एक औपचारिक पत्र पूरा करना. अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार: वाक्यांश और युक्तियाँ

इलेक्ट्रॉनिक संदेश लंबी दूरी पर सूचनाओं का शीघ्रता से आदान-प्रदान करना संभव बनाते हैं। विचारों के प्रसारण की गति के संदर्भ में, यह उन्हें टेलीफोन पर बातचीत के बराबर बनाता है। हालाँकि, ईमेल ईमेल सर्वर पर संग्रहीत होते हैं और हमारे शब्दों के मुद्रित साक्ष्य के रूप में उपयोग किए जाते हैं। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए एक जिम्मेदार रवैये की आवश्यकता होती है।

यदि आप अन्य संस्कृतियों के प्रतिनिधियों के साथ गैर-देशी अंग्रेजी भाषा में संवाद करते हैं तो कार्य अधिक कठिन हो जाता है। लेख में मैं साझा करूंगा कि इस मामले में किन बातों पर ध्यान देना चाहिए, गलतियों से कैसे बचा जाए और विदेशी सहयोगियों और भागीदारों के साथ आपसी समझ कैसे हासिल की जाए।

शिष्टाचार

भले ही आप किसके साथ और किस भाषा में संचार कर रहे हों, ईमेल शिष्टाचार के नियमों के बारे में न भूलें।

1. पत्र का विषय (विषय) स्पष्ट रूप से बताएं।

रेडिकाटी ग्रुप एजेंसी के एक अध्ययन के अनुसार, व्यापार प्रतिनिधियों को प्रति दिन 80 ईमेल तक प्राप्त होते हैं। किसी को अपना पत्र पढ़ने के लिए कैसे मनाएँ? ऐसा शीर्षक बनाएं जो सामग्री को पूरी तरह से प्रतिबिंबित करे। जो कहा जा रहा है वह जितना स्पष्ट होगा, वार्ताकार उतनी ही तेजी से संदेश पढ़ेगा।

नहीं: « विचार".

हाँ: "एच 2017 की चौथी तिमाही के अंत तक ऑनलाइन बिक्री को 15% तक बढ़ाना है".

2. पेशेवर अभिवादन का प्रयोग करें और परिचित होने से बचें।

नहीं:"अरे", "यो", "हाय"।

हाँ: "प्रिय", "हैलो", "हाय"।

3. भेजने से पहले पत्र को दोबारा पढ़ें. त्रुटियाँ और टाइपो त्रुटियाँ आपके वार्ताकार की नज़र में आपकी छवि को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेंगी।

4. यदि आप पत्राचार में किसी नए वार्ताकार का परिचय करा रहे हैं, तो मुद्दे की पृष्ठभूमि का संक्षेप में वर्णन करें। उसे नीचे स्क्रॉल करके विषय पर सभी पोस्ट पढ़ने के लिए बाध्य न करें। मुद्दे का सार बताएं, क्या चर्चा हुई, आप इसके बारे में क्या कहना चाहते हैं।

5. संदेशों का उत्तर दें. यदि आपके पास अभी इस विषय पर शोध करने का समय नहीं है, तो कृपया पुष्टि करें कि ईमेल प्राप्त हो गया है और बताएं कि आप इस मुद्दे का समाधान कब कर पाएंगे।

6. किसी विचार की ओर ध्यान आकर्षित करने के लिए लाल रंग का प्रयोग न करें। लाल रंग खतरे की बात करता है और नकारात्मक भावनाएं पैदा करता है। अलग दिखने के लिए विशेष शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग करें, न कि ग्राफ़िक्स या रंग का:

मैं रेखांकित करना चाहूंगा→ मैं ज़ोर देना चाहूँगा.
मैं आपका ध्यान आकर्षित करना चाहूँगा→ मैं आपका ध्यान आकर्षित करना चाहूंगा.
कृपया ध्यान दीजिए→ कृपया ध्यान दें.
कृपया ध्यान→ कृपया जागरूक रहें.

श्रोता

अंग्रेजी लोगों के बीच संचार की सार्वभौमिक भाषा है विभिन्न देश. लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि पत्राचार शैली हमेशा एक जैसी रहेगी। आइए अंतरों पर नजर डालें।

चीन, जापान, अरब देश

इन देशों के सहकर्मियों और साझेदारों के साथ संवाद करते समय, विशेषकर अपने परिचय की शुरुआत में, सबसे विनम्र रूपों का उपयोग करें। प्रत्येक पत्र की शुरुआत विनम्र अभिवादन और शिष्टाचार के रूपों से करें, उदाहरण के लिए:

आशा है कि यह ईमेल आपको अच्छी तरह से पाता है→ मुझे आशा है कि आप अच्छा कर रहे हैं,
आपको परेशान किया उसके लिए क्षमा करें→ मैं व्यवधान के लिए क्षमा चाहता हूँ।
क्या मैं आपका एक क्षण ले सकता हूँ? →क्या मैं आपसे एक मिनट उधार ले सकता हूँ?

अनुरोध के सबसे विनम्र रूप का प्रयोग करें:

यदि आप कर सके तो मैं आपका आभारी रहूं गा…→ यदि आप कर सकें तो मैं बहुत आभारी रहूँगा...
क्या आप इतने दयालु हो सकते हैं… →क्या आप इतने दयालु होंगे...

जर्मनी, यूके

वाक्यांशों के तौर-तरीकों को कम करें, लेकिन शिष्टाचार के विनम्र रूपों और रूपों को न छोड़ें:

यदि आपके कोई और प्रश्न हों, तो कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें।→ यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया संपर्क करें
मैं इस मामले में आपकी मदद की सराहना करूंगा.→ मैं आपकी मदद की सराहना करूंगा.
मैं आपकी यथाशीघ्र सुविधानुसार प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा हूँ।→ यथाशीघ्र उत्तर दें.

यूएसए

जब तक आप किसी ऐसे सहकर्मी या साथी के साथ संवाद नहीं कर रहे हैं जो आपसे श्रेष्ठ है, तब तक शिष्टाचार के रूपों को छोड़ दें। इस बारे में स्पष्ट रहें कि क्या हुआ और आपको क्या चाहिए। के साथ कम डिज़ाइन होगा, हो सकता, शायद, शुभ कामना।

अफ़्रीका, दक्षिण अमेरिका

यदि आप पहले से ही इन देशों के किसी सहकर्मी या साथी को जानते हैं, तो पूछें कि वह कैसा कर रहा है और उसका परिवार कैसा चल रहा है। व्यक्तिगत मुद्दों को संबोधित करना बुरे आचरण के रूप में नहीं माना जाता है; इसके विपरीत, यह अच्छे रिश्ते स्थापित करने में मदद करता है।

भाषा सिद्धांत

आइए ईमेल लिखने के सामान्य सिद्धांतों पर नजर डालें।

कम करना

व्यावसायिक पत्राचार में अलंकारों, जटिल निर्माणों और मिश्रित काल के लिए कोई जगह नहीं है। पत्र का मुख्य कार्य बिना किसी हानि के अपनी बात पहुंचाना है। इसलिए, ऐसी कोई भी चीज़ जिससे समझना मुश्किल हो, उसे हटा देना चाहिए।

आपको जॉन याद होगा जिससे हम सम्मेलन में मिले थे, वह अपने मज़ाकिया कमरे में था और ज़ोर से बात कर रहा था। जब मैंने हाल ही में उनसे पूछा कि वह कैसा काम कर रहे हैं तो उन्होंने कहा कि वह एक बहुत ही दिलचस्प प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं और मुझसे उनकी सहायता करने के लिए कहा।→ आपको शायद जॉन याद होगा, जिससे हम सम्मेलन में मिले थे, वह अभी भी अपनी अजीब जैकेट पहने हुए था और जोर-जोर से बात कर रहा था। हाल ही में मैंने उनसे पूछा कि वह कैसा कर रहे हैं, और उन्होंने जवाब दिया कि वह बहुत अच्छा काम कर रहे हैं दिलचस्प परियोजना, और मुझसे उसकी मदद करने के लिए कहा।

जॉन जॉनसन अब अपनी कंपनी के लिए नए पार्टनर प्रोग्राम पर काम कर रहे हैं। उन्होंने हमें इस परियोजना पर उनका उपठेकेदार बनने का प्रस्ताव दिया। →जॉन जॉनसन वर्तमान में अपनी कंपनी के लिए एक नए संबद्ध कार्यक्रम पर काम कर रहे हैं। उन्होंने हमें इस परियोजना के लिए ठेकेदार बनने के लिए आमंत्रित किया।

शब्दजाल से बचें

शब्दजाल से बचें, भले ही आप उन सहकर्मियों के साथ संवाद कर रहे हों जो मुद्दे को समझते हैं। आपका पत्राचार उन लोगों को भेजा जा सकता है जो विषय से परिचित नहीं हैं।

वार्ताकार के शीर्षक, नाम और लिंग पर ध्यान दें

रूसी में, सब कुछ सरल है: इवानोवा एक महिला है, इवानोव एक पुरुष है। अंग्रेजी में सब कुछ इतना सरल नहीं है. उदाहरण के लिए, जोडी जोंसन, क्या वह पुरुष है या महिला? अंतिम नाम हमें कुछ नहीं बताता. इसके अलावा, पुरुष और महिला दोनों ही जोडी नाम धारण करते हैं:

यदि आप निश्चित नहीं हैं कि आपका वार्ताकार कौन है, तो अपने सहकर्मियों से जांच करें, उसका खाता खोजें सामाजिक नेटवर्क में. मिस्टर जॉनसन को मिसेज जॉनसन कहना आपको अजीब स्थिति में डाल देगा।

चुटकुलों और व्यक्तिगत टिप्पणियों से बचें

पूरी तरह से औपचारिक शैली आवश्यक नहीं है, लेकिन पेशेवर दिखना महत्वपूर्ण है।

जहां संभव हो पूर्वसर्ग हटाएं

बड़ी संख्या में पूर्वसर्गों को समझना कठिन हो जाता है और पाठ में "जल" प्रभाव पैदा होता है। उदाहरण के लिए, के बजाय मार्केटिंग रणनीति को लेकर बैठक 1 दिसंबर को→ "मार्केटिंग रणनीति के विषय पर पहली दिसंबर को बैठक," लिखें 1 दिसंबर मार्केटिंग रणनीति बैठक→ "विपणन रणनीति बैठक 1 दिसंबर को।"

के बजाय वाक्यांश क्रिया साथ आएं- साथ आओ, और पता लगाना- पता लगाएं, उनके गैर-पूर्वसर्गीय पर्यायवाची शब्दों का उपयोग करें उत्पन्नऔर ठानना.

