डॉक्टरों के लिए नियोजन बैठक क्या है? नियोजन बैठकें कैसे संचालित करें: बुनियादी नियम और गैर-मानक विचार

बैठकें पसंद नहीं हैं? आप बस यह नहीं जानते कि उन्हें कैसे पकाना है! वैसे, यह एक बहुत ही प्रभावी प्रबंधन उपकरण है। एक नियोजन बैठक केवल योजनाएं और समय सीमा नहीं है, यह नए तरीकों का विकास, विचारों का आदान-प्रदान, टीम के भीतर संचार और कर्मचारियों में उत्साह पैदा करने का अवसर है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि इस मुद्दे को औपचारिक दृष्टिकोण से न देखा जाए। नियोजन बैठकें दिखावे के लिए नहीं होतीं। उच्चतम और सबसे स्थिर संकेतक उन कंपनियों के हैं जो इसे स्पष्ट रूप से समझते हैं। मुझे आश्चर्य है कि उन्हें सही तरीके से कैसे पूरा किया जाए? तो बेझिझक आगे पढ़ें!

सबसे पहले, यह समझने लायक है कि नियोजन बैठक के क्या कार्य हैं।

• सूचनात्मक.यह आवश्यक है कि प्रत्येक कर्मचारी को कंपनी के इच्छित मार्ग के बारे में सूचित किया जाए।

• परीक्षा।प्रबंधक टीम में माहौल की निगरानी कर सकता है, संकेतकों की गिरावट या सफलता के कारणों को स्पष्ट कर सकता है। परिणामस्वरूप, इंटरैक्शन श्रृंखला में विफलताएं अक्सर ध्यान देने योग्य हो जाती हैं।

• प्रेरक.कर्मचारियों के काम पर ध्यान देने से श्रम उत्पादकता बढ़ती है। योजना बैठक- शानदार तरीकाकर्मचारियों को नियमित रूप से याद दिलाएं कि वे महत्वपूर्ण हैं और उनके काम पर पर्याप्त ध्यान दिया जाता है। आवश्यकता पड़ने पर प्रशंसा करें, उपलब्धियों को पहचानें और विभाग में प्रतिस्पर्धी भावना को प्रोत्साहित करें। और, संख्याओं और रिपोर्टों के अलावा, आपको अपने कर्मचारियों की नज़र भी देखनी होगी।

• शैक्षिक.यदि सप्ताह के दौरान कोई कार्य मामला था जो सभी के लिए संकेतक था, तो प्रबंधक इसे योजना बैठक में लिखता है। इस तरह, आपको अलग-अलग कर्मचारियों के सामने एक ही बात दोहराने की ज़रूरत नहीं पड़ेगी।

• अनुशासन.नियमित अनुष्ठान और नियम, जिसमें बैठकों की योजना बनाना शामिल है, कर्मचारियों को प्रेरित करने में मदद करते हैं। कर्मचारी इस तथ्य के आदी हो रहे हैं कि उन्हें न केवल संख्याओं में रिपोर्टिंग की आवश्यकता है, बल्कि संकेतकों को सही ठहराने की इच्छा भी है।

सामान्य निर्देश:

• योजना बैठक के लिए पूरी तैयारी करें. इसके क्रियान्वयन के लिए योजना बनाना आवश्यक है। और वक्ताओं का क्रम वितरित करना न भूलें।

• आवंटित समय को अनावश्यक बातचीत से भरने की कोई आवश्यकता नहीं है। नेता को कार्यों को स्पष्ट रूप से निर्धारित करना चाहिए और भाषण के सार को अनावश्यक "पानी" से अलग करना चाहिए।

• भावनात्मक बयानों से बचें. वे परिणाम पर नकारात्मक प्रभाव डालते हैं।

• कर्मचारियों के लिए स्पष्ट नियम निर्धारित करें। उदाहरण के लिए: आप केवल सामान्य मुद्दों के बारे में बात कर सकते हैं, विशिष्ट मुद्दों पर चर्चा की जाती है व्यक्तिगत समाधान; हम फ़ोन को साइलेंट मोड पर स्विच करते हैं; किसी समस्या को बताते समय समाधान प्रस्तुत करना आवश्यक है; गैर-कार्यशील मुद्दों पर कार्य घंटों के बाहर चर्चा की जाती है।

• चर्चा के अंत तक प्रबंधक की राय को अधीनस्थों से छिपाया जाना चाहिए, ताकि हर कोई अपने विचार को आत्मविश्वास से व्यक्त कर सके।

कब करना है? ठीक उसी दिन, ठीक उसी समय...

दैनिक नियोजन बैठकें केवल शुरुआती लोगों के लिए उपयुक्त हैं जिन्हें हर कदम पर समर्थन की आवश्यकता होती है। एक स्थापित टीम के लिए, योजना बैठकें सप्ताह में एक बार आयोजित की जानी चाहिए। मुख्य बात यह है कि वे एक ही समय पर, मिनट दर मिनट होते हैं, जिससे टीम अनुशासित हो सकेगी। आदर्श अवधि 20-45 मिनट है। यह समय एकाग्रता का काल है।

उदाहरण योजना मीटिंग स्क्रिप्ट:

प्रबंधक एक सूचनात्मक संदेश देता है, जिसके बाद सभी कर्मचारी अपने प्रश्न पूछ सकते हैं।

प्रबंधक लक्ष्यों और उद्देश्यों की घोषणा करता है और कर्मचारियों से उनके बारे में प्रश्न पूछता है। यदि आवश्यक हो, तो व्यक्तिगत बैठकें निर्धारित की जाती हैं।

प्रबंधक किसी अन्य विभाग से आमंत्रित विशेषज्ञ का परिचय कराता है या सप्ताह के किसी प्रतिनिधि मामले के बारे में बात करता है।

प्रबंधक स्पष्ट करता है कि क्या ऐसे महत्वपूर्ण कार्य मुद्दे हैं जिन पर तत्काल चर्चा की आवश्यकता है।

प्रबंधक संक्षेप में बताता है, वर्तमान योजनाओं, बैठकों के बारे में बात करता है और योजना बैठक का समापन करता है।

नियोजन बैठक अतीत का अवशेष नहीं है, बल्कि सबसे प्रभावी प्रबंधन उपकरणों में से एक है जो विभाग के लक्ष्यों की उपलब्धि सुनिश्चित करती है। लेकिन पूरे बिज़नेस की सफलता इन्हीं लक्ष्यों पर निर्भर करती है। जैसे ही आप बैठकों को सही ढंग से संचालित करना शुरू करेंगे, आप निश्चित रूप से योजना बैठकों की प्रभावशीलता की सराहना करेंगे!

