीकृति की तारीख और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर का संकेत देती है। (उदाहरण के लिए, एक सचिव)। इन दस्तावेज़ों को प्राप्त करने के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति संख्या लिख ​​देता है।

9. उस व्यक्ति का समाधान जिसे आवेदन संबोधित किया गया था या जो किसी विशिष्ट मुद्दे को हल करने के लिए अधिकृत है। संकल्प में आवेदन पर एक हस्तलिखित हस्ताक्षर, तिथि और प्रशासनिक निर्णय शामिल होना चाहिए, जिसमें उस विशिष्ट अधिकारी (उसका नाम या बस विभाग) का संकेत होना चाहिए जिसे यह आदेश भेजा गया है और (यदि आवश्यक हो) वह तारीख जिसके द्वारा संकल्प में निर्दिष्ट आदेश होना चाहिए सज़ा पाएं।

10. इस आवेदन के आधार पर कार्मिक प्रक्रियाएं पूरी होने के बाद, प्रबंधक के आदेश के निष्पादन के संबंध में इस पर नोट्स बनाए जा सकते हैं (उदाहरण 8 देखें)। इन्हें आम तौर पर दस्तावेज़ के नीचे बाईं ओर या किसी खाली जगह पर रखा जाता है।

11. उस केस संख्या के निशान हो सकते हैं जिस पर यह आवेदन भेजा गया था।

आइए हम सभी आवश्यक विवरणों वाले एक एप्लिकेशन का उदाहरण दें।

पंजीकरण की विशेषताएं और सूचनाओं को कानूनी बल देना

नियोक्ता कर्मचारी को किसी बात के बारे में सूचित करने के लिए नोटिस लिखता है। उदाहरण के लिए, कंपनी के अवकाश कार्यक्रम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 123) के अनुसार, कर्मचारियों की प्रस्तावित कटौती (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 180) के बारे में, आगामी अगली वार्षिक छुट्टी के बारे में उसे चेतावनी देने के लिए। , रोजगार अनुबंध की शर्तों में आगामी परिवर्तन के बारे में (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 74), इस तथ्य के बारे में कि कर्मचारी के साथ निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध को कम किया जा रहा है (श्रम संहिता के अनुच्छेद 79) रूसी संघ), आदि।

श्रम कानून द्वारा प्रदान की गई प्रक्रिया के अनुपालन के लिए आधिकारिक अधिसूचनाएं केवल कागजी रूप में जारी की जानी चाहिए, क्योंकि ये दस्तावेज़ स्थापित प्रक्रिया के अनुपालन की पुष्टि करेंगे, और कर्मचारी इस अधिसूचना की प्राप्ति की पुष्टि, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ पर ही करता है।

श्रम कानून की आवश्यकताओं के अनुपालन के कुछ मामलों में अधिसूचना के लिखित रूप की आवश्यकता की पुष्टि करने वाले श्रम संहिता के उद्धरण नीचे दिए गए हैं।

दस्तावेज़ खंड

अधिसूचना में वे सभी विवरण शामिल हैं जो किसी भी कार्मिक दस्तावेज़ में होने चाहिए।

आंतरिक पत्राचार दस्तावेजों को पंजीकृत करने की प्रणाली

यदि संगठन के पास दस्तावेज़ पंजीकरण के लिए एक सक्षम प्रणाली है तो नियोक्ता के लिए श्रम संघर्ष (मुकदमे सहित) की स्थिति में अपना बचाव करना आसान होगा। एक कंपनी पंजीकरण प्रणाली इसके लिए आवश्यक है:

दस्तावेज़ों की उपलब्धता को रिकॉर्ड करना और उनकी आवाजाही पर नज़र रखना;

कंपनी के दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना;

उद्यम में आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह का इष्टतम संगठन;

कानूनी संघर्ष की स्थिति में नियोक्ता के हितों की रक्षा करना। इस मामले में, जर्नल पंजीकरण प्रणाली इस तथ्य की पुष्टि करेगी कि दस्तावेज़ एक निश्चित तिथि पर बनाया गया था।

सीधे तौर पर रखी जाने वाली पत्रिकाओं (खाता बहियों) की संख्या संगठन की गतिविधियों की विशेषताओं पर निर्भर करती है। लेखांकन पत्रिकाओं (पुस्तकों) के लिए न केवल दस्तावेजों को पंजीकृत करने का कार्य करना, बल्कि संघर्ष की स्थिति में, सबूत के रूप में कार्य करना कि दस्तावेज़ वास्तव में एक निश्चित अवधि में बनाया गया था और दर्ज नहीं किया जा सका बाद में, इन पत्रिकाओं के डिज़ाइन के लिए निम्नलिखित नियमों का पालन करने की अनुशंसा की जाती है।

पत्रिकाओं को अवश्य:

एक कठोर आवरण रखें (शैल्फ जीवन का अनुपालन करने के लिए);

एक चिपकने वाली बाइंडिंग है (किसी शीट को हटाने या किसी मौजूदा जर्नल में शीट जोड़ने की असंभवता या कठिनाई को साबित करने के लिए);

आरंभ से अंत तक पृष्ठ क्रमांकित हों;

सिले जाना;

एक कानूनी इकाई की मुहर और संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए (कार्य पुस्तकों के लिए लेखांकन की पहली दो पुस्तकों के अपवाद के साथ, जिन्हें मोम मुहर या मुहर के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए (डिक्री के खंड 41) रूसी संघ की सरकार दिनांक 16 अप्रैल, 2003 नंबर 225 "कार्य पुस्तकों पर")।

पत्रिकाओं का आंतरिक स्वरूप, जिसमें आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ दर्ज किए जा सकते हैं, संगठनों द्वारा स्वयं विकसित किया जाता है, क्योंकि पत्रिकाओं का कोई मानकीकृत रूप नहीं होता है। इनका अनुमानित स्वरूप नीचे दिया गया है।

प्रतिलिपियाँ और डुप्लिकेट

अक्सर, आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ अधिकारियों को प्रतियों या डुप्लिकेट के रूप में सौंपे जाते हैं, विशेष रूप से यदि मूल दस्तावेज़ किसी उच्च अधिकारी को भेजा गया था या केस फ़ाइल में दायर किया गया था, लेकिन दस्तावेज़ पर कुछ और कार्रवाई करने की आवश्यकता है।

प्रतिलिपि दस्तावेज़ प्रतिकृति या मुफ़्त हो सकता है। प्रतिकृति प्रतिलिपिदस्तावेज़ की सामग्री और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है - मूल में निहित विवरण (हस्ताक्षर और मुहर सहित) या उनके हिस्से, उनके स्थान की विशेषताएं। निःशुल्क प्रतिलिपिटाइपराइटर पर बनाए गए दस्तावेज़ में दस्तावेज़ के सभी विवरण शामिल हैं, लेकिन जरूरी नहीं कि यह उसके स्वरूप को दोहराए।

दस्तावेज़ों के लिए ज़िम्मेदार कर्मचारी प्रतियों को प्रमाणित करता है। प्रतियों के प्रमाणीकरण को "सही" या "प्रतिलिपि सही है" शब्द लगाकर और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर, उसकी प्रतिलेख और तारीख का संकेत देकर औपचारिक रूप दिया जाता है। प्रमाणीकरण रिकॉर्ड आमतौर पर दस्तावेज़ के निचले भाग में किसी खाली स्थान पर रखा जाता है।

यदि दस्तावेज़ अन्य संगठनों को प्रस्तुत किया जाता है, तो दस्तावेज़ों की प्रतियों पर (उनसे उद्धरण) मोहर लगानी होगी .