विस्मयादिबोधक चिह्न से बचें

ईमेल के माध्यम से भावनाओं को व्यक्त करना कठिन है। किसी पाठ में विस्मयादिबोधक को स्वर में वृद्धि के रूप में माना जाता है।

यदि किसी संदेश में बहुत अधिक विस्मयादिबोधक चिह्न हैं, तो उनका अवमूल्यन किया जाता है। वार्ताकार अब उन्हें ध्यान देने के आह्वान के रूप में नहीं समझेगा।

अपने आप को पाँच वाक्यों तक सीमित रखें

गाइ कावासाकी के अनुसार, यदि किसी संदेश में 5 से कम वाक्य हैं, तो यह अशिष्ट लगता है, यदि अधिक है, तो यह समय की बर्बादी है।

छोटे शब्दों, वाक्यों और पैराग्राफों का प्रयोग करें

यह सिद्धांत उन लोगों के लिए विशेष रूप से प्रासंगिक है जो फोन या टैबलेट से मेल के साथ काम करते हैं: आपको पत्र को तुरंत पढ़ने, समझने और प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता है, स्क्रीन का आकार प्रतिबंध लगाता है। संदेश में टेक्स्ट जितना छोटा होगा, वह उतनी ही तेजी से पढ़ा जाएगा।

निष्क्रिय आवाज़ से बचें

नहीं: यह जानकारी मुझे पीटर द्वारा भेजी गई थी→ जानकारी मुझे पीटर द्वारा भेजी गई थी।

हाँ: पीटर ने मुझे यह जानकारी भेजी→ पीटर ने मुझे यह जानकारी भेजी।

सूचियों का प्रयोग करें

यदि आप किसी मुद्दे पर किसी सहकर्मी की राय जानने में रुचि रखते हैं और उसे विकल्पों का विकल्प प्रदान करते हैं, तो उन्हें क्रमांकित सूची के रूप में सूचीबद्ध करें। अन्यथा, आपको एक-अक्षरीय उत्तर प्राप्त होने का जोखिम है। हाँ. वार्ताकार संदेश का तुरंत उत्तर देना चाहता है। उसके लिए हां, ना कहना या अपनी पसंद के विकल्प की संख्या बताना अधिक सुविधाजनक होता है। अन्य स्थितियों में, सूचियाँ संरचना और सहायता समझ प्रदान करती हैं।

एक समय सीमा निर्धारित करें

यदि आपको किसी विशिष्ट तिथि पर प्रतिक्रिया चाहिए, तो कृपया इसे ईमेल में इंगित करें। इससे वार्ताकार अनुशासित होगा और वह जवाब देने में देरी नहीं करेगा।

पत्र संरचना

ईमेल में पाँच अर्थपूर्ण भाग होते हैं:

अभिवादन।
संदेश।
समापन।
बिदाई.
हस्ताक्षर।

आइए प्रत्येक भाग के लिए मानक वाक्यांशों को देखें।

अभिवादन

शब्दों का प्रयोग करें प्रिय, नमस्ते, नमस्कार(यदि आप जिस व्यक्ति से बात कर रहे हैं उसे पहले से नहीं जानते हैं) और नमस्ते(अनौपचारिक के करीब)।

संदेश

यह सर्वाधिक जानकारीपूर्ण भाग है. इसमें हम जानकारी संप्रेषित करते हैं, विवरण देते हैं, बहस करते हैं, विचार पेश करते हैं, आदि। आइए इसके लिए उपयोगी वाक्यांश देखें अलग - अलग प्रकारसंदेश.

मैसेज कैसे खोलें

सहकर्मियों के साथ रोजमर्रा के संचार के लिए तटस्थ वाक्यांशों और मालिकों, ग्राहकों और भागीदारों को संदेशों के लिए औपचारिक वाक्यांशों का उपयोग करें।

औपचारिक रूप से	औपचारिक अर्ध	तटस्थ
मैं आपको लिख रहा हूं… मैं आपको लिख रहा हूं...	आपको यह बताने के लिए बस एक त्वरित नोट... एक संक्षिप्त टिप्पणी...	धन्यवाद आपके लिएआपकी मेल... आपके पत्र के लिए धन्यवाद…
आपके अनुरोध के अनुसार... आपके अनुरोध के अनुसार...	ये इस को... यह पत्र...	इस संबंध में आपके मेल के लिए धन्यवाद... आपके पत्र के लिए धन्यवाद...
हम अपने मेल का संदर्भ लेते हैं… हमारे पत्र का हवाला देते हुए...	मैं आपको यह बताना चाहता था/आपको इसके बारे में बताना चाहता था/आपसे पूछना चाहता था कि क्या... मैं आपको सूचित करना चाहता था कि.../आपको इसके बारे में बताऊं.../आपसे पूछूं...	आपके मेल के उत्तर में... आपके पत्र के उत्तर में...
मै इस बारे मे लिख रहा हू… मैं के बारे में लिख रहा हूँ...		आपके दिनांकित ईमेल का हवाला देते हुए... आपके पत्र का हवाला देते हुए...
(तारीख) के संबंध में आपके ई-मेल के लिए धन्यवाद... (तारीख) के आपके पत्र के लिए धन्यवाद...
शुक्रवार को हमारी टेलीफोन पर हुई बातचीत के संदर्भ में, मैं आपको बताना चाहूंगा कि... शुक्रवार को हमारी टेलीफोन पर हुई बातचीत का हवाला देते हुए, मैं आपको सूचित करना चाहूंगा कि...
मैं.../के संबंध में.../आपको यह बताने के लिए.../पुष्टि करने के लिए... के बारे में पूछताछ करने के लिए लिख रहा हूं। मैं पूछताछ करने के लिए लिख रहा हूं/मैं इसके संबंध में लिख रहा हूं/मैं रिपोर्ट करने के लिए लिख रहा हूं.../मैं पुष्टि करने के लिए लिख रहा हूं...

समय सीमा कैसे स्पष्ट करें

घंटा और समय क्षेत्र दर्ज करें. इसके बिना, समय सीमा धुंधली हो जाती है और एक इच्छा के रूप में मानी जाती है:
कृपया 10 मार्च, ईओबी सीईटी को अपनी रिपोर्ट (उत्तर) जमा करें→ कृपया अपनी रिपोर्ट/प्रतिक्रिया बिजनेस सीईटी की समाप्ति तक 10 मार्च तक भेजें।

कैसे पूछें और विवरण दें

हम विवरण देते हैं:
कृपया विवरण दें:

किसी समस्या की रिपोर्ट कैसे करें

1. किसी समस्या का परिचय देने के लिए, फ़्लैग करने की क्रिया का प्रयोग अक्सर "इंगित करना, ज़ोर देना" के अर्थ में किया जाता है:
इस मुद्दे के बारे में आपको सूचित कर रहा हूँ...→ आपकी समस्या की ओर इशारा करते हुए...
इस पत्र के माध्यम से मैं आपको एक समस्या बताना चाहता हूं...→ अपने पत्र के माध्यम से मैं आपको एक समस्या बताना चाहता हूँ...

2. टिप्पणियों को स्पष्ट करने या प्राप्त करने के लिए वाक्यांशों का उपयोग करें मेरी/हमारी/आपकी ओर सेया मेरी/हमारी/आपकी तरफ से- "मेरी/हमारी/आपकी तरफ से।"

3. प्राय: संज्ञा का प्रयोग समस्याओं पर चर्चा के सन्दर्भ में किया जाता है कारगर युक्तियाँ- स्थिति से बाहर निकलने का एक रास्ता, एक समाधान।

अपने सहकर्मियों की नकल कैसे करें

1. प्रतिलिपि बनाने के लिए कहने के लिए, वाक्यांश का उपयोग करें मुझे सीसी करो, कहाँ प्रतिलिपिएक क्रिया के रूप में कार्य करता है "प्रतिलिपि बनाना", अर्थात एक पंक्ति में रखना प्रतिलिपि. शब्द से प्रतिलिपिएक कृदंत बनता है कॉपी भेज दी- वर्तनी पर ध्यान दें. वाक्यांश मुझे cc'ed किया गया थाइसका अनुवाद इस प्रकार है "उन्होंने मेरी एक प्रति बनाई।"

2. अपने वार्ताकार को यह बताने के लिए कि आप किसी को चर्चा में शामिल कर रहे हैं, लिखें धागे में (नाम) जोड़ना- मैं बातचीत में (नाम) जोड़ता हूं।

3. यदि चर्चा कई सहकर्मियों के साथ है, लेकिन आपको उनमें से किसी एक को संबोधित करना है तो @ चिह्न का उपयोग करें: @स्टीव, मेरा मानना है कि अगला कदम आप पर है, है ना?- @स्टीव, मुझे लगता है कि अगला कदम आपका है, है ना?

माफ़ी कैसे मांगें

औपचारिक रूप से	तटस्थ
हमें आपको सूचित करते हुए अफसोस है कि… दुर्भाग्य से, हमें आपको इसके बारे में सूचित करना होगा...	दुर्भाग्य से… दुर्भाग्य से…
मुझे आपको यह बताते हुए दुख हो रहा है कि... मेरे लिए आपको बताना कठिन है, लेकिन...	मुझे भय है कि... मैं चिंतित हूं कि…
कृपया इसके लिए हमारी क्षमायाचना स्वीकार करें... कृपया इसके लिए हमारी क्षमायाचना स्वीकार करें...	मुझे खुशी होगी/प्रसन्नता होगी/प्रसन्नता होगी... मुझे ख़ुशी होगी/मुझे ख़ुशी होगी...
मुझे सचमुच इसका अफसोस है... मुझे सचमुच इसका अफसोस है...	मुझे खेद है, लेकिन मैं इसे कल नहीं बना सकता। मुझे क्षमा करें, लेकिन मैं कल नहीं आ पाऊंगा।
किसी भी असुविधा के लिए मैं क्षमा चाहता हूँ। मुझे हुई असुविधा के लिए खेद है।	अपनी समझ के लिए धन्यवाद. समझने के लिए धन्यवाद।
	के लिए, हम माफी माँगते हैं… के लिए, हम माफी माँगते हैं...
	मुझे (अत्यंत) खेद है कि/के लिए... मैं इस तथ्य के लिए क्षमा चाहता हूँ कि...

कैसे पूछें और मदद की पेशकश करें

हम सहायता प्रदान करते हैं:

औपचारिक रूप से	तटस्थ
यदि आप चाहें तो मुझे ख़ुशी होगी... यदि आप चाहें तो मुझे ख़ुशी होगी...	यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें। यदि आपके कोई प्रश्न हों तो बेझिझक मुझे लिखें।
हम एक और बैठक की व्यवस्था करने को तैयार हैं... हम इसके साथ एक और नियुक्ति करना चाहेंगे...	क्या मैं आपके लिए ऐसा करूँ…? क्या मैं कर सकता हूँ)...?
यदि आपको किसी और जानकारी/सहायता की आवश्यकता हो तो कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें। यदि आपको किसी और जानकारी/सहायता की आवश्यकता है तो कृपया संपर्क करें।	यदि मैं आकर आपकी सहायता करूँ तो कैसा रहेगा? शायद मैं आकर मदद कर सकूं?
यदि आप इस बातचीत को जारी रखना चाहते हैं, तो कृपया बेझिझक मुझे कॉल करें (संपर्क करें)। यदि आप हमारी बातचीत जारी रखना चाहते हैं, तो कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें।
कृपया मुझे बताएं कि क्या मैं और सहायता कर सकता हूं। यदि आपको किसी और सहायता की आवश्यकता हो तो कृपया मुझे बताएं।
मुझे बताएं कि क्या आप चाहेंगे कि मैं... यदि आपको मेरी सहायता की आवश्यकता हो तो मुझे बताएं...

