व्यावसायिक पत्र प्रश्न नमूना. ईमेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियम। व्यावसायिक पत्र: नमूना. ईमेल कैसे भेजें
एक व्यावसायिक पत्र के पाठ की संरचना
व्यावसायिक पत्र लिखने के बुनियादी नियम
व्यावसायिक पत्रों में प्रारूपण और प्रारूपण के लिए कुछ नियम होते हैं; वे सूचना और संदर्भ दस्तावेजों से संबंधित होने के कारण आवश्यकताओं के अधीन होते हैं। पत्र लिखते समय लेखक को इस बारे में विस्तार से सोचना चाहिए कि वह पत्र किस उद्देश्य से लिख रहा है और उस पर विचार के परिणामस्वरूप वह क्या अपेक्षा करता है। उसे अपने लिए स्पष्ट रूप से स्पष्ट करना होगा कि पत्र के विषय के बारे में प्राप्तकर्ता को क्या पता है, वह शुरुआती बिंदु के रूप में किस पर भरोसा कर सकता है, और कौन सी नई जानकारी अभी तक प्राप्तकर्ता को ज्ञात नहीं है, जिसके लिए पत्र लिखा जा रहा है। तर्क की प्रकृति और पाठ की संरचना पत्र की लक्ष्य सेटिंग पर निर्भर करेगी। पत्र तैयार करने और लिखने के निम्नलिखित चरणों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:
आइए इन चरणों पर नजर डालें। मुद्दे के सार का अध्ययन करने में शामिल है: यदि आवश्यक हो तो इस मुद्दे पर पर्याप्त जानकारी एकत्र करना, मुद्दे के सार पर कानून का अध्ययन करना, इस मुद्दे पर पिछली अपीलों और उन पर प्राप्त प्रतिक्रियाओं का विश्लेषण करना। फिर वे पत्र का पाठ लिखना शुरू करते हैं।
एक व्यावसायिक पत्र के पाठ की संरचना
पत्र का पाठ लिखना एक श्रमसाध्य प्रक्रिया है। एक पत्र लिखते समय एक महत्वपूर्ण कार्य उसकी सूचना संतृप्ति है, अर्थात, आवश्यक मात्रा में जानकारी शामिल करना। लेखन एकल-पहलू या बहु-पहलू हो सकता है। पत्र का एक पहलू आम तौर पर पूरे पत्र की सामग्री बनाता है, और अक्सर ये ऐसे पत्र होते हैं जिन्हें प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है। बहु-पहलू पत्रों के पाठ में निम्नलिखित पहलू शामिल हो सकते हैं: अनुभाग, खंड, उप-खंड, पैराग्राफ। प्रत्येक पहलू की प्रस्तुति एक पैराग्राफ से शुरू होनी चाहिए। व्यावसायिक पत्राचार को मुख्य रूप से बहुआयामी पत्र लिखने की प्रवृत्ति की विशेषता है। पत्र आमतौर पर निम्नलिखित योजना के अनुसार लिखा जाता है: परिचय, मुख्य भाग, निष्कर्ष। परिचयात्मक भाग में शामिल हैं: दस्तावेज़ का एक लिंक, इसके व्यक्तिगत बिंदु जो पत्र तैयार करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं; तथ्य का एक बयान, जो पत्र लिखने के उद्देश्य (कारण) को इंगित करता है। किसी दस्तावेज़ का संदर्भ देते समय, उसका डेटा निम्नलिखित अनुक्रम में इंगित किया जाता है: दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, लेखक, तिथि, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, शीर्षक, उदाहरण के लिए: जून के रूसी संघ की सरकार के डिक्री के अनुसार 27, 2004 नंबर 620 "मॉडल विनियमों के अनुमोदन पर..." मुख्य भाग में घटना का विवरण, वर्तमान स्थिति, उनका विश्लेषण और प्रदान किए गए साक्ष्य शामिल हैं। यह इस भाग में है कि यह समझाना आवश्यक है, यह साबित करना कि बैठक (सम्मेलन, गोलमेज) में भाग लेना आवश्यक है, कि उत्पादित उत्पाद या प्रदान की गई सेवाएँ सर्वोत्तम हैं, कि अनुरोध पूरा किया जाना चाहिए, आदि। पत्र का निष्कर्ष अनुरोध, प्रस्ताव, राय, इनकार, अनुस्मारक आदि के रूप में निष्कर्ष का प्रतिनिधित्व करता है। पत्र में केवल एक अंतिम भाग हो सकता है। पत्र के मुख्य प्रश्नों को स्पष्ट रूप से तैयार किया जाना चाहिए और ऐसे क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए जो धारणा के लिए सबसे इष्टतम हो। प्रारूप तैयार करने और लिखने के बाद सेवा पत्र का संपादन अवश्य करना चाहिए। एक व्यावसायिक पत्र लगभग हमेशा एक पते से शुरू होता है। पाठ का यह छोटा सा भाग संचार उद्देश्यों के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। सही ढंग से चुना गया संदेश न केवल प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करता है, बल्कि पत्राचार के लिए सही स्वर भी निर्धारित करता है और व्यावसायिक संबंधों को स्थापित करने और बनाए रखने में मदद करता है। अपील का महत्व पत्र के लेखक द्वारा निर्धारित किया जाता है; अपील आपको श्रोता को सुरक्षित करने की अनुमति देती है। संबोधन के बाद विराम चिह्न विशेष ध्यान देने योग्य है। किसी संबोधन के बाद अल्पविराम पत्र को एक आकस्मिक चरित्र देता है, जबकि विस्मयादिबोधक चिह्न महत्व और औपचारिक शैली पर जोर देता है। पाठ के लेखक को निम्नलिखित कारकों को ध्यान में रखना चाहिए:
1. अपने स्वयं के संबंध में प्राप्तकर्ता की सामाजिक स्थिति;
2. परिचित की डिग्री, रिश्ते की प्रकृति;
3. संचार स्थिति की औपचारिकता/अनौपचारिकता;
4. किसी दिए गए भाषण समूह में मान्य शिष्टाचार अनुमतियाँ।
मुद्रित होने पर, अपील केन्द्रित होती है:
प्रिय मिखाइल पेत्रोविच!
पत्र का पाठ इस अपेक्षा की अभिव्यक्ति के साथ समाप्त हो सकता है कि अनुरोध पूरा हो जाएगा (गारंटी, अभ्यावेदन, निमंत्रण, अनुस्मारक), साथ ही एक विनम्रता सूत्र, उदाहरण के लिए:
मैं प्रदान की गई सहायता के लिए अपना आभार व्यक्त करता हूं और आश्वासन देता हूं कि आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग के विकास में बहुत महत्वपूर्ण होगी।
मैं इस अवसर पर निमंत्रण के लिए अपना आभार व्यक्त करना चाहूँगा...
मैं समस्याओं को सुलझाने, हमारे आगे के कार्यक्रम कार्यों को विकसित करने और कार्यान्वित करने में उपयोगी सहयोग और सक्रिय भागीदारी की आशा व्यक्त करता हूं।
विनम्रता सूत्र "हस्ताक्षर" विशेषता से पहले स्थित है, पैराग्राफ से मुद्रित और अल्पविराम द्वारा स्थिति से अलग किया गया है। पद का नाम बड़े या छोटे अक्षर से लिखा जाता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि संगठन के घटक या नियामक दस्तावेजों में पद की वर्तनी कैसे की गई है। यदि पत्र किसी अधिकारी के लेटरहेड पर जारी किया जाता है, तो पद का नाम "हस्ताक्षर" विशेषता में इंगित नहीं किया जाता है।
आधिकारिक पत्राचार में, आधिकारिक व्यावसायिक शैली का उपयोग किया जाता है।
व्यावसायिक शैली भाषण साधनों का एक समूह है, जिसका कार्य आधिकारिक व्यावसायिक संबंधों के क्षेत्र की सेवा करना है।
व्यावसायिक शैली की विशेषताएं, उसमें निहित विशिष्ट विशेषताएं, इस प्रकार की भाषा के शैली मानदंड उन परिस्थितियों के प्रभाव में आकार लेते हैं जिनमें व्यावसायिक संचार होता है। ये शर्तें इस प्रकार हैं:
1. व्यावसायिक संचार में भागीदार मुख्य रूप से कानूनी संस्थाएं हैं - संगठन, संस्थान, उद्यम, जिनका प्रतिनिधित्व प्रबंधकों और अन्य अधिकारियों की ओर से कार्य करने वाले करते हैं;
2. संगठनों के बीच सूचना संबंधों की प्रकृति और सामग्री को काफी सख्ती से विनियमित किया जाता है;
3. व्यावसायिक संचार का विषय संगठन की गतिविधियाँ हैं: प्रबंधकीय, उत्पादन, आर्थिक,
वैज्ञानिक, तकनीकी, आदि;
4. अधिकांश प्रबंधन दस्तावेज़ किसी विशिष्ट प्राप्तकर्ता पर केंद्रित होते हैं;
5. अधिकांश स्थितियाँ जो संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न होती हैं और लिखित दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है, वे आवर्ती, समान स्थितियों से संबंधित होती हैं।
व्यावसायिक संचार की मानी गई स्थितियाँ प्रबंधन जानकारी के लिए कुछ आवश्यकताएँ बनाती हैं। प्रबंधन के क्षेत्र में प्रभावी सूचना आदान-प्रदान सुनिश्चित करने के लिए सूचना में कुछ गुण होने चाहिए।
उसे करना होगा:
1. आधिकारिक प्रकृति, जो रिश्ते के व्यावसायिक आधार, उनकी गैर-व्यक्तिगत प्रकृति पर जोर देती है, और व्यावसायिक संचार में प्रतिभागियों के बीच मौजूद एक निश्चित दूरी को भी इंगित करती है;
2. संबोधित, चूंकि एक प्रबंधन दस्तावेज़ हमेशा एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता, अधिकारी, संगठन, संगठनों के समूह के लिए होता है;
3. प्रासंगिक, क्योंकि दस्तावेज़ में बिल्कुल वही जानकारी होनी चाहिए जो एक प्रभावी प्रबंधन निर्णय लेने के लिए किसी निश्चित समय पर आवश्यक हो या
प्रबंधन गतिविधियों में अन्य उपयोग;
4. उद्देश्यपूर्ण और विश्वसनीय, क्योंकि प्रभावी प्रबंधन गतिविधियों के लिए घटनाओं, तथ्यों और घटनाओं के निष्पक्ष, निष्पक्ष मूल्यांकन की आवश्यकता होती है;
5. आश्वस्त करना, तर्क करना, क्योंकि व्यावसायिक संचार का कार्य प्राप्तकर्ता को ऐसा करने (या न करने) के लिए प्रोत्साहित करना है।
कुछ क्रियाएँ;
6. प्रबंधन निर्णय लेने के लिए पूर्ण और पर्याप्त। जानकारी के अभाव में आवश्यकता पड़ सकती है
अतिरिक्त रूप से जानकारी का अनुरोध करें, पत्राचार उत्पन्न करें,
समय और धन की अनुचित हानि होती है।