डुप्लिकेट - किसी आधिकारिक दस्तावेज़ की डुप्लिकेट प्रतिलिपि जिसमें मूल की कानूनी शक्ति होती है।

* * *

इसलिए, आंतरिक पत्राचार दस्तावेजों को कम करके नहीं आंका जा सकता - अक्सर प्रक्रिया की वैधता की मान्यता उनके सही निष्पादन और प्रसंस्करण पर निर्भर करती है। लेकिन यह वही दस्तावेज़ हैं जिन्हें वर्तमान में नियोक्ता अक्सर नहीं जानते हैं कि उन्हें कैसे संभालना है। ऐसे कागजात को पंजीकृत नहीं किया जाता है, ध्यान में नहीं रखा जाता है, या उन पर सहमति नहीं दी जाती है, जो न केवल दस्तावेज़ की कानूनी ताकत को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है, बल्कि कंपनी में की जाने वाली प्रबंधन प्रक्रियाओं को भी प्रभावित करता है। अक्सर, इस वजह से, नियोक्ता किसी विशेष कर्मचारी का अपराध साबित नहीं कर सकता है और अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू करने या कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध समाप्त करने के कानूनी साधन लागू नहीं कर सकता है। कई कंपनियां अपनी गलतियों के आधार पर दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का निर्माण शुरू करती हैं, लेकिन उनके परिणामों से निपटने की तुलना में नकारात्मक परिणामों को रोकना अभी भी बेहतर है।

1 हस्तलिखित दिनांक

2 वैयक्तिकृत तिथि

प्रबंधन गतिविधियों में लिखित जानकारी का उपयोग इसकी आधिकारिकता, विश्वसनीयता और प्रामाणिकता के प्रमाणीकरण के अधीन संभव है। प्रबंधन दस्तावेज़ के निर्विवाद और बाध्यकारी होने के लिए, इसे कानूनी मानदंडों का पालन करना चाहिए, और इसे जारी करने वाले अधिकारी को अपने अधिकार की सीमा के भीतर कार्य करना चाहिए। दस्तावेज़ के इन गुणों को "दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति" की अवधारणा द्वारा परिभाषित किया गया है।

दस्तावेज़ का कानूनी बल- एक आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति जो वर्तमान कानून द्वारा उसे बताई गई है, उसे जारी करने वाली संस्था की क्षमता और निष्पादन के लिए स्थापित प्रक्रिया।

इस प्रकार, दस्तावेज़ जारी करने वाला शासी निकाय या अधिकारी इसके लिए बाध्य है:

दस्तावेज़ तैयार करते समय मौजूदा नियमों का पालन करें

विधान;

• केवल अपनी क्षमता के भीतर दस्तावेज़ जारी करें;
• दस्तावेज़ों की तैयारी और निष्पादन के लिए वर्तमान राष्ट्रीय नियमों का अनुपालन करें।

नतीजतन, किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति दस्तावेज़ की सामग्री और रूप दोनों से निर्धारित होती है।

आइए उन विवरणों पर विचार करें जो दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति निर्धारित करते हैं।

फॉर्म के पहले चर्चा किए गए विवरण ("संगठन का नाम - दस्तावेज़ के लेखक" और "दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन का स्थान") भी ऐसे विवरण हैं जो दस्तावेज़ को आवश्यक कानूनी स्थिति देते हैं।

विवरण 11 "दस्तावेज़ दिनांक"।दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है, मिनटों के लिए - बैठक की तारीख, अधिनियम के लिए - घटना की तारीख। नोटरीकृत दस्तावेजों के लिए, दस्तावेज़ की तारीख उसके नोटरीकरण की तारीख हो सकती है। दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ों में एक ही (एकल) तारीख होनी चाहिए।

दस्तावेज़ की तारीख अरबी अंकों में निम्नलिखित क्रम में लिखी गई है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने का दिन एक बिंदु से अलग अरबी अंकों के दो जोड़े में लिखा जाता है, वर्ष चार अरबी अंकों में लिखा जाता है, उदाहरण के लिए, 01/12/2007। दिनांक को स्वरूपित करने की मौखिक और डिजिटल विधि की अनुमति है, उदाहरण के लिए, 12 जनवरी, 2007, साथ ही दिनांक को प्रारूपित करना (आमतौर पर विदेशी भागीदारों के साथ पत्राचार के लिए) निम्नलिखित क्रम में: वर्ष, महीना, महीने का दिन, उदाहरण के लिए : 2007.01.12.

विवरण 12 "दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या"दस्तावेजों (अनुबंध, आदेश, निवर्तमान पत्र, आदि) के पंजीकृत सरणी में इसकी क्रम संख्या शामिल होती है, जिसे संगठन के विवेक पर नामकरण, कलाकार, संवाददाता, आदि के बारे में जानकारी द्वारा केस इंडेक्स के साथ पूरक किया जा सकता है। विवरण सूचना एंटरप्राइज़ सरणी में एक अद्वितीय दस्तावेज़ पहचानकर्ता है।

दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से संकलित दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इनमें से प्रत्येक संगठन के दस्तावेजों की पंजीकरण संख्या शामिल होती है, जिसे दस्तावेज़ में लेखकों को इंगित करने के क्रम में एक स्लैश द्वारा अलग किया जाता है।

किसी दस्तावेज़ का पंजीकरण, किसी दिए गए प्रबंधन प्रणाली के माध्यम से इसके पारित होने के तथ्य को रिकॉर्ड करना, दस्तावेज़ देता है आधिकारिक चरित्र.दस्तावेज़ के पंजीकरण के साथ-साथ, कार्यालय प्रबंधन सेवा चयनित फॉर्म की शुद्धता, दस्तावेज़ में दर्शाए गए अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता, दस्तावेज़ के समर्थन की पूर्णता आदि की जाँच करती है।

प्रस्ताव 16 "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट"उन दस्तावेज़ों पर तैयार किया गया है जिन्हें उन अधिकारियों द्वारा लागू नहीं किया जा सकता है जिन्होंने उन पर हस्ताक्षर किए हैं। ऐसे दस्तावेज़ संगठन के प्रमुख, कॉलेजियम प्रबंधन निकाय या उच्च प्राधिकारी या प्रबंधन निकाय द्वारा अनुमोदन के बाद कानूनी बल प्राप्त करते हैं।

उदाहरण के लिए, किसी उद्यम के कर्मचारियों के लिए नौकरी का विवरण एक सामान्य रूप में तैयार किया जाता है, उन पर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और उन्हें उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

अनुमोदन दो तरीकों से किया जा सकता है जिनमें समान कानूनी बल होता है: किसी अधिकारी द्वारा या विशेष रूप से जारी दस्तावेज़ द्वारा।

पहले मामले में, दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट में स्वीकृत शब्द (उद्धरण चिह्नों के बिना), दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक, उसके हस्ताक्षर, प्रारंभिक, उपनाम और अनुमोदन की तारीख शामिल होनी चाहिए।

किसी दस्तावेज़ को किसी अन्य दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित करते समय: संकल्प, निर्णय, आदेश, प्रोटोकॉल - अनुमोदन स्टाम्प में स्वीकृत (अनुमोदित, स्वीकृत या स्वीकृत) शब्द शामिल होता है, वाद्य मामले में अनुमोदन दस्तावेज़ का नाम, उसकी तिथि, संख्या। स्वीकृत शब्द स्वीकृत किए जाने वाले दस्तावेज़ के प्रकार के नाम के साथ लिंग और संख्या में मेल खाता है।

प्रॉप्स डिज़ाइन के उदाहरण

दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित है (परिशिष्ट 7)।

जब किसी दस्तावेज़ को कई अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर एक ही स्तर पर रखे जाते हैं।

किसी दस्तावेज़ के अनुमोदन के बाद दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति की अनुमति के बिना उसमें परिवर्तन या परिवर्धन करने की अनुमति नहीं है। दस्तावेज़ों की तैयारी की गुणवत्ता और उनमें मौजूद डेटा की विश्वसनीयता की ज़िम्मेदारी उन व्यक्तियों की है जिन्होंने दस्तावेज़ तैयार किए, समर्थन किया और हस्ताक्षर किए।

प्रस्ताव 22 "दस्तावेज़ हस्ताक्षर"- प्रबंधन दस्तावेज़ की सबसे महत्वपूर्ण और प्राचीन आवश्यकता। ऐसा माना जाता है कि इसका उदय लेखन के उद्भव के साथ ही हुआ।

उदाहरण के लिए, हस्ताक्षर के उपयोग के संदर्भ बेबीलोनियों के बीच राजा हम्मुराबी (लगभग 2300 ईसा पूर्व) के युग में, बाइबिल में - भविष्यवक्ताओं डैनियल और नहेमायाह (लगभग 500-400 ईसा पूर्व) की पुस्तकों में पाए जाते हैं। मिस्र में क्लियोपेट्रा (69-30 ईसा पूर्व) के शासनकाल के दौरान और जूलियस सीज़र (102 या 100-44 ईसा पूर्व) के तहत रोमन साम्राज्य में, हस्ताक्षर पहले से ही दस्तावेजों का एक अभिन्न अंग था।