विभाग का मुखिया बहुत व्यस्त व्यक्ति है. संकेतक, नियम, जटिल समस्याओं का समाधान, लक्ष्य की ओर बढ़ने के लिए सभी को संगठित करना - सब कुछ उसके कंधों पर है। प्रबंधन उपकरणों का सेट जितना सही ढंग से चुना जाएगा, उतना ही अधिक होगा अधिक प्रभावी प्रबंधक. क्या एक रेखीय इकाई में योजना बैठक जैसे उपकरण पर समय बर्बाद करना उचित है?

यहां तक ​​कि उन कंपनियों में भी जहां नियोजन बैठकें अनिवार्य और विनियमित हैं, प्रबंधक अक्सर उनसे औपचारिक रूप से संपर्क करते हैं - बस दिखावे के लिए शूट करें और अपने काम के साथ आगे बढ़ें। वे बैठकों की योजना बनाने को समय की बर्बादी मानते हैं, जिसका आविष्कार सिद्धांतकारों ने किया था। उनका आदर्श वाक्य है: "अभ्यासियों को काम करने की ज़रूरत है, जानबूझकर नहीं।" साथ ही, उन कंपनियों में जहां बैठकों की योजना बनाना वैकल्पिक है और एक व्यक्तिगत पहल है, ऐसे प्रबंधक भी हैं, जो अतिरिक्त अनुस्मारक के बिना, एक निश्चित समय पर कर्मचारियों को इकट्ठा करते हैं और उनसे बात करते हैं।

यदि कोई उन्हें ऐसा करने के लिए बाध्य नहीं करता है तो ये "अजीब" प्रबंधक अपना कीमती समय इतने "अप्रभावी ढंग से" क्यों बर्बाद करते हैं? मुझे इस मुद्दे को गहराई से समझना था हाल ही में. संकट के कारण शीर्ष प्रबंधकों को व्यवसाय में गहराई से उतरने की आवश्यकता पड़ी। बाजार में खेल के नियम बदल गए हैं, और एक कंपनी को न केवल टिके रहने के लिए, बल्कि बाजार में अपनी स्थिति को मजबूत करने के लिए संकट का उपयोग करने के लिए, उसे ग्राहकों के करीब आने की जरूरत है - बाहरी और आंतरिक।

परिवर्तनों पर तुरंत प्रतिक्रिया देने और स्थिति पर नियंत्रण के स्तर को बढ़ाने के लिए, अन्य बातों के अलावा, मैंने नियमित रूप से विभागों में योजना बैठकों में शामिल होना शुरू कर दिया, तुलना में विभिन्न शैलियाँउनका प्रबंधन. आंकड़े सांकेतिक थे: यह पता चला कि 12 एकल-प्रोफ़ाइल विभागों में जिनमें बिक्री और अनुबंध प्रवर्तन दोनों किए जाते हैं, उच्चतम और सबसे स्थिर संकेतक वे हैं जहां योजना बैठकें साप्ताहिक रूप से आयोजित की जाती हैं। और यह कोई संयोग नहीं है.

योजना बैठक का उद्देश्य

यदि प्रबंधक से नियोजन बैठक के उद्देश्य के बारे में पूछा जाता है, तो वह उत्तर देता है: "क्योंकि ऐसा होना चाहिए," तो बेहतर है कि इसे आयोजित ही न किया जाए। कोई भी औपचारिक कार्यक्रम "दिखावे के लिए" केवल नुकसानदेह होता है; वे आपको परिणामों के लिए नहीं, बल्कि "लक्ष्य की ओर बढ़ने के दिखावे" के लिए काम करना सिखाते हैं। "नियोजन बैठक" नाम से पता चलता है कि इसका लक्ष्य निर्धारित लक्ष्यों की दिशा में नियोजित योजना के अनुसार आंदोलन को अद्यतन करना है।

यदि हम इस घटना को डेमिंग चक्र (प्लान - डू - चेक - एक्ट) के दृष्टिकोण से मानते हैं, तो नियोजन बैठक निष्कर्ष निकालने और यदि आवश्यक हो, तो आंदोलन को समायोजित करने के लिए गतिविधियों की नियमित निगरानी (चेक) है। (एक्ट)। लेकिन इसके लिए आँकड़े हैं! क्या अतिरिक्त लोगों को इकट्ठा करना उचित है? यह निश्चित रूप से इसके लायक है, और योजना बैठक के मुख्य कार्य हमें यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं।

नियोजन बैठक के मुख्य कार्य

1) सूचनात्मक। कर्मचारियों के पास कंपनी और बाज़ार की स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करने के कुछ तरीके हैं:

• आधिकारिक प्रकाशित जानकारी जो कभी-कभी छूट जाती है या पूरी तरह समझ में नहीं आती;
• गपशप, अक्सर सच्चाई से बहुत दूर, लेकिन भोजन कक्ष और धूम्रपान कक्ष में बड़े आनंद के साथ चर्चा की जाती है;
• स्पष्टीकरण और जोर के साथ प्रत्यक्ष जानकारी महत्वपूर्ण बिंदु, जिसे प्रबंधक नियोजन बैठक में देता है, आपत्तियों को दूर करने और मौखिक प्रचार की प्रभावशीलता को कम करने पर ध्यान देता है।