व्यावसायिक शैली में विशिष्ट विशेषताओं का एक समूह होता है जो इसे भाषा की अन्य शैलियों - वैज्ञानिक, पत्रकारिता, बोलचाल और कथा साहित्य की भाषा से अलग करता है।
व्यवसाय शैली के लिए मुख्य आवश्यकताएँ हैं:
व्यावसायिक भाषण का मानकीकरण भाषा के सभी स्तरों - शब्दावली, आकृति विज्ञान और वाक्यविन्यास को शामिल करता है। आज तक, व्यावसायिक भाषण में बड़ी संख्या में शब्द, वाक्यांश और सूत्र जमा हो गए हैं। तैयार निर्माणों का उपयोग आपको मानक स्थितियों की विशेषता वाली परिभाषाओं की खोज में समय बर्बाद करने से बचने की अनुमति देता है। व्यावसायिक भाषण का मानकीकरण दस्तावेज़ों की सूचना सामग्री को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ाता है, उनकी धारणा को महत्वपूर्ण रूप से सुविधाजनक बनाता है, जो सामान्य रूप से दस्तावेज़ प्रवाह को अनुकूलित करने में मदद करता है।
प्रस्तुति का तटस्थ स्वर आधिकारिक व्यावसायिक संचार का आदर्श है, जो प्रस्तुति की सबसे सख्त और संयमित प्रकृति में प्रकट होता है। प्रस्तुति के स्वर की तटस्थता अभिव्यंजक और भावनात्मक रूप से आवेशित भाषा के साधनों (बोलचाल की शब्दावली और प्रक्षेप), आलंकारिक साधनों और ग्रंथों में आलंकारिक अर्थ में प्रयुक्त शब्दों के उपयोग की संभावना को बाहर करती है। पत्र के पाठ में दी गई जानकारी आधिकारिक प्रकृति की है। इस कारण से, दस्तावेजों में व्यक्तिगत, व्यक्तिपरक तत्व को न्यूनतम रखा जाना चाहिए। जिन शब्दों में स्पष्ट भावनात्मक अर्थ होता है (घटक प्रत्यय वाले शब्द, अतिशयोक्ति या ह्रास प्रत्यय, प्रक्षेप के साथ) को दस्तावेजों की भाषा से बाहर रखा जाता है।
हालाँकि, कोई यह नहीं मान सकता कि एक आधिकारिक दस्तावेज़ पूरी तरह से भावनाओं से रहित है।
अधिकांश दस्तावेज़ों का उद्देश्य प्राप्तकर्ता की रुचि जगाना, उसे समझाना और लेखक द्वारा वांछित दिशा में कार्य करने के लिए प्रोत्साहित करना है। एक प्रबंधन दस्तावेज़ अपने लक्ष्य को प्राप्त नहीं करेगा यदि वह भावनात्मक अर्थों से रहित है, लेकिन भावनात्मकता को छिपाया जाना चाहिए और भाषा द्वारा नहीं, बल्कि सामग्री द्वारा प्राप्त किया जाना चाहिए। इसे प्रस्तुति के बाहरी शांत, तटस्थ स्वर के पीछे छिपा होना चाहिए। प्रस्तुति की सटीकता दस्तावेज़ की सामग्री की स्पष्ट समझ को मानती है।
पाठ की स्पष्टता और सटीकता मुख्य रूप से पाठ की रचनात्मक संरचना की शुद्धता, तार्किक त्रुटियों की अनुपस्थिति, शब्दों की विचारशीलता और स्पष्टता - स्थिर वाक्यांशों और आलंकारिक अभिव्यक्तियों की अनुपस्थिति से निर्धारित होती है।
पाठ की संक्षिप्त प्रस्तुति भाषण अतिरेक को छोड़कर, भाषाई साधनों के किफायती उपयोग से प्राप्त की जाती है - ऐसे शब्द और अभिव्यक्तियाँ जो अतिरिक्त अर्थ रखते हैं।
पाठ की संक्षिप्तता, या संक्षिप्तता की आवश्यकता सीधे पाठ की मात्रा को कम करने से संबंधित है। संक्षिप्तता की आवश्यकता हमें दस्तावेज़ के विषय को अधिक स्पष्ट रूप से तैयार करने, भाषा का संयम से उपयोग करने, अनावश्यक शब्दों को खत्म करने के लिए मजबूर करती है जिनमें आवश्यक जानकारी नहीं होती है, अनुचित दोहराव और अनावश्यक विवरण होते हैं।
पत्र विश्वसनीय होना चाहिए, चाहे वह किसी को भी भेजा गया हो, उसमें सटीक तारीखें, निर्विवाद तथ्य और निष्कर्ष शामिल हों।
व्यावसायिक भाषण की विशेषताओं में से एक भाषाई सूत्रों का व्यापक उपयोग है - स्थिर (टेम्पलेट) वाक्यांशों का अपरिवर्तित उपयोग किया जाता है। किसी विशेष कार्य को प्रेरित करने के लिए निम्नलिखित अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जाता है:
हम आपको सूचित करते हैं कि... से... तक;
- हम आपको सूचित करते हैं कि...;
- हम आपको सहमत भेजते हैं...;
- हम आपसे इस मुद्दे पर विचार करने के लिए कहते हैं...,
- निरीक्षण से यह स्थापित हुआ कि....;
- आर्थिक सहायता के अभाव के कारण...;
- कठिन आर्थिक स्थिति के कारण...;
- आपके पत्र के अनुसार...;
- संयुक्त कार्य करने के लिए...;
- प्रोटोकॉल के अनुसार...;
- हमारे समझौते की पुष्टि में...;
- जिम्मेदारी को मजबूत करने के लिए... आदि।
भाषाई सूत्र बार-बार स्थितियों में उपयोग किए जाने वाले भाषाई साधनों के एकीकरण का परिणाम हैं। विशिष्ट सामग्री को व्यक्त करने के अलावा, भाषा सूत्र अक्सर पाठ के कानूनी रूप से महत्वपूर्ण घटकों के रूप में कार्य करते हैं, जिसके बिना दस्तावेज़ में पर्याप्त कानूनी शक्ति नहीं होती है:
हम राशि में ऋण चुकौती की गारंटी देते हैं...,
- हम भुगतान की गारंटी देते हैं। हमारे बैंक विवरण...,
- कार्यान्वयन पर नियंत्रण सौंपा गया है...
पद एक शब्द या वाक्यांश है जिसे एक विशिष्ट या विशेष अवधारणा सौंपी जाती है। ज्ञान या व्यावसायिक गतिविधि के एक अलग क्षेत्र की शर्तों का सेट शब्दावली, या एक शब्दावली प्रणाली का गठन करता है।
कड़ाई से निश्चित अर्थ में शब्दों का उपयोग पाठ की स्पष्ट समझ सुनिश्चित करता है, जो व्यावसायिक संचार में बहुत महत्वपूर्ण है।
प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण में प्रयुक्त शब्द उद्योग शब्दावली हैं जो उस विषय क्षेत्र की सामग्री को दर्शाते हैं जिसके लिए दस्तावेज़ की सामग्री समर्पित है, साथ ही वे शब्द जो दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में विकसित हुए हैं।
व्यवहार में शब्दों के उपयोग की शुद्धता और स्थिरता शब्दावली शब्दकोशों और मानकों का उपयोग करके प्राप्त की जाती है, जो अवधारणाओं और शब्दों की एक सख्ती से स्पष्ट प्रणाली स्थापित करती है और शब्दावली को सुव्यवस्थित करने में मदद करती है। प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में उपयोग की जाने वाली शर्तें GOST R 51141-98 "कार्यालय कार्य और संग्रह" में दर्ज हैं। शब्द और परिभाषाएं"।
किसी शब्द का उपयोग करते समय, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि यह प्राप्तकर्ता को समझ में आए। यदि पत्र के लेखक को इस बारे में संदेह हो तो निम्नलिखित में से कोई एक कार्य करना आवश्यक है:
शब्द की आधिकारिक परिभाषा दीजिए;
तटस्थ शब्दावली का उपयोग करके शब्द का अर्थ समझें;
किसी शब्द को हटा दें या उसे सामान्य रूप से समझे जाने वाले शब्द या अभिव्यक्ति से बदल दें।
शब्दों के उपयोग में कठिनाइयाँ इस तथ्य के कारण भी हैं कि शब्दावली प्रणाली निरंतर परिवर्तन में है: मौजूदा अवधारणाओं की सामग्री बदलती है, नई अवधारणाएँ उत्पन्न होती हैं, कुछ अवधारणाएँ अप्रचलित हो जाती हैं, और उन्हें दर्शाने वाले शब्द उपयोग से बाहर हो जाते हैं।
बहुअर्थी शब्दों (पर्यायवाची शब्दों) का उपयोग करते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि एक दस्तावेज़ में एक शब्द का उपयोग उसके केवल एक अर्थ में किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, शब्द "समझौता", "अनुबंध", "समझौता" पर्यायवाची शब्द हैं, लेकिन वे अपने आवेदन के अभ्यास में भिन्न हैं। श्रम कानून में हम एक रोजगार समझौते (अनुबंध) के बारे में बात कर रहे हैं; नागरिक कानून में - दो और बहुपक्षीय लेनदेन को अनुबंध कहा जाता है; विदेशी व्यापार गतिविधियों में, "अनुबंध" शब्द अधिक सामान्य है; कई अन्य क्षेत्रों में समझौते समझौतों में तय होते हैं।
व्यावसायिक भाषण की एक और विशेषता। व्यावसायिक भाषण में संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग किया जाता है। शब्द संक्षिप्तीकरण के दो मुख्य प्रकार हैं:
1. लेक्सिकल (संक्षिप्त रूप) - शब्दों के कुछ हिस्सों से उनके घटक अक्षरों के हिस्से को हटाकर बनाए गए जटिल संक्षिप्त शब्द: सीआईएस, एलएलसी, आपातकालीन स्थिति मंत्रालय, एनपीपी, गोस्ट, जीयूएम, रोस्कोमज़ेम, मुख्य लेखाकार, प्रमुख, डिप्टी, विशेष बल।
2. ग्राफिक - लेखन में प्रयुक्त शब्दों के संक्षिप्त रूप: जीआर-एन, टीचके, जेएच-डी, केवी। मी, आदि
पत्रों में केवल आधिकारिक तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों, पदनामों और शब्दों का उपयोग किया जाना चाहिए। संस्थानों, संगठनों और पदों के नाम, उपाधियाँ, माप की इकाइयाँ, भौगोलिक नाम और अन्य बिल्कुल आधिकारिक नामों के अनुरूप होने चाहिए।
व्यावसायिक भाषण की एक अन्य विशेषता जननात्मक या वाद्य मामले में शब्दों के अनुक्रमिक अधीनता के साथ निर्माणों का उपयोग है:
- हम आपको आवासीय भवनों और प्रशासनिक भवनों के हीटिंग, वेंटिलेशन और स्वच्छता प्रतिष्ठानों के पुनर्निर्माण के लिए समाधान (क्या?) के विकल्प प्रदान करते हैं।
- हम संभावित सहयोग के विशिष्ट मुद्दों पर आगे की चर्चा की आवश्यकता (क्या?) को पूरी तरह से साझा करते हैं।
- महान देशभक्तिपूर्ण युद्ध में विजय की 60वीं वर्षगांठ के जश्न की तैयारी और आयोजन के लिए रूसी संघ के राष्ट्रपति (क्या?) द्वारा अनुमोदित मुख्य गतिविधियों की सूची के अनुसार...
