Вечерна среща за планиране. Азбуката на лидера: планиране на срещи и срещи

Работейки с клиенти, виждам, че почти всеки мениджър (един, пет или 100 души, които са му подчинени - няма значение!) Провежда среща за планиране или петминутна среща сутрин и почти всеки го прави неефективно. Как да разбирам това? Много е просто: всеки от мениджърите по един или друг начин е недоволен от резултатите на сутрешната среща. Статията ми за това как да поправя това, а също и приложена, за да ви помогна (за да получите достъп, трябва) .

Стъпка 1. Експресна диагностика на ефективността на сутрешната среща за планиране

Моля, поставете отметка в квадратчето до твърдението, ако сте съгласни с твърдението:

Служителите редовно закъсняват за сутрешни срещи за планиране или отиват неохотно
Всеки ден сутрешната среща е с различна продължителност
Сутрешните срещи продължават повече от 15 минути
Служителите напускат срещата нервни, разтревожени или недоволни
Склонни сте да вярвате, че сутрешните срещи за планиране са безполезни - постепенно преставате да виждате смисъла в тях
През работния ден постоянно се разсейвате от служители, трябва да обсъждате различни проблеми с тях
През целия ден трябва да обяснявате едно и също нещо на почти всеки служител.
Служителите не помнят какво сте им казали на сутрешната среща
Въпреки факта, че задачата е поставена сутринта, тя често не се изпълнява вечер
Всеки ден вашите служители правят едни и същи грешки

Ако сте отметнали поне един елемент, тогава трябва да преразгледате начина, по който провеждате сутрешните срещи, в зависимост от вашите цели.

Стъпка 2. Определете целта на сутрешната среща за планиране.

Както във всяка дейност, трябва ясно да дефинирате за себе си: какви резултати искате да постигнете, като провеждате сутрешни срещи за планиране? И въз основа на поставените цели формулирайте план за действие.

Изберете целите, които ви интересуват от списъка:

Мотивация на служителите

Всички цели, изброени по-горе, трябва да присъстват в работата ви с екипа, но не всички от тях трябва да си поставите за постигане, когато провеждате сутрешна среща.

Например, можете да провеждате обмяна на опит и обучение ежеседмично и не сутрин, а в специално определено за това време, като всички проблеми и въпроси се събират и обсъждат тогава.

В същото време трябва да разберете, че ако не си поставите за цел да мотивирате служителите си сутрин, тогава не е нужно да очаквате никакви постижения - те няма да се случат :)

Сега по-подробно за това как да постигнете всяка от целите.

Планиране и поставяне на задачи/фокус за деня/седмицата

Не трябва да има повече от три задачи и един фокус на ден. Перфектен вариант- това е, ако не го изразите, но всеки служител самостоятелно казва какво ще постигне до края на деня и върху какво ще се съсредоточи днес.

Целите трябва да са постижими, конкретни и измерими, тоест в числа! Поставете си цели с помощта на метода SMART(можете да прочетете какъв метод е това .

Всички хора възприемат по-добре визуалното представяне на информацията, така че е по-добре да напишете основните задачи на дъската и да подчертаете акцента за деня (в буквалния смисъл на думата) по време на разговора.

Ако мениджърът поставя задачите, тогава е по-добре служителят също да записва задачите си в дневника.

Събиране на работни проблеми, обратна връзка от служители

Важно е да изградите комуникация в две посоки: вие като мениджър не само им казвате какви проблеми са възникнали през изминалия ден, но те също трябва да свикнат да говорят за своите трудности, възникнали по време на работния процес. Често служителите смятат проблемите си за незначителни, обсъждат ги само помежду си и не ги изразяват пред ръководството.

Необходимо е да се създаде поле на доверие, следователно, първо, за да се насърчи активността, мениджърът винаги приема всички проблеми, изразени от служителите (дори ако според него те са малки и маловажни). Второ, винаги търсете виновния, а не този, когото обвинявате. Трето, назначете отговорник за решаването на проблема и му определете срок за отстраняването му и въз основа на резултатите от свършената работа го информирайте, че проблемът е решен.

Обмяна на опит, обучение на служители

Можете също така да провеждате мини-обучения: прегледайте или повторете със служителите стандартни речеви скриптове, предимства на продуктите, отговори на възражения, текущи фирмени промоции и др. Когато тренирате, вие не сте единственият, който говори; постоянно включвайте персонала си в процеса.

Учете ги всеки ден на нещо ново и полезно. Винаги развивайте своите служители!