और कर्मचारियों को इच्छित पथ पर विभाग की प्रगति के बारे में सूचित करना अनिवार्य है।

2) नियंत्रण. शुष्क और स्पष्ट संख्याओं के अलावा, टीम में माहौल की निगरानी करना और प्रदर्शन में सफलता या गिरावट के कारणों को स्पष्ट करना संभव है। नियोजन बैठक के परिणामों के आधार पर, विभाग के भीतर और कंपनी में बातचीत की श्रृंखला में विफलताओं की अक्सर पहचान की जाती है, और प्रबंधक तुरंत उन्हें खत्म करने के लिए कार्रवाई करना शुरू कर देता है।

3) प्रेरक. कर्मचारियों को ध्यान देने की जरूरत है. आइए हम प्रबंधन में प्रसिद्ध हॉथोर्न प्रभाव को याद करें - इस तथ्य के कारण श्रम उत्पादकता बढ़ती है कि कर्मचारियों की गतिविधियों पर ध्यान दिया जाता है। योजना बैठक में से एक सर्वोत्तम तरीकेकर्मचारियों को नियमित रूप से याद दिलाएं कि वे महत्वपूर्ण हैं और उनके काम पर पर्याप्त ध्यान दिया जाता है।

विभाग के कर्मचारियों में से एक को एक सफलता मिली, उड़ान भरी - एक अच्छा कारणउपलब्धियों को पहचानें और जहां आवश्यक हो, विभाग में प्रतिस्पर्धी भावना को प्रोत्साहित करें। और संख्याओं के अलावा, आपको अपने कर्मचारियों की नज़र भी देखनी होगी। प्रबंधक को अपने कर्मचारियों को ध्यान से देखना और सुनना चाहिए। कर्मचारी का व्यवहार बदल गया है, जुनून गायब हो गया है - प्रबंधक के लिए साप्ताहिक योजना में व्यक्तिगत बातचीत को शामिल करने का एक कारण।

4) शैक्षिक. इस फ़ंक्शन में, प्रबंधक के कठिन प्रबंधकीय कार्य को सरल बनाने के लिए नियोजन बैठक एक अनिवार्य उपकरण है। सप्ताह के दौरान, एक कार्य मामला जो सभी के लिए संकेतक था - प्रबंधक इसे लिखता है और योजना बैठक में इसे सार्वजनिक करता है। इस प्रकार, उसी चीज़ को दोहराने की कष्टप्रद आवश्यकता होती है भिन्न लोगकई बार अतीत की बात हो जाती है, और हम नियमित रूप से और सचेत रूप से अपने कामकाजी उपकरणों को "तेज" करते हैं।

5) संगठनात्मक. विशेष रूप से नवाचार के समय योजना बैठकों में संबंधित विभागों के प्रतिनिधियों को आमंत्रित करना एक अच्छी प्रथा है। बातचीत स्थापित करने या समायोजित करने, संघर्षों को हल करने और अनुभवों का आदान-प्रदान करने का अवसर।

6) अनुशासन. यू प्रेरणाएक प्रबंधन उपकरण के रूप में, एक बहुत महत्वपूर्ण कमी है: इसका प्रभाव अल्पकालिक होता है। कुछ ही लोग आत्म-प्रेरणा में सक्षम होते हैं, और इस क्षमता वाले लोग ही अक्सर नेता बनते हैं।

बैठकों की योजना बनाने सहित अनुशासन, नियमित अनुष्ठान और नियम, कर्मचारियों को प्रेरित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। नियोजन बैठक एक घटना है. कर्मचारी इस तथ्य के आदी हो रहे हैं कि उन्हें न केवल संख्याओं में रिपोर्टिंग की आवश्यकता होगी, बल्कि अपने संकेतकों को सही ठहराने की इच्छा भी होगी। योजना बैठक के लिए प्रश्न तैयार किए जाते हैं, कर्मचारी उन मामलों को इकट्ठा करते हैं और प्रबंधक को सौंपते हैं जो उनके अनुसार पूरे विभाग को दिखाए जाने चाहिए। शुक्रवार को पारिवारिक रात्रिभोज की तरह, नियोजन बैठक नियमों के अनुसार एक आदतन अनुशासनात्मक कार्रवाई बन जाती है, जब सभी को अपने मामलों को अलग रखना होता है, कार्यस्थल पर उपस्थित रहना सुनिश्चित करना होता है और अंत में एक-दूसरे की ओर मुड़ना होता है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है.

नियोजन बैठकें कितनी बार आयोजित करें

मेरा मानना ​​है कि दैनिक इकाई बैठकें केवल नए कर्मचारियों के लिए उपयुक्त हैं जिन्हें प्रबंधन की सलाह शैली और हर कदम पर समर्थन की आवश्यकता होती है। एक स्थापित टीम के लिए, योजना बैठकें साप्ताहिक होनी चाहिए। मुख्य बात यह है कि वे एक ही दिन, एक ही समय में किए जाते हैं, और कार्यों की अवधि और क्रम में लगभग मेल खाते हैं, जो अनुशासनात्मक कार्य को संरक्षित रखेगा।

संभावित नियोजन बैठक परिदृश्य का एक उदाहरण:

• प्रबंधक एक सूचनात्मक संदेश देता है; परिणामों के आधार पर, कर्मचारी स्पष्ट प्रश्न पूछ सकते हैं।
• प्रबंधक नियोजित संकेतकों की घोषणा करता है और कर्मचारियों से उनके बारे में प्रश्न पूछता है। यदि आवश्यक हो, तो व्यक्तिगत बैठकें निर्धारित करें।
• प्रबंधक सप्ताह के उदाहरणात्मक मामले के बारे में बात करता है या आमंत्रित कर्मचारी का परिचय देता है।
• प्रबंधक स्पष्ट करता है कि क्या ऐसे अत्यावश्यक कार्य मुद्दे हैं जो पूरे विभाग के लिए महत्वपूर्ण हैं और योजना बैठक में चर्चा की आवश्यकता है। मुद्दों का मूल्यांकन करता है, निर्णय लेता है - किस पर तुरंत चर्चा करनी है, किस चीज़ पर देर से निर्णय लेने की आवश्यकता होगी।
• प्रबंधक वर्तमान सप्ताह की योजनाओं - महत्वपूर्ण घटनाओं, बैठकों के बारे में बात करता है और योजना बैठक का समापन करता है।

समय की लागत

हम बहुत समय लेते हैं और समय बर्बाद करते हैं - यही मुख्य कारण है कि प्रबंधक नियोजन बैठकें आयोजित करने से इनकार करते हैं। का कारण है पूर्ण इनकारइस उपकरण से, या यह सब बिना नेता के एक संक्षिप्त एकालाप के रूप में सामने आता है प्रतिक्रियाअधीनस्थों से. केवल सूचनात्मक और थोड़े से अनुशासनात्मक कार्यों को ही बरकरार रखा गया है।

यह वास्तव में एक समस्या है: किसी समूह के साथ काम करने की तुलना में "व्यक्तिगत रूप से" प्रबंधन करना आसान है। समूह की गतिशीलता को प्रबंधित करना एक अच्छे नेता की कला है। उनका लक्ष्य एक छोटी और स्पष्ट योजना बैठक आयोजित करना है, और साथ ही कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करना है, जो यदि आवश्यक हो तो आंदोलन को सही करने में मदद करेगा। इष्टतम अवधि 20-45 मिनट तक है। यह वह समय है जो बचपन से ही एकाग्रता के काल के रूप में हमारे अंदर समाया हुआ है।

एक नेता की शक्ति यह है कि वह नियम निर्धारित करता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि योजना बैठक लंबी न खिंचे, आपको अपने कर्मचारियों के साथ "नियोजन बैठक अनुबंध" करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए:

• हम सिर्फ चर्चा करते हैं सामान्य मुद्दे, निजी लोगों को व्यक्तिगत निर्णय के लिए हटा दिया जाता है।
• आइए इसे संक्षिप्त और सटीक रखें।
• हम काम के मुद्दों से विचलित नहीं होते हैं; हम अपने फोन को वाइब्रेशन मोड पर स्विच कर देते हैं।
• किसी समस्या को बताकर, हम उसका समाधान प्रस्तुत करते हैं।
• हम गैर-कार्य घंटों के दौरान गैर-कार्य संबंधी मुद्दों पर चर्चा करते हैं।

स्थिति के आधार पर नियमों का सेट भिन्न हो सकता है। मुख्य बात यह है कि प्रबंधक नियमों का प्रबंधन करता है और स्वयं समस्याओं में नहीं पड़ता है। नियोजन बैठक का उद्देश्य पहचान करना है, और विभाग के काम करते समय सभी विवरणों का सावधानीपूर्वक वजन और अध्ययन करके निर्णय बाद में लिया जा सकता है। मुख्य बात कर्मचारियों को यह दिखाना है कि बताई गई समस्याओं का समाधान किया जा रहा है। कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न हो जाती हैं जिनमें नियोजन बैठक आवंटित समय से अधिक हो जाती है और टीम में तनाव स्पष्ट रूप से दिखाई देता है। फिर आपको एक अतिरिक्त बैठक की व्यवस्था करने की ज़रूरत है, अक्सर घंटों के बाद। यह एक प्रबंधक का कौशल है - स्थिति को बढ़ने से रोकना, टीम में नकारात्मक पहलू दिखाने वाले मार्करों की पहचान करना।

बेशक, विभाग में नियोजन बैठक टूल को लागू करने में समय लगेगा. कभी-कभी उपकरण के वास्तव में प्रभावी होने से पहले आपको एक से अधिक कार्यक्रम करने पड़ते हैं। जब कोई प्रबंधक प्रतिक्रिया के लिए तैयार हो जाता है, तो वह कई अनकही बातें सुनकर आश्चर्यचकित हो जाएगा जो कर्मचारी लंबे समय से कहना चाहते थे, लेकिन उन्हें कभी मौका नहीं मिला। और फिर मैंने पूछा! आपको अपने अधीनस्थों की भूमिकाओं और समूह की गतिशीलता में उनके उपयोग के बारे में सोचना होगा, आपत्तियों के साथ काम करना होगा, उनके लिए बहस करनी होगी उच्चे स्तर का. कई प्रबंधक गठन के इस विशेष मार्ग से नहीं गुजरते हैं, और व्यक्तिगत प्रबंधन में चले जाते हैं, जो बहुत अधिक श्रम-केंद्रित और कम प्रभावी होता है, जब सफलता के लिए केवल दो चरण बचे होते हैं।

जो प्रबंधक इस उपकरण में पारंगत हैं, उन्होंने इसे अपने विभागों में बड़ी सफलता के साथ उपयोग किया, क्योंकि वे इसकी प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने में सक्षम थे। नियोजन बैठक अतीत का अवशेष या औपचारिकता नहीं है, बल्कि सबसे आधुनिक और प्रभावी उपकरणों में से एक है जो प्रबंधन में सबसे कठिन कार्य को हल करने में मदद करता है - इकाई के लक्ष्यों को प्राप्त करना। लेकिन ये लक्ष्य ही हैं जो पूरी कंपनी की सफलता बनाते हैं।