स्टाफिंग शेड्यूल के अनुसार...
व्यावसायिक भाषण की विशेषता मौखिक संज्ञा वाले वाक्यांशों के उपयोग से होती है। व्यावसायिक भाषण में, क्रिया के अर्थ के साथ मौखिक संज्ञाओं के निर्माण का उपयोग क्रियाओं के बजाय किया जाता है: सहायता करना (और सहायता नहीं करना), सहायता प्रदान करना (और मदद नहीं करना), साफ़ करना (और साफ़ नहीं करना), सहायता प्रदान करना (और समर्थन करने के लिए नहीं), मरम्मत करने के लिए (मरम्मत नहीं)।
लेखन के लिए प्रस्तुति की सरलता और सरल, सामान्य वाक्यों की प्रधानता महत्वपूर्ण है। व्यवसाय शैली की एक विशेषता सरल सामान्य वाक्यों का प्रमुख उपयोग है, एक-भाग (एक मुख्य सदस्य के साथ - विषय या विधेय) या दो-भाग (दो मुख्य सदस्यों के साथ - विषय और विधेय) अलग-अलग वाक्यांशों के साथ (सहभागी, क्रियाविशेषण, पृथक परिभाषाएँ), परिचयात्मक शब्द और वाक्य, उदाहरण के लिए:
- संयुक्त उद्यम "एमआईओ" की अधिकृत पूंजी में योगदान देने वाली शहर की संपत्ति के उपयोग की बेहद कम दक्षता के साथ-साथ मोटर वाहन बेड़े के अपर्याप्त कार्यभार और इसकी लाभहीनता के कारण, हम आपसे स्थानांतरण के मुद्दे को हल करने के लिए कहते हैं। सिटी हॉल के वित्तीय और आर्थिक प्रबंधन में शहर की हिस्सेदारी।
किसी एक मुद्दे पर एक पत्र तैयार करने की सलाह दी जाती है। यदि आपको कई अलग-अलग मुद्दों पर एक साथ किसी संगठन से संपर्क करने की आवश्यकता है, तो उनमें से प्रत्येक के लिए अलग-अलग पत्र लिखने की अनुशंसा की जाती है।
एक पत्र के पाठ में, आप अनुरोध या अन्य प्रश्न व्यक्त कर सकते हैं यदि उन्हें निष्पादन के लिए एक व्यक्ति को हस्तांतरित किया जाता है।
पारंपरिक भाषा सूत्रों के अलावा, व्यावसायिक पत्राचार में विदेशी शब्द और वाक्यांश शामिल होते हैं। व्यवहार में, वे भाषाई सूत्रों की भूमिका निभाते हैं। उनमें से कुछ प्रसिद्ध हैं, कुछ कम प्रचलित हैं। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि विदेशी शब्दों के प्रयोग से थोड़ी पुरानेपन की बू आती है, लेकिन साथ ही यह इन शब्दों को जानने वाले साथी पर अच्छा प्रभाव छोड़ता है और बाहरी पाठक को भ्रमित करना संभव बनाता है।
शिक्षाप्रद;
साथ में;
वारंटी;
सूचनात्मक;
धन्यवाद;
बधाई हो;
अनुरोध पत्र, अनुरोध पत्र, अधिसूचना पत्र, प्रतिक्रिया पत्र, निमंत्रण पत्र आदि भी हैं। प्रारूपण और डिजाइन में प्रत्येक प्रकार के पत्र की अपनी विशेषताएं होती हैं।
निमंत्रण पत्र
सेमिनारों, बैठकों और अन्य कार्यक्रमों में भाग लेने के प्रस्ताव के साथ निमंत्रण पत्र आमतौर पर संगठन के प्रमुख, एक विशिष्ट अधिकारी को संबोधित किया जाता है, लेकिन पूरी टीम को भी संबोधित किया जा सकता है। पत्र भागीदारी की शर्तों, आयोजनों के स्थान और समय और, यदि आवश्यक हो, ड्रेस कोड का संकेत देते हैं। पत्र में आमतौर पर विवरण "अनुलग्नक" होता है, जो कार्यक्रम के कार्यक्रम के बारे में सूचित करता है।
गारंटी पत्र
गारंटी पत्र कुछ वादों या शर्तों की पुष्टि के लिए लिखे जाते हैं और किसी संगठन या व्यक्ति को संबोधित किए जाते हैं। प्रदर्शन किए गए कार्य के लिए भुगतान, गुणवत्ता, उत्पादों की डिलीवरी का समय, माल के लिए भुगतान, किराया आदि की गारंटी दी जा सकती है। ऐसे पत्र मानक अभिव्यक्तियों का उपयोग करते हैं: "कंपनी गारंटी देती है, हम गारंटी देते हैं, हम आपसे इसे कैश ऑन डिलीवरी द्वारा हमें भेजने के लिए कहते हैं।" (गारंटी का प्रकार), हम भुगतान की गारंटी देते हैं, हम डिलीवरी समय की गारंटी देते हैं, हम उत्पादों की गुणवत्ता की गारंटी देते हैं..."
पत्र आमतौर पर भुगतान गारंटी प्रदान करने वाले संगठन के भुगतान विवरण को इंगित करता है।
पत्र के पाठ को कानूनी सेवा के साथ समन्वयित करने की सलाह दी जाती है। संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर के अलावा, मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर भी जारी किए जा सकते हैं। हस्ताक्षर को मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।
अनुरोध पत्र
ऐसी बड़ी संख्या में स्थितियाँ हैं जो उद्यमों, संगठनों और संस्थानों की ओर से अनुरोध करने को जन्म देती हैं। इस पत्र का पाठ आम तौर पर निम्नलिखित रूप में संरचित होता है: सामग्री के मुख्य भाग में उस कारण का विवरण होता है जिसने आपको अनुरोध करने के लिए प्रेरित किया; अनुरोध का विवरण ही; अंतिम भाग अपेक्षित परिणाम की आशा व्यक्त करता है। अनुरोध आमतौर पर "मैं पूछता हूं, हम पूछते हैं" शब्दों के साथ व्यक्त किए जाते हैं;
कृपया सहायता प्रदान करें...;
कृपया हमारे पते पर भेजें...;
कृपया भाग लें...;
कृपया सूचित करें...;
मैं आपसे कर्ज चुकाने के लिए कहता हूं...;
कृपया कार्यवाही करें...
इस पत्र का मुख्य उद्देश्य अनुरोध को पूरा करने की आवश्यकता को साबित करना है, इसलिए, पत्र का पाठ ठोस साक्ष्य प्रदान करता है, गणना, अनुमान और अन्य सहायक आधार संलग्न करता है, जिन्हें "अनुलग्नक" के रूप में औपचारिक रूप दिया जाता है।
उत्तर पत्र
प्रतिक्रिया पत्र का पाठ आमतौर पर अनुरोध की पुनरावृत्ति के साथ शुरू होता है। इसके बाद, अनुरोध पर विचार के परिणाम बताए गए हैं, इनकार को प्रेरित किया गया है (यदि यह इनकार पत्र है) और इनकार को ही बताया गया है।
व्यावसायिक पत्र में सूचना की प्रकृति आमतौर पर प्रतिक्रिया पत्र में अपेक्षित जानकारी की वैकल्पिकता को दर्शाती है, अर्थात व्यावसायिक पत्राचार में सामग्री के पहलुओं में समानता का सिद्धांत होता है, जो प्रतिक्रिया पत्राचार की भाषा में परिलक्षित होता है। इसका मतलब है:
1. प्रतिक्रिया पत्र में मूल पत्र और उसके विषय के लिंक की उपस्थिति;
2. दोनों अक्षरों में अभिव्यक्ति के समान भाषाई साधनों (मुख्यतः शब्दावली) का उपयोग;
3. दोनों पत्रों में सूचना की मात्रा और सामग्री के पहलुओं की तुलना;
4. सामग्री के पहलुओं को प्रस्तुत करने में एक निश्चित अनुक्रम का अनुपालन।
प्रतिक्रिया पत्रों का पाठ प्रबंधकों के संकल्पों में दर्ज कार्यों के अनुरूप होना चाहिए।
पहला और बुनियादी नियम यह है कि अपने उत्तर में देरी न करें, अपने संवाददाता को प्रतीक्षा न कराएं। यदि परिस्थितियाँ ऐसी हैं कि आप स्थापित समय सीमा के भीतर उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो प्राप्तकर्ता को इसके बारे में सूचित करें, साथ ही वह समय सीमा भी बताएं जिसके भीतर आप एक निश्चित उत्तर दे सकते हैं। विलंब के लिए वस्तुनिष्ठ कारण बताते हुए क्षमा मांगना सुनिश्चित करें।
प्रतिक्रिया पत्र उस दस्तावेज़ की संख्या और तारीख को इंगित करता है जिस पर प्रतिक्रिया दी गई है। यह डेटा पत्र के पाठ में दर्ज नहीं किया गया है, बल्कि प्रपत्र पर निर्दिष्ट स्थान पर या प्रपत्र पर तैयार नहीं किए गए दस्तावेज़ के शीर्षक से पहले दर्ज किया गया है।
इनकारों की प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का उपयोग किया जाता है:
- आपका प्रस्ताव निम्नलिखित कारणों से अस्वीकार कर दिया गया है...
आपको भेजा गया संयुक्त कार्रवाई पर मसौदा समझौता निम्नलिखित कारणों से अस्वीकार कर दिया गया है...
- हमें खेद है, लेकिन हमारी कंपनी आपका प्रस्ताव स्वीकार नहीं कर सकती...
धन्यवाद पत्र
हाल ही में, व्यावसायिक पत्राचार में धन्यवाद पत्रों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाने लगा है।
कृतज्ञता पत्र भागीदारों के बीच संबंधों में अच्छे व्यवहार के नियम हैं। साझेदारी में, आपको न केवल पूछने में सक्षम होने की आवश्यकता है, बल्कि प्रदान की गई सेवाओं के लिए धन्यवाद देने, किसी भी कार्यक्रम को संयुक्त रूप से आयोजित करने, बधाई भेजने, रिसेप्शन आयोजित करने आदि के लिए धन्यवाद देने में भी सक्षम होना चाहिए।
पत्र को लेटरहेड या रंगीन लेटरहेड पर प्रारूपित किया जा सकता है) धन्यवाद पत्र। यदि पत्र लेटरहेड पर तैयार किया गया है, तो इसे निर्धारित तरीके से पंजीकृत किया जाता है। कृतज्ञता पत्र के रूप में तैयार किया गया एक पत्र पंजीकरण के अधीन नहीं है; "हस्ताक्षर" विवरण पर एक मोहर लगाई जा सकती है। चूंकि पत्र व्यक्तिगत प्रकृति का है, इसलिए इसमें "कलाकार" विशेषता को शामिल करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। पत्रों के पाठ प्रस्तुति के एक मानक रूप का उपयोग करते हैं:
- मैं अपना आभार व्यक्त करता हूं...;
- मैं हृदय से आभारी हूँ...;
- हम कृतज्ञतापूर्वक नोट करते हैं...;
- धन्यवाद...;
- के लिए धन्यवाद...