हम मदद माँगते हैं:

बातचीत

अक्सर इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार में पूर्ण व्यावसायिक वार्ता का चरित्र होता है। उन्हें प्रारूपित करने के लिए, निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग करें।

हम अपनी संतुष्टि व्यक्त करते हैं:
हम प्रस्ताव रखते हैं:
हम सहमत:

मैं उस बात पर आपसे सहमत हूं.→ मैं इस बात पर आपसे सहमत हूं.
आपके पास वहां एक मजबूत पक्ष है.→ आप यहीं हैं.
मुझे लगता है कि हम दोनों इस बात पर सहमत हो सकते हैं...→ मुझे लगता है कि हम दोनों इस बात से सहमत हैं...
मुझे इसमें कोई समस्या नहीं दिखती.→ मुझे इसमें कोई समस्या नहीं दिखती.

हम सहमत नहीं हैं:
हम आमंत्रित करते हैं:
हम अपना असंतोष व्यक्त करते हैं:

किसी पत्र में अतिरिक्त सामग्री कैसे संलग्न करें

यदि आप किसी दस्तावेज़ को किसी पत्र के साथ संलग्न कर रहे हैं, तो निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग करके वार्ताकार का ध्यान इस ओर आकर्षित करें:

कृपया संलग्न खोजें →इस पत्र के साथ संलग्न.
आप अनुलग्नक में पा सकते हैं… →आप एप्लिकेशन में पा सकते हैं...
मैं बंद कर रहा हूं…→ मैं आवेदन कर रहा हूं...
मैं आपको अग्रेषित करता हूं...→ मैं तुम्हें भेज रहा हूं...
हमें संलग्न करते हुए खुशी हो रही है...→ हमें आपको भेजते हुए खुशी हो रही है...
संलग्न आप पाएंगे...→ संलग्न फ़ाइल में आप पाएंगे...

समापन

इससे पहले कि आप दूसरे व्यक्ति को अलविदा कहें, उन्हें उनके समय के लिए धन्यवाद दें, मदद करने की इच्छा व्यक्त करें और/या स्पष्टीकरण और विवरण प्रदान करें।

औपचारिक रूप से	तटस्थ
तुम्हारे उत्तर की प्रतीक्षा है मुझे। आपके उत्तर की प्रतीक्षा	आपके जवाब का इंतज़ार रहेगा। आपके उत्तर की प्रतीक्षा
मुझे आपके उत्तर की प्रतीक्षा रहेगी। आपके उत्तर की प्रतीक्षा	आप से जल्दी सुनने की उम्मीद। उम्मीद है आपसे जल्द बात होगी।
यदि आपको किसी सहायता की आवश्यकता हो तो मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें। यदि आपको किसी सहायता की आवश्यकता हो तो कृपया हमसे संपर्क करें।	आपको किसी और चीज़ की ज़रुरत हो तो मुझे बताएं। आपको किसी और चीज़ की ज़रुरत हो तो मुझे बताएं।
यदि आपका कोई प्रश्न हो तो कृपया बेझिझक मुझे बताएं। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया संपर्क करें।	आपका दिन/सप्ताहान्त अच्छा रहे. आपका दिन/सप्ताह मंगलमय हो.
आपकी सहायता के लिए धन्यवाद। आपकी मदद के लिए बहुत बहुत शुक्रिया।	आपकी मदद के लिए आपको धन्यवाद। मदद के लिए धन्यवाद।
आपका अग्रिम में ही बहुत धन्यवाद! आपका अग्रिम में ही बहुत धन्यवाद।	आपके ई-मेल के लिए धन्यवाद, आपसे सुनकर बहुत अच्छा लगा। आपके पत्र के लिए धन्यवाद, आपकी बात सुनकर मुझे बहुत खुशी हुई।
असुविधा के लिए माफी माँगता हूं! असुविधा के लिए हमें खेद है!

संक्षिप्ताक्षरों को कैसे समझें

उन संक्षिप्ताक्षरों पर ध्यान दें जिनका उपयोग विदेशी वार्ताकार शैली की परवाह किए बिना ईमेल पत्राचार में करते हैं:

ईओबी (कार्य दिवस की समाप्ति) → कार्य दिवस की समाप्ति।
एसओबी (कार्य दिवस की शुरुआत) → कार्य दिवस की शुरुआत।
EOQ (तिमाही का अंत) → तिमाही के अंत तक।
टीबीडी (निर्धारित किया जाना है) या टीबीए (घोषित किया जाना है), हम इसका उपयोग तब करते हैं जब समय या तारीख की जानकारी अभी तक ज्ञात नहीं है।
पीटीओ (भुगतान किया गया अवकाश) → अवकाश।
OOO (कार्यालय से बाहर) → कार्यालय के बाहर, काम पर नहीं। इस वाक्यांश का उपयोग स्वचालित उत्तरों में किया जाता है.
एफयूपी (फॉलोअप) → फॉलो करें, नियंत्रण रखें।
पीओसी (संपर्क बिंदु) → संपर्क व्यक्ति।
आपकी जानकारी के लिए (आपकी जानकारी के लिए) → आपकी जानकारी के लिए।
AAMOF (तथ्य की बात के रूप में) → अनिवार्य रूप से।
AFAIK (जहाँ तक मुझे पता है) → जहाँ तक मुझे पता है।
बीटीडब्ल्यू (वैसे) →वैसे।
सीयू (आपसे मिलेंगे) → आपसे मिलेंगे
F2F (आमने-सामने) → अकेला।
IMHO (मेरी विनम्र (ईमानदार) राय में) → मेरी विनम्र राय में।

जुदाई

अलविदा कहने के लिए निम्नलिखित वाक्यांशों का प्रयोग करें: सादर, सादर, सादर, शुभकामनाएँ, हार्दिक शुभकामनाएँ, ईमानदारी से आपका(औपचारिक रूप से)।

हस्ताक्षर

कृपया अपना पहला और अंतिम नाम, पद और संपर्क फ़ोन नंबर प्रदान करें। इससे दूसरे व्यक्ति को आपसे सीधे संपर्क करने और आवश्यक विवरण जानने का अवसर मिलेगा।

टेम्पलेट्स

यदि आप अच्छी तरह से अंग्रेजी नहीं बोलते हैं या अक्सर एक ही प्रकार के पत्र लिखते हैं, तो कई तैयार टेम्पलेट हाथ में रखना सुविधाजनक है। आइए उनमें से कुछ को सूचीबद्ध करें।

प्रमोशन की घोषणा

विषय: प्रथम नाम अंतिम नाम- नई स्थिति

के प्रमोशन की घोषणा करते हुए मुझे खुशी हो रही है से को . के साथ रहा है के लिए और में काम किया है . उसे ये नई ज़िम्मेदारियाँ मिलेंगी .

उपस्थित हुए और आ गया स्नातक स्तर की पढ़ाई के बाद
यहां उनके कार्यकाल के दौरान, ने ऐसे प्रोटोकॉल लागू किए हैं जिनसे दक्षता में सुधार हुआ है और अक्सर उत्कृष्ट उपलब्धि के लिए पहचाना जाता रहा है।

कृपया बधाई देने में मेरे साथ शामिल हों उसकी पदोन्नति पर, और नए विभाग/पद पर उसका स्वागत करते हुए।

नमस्कार,
नाम
शीर्षक

विषय: प्रथम नाम अंतिम नाम- नई स्थिति

मुझे प्रगति की घोषणा करते हुए खुशी हो रही है (प्रथम नाम अंतिम नाम)कार्यालय से (नाम)प्रति पद (नाम). (नाम)एक कंपनी में काम करता है (कंपनी का नाम) (वर्षों की संख्या)विभाग में वर्षों (विभाग का नाम).

(नाम)में अध्ययन किया (विश्वविद्यालय का नाम)और आ गया (कंपनी का नाम)इसके पूरा होने के बाद.
यहां अपने काम के दौरान, (नाम)ऐसे प्रोटोकॉल लॉन्च किए जिनसे दक्षता में वृद्धि हुई (विभाग का नाम), और अक्सर उनकी उपलब्धियों के लिए पहचाना जाता था।

आइए मिलकर बधाई दें (नाम)एक नए पद के साथ और नए विभाग (विभाग का नाम) में उसका स्वागत है।

ईमानदारी से,
नाम
नौकरी का नाम

आपके नए पद के लिए बधाई

विषय पंक्ति: आपकी पदोन्नति पर बधाई

प्रिय ,
आपकी पदोन्नति पर बधाई . मैंने लिंक्डइन के माध्यम से आपके सुयोग्य प्रचार के बारे में सुना। आपने वहां कई वर्षों तक अच्छा काम किया है और आप इस पद की मान्यता और जिम्मेदारी के पात्र हैं।
आपके करियर में निरंतर सफलता के लिए शुभकामनाएँ।
ईमानदारी से,
नाम
शीर्षक

विषय: आपके नए पद के लिए बधाई

(नाम), पद/विभाग में आपकी पदोन्नति पर बधाई (पद/विभाग का नाम). मुझे लिंक्डइन के माध्यम से आपके सुयोग्य प्रचार के बारे में पता चला। आपने अपनी पिछली नौकरी में कई वर्षों तक अच्छा काम किया और अपनी नई स्थिति की मान्यता और जिम्मेदारी के हकदार हैं।
ईमानदारी से,
नाम
नौकरी का नाम

नियुक्ति (आवेदकों के लिए)

विषय पंक्ति: स्वागत है!
प्रिय ,
मुझे यह सुनकर खुशी हुई कि आपने हमारी फर्म में पद स्वीकार कर लिया है, और आप 7 सितंबर को हमारे साथ जुड़ेंगे। आपका स्वागत है!

आप पहले कुछ हफ़्तों तक मेरे साथ मिलकर काम करेंगे, जब तक कि आप यहां की दिनचर्या नहीं जान लेते।

मैं आपके विचार सुनने के लिए उत्सुक हूं. यदि आपके पास पहले दिन से पहले कोई प्रश्न हो तो मुझे कॉल करने, टेक्स्ट करने या ईमेल करने में संकोच न करें।

शुभकामनाएं,
नाम
शीर्षक

विषय: स्वागत है!

(नाम), मुझे खुशी है कि आपने हमारी कंपनी में एक पद के लिए निमंत्रण स्वीकार कर लिया है और आप 7 सितंबर को हमारे साथ जुड़ेंगे। स्वागत!
जब तक आप हमारी दिनचर्या से परिचित नहीं हो जाते, हम पहले कुछ हफ्तों तक साथ मिलकर काम करेंगे।
मैं आपके विचारों का इंतजार कर रहा हूं. यदि पहले दिन से पहले आपके कोई प्रश्न हों तो कॉल करें, संदेश भेजें या ईमेल करें।
ईमानदारी से,
नाम
नौकरी का नाम

नियुक्ति (सहकर्मियों के लिए)

प्रिय कर्मचारी:
1 मई को हमारी टीम में शामिल हो रहे हैं। के रूप में काम करेगा में विभाग।

इसलिए, यदि आप 1 मई को कोई नया चेहरा देखते हैं, तो आइए जान लें कि आप उसके हमारी टीम में शामिल होने को लेकर उत्साहित हैं।

दो अन्य के यहाँ काम किया है पिछले दस वर्षों में कंपनियों, इसलिए वह ज्ञान का खजाना लाता है .