Повишен екипен дух

На първо място, когато общувате, използвайте думи като „ние“, „нашият екип“.

Гласови новини на компанията, вътрешни организационни проблеми и успехи на организацията (дори малки) през последния ден. Дори ако вашата компания има корпоративен имейл, не всеки го чете, така че могат да бъдат обявени основни и интересни новини. Дори ако новините не са добри, като екип можете да помислите заедно какво може да се направи в тази ситуация.

Не забравяйте да изразите тържественото и значими датиза служители (рождени дни на самите служители, техните деца, годишнина от работа в компанията, участие в конкурси и др.)

Мотивация на служителите

За да дадете на екипа положителна нагласа за целия предстоящ ден, е необходимо:

намерете за какво да похвалите някого от екипа (най-добро за продажби, качество и т.н.; благодарност от клиент; решение на труден или нестандартен проблем и т.н.);
Когато поставяте задачи за деня, обяснете как изпълнението ще има положително въздействие върху общите цели на компанията, т.е. необходимо е да се покаже, че всеки служител е важен;
използвайте думи, които насърчават действието: „Да го направим!“, „Покажете на какво сте способни!“ и т.н.
използвайте думи, които показват вашата вяра в тях: „Можем“, „Ще направим“, „Ще докажем“, „Сигурен съм“ и т.н.

Никога не правете забележка на служител на сутрешна среща, както никога не изразявайте недоволство от целия екип - само положителни неща сутрин!

Стъпка 3. Изготвяне на регламента за срещата за планиране.

В зависимост от това каква сутрешна среща за планиране сте си поставили, трябва да съставите правила за нейното провеждане. Най-добре е да го отпечатате и да го закачите в зоната за сутрешни срещи.

Правилата трябва да определят началния и крайния час на срещата за планиране. Не трябва да е повече от 15 минути, така че нивото на възприемане на информация да е максимално. Необходимо е също така да се изготви план за изпълнението, т.е. последователността на това, за което ще говорите. Препоръки за изготвяне на план:

Не забравяйте, че трябва да започнете и завършите положително срещата си за планиране. Затова започнете срещата за планиране с поздрав, подчертайте някои постижения през изминалия ден (на отделен служител или екипа като цяло). И завършете с поздравления и пожелания Приятен ден, фраза, насърчаваща действие.
След поздрава можете да отчетете резултатите от работата от предишния ден и въз основа на тях да поставите цели за текущия ден.
Мини-обучението или обмяната на опит, което е предназначено да помогне за постигане на целите, поставени за деня, трябва да се проведе веднага след посочените задачи.
Наложително е да получите обратна връзка от служителите - по-препоръчително е това да стане към края на срещата, тъй като е възможно само да се определи стандартно време за обсъждане и за да се гарантира, че срещата за планиране няма да се проточи, е необходимо да контролира този процес. Ако видите, че поставеният за обсъждане проблем е сложен и ще изисква повече от 2 минути за решаване, насрочете отделна среща по този въпрос или намерете отговорник за неговото решаване.

Образец на правила за провеждане на сутрешна среща за планиране:

Пример за попълване на графика за сутрешни срещи(за да получите достъп до всички безплатни допълнителни материалинеобходимо ):

Съветвам ви да отпечатате шаблона за правилата на срещата за планиране в няколко екземпляра и да правите бележки за това, което искате да кажете директно в него по време на ежедневната подготовка.

Стъпка 4. Подготовка за сутрешната среща за планиране.

Добрата подготовка е 90% от успеха, следователно, както всяко събитие, вие също трябва да се подготвите за сутрешната среща за планиране.

По-добре е да направите това предната вечер и не забравяйте да го направите писмено!

Поставяте задачи според това какви месечни цели сте си поставили и на какъв етап от изпълнението им се намирате, както и в зависимост от това какви са през работния ден.

За всеки елемент от плана за изпълнение запишете какво ще кажете: помнете успехите на деня и срещнатите трудности, новини и събития; обмислете и подгответе мини-обучение.

Първоначално подготовката може да ви отнеме доста време, но постепенно трябва да се намали до максимум 10 минути.

Стъпка 5. Провеждане на среща за планиране.

Вземете отпечатаните си правила в ръцете си, усмихнете се, погледнете правилата и започнете срещата. В същото време не забравяйте да гледате часовника си, така че срещата да не продължи повече от 15 минути.