आज SalesUPConsult के हमारे सहयोगी, दिमित्री चेरेडनिक, आपको बताएंगे कि नियोजन बैठकों को कैसे लाया जाए नया स्तर. सभी सलाह पर आधारित है निजी अनुभवकंपनी प्रबंधन। इस लेख का उद्देश्य बैठकों से एक प्रभावी प्रबंधन प्रणाली बनाना है, न कि समय बर्बाद करना।

बिक्री विभागों के प्रबंधन और विकास के निर्माण के लिए हमारी परियोजनाओं पर, हम 3 मुख्य प्रकार की बैठकें शुरू करते हैं

• दैनिक (योजना बैठकें)
• साप्ताहिक (सोमवार)
• मासिक (महीने का पहला बुधवार)

तो, साथी प्रबंधकों और कंपनी के मालिकों।

योजना बैठकें आयोजित करना - मुख्य दैनिक कार्य:

1. पिछले दिन के परिणामों का सारांश;

2. तथ्य/योजना को "संरेखित" करने के लिए पीडीसीए के अनुसार विशिष्ट कार्यों का विकास;

3. आज के मुख्य कार्यों की योजना बनाना;

4. दिन भर के लिए प्रेरणा और ऊर्जा को बढ़ावा।

1. बैठक के बाद सीधे युद्ध के लिए निकल पड़ें! इसलिए, बैठक से पहले हम चाय, कॉफी और धूम्रपान अवकाश लेंगे;

2. बैठक में भाग लेने वाला प्रत्येक व्यक्ति पैराग्राफ 1 में वर्णित तैयारी और अभ्यास के लिए बैठक शुरू होने से 10-15-20 मिनट पहले काम पर आ जाता है।

दैनिक बैठक 30 मिनट से अधिक नहीं चलनी चाहिए। यह जानकारीपूर्ण होना चाहिए और अच्छी गति से आगे बढ़ना चाहिए। बैठक के दौरान, कर्मचारियों को यह करना होगा:
पिछले दिन के काम के परिणामों पर चर्चा करें (संकेतक - मध्यवर्ती + अंतिम), रिपोर्टिंग गतिविधि, बिक्री फ़नल (कर्मचारियों का अनुभाग, बिक्री चैनल) के साथ काम करें।

• वर्तमान दिन के लिए योजनाएँ निर्धारित करें।
• परिचालन संबंधी मुद्दों पर निर्णय लें.
• ब्रेकिंग कंपनी समाचार.

4 दैनिक बैठक नियम

1. आवृत्ति. रोज रोज।

केवल यही रास्ता और कोई रास्ता नहीं. इस आवृत्ति के साथ बैठकें आयोजित करके, आप विभाग में एक पूरी तरह से स्पष्ट प्रणाली बनाना शुरू करते हैं। योजना और रिपोर्टिंग.

आपके कर्मचारियों को तात्कालिकता की स्पष्ट भावना के साथ उत्पादक कार्यदिवस शुरू करने के लिए तैयार रहना चाहिए। उचित ढंग से आयोजित योजना बैठक इसके लिए एक उत्कृष्ट उपकरण है।

2. विनियम.

विनियम उन तत्वों में से एक हैं जो हर चीज़ में दक्षता बढ़ाने में मदद करते हैं।

एक नियोजन बैठक एक ऐसी चीज़ है जिसके लिए नियम नितांत आवश्यक हैं।

इस मामले में, नियम 2 मुख्य इनपुट का वर्णन और प्रावधान करते हैं:

• सामग्री - जिन मुद्दों पर चर्चा की जाती है उन्हें नियमों में विषयों और क्रम के अनुसार तय किया जाता है (ताकि एक प्रबंधक के रूप में आप अनावश्यक चर्चाओं और तर्कों से भटक न जाएं)
• समय - प्रत्येक मुद्दे पर सभी के साथ एक निश्चित समय के लिए चर्चा की जाती है। यदि किसी को अधिक समय की आवश्यकता है, तो इसे योजना बैठक के बाद व्यक्तिगत रूप से करें, जब बाकी सभी लोग पहले से ही "बेच रहे हों"।

जैसा कि विनियमों में वर्णित है, कर्मचारी नियोजन बैठक के लिए हमेशा तैयार रहेंगे।

उन्हें साफ पता है कि किन मुद्दों पर चर्चा होगी. समय के साथ, उन्हें उन प्रश्नों का भी पता चल जाएगा जो प्रबंधक उनसे पूछेंगे और उनके पास सक्रिय रूप से उनके उत्तर होंगे)।

बैठकों की प्रभावशीलता बहुत अधिक बढ़ जाती है।

व्यावसायिक प्रदर्शन जबरदस्त है.

3. टेम्पो, उर्फ ​​लय।

सभी एक ही लय में दौड़ते हैं.

कभी-कभी हम परियोजनाओं पर प्रयोग करते हैं और गतिशील संगीत बजाते हैं। नतीजे दिलचस्प हैं. लोग तेजी से बोलते हैं और अपने विचारों को संरचित करते हैं। एकमात्र नकारात्मक... कभी-कभी वे साथ गाना शुरू कर देते हैं... अब हम बिना शब्दों के लयबद्ध संगीत की तलाश में हैं। हम संगीत के साथ और उसके बिना 10-15 बैठकें करेंगे, परिणामों का मूल्यांकन करेंगे और उन्हें आपके साथ साझा करेंगे।

बैठक की गति महत्वपूर्ण है. गतिशीलता और संरचना महत्वपूर्ण हैं. खासकर मीटिंग की शुरुआत और अंत में. शुरुआत में यह बैठक की गति के अनुसार समायोजित होता है, और अंत में कामकाज की गति के अनुसार।

एक नेता के रूप में आपने यह गति निर्धारित की है। और आप उसका समर्थन करते हैं. जैसे ही आपको एहसास होता है कि गतिशीलता खो रही है, आप सवालों में उलझ जाते हैं, भाषण देते हैं और गति को समायोजित करते हैं।

कुछ बिंदु पर, आपके कर्मचारियों को इस तथ्य की आदत हो जाएगी कि आप बैठकों में लाइव बातचीत करते हैं।

4. आँकड़े, योजनाएँ और रिपोर्ट।

सभी संकेतक संख्याओं के संबंध में उच्चारित किए जाते हैं। यह योजनाओं और रिपोर्टों पर भी लागू होता है। "हमने योजना से थोड़ी कम बैठकें कीं", "प्राप्तियां हमारी अपेक्षा से थोड़ी अधिक हैं", "हम सभी नियोजित वार्ताओं को पूरा करने में असमर्थ रहे"...