की बैचलर डिग्री है जहां उन्होंने पढ़ाई की .

का जुनून है .

मैं गर्मजोशी से स्वागत करने के लिए मेरे साथ शामिल होने के लिए आपकी सराहना करता हूं .

उत्साह के साथ,
विभाग प्रबंधक/बॉस का नाम

प्रिय साथियों,
(प्रथम नाम अंतिम नाम) 1 मई को हमारी टीम में शामिल होंगे। (नाम)के रूप में काम करेगा (नौकरी का नाम)वी (विभाग का नाम).

इसलिए यदि आप 1 मई को कोई नया चेहरा देखें, तो उन्हें बताएं (नाम)कि आप उसे अपनी टीम में पाकर खुश हैं।

(नाम)दो अन्य में काम किया (कंपनियों का नाम)पिछले दस वर्षों से कंपनियों, इसलिए वह हमारे लिए ज्ञान का खजाना लाएगा (क्षेत्र का नाम).

(नाम)स्नातक की डिग्री है (अनुशासन का नाम) (विश्वविद्यालय का नाम).

(नाम)बहक जाता है (नाम).

मेरी हार्दिक शुभकामनाओं में शामिल हों (नाम).

उत्साह के साथ,
विभाग प्रमुख/पर्यवेक्षक का नाम.

कंपनी छोड़ना

प्रिय साथियों
मैं आपको बताना चाहता हूं कि मैं अपना पद छोड़ रहा हूं पर .
मैंने अपने कार्यकाल का आनंद लिया है और आपके साथ काम करने का अवसर पाकर मैं आभारी हूं। मेरे कार्यकाल के दौरान आपने मुझे जो समर्थन और प्रोत्साहन प्रदान किया, उसके लिए धन्यवाद .

भले ही मुझे आपकी, ग्राहकों की और कंपनी की याद आएगी, मैं अपने करियर का एक नया चरण शुरू करने के लिए उत्सुक हूं।

कृपया संपर्क में रहना। मुझसे मेरे व्यक्तिगत ईमेल पते पर संपर्क किया जा सकता है या मेरा सेल फ़ोन . आप मुझसे लिंक्डइन पर भी संपर्क कर सकते हैं: http://linkedin.com/in/firstnamelastname.
एक बार फिर धन्यवाद। आपके साथ काम करना ख़ुशी की बात है।

साभार,
आपका

प्रिय साथियों,
मैं आपको सूचित करना चाहता हूं कि मैं कंपनी में अपना पद छोड़ रहा हूं। (कंपनी का नाम) (तारीख).
मुझे इसमें काम करके खुशी हुई (कंपनी का नाम), और मैं दिए गए अवसर की सराहना करता हूं
आपके साथ काम करना। इस दौरान आपने मुझे जो समर्थन और प्रेरणा दी, उसके लिए धन्यवाद
में मेरा काम (कंपनी का नाम).

लेकिन भले ही मुझे आपकी, ग्राहकों की और कंपनी की याद आएगी, मैं शुरुआत करना चाहता हूं
मेरे करियर में एक नया चरण।

कृपया संपर्क में बने रहें। आप मुझसे व्यक्तिगत ईमेल द्वारा संपर्क कर सकते हैं (पता
ईमेल)या फ़ोन (संख्या). आप मुझे लिंक्डइन पर भी पा सकते हैं: (पेज का पता).
एक बार फिर धन्यवाद। मुझे आपके साथ काम करके ख़ुशी हुई.

ईमानदारी से,
आपका (नाम)

जन्मदिन

यदि आप किसी सहकर्मी को उसके जन्मदिन पर बधाई देना चाहते हैं, तो कुछ स्टॉक वाक्यांशों को हाथ में रखना उपयोगी है:

आपकी सभी इच्छाएँ पूरी हों → आपके सभी सपने सच हों।
मैं आपकी कामना करता हूं जन्मदिन की शुभकामनाएँ→ मैं आपको जन्मदिन की शुभकामनाएं देता हूं।
जन्मदिन की शुभकामनाएँ! अपने अद्भुत दिन का आनंद लें → जन्मदिन मुबारक हो! अपने अद्भुत दिन का आनंद लें.
मैं आप सभी को शुभकामनाएँ देना चाहता हूँ! मुझे आशा है कि यह उतना ही शानदार होगा जितना आप हैं, क्योंकि आप सर्वश्रेष्ठ के पात्र हैं → मैं आपको शुभकामनाएं देना चाहता हूं! मुझे आशा है कि यह दिन भी उतना ही अद्भुत हो जितना आप हैं, क्योंकि आप सर्वश्रेष्ठ के पात्र हैं।
शानदार दिन हो! मैं आपके लिए ढेर सारे अच्छे उपहारों और ढेर सारी मौज-मस्ती की कामना करता हूँ! → आपका दिन मंगलमय हो! मैं आपके लिए अनेक सुखद उपहारों और ढेर सारी मौज-मस्ती की कामना करता हूँ!

किसी मीटिंग/कॉल को पुनर्निर्धारित या रद्द करना

हेलो सब लोग,
इस कारण , का समय से बदल दिया गया है पर में को पर में .
यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया बेझिझक मुझसे संपर्क करें।
साभार,
नाम

नमस्ते!
के कारण (समस्या का नाम)समय (कार्यक्रम का शीर्षक)परिवर्तन: से (दिनांक समय)वी (बैठक बिंदु)पर (दिनांक समय)वी (बैठक बिंदु).
यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया संपर्क करें।
ईमानदारी से,
नाम

प्रिय साथियों
कुछ अपरिहार्य परिस्थितियों के कारण, मुझे अपनी बैठक को पुनर्निर्धारित करना पड़ा पर . मुझे आशा है कि आप/हर कोई इस नए शेड्यूल से सहज होंगे। यदि आपको/आपमें से किसी को इस नए कार्यक्रम से कोई समस्या है, तो कृपया अपनी सुविधानुसार शीघ्र मुझे सूचित करें।
आपको हुई असुविधा के लिए खेद है!
सधन्यवाद,
नाम
शीर्षक

प्रिय साथियों!
अपरिहार्य परिस्थितियों के कारण, मुझे अपनी बैठक स्थगित करने के लिए मजबूर होना पड़ा है (दिनांक समय)वी (जगह). मुझे आशा है कि नया शेड्यूल आपके/सभी के लिए उपयुक्त होगा। यदि नया कार्यक्रम आपके/किसी के लिए उपयुक्त नहीं है, तो कृपया मुझे यथाशीघ्र बताएं।
असुविधा के लिए हमें खेद है!
ईमानदारी से,
नाम
नौकरी का नाम

मानक पत्र और अन्य टेम्पलेट बनाने के सिद्धांतों पर विस्तृत सलाह https://www.thebalance.com पर उपलब्ध है।

भाषा के साथ काम करना

इलेक्ट्रॉनिक संचार मानक वाक्यांशों और टेम्पलेट्स के उपयोग तक सीमित नहीं है। संदेश किसी अनोखी समस्या या स्थिति का वर्णन करते हैं. यदि आप अच्छी भाषा नहीं बोलते हैं, तो आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि पत्र सही ढंग से और व्यावसायिक शैली में लिखा गया है?

व्याख्यात्मक शब्दकोशों का प्रयोग करें

यदि आप किसी शब्द का अनुवाद नहीं जानते तो द्विभाषी शब्दकोश मदद करेंगे। लेकिन जब स्टाइल की बात आती है तो इनका बहुत कम उपयोग होता है। अंग्रेजी का उपयोग करो व्याख्यात्मक शब्दकोश: वे शैली (औपचारिक और अनौपचारिक) को इंगित करते हैं और उन स्थितियों का वर्णन करते हैं जिनमें शब्द का उपयोग किया जाता है।

अंग्रेजी पढ़ाने के लिए पेशेवर प्रकाशकों के शब्दकोश ऑनलाइन उपलब्ध हैं: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com . संक्षिप्त संस्करण निःशुल्क प्रदान किया जाता है, पूर्ण संस्करण खरीदा जाना चाहिए, लेकिन व्यावसायिक पत्राचार के प्रयोजनों के लिए संक्षिप्त संस्करण काफी पर्याप्त है।

शब्दकोश प्रविष्टि की संरचना:

शब्द भेद,
उच्चारण सुनने की क्षमता के साथ प्रतिलेखन,
परिभाषा,
उपयोग के उदाहरण,
समानार्थी शब्द,
अक्सर प्रयुक्त शब्द संयोजन और वाक्यांशवैज्ञानिक इकाइयाँ।

नोट पर ध्यान दें औपचारिक/तटस्थ/अनौपचारिक(औपचारिक, तटस्थ, अनौपचारिक), औपचारिक या तटस्थ शैली के शब्दों का प्रयोग करें। यदि चयनित शब्द अनौपचारिक रूप से चिह्नित है, तो समानार्थक शब्द अनुभाग की जाँच करें।

उदाहरणों को नज़रअंदाज न करें, वे आपके चुने हुए शब्द या वाक्यांश को एक वाक्य में सही ढंग से रखने में आपकी मदद करते हैं।

एक्टिवेटर शब्दकोशों का प्रयोग करें

ये शब्दकोश पारंपरिक शब्दकोशों की तरह शब्दों की वर्णमाला के सिद्धांत पर नहीं, बल्कि अवधारणाओं की वर्णमाला के सिद्धांत पर बनाए गए हैं। उदाहरण के लिए, आप "सुंदर" की अवधारणा को व्यक्त करना चाहते हैं। एक्टिवेटर डिक्शनरी में सुंदर अवधारणा ढूंढें। नीचे सुंदर शब्द के पर्यायवाची शब्दों की परिभाषाओं, उदाहरणों और उनके बीच के अंतर के स्पष्टीकरण के साथ एक सूची दी गई है। सब कुछ एक जगह एकत्रित है संभावित विकल्प"सुंदर" विचार की अभिव्यक्तियाँ, और आपको प्रत्येक शब्द को अलग से देखने की आवश्यकता नहीं है।

आज डिक्शनरी-एक्टिवेटर लॉन्गमैन ब्रांड के तहत प्रकाशित होता है: लॉन्गमैन लैंग्वेज एक्टिवेटर।

Google खोज का उपयोग करके शब्द संगतता जांचें

यदि शब्दों को रूसी वाक्यांश में जोड़ा जाता है, तो अंग्रेजी में उनका संयुक्त अनुवाद हमेशा सही नहीं होता है। खोज इंजन में अंग्रेजी में वाक्यांश दर्ज करें और जांचें कि क्या शब्द आस-पास दिखाई देते हैं।