По време на процеса забележете сами реакцията на служителите към всяка точка от правилата, за да анализирате коя информация е интересна и коя не е толкова. Ако нещо не е било интересно или не ви е донесло очаквания резултат (реакция), тогава трябва да помислите колко важна е тази информация, дали може да бъде премахната или как да промените нейното представяне, за да увеличите интереса на служителите.

За вас основният критерий за ефективността на вашите срещи, разбира се, трябва да бъде нивото на изпълнение, продажби и качество на обслужване. Ако динамиката е положителна, тогава правите всичко правилно, в противен случай винаги сме готови да работим с вас индивидуално!

Чуйте статията:

Ръководителят на отдела е много зает човек. Показатели, регламенти, решения на сложни проблеми, организиране на всички и всичко, за да върви към целта - всичко е на неговите плещи. Колкото по-правилно е избран набор от инструменти за управление, толкова повече по-ефективен мениджър. Струва ли си да отделяте време за такъв инструмент като среща за планиране в линеен блок?

Дори в компании, където срещите за планиране са задължителни и регламентирани, мениджърите често подхождат официално към тях - просто снимайте за показ и продължете с работата си. Те смятат планирането на срещи за загуба на време, което е измислено от теоретиците. Техният девиз е: "Практикуващите трябва да работят, а не да обмислят." В същото време във фирми, където плановите срещи не са задължителни и са лична инициатива, има мениджъри, които без допълнителни напомняния събират служителите в определен час и разговарят с тях.

Защо тези „странни” мениджъри губят ценното си време толкова „неефективно”, ако никой не ги задължава да правят това? Трябваше да разбера дълбоко този въпрос напоследък. Кризата наложи топ мениджърите да се гмурнат по-дълбоко в бизнеса. Правилата на играта на пазара се промениха и за да може една компания не само да се задържи, но и да използва кризата, за да затвърди позициите си на пазара, тя трябва да се доближи до клиентите – външни и вътрешни.

За да реагирам бързо на промените и да повиша нивото на контрол върху ситуацията, аз, наред с други неща, започнах редовно да се присъединявам към срещи за планиране в отдели, в сравнение различни стиловеуправлението им. Цифрите бяха показателни: оказа се, че от 12-те еднопрофилни отдела, в които се извършват както продажби, така и изпълнение на договори, най-високи и стабилни показатели са тези, в които се провеждат планови срещи всяка седмица. И това не е случайно.

Целта на срещата за планиране

Ако мениджърът, попитан за целта на срещата за планиране, отговори: „Защото така трябва“, по-добре е изобщо да не я провеждате. Всякакви официални събития „за показ“ работят само в неизгодна позиция; учат ви да работите не за резултати, а за „видимост на движение към целта“. Наименованието „среща за планиране” подсказва, че нейната цел е да актуализира движението според планирания план към поставените цели.

Ако разгледаме това събитие от гледна точка на цикъла на Деминг (Планиране – Направете – Проверка – Действие), тогава срещата за планиране е редовно наблюдение (Проверка) на дейностите, за да се направят изводи и, ако е необходимо, да се коригира движението (Akt). Но има статистика за това! Струва ли си да събираме допълнителни хора? Определено си заслужава и основните функции на срещата за планиране ни помагат да се уверим в това.

Основни функции на срещата за планиране

1) Информационен. Служителите имат няколко начина да получат информация за ситуацията в компанията и на пазара:

официална публикувана информация, която понякога се пропуска или не се разбира напълно;
клюки, често много далеч от истината, но обсъждани с голямо удоволствие в трапезарии и стаи за пушачи;
информация от първа ръка, с обяснения и акценти върху важни точки, които мениджърът дава на срещата за планиране, като обръща необходимото внимание на изработването на възражения и намаляване на ефективността на устната комуникация.

И е задължително служителите да се информират за напредъка на отдела по планирания път.

2) Контрол. В допълнение към сухите и категорични числа е възможно да се следи атмосферата в екипа и да се изяснят причините за успех или спад в представянето. Въз основа на резултатите от срещата за планиране често се идентифицират повреди във веригата на взаимодействие в отдела и в компанията и мениджърът незабавно започва да предприема действия за отстраняването им.

3) Мотивационен. Служителите се нуждаят от внимание. Нека си припомним известния ефект на Хоторн в управлението - производителността на труда се увеличава поради факта, че се обръща внимание на дейността на служителите. Среща за планиране на една от най-добрите начиниредовно напомняйте на служителите, че са важни и че на работата им се обръща достатъчно внимание.