कवर पत्र
किसी भी दस्तावेज़ को भेजने के बारे में प्राप्तकर्ता को सूचित करने के लिए कवरिंग पत्र तैयार किए जाते हैं। पत्र के पाठ में दो भाग होते हैं: भेजी गई सामग्री के बारे में एक संदेश और स्पष्ट जानकारी (संलग्नक)। आमतौर पर, कवर लेटर का पाठ बहुत छोटा होता है, A5 प्रारूप पर फिट बैठता है और इसमें कोई स्वतंत्र शीर्षक नहीं होता है। कवर लेटर आमतौर पर इससे शुरू होते हैं:
- मैं सूचना भेज रहा हूं...; - हमें आपको पेशकश (सिफारिश) करते हुए खुशी हो रही है...;
- हम आपको पेशकश कर रहे हैं...;
- हमें यकीन है कि आप हमारे उत्पादों की उच्च गुणवत्ता में रुचि लेंगे...;
- हमने तुम्हें बताया कि...;
- हमने तुम्हें बताया कि...;
- हमें आगे भी सहयोग की उम्मीद है...
आधिकारिक पत्र विशेष प्रपत्रों (बाहरी प्रपत्रों) पर लिखे जाते हैं जो मानक का अनुपालन करते हैं। ऐसे प्रपत्रों के लिए, अनिवार्य तत्वों (विवरण) का एक सेट स्थापित किया गया है, जिन्हें एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
एक आधिकारिक पत्र का रूप कागज की एक शीट है जिसमें स्थायी तत्वों को टाइपोग्राफ़िक तरीके से पुन: प्रस्तुत किया जाता है। हम कह सकते हैं कि एक आधिकारिक पत्र में पत्र और मुख्य पाठ का एक "फ्रेम" होता है और इसमें मुख्य पाठ के अलावा, प्राप्तकर्ता (प्रेषक) के बारे में जानकारी होती है: संगठन का पूरा और संक्षिप्त नाम, उसका डाक और टेलीग्राफ पता, टेलीफोन, फैक्स और टेलेटाइप नंबर, उस पत्र या टेलीग्राम की संख्या जो पत्राचार के आधार के रूप में कार्य करती थी, और भी बहुत कुछ। प्रपत्र या तो कोणीय (केंद्रित या ध्वज) या विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ हो सकते हैं।
प्रपत्र का डिज़ाइन, जो तकनीकी सौंदर्यशास्त्र के सिद्धांतों का अनुपालन करता है, इसकी सामग्री की धारणा पर सकारात्मक प्रभाव डालता है। उदाहरण के लिए, यह देखते हुए कि मानव आंख के लिए किसी भी वस्तु के ऊपरी हिस्से को ठीक करना आसान होता है, दस्तावेज़ बनाते समय उनके ऊपरी हिस्से को अधिक संतृप्त बनाया जाना चाहिए।
नमूना प्रपत्रों के मानक दस्तावेज़ों के फ़ील्ड के प्रारूप और आकार स्थापित करते हैं जो एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली का हिस्सा हैं, साथ ही नमूना प्रपत्र के संरचनात्मक ग्रिड के निर्माण की आवश्यकताएं, विवरणों का एक सेट और उनके स्थान के नियम भी स्थापित करते हैं। एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों में शामिल दस्तावेज़ों में तीन मुख्य भाग होते हैं, जो स्पष्ट रूप से सीमांकित क्षेत्रों में स्थित होते हैं। दस्तावेज़ की यह "ज्यामिति" उसके पाठ की धारणा की आवश्यक गति सुनिश्चित करती है।
विवरण कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए कानून या विनियमों द्वारा स्थापित अनिवार्य विशेषताएँ हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के रूपों पर विवरण की संरचना और व्यवस्था को GOST R 6.30 - 2003 का अनुपालन करना चाहिए।
टेम्प्लेट फॉर्म के लिए एक मानक की स्थापना, जो बदले में, एक आधिकारिक पत्र के फॉर्म के लिए आवश्यकताओं को निर्धारित करती है, इसके पंजीकरण की प्रक्रिया को एकीकृत करने की आवश्यकता के कारण होती है, जो अनुमति देती है:
लेटरहेड के केंद्रीकृत उत्पादन को व्यवस्थित करें;
टाइपिंग कार्य की लागत कम करें;
पत्र लिखने और प्रारूपित करने के लिए श्रम लागत कम करें;
आवश्यक जानकारी के लिए दृश्य खोज की सुविधा प्रदान करना;
पत्रों को संसाधित करते समय कंप्यूटिंग और संगठनात्मक प्रौद्योगिकी का उपयोग करने की संभावनाओं का विस्तार करें।
नमूना प्रपत्र सभी प्रकार के प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के लिए प्रपत्र और टेम्पलेट डिज़ाइन करने का आधार है। प्रत्येक विवरण के स्थान के लिए नमूना प्रपत्रों को आवंटित क्षेत्र मुद्रित वर्णों में इस विवरण की इष्टतम मात्रा से मेल खाता है।
प्रपत्र दस्तावेज़ विवरण का एक संग्रह है। GOST R 6.30 - 2003 के अनुसार, दस्तावेज़ों में अधिकतम 30 विवरण हो सकते हैं, लेकिन एक भी दस्तावेज़ उनके पूरे सेट के साथ तैयार नहीं किया जाता है। प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए, विवरण की संरचना उसके उद्देश्य के आधार पर निर्धारित की जाती है। इसलिए, एक आधिकारिक पत्र के लिए निम्नलिखित विवरणों की अनुशंसा की जाती है:
1) संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क;
संगठन का नाम (पूर्ण या संक्षिप्त);
संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी;
कागजातों की तारीख;
पाठ का शीर्षक;
कलाकार का अंतिम नाम (या अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक) और टेलीफोन नंबर।
टाइपिस्ट के शुरुआती अक्षर और प्रतियों की संख्या का संकेत दिया जा सकता है, लेकिन वे आवश्यक विवरण का हिस्सा नहीं हैं। आप निम्नलिखित विवरण शामिल कर सकते हैं: ईमेल आईडी (यदि आवश्यक हो)।
एक आधिकारिक पत्र ही एकमात्र दस्तावेज़ है जिस पर उसके प्रकार का नाम नहीं होता है। अन्य सभी दस्तावेज़ों के नाम हैं, उदाहरण के लिए "आदेश", "अधिनियम", "निर्णय", "ज्ञापन", आदि।
GOST R 6.30-2003 के अनुसार रूसी संघ के राज्य प्रतीक की छवि सरकारी एजेंसियों के लेटरहेड पर रखा गया।
कंपनी का नाम- दस्तावेज़ का पता पूर्ण और संक्षिप्त रूप में दिया गया है, उदाहरण के लिए, ऑल-रूसी रिसर्च इंस्टीट्यूट ऑफ़ डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट एंड आर्काइवल अफेयर्स - VNIIDAD।
यह याद रखना चाहिए कि संगठनों के नाम मनमाने ढंग से संक्षिप्त नहीं किए जा सकते। संगठनों के संक्षिप्त नाम तीन प्रकार से बनाये जाते हैं:
नामों में शामिल शब्दों के पहले अक्षर से, उदाहरण के लिए आंतरिक मामलों का मंत्रालय (आंतरिक मामलों का मंत्रालय)। संक्षिप्तीकरण एक साथ लिखे जाते हैं और उनमें अक्षर बिंदुओं से अलग नहीं होते हैं;
नामों में शामिल शब्दों के प्रारंभिक अक्षरों के अनुसार, उदाहरण के लिए, यूरालमाश (यूराल मशीन-बिल्डिंग प्लांट);
मिश्रित तरीके से, जब जटिल संक्षिप्त नाम आंशिक रूप से प्रारंभिक अक्षरों से, आंशिक रूप से काटे गए शब्दों से बनते हैं और पहले भाग में बड़े अक्षरों में लिखे जाते हैं, दूसरे में छोटे अक्षरों में, उदाहरण के लिए VNIIDormash। ऐसे शब्द भी एक साथ लिखे गए हैं. संस्थानों के नाम केवल तभी संक्षिप्त किए जाते हैं जब संक्षिप्त नाम किसी आधिकारिक दस्तावेज़ में दर्शाया गया हो (उदाहरण के लिए, संगठन के चार्टर में दर्ज)।
को संगठन के बारे में संदर्भ जानकारीसबसे पहले, डाक और टेलीग्राफ पते शामिल करें। किसी संगठन के डाक और टेलीग्राफ पते के बारे में जानकारी दर्ज करने की प्रक्रिया और फॉर्म को डाक नियमों का पालन करना चाहिए। दूसरे, संदर्भ डेटा में टेलीफोन नंबर, फैक्स नंबर और बैंक खाता नंबर शामिल हैं। उन्हें लेटरहेड पर भी दर्शाया जाना चाहिए।
पत्र के अनिवार्य विवरण हैं की तारीख,जो ऊपरी बाएँ कोने में रखा गया है। पत्र की तारीख उसके हस्ताक्षर करने की तारीख है। यह एक खोज सुविधा के रूप में कार्य करता है और किसी पत्र का संदर्भ देते समय इसका उपयोग किया जाता है। पत्र में तारीखें डिजिटल रूप से प्रारूपित होनी चाहिए। दिनांक तत्व निम्नलिखित क्रम में अरबी अंकों में एक पंक्ति में दिए गए हैं: दिन, महीना, वर्ष। उदाहरण के लिए, दिनांक 25 अक्टूबर, 2000 को इस प्रकार लिखा जाना चाहिए: 25 अक्टूबर, 2000. यदि किसी दिन या महीने को एक अंक से दर्शाया जाता है तो उसके सामने शून्य लगा दिया जाता है। उदाहरण के लिए, दिनांक 12 जनवरी 2000 को इस प्रकार लिखा गया है: 01/12/2000. दिन और महीने को दर्शाने वाले दो अंकों के बाद बिंदु लगाए जाते हैं; वर्ष को इंगित करने वाले चार अंकों के बाद, कोई बिंदु नहीं लगाया जाता है (उदाहरण के लिए, 02/20/2000)।
पंजीकरण संख्याआउटगोइंग दस्तावेज़ - अक्षर संख्या और उसका प्रतीक - आमतौर पर कई भागों से युक्त होता है। सबसे पहले, संरचनात्मक इकाई का सूचकांक, संवाददाताओं, निष्पादकों के वर्गीकरण के मामलों के नामकरण के अनुसार सूचकांक लिखा जा सकता है, और अंतिम भाग आउटगोइंग पत्र की क्रम संख्या होगी, उदाहरण के लिए संख्या 2/16 -2955 या 18/275.