"हस्ताक्षर" विवरण में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक (यदि दस्तावेज़ संगठन के लेटरहेड पर तैयार नहीं किया गया है, और लेटरहेड पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के लिए संक्षिप्त है); व्यक्तिगत हस्ताक्षर; उदाहरण के लिए, हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन (प्रारंभिक, उपनाम):

एसोसिएशन के उपाध्यक्ष

क्षेत्रीय उद्यम अल. बोरिसोवए.ए. बोरिसोव

या किसी फॉर्म पर

उपाध्यक्ष अल. बोरिसोवए.ए. बोरिसोव

विवरण को दस्तावेज़ के पाठ के बाद 2-3 पंक्ति रिक्त स्थान पर रखा गया है। किसी अधिकारी के हस्ताक्षर को प्रतिलेखित करते समय, प्रारंभिक और उपनाम को एक स्थान के साथ और पद शीर्षक की अंतिम पंक्ति के स्तर पर मुद्रित किया जाता है।

कई अधिकारियों द्वारा किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय, उनके हस्ताक्षर उनके पद के अनुरूप क्रम में एक के नीचे एक रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:

सीईओ एम.वी. लारिनएम.वी. लारिन

मुख्य लेखाकार जेड.वी. मरियाशजेड.वी. मरियाश

किसी दस्तावेज़ पर समान पद के कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर करते समय, उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं।

आयोग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों की स्थिति को नहीं दर्शाते हैं, बल्कि आयोग के हिस्से के रूप में उनकी जिम्मेदारियों को दर्शाते हैं, उदाहरण के लिए:

आयोग के अध्यक्ष वी.डी. बानस्युकेविचवी.डी. बानस्युकेविच

आयोग के सदस्य एक। सोकोवाएक। सोकोवा

ओ.आई. रिस्कोवओ.आई. रिस्कोव

दस्तावेज़ पर किसी कार्यवाहक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। इस मामले में, उसकी वास्तविक स्थिति (उदाहरण के लिए, कार्यवाहक निदेशक) और उसके हस्ताक्षर की प्रतिलिपि (प्रारंभिक और उपनाम) इंगित करें। पूर्वसर्ग "फॉर", हस्तलिखित शिलालेख "डिप्टी" लगाने की अनुमति नहीं है। या नौकरी के शीर्षक से पहले एक स्लैश।

हस्ताक्षर सहीप्रबंधन दस्तावेज़, एक नियम के रूप में, उनकी जिम्मेदारियों के वितरण के अनुसार संगठन के प्रमुख या उसके प्रतिनिधियों की क्षमता का प्रतिनिधित्व करते हैं। यह संगठन के संगठनात्मक (चार्टर, संगठन पर विनियम) और प्रशासनिक (आदेश) दस्तावेजों द्वारा स्थापित किया गया है।

संगठन के चार्टर मेंयह विनियमित किया जाता है कि प्रतिनिधि और कार्यकारी (एकमात्र और कॉलेजियम) प्रबंधन निकायों में कौन से अधिकार निहित हैं, साथ ही किन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर (अनुमोदन) संबंधित निकाय की क्षमता के अंतर्गत आते हैं। किसी संगठन के प्रमुख की गतिविधियों और निर्णय लेने की प्रक्रिया उसके और संगठन के प्रतिभागियों (संस्थापकों) के बीच एक समझौते के साथ-साथ एक कानूनी इकाई के स्थानीय नियामक दस्तावेजों में स्थापित की जा सकती है।

प्रबंधक वर्तमान गतिविधियों का प्रबंधन करता है, उसके पास है दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का बिना शर्त अधिकार(घटक दस्तावेजों के अनुसार इसकी क्षमता के भीतर)।

हस्ताक्षर करने के अधिकार का विनियमन विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब प्रतिदिन बड़ी संख्या में दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए जाते हैं। इस मामले में, प्रबंधक (और प्रभावी प्रबंधन की स्थिति से बाध्य है) कर सकता है अपनी शक्तियाँ सौंपें,वे। निर्णय लेने (दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने) और अपने कार्यों को निष्पादित करने में अपने अधिकारों और जिम्मेदारियों का हिस्सा अपने अधीनस्थों को हस्तांतरित करें, जो उनके लिए जिम्मेदारी भी स्वीकार करते हैं।

शक्तियों के इस तरह के वितरण को प्रबंधक के एक आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, जिसमें वह निर्णय लेने की सीमाओं और अधीनस्थों की जिम्मेदारी की डिग्री को परिभाषित करता है। कुछ शक्तियां पावर ऑफ अटॉर्नी के आधार पर भी हस्तांतरित की जा सकती हैं।

इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर तकनीक का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए जा सकते हैं, जिसके अनुप्रयोग के कुछ पहलुओं पर मैनुअल के निम्नलिखित अध्यायों में चर्चा की जाएगी।

प्रस्ताव 23 "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट।"एक संगठन द्वारा तैयार किए गए और दूसरे के हितों को प्रभावित करने वाले मसौदा दस्तावेज़ों पर दस्तावेज़ पर अनुमोदन टिकट लगाकर उससे सहमति व्यक्त की जा सकती है।

इसे नीचे दस्तावेज़ की अंतिम शीट पर और सभी हस्ताक्षरों के बाईं ओर तैयार किया गया है।

किसी उच्च-स्तरीय संगठन के साथ किसी दस्तावेज़ पर सहमति होने पर, ऐसी स्थिति उत्पन्न हो सकती है कि दस्तावेज़ को एक ऐसे अधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाएगा जो दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले प्रबंधक की तुलना में प्रबंधन पदानुक्रम में उच्चतर है। इस मामले में, मानक की सलाहकार प्रकृति आपको विवरण की स्थिति बदलने की अनुमति देती है, और अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ के शीर्ष पर लगाया जा सकता है।

अनुमोदन टिकट में सहमत शब्द शामिल है, जो बड़े अक्षरों में और उद्धरण चिह्नों के बिना मुद्रित होता है।

किसी दस्तावेज़ को मंजूरी देते समय, एक अधिकारी प्रबंधक की स्थिति को इंगित करता है, जिसमें उस संगठन का नाम शामिल होता है जिसके साथ दस्तावेज़ को मंजूरी दी जा रही है, उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम, प्रारंभिक और तारीख।

किसी अन्य दस्तावेज़ का उपयोग करके सहमत होना संभव है: एक पत्र, प्रोटोकॉल, आदि। इस मामले में, दस्तावेज़ का नाम, उसकी तिथि और संख्या इंगित करें।

प्रॉप्स डिज़ाइन के उदाहरण

"अनुमोदन टिकट"

प्रॉप्स 25 "सील छाप"।दस्तावेज़ के एक तत्व के साथ-साथ हस्ताक्षर के रूप में मुहर के उद्भव का इतिहास हजारों साल पुराना है। प्राचीन काल में, मुद्रण का उपयोग व्यापारिक संबंधों और व्यक्तिगत संचार दोनों में व्यापक था। बहुत बार, मुहर अपने मालिक के हस्तलिखित हस्ताक्षर का स्थान ले लेती है।

आधुनिक कार्यालय कार्य में हस्ताक्षर एवं मुहर का प्रयोग स्पष्ट रूप से प्रतिष्ठित है। हस्ताक्षर का उपयोग पारस्परिक और व्यावसायिक संपर्क दोनों के लिए किया जा सकता है, अर्थात। यह किसी दस्तावेज़ को प्रमाणित करने और उसे कानूनी दर्जा देने का एक सार्वभौमिक साधन है। मुहर, किसी हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करने और उसके कानूनी बल की पुष्टि करने के साधन के रूप में, केवल संगठन के आधिकारिक दस्तावेजों में उपयोग किया जाता है।