Един от служителите в отдела имаше пробив, излитане - Добра причинаПризнавайте постиженията и, когато е необходимо, насърчавайте състезателния дух в отдела. И освен числата, трябва да видите и очите на вашите служители. Мениджърът трябва внимателно да гледа и слуша служителите си. Поведението на служителя се промени, страстта изчезна - причина мениджърът да включи индивидуален разговор в седмичния план.

4) Образователни. В тази функция срещата за планиране е незаменим инструмент за опростяване на трудната управленска работа на мениджъра. През седмицата се случи един показателен за всички работен случай - управителят го записва и го оповестява на плановата среща. По този начин, досадната нужда да се повтаря едно и също нещо различни хорамного пъти е нещо от миналото и ние редовно и съзнателно „заточваме“ нашите работни инструменти.

5) Организационни. Добра практика е да поканите представители на свързани отдели на срещи за планиране, особено по време на иновации. Възможност за установяване или коригиране на взаимодействие, разрешаване на конфликти и обмен на опит.

6) Дисциплиниране. U мотивация, като средство за управление, има един много съществен недостатък: ефектът му е краткотраен. Малко хора са способни на самомотивация и именно хората с тази способност най-често стават лидери.

Дисциплината, редовните ритуали и правила, включително срещи за планиране, са предназначени да помогнат за мотивирането на служителите. Срещата за планиране е събитие. Служителите свикват с факта, че ще се нуждаят не само от отчитане в цифри, но и от желание да обосноват своите показатели. Подготвят се въпроси за срещата за планиране, служителите събират и предават на мениджъра случаи, които според тях трябва да бъдат показани на целия отдел. Подобно на семейната вечеря в петък, срещата за планиране се превръща в обичайно дисциплинарно действие според правилата, когато всеки трябва да остави настрана своите дела, да е сигурен, че присъства на работното място и накрая да се обърне един към друг. Това е особено важно.

Колко често да провеждате срещи за планиране

Вярвам, че ежедневните срещи на отдела са подходящи само за новодошли, които се нуждаят от наставнически стил на управление и подкрепа на всяка стъпка от пътя. За установен екип срещите за планиране трябва да са ежеседмични. Основното е, че те се извършват в един и същи ден, по едно и също време и приблизително съвпадат по продължителност и ред на действията, което ще запази възпитателната функция.

Пример за възможен сценарий за среща за планиране:

Мениджърът прави информационно съобщение въз основа на резултатите, служителите могат да задават уточняващи въпроси.
Мениджърът обявява планираните показатели и задава въпроси на служителите за тях. При необходимост назначава индивидуални срещи.
Мениджърът говори за казус от седмицата или представя поканен служител.
Мениджърът изяснява дали има неотложни работни въпроси, които са важни за целия отдел и изискват обсъждане на срещата за планиране. Оценява проблемите, взема решения - какво да обсъдим незабавно, какво ще изисква отложено решение.
Мениджърът говори за плановете за текущата седмица - значими събития, срещи и приключва срещата за планиране.

Времеви разходи

Отнемаме много време и губим време - това е основната причина, поради която мениджърите отказват провеждането на планови срещи. Това води до пълен отказот този инструмент, или всичко се свежда до кратък монолог на лидера без обратна връзкаот подчинени. Запазват се само информационни и леко дисциплиниращи функции.

Това всъщност е проблем: управлението „лично“ е по-лесно, отколкото работата с група. Управлението на груповата динамика е изкуството на добрия лидер. Неговата цел е да проведе срещата за планиране кратко и ясно и в същото време да получи обратна връзка от служителите, което ще помогне да се коригира движението, ако е необходимо. Оптималната продължителност е до 20-45 минути. Именно това време е заложено в нас от детството като период на концентрация.

Силата на лидера е, че той определя правилата. За да сте сигурни, че срещата за планиране няма да се проточи, трябва да сключите „договор за среща за планиране“ с вашите служители. Например:

Обсъждаме само общи въпроси; обсъждаме конкретни въпроси индивидуално решение.
Нека бъдем кратки и по същество.
Не се разсейваме от работни проблеми; превключваме телефоните си в режим на вибрация.
Посочвайки проблем, ние предлагаме решение.
Обсъждаме извънработни въпроси в извънработно време.