क्या आप अब भी अपनी सुबह की कॉफ़ी के साथ इस तरह की बकवास पीते हैं? खत्म।

योजना बैठकों में कॉफी पीना बंद करें। आपके पास प्रभावी कार्य करने के लिए 30 मिनट हैं जो परिणाम निर्धारित करते हैं, न कि चीनी मिलाने, कॉफी पीने और बैठक में उठने की कोशिश करने के लिए।

किसी को कार्य में अक्षम होने की अनुमति देना।

अलेक्जेंडर फ्रीडमैन ने एक बार रूसी में परिणाम की एक उत्कृष्ट परिभाषा दी थी - यह परिणाम की अनुपस्थिति है और यह काम क्यों नहीं किया इसके बारे में एक सुंदर कहानी है

पिछले दिन पूरा करने के लिए नियोजित मुख्य कार्यों के लिए - रिपोर्ट - पूर्ण/पूर्ण नहीं। विफल - सिस्टम त्रुटि या नहीं. इस मामले में, पूर्ण को कार्य निर्धारित करने के समान माना जाता है - स्मार्ट।

5. प्रेरणा

नियोजन बैठक के अंत में, आपको सभी को "प्रकाशित" करना होगा।

"जीतने" की स्थिति में उन्हें बैठना होगा कार्यस्थलया किसी क्लाइंट के साथ मीटिंग में जाएं.

आप उन पर नियंत्रण रखें. यह अवस्था उनमें पैदा करो।

योजना बैठक को यथासंभव कुशलतापूर्वक आयोजित और संचालित करें।

चर्चा के लिए बताई गई समस्या का समाधान खोजें या स्थिति को रचनात्मक दिशा में विकसित करने की दिशा निर्धारित करें।

योजना बैठक आयोजित करना दिलचस्प है ताकि प्रतिभागियों को जम्हाई लेने का समय न मिले और उन्हें ऐसा न लगे कि उन्होंने समय बर्बाद किया है।

कार्य योजना

1. योजना बैठक आयोजित करने की प्रस्तावित पद्धति से परिचित हों।

2. अपने आप को तैयार करो, तैयारी करो आवश्यक सामग्रीऔर प्रतिभागियों को आमंत्रित करें.

3. एक योजना बैठक आयोजित करें.

4. योजना बैठक के परिणामों को सारांशित करें और सभी प्रतिभागियों को उनसे परिचित कराएं।

योजना बैठक कैसे आयोजित करें

पहला, नियोजन बैठक आयोजित करने के लिए नियोजन बैठक का प्रश्न या विषय आवश्यक है। आप किस कार्य समस्या का समाधान करना चाहते हैं? नियोजन बैठक के परिणाम का संगठन के कार्य पर कितना सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा। अपनी योजना बैठक के प्रतिभागियों को इस मुद्दे से पहले ही परिचित करा लें। इस तरह, आप योजना बैठक के दौरान समय बचाएंगे, और चर्चा में भाग लेने वाले पहले से ही आ सकते हैं दिलचस्प विचारआपके प्रश्न के बारे में।

दूसरा- ये वो लोग हैं जो योजना बैठक में हिस्सा लेंगे. पूछे गए प्रश्न का उत्तर खोजने के लिए आपको किस प्रोफ़ाइल विशेषज्ञ और किस स्तर के प्रबंधकों, या किस पंक्ति के कर्मचारियों की आवश्यकता है?

तीसरा- योजना बैठक का स्थान. यह महत्वपूर्ण है कि यह है अलग कमराया यहाँ तक कि विशेष बैठक कक्ष भी। जहां सभी के लिए पर्याप्त जगह होगी, बाहरी लोग (योजना बैठक में भाग नहीं लेने वाले कर्मचारी) आपको परेशान नहीं कर पाएंगे और फोन भी नहीं बजेंगे।

चौथी- योजना बैठक का समय. यह वांछनीय है कि यह सभी प्रतिभागियों या स्थायी लोगों के लिए सुविधाजनक हो। उदाहरण के लिए, दैनिक नियोजन बैठकें हर दिन ठीक 8:30 बजे आयोजित की जाती हैं।किसी भी स्थिति में, नियोजन बैठक के लिए समय चुनते समय, आपको इसके सबसे महत्वपूर्ण प्रतिभागियों पर ध्यान केंद्रित करना होगा। और इसे पहले से, कई घंटों, या अधिक सही ढंग से, दिनों के लिए निर्धारित करें।

पांचवां- योजना बैठक के लिए नियम। प्लानिंग मीटिंग को न सिर्फ समय पर शुरू करना जरूरी है, बल्कि उसे समय पर खत्म करना भी जरूरी है. पहले से तय कर लें कि किस क्रम में मुद्दों पर चर्चा की जाएगी और प्रत्येक भागीदार को कितना समय आवंटित किया जाएगा। इसे सीमित करें, इससे रिपोर्ट यथासंभव संक्षिप्त और जानकारीपूर्ण हो जाएगी। उदाहरण के लिए, एक भाषण 10 मिनट से अधिक का नहीं होता है।