मुहर संगठनात्मक दस्तावेजों (चार्टर, विनियम, नियम, निर्देश) के मूल के साथ-साथ अधिकारियों के अधिकारों, धन और भौतिक संपत्तियों के व्यय के तथ्यों आदि को प्रमाणित करने वाले दस्तावेजों पर चिपका दी गई है। मुहर का उपयोग संगठन के आधिकारिक दस्तावेजों की प्रतियों को प्रमाणित करने के लिए भी किया जाता है।

मुहर को इस तरह से चिपकाया जाना चाहिए कि छाप दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी के नाम और व्यक्तिगत हस्ताक्षर की शुरुआत के कुछ शब्दों को पकड़ ले। वित्तीय प्रकृति के दस्तावेज़ों पर, मुहर एक विशेष रूप से निर्दिष्ट स्थान - प्रतीक "एमपी" पर लगाई जाती है।

मुहरों को आधिकारिक मुहरों और कानूनी संस्थाओं की मुहरों में विभाजित किया गया है। एक संगठन व्यक्तिगत संरचनात्मक इकाइयों (एचआर विभाग, संग्रह) या व्यक्तिगत संचालन ("पैकेज के लिए"), आदि की सरल मुहरों का भी उपयोग कर सकता है।

मुहरों के उत्पादन और भंडारण की प्रक्रिया रूसी संघ के कानून द्वारा विनियमित होती है। वह स्थान जहां मुहर संग्रहीत की जाती है और इसके भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का निर्धारण संगठन के प्रमुख के आदेश से किया जाता है।

इस प्रकार, दस्तावेज़ की आधिकारिकता और प्रामाणिकता की पुष्टि विवरण की उपस्थिति और सही निष्पादन से होती है: "संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक", "पंजीकरण तिथि", "पंजीकरण संख्या", "प्रकाशन का स्थान", "हस्ताक्षर", "मुहर छाप"।

कानूनी मानदंडों के अनुसार, स्थानीय कानूनी कृत्यों सहित, जो संगठन के अधिकारियों की शक्तियों को परिभाषित करते हैं, दस्तावेज़ों को कानूनी बल देने के लिए, "हस्ताक्षर" अपेक्षित के अलावा, अनुमोदन और अनुमोदन टिकट लगाए जा सकते हैं।

प्रबंधन दस्तावेज़ की मुख्य आवश्यकता - "दस्तावेज़ का पाठ" - को भी वर्तमान कानून के मानदंडों का पालन करना चाहिए।

• व्यक्तिगत विवरण के पंजीकरण के उदाहरण GOST R 6.30-2003 “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली” का उपयोग करके दिए गए हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।"

संगठनों में, उत्पादन प्रक्रिया के भाग के रूप में, कर्मचारी आपस में आंतरिक पत्राचार करते हैं। वे बयान लिखते हैं और किए गए कार्य की प्रगति या इसे कैसे करने की आवश्यकता है, इसके बारे में सूचनाओं के माध्यम से एक-दूसरे को सूचित करते हैं। अक्सर ऐसे दस्तावेज़ अत्यधिक महत्व के होते हैं और इसलिए उनमें कानूनी बल होना चाहिए।

मित्रोफ़ानोवा वी.वी.

किसी दस्तावेज़ को कानूनी बल देने के लिए, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

• नियोक्ता, आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ बनाते समय, वर्तमान विधायी मानदंडों का पालन करना चाहिए;
• एक कर्मचारी केवल अपनी क्षमता की सीमा के भीतर ही दस्तावेज़ जारी कर सकता है;
• नियोक्ता दस्तावेजों को तैयार करने और संसाधित करने के नियमों का पालन करने के साथ-साथ कर्मचारियों को उनसे परिचित कराने (यदि आवश्यक हो) के लिए बाध्य है।

अनिवार्य विवरण जो बनाए गए दस्तावेज़ों को कानूनी बल देते हैं:

1. दस्तावेज़ का लेखक (संगठन, संस्था, उद्यम का नाम, विभागीय संबद्धता या कानूनी रूप का संकेत)। एक विकल्प यह है कि दस्तावेज़ को लेटरहेड पर मुद्रित किया जाए। कुछ दस्तावेज़ अतिरिक्त रूप से उस शहर का संकेत देते हैं जिसमें दस्तावेज़ जारी किया गया था।

2. दस्तावेज़ का शीर्षक (आदेश, विनियमन, आदि)।

3. दस्तावेज़ के निर्माण की तिथि, उसका अनुमोदन, लागू होना।

4. कंपनी द्वारा अपनाई गई पंजीकरण प्रणाली के अनुसार इस दस्तावेज़ का पंजीकरण सूचकांक (संख्या)।

6. संस्था के प्रमुख या उसके द्वारा अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर. प्रबंधक के हस्ताक्षर विशेष रूप से कई रूपों में किये जा सकते हैं:

6.1. प्रत्यक्ष हस्ताक्षर (जैसा कि एकीकृत रूपों में आदेशों के तहत - स्थिति, हस्ताक्षर की प्रतिलेख और स्वयं हस्ताक्षर का संकेत)।

6.2. इस संगठन के प्रमुख (या अधिकृत अधिकारी) द्वारा हस्ताक्षरित सीधे अनुमोदन टिकट। अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ के ऊपरी शीर्षक पर दाहिनी ओर चिपका हुआ है।

6.3. अप्रत्यक्ष अनुमोदन टिकट, मध्यस्थता, उदाहरण के लिए, आदेश द्वारा अनुमोदन के माध्यम से। ऐसा स्टांप आमतौर पर दस्तावेज़ के ऊपरी शीर्षक पर दाईं ओर भी लगाया जाता है (जैसा कि एकीकृत फॉर्म टी-3 - स्टाफिंग टेबल में होता है)।

6.4. प्रबंधक के संकल्प के रूप में, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी के आवेदन पर। संकल्प में आवश्यक रूप से चार घटक शामिल होने चाहिए: संकल्प का प्राप्तकर्ता, प्रशासनिक कार्रवाई या निर्देश, प्रबंधक के हस्ताक्षर और संकल्प की तारीख। संकल्प आमतौर पर दस्तावेज़ के किसी भी खाली स्थान पर हाथ से लिखा जाता है, लेकिन आमतौर पर ऊपरी हिस्से में।

7. उन प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए वीज़ा की स्वीकृति जिनके बिना ऐसे वीज़ा के पास पूर्ण कानूनी बल नहीं होगा। उदाहरण के लिए, प्राथमिक व्यापार संघ निकाय के साथ अनुमोदन वीज़ा, प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखते हुए, एक वकील के साथ समझौता, मुख्य लेखाकार के साथ, आदि। अनुमोदन की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ वर्तमान कानून, एकीकृत रूपों और संगठन के आंतरिक स्थानीय नियमों की आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित किए जाते हैं, विशेष रूप से, कार्यालय के काम के निर्देश या विभागों के लिए नियम, आदि (यदि कोई हो)। अनुमोदन वीज़ा निम्नलिखित प्रकार का हो सकता है:

7.1. दस्तावेज़ का एक संकेत जो अनुमोदन की पुष्टि करता है (एकीकृत प्रपत्र टी-7)। अनुमोदन टिकट आमतौर पर बाईं ओर निचले डिज़ाइन भाग में लगाया जाता है।

7.2. समझौते की पुष्टि करने वाले शब्दों का संकेत, उस व्यक्ति या व्यक्तियों की स्थिति जिसके साथ समझौता किया गया था, हस्ताक्षर / हस्ताक्षर, उनकी डिकोडिंग और समझौते की तारीख। अनुमोदन वीज़ा आमतौर पर दस्तावेज़ के नीचे या किसी खाली स्थान पर चिपका दिया जाता है।

8. परिचितीकरण वीज़ा सभी कार्मिक आदेशों और अन्य दस्तावेजों के तहत प्रदर्शित होना चाहिए, जो संक्षेप में कर्मचारियों के एक निश्चित समूह को सूचित किया जाना चाहिए। इस विवरण में हस्ताक्षरित दस्तावेज़ के तहत कर्मचारियों द्वारा परिचित होने की तारीख को व्यक्तिगत रूप से अंकित करना भी शामिल है। परिचितीकरण वीज़ा दस्तावेज़ के नीचे केंद्र में या बाईं ओर चिपकाया जाता है।