आने वाले दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख से लिंक करेंइसमें उस पत्र की पंजीकरण संख्या और तारीख शामिल है जिसका उत्तर दिया गया है और यह आउटगोइंग दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख के नीचे स्थित है। यह विवरण केवल लेटरहेड पर मौजूद है. पत्र भेजने और प्राप्त करने की तारीखों की तुलना से पत्राचार के साथ संस्था के कार्य की दक्षता की डिग्री का अंदाजा मिलता है।
किसी भी परिस्थिति में यह डेटा पत्र के मुख्य भाग में ही नहीं रखा जाना चाहिए। पत्र में इस विवरण का प्रकार इस प्रकार होना चाहिए: "क्रमांक 4520/144 दिनांक 17 मई 2000।"
गंतव्य- पत्र प्राप्तकर्ता का नाम और पता (संगठन का नाम और पता, संगठन का संरचनात्मक हिस्सा, कंपनी या उपनाम और उस व्यक्ति का पता जिसे पत्र भेजा गया है) - पत्र प्रपत्र के ऊपरी दाईं ओर दर्शाया गया है . यह पत्र का आंतरिक पता है. पते में, प्राप्तकर्ता संगठन का नाम नाममात्र मामले में लिखा गया है। उदाहरण के लिए:
सीजेएससी "ऑक्सिड"
यह आंशिक रूप से मशीन प्रसंस्करण को ध्यान में रखकर किया जाता है। पत्र के निष्पादन में तेजी लाने के लिए, यदि इसकी समीक्षा करने वाले व्यक्ति का उपनाम ज्ञात है, तो इस उपनाम को इंगित करने की अनुशंसा की जाती है। किसी अधिकारी को पत्र भेजते समय, नाममात्र मामले में संगठन का नाम दर्शाया जाता है, और मूल मामले में स्थिति और उपनाम दर्शाया जाता है। उदाहरण के लिए:
केमेरोवो ओजेएससी "ग्रेनाइट"
मुख्य विशेषज्ञ को
एक। स्मिर्नोव
यदि पत्र संगठन के प्रमुख को संबोधित है, तो संगठन का नाम प्राप्तकर्ता की नौकरी के शीर्षक का हिस्सा होना चाहिए। उदाहरण के लिए:
नोवोसिबिर्स्क के रेक्टर को
राज्य अकादमी
अर्थशास्त्र और प्रबंधन
प्रो यू.वी. गुसेव
आंतरिक पते में विराम चिह्न छोड़े जा सकते हैं। संगठन का नाम, उस व्यक्ति का नाम और उपनाम जिसे पत्र संबोधित किया गया है, वैसे ही लिखा जाना चाहिए जैसे वे इस संगठन से निकलने वाले पत्राचार पर या निर्देशिका में दिए गए हैं।
"पता प्राप्तकर्ता" विवरण में एक डाक पता शामिल हो सकता है। सरकारी संगठनों और नियमित संवाददाताओं को भेजे गए दस्तावेजों पर डाक पते की मुहर नहीं लगाई जाती है; इन मामलों में, पूर्व-मुद्रित पते वाले लिफाफे का उपयोग करने की सलाह दी जाती है।
यदि पत्र किसी अधिकारी को संबोधित है, तो पहले पद, फिर उपनाम और आद्याक्षर, फिर संगठन का पता बताएं। उदाहरण के लिए:
सीजेएससी क्रिस्टाल के निदेशक
जी.एन. नेक्रासोव
103030, मॉस्को,
स्केटर्टनी लेन, 22
यदि पत्र किसी निजी व्यक्ति को संबोधित है, तो पहले डाक कोड और पता बताएं, और फिर प्राप्तकर्ता के प्रारंभिक अक्षर और उपनाम बताएं। उदाहरण के लिए:
630102, नोवोसिबिर्स्क-102,
अनुसूचित जनजाति। किरोवा, 76, उपयुक्त। 12
पी.आई. ग्रिगोरिएव
यदि जिस व्यक्ति के नाम पर पत्र लिखा गया है, उसके पास शैक्षणिक उपाधि (शैक्षणिक डिग्री) है, तो इसे अंतिम नाम से पहले दर्शाया जाना चाहिए:
अकाद. ए.जी. इवानोव
प्रो एन.जी. किरसानोव
पाठ का संक्षिप्त नाम "जीआर।" ("नागरिक" शब्द से) का उपयोग तब किया जाता है जब जिस व्यक्ति को पत्र संबोधित किया जाता है उसे नागरिक कानूनी संबंधों का विषय माना जाता है। अन्य देशों में संगठनों और फर्मों के साथ पत्राचार में, शब्द "श्री," "श्री," को "श्री," "श्री" के रूप में संक्षिप्त किया जाता है।
पाठ का शीर्षक पत्र में उठाए गए मुख्य मुद्दे को प्रतिबिंबित करना चाहिए और संक्षिप्त और संक्षिप्त होना चाहिए, एक वाक्यांश में तैयार किया जाना चाहिए। शीर्षलेख को पत्र के मुख्य भाग से पहले रखा जाता है। पत्र की सामग्री इसमें पूर्वसर्ग "ओ" ("के बारे में") के साथ पूर्वसर्गीय मामले के रूप में व्यक्त की गई है। शीर्षक को उद्धरण चिह्नों के साथ हाइलाइट नहीं किया गया है; यह बड़े अक्षर से लिखा गया है और शीट के बाएं हाशिये से तुरंत शुरू होता है। उदाहरण के लिए:
आउटबाउंड व्यापार के आयोजन के बारे में
अनुबंध संख्या 33-02/567 के तहत कोयले की आपूर्ति पर
ईंट फैक्ट्री की खरीद के बारे में
निमंत्रण के बारे में
यह सलाह दी जाती है कि शीर्षक दो पंक्तियों से अधिक न हो; यदि दो पंक्तियाँ हैं, तो एक पैराग्राफ का उपयोग किया जाता है।
शीर्षक प्रत्यक्ष निष्पादक द्वारा लिखा जाना चाहिए, जो दस्तावेज़ की सामग्री को किसी और से बेहतर जानता है। मेल छांटने वाले कर्मचारी को यह निर्धारित करने के लिए केवल हेडर पढ़ने की जरूरत है कि पत्र किस श्रेणी का है और इसे कहां भेजा जाना चाहिए, जो उन मामलों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जहां पता उस विशिष्ट व्यक्ति को इंगित नहीं करता है जिसे पत्र संबोधित किया गया है। इसके अलावा, हेडर पर एक सरसरी नज़र कर्मचारी को पूरा पत्र पढ़ने से बचा सकती है।
शीर्षक में "संबंधित" या "चिंताएँ" शब्दों का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। साथ ही, आपको "टू द पॉइंट" नहीं लिखना चाहिए क्योंकि यह अभिव्यक्ति कानूनी व्यवहार में स्वीकार की जाती है। उदाहरण के लिए, पुलिस विभाग को संबोधित एक पत्र में यह बिल्कुल उपयुक्त है:
बॉस को
पुलिस स्टेशन
किरोव्स्की जिला
नोवोसिबिर्स्क जी.वी. सिदोरोव
जीआर के मामले में. क्रुग्लोवा ए.ए.
व्यावसायिक पत्र के मुख्य विवरण हैं: मूलपाठ. एक आधिकारिक पत्र की मानक पंक्ति की अधिकतम लंबाई 64 मुद्रित अक्षर है, जो लगभग 17 सेमी है। आमतौर पर एक पंक्ति में 60-62 अक्षर होते हैं। इस पंक्ति की लंबाई की पसंद को सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले A4 प्रारूप द्वारा समझाया गया है, साथ ही इस तथ्य से भी कि पाठ पढ़ते समय, हम, एक नियम के रूप में, इसे आंखों और कोण से 30-35 सेमी की दूरी पर रखते हैं। मानव आँख की सर्वोत्तम ग्रहणशीलता का क्षेत्र 30 डिग्री है।
आवेदन पत्र की उपस्थिति अंकित करना यदि पत्र के साथ कोई दस्तावेज संलग्न है तो किया जाता है। पत्र के निचले बाएँ कोने में, फ़ील्ड से तुरंत, शब्द "अटैचमेंट" रखा जाता है, फिर संलग्न दस्तावेज़ों के नाम प्रतियों और शीटों की संख्या दर्शाते हुए संख्यात्मक क्रम में रखे जाते हैं। प्रत्येक नाम एक अलग पंक्ति पर स्थित है। "आवेदन" शब्द के अंतर्गत कोई प्रविष्टि नहीं की गई है। उदाहरण के लिए:
संलग्नक: केलर कंपनी के साथ अनुबंध की प्रति, 3 पृष्ठ। 1 प्रति में.
किसी आवेदन की उपस्थिति का संकेत, जिसका नाम पत्र के पाठ में दिया गया है, निम्नलिखित रूप में बनाया जा सकता है:
आवेदन: 5 एल के लिए. 1 प्रति में.