Наборът от правила може да варира в зависимост от ситуацията. Основното е, че мениджърът управлява разпоредбите и не се задълбочава сам в проблемите. Целта на срещата за планиране е да се идентифицира, а решението може да се вземе по-късно, внимателно претегляйки и изучавайки всички детайли, докато отделът работи. Основното нещо е да се покаже на служителите, че докладваните проблеми се разрешават. Понякога възникват ситуации, в които планиращата среща излиза извън определеното време и напрежението в екипа е ясно видимо. След това трябва да уредите допълнителна среща, често след работно време. Това е умението на мениджъра – да не допуска ескалация на ситуацията, да идентифицира маркери, които показват негативни страни в екипа.

Разбира се, ще отнеме време за внедряване на инструмента за планиране на срещи в отдела. Понякога трябва да извършите повече от едно събитие, преди инструментът да стане наистина ефективен. Когато един мениджър стане отворен за обратна връзка, той ще бъде изненадан да чуе много неизказани неща, които служителите отдавна са искали да кажат, но никога не са имали възможност. И тогава попитах! Ще трябва да обмислите ролите на вашите подчинени и тяхното използване в груповата динамика, да работите с възражения, да спорите за Най-високо ниво. Много мениджъри не преминават през този конкретен път на формиране, а преминават към индивидуално управление, което е много по-трудоемко и по-малко ефективно, когато остават само две стъпки до успеха.

Мениджърите, които владеят отлично този инструмент, го използват в своите отдели с голям успех, защото успяха да оценят неговата ефективност. Срещата за планиране не е остатък от миналото и не е формалност, а един от най-модерните и ефективни инструменти, който помага при решаването на най-трудната задача в управлението - постигането на целите на звеното. Но именно тези цели съставляват успеха на цялата компания.

Борис Метленко
Източник: ABC на мениджър “продажби”.

Днес с изненада научихте, че шефът е решил да се сближи с хората и от понеделник ще трябва да докладвате на петминутна среща за свършената работа и публично да правите планове. Ако имате някаква идея

Днес с изненада научихте, че шефът е решил да се сближи с хората и от понеделник ще трябва да докладвате на петминутна среща за свършената работа и публично да правите планове. Ако нямате идея къде да подходите към всичко това и какво да очаквате, прочетете, ще ви бъде полезно.

Очевидно вашият шеф най-накрая е стигнал до някаква книга като „Управление на екип за манекени“ или е бил посъветван от старшите си другари. Всъщност това е един от основни правиларабота на мениджъра:

1. Поставете задача

2. Възлагане на изпълнители

3. Определете крайни срокове

4. Следи изпълнителите по време на изпълнение на заданието.

Доклад на петминутна среща предполага, че служителите оказват натиск върху себе си и помагат да се контролират. И шефът ще седи, ще дава нови инструкции и ще прави бележки в дневника си. Тази процедура е насочена към създаване на атмосфера в екипа: „Няма какво да крием – ние сме екип. Ръководството държи пръст в пулса на събитията. Персоналът не е изоставен. Голям братнаблюдавам те".

Това е така, за да знаете какво мотивира вашето ръководство.

Имам две новини за вас: едната е добра, а втората... решете сами.

Добрата новина е, че малко мениджъри са способни да следват собствените си правила точно. (Цялата тази каша със срещите за планиране може скоро да приключи)

Друга новина:

Ако това не е било прието преди във вашата организация, тогава идва промяна и имате шанс да бъдете забелязани и оценени. Говоря за кариера.

1. Вашите планове трябва да са реалистични.

Истински план е този, зад който има реални действия. Задача, която познавате добре и си представяте как да я изпълните от първа до последна стъпка. На всеки въпрос, зададен преди или по време наработа, трябва да дадете ясен и подробен отговор. (Мениджърите, които мислят в конкретни, а не в неясни категории, оценяват това).

Ще дам примери как да различим абстрактния шеф от конкретния.

Шефът, който мисли ясно, използва в речта си фрази, всяка дума от които може да се види и усети. — Не виждам резултати. — Покажи ми какво точно направи. „Не сте видими, не се усещате на работа.“ „Поемете го върху себе си“ и т.н. Той е фокусиран върху резултатите, неговата стихия са точните числа и точните дати.

Шеф, който мисли абстрактно и само абстрактно, ще звучи така: „Нека очертаем перспективите“. „Нека обсъдим възможностите за взаимодействие“, „Вашата поръчка трябва да бъде изпълнена възможно най-бързо.“ Такъв човек обикновено е ориентиран към процеса. Той може да върши много работа, постоянно е зает с нещо, но резултатът е близо до нула.