गोस्कोमस्टैट द्वारा विकसित एकीकृत फॉर्म दस्तावेजों को कानूनी बल देने को ध्यान में रखते हुए बनाए गए हैं और इसमें सभी निर्दिष्ट विवरण शामिल हैं (हालांकि अपवाद हैं, उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड - एकीकृत टी -2 फॉर्म में पंजीकरण संख्या नहीं होती है, क्योंकि ये दस्तावेज़ कालानुक्रमिक रूप से नहीं, बल्कि वर्णानुक्रम में संग्रहीत किए जाते हैं)।

एकीकृत फॉर्म टी-6 - अवकाश आदेश के उदाहरण का उपयोग करके एकीकृत फॉर्म पर सभी निर्दिष्ट विवरणों का एक उदाहरण नीचे दिया गया है।

आंतरिक पत्राचार दस्तावेजों को कानूनी बल देना

किसी संगठन में आंतरिक पत्राचार निम्नलिखित कार्यों को हल करता है:

1. किसी एक पक्ष, नियोक्ता या कर्मचारी की राय, अनुरोध, प्रस्ताव को लिखित रूप में व्यक्त और दस्तावेजित करना, या दूसरे पक्ष को सूचित करने की प्रकृति में होना।

2. यह रोजगार अनुबंध को समाप्त करने, कर्मचारियों को स्थानांतरित करने, छुट्टी के लिए आवेदन करने और अन्य कार्मिक प्रक्रियाओं का एक अभिन्न अंग है।

3. श्रम विवाद पर विचार करते समय आवश्यक दस्तावेजी साक्ष्य के रूप में कार्य करता है।

उपरोक्त सभी कार्यों को पूरा करने के लिए आंतरिक पत्राचार के लिए, निम्नलिखित शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए:

1. दस्तावेज़ को सभी आवश्यक विवरणों के साथ सही ढंग से निष्पादित किया जाना चाहिए।

2. दस्तावेज़ में इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के लॉग के अनुसार एक पंजीकरण संख्या होनी चाहिए।

3. इस दस्तावेज़ पर प्राप्तकर्ता पक्ष की ओर से एक आधिकारिक प्रतिक्रिया दी जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक संकल्प के रूप में.

4. दस्तावेज़ को स्थापित अभिलेखीय आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए संग्रहीत किया जाना चाहिए।

अक्सर, कर्मचारी बयानों, मेमो और मेमो के माध्यम से आंतरिक पत्राचार करता है, और नियोक्ता - सूचनाओं के रूप में। आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ न केवल तब तैयार किए जाते हैं जब कर्मचारियों के बीच आधिकारिक संदेशों का आदान-प्रदान करना आवश्यक होता है, बल्कि विभागों और कर्मचारियों के प्रमुखों, कुछ विभागों के प्रमुखों और अन्य लोगों आदि के बीच भी किया जाता है।

वर्तमान समय में यह अधिकांश पत्र-व्यवहार किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में,मैसेज करके ईमेल द्वारा. ऐसे संदेशों के साथ, यह साबित करना बेहद मुश्किल है कि यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इस विशेष कर्मचारी द्वारा बनाया गया था (पासवर्ड सेट करते समय भी, आपको यह साबित करना होगा कि इस विशेष कर्मचारी को छोड़कर किसी को भी किसी विशिष्ट ईमेल तक पहुंचने के लिए पासवर्ड नहीं पता था)। इसलिए, किसी विवाद या संभावित संघर्ष की स्थिति में, दस्तावेजों को कागज के रूप में तैयार करने, अपने हस्ताक्षर से प्रमाणित करने और दस्तावेज़ को पंजीकृत करने के लिए जिम्मेदार कंपनी के एक आधिकारिक अधिकारी के माध्यम से पंजीकरण करने की सिफारिश की जाती है।

यदि कर्मचारी इलेक्ट्रॉनिक संदेशों को प्रिंट करता है और अधिकारी उन्हें पंजीकृत करता है तो ऐसे पत्राचार को कानूनी बल दिया जा सकता है। इसके अलावा, कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ों (आंतरिक स्थानीय नियमों) को एक कामकाजी संचार तंत्र के साथ-साथ संदेशों की जांच की आवृत्ति के रूप में सूचना विनिमय की इस पद्धति को स्थापित करना होगा।

आइए आंतरिक पत्राचार के दस्तावेज़ों - बयानों और सूचनाओं को कानूनी बल देने के सामान्य सिद्धांतों पर विचार करें। ये दस्तावेज़ अक्सर श्रम विवादों में मुख्य साक्ष्य होते हैं, इसलिए नियोक्ता के हितों की रक्षा के लिए उनके साथ सक्षम कार्य अत्यंत महत्वपूर्ण है।

पंजीकरण की विशेषताएं और बयानों को कानूनी बल देना

कर्मचारियों के व्यक्तिगत विवरण हाथ से भरे जाना नियोक्ता के हित में है। आमतौर पर, संगठन टेम्पलेट फॉर्म का उपयोग करते हैं जिसमें कम से कम कर्मचारी के हस्ताक्षर और आवेदन पर हस्ताक्षर करने की तारीख हाथ से भरी जानी चाहिए। अक्सर इस तरह के बयानों को दाखिल करने की व्याख्या न्यायिक संघर्ष में कर्मचारी पर दबाव के तथ्य के रूप में की जाती है।

सिद्धांत रूप में, एप्लिकेशन स्वचालित रूप से बनाया जा सकता है, लेकिन, फिर भी, इसके बाद इसे एप्लिकेशन तैयार करने वाले व्यक्ति द्वारा मुद्रित और हस्ताक्षरित किया जाता है।

यह वांछनीय है कि दस्तावेजों को कानूनी बल देने के लिए ऊपर वर्णित प्रक्रिया को ध्यान में रखते हुए आवेदन में निम्नलिखित विवरण शामिल हों:

1. दस्तावेज़ का शीर्षक "आवेदन" है।

2. पताकर्ता - जिसे आवेदन भेजा गया है, एक विशिष्ट संगठन में स्थिति, पूरा नाम दर्शाता है। अधिकारी।

3. कंपाइलर - जिससे यह भेजा गया है, पद और पूरा नाम दर्शाता है। कर्मचारी।

4. कथन का पाठ.

5. आवेदन के लेखक के हस्ताक्षर.

6. आवेदन की तिथि.

7. अनुमोदन के हस्ताक्षर (अक्सर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के साथ - यदि आवश्यक हो)। यह विवरण वैकल्पिक है. इसलिए, इसकी उपलब्धता किसी विशेष संगठन में ऐसे दस्तावेजों के साथ काम करने के सिद्धांतों द्वारा निर्धारित की जाती है।

8. आवेदन पंजीकरण संख्या. आने वाले दस्तावेज़ के जर्नल (या किसी विशेष संगठन में पंजीकरण प्रणाली के डिज़ाइन के आधार पर किसी अन्य जर्नल) के अनुसार दस्तावेज़ को संख्या सौंपी जाती है, जो संख्या, दस्तावेज़ की स्वीकृति की तारीख और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर का संकेत देती है। (उदाहरण के लिए, एक सचिव)। इन दस्तावेज़ों को प्राप्त करने के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति संख्या लिख ​​देता है।

9. उस व्यक्ति का समाधान जिसे आवेदन संबोधित किया गया था या जो किसी विशिष्ट मुद्दे को हल करने के लिए अधिकृत है। संकल्प में आवेदन पर एक हस्तलिखित हस्ताक्षर, तिथि और प्रशासनिक निर्णय शामिल होना चाहिए, जिसमें उस विशिष्ट अधिकारी (उसका नाम या बस विभाग) का संकेत होना चाहिए जिसे यह आदेश भेजा गया है और (यदि आवश्यक हो) वह तारीख जिसके द्वारा संकल्प में निर्दिष्ट आदेश होना चाहिए सज़ा पाएं।

10. इस आवेदन के आधार पर कार्मिक प्रक्रियाएं पूरी होने के बाद, प्रबंधक के आदेश के निष्पादन के संबंध में इस पर नोट्स बनाए जा सकते हैं (उदाहरण 8 देखें)। इन्हें आम तौर पर दस्तावेज़ के नीचे बाईं ओर या किसी खाली जगह पर रखा जाता है।