यह विवरण लेटरहेड पर तैयार किया जा सकता है. बाध्य आवेदन में शीटों की संख्या अंकित नहीं है। उदाहरण के लिए:
परिशिष्ट: 3 प्रतियों में अंतर्राष्ट्रीय प्रदर्शनी "SIB-2000" के बारे में सूचना सामग्री।
आवेदन में शामिल दस्तावेज़ों में सभी आवश्यक विवरण होने चाहिए: दस्तावेज़ का नाम, प्रकार, शीर्षक, तिथि, हस्ताक्षर। इसके अलावा, आवेदनों पर, ऊपरी दाएं कोने में एक निशान बनाया जाता है जो मुख्य दस्तावेज़ के साथ आवेदन के संबंध को दर्शाता है। यदि आवेदन एक स्वतंत्र दस्तावेज़ है, तो इसे एक कवरिंग लेटर के साथ भेजा जाता है।
रंगमंच की सामग्री « हस्ताक्षर» फ़ील्ड से तुरंत पत्र के उपपाठ के बाईं ओर रखा गया। हस्ताक्षर में पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का कार्य शीर्षक, व्यक्तिगत हस्ताक्षर और उसकी प्रतिलेख शामिल है। चूँकि व्यावसायिक पत्र संस्थागत लेटरहेड पर लिखे जाते हैं, इसलिए हस्ताक्षर में संस्था का नाम नहीं दर्शाया जाता है। उदाहरण के लिए:
मुख्य शिक्षक हस्ताक्षरएन.के. सिदोरोव
दो हस्ताक्षर तब लगाए जाते हैं जब पहले हस्ताक्षर की वैधता की पुष्टि करना आवश्यक होता है, साथ ही विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों में, उदाहरण के लिए, वित्तीय और बैंकिंग संस्थानों को भेजे गए वित्तीय और क्रेडिट मुद्दों पर पत्रों में। ऐसे पत्रों पर हमेशा उद्यम के मुख्य (वरिष्ठ) लेखाकार द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
जब किसी पत्र पर कई अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर उनके पद के अनुरूप क्रम में एक के नीचे एक रखे जाते हैं:
संस्थान के निदेशक हस्ताक्षरएक। मार्चेंको
मुख्य लेखाकार हस्ताक्षरहां। वोल्कोव
जब किसी पत्र पर एक ही पद पर आसीन कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर एक ही स्तर पर स्थित होते हैं:
ओजेएससी करेलिया के निदेशक सीजेएससी कोर्सर के निदेशक
हस्ताक्षरआई.वी. पेत्रोव हस्ताक्षरजी.ए. फोमिन
संगठनों की फाइलों में शेष पत्रों की सभी प्रतियों में अधिकारियों के मूल हस्ताक्षर होने चाहिए। यदि मसौदा पत्र पर जिस अधिकारी के हस्ताक्षर तैयार किए गए हैं वह अनुपस्थित है, तो पत्र पर उसके कर्तव्यों का पालन करने वाले व्यक्ति या उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। इस मामले में, पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की वास्तविक स्थिति (उदाहरण के लिए, "अभिनय", "डिप्टी") और उसका अंतिम नाम इंगित किया जाना चाहिए। आप "के लिए" पूर्वसर्ग के साथ या नौकरी के शीर्षक से पहले स्लैश के साथ पत्रों पर हस्ताक्षर नहीं कर सकते हैं।
किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना उसे प्रमाणित करने के तरीकों में से एक है। बिना हस्ताक्षर के आधिकारिक पत्र का कोई कानूनी बल नहीं होता।
निष्पादक (पत्र के लेखक) के बारे में नोट में निष्पादक का उपनाम और उसके कार्यालय का टेलीफोन नंबर शामिल है और इसे पत्र के सामने की तरफ रखा गया है।
यहां कोणीय विवरण के साथ सेवा पत्र का एक नमूना दिया गया है:
संगठन का नाम पताकर्ता
संरचनात्मक का नाम
प्रभाग (यदि आवश्यक हो)
संदर्भ डेटा
संगठन के बारे में
___________№ ______
क्रमांक_______ से_____
लेटर हेडर ("ओ" या "ओब" से शुरू होता है)
पाठ स्थिति हस्ताक्षरप्रथमाक्षर, उपनाम
कलाकार का अंतिम नाम (या अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक), टेलीफोन नंबर
टाइपिस्ट के प्रथमाक्षर और प्रतियों की संख्या
ईमेल आईडी
व्यावसायिक पत्र एक व्यावसायिक पत्राचार उपकरण है जो भागीदारों, आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों और कर्मचारियों के साथ पारस्परिक रूप से लाभप्रद और मैत्रीपूर्ण संबंधों को समाप्त करने या बनाए रखने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। एक अच्छी तरह से लिखा गया व्यावसायिक पत्र आपको संगठन की सकारात्मक छवि बनाने की अनुमति देता है। हमारी वेबसाइट में विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक पत्रों को लिखने और प्रारूपित करने के नमूने शामिल हैं।
व्यावसायिक पत्रों के नमूनेधन्यवाद पत्र
धन्यवाद पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जिसमें किसी कारण से कृतज्ञता के शब्द शामिल होते हैं: पेशेवर काम, प्रदान की गई गुणवत्तापूर्ण सेवाओं आदि के लिए। आभार पत्र संपूर्ण संगठन या किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित किया जा सकता है। यह एक पहल पत्र के जवाब में एक पत्र हो सकता है: बधाई पत्र, निमंत्रण पत्र, या प्रवर्तक की स्वयं की पहल पर लिखा गया एक पहल पत्र। धन्यवाद पत्र कैसे लिखें धन्यवाद पत्र...
शिक्षक को धन्यवाद पत्र
शिक्षक के प्रति आभार पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जो प्रीस्कूल संस्थान के निदेशक या बच्चों के माता-पिता की ओर से बच्चों के पालन-पोषण में उनकी कड़ी मेहनत के लिए किंडरगार्टन शिक्षक के प्रति आभार व्यक्त करता है। एक शिक्षक को धन्यवाद पत्र कैसे लिखें एक किंडरगार्टन शिक्षक को धन्यवाद पत्र का रूप एक नियमित व्यावसायिक पत्र के समान होता है और इसमें निम्नलिखित संरचनात्मक तत्व होते हैं: दस्तावेज़ शीर्षलेख। इसमें शिक्षक का पद, उपनाम और आद्याक्षर शामिल हैं...
डॉक्टर को धन्यवाद पत्र
डॉक्टर के प्रति कृतज्ञता पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जो ठीक होने में सहायता के लिए डॉक्टर के प्रति आभार व्यक्त करता है। रोगी या रोगी के रिश्तेदारों की ओर से आभार पत्र लिखा जाता है। डॉक्टर के प्रति कृतज्ञता पत्र कैसे लिखें एक डॉक्टर के प्रति कृतज्ञता पत्र का रूप व्यावसायिक पत्र के समान होता है: पत्र का शीर्षक - मूल मामले में स्वास्थ्य सेवा संस्थान के डॉक्टर या मुख्य चिकित्सक का पूरा नाम (इस रूप में लिखा गया है) ज़रूरी)। अपील - उस डॉक्टर का पूरा नाम जिसे...
सहयोग के लिए धन्यवाद पत्र
सहयोग के लिए आभार पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जो संगठन के प्रमुख की ओर से अपने साथी को माल की उच्च गुणवत्ता और समय पर डिलीवरी, किए गए कार्य और प्रदान की गई सेवाओं के लिए आभार व्यक्त करता है। सहयोग के लिए धन्यवाद पत्र कैसे लिखें सहयोग के लिए धन्यवाद पत्र में व्यावसायिक पत्र के समान विवरण होते हैं: पत्र शीर्षलेख। संगठन के उस कर्मचारी की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर लिखें जिनके लिए कृतज्ञता के शब्द संबोधित हैं...
संगठन की ओर से आभार पत्र
किसी संगठन को धन्यवाद पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जो सफल वार्ता, बैठक और बिताए गए समय, व्यावसायिक यात्रा के दौरान प्रदान किए गए आतिथ्य आदि के लिए आभार व्यक्त करता है। किसी संगठन को धन्यवाद पत्र कैसे लिखें किसी कंपनी को धन्यवाद पत्र में एक व्यावसायिक पत्र का विवरण होता है: दस्तावेज़ का शीर्षक उस संगठन के अधिकारी का पूरा नाम होता है जिसके प्रति आभार व्यक्त किया जाता है। अपील - संगठन के उस अधिकारी का पूरा नाम जिसके प्रति कृतज्ञता के शब्द संबोधित हैं....
माता-पिता को धन्यवाद पत्र
माता-पिता के प्रति आभार पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जो स्कूल या किंडरगार्टन स्नातकों के माता-पिता को उनके बच्चों की अच्छी परवरिश, समूह, कक्षा और शैक्षणिक संस्थान के जीवन में सक्रिय भागीदारी, स्कूल, किंडरगार्टन को सहायता के लिए आभार व्यक्त करता है। वगैरह। निदेशक, कक्षा शिक्षक, शिक्षक या मुख्य शिक्षक की ओर से आभार पत्र तैयार किया जाता है। माता-पिता को धन्यवाद पत्र कैसे लिखें स्नातकों के माता-पिता को धन्यवाद पत्र में निम्नलिखित संरचनात्मक शामिल हैं...
कर्मचारी को धन्यवाद पत्र
किसी कर्मचारी के प्रति आभार पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जो कर्मचारी को उसके काम, कंपनी के विकास में योगदान, काम के प्रति कर्तव्यनिष्ठ रवैये आदि के लिए आभार व्यक्त करता है। किसी महत्वपूर्ण घटना के सम्मान में संगठन के प्रमुख की ओर से आभार पत्र लिखा जाता है: सालगिरह, पेशेवर अवकाश, आदि। किसी कर्मचारी को धन्यवाद पत्र कैसे लिखें किसी कर्मचारी को धन्यवाद पत्र का रूप और संरचना नियमित व्यावसायिक पत्र के समान ही होती है: दस्तावेज़ शीर्षलेख। में...
विद्यार्थी को धन्यवाद पत्र
एक छात्र के प्रति आभार पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जो शैक्षणिक सफलता, सक्रिय सामाजिक गतिविधियों, खेल में भागीदारी आदि के लिए छात्र का आभार व्यक्त करता है। स्कूल निदेशक, विश्वविद्यालय के रेक्टर की ओर से आभार पत्र तैयार किया जाता है। किसी छात्र को आभार पत्र कैसे लिखें किसी छात्र के प्रति आभार किसी भी रूप में लिखा जाता है। धन्यवाद पत्र के पाठ में छात्र के प्रति कृतज्ञता के शब्द हैं। नीचे, पत्र के पाठ के अंतर्गत...
शिक्षक को धन्यवाद पत्र
शिक्षक के प्रति कृतज्ञता पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जो शैक्षणिक संस्थान के निदेशक या बाल छात्रों के माता-पिता की ओर से बच्चों के पालन-पोषण और शिक्षा में उनके काम के लिए शिक्षक, कक्षा शिक्षक के प्रति आभार व्यक्त करता है। शिक्षक को आभार पत्र कैसे लिखें शिक्षक को आभार पत्र में एक व्यावसायिक पत्र का विवरण होता है: दस्तावेज़ का शीर्षलेख - यह उस शिक्षक के नाम को इंगित करता है जिसके पते पर कृतज्ञता के शब्द भेजे गए हैं। धन्यवाद पत्र का एक वैकल्पिक संरचनात्मक तत्व...
व्यावसायिक पत्रों के प्रकार
प्रत्याभूत के पत्र
गारंटी पत्र एक गैर-व्यावसायिक व्यावसायिक पत्र है जिसमें कुछ कार्यों के प्रदर्शन या कुछ शर्तों के अनुपालन की पुष्टि (गारंटी) शामिल होती है: प्राप्त उत्पादों, किए गए कार्य या प्रदान की गई सेवाओं, गुणवत्ता की गारंटी आदि के लिए भुगतान की शर्तें और तथ्य। दूसरे शब्दों में, गारंटी पत्र किसी लेन-देन में किसी पक्ष द्वारा दायित्व की पूर्ति सुनिश्चित करने का एक तरीका है। दावे के पत्र के जवाब में गारंटी पत्र तैयार किया जा सकता है। गारंटी पत्र गारंटी फॉर्म कैसे लिखें...
कानूनी पते के प्रावधान के लिए गारंटी पत्र
कानूनी पते के प्रावधान के लिए गारंटी पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जिसमें किसी मौजूदा कंपनी के साथ पट्टा समझौते के समापन के तथ्य या गैर-आवासीय परिसर के मालिक के राज्य पंजीकरण के बाद इसे किराए पर देने के इरादे की पुष्टि होती है। नई कानूनी इकाई. दूसरे शब्दों में, यह भविष्य के पट्टा समझौते में प्रवेश करने के अधिकार की गारंटी देता है। यह पत्र पंजीकरण प्राधिकारी को प्रस्तुत किया जाता है और किरायेदार के अनुरोध पर तैयार किया जाता है। गारंटी पत्र कैसे लिखें...