अपने पाठ का व्याकरण जांचें

यदि भाषा पर आपकी पकड़ कमज़ोर है, तो व्याकरण और विराम चिह्नों की जाँच के लिए विशेष सेवाओं का उपयोग करें, उदाहरण के लिए, व्याकरण।

निष्कर्ष

यदि आप विदेशी सहकर्मियों, साझेदारों और ग्राहकों के साथ इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार करते हैं, लेकिन बहुत अच्छी अंग्रेजी नहीं बोलते हैं, तो चेकलिस्ट का उपयोग करें:

अपने दर्शकों को परिभाषित करें. अपना संदेश लिखते समय इसकी विशिष्टताओं को ध्यान में रखें।
यह देखने के लिए जांचें कि क्या किसी मौजूदा टेम्पलेट को आपके उद्देश्य के अनुरूप अनुकूलित किया जा सकता है। शायद आप किसी सहकर्मी को जन्मदिन की शुभकामना देना चाहते हैं? एक टेम्पलेट का प्रयोग करें.
एक लेखन योजना बनाएं. मानक ईमेल संरचना पर भरोसा करें. सुनिश्चित करें कि आपने कुछ भी नहीं छोड़ा है।
सामान्य वाक्यांश चुनें जिनका आप उपयोग करेंगे. वाक्यांशों की शैली चुनते समय, दर्शकों पर ध्यान केंद्रित करें।
निर्मित संरचना को अपने शब्दों और वाक्यों से भरें।
सेवाओं, शब्दकोशों और Google खोज का उपयोग करके सही भाषा के लिए संपूर्ण संदेश की जाँच करें। क्या आपने चुने गए शब्दों की शैली का ध्यान रखा है? क्या वे एक साथ चलते हैं?
सुनिश्चित करें कि आप ईमेल लिखने के दिशानिर्देशों का उल्लंघन नहीं करते हैं। क्या इसका अर्थ खोए बिना इसे छोटा करना संभव है? क्या इसमें शब्दजाल शामिल है?
संदेश दोबारा पढ़ें. सुनिश्चित करें कि ईमेल शिष्टाचार का पालन किया जाए। क्या पत्र का विषय स्पष्ट रूप से बताया गया है? क्या सभी टाइपो त्रुटियाँ ठीक कर दी गई हैं?
भेजें पर क्लिक करें!

निजी पूंजी और निवेश के युग में, विदेशी भाषा सीखना न केवल अंतर्राष्ट्रीय समुदाय के लिए रुचि है, बल्कि एक व्यावहारिक आवश्यकता भी है। कई कंपनियां विदेशी भागीदारों के साथ सहयोग करती हैं और इसलिए, उन्हें अच्छी तरह से स्थापित संपर्क और आपसी समझ बनाए रखनी चाहिए। व्यावसायिक क्षेत्र में लोगों के लिए संचार का मुख्य साधन आधिकारिक पत्राचार है। आज हम यह पता लगाएंगे कि व्यावसायिक संचार के नियमों और रूपरेखाओं का पालन करते हुए अंग्रेजी पत्र को सही ढंग से कैसे लिखा जाए। सामग्री यह भी उदाहरण देगी कि अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार कैसा दिखता है, औपचारिक संचार के लिए आवश्यक अक्षरों और वाक्यांशों के उदाहरण।

सबसे पहले, आइए तय करें कि अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्र में कौन सा टेक्स्ट ब्लॉक होता है। आइए प्रत्येक बिंदु को क्रम से देखें।

प्रेषक का पता

मानक फॉर्म प्रेषक के विवरण से शुरू होता है, जो ऊपरी दाएं कोने में स्थित है। एक व्यावसायिक पत्र की संरचना एक सख्त क्रम को मानती है जिसमें डेटा लिखा जाता है, इसलिए लेखन हमेशा स्थापित क्रम में किया जाता है। पंक्तियों के अंत में कोई विराम चिह्न नहीं हैं।

तारीख

दिनांक प्रेषक के विवरण के तीन पंक्तियों के बाद अंकित है। दिनांक लिखने के लिए कई स्वीकार्य प्रारूप हैं:

29 अक्टूबर, 2017;
29 अक्टूबर, 2017;
29 अक्टूबर, 2017;
29 अक्टूबर, 2017;
29 अक्टूबर 2017;

10/12/2017 - 12 अक्टूबर, 2017 (यूरोप और इंग्लैंड)
10/12/2017 - 10 दिसंबर, 2017 (अमेरिका)

प्राप्तकर्ता विवरण

*अपील है अनिवार्य तत्व. पुरुषों के लिए यह अक्सर श्रीमान होता है, महिलाओं के लिए सुश्री। इसके अलावा, एक विवाहित महिला को संबोधित करते समय, वे श्रीमती का उपयोग करते हैं, और एक अविवाहित महिला को संबोधित करते समय, मिस का उपयोग करते हैं।

अभिवादन

पहली चीज़ जो आपको पत्र में डालनी है वह है एक अभिवादन वाक्यांश। उसकी शैली उसके वार्ताकार के साथ उसके परिचय की निकटता पर निर्भर करती है। एक आधिकारिक पत्र को मानक वाक्यांशों द्वारा चित्रित किया जाता है: प्रिय श्रीमती/सुश्री + प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम। यदि वार्ताकार की जानकारी अज्ञात है, तो आपको प्रिय महोदय या महोदया के संयोजन का उपयोग करना चाहिए। जब संदेश कई व्यक्तियों के लिए होता है, तो बहुवचन का उपयोग किया जाता है: प्रिय महोदय, प्रिय सहकर्मी, आदि। अनौपचारिक संचार आपको नाम का उपयोग करने की अनुमति देता है: प्रिय मैरी। विराम चिह्न को नोट करना महत्वपूर्ण है: अंग्रेजी में, पते को अल्पविराम द्वारा और अमेरिकी में, कोलन द्वारा अलग किया जाता है।

मुख्य हिस्सा

आइए अंग्रेजी में एक व्यावसायिक पत्र के मुख्य सूचना घटक के डिजाइन पर आगे बढ़ें।

अक्सर, मुख्य पाठ एक छोटे परिचयात्मक वाक्य से शुरू होता है, खासकर यदि यह पहला अक्षर नहीं है, बल्कि एक प्रतिक्रिया पत्राचार है। यहां रूसी में अनुवाद के साथ अंग्रेजी में परिचयात्मक वाक्यांशों के उदाहरण दिए गए हैं।

यदि आप कड़ाई से आधिकारिक व्यावसायिक पत्राचार कर रहे हैं, तो कभी भी मैं, आप, आदि विधेय के संक्षिप्त रूप न लिखें।

इसके बाद, अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार के लक्ष्यों और कारणों को तार्किक क्रम में दर्शाया जाता है, और किसी भी प्रतिक्रिया के अनुरोध या अपेक्षाएं जोड़ी जाती हैं। एक नियम के रूप में, पढ़ने में आसानी के लिए, पाठ को कई छोटे पैराग्राफों में विभाजित किया जाता है (लाल रेखा/टैब का उपयोग किए बिना)। हम व्यावहारिक उदाहरणों का उपयोग करके थोड़ी देर बाद इस ब्लॉक को और अधिक विस्तार से देखेंगे।

निष्कर्ष

विनम्र स्वर बनाए रखते हुए, आपको कृतज्ञता की मानक अभिव्यक्ति, प्रतिक्रिया की प्रत्याशा का आश्वासन, सहयोग की पेशकश और अनुवर्ती संचार के निमंत्रण का उपयोग करके पत्र को समाप्त करना चाहिए। अंतिम वाक्यांश एक महत्वपूर्ण तत्व है व्यावसायिक संपर्क.

उदाहरण	अनुवाद
कृपया रसीद दें…	रसीद की पुष्टि करें...
यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो हमसे संपर्क करने में संकोच न करें।	यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो हमसे संपर्क करने में संकोच न करें।
अग्रिम धन्यवाद.	अग्रिम में धन्यवाद।
हम आपके रिवाज को अत्यधिक महत्व देते हैं।	आपका सहयोग हमारे लिए बहुत महत्वपूर्ण है.
यदि हम किसी भी तरह से मदद कर सकते हैं तो कृपया हमसे दोबारा संपर्क करें।	यदि हम आपकी किसी भी तरह से मदद कर सकते हैं तो कृपया हमसे दोबारा संपर्क करें।
धन्यवाद और हम आपसे सुनने के लिए उत्सुक हैं।	धन्यवाद, हम आपकी प्रतिक्रिया का इंतजार कर रहे हैं।

हस्ताक्षर

अपना विवरण दर्ज करने से पहले, आपको एक और विनम्र रूप का उपयोग करना चाहिए - शुभकामनाएं या सम्मान की अभिव्यक्ति। एक नियम के रूप में, व्यावसायिक अंग्रेजी में तीन प्रकार के समान वाक्यांश होते हैं:

आपका अपना ईमानदारी से – ईमानदारी से(एक परिचित वार्ताकार के लिए);
आपका अपना ईमानदारी – ईमानदारी से(किसी अपरिचित पते वाले को);
श्रेष्ठ इच्छाओं – शुभकामनाएं(तटस्थ कथन);

अंतिम कथन को अल्पविराम से अलग किया जाता है, और फिर नाम, उपनाम और स्थिति का संकेत देते हुए एक नई पंक्ति पर एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर दिया जाता है।

आपका विश्वासी,

सैमुअल फ्रैंकस्टन

महाप्रबंधक

एन सी। लाइसेंस की एक प्रति

सादर,

वादिम ग्रेचेव

बिक्री प्रबंधक

एन सी. सूची

इसके अतिरिक्त, पाठ में अतिरिक्त अनुलग्नक जोड़े जा सकते हैं। उनकी उपस्थिति हस्ताक्षर के तुरंत बाद पत्र के अंत में इंगित की जाती है। वाक्यांश संक्षिप्त नाम Enc से शुरू होता है। (संलग्नक - आवेदन), उसके बाद संलग्न दस्तावेजों की एक सूची।

हमने सैद्धांतिक तौर पर विचार किया सही डिज़ाइनव्यावसायिक पत्राचार के लिए संदेश. अब आइए व्यावहारिक भाग पर आगे बढ़ें और अंग्रेजी में औपचारिक पत्राचार के लिए विशिष्ट विभिन्न उद्देश्यों और वाक्यांशों के लिए एक व्यावसायिक पत्र का एक उदाहरण देखें।

अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार: अक्षरों और वाक्यांशों के उदाहरण

एक आधिकारिक पत्र की अवधारणा में कई शेड्स शामिल हैं। यह एक अनुरोध, एक वाणिज्यिक प्रस्ताव, एक शिकायत, एक माफी, रोजगार के लिए एक आवेदन, प्रतिबद्धता पत्र आदि हो सकता है। इस अनुभाग में हम व्यवहार में इस बात पर विचार करेंगे कि व्यावसायिक पत्र अंग्रेजी में कैसे लिखे जाते हैं और उनमें कौन से मानक क्लिच की पहचान की जा सकती है। सुविधा के लिए, हम नमूनों को शैली के अनुसार वितरित करेंगे।

कथन

किसी विदेशी कंपनी में काम करना कई युवाओं का सपना होता है। अपने आप को सकारात्मक पक्ष पर स्थापित करने के लिए, आपको सक्षम रूप से एक कवर लेटर लिखने की आवश्यकता है - एक रिक्ति की प्रतिक्रिया के लिए एक आवेदन। सामग्री में पहले से प्रस्तुत जानकारी के अलावा, ऐसे अनुरोधों में अक्सर तालिका में प्रस्तुत अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जाता है।

पूरा बयान इस प्रकार है.