11. उस केस संख्या के निशान हो सकते हैं जिस पर यह आवेदन भेजा गया था।

आइए हम सभी आवश्यक विवरणों वाले एक एप्लिकेशन का उदाहरण दें।

पंजीकरण की विशेषताएं और सूचनाओं को कानूनी बल देना

नियोक्ता कर्मचारी को किसी बात के बारे में सूचित करने के लिए नोटिस लिखता है। उदाहरण के लिए, कंपनी के अवकाश कार्यक्रम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 123) के अनुसार, कर्मचारियों की प्रस्तावित कटौती (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 180) के बारे में, आगामी अगली वार्षिक छुट्टी के बारे में उसे चेतावनी देने के लिए। , रोजगार अनुबंध की शर्तों में आगामी परिवर्तन के बारे में (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 74), इस तथ्य के बारे में कि कर्मचारी के साथ निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध को कम किया जा रहा है (श्रम संहिता के अनुच्छेद 79) रूसी संघ), आदि।

श्रम कानून द्वारा प्रदान की गई प्रक्रिया के अनुपालन के लिए आधिकारिक अधिसूचनाएं केवल कागजी रूप में जारी की जानी चाहिए, क्योंकि ये दस्तावेज़ स्थापित प्रक्रिया के अनुपालन की पुष्टि करेंगे, और कर्मचारी इस अधिसूचना की प्राप्ति की पुष्टि, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ पर ही करता है।

श्रम कानून की आवश्यकताओं के अनुपालन के कुछ मामलों में अधिसूचना के लिखित रूप की आवश्यकता की पुष्टि करने वाले श्रम संहिता के उद्धरण नीचे दिए गए हैं।

दस्तावेज़ खंड

इन सभी मामलों में, नियोक्ता को कर्मचारी को एक निश्चित अवधि के लिए सूचित करने के तथ्य की पुष्टि करने की आवश्यकता होगी, जो श्रम कानून की आवश्यकताओं को पूरा करता है। इसलिए, ऐसे नोटिस कर्मचारी को उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर के तहत दिए जाते हैं। और नोटिस देते समय सबसे महत्वपूर्ण बात कर्मचारी के हस्ताक्षर नहीं हैं, बल्कि ऐसे नोटिस की प्राप्ति की तारीख का संकेत है।

अधिसूचना में वे सभी विवरण शामिल हैं जो किसी भी कार्मिक दस्तावेज़ में होने चाहिए।

आंतरिक पत्राचार दस्तावेजों को पंजीकृत करने की प्रणाली

यदि संगठन के पास दस्तावेज़ पंजीकरण के लिए एक सक्षम प्रणाली है तो नियोक्ता के लिए श्रम संघर्ष (मुकदमे सहित) की स्थिति में अपना बचाव करना आसान होगा। एक कंपनी पंजीकरण प्रणाली इसके लिए आवश्यक है:

• दस्तावेज़ों की उपलब्धता को रिकॉर्ड करना और उनकी आवाजाही पर नज़र रखना;
• कंपनी के दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना;
• उद्यम में आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह का इष्टतम संगठन;
• कानूनी संघर्ष की स्थिति में नियोक्ता के हितों की रक्षा करना। इस मामले में, जर्नल पंजीकरण प्रणाली इस तथ्य की पुष्टि करेगी कि दस्तावेज़ एक निश्चित तिथि पर बनाया गया था।

सीधे तौर पर रखी जाने वाली पत्रिकाओं (खाता बहियों) की संख्या संगठन की गतिविधियों की विशेषताओं पर निर्भर करती है। लेखांकन पत्रिकाओं (पुस्तकों) के लिए न केवल दस्तावेजों को पंजीकृत करने का कार्य करना, बल्कि संघर्ष की स्थिति में, सबूत के रूप में कार्य करना कि दस्तावेज़ वास्तव में एक निश्चित अवधि में बनाया गया था और दर्ज नहीं किया जा सका बाद में, इन पत्रिकाओं के डिज़ाइन के लिए निम्नलिखित नियमों का पालन करने की अनुशंसा की जाती है।

पत्रिकाओं को अवश्य:

• एक कठोर आवरण रखें (शैल्फ जीवन का अनुपालन करने के लिए);
• एक चिपकने वाली बाइंडिंग है (किसी शीट को हटाने या किसी मौजूदा जर्नल में शीट जोड़ने की असंभवता या कठिनाई को साबित करने के लिए);
• आरंभ से अंत तक पृष्ठ क्रमांकित हों;
• सिले जाना;
• एक प्रमाणीकरण नोट शामिल करें. इसमें पत्रिका का नाम, बाउंड, क्रमांकित पृष्ठों की संख्या (संख्याओं और शब्दों में), स्थिति, संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर और प्रतिलेख और पत्रिका के पंजीकरण की तारीख का संकेत शामिल है। प्रमाणीकरण हस्ताक्षर पत्रिका के पिछले कवर पर या उसके बाहर चिपकाया जाता है;

• एक कानूनी इकाई की मुहर और संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए (कार्य पुस्तकों के लिए लेखांकन की पहली दो पुस्तकों के अपवाद के साथ, जिन्हें मोम मुहर या मुहर के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए (डिक्री के खंड 41) रूसी संघ की सरकार दिनांक 16 अप्रैल, 2003 नंबर 225 "कार्य पुस्तकों पर")।

पत्रिकाओं का आंतरिक स्वरूप, जिसमें आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ दर्ज किए जा सकते हैं, संगठनों द्वारा स्वयं विकसित किया जाता है, क्योंकि पत्रिकाओं का कोई मानकीकृत रूप नहीं होता है। इनका अनुमानित स्वरूप नीचे दिया गया है।

प्रतिलिपियाँ और डुप्लिकेट

अक्सर, आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ अधिकारियों को प्रतियों या डुप्लिकेट के रूप में सौंपे जाते हैं, विशेष रूप से यदि मूल दस्तावेज़ किसी उच्च अधिकारी को भेजा जाता है या केस फ़ाइल में दायर किया जाता है, लेकिन दस्तावेज़ पर कुछ और कार्रवाई करने की आवश्यकता होती है।

प्रतिलिपिदस्तावेज़ प्रतिकृति या मुफ़्त हो सकता है। एक प्रतिकृति प्रति दस्तावेज़ की सामग्री और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं - मूल में निहित विवरण (हस्ताक्षर और मुहर सहित) या उनके हिस्से, उनके स्थान की विशेषताओं को पूरी तरह से पुन: पेश करती है। एक निःशुल्क प्रतिलिपि टाइपराइटर पर बनाई जाती है और इसमें दस्तावेज़ के सभी विवरण शामिल होते हैं, लेकिन जरूरी नहीं कि यह उसके स्वरूप को दोहराए।

दस्तावेज़ों के लिए ज़िम्मेदार कर्मचारी प्रतियों को प्रमाणित करता है। प्रतियों के प्रमाणीकरण को "सही" या "प्रतिलिपि सही है" शब्द लगाकर और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर, उसकी प्रतिलेख और तारीख का संकेत देकर औपचारिक रूप दिया जाता है। प्रमाणीकरण रिकॉर्ड आमतौर पर दस्तावेज़ के निचले भाग में किसी खाली स्थान पर रखा जाता है।

यदि दस्तावेज़ अन्य संगठनों को प्रस्तुत किया जाता है, तो दस्तावेज़ों की प्रतियों पर (उनसे उद्धरण) मोहर लगानी होगी.