रोजगार के लिए गारंटी पत्र
रोजगार के लिए गारंटी पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जिसमें नियोक्ता और कर्मचारी के बीच रोजगार अनुबंध के समापन की गारंटी होती है। अक्सर, जब कोई कर्मचारी किसी दूसरे देश में जाता है तो इसे संघीय प्रवासन सेवा में जमा करना आवश्यक होता है। रोजगार के लिए गारंटी पत्र कैसे लिखें रोजगार के लिए गारंटी पत्र के फॉर्म में निम्नलिखित विवरण होते हैं: दस्तावेज़ की संख्या और तारीख; पत्र प्राप्तकर्ता - संगठन का नाम और उस अधिकारी का पूरा नाम जिसे पत्र भेजा गया है या पाठ:...
भुगतान गारंटी पत्र
भुगतान गारंटी पत्र एक व्यावसायिक पत्र है जो प्राप्त उत्पादों, प्रदान की गई सेवाओं या किए गए कार्य के भुगतान के समय और तथ्य की पुष्टि करता है। भुगतान के लिए गारंटी पत्र दावे के पत्र का जवाब हो सकता है। ऋण के भुगतान के लिए गारंटी पत्र कैसे लिखें गारंटी पत्र फॉर्म में निम्नलिखित विवरण शामिल हैं: दस्तावेज़ की संख्या और तारीख; पत्र प्राप्तकर्ता - संगठन का नाम और उस अधिकारी का पूरा नाम जिसे यह संबोधित किया गया है; दस्तावेज़ का शीर्षक -...
व्यावसायिक पत्र लिखनाव्यावसायिक पत्र लिखने से पहले, सोचें कि आप क्या अंतिम परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं: बिक्री बढ़ाना, भुगतान प्रक्रिया में तेजी लाना, सहयोग की पेशकश करना, दावा करना, बधाई देना, आमंत्रित करना और बहुत कुछ। इसके अनुसार, यथासंभव अपने लक्ष्य पर जोर देते हुए एक व्यावसायिक पत्र लिखें।
व्यावसायिक पत्र का प्रारूपणकंपनी के लेटरहेड पर एक व्यावसायिक पत्र तैयार किया जाता है, जिसमें संगठन का नाम, स्थान का पता, संपर्क नंबर, संभवतः ई-मेल, वेबसाइट, लोगो का उल्लेख होना चाहिए।
एक व्यावसायिक पत्र को मार्जिन का उपयोग करके मुद्रित किया जाना चाहिए: बायां मार्जिन कम से कम 3 सेमी (दस्तावेज़ दाखिल करने के लिए) होना चाहिए, दायां मार्जिन कम से कम 1.5 सेमी होना चाहिए।
व्यावसायिक पत्र के शीर्षलेख में प्राप्तकर्ता कंपनी का नाम होना चाहिए, जिसमें प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और स्थिति (ऊपरी दाएं कोने में) दर्शाया जाना चाहिए।
ऊपरी बाएँ कोने में, व्यावसायिक पत्र के शीर्षक के नीचे, लिखने की तारीख और पंजीकरण संख्या (आउटगोइंग) दर्शाई गई है। यदि कोई व्यावसायिक पत्र प्रतिक्रिया पत्र है, तो यह बताना आवश्यक है कि यह पत्र किस दस्तावेज़ का उत्तर देता है।
यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ का शीर्षक दस्तावेज़ की तारीख और संख्या के बाद दर्शाया गया है।
एक व्यावसायिक पत्र में पत्र के प्राप्तकर्ता के लिए एक अपील अवश्य होनी चाहिए।
व्यावसायिक पत्र के अंत में प्रेषक के हस्ताक्षर (पूरा नाम, पद, हस्ताक्षर) होने चाहिए।
औपचारिक व्यावसायिक पत्राचार के लिए, आमतौर पर टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट का उपयोग किया जाता है, आकार 12, एकल-स्थान।
(इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार) सहयोग की पेशकश का पत्रविषय: सहयोग का प्रस्ताव.
डेटा: 05.20.0216
से: [ईमेल सुरक्षित]
को: [ईमेल सुरक्षित]
बोर्ड के अध्यक्ष
शराब उत्पादकों का संघ
डोबरोव डी.ई.
प्रिय दिमित्री एवगेनिविच!
अल्कोहल प्रोड्यूसर्स यूनियन (यूपीएपी) घरेलू अल्कोहल उद्योग में उद्योग के नेताओं का अग्रणी संघ है। रूसी संघ में अल्कोहल और शराब उत्पादों के लिए एक सभ्य बाजार के निर्माण के संबंध में आपके संगठन द्वारा किया गया सक्रिय कार्य सम्मान का विषय है।
बेशक, विनिर्मित उत्पादों की गुणवत्ता और सुरक्षा की चिंता SPAP की प्राथमिकताओं में से एक है, और इसके भागीदार कर्तव्यनिष्ठ निर्माता हैं जो इन पहलुओं पर बहुत ध्यान देते हैं।
एआईजी दुनिया के सबसे बड़े बीमा संस्थानों में से एक है। अंतर्राष्ट्रीय कंपनी 90 वर्षों से बीमा बाज़ार में है और इसके 160 देशों में कार्यालय हैं। कंपनी का रूसी प्रभाग 15 वर्षों से अधिक समय से काम कर रहा है।
खाद्य और पेय पदार्थ निर्माताओं के साथ सहयोग हमारी कंपनी के लिए प्राथमिकता है। रूस में एआईजी के कई वर्षों के अंतरराष्ट्रीय अनुभव से प्रेरित होकर, शराब उद्योग उद्यमों के लिए एक अनूठा बीमा कार्यक्रम विकसित किया गया था (उत्पाद देयता बीमा और बाजार से उत्पाद वापस लेना)।
हमारा मानना है कि यह कार्यक्रम SPAP प्रतिभागियों के लिए संभावित रुचि का है, क्योंकि अल्कोहल जैसे उत्पाद को उपभोक्ता के लिए कच्चे माल की गुणवत्ता, पैकेजिंग और सुरक्षा के लिए एक विशेष दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।
उपरोक्त के आधार पर, हम इस क्षेत्र में सहयोग की संभावनाओं पर चर्चा करने के निमंत्रण के साथ आपसे संपर्क करते हैं।
हम इस तरह के सहयोग के आपके पेशेवर मूल्यांकन के लिए आभारी होंगे और आपसे हमारी कंपनियों के बीच आगे की बातचीत के लिए एक प्रक्रिया स्थापित करने के लिए कहेंगे। हम संयुक्त कार्य के प्रारूप पर आपके किसी भी प्रस्ताव पर विचार करने के लिए तैयार हैं।
ईमानदारी से,
एंड्रीव पावेल
एआईजी के उपाध्यक्ष
दूरभाष: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[ईमेल सुरक्षित]
विषय: सेमिनार के लिए निमंत्रण
डेटा: 06/25/2016
प्रेषक: अन्ना सिमोनोवा
को: xxx-xxx-xxx
प्रिय साझेदारों,
17 मार्च 2016 को, हम आपको अंतर्राष्ट्रीय बीमा कार्यक्रमों के निर्माण पर एक सेमिनार में शामिल होने के लिए आमंत्रित करते हैं, जो विशेष रूप से एआईजी अंतर्राष्ट्रीय बीमा कार्यक्रमों के क्षेत्रीय सलाहकार मार्क गोल्डनबर्ग द्वारा एआईजी भागीदारों के लिए आयोजित किया जाएगा।
मार्क विशेष रूप से प्रशिक्षण कार्यक्रमों की एक श्रृंखला आयोजित करने के लिए रूस आते हैं, क्योंकि उनके पास बहुराष्ट्रीय कंपनियों का बीमा करने का सबसे व्यापक अनुभव है।
अंतरराष्ट्रीय उपस्थिति वाले रूसी ग्राहकों के लिए अंतरराष्ट्रीय कार्यक्रमों की पेशकश में वर्तमान अनुभव को ध्यान में रखते हुए, मुझे यकीन है कि यह सेमिनार बहुत दिलचस्प होगा और इस क्षेत्र में कई सवालों के जवाब देगा।
मैं निमंत्रण और सेमिनार कार्यक्रम संलग्न कर रहा हूं।
मैं आपसे इस निमंत्रण को उन सहकर्मियों को अग्रेषित करने के लिए कहता हूं जो इस विषय में रुचि रखते हों।
इस पत्र का उत्तर देकर पंजीकरण किया जाता है। भागीदारी निःशुल्क है, स्थानों की संख्या सीमित है।
सेमिनार का पता: रूस, 125315, मॉस्को, लेनिनग्रादस्की प्रॉस्पेक्ट, 72, बिल्डिंग 2, मंजिल 3
हमें आपको देखकर खुशी होगी!
ईमानदारी से,
अन्ना सिमोनोवा
प्रशिक्षण कार्यक्रम के प्रमुख
एआईजी
फ़ोन: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[ईमेल सुरक्षित]
विषय: ऐलेना फ़िरसोवा के साथ एक बैठक का आयोजन
डेटा: 06/25/2016
प्रेषक: चेर्केसोव इल्या
प्रति: इवानोवा गैलिना
प्रिय गैलिना निकोलायेवना!
यदि आपका प्रस्ताव वैध है, तो अगले सप्ताह (6 जून से 10 जून तक) मैं ऐलेना पेत्रोव्ना के लिए सुविधाजनक किसी भी समय आ सकता हूँ।
यदि आप मुझे सुश्री फ़िरसोवा के निर्णय के बारे में सूचित करेंगे तो मैं बहुत आभारी रहूँगा।
ईमानदारी से,
वादिम टाटारेंको
एआईजी कंपनी मैनेजर
[ईमेल सुरक्षित]
विषय: ऐलेना फ़िरसोवा का फ़ोन नंबर
डेटा: 06/25/2016
प्रेषक: चेर्केसोव इल्या
प्रति: इवानोवा गैलिना
प्रिय गैलिना निकोलायेवना!
मुलाकात और रचनात्मक बातचीत के लिए फिर से धन्यवाद।
यदि आप इसे निर्दिष्ट पते पर भेजेंगे या मुझे फ़ोन द्वारा सूचित करेंगे तो मैं बहुत आभारी रहूँगा।
अग्रिम में धन्यवाद!
ईमानदारी से,
वादिम टाटारेंको
एआईजी कंपनी प्रबंधक
दूरभाष: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[ईमेल सुरक्षित]
ग्राहक की ओर से आक्रामक पत्र:
विषय: आप बिल्कुल पागल थे!