(За тези, които знаят какво е НЛП: Конкретният началник е кинестетико-визуален или визуално-кинестетичен. Абстрактният началник е слухов. Проверете, наблюдавайте)

2. Включете непроверими задачи в плана си. (Симулатор на енергична дейност)

Непроверимите планове са тази област от вашата дейност, която не може да бъде проверена, освен ако не седите над душата си цял ден. Защо е необходимо това? Но защо. Каквито и програми да развивате, каквито и проекти да кроите, обстоятелствата непременно ще се намесят и ще ви попречат. Това ще бъдат колеги и роднини с техните въпроси и проблеми, лошо време с валежите и началници със собствен доклад. За да получите преднина в непредвидената работа и има непроверими планове. (Не препоръчвам да го използвате прекалено много, 1-2 непроверени задания на седмица ще са достатъчни)

„Какво направихте за 2 часа работно време?“ - пита шефът.

„Чаках прием в Комитета по жилищно-комунални услуги, както ви докладвах на срещата за планиране в понеделник“, отговаряте вие весело.

Това е, без въпроси.

Програмист, когото познавам, написа приложение, което при стартиране показва работещи цифрови колони, сини ленти на индикатори за напредък с променящи се проценти и т.н. Когато трябваше да замине по собствена работа, той стартира тази програма, каза на всички: „Не пипайте компютъра, моята база данни се индексира отново“ и си тръгна. Той обаче предаваше всичките си задължения и разработки навреме.(!)

3. Когато обсъждате времето, което ви е необходимо за изпълнение на работни задачи, поискайте един и половина до два пъти повече, отколкото наистина ви е необходимо.

Свършете го по-рано - докладвайте по-рано и спечелете репутация на старателен служител или изразходвайте спестеното време за други неща. Ако възникнат непредвидени трудности в работата ви, вие все пак ще се справите в рамките на обещания срок и ще останете с репутацията на надежден служител: „Ако е обещал, той ще го направи.“

Има правило: за да завършите един проект, ще са необходими два пъти повече време и три пъти повече пари, отколкото първоначално се очакваше. Звучи маловажно, нали? Това обаче е правило от умна книга, потвърдено от живота. За първи път се сблъсках с него, когато с мои приятели отворихме кафене, където по-късно бях управител. Правилото работеше с точност до два дни и сто рубли. След това имаше много повече потвърждения. Огледайте се около себе си, попитайте приятелите си. Щом имат по-добри показатели, значи има какво да науча от тях. 4. За текущата рутина , което не носи осезаеми резултати и отнема много време, още на 3-4-та среща за планиранепоискайте си помощник

или способността да прехвърлите тази работа на по-малко активен или ненатоварен служител. (Ако той е назначен за вас, това е началото на формирането на вашия екип).

Това всъщност е всичко относно планирането. Да преминем към отчетите. 5. Избягвайте отчитането на междинни резултати.

, освен ако, разбира се, не е за дългосрочен проект или управлението не изисква да докладвате незабавно.

Хората трябва да знаят КАКВО правите, а не КАК го правите.

Рано или късно майсторството ще дойде при вас - това е способността да се справяте с работата бързо и лесно. За съжаление в тази страна не обичат лекотата, тук е на почит упоритият труд на непрофесионалиста. (непрофесионалистите са по-евтини)

Ако все още ви питат: „На какъв етап е внедряването на НЕЩО ГЛОБАЛНО???“ - има ясен, рационализиран отговор на склад като: „На етапа на разглеждане на документи от клиентите.“ „Беше постигнато принципно споразумение за среща през тази (бъдеща) седмица.“ и т.н. 6. Краткост, точност, яснота.

Това са критериите за вашата реч на планиращата среща. Бъдете готови да отговорите на допълнителни въпроси. 7. Когато отчитате свършената работа, не бъдете скромни.

И още едно малко отклонение. Моля, не приемайте този текст като ръководство за гаври с началниците. Написаното тук ще ви помогне да творите за себе си комфортни условияработа. Забележете, че не сте на работа, а работите. За съжаление има още едно правило на офисния живот: „Който оре, той язди“. Тези препоръки ще ви позволят да изградите свой собствен в офиса работна среда, защитени от ненужни претенции от ръководството („Виждате ли, зает съм!“, „Никога не съм ви разочаровал, така че дайте ми възможност да печеля пари нормално за вас“) и в същото време да използвате всички налични възможности за ефективна работа и кариерно израстване.

Много ще се радвам на коментари, критики и предложения.