डुप्लिकेट- किसी आधिकारिक दस्तावेज़ की डुप्लिकेट प्रतिलिपि जिसमें मूल की कानूनी शक्ति होती है।

इसलिए, आंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों को कम करके नहीं आंका जाना चाहिए - अक्सर प्रक्रिया की वैधता की मान्यता उनके सही निष्पादन और प्रसंस्करण पर निर्भर करती है। लेकिन यह वही दस्तावेज़ हैं जिन्हें वर्तमान में नियोक्ता अक्सर नहीं जानते हैं कि उन्हें कैसे संभालना है। ऐसे कागजात को पंजीकृत नहीं किया जाता है, ध्यान में नहीं रखा जाता है, या उन पर सहमति नहीं दी जाती है, जो न केवल दस्तावेज़ की कानूनी ताकत को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है, बल्कि कंपनी में की जाने वाली प्रबंधन प्रक्रियाओं को भी प्रभावित करता है। अक्सर, इस वजह से, नियोक्ता किसी विशेष कर्मचारी का अपराध साबित नहीं कर सकता है और अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू करने या कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध समाप्त करने के कानूनी साधन लागू नहीं कर सकता है। कई कंपनियां अपनी गलतियों के आधार पर दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का निर्माण शुरू करती हैं, लेकिन उनके परिणामों से निपटने की तुलना में नकारात्मक परिणामों को रोकना अभी भी बेहतर है।

लेखक अर्थशास्त्र में पीएचडी हैं, श्रम कानून के लिए सब्सक्राइबर सेवाओं के केंद्र में "कार्मिक सेवाओं में कार्यालय प्रबंधन" कार्यक्रम के प्रमुख हैं, कार्यालय के काम को व्यवस्थित करने और अनुकूलित करने के मुद्दों पर एक अभ्यास सलाहकार हैं।

जीएएस "चुनाव" प्रणाली एक जटिल प्रणाली है, और इसके कुशल उपयोग, स्थिरता और विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए, कई संगठनात्मक और तकनीकी औपचारिकताएं पेश की गई हैं। चुनावी प्रक्रिया और जनमत संग्रह कराने की प्रक्रिया कागज और इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर कई दस्तावेजों के उपयोग से निर्धारित होती है। ऐसे दस्तावेज़ों में समान कानूनी बल होना चाहिए। यदि कागजी दस्तावेज़ों पर पारंपरिक आवश्यकताएँ लगाई जाती हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर विशेष आवश्यकताएँ लगाई जाती हैं। यह कोई संयोग नहीं है कि कानून "जीएएस "चुनाव" पर जीएएस "चुनाव" का उपयोग करके तैयार किए गए दस्तावेजों को कानूनी बल देने की शर्तें निर्धारित की गई हैं, क्योंकि चुनावी प्रक्रिया के परिणाम और जनमत संग्रह कराने की प्रक्रिया बहुत राजनीतिक महत्व के हैं।

आइए हम जीएएस "चुनाव" का उपयोग करके तैयार किए गए दस्तावेजों की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए शर्तों को सूचीबद्ध करें:

• 1. कागज पर दस्तावेज़, संघीय कानूनों के अनुसार जीएएस "चुनाव" का उपयोग करके तैयार किया गया, कानूनी बल प्राप्त करता है संबंधित अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाने के बाद।
• 2. जीएएस "चुनाव" का उपयोग करके तैयार किया गया एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कानूनी बल प्राप्त करता है इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर करने के बाद
• 3. प्रोटोकॉल, मतदान परिणामों की सारांश तालिका, और जीएएस "चुनाव" का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किए गए अन्य सारांश दस्तावेज़ कानूनी बल प्राप्त करते हैं सभी मूल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रामाणिकता के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की सार्वजनिक कुंजी का उपयोग करके निर्धारित तरीके से अनिवार्य सत्यापन के बाद,जिसके आधार पर एक समेकित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तैयार किया जाता है।
• 4. जीएएस "चुनाव" प्रणाली में प्रवेश की प्रक्रिया में डेटा एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तैयार किया जाता है और उस पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर किए जाते हैं संबंधित अधिकारी.
• 5. अनुपालन डेटा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ डेटा कागजी दस्तावेज़ कंप्यूटर प्रिंटआउट द्वारा पुष्टि की गई, जो संबंधित अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षरित है और रिपोर्टिंग दस्तावेज़ के साथ संलग्न है। राज्य स्वचालित प्रणाली "चुनाव" में डेटा दर्ज करने और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के गठन का तथ्य एक विशेष पत्रिका में दर्ज किया गया है।
• 6. उच्च चुनाव आयोग को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का स्थानांतरण, जीएएस "चुनाव" का उपयोग करते हुए जनमत संग्रह आयोग विशेष रूप से किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों की विश्वसनीयता और प्रामाणिकता की जाँच करने के बाद, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की सार्वजनिक कुंजियों का उपयोग करके प्रत्येक प्रेषित दस्तावेज़ पर चिपका दिया जाता है।
• 7. परीक्षण के परिणाम निरीक्षण प्रोटोकॉल के कंप्यूटर प्रिंटआउट द्वारा पुष्टि की गई। इस प्रिंटआउट पर अधिकारियों द्वारा निर्धारित तरीके से हस्ताक्षर किए जाते हैं और रिपोर्टिंग दस्तावेज़ के साथ संलग्न किया जाता है। उच्च स्तरीय चुनाव आयोग या जनमत संग्रह आयोग को डेटा स्थानांतरित करने का तथ्य निचले स्तर के चुनाव आयोग या जनमत संग्रह आयोग की एक विशेष पत्रिका में दर्ज किया जाता है।
• 8. उच्च चुनाव आयोग, निचले चुनाव आयोग से जनमत संग्रह आयोग, जनमत संग्रह आयोग द्वारा प्राप्त प्रत्येक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर लगाए गए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की प्रामाणिकता, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कुंजियों का उपयोग करके सत्यापित किया गया। प्राप्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की सटीकता की जाँच के तथ्य की पुष्टि की जाती है निरीक्षण प्रोटोकॉल का कंप्यूटर प्रिंटआउट। इस प्रिंटआउट पर संबंधित अधिकारियों द्वारा निर्धारित तरीके से हस्ताक्षर किए जाते हैं और रिपोर्टिंग दस्तावेज़ के साथ संलग्न किया जाता है। ऐसे सत्यापन का तथ्य एक विशेष पत्रिका में भी दर्ज किया जाता है।

प्रारंभिक और अंतिम चुनाव परिणामों के बीच विसंगतियाँ एक प्रतिशत के हज़ारवें हिस्से तक हो सकती हैं और इसे इलेक्ट्रॉनिक या "पेपर" पद्धति की कुछ कमियों द्वारा नहीं, बल्कि देश के कुछ विशेष रूप से दूरस्थ बिंदुओं से डेटा के प्रसारण में देरी से समझाया जाता है। ये मतभेद किसी भी तरह से चुनाव के वास्तविक परिणाम को प्रभावित नहीं करते हैं।

चुनाव और जनमत संग्रह के दौरान, चुनाव जीएलएस नेटवर्क में एकीकृत मतपत्र प्रसंस्करण परिसरों का उपयोग मतदान केंद्रों पर सिस्टम के अंतिम परिधीय उपकरण के रूप में किया जा सकता है। देश के कई क्षेत्रों में चुनावों में इनका प्रायोगिक तौर पर इस्तेमाल किया जा चुका है। इन आयोजनों के दौरान, स्वचालित मतगणना और सूचना प्रसारण की समस्या के विभिन्न इंजीनियरिंग और तकनीकी समाधानों का परीक्षण किया गया, और मतदान समाप्त होने के बाद केवल 20-25 मिनट में विभिन्न प्रकार के मतदान के परिणामों को स्वचालित रूप से सारांशित करना भी संभव हो गया।

समय बचाने के साथ-साथ, यह प्रणाली मतदान के साथ-साथ मतपत्रों की प्रामाणिकता की जांच करने, तकनीकी रूप से मतदान परिणामों को धोखाधड़ी से बचाने की गारंटी देने और वास्तविक समय में देश के सभी क्षेत्रों में चुनाव प्रक्रिया का एक दृश्य प्रदर्शन प्रदान करने की अनुमति देती है। चुनाव के दिन, अंतरिम मतदान परिणाम रूसी केंद्रीय चुनाव आयोग द्वारा अनुसूची के अनुसार सांख्यिकीय, योजनाबद्ध, पाठ, ऑडियो और दृश्य जानकारी के रूप में प्राप्त किए जाते हैं और, प्रसंस्करण के बाद, तुरंत मीडिया को प्रेषित किए जाते हैं।

कंप्यूटर मीडिया पर एक दस्तावेज़ कानूनी बल प्राप्त करता है बशर्ते कि इसके निष्पादन की आवश्यकताएं पूरी हों, जो नीचे सूचीबद्ध हैं और GOST 6.10.4-84 का अनुपालन करते हैं।