छठा- तात्कालिक सामग्री। सभी प्रतिभागियों के लिए न्यूनतम आवश्यक पेन और कागज़ है। इस बात का पहले से ही ध्यान रखें, ताकि आपको क्या और किस विषय पर लिखना है, इसकी तलाश में चर्चा का समय बर्बाद न करना पड़े। आपको इसकी भी आवश्यकता हो सकती है: फ्लिप चार्ट, प्रोजेक्टर, स्क्रीन, लैपटॉप, प्रिंटर। सभी उपकरणों को पहले से तैयार और परीक्षण किया जाना चाहिए।

सातवीं- योजना बैठक के नेता या सचिव जो आपके मुद्दे की चर्चा की प्रक्रिया और परिणामों को रिकॉर्ड करेंगे।

योजना बैठकों के प्रारूप

1. सारांश, सूचना योजना बैठक।

ऐसी नियोजन बैठकें आपके संगठन के सभी विभागों के प्रमुखों के लिए सप्ताह की शुरुआत में साप्ताहिक आयोजित की जा सकती हैं।

ऐसी नियोजन बैठकों की आवश्यकता क्यों है?

2. योजना बैठक - वर्तमान कार्यों का वितरण।

आमतौर पर प्रत्येक कार्य दिवस की शुरुआत में आयोजित किया जाता है। प्रारूप स्पष्ट है - प्रबंधक अपने अधीनस्थों को दिन के लिए कार्य जारी करता है। समय बढ़ाने की भी कोई आवश्यकता नहीं है - सभी को कार्य प्राप्त हुआ और उसे पूरा करने के लिए चले गए।

3. उठाए गए मुद्दे पर चर्चा के लिए बैठक की योजना बनाना।

आप अपना प्रश्न पहले से ही तैयार कर लेते हैं, जो आपके लिए तैयार किया गया था स्वयं जीवन और आपके बाज़ार की वर्तमान स्थिति।योजना बैठक के उद्देश्य को बताएं और प्रतिभागियों को यह जानकारी भेजें। उन्हें (यदि आवश्यक हो) तैयारी करने के लिए कहें यह मुद्दा. योजना बैठक के नियम एवं सचिव पहले से ही निर्धारित कर लें। नियोजन बैठक के परिणाम सभी प्रतिभागियों को भेजे जाते हैं। ऐसी नियोजन बैठक का समय दो घंटे से अधिक नहीं है। लेकिन ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब अधिक समय की आवश्यकता होती है। ऐसे में, चाय और आराम के लिए 15-20 मिनट के व्यवस्थित ब्रेक की योजना बनाएं। (चाय और मिठाइयाँ भी पहले से तैयार कर लें!)

4. रचनात्मक योजना बैठक.

कोचिंग में काम के लिए अनुरोध
1) विकास के लिए रचनात्मकता संसाधन का विकास (स्व-विकास, व्यावसायिक विकास, व्यवसाय विकास)
2) आंतरिक संघर्षों को हल करना, रचनात्मकता के संसाधनों का उपयोग करके संकटों पर काबू पाना

एक नियोजन बैठक अंग्रेजी योजना का व्युत्पन्न है, नियोजित योजना की प्रगति के लिए समर्पित एक छोटी कामकाजी बैठक। उनकी टाइपोलॉजी के अनुसार, सभी नियोजन बैठकों को तीन मानदंडों के अनुसार श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है - विशिष्ट, अस्थायी और मात्रात्मक।

विशिष्ट मानदंड के अनुसार, सभी नियोजन बैठकों को रिपोर्टिंग (छोटी बैठकें जिनमें प्रबंधक संबंधित कार्यों की प्रगति पर रिपोर्ट करते हैं), चर्चा (किसी विशेष लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए चुने गए मार्ग में संभावित परिवर्तनों के विषय पर ब्रीफिंग) और प्रेरक में विभाजित किया जाता है। (बैठकें जिनमें कार्य वितरित किए जाते हैं और किसी प्रश्न या कार्य पर काम करने की प्रक्रिया में भूमिकाएँ परिभाषित की जाती हैं)।

समय की कसौटी के अनुसार नियोजन बैठक दैनिक, साप्ताहिक, मासिक प्रक्रिया हो सकती है।

मात्रात्मक मानदंड के अनुसार, नियोजन बैठक या तो सामूहिक (सभी कर्मचारियों के लिए) या बंद (एक व्यक्ति के लिए) हो सकती है पहल समूह, प्रबंधक, कंपनी के निदेशक मंडल।)

नियोजन बैठक क्यों आयोजित करें?

यदि आप कार्य दिवस की शुरुआत से पहले इस प्रक्रिया को एक अच्छी परंपरा के रूप में व्यवस्थित करते हैं, तो इससे टीम को अनुशासित करने (सुबह की देरी की संख्या कम करने) में मदद मिलेगी, कर्मचारियों के लिए लक्ष्यों और उद्देश्यों को अधिक स्पष्ट रूप से रेखांकित किया जा सकेगा (आखिरकार, जैसा कि आप जानते हैं, एक दिन के लिए तर्कसंगत योजना छह महीने की योजना से कहीं अधिक प्रभावी है), यह देखना संभव बना देगा वास्तविक परिणामअधिक स्पष्टता से काम करें (उस स्थिति में जब टीम की रिपोर्टिंग प्रबंधक को और प्रबंधक की टीम को हो जाती है)। अनिवार्य तत्वयोजना बैठकें)। उपर्युक्त लाभों के अलावा, एक अच्छी तरह से चलने वाली सुबह की बैठक कर्मचारियों को उत्साहित कर सकती है, उत्पादकता बढ़ा सकती है और प्रोत्साहित कर सकती है कुशल कार्यदिन के दौरान। यह मनोवैज्ञानिक पहलूनिस्संदेह, कर्मचारी और नियोक्ता के बीच सकारात्मक संबंध स्थापित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, और टीम की एकता में भी योगदान देता है।

कई लोग नियोजन बैठकों को अतीत का अवशेष क्यों मानते हैं?