Не харесвате срещи? Просто не знаете как да ги приготвите! Между другото, това е много ефективен инструмент за управление. Срещата за планиране не е само планове и срокове, тя е разработване на нови методи, обмен на идеи, комуникация в екипа и възможност да се вдъхне ентусиазъм на служителите. Най-важното е да не подхождате към този въпрос от формална гледна точка. Срещите за планиране не са там за показност. Най-високите и стабилни показатели са тези на компаниите, които ясно разбират това. Чудя се как да ги изпълнявам правилно? Тогава не се колебайте да прочетете!

Първо, струва си да разберете какви функции има срещата за планиране.

Информационен.Необходимо е всеки служител да бъде информиран за планирания път на компанията.

Тест.Мениджърът може да следи атмосферата в екипа, да изяснява причините за спада или успеха на показателите. В резултат на това неизправностите във веригата на взаимодействие често стават забележими.

Мотивиращ.Производителността на труда се увеличава поради факта, че се обръща внимание на работата на служителите. Среща за планиране – страхотен начинредовно напомняйте на служителите, че са важни и че на работата им се обръща достатъчно внимание. Давайте похвали, признавайте постиженията и насърчавайте състезателния дух в отдела, когато е необходимо. Освен цифри и отчети, вие трябва да видите и очите на вашите служители.

Образователни.Ако през седмицата е имало работен случай, който е бил показателен за всички, тогава мениджърът го записва на срещата за планиране. По този начин няма да се налага да повтаряте едно и също нещо на различни служители.

Дисциплиниране.Редовните ритуали и правила, които включват срещи за планиране, спомагат за мотивирането на служителите. Служителите свикват с факта, че имат нужда не само от отчитане в цифри, но и от готовност за обосновка на показателите.

Общи инструкции:

Подгответе се старателно за срещата за планиране. Необходимо е да се изготви план за неговото изпълнение. И не забравяйте да разпределите реда на говорителите.

Няма нужда да запълвате определеното време с ненужни разговори. Лидерът трябва ясно да постави задачите и да отдели същността на речта от ненужния пух.

Избягвайте емоционалните изявления. Те влияят негативно на резултата.

Поставете ясни правила за служителите. Например: можете да говорите само за общи въпроси, частните се правят за индивидуално решение; Превключваме телефоните в безшумен режим; при формулиране на проблем е необходимо да се предложи решение; извън работно време се обсъждат неработни въпроси.

Мнението на ръководителя трябва да бъде скрито от подчинените до края на дискусията, така че всеки да може уверено да изрази всичко, което мисли.

Кога да го направя? В точния ден, в точния час...

Ежедневните срещи за планиране са подходящи само за начинаещи, които се нуждаят от подкрепа на всяка стъпка от пътя. За установен екип срещите за планиране трябва да се провеждат веднъж седмично. Основното е те да се провеждат по едно и също време, минута след минута, което ще позволи на отбора да бъде дисциплиниран. Идеалната продължителност е 20-45 минути. Това време е периодът на концентрация.

Примерен скрипт за среща за планиране:

Мениджърът прави информационно съобщение, след което всички служители могат да задават своите въпроси.

Мениджърът обявява цели и задачи и задава въпроси на служителите за тях. При необходимост се назначават индивидуални срещи.

Мениджърът представя поканен специалист от друг отдел или говори за представителен случай от седмицата.

Мениджърът изяснява дали има важни работни въпроси, които изискват незабавно обсъждане.

Мениджърът обобщава, говори за текущи планове, срещи и приключва срещата за планиране.

Срещата за планиране не е остатък от миналото, а един от най-ефективните управленски инструменти, който гарантира постигането на целите на отдела. Но успехът на целия бизнес зависи от тези цели. Със сигурност ще оцените ефективността на планирането на срещи, веднага щом започнете да ги провеждате правилно!

Срещата за планиране е производна на английския план, кратка работна среща, посветена на напредъка на планирания план. Според тяхната типология всички планиращи срещи могат да бъдат разделени на категории по три критерия – специфични, временни и количествени.

Според конкретния критерий всички срещи за планиране се разделят на отчетни (кратки срещи, на които мениджърите докладват за напредъка на съответните задачи), дискусионни (брифинги по темата за възможни промени в избрания път за постигане на определена цел) и мотивационни. (срещи, на които се разпределят задачите и се определят ролите в процеса на работа по даден въпрос или задача).