कंप्यूटर मीडिया पर दस्तावेज़ को GOST 12065-74, GOST 20598-80, GOST 8303-76, GOST 25752-83, GOST 25764-83, GOST 6.10.1-80 की आवश्यकताओं के अनुसार रिकॉर्ड, निर्मित और चिह्नित किया जाना चाहिए। GOST 6.10. 2-83, GOST 6.10.3-83, GOST 2.003-77, GOST 2.301-77 - GOST 2.034-77, GOST 1977-74, GOST 1978-74, और जानकारी ऑल-यूनियन क्लासिफायर के अनुसार एन्कोड की गई है तकनीकी और आर्थिक जानकारी. ऑल-यूनियन क्लासिफायर में आवश्यक जानकारी के अभाव में, पंजीकृत इंटरइंडस्ट्री क्लासिफायर के कोड का उपयोग करने की अनुमति है।

एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के लिए राज्य मानकों की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए मशीन आरेख बनाया जाना चाहिए।

कंप्यूटर मीडिया पर एक दस्तावेज़ रिकॉर्ड करना और एक टाइपोग्राम बनाना स्वचालित रिकॉर्डिंग उपकरणों से संचार चैनलों के माध्यम से प्राप्त मूल (प्राथमिक) दस्तावेजों में दर्ज डेटा के आधार पर या स्वचालित समस्या समाधान की प्रक्रिया में किया जाना चाहिए।

कंप्यूटर मीडिया या टाइपोग्राफ़िक दस्तावेज़ पर एक दस्तावेज़ में निम्नलिखित अनिवार्य विवरण होने चाहिए:

संगठन का नाम - दस्तावेज़ का निर्माता;

दस्तावेज़ बनाने वाले संगठन का स्थान या डाक पता;

दस्तावेज़ का शीर्षक;

दस्तावेज़ के उत्पादन की तारीख;

कंप्यूटर मीडिया या टाइप किए गए दस्तावेज़ पर दस्तावेज़ के सही उत्पादन के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति का कोड, या, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति का कोड।

कंप्यूटर मीडिया पर अनिवार्य दस्तावेज़ विवरण इस तरीके से रखा जाना चाहिए जिससे विवरण स्पष्ट रूप से पहचाना जा सके।

एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के लिए राज्य मानकों की आवश्यकताओं के अनुसार मशीन आरेख का अनिवार्य विवरण मुद्रित और रखा जाना चाहिए।

विवरण "दस्तावेज़ बनाने वाले संगठन का नाम" निम्नलिखित रूप में लिखा जाना चाहिए: उद्यमों और संगठनों के ऑल-यूनियन क्लासिफायरियर (ओकेपीओ) के अनुसार पहचान कोड और संगठन का नाम। इसे स्थापित संक्षिप्त नामों का उपयोग करने की अनुमति है।

जिन संगठनों के पास कानूनी इकाई के अधिकार नहीं हैं, उन्हें उस संगठन का ओकेपीओ कोड इंगित किया जाना चाहिए जिसके वे अधीनस्थ हैं।

विवरण "संगठन का स्थान - दस्तावेज़ का निर्माता" निम्नलिखित रूप में लिखा जाना चाहिए: ऑल-यूनियन क्लासिफायर के अनुसार पहचान कोड "यूएसएसआर और संघ गणराज्यों के प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन की वस्तुओं को नामित करने के लिए प्रणाली, जैसे साथ ही आबादी वाले क्षेत्र” और उस इलाके का नाम जहां संगठन स्थित है।

विवरण "दस्तावेज़ का नाम" निम्नलिखित रूप में लिखा जाना चाहिए: सभी-संघ दस्तावेजों या उद्योग (विभागीय), रिपब्लिकन के लिए ऑल-यूनियन क्लासिफायर ऑफ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन (ओकेयूडी) के अनुसार दस्तावेज़ फॉर्म का पहचान कोड और नाम प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण का वर्गीकरण - उद्योग (विभागीय), रिपब्लिकन दस्तावेज़ रूपों के लिए।

विशेषता "दस्तावेज़ उत्पादन की तारीख" को GOST 6.38-72 की आवश्यकताओं के अनुसार दर्ज किया जाना चाहिए और दस्तावेज़ को रिकॉर्ड करने का समय इंगित किया जाना चाहिए, जिससे इसे मशीन प्रोटोकॉल के साथ पहचाना जा सके।

विवरण "कंप्यूटर मीडिया और टाइपोग्राम पर दस्तावेज़ के सही उत्पादन के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति का कोड" या "दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति का कोड" निम्नलिखित फॉर्म में लिखा जाना चाहिए: पहचान कोड और स्थिति, व्यक्ति का उपनाम कंप्यूटर मीडिया और मशीन आरेख पर दस्तावेज़ के सही उत्पादन के लिए जिम्मेदार, या वह व्यक्ति जिसने दस्तावेज़ को मंजूरी दी है। किसी विशिष्ट व्यक्ति द्वारा कोड का स्वामित्व उस संगठन के साथ पंजीकृत होना चाहिए जिसने कंप्यूटर मीडिया पर दस्तावेज़ बनाया है या जिसने मशीन आरेख तैयार किया है, और तकनीकी सॉफ़्टवेयर उपकरण और संगठनात्मक स्थितियां बनाई जानी चाहिए जो अन्य लोगों के कोड का उपयोग करने की संभावना को बाहर करती हैं।

किसी दिए गए कंप्यूटर सिस्टम के मानक सॉफ्टवेयर द्वारा प्राप्त कंप्यूटर मीडिया और टाइपोग्राफ पर दस्तावेज़ों की मूल, डुप्लिकेट और प्रतियां समान कानूनी बल रखती हैं यदि वे इस मानक की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार की जाती हैं।

कंप्यूटर मीडिया पर किसी दस्तावेज़ का मूल, कंप्यूटर मीडिया पर किसी दस्तावेज़ का पहली बार रिकॉर्ड होता है जिसमें यह संकेत होता है कि यह दस्तावेज़ मूल है।

मशीनोग्राम का मूल कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के माध्यम से मुद्रित कागज पर दस्तावेज़ की पहली प्रति है और इसमें एक संकेत होता है कि यह दस्तावेज़ एक मूल है।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि GOST R 6.30-97 के अनुसार, किसी दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि का पहचानकर्ता दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले बाएँ कोने में रखा गया एक चिह्न (पादलेख) होता है और जिसमें कंप्यूटर पर फ़ाइल का नाम होता है। मीडिया, दिनांक और संगठन में स्थापित अन्य खोज डेटा।

कंप्यूटर मीडिया पर किसी दस्तावेज़ के डुप्लिकेट कंप्यूटर मीडिया पर किसी दस्तावेज़ के रिकॉर्ड होते हैं जो समय में नवीनतम होते हैं, सामग्री में प्रामाणिक होते हैं, और इसमें एक संकेत होता है कि ये दस्तावेज़ डुप्लिकेट हैं।

मशीनोग्राम के डुप्लिकेट तेजी से हाल ही में, कागज पर सामग्री प्रिंटआउट में प्रामाणिक होते हैं, जिसमें एक संकेत होता है कि वे डुप्लिकेट हैं।

कंप्यूटर मीडिया या मैशिनोग्राम पर किसी दस्तावेज़ की प्रतियां किसी मूल या डुप्लिकेट से कंप्यूटर माध्यम या मैशिनोग्राम से किसी अन्य भंडारण माध्यम में कॉपी किए गए दस्तावेज़ हैं, जो सामग्री में प्रामाणिक हैं और एक संकेत है कि ये दस्तावेज़ प्रतियां हैं।

डुप्लिकेट और प्रतियों को कंप्यूटर मीडिया या टाइप किए गए दस्तावेज़ पर मूल दस्तावेज़ में निहित अनिवार्य विवरण संरक्षित करना होगा।

विषय 33 पर अधिक... मशीन कैरिज पर दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना:

1. कंप्यूटर जानकारी तक अवैध पहुंच के मामलों की जांच
2. 33.. मशीन कैरिज पर दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना
3. विषय 17. ऋण और भुगतान दस्तावेजों को प्रवर्तन बल देना
4. विदेश में तैयार किए गए दस्तावेज़ों की नोटरी द्वारा स्वीकृति। एपोस्टिल के स्वरूप और सामग्री के लिए अवधारणा और आवश्यकताएँ