अर्टेम कोसारेव

बर्मिंघम B48 7JN

फ्रॉस्ट लॉजिस्टिक्स लिमिटेड

मेरा नाम आर्टेम है और मैं आज के इंडिपेंडेंट अखबार में एक कंप्यूटर ऑपरेटर के लिए आपके विज्ञापन के जवाब में लिख रहा हूं।

मेरे पास ट्रस्ट जनरल कंपनी के लिए कंप्यूटर ऑपरेटर के रूप में काम करने और उपयुक्त शिक्षा का अनुभव है। मैं इस नौकरी के लिए आवेदन करना चाहूंगा क्योंकि मैंने लंदन जाने का फैसला किया है। मैं एक विश्वसनीय व्यक्ति हूं और आपके लिए एक अच्छा कर्मचारी बनूंगा। मैं किसी भी समय साक्षात्कार के लिए आने के लिए तैयार हूं।

आपके ध्यान देने के लिए धन्यवाद!

आपका विश्वासी,

पूछताछ और अनुरोध

इस तरह के पत्राचार का उपयोग अक्सर आवश्यक दस्तावेज़ जारी करने का अनुरोध करने के लिए किया जाता है। इसके अलावा, व्यापार जगत में, आपूर्ति के लिए ऑर्डर देने के लिए अतिरिक्त जानकारी, उदाहरण के लिए, उत्पाद सूची, का अनुरोध करते हुए अक्सर पत्र लिखे जाते हैं। अंग्रेजी में कोई पूछताछ या अनुरोध निम्नलिखित औपचारिक पत्राचार क्लिच का उपयोग करके व्यक्त किया जा सकता है।

उदाहरण	अनुवाद
यह आपसे अनुदान देने का अनुरोध है...	यह प्रदान करने हेतु एक अनुरोध/अनुरोध है...
कृपया हमें सूचित करें...	कृपया हमें सूचित करें...
हम इसके बारे में पूछताछ करने के लिए लिख रहे हैं...	हम आपसे इसके बारे में हमें सूचित करने के लिए कहते हैं...
यदि आप कर सके तो मैं आपका आभारी रहूं गा…	मैं थामैं आभारी रहूँगा यदिक्या आप अ…
हमें आपके द्वारा हमें भेजे गए संदेश की सराहना करनी चाहिए...	यदि आप हमें भेजेंगे तो हम बहुत आभारी होंगे...
क्या आप मुझे भेज सकते है…	क्या तुम मुझे भेज सकते हो...
क्या आप मुझे इसके बारे में कुछ जानकारी दे सकते हैं...	क्या आप मुझे इसके बारे में जानकारी दे सकते हैं...
क्या आप मुझे अधिक विवरण भेज सकते हैं...	क्या आप कृपया विस्तृत जानकारी भेज सकते हैं...

आइए इस प्रकार के व्यावसायिक पत्र का एक व्यावहारिक उदाहरण देखें। तारीखें और पते सभी पत्रों के लिए समान हैं, इसलिए हम केवल मुख्य भाग और हस्ताक्षर की सामग्री प्रस्तुत करेंगे।

प्रिय श्री ब्रैम्स

मैं गार्जियन में आपके विज्ञापन के संदर्भ में लिख रहा हूं। क्या आप मुझे अपने प्रस्ताव के बारे में कुछ जानकारी दे सकते हैं? मैं आपकी नवीनतम मूल्य-सूची की एक प्रति प्राप्त करना चाहूँगा। मुझे यह भी आश्चर्य है कि क्या अधिक मात्रा में खरीदारी करने पर मूल्य में छूट पाना संभव है।

धन्यवाद और मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं।

सादर,

केट गॉर्डन

बिक्री प्रबंधक

टी एंड के कॉर्पोरेशन

शिकायत

व्यावसायिक पत्र में शिकायत होना कोई असामान्य बात नहीं है, उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के कार्यों या प्रदान की गई खराब गुणवत्ता वाली सेवाओं के बारे में। आपको औपचारिक संचार का सुझाव देने वाली शैली में अपना आक्रोश व्यक्त करने में सक्षम बनाने के लिए, अंग्रेजी भाषा निम्नलिखित तैयार टेम्पलेट प्रदान करती है।

पत्र के पाठ में, उत्पन्न स्थिति के बारे में सभी डेटा को विस्तार से इंगित करना और आक्रोश के कारणों की व्याख्या करना आवश्यक है।

प्रिय सुश्री मेल्ट्स,

मैं आपकी डिलीवरी सेवा के अप्रभावी कार्य के बारे में शिकायत करने के लिए लिख रहा हूँ।

13 दिसंबर को मैंने आपसे दस कंप्यूटर और छह लेजर प्रिंटर का ऑर्डर दिया था। समय पर आगमन सुनिश्चित करने के लिए मैंने विशेष रूप से आपके प्रबंधक के साथ 20 दिसंबर के लिए डिलीवरी निर्धारित की थी। आज 22 दिसंबर है और मैंने जो उपकरण ऑर्डर किया था वह अभी तक डिलीवर नहीं हुआ है।

मैं यथाशीघ्र अपनी खरीदारी प्राप्त करना चाहूंगा. मुझे आशा है कि आप मेरी समस्या का तुरंत समाधान करेंगे क्योंकि इससे मुझे काफी असुविधा हो रही है।

सादर,

बॉब मरे

उत्तर और क्षमायाचना

अंतिम पत्र उदाहरण उत्तर संदेशों से संबंधित होंगे। प्रतिक्रिया प्राप्त संदेश के लिए कृतज्ञता से शुरू होनी चाहिए। और फिर चतुराई से वर्तमान परिस्थितियों का स्पष्टीकरण व्यक्त करें, माफी मांगें और समस्या को हल करने के तरीके बताएं। आइए देखें कि इस विषय पर कौन से वाक्यांश व्यावसायिक अंग्रेजी से मेल खाते हैं।

उदाहरण	अनुवाद
समस्या को हमारे ध्यान में लाने के लिए धन्यवाद.	इस मुद्दे को हमारे ध्यान में लाने के लिए धन्यवाद।
हमें यह सुनकर बहुत दुख हुआ...	हमें यह सुनकर बहुत दुख हुआ...
कृपया इसके लिए हमारी क्षमा याचना स्वीकार करें...	कृपया इसके लिए हमारी क्षमायाचना स्वीकार करें...
आपको मेरा आश्वासन है कि...	मैं आपको विश्वास दिलाता हूं कि...
कृपया आश्वस्त रहें कि हम…	आश्वस्त रहें कि हम...
हुई असुविधा की भरपाई के लिए...	हुई असुविधा की भरपाई के लिए...

आइए एक उदाहरण देखें.

प्रियश्रीमुरे,

कृपया हमारी डिलीवरी सेवा के संबंध में आपको हुई हालिया समस्याओं के लिए हमारी क्षमायाचना स्वीकार करें।

हमारी कंपनी को हाल ही में सॉफ़्टवेयर के साथ कुछ समस्याओं का अनुभव हुआ था। विक्रेता ने तब से एक पैच लागू कर दिया है, और हमारे सिस्टम अब 100% कार्यात्मक हैं। कृपया आश्वस्त रहें कि आपको अपना ऑर्डर परसों तक प्राप्त हो जाएगा।

असुविधा की भरपाई के लिए हमने आपके ऑर्डर किए गए उपकरणों पर 20% की छूट लागू की है। हम आपके रिवाज को अत्यधिक महत्व देते हैं।

ईमानदारी से,

निक हार्ले
ग्राहक सेवा प्रबंधक

यहां एक प्रकार की व्यावसायिक वाक्यांशपुस्तिका है जिसे हमने सामग्री के अध्ययन के परिणामों के आधार पर संकलित किया है: अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार, औपचारिक संचार के लिए अक्षरों और वाक्यांशों के उदाहरण। हमें उम्मीद है कि हमारे सुझावों से आप अपने व्यावसायिक संचार कौशल में सुधार करेंगे और विदेशी भागीदारों के साथ आपसी समझ हासिल करेंगे! नई कक्षाओं में मिलते हैं!

अंग्रेजी में एकीकृत राज्य परीक्षा में कार्य C1।

व्यक्तिगत पत्र की संरचना

1. पता और तारीख पत्र के ऊपरी दाएं कोने में (संक्षिप्त रूप में) लिखी होती है।
2. पत्र का पहला भाग परिचय है। पत्र के इस भाग में लेखक पत्र प्राप्त करने के लिए धन्यवाद देता है या लम्बे समय तक न लिख पाने के लिए क्षमा माँगता है।
3. पत्र का दूसरा भाग मुख्य भाग है। यह पत्र का सबसे बड़ा भाग है, क्योंकि पत्र के इस भाग में लेखक सभी प्रश्नों का उत्तर देता है और सभी कार्यों को पूरा करता है।
4. पत्र का तीसरा भाग निष्कर्ष है। पत्र के इस भाग में लेखक को यह कारण बताना होगा कि वह पत्र क्यों लिख रहा है।
5. पत्र का अंत-समाप्ति (पत्र का समापन)। यह वाक्यांश लेखक और अभिभाषक के बीच निकटता की डिग्री पर निर्भर करता है; इसके बाद एक अल्पविराम लगाया जाता है और फिर (एक नई पंक्ति पर) आपका नाम दर्शाया जाता है।