सबसे पहले, अधिकांश लोग इस प्रक्रिया के उद्भव का श्रेय उस समय को देते हैं जब उन्होंने टेलीफोन के बारे में कभी नहीं सुना था, और उन्हें पता नहीं था कि इंटरनेट और मल्टीमीडिया प्रौद्योगिकियाँ क्या हैं। यह पता चला है कि व्यक्तिगत रूप से मिलने और महत्वपूर्ण कार्य मुद्दों पर चर्चा करने का एकमात्र तरीका योजना बैठकें ही थीं। संचार के परिचालन साधनों की कमी के कारण, बहुत सारे प्रश्न जमा हो गए और ऐसी कार्रवाई में बहुत समय लग गया (औसतन तीन से चार घंटे)। इस अवसर पर, एक प्रसिद्ध अमेरिकी अर्थशास्त्री ने एक बार टिप्पणी की थी: “यदि आपकी कंपनी में योजना बैठकें हो रही हैं, तो आप इसमें शामिल हैं सही रास्ते पर. जो कुछ बचा है वह यह है कि वहां जाने वाले सभी लोगों को नौकरी से निकाल दिया जाए और उन सभी को छोड़ दिया जाए जो इस समय काम कर रहे हैं।”

दूसरा, बहुमत कार्यालयीन कर्मचारीबैठकों की योजना बनाने के प्रति उनका रवैया नकारात्मक है, क्योंकि लगभग 20% समय इसी को समर्पित होता है, और, जैसा कि उनमें से कई लोग ध्यान देते हैं, बॉस का भाषण इस प्रक्रिया के लिए आवंटित समय का औसतन आधा होता है।

तीसरा, यदि किसी कंपनी में नियोजन बैठकें हर दिन होती हैं, तो जल्द ही यह निश्चित रूप से एक प्रकार की औपचारिकता में बदल जाएगी। आख़िरकार, एक सफल व्यवसायी द्वारा निर्धारित अधिकांश कार्य दीर्घकालिक होते हैं, और दो वाक्यों में एक दैनिक रिपोर्ट इस तरह सुनाई देगी: "सबकुछ ठीक है, हम इस पर काम कर रहे हैं।" दैनिक नियोजन बैठक की आवश्यकता आमतौर पर उस समय उत्पन्न होती है जब कोई उद्यम बहुत ही कम समय सीमा में या किसी संकट के दौरान एक नए रणनीतिक कार्य को लागू करना शुरू करता है। ऐसे क्षणों में, स्थिति पर लगातार नज़र रखना और थोड़े से बदलावों पर नज़र रखना वास्तव में आवश्यक है।

नियमों

किसी भी बैठक, यहां तक ​​कि सबसे छोटी बैठक के भी अपने नियम होने चाहिए। एक तरह से या किसी अन्य, यह महत्वपूर्ण मुद्दों पर अधिक उत्पादक ढंग से काम करने में मदद करता है, जिससे प्रक्रिया अधिक गतिशील और प्रभावी हो जाती है। नियमों में शिष्टाचारकर्मचारियों को विनियम वितरित करें दोपहर के बाद का समयताकि वे उठाए गए सभी मुद्दों पर विचार कर सकें और एक रचनात्मक, सार्थक प्रस्ताव लेकर आ सकें। अन्य बातों के अलावा, यह विचार करने योग्य है कि सुबह की बैठक के समय तक प्रत्येक कर्मचारी के पास नियमों की एक प्रति होनी चाहिए। को जिम्मेदारी सौंपना जरूरी है एक निश्चित व्यक्तिसमय का हिसाब कौन रखेगा (यदि वक्ता नियमों में वर्णित समय सीमा को पार कर जाता है, तो इससे बैठक आयोजित करने की प्रक्रिया में देरी होती है और परिणामस्वरूप, टीम के मूड पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है)।

आचरण करना है या नहीं करना है? वही वह सवाल है

नियोजन बैठक अवश्य होती है महत्वपूर्ण प्रक्रियाहालाँकि, कम से कम समय पर लक्ष्य निर्धारण और कर्मचारी प्रेरणा के संदर्भ में, इस शब्द की सामान्य समझ से परे जाने का समय आ गया है। शायद हर दिन पूरी टीम को एक भरे हुए कार्यालय में इकट्ठा करना इतना महत्वपूर्ण नहीं है, जितना कि स्काइप पर कॉन्फ्रेंस तकनीक में महारत हासिल करना है। इस पहलू को ध्यान में रखना भी महत्वपूर्ण है कि एक रचनात्मक योजना बैठक 15-20 मिनट से अधिक नहीं चलनी चाहिए। प्रत्येक विभाग की गतिविधियों पर रिपोर्ट स्वीकार की जा सकती है और दिन के दौरान प्रबंधकों के साथ चर्चा की जा सकती है, और सुबह का समयकार्यों और प्राथमिकताओं को निर्धारित करने, बलों के संरेखण के लिए विशेष रूप से समर्पित रहें।

किसी भी मामले में, प्रत्येक उद्यमी अपनी स्वयं की प्रबंधन अवधारणा चुनता है, हालांकि, थोड़ा और ध्यान से समझने के लिए कि क्या इसे लागू करना आवश्यक है छोटी बैठकेंआपके कार्यबल के लिए, पेशेवरों और विपक्षों पर विचार करना उचित है:

टीम को अनुशासित करता है;

कर्मचारियों की सुबह की प्रेरणा की संभावना;

लक्ष्यों और उद्देश्यों की स्पष्ट सेटिंग;

रचनात्मक होने और अपरंपरागत शैली में योजना बैठकें आयोजित करने का अवसर;

लंबी योजना बैठकें कर्मचारियों को थका देती हैं और उनकी उत्पादकता कम कर देती हैं;

अनियमित बैठकें आमतौर पर अप्रभावी होती हैं।