Според времевия критерий срещата за планиране може да бъде ежедневен, седмичен, месечен процес.

Според количествения критерий срещата за планиране може да бъде масова (за всички служители) или закрита (за отделен човек). инициативна група, управители, борд на директорите на дружеството.)

Защо да провеждате среща за планиране?

Ако организирате този процес като добра традиция преди началото на работния ден, това ще помогне за дисциплиниране на екипа (намаляване на броя на сутрешните закъснения), по-ясно очертаване на целите и задачите на служителите (в края на краищата, както знаете, рационалният план за деня е много по-ефективен от план за шест месеца) , ще направи възможно да се види реални резултатиработят по-ясно (в случай, че отчитането на екипа пред мениджъра и мениджъра пред екипа стане задължителни елементисрещи за планиране). В допълнение към гореспоменатите предимства, една добре проведена сутрешна среща може да ободри служителите, да увеличи производителността и да стимулира ефективна работапрез деня. Това психологически аспект, разбира се, играе важна роля в установяването на положителни отношения между служител и работодател, а също така допринася за сплотяването на екипа.

Защо много хора смятат планирането на срещи за остатък от миналото?

Първо, повечето хора приписват самото възникване на този процес на онези времена, когато никога не са чували за телефон и нямат представа какво представляват интернет и мултимедийните технологии. Оказва се, че единственият начин да се срещнем лично и да обсъдим важни работни въпроси са били именно тези планови срещи. Поради липсата на оперативни средства за комуникация се натрупаха много въпроси и подобна акция отне много време (средно три до четири часа). По този повод един известен американски икономист веднъж отбеляза: „Ако във вашата компания има срещи за планиране, значи сте на на прав път. Остава само да уволним всички, които отиват там, и да напуснем всички, които работят в този момент.”

Второ, мнозинството офис работнициТе имат негативно отношение към планирането на срещи именно защото около 20% от времето е посветено на това и, както отбелязват много от тях, речта на шефа продължава средно половината от времето, определено за този процес.

Трето, ако срещите за планиране в една компания се провеждат ежедневно, то скоро това определено ще се превърне в формалност. В края на краищата повечето от задачите, които успешният бизнесмен си поставя, са дългосрочни и ежедневният отчет в две изречения ще звучи така: „Всичко е наред, работим върху това“. Необходимостта от ежедневна среща за планиране обикновено възниква в момента, когато предприятието започне да изпълнява нова стратегическа задача в критично кратък период от време или по време на криза. В такива моменти наистина е необходимо постоянно да следите ситуацията и да следите за най-малките промени.

Регламенти

Всяка среща, дори и най-кратката, трябва да има свой собствен регламент. По един или друг начин, това помага да се работи по належащите проблеми много по-продуктивно, което прави процеса по-динамичен и ефективен. В правилата добри обноскираздава наредби на служителите вечерно времеза да могат да обмислят всички поставени въпроси и да излязат с конструктивно, смислено предложение. Освен всичко друго, струва си да се има предвид, че до сутрешната среща всеки служител трябва да има копие от правилника в ръка. Важно е да възложите отговорност на определено лицекой ще следи времето (ако ораторът превиши срока, описан в регламента, това забавя процеса на провеждане на срещата и в резултат на това се отразява негативно на настроението на екипа).

Да провеждаш или да не провеждаш? Това е въпросът

Срещата за планиране определено е важен процес, поне в контекста на навременното поставяне на цели и мотивацията на служителите, обаче, дойде моментът да надхвърлим обикновеното разбиране на този термин. Може би не е толкова важно да събирате целия екип в задушен офис всеки ден, а да овладеете конферентната технология в Skype. Също така е важно да се вземе предвид аспектът, че една конструктивна среща за планиране трябва да продължи не повече от 15-20 минути. Отчетите за дейността на всеки отдел могат да се приемат и обсъждат с ръководителите през деня и сутрешно времесе посвети изключително на подреждането на силите, определяне на задачите и приоритетите.

Във всеки случай всеки предприемач избира собствената си концепция за управление, но за да разбере малко по-внимателно дали е необходимо да се извършва кратки срещиза вашата работна сила си струва да претеглите плюсовете и минусите:

Дисциплинира екипа;

Възможност за сутрешна мотивация на служителите;

Ясно поставяне на цели и задачи;

Възможност за креативност и провеждане на срещи за планиране в нестандартен стил;

Дългите срещи за планиране изморяват и намаляват производителността на служителите;

Нерегламентираните срещи обикновено са неефективни.