भाषण क्लिच

संबोधन/अभिवादन	- प्रिय साइमन - प्रिय मिस जोन्स, - प्रिय मम्मी
परिचयात्मक वाक्यांश	- आपका पत्र पाकर बहुत अच्छा लगा... - आपके ख़त के लिए धन्यवाद। आपकी बात सुनकर बहुत अच्छा/प्यारा लगा। - आपके लंबे पत्र के लिए धन्यवाद. बहुत समय से आपसे न सुनने के बाद, आपकी सारी ख़बरें सुनकर सचमुच बहुत अच्छा लगा…। - क्षमा करें मैंने इतने लंबे समय तक नहीं लिखा लेकिन... - मुझे आपके पत्र का शीघ्र उत्तर न दे पाने का बहुत खेद है, लेकिन मैं अत्यधिक व्यस्त हूँ। - पहले न लिखने के लिए क्षमा करें, लेकिन मैंने... - अपका सब कुछ कैसा चल रहा है? - मुझे खेद है कि मैंने इतने लंबे समय तक नहीं लिखा, लेकिन... - मुझे यह सुनकर बहुत खुशी हुई... - मैंने सोचा कि बेहतर होगा कि मैं लिखूं और आपको इसके बारे में बताऊं...
समापन वाक्यांश	- मैं सचमुच चाहूंगा कि आप इस गर्मी में मुझसे मिलने आएं। मुझे लिखें और अपनी योजनाएं बताएं। - मुझे भेजने के लिए धन्यवाद... कृपया जल्द ही मुझे फिर से लिखें, और मुझे अपनी सारी खबरें बताएं। - कृपया अपने... को मेरा नमस्कार (प्यार) दें/भेजें। और लिखो और मुझे अपनी योजनाएं बताओ... - मुझे तुम्हें देखना बहुत अच्छा लगेगा। आप मुझसे आकर इस बारे में क्यों नहीं मिलते...जल्द ही वापस लिखें! यदि आप कुछ और जानना चाहते हैं, तो बस मुझे एक पंक्ति लिखें। - खैर, अभी के लिए काफी है। जल्द ही वापस लिखें. - फ़िलहाल मेरी ख़बर बस इतनी ही है...
सलाह मांगने वाले पत्र	- मैं आपकी सलाह मांगने के लिए लिख रहा हूं। - क्या आप मुझे अपनी सलाह दे सकते हैं? - मुझे इस बारे में अपनी सलाह दें... - क्या आप ऐसा कुछ सोच सकते हैं...? - मुझे एक समस्या है और मुझे आपकी सलाह चाहिए। - मुझे एक समस्या है, और मुझे लगता है कि आप मदद कर सकते हैं। - आप क्या सोचते है कि मै क्या करु? - मुझे दीजिए/जल्द ही मुझे अपनी सलाह भेजिए। - क्या आपको लगता है कि मुझे करना चाहिए...? - क्या आपको इसके बारे में कोई जानकारी है...? - कृपया मुझे बताएं कि क्या करना है। - कृपया मुझे बताएं कि आपको क्या लगता है कि मुझे क्या करना चाहिए - मैं जानना चाहूंगा कि आप क्या सोचते हैं... - जल्दी ही वापस लिखें और मुझे बताएं कि आप क्या सोचते हैं। - आपकी सलाह से मुझे बहुत मदद मिलेगी.
सलाह पत्र देना	- मुझे यह सुनकर दुख हुआ... और मुझे लगता है कि मैं मदद कर सकता हूं। - खुश हो जाओ / ज्यादा चिंता मत करो। - इसे आप पर हावी न होने दें। - मुझे मदद करने में बहुत खुशी हो रही है। - मुझे अभी आपका पत्र मिला और मुझे लगता है... - मुझे लगता है कि आपको यही करना चाहिए। - आप क्यों नहीं...? - यदि मैं आप होता/आपकी स्थिति में होता, तो मैं.../ मैं नहीं होता...। - क्या आपने ... + विंग के बारे में/के बारे में सोचा है? -यह मत भूलना... - यह एक अच्छा विचार होगा... - आपको क्या करना चाहिए... - + विंग के बारे में क्या ख़याल है...? -+विंग के बारे में क्या...? - मुझे लगता है... - सबसे अच्छी सलाह जो मैं आपको दे सकता हूं वह है... - एक और अच्छा विचार यह है कि... - मुझे आशा है कि यह/मेरी सलाह मदद करेगी। - मुझे बताएं कि क्या हेाता है। - मुझे बताएं कि यह कैसा रहा। - आशा करते हैं कि चीजें बेहतर हो जाएंगी - आशा करते हैं कि सब कुछ ठीक हो जाए। - आशा है इससे मदद मिली होगी। - अगर आप ऐसा करेंगे तो आप...
माफ़ी पत्र	- मुझे सचमुच खेद है कि मैं इसके बारे में भूल गया...; मैं माफी माँगने के लिए लिख रहा हूँ... - मुझे बहुत खेद है कि मैं इसे नहीं बना सका... - ऐसा फिर कभी नहीं होगा...
आमंत्रण का पत्र	- मैं आपको आमंत्रित करने के लिए लिख रहा हूं... - मैं एक पार्टी कर रहा हूं...; क्या आप आना चाहेंगे? - मुझे आशा है कि आप हमसे जुड़ने/इसे बनाने में सक्षम होंगे।
अनुरोध - पत्र	- मैं आपसे मदद मांगने/मुझ पर एक एहसान करने के लिए लिख रहा हूं - मुझे आश्चर्य है/सोच रहा था कि क्या मैं आपसे पूछ सकता हूँ... - यदि आप कर सकें तो मैं बहुत/बहुत/सचमुच आभारी रहूँगा...
धन्यवाद पत्र	- मैं आपको बहुत-बहुत धन्यवाद देने के लिए लिख रहा हूं... - पार्टी बढ़िया/शानदार थी... - यह आपकी बहुत कृपा/अच्छाई थी...
बधाई पत्र	- मैं आपको परीक्षा उत्तीर्ण करने पर बधाई देने के लिए लिख रहा हूं... पर बधाई... । - आप सचमुच सर्वश्रेष्ठ थे... . - आप इसके लायक हैं... ।
सूचना पत्र	- यह सिर्फ आपको यह बताने के लिए है कि... . मैं बस आपको यह बताने के लिए लिख रहा हूं... आप सोच रहे होंगे कि हम सबको क्या हो गया है। - फिलहाल हमारी खबर ये है... .

परीक्षा आपके संभावित पत्र मित्र के पत्र का एक अंश प्रस्तुत करती है। पत्र में कुछ समाचार और आपकी राय, सलाह आदि के लिए कई प्रश्न हैं।

आपको ऊपरी दाएं कोने में अपने संक्षिप्त रिटर्न पते से शुरू होने वाला एक प्रतिक्रिया पत्र लिखना होगा, पते के नीचे तारीख, एक अभिवादन, और एक विदाई वाक्यांश और नाम के साथ समाप्त होना होगा।

सबसे पहले, एक पत्र लिखने के लिए, आपको अंग्रेजी भाषा की वर्तनी और विराम चिह्न के नियमों को जानना होगा और उनका पालन करने का प्रयास करना होगा - जिस व्यक्ति को आपने पत्र संबोधित किया था वह एक अच्छी तरह से लिखा पत्र पढ़कर प्रसन्न होगा।

एकीकृत राज्य परीक्षा और एकीकृत राज्य परीक्षा दोनों में अंग्रेजी भाषा के कार्यों में से एक है एक व्यक्तिगत पत्र लिखनाएक "अंग्रेजी बोलने वाले पत्र मित्र" के पत्र के जवाब में। यह अंग्रेजी निबंध लिखने की तरह ही भाग सी में शामिल है। वहीं, यदि यूनिफाइड स्टेट परीक्षा में एक पत्र की लंबाई 100-140 शब्द है, तो यूनिफाइड स्टेट परीक्षा में 100-120 शब्दों की सीमा है, क्योंकि यूनिफाइड स्टेट परीक्षा में आपको 3 प्रश्न पूछने का कार्य दिया जाता है, और यूनिफाइड स्टेट परीक्षा में आपको केवल पत्र का उत्तर देने का कार्य दिया जाता है, हालाँकि, किसी भी स्थिति में, यदि आप प्रश्न लिखते हैं, तो यह एक प्लस होगा।

को पत्र लिख रहा हूँ विदेशी भाषायह एक सरल कार्य है जिसे अन्य कार्यों के लिए समय निकालने के लिए यथाशीघ्र पूरा करना आवश्यक है। तो, आइए व्यक्तिगत पत्र लिखने के लिए समान नियमों पर नजर डालें। सब कुछ समझना आसान बनाने के लिए, साइट से विशेष रूप से चयनित वीडियो देखें:

ऊपरी दाएँ कोने मेंनिम्नलिखित क्रम में पता इंगित करें (रूसी में उलटा क्रम):

अपार्टमेंट
घर का नंबर, सड़क का नाम
शहर
एक देश

इसमें पते को इंगित करने की अनुमति है संक्षिप्त, उदाहरण के लिए:
मास्को
रूस

पते के नीचे एक पंक्ति छोड़ना, आपको पत्र की तारीख लिखनी होगी:
4 जून 2012
4 जून 2012
या कम औपचारिक रूप से:
04/06/12

पत्र की शुरुआत एक अनौपचारिक संबोधन से होती है. यदि आपके वार्ताकार का नाम कार्य में इंगित नहीं किया गया है, तो आपको एक के साथ आना चाहिए:
प्रिय टिम,
प्रिय रेबेका,
पते के बाद आपको अल्पविराम लगाना होगा!

पत्र के पाठ को कई तार्किक अनुच्छेदों में विभाजित करें, जिनमें से प्रत्येक एक लाल रेखा से शुरू होता है।

1. पहले पैराग्राफ में, आपको अपने मित्र को उसके पत्र के लिए धन्यवाद देना चाहिए:
आपके (अंतिम) पत्र के लिए (बहुत-बहुत) धन्यवाद।
आपका अंतिम पत्र वास्तव में आश्चर्यचकित करने वाला था।
आपका पत्र पाकर मुझे ख़ुशी हुई।
आपको सुन कर बहुत अच्छा लगा! / यह सुनकर बहुत अच्छा लगा... / मुझे यह सुनकर खुशी हुई...
आप पहले न लिखने के लिए माफ़ी भी मांग सकते हैं:
क्षमा करें मुझे इतने लंबे समय तक नहीं लिखा गया लेकिन.../ क्षमा करें मैं इतने लंबे समय से संपर्क में नहीं हूं।
मुझे खेद है कि मैंने पहले उत्तर नहीं दिया लेकिन मैं वास्तव में अपने स्कूल में व्यस्त था।
और/या प्राप्त पत्र से किसी तथ्य का उल्लेख करें:
मुझे खुशी है कि आपने अपना इतिहास परीक्षण पास कर लिया!
ऐसा लगता है जैसे आपने लंदन में बहुत अच्छा समय बिताया!
आपके बारे में बड़ी खुशखबरी...!

2. पत्र का मुख्य भाग (2-3 पैराग्राफ)। इसमें आपको कार्य में निर्दिष्ट सभी पहलुओं का खुलासा करना होगा। आवश्यक प्रश्न पूछना न भूलें.

पत्र के अनौपचारिक शैली में लिखे जाने की उम्मीद है, इसलिए आप जैसे अनौपचारिक लिंकिंग शब्दों का उपयोग कर सकते हैं कुंआ, वैसे, फिर भी, इसलिए, बोलचाल की अभिव्यक्ति जैसे अंदाज़ा लगाओ?या मुझे शुभकामनाएँ दें!,साथ ही विस्मयादिबोधक चिह्न.

3. अंतिम पैराग्राफ में बताएं कि आप पत्र क्यों समाप्त कर रहे हैं:
खैर, बेहतर होगा कि मैं अभी चला जाऊं क्योंकि मुझे अपना होमवर्क करना है।
वैसे भी, मुझे अब जाना होगा क्योंकि मेरी माँ ने मुझे कपड़े धोने में मदद करने के लिए कहा था।
मुझे अब जाना है! यह मेरे पसंदीदा टीवी शो का समय है।

और आगे के संपर्कों का उल्लेख करें:
जवाब जल्दी देना!
अपना ख़्याल रखो और संपर्क में रहना!
जब संभव हो तो मुझे एक पत्र भेजो।
आप से जल्दी सुनने की उम्मीद।
मैं आपसे सुनने के लिए इंतजार नहीं कर सकता!

पत्र के अंत में, एक अलग पंक्ति में, अंतिम क्लिच वाक्यांश दर्शाया गया है, जो इस बात पर निर्भर करता है कि लेखक और प्राप्तकर्ता कितने करीब हैं। इसके बाद हमेशा अल्पविराम आता है! न्यूनतम औपचारिक (1) से अधिक औपचारिक (8) तक निम्नलिखित संभावित विकल्प हैं:

प्यार,
ढेर सारा प्यार,
मेरा सारा प्यार,
शुभकामनाएं,
शुभकामनाएं,
शुभकामना सहित,
आपका अपना,
नमस्कार,

अगली पंक्ति में, अंतिम वाक्यांश के तहत, लेखक का नाम दर्शाया गया है (उपनाम के बिना!)। उदाहरण के लिए:
ANDYया कैट

इस प्रकार, किसी मित्र को लिखा गया पत्र इस प्रकार दिखता है:

लेखक का पता (ऊपरी दाएं कोने में दर्शाया गया है)
पत्र की तिथि (पते के अंतर्गत)

निवेदन,
पत्र की शुरुआत में, लेखक आमतौर पर क) पहले प्राप्त पत्राचार के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देता है; ख) पहले न लिखने के लिए क्षमा चाहता हूँ।
पत्र का मुख्य भाग (2-3 पैराग्राफ)। इसका खुलासा होना चाहिए
असाइनमेंट में निर्दिष्ट सभी पहलू।
सभी आवश्यक प्रश्न अवश्य पूछें.
पत्र के अंत में, लेखक आमतौर पर पत्र को समाप्त करने के कारण का उल्लेख करता है, साथ ही आगे के संपर्कों (घिसे-पिटे वाक्यांशों का उपयोग किया जाता है) का भी उल्लेख करता है।
अंतिम वाक्यांश
लेखक के हस्ताक्षर (नाम)

अंग्रेजी में पत्र लिखने का टेम्प्लेट

13 ओस्टोजेन्का स्ट्रीट

आपका पत्र पाकर मुझे बहुत ख़ुशी हुई! मैं जुलाई में आपसे मिलने के लिए इंतजार नहीं कर सकता! मुझे खेद है कि मैंने पहले उत्तर नहीं दिया लेकिन मैं वास्तव में अपने स्कूल में व्यस्त था।

आपने मुझसे इसके बारे में बताने के लिए कहा... ठीक है,...

वैसे, ...? ...? ...?

दुर्भाग्य से, बेहतर होगा कि मैं अभी चला जाऊं क्योंकि मुझे (हमेशा की तरह) बहुत सारा होमवर्क करना है। अपना ख़्याल रखो और संपर्क में रहना!

नींद और भोजन के साथ-साथ संचार भी बुनियादी मानवीय जरूरतों में से एक है। आधुनिक लोगों के पास दोस्तों और रिश्तेदारों, सहकर्मियों आदि से बात करने के कई सुलभ और प्रभावी तरीके हैं व्यावसायिक साझेदार. इनमें आमने-सामने संचार, सेलुलर संचार और इंटरनेट शामिल हैं।

अंतिम दो विधियाँ अपेक्षाकृत हाल ही में सामने आईं। लंबे समय तक संदेशों के माध्यम से ही दूर तक संवाद करना संभव था। वे हाथ से लिखे गए थे और मेल द्वारा भेजे गए थे। यह आज तक जीवित है। हालाँकि, हस्तलिखित की जगह ईमेल ने ले ली है।

आइए एक परिभाषा दें

"पत्र" शब्द के कई अर्थ हैं।

सबसे पहले, यह लिखित संकेतों की एक प्रणाली है, जो मौखिक भाषण को रिकॉर्ड करने के लिए आवश्यक है।

उदाहरण: वैज्ञानिकों ने एक प्राचीन पत्र का अर्थ निकाला है

दूसरे, यह कागज पर मुद्रित सूचनात्मक पाठ की उपस्थिति है।

उदाहरण: छात्रों ने अपने शिक्षक से पूछा कि रूसी भाषा में स्वीकृत मानदंडों के अनुसार एक पत्र कैसे समाप्त किया जाए।

तीसरा, हस्तलिखित या इलेक्ट्रॉनिक पाठ जिसमें प्राप्तकर्ता के लिए इच्छित जानकारी होती है।

उदाहरण: घर से उसके पिता की ओर से महत्वपूर्ण समाचार वाला एक पत्र भेजने के एक सप्ताह बाद प्राप्त हुआ।

और इसकी शुरुआत कैसे करें? सभी लोग स्वयं से ये प्रश्न पूछते हैं, चाहे वे किसी भी प्रकार का संदेश लिख रहे हों: इलेक्ट्रॉनिक या हस्तलिखित। इस लेख में हमें उनमें से पहले का उत्तर देना होगा।

पत्रों के प्रकार

इससे पहले कि हम किसी पत्र को सर्वोत्तम ढंग से समाप्त करने के बारे में बात करें, उसके प्रकारों को समझना ज़रूरी है। यह प्रयुक्त समग्र स्वर और भावों को निर्धारित करता है। तो, संदेश ये हो सकते हैं:

व्यापार;
निजी;
बधाई हो.

इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण को आमतौर पर दस्तावेज़ कहा जाता है जो विभिन्न संगठनों और संस्थानों के बीच सूचनाओं के आदान-प्रदान के साधन के रूप में कार्य करता है। इसे "आधिकारिक पत्राचार" भी कहा जा सकता है। इस श्रेणी में आने वाले कुछ प्रकार के पत्रों को प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, याचिकाएं, अपील, अनुरोध), अन्य को नहीं (उदाहरण के लिए, चेतावनी, अनुस्मारक, बयान)।

वह पत्र जो एक निजी व्यक्ति द्वारा लिखा जाता है और दूसरे को संबोधित होता है, व्यक्तिगत कहलाता है।

वे पत्र जिनका उद्देश्य किसी अनौपचारिक व्यक्ति, संगठन या संस्था को किसी आनंददायक घटना या उपलब्धि पर बधाई देना होता है, आमतौर पर बधाई पत्र कहलाते हैं।

नीचे हम यह पता लगाएंगे कि किसी पत्र को उसके प्रकार और उद्देश्य के आधार पर सही ढंग से कैसे समाप्त किया जाए।

सामान्य संरचना

प्रकार चाहे जो भी हो, सभी अक्षरों की संरचना लगभग समान होती है। यह ध्यान देने योग्य है कि पहले दो बिंदु केवल आधिकारिक पत्राचार के लिए विशिष्ट हैं।

प्रेषक का पता।
की तारीख।
अभिवादन।
बुनियादी जानकारी वाला पाठ.
अंतिम वाक्यांश.
पी.एस.

व्यावसायिक पत्राचार

इस प्रकार के पत्राचार के लेखन पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, क्योंकि प्रेषक द्वारा वर्तनी, विराम चिह्न या विराम चिह्न में त्रुटियां उस कंपनी या संस्थान की छवि को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकती हैं जिसका वह प्रतिनिधित्व करता है। प्रस्ताव लिखते समय सरल वाक्यों को प्राथमिकता देनी चाहिए और इससे बचना चाहिए बड़ी संख्या मेंजटिल संरचनाएँ. समग्र स्वर सम्मानजनक होना चाहिए. मुख्य बात यह है कि पत्र का सार उसके अंत में प्रकट होना चाहिए, क्योंकि लोग पाठ के इस विशेष अंश पर अधिक ध्यान देते हैं।

जिस पत्र को आधिकारिक दर्जा प्राप्त हो उसका अंत कैसे करें? सबसे सफल समापन वाक्यांश हैं:

मैं आगे भी सार्थक सहयोग की आशा करता हूँ।
मैं निरंतर सहयोग की आशा करता हूँ।
आपके ध्यान देने के लिए धन्यवाद!
साभार, इवानोव इवान इवानोविच।
सम्मान के साथ, इवानोव इवान इवानोविच।

किसी निजी व्यक्ति को लिखे पत्र को खूबसूरती से कैसे समाप्त करें

इस प्रकार के पत्राचार के लिए संकलक को विशेष ध्यान देने की आवश्यकता नहीं होती है। हालाँकि, लिखने की प्रक्रिया में व्यक्ति को साक्षरता के बारे में अभी भी नहीं भूलना चाहिए। इस संबंध में, ईमेल लिखना बहुत आसान है क्योंकि पाई गई त्रुटियों को आसानी से ठीक किया जा सकता है। हस्तलिखित पाठ के मामले में, आपको तैयार पाठ को फिर से लिखना होगा।

प्रक्रिया शुरू करने से पहले, आपको प्राप्तकर्ता की मुख्य सामग्री और प्रतिक्रिया पर निर्णय लेना होगा। यदि प्रेषक के लिए यथाशीघ्र प्रतिक्रिया प्राप्त करना महत्वपूर्ण है, तो अंतिम भाग में उचित नोट्स बनाना बेहतर है। अंत ऊपर लिखी हर बात का तार्किक निष्कर्ष होना चाहिए, अन्यथा यह प्राप्तकर्ता को अजीब स्थिति में डाल सकता है और उसे यह सोचने पर मजबूर कर सकता है कि प्रेषक क्या कहना चाहता था।

किसी पत्र के अंत में उपयोग किए जाने वाले सबसे आम वाक्यांश हैं:

आपका मित्र, पीटर.
फिर मिलते हैं!
जवाब का इंतज़ार कर रहे है।
चुम्बन, मारिया।
जितनी जल्दी हो सके आओ.
शुभकामनाएँ, आपका मित्र पीटर।

पत्र का अंत प्रेषक स्वयं बता सकता है। इस मामले में, इसका एक अनूठा चरित्र होगा और प्राप्तकर्ता निश्चित रूप से इसे पसंद करेगा।

आप बधाई पत्र को कैसे समाप्त कर सकते हैं, इस प्रश्न का उत्तर देते समय, आपको उसके स्वरूप पर ध्यान देने की आवश्यकता है। यदि प्रेषक और प्राप्तकर्ता अधिकारी हैं, तो अंतिम वाक्यांश तटस्थ होना चाहिए। अन्य मामलों में, एक निश्चित स्वतंत्रता की अनुमति है।

आइए इसे संक्षेप में बताएं

प्रश्न: "पत्र कैसे समाप्त करें?" - काफी तार्किक. फोन और सोशल नेटवर्क पर संचार उन कानूनों पर आधारित है जो पत्राचार के दौरान अपनाए गए कानूनों से भिन्न हैं। हालाँकि, प्रत्येक व्यक्ति को अपने जीवन में कम से कम एक बार पत्र लेखक के रूप में कार्य करना पड़ता है। इसलिए ये होना जरूरी है सामान्य विचारइस क्षेत्र में मौजूद सिद्धांतों और नियमों के बारे में। अन्यथा, पहला अनुभव आखिरी हो सकता है। लेकिन पत्र लिखना, उसे भेजना और प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करना एक रोमांचक प्रक्रिया है।