डेटा: 02/20/2016
प्रेषक: पेट्रोव एंड्री
को: [ईमेल सुरक्षित]
मैं आपकी अत्यंत सेवा के लिए भुगतान किया गया पैसा कैसे वापस पा सकता हूँ? मैं इसे आपके अश्लील सिस्टम के बजाय किसी और चीज़ पर खर्च करना पसंद करूंगा। अपने स्वयं के servis.tutu.net का उपयोग करें।
एंड्री पेत्रोव
आक्रामक ग्राहक पत्र का उत्तर दें
विषय: धन वापसी और समस्या के समाधान के बारे में! | कार्य एल्गोरिदम |
नमस्ते आंद्रेई! | |
यदि मैं आपको सही ढंग से समझता हूं, तो आप हमारी सेवा के काम से असंतुष्ट हैं और आप अपना पैसा वापस पाना चाहेंगे। | 2. अनुरोध/दावे/प्रश्न के बारे में हमारी समझ को प्राप्तकर्ता के साथ स्पष्ट करना। यह विशेष रूप से आवश्यक है यदि प्राप्तकर्ता का पत्र अराजक है और समस्या का सार समझना मुश्किल है। |
मैं आपको बताऊंगा कि यह कैसे किया जा सकता है। | 3. प्राप्तकर्ता को उस मुद्दे पर बहुत स्पष्ट और संपूर्ण जानकारी प्रदान करें जिसमें उसकी रुचि हो। |
एंड्री, बिल्कुल आपकी तरह, मैं भी उस स्थिति से असहज हूं, जिसके परिणामस्वरूप आप हमारे साथ बातचीत करना बंद करने को तैयार हैं। मुझे लगता है कि इस मामले में हम और आप दोनों ही हारे हुए हैं: हम ग्राहक खो देते हैं, और आप हमारी सेवा का उपयोग करने का अवसर खो देते हैं (मैं आपको विश्वास दिलाता हूं, सेवा काफी सुविधाजनक और प्रभावी है!)। यदि आप स्थिति को सुलझाने के लिए समय निकालने को तैयार हैं, तो मुझे लिखें कि ऐसा क्या हुआ कि आपको धन वापसी की आवश्यकता है। हम कारणों को समझेंगे और हमारी सेवाओं के उपयोग को आपके लिए यथासंभव आरामदायक और प्रभावी बनाने में आपकी सहायता करेंगे। | 4. टिप्पणियाँ और भावनात्मक पहलू. |
पी.एस. एकमात्र अनुरोध: आइए मानक शब्दावली के ढांचे के भीतर संवाद करें। | 5. पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग करते हुए, प्राप्तकर्ता द्वारा गलत लेखन शैली के उपयोग के प्रति अपना दृष्टिकोण व्यक्त करें। |
ईमानदारी से, ऐलेना इवाशेंको ग्राहक सेवा प्रबंधक |
पत्राचार में अपवित्रता का प्रयोग न करने का अनुरोध व्यक्त करने के लिए एक घिसी-पिटी कहावत:
कृपया अनुचित भाषा का प्रयोग न करने का प्रयास करें। यह समस्या के रचनात्मक समाधान में योगदान नहीं देता है।
हम आपको सूचित करते हैं कि हम कंपनी या उसके कर्मियों को संबोधित अभद्र या असभ्य भाषा वाले पत्रों का जवाब न देने का अधिकार सुरक्षित रखते हैं।
ग्राहक पत्र
शुभ दिन, एंड्री!
मैं आपको औपचारिक अनुरोध के साथ लिख रहा हूं।
हमारी कंपनी खाद्य उद्योग उद्यमों को औद्योगिक उपकरण, साथ ही स्पेयर पार्ट्स की आपूर्ति करती है। 2010 से हम आपके नियमित ग्राहक रहे हैं।
हम आपकी समझ और समर्थन के लिए आपको अग्रिम धन्यवाद देते हैं!
ईमानदारी से,
विपणन निदेशक
सीजेएससी "पिश्चेप्रोम"
रोमन पेट्रेंको
फ़ोन: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[ईमेल सुरक्षित]
नमूना 1. ग्राहक के अनुरोध को अस्वीकार करने का पत्र
कार्य एल्गोरिदम |
|
प्रिय रोमन पेत्रोविच! | 1. नाम से पुकारना वार्ताकार पर ध्यान देने का संकेत है। फेसलेसनेस से बचने में मदद करता है। |
हमारी कंपनी के साथ आपके दीर्घकालिक सहयोग के लिए हम आपके प्रति हार्दिक आभार व्यक्त करते हैं। | 2. कंपनी के साथ काम करने के लिए धन्यवाद (या सिर्फ पत्र के लिए)। |
फिलहाल आपकी कंपनी का डिस्काउंट 10% है। पिछले 12 महीनों में, आपकी कंपनी ने सेवाओं का ऑर्डर दिया है... रूबल अगली छूट सीमा है... रूबल इस पर 15% की छूट लागू होगी. जब आप इस सीमा तक पहुंच जाएंगे, तो आपकी छूट अपने आप बढ़ जाएगी। | 3. उन विशिष्ट कारणों को बताएं जो आपको अनुरोध को पूरा करने की अनुमति नहीं देते हैं (समस्या के इतिहास, संख्या, समय सीमा, प्रक्रियाओं का उपयोग करें)। |
यदि आप आस्थगित भुगतान सेवा का उपयोग करने का निर्णय लेते हैं, तो कृपया इरीना मिखाइलोवा से संपर्क करें (टेलीः 495-777-89-21; [ईमेल सुरक्षित] ). | 4. अपनी समझ व्यक्त करें कि अनुरोध का विषय वास्तव में महत्वपूर्ण है। 5. यदि संभव हो तो कोई वैकल्पिक समाधान सुझाएं। |
6. निरंतर साझेदारी के लिए अपनी आशा व्यक्त करें। |
|
ईमानदारी से, एंड्री इवानोव |
नमूना 2
विषय: सहयोग की समाप्ति के बारे में
डेटा: 03/20/2016
से: [ईमेल सुरक्षित]
प्रति: पेट्रेंको इवान
प्रिय इवान निकोलाइविच!
हमें आपकी कंपनी के साथ 7 वर्षों तक सहयोग करके खुशी हुई। हम हमेशा सेवा के अच्छे स्तर और उत्पादों की गुणवत्ता से संतुष्ट रहे हैं। हालाँकि, पिछले वर्ष में, कई घटनाएँ घटी हैं, जैसे: डिलीवरी की समय सीमा का नियमित उल्लंघन, माल की असंतोषजनक गुणवत्ता, और इन स्थितियों के प्रति आपकी कंपनी के कर्मचारियों का गलत रवैया। इस सब के परिणामस्वरूप, हमारी बातचीत एक गतिरोध पर पहुंच गई है।
इस संबंध में, दुर्भाग्य से, हम अनुबंध की समाप्ति पर आपके साथ सहयोग समाप्त करने के लिए मजबूर हैं। वर्षों की सेवा के लिए धन्यवाद.
ईमानदारी से,
निदेशक
एलएलसी "मकुलतुरा"
मालाखोव गेन्नेडी विक्टरोविच
दूरभाष: 8-945-xxx-xx-xx
[ईमेल सुरक्षित]
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नमूना 3
विषय: मुआवजा देने से इंकार
डेटा: 06/20/2015
प्रेषक: aig.ru
प्रति: एवगेनि निश
प्रिय एवगेनी!
हमारी कंपनी के साथ आपके दीर्घकालिक सहयोग के लिए धन्यवाद!
हमें खेद है कि हम आपको... रूबल की राशि में आवश्यक मुआवज़ा देने से इनकार करने के लिए मजबूर हैं।
फिलहाल, कंपनी ने बीमा मुआवज़े पर निर्णय लेने के लिए एक अलग प्रक्रिया स्थापित की है, जिसके बारे में आपको बार-बार सूचित किया गया है।
(इस चेतावनी की प्रति के लिए संलग्न देखें।)
इसके अलावा, दावे के विवरण में आपके द्वारा दर्शाए गए दावे संख्या 4-6 बीमा नहीं हैं, क्योंकि समझौते के खंड 12.1-12.2 का उल्लंघन किया गया था।
हम आपकी स्थिति को अच्छी तरह से समझते हैं और, यदि आप भविष्य में इसी तरह की मिसालों से बचना चाहते हैं, तो हम अपनी कंपनी के साथ एक अतिरिक्त समझौता करने की पेशकश करते हैं जो आपको आपके जैसे व्यावसायिक जोखिमों से जुड़े नुकसान की भरपाई करने की अनुमति देता है। (संलग्नक में अतिरिक्त समझौता देखें)
हम आपकी समझ और निरंतर सहयोग की आशा करते हैं!
ईमानदारी से,
एआईजी प्रबंधक
तुचकोव व्लादिमीर
दूरभाष: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[ईमेल सुरक्षित]
विषय: शिकायत का जवाब.
डेटा: 05/12/2016
से: [ईमेल सुरक्षित]
प्रति: अन्ना कोलेनिकोवा
प्रिय अन्ना!
हमारे कारखाने की पूरी टीम की ओर से, मैं गंभीर खेद व्यक्त करना चाहता हूं और वर्तमान स्थिति के लिए माफी मांगता हूं।
हमारा कारखाना कई वर्षों से कपड़े की सिलाई और मरम्मत बाजार में स्थिर और कुशलता से काम कर रहा है।
आपकी स्थिति दुर्लभ मामलों से संबंधित है, जिसके लिए तथाकथित मानवीय कारक दोषी हैं।
हमने एक जांच की, और समय सीमा का उल्लंघन करने और अशिष्टता के लिए जिम्मेदार लोगों को दंडित किया गया। फैक्ट्री के आदेश दिनांक 13 अप्रैल 2016 संख्या 78/2 के अनुसार, शिफ्ट फोरमैन वी.वी. वोल्कोवा को फटकार लगाई गई, कटर ए.पी. गुसेव को पुरुषों के बाहरी कपड़ों की सिलाई के लिए टीम में दर्जी के रूप में स्थानांतरित किया गया।
प्रशासन ने आपके आदेश को पूरा करने के लिए तत्काल कदम उठाए हैं। यह 15 मई 2016 को तैयार हो जाएगा। आपके लिए सुविधाजनक किसी भी समय, कूरियर इसे आपके द्वारा निर्दिष्ट पते पर पहुंचा देगा।
यकीन मानिए, हम भी मौजूदा हालात से उतने ही नाखुश हैं जितने आप हैं!
आजकल हर किसी को पत्र लिखना आना चाहिए। आख़िरकार, किसी भी शिक्षा प्राप्त व्यक्ति के लिए यह अपरिहार्य है। पत्र लिखने का हुनर हर किसी में नहीं होता. लेकिन, बुनियादी नियमों को जानकर आप अच्छे और दिलचस्प पत्र लिखने की क्षमता विकसित कर सकते हैं। खासतौर पर तब जब ये नियम काफी सरल हों। इस लेख में आप सीखेंगे कि व्यावसायिक और व्यक्तिगत पत्र सही ढंग से कैसे लिखें। आइए अक्षरों के विभिन्न विकल्पों और उनके डिज़ाइन के महत्वपूर्ण बिंदुओं पर नज़र डालें।
बिजनेस लेटर सही तरीके से कैसे लिखेंएक औपचारिक या व्यावसायिक पत्र का उद्देश्य आमतौर पर फर्मों और उनके कर्मचारियों या ग्राहकों के बीच व्यावसायिक संबंध बनाए रखना होता है। एक व्यावसायिक पत्र की कई किस्में होती हैं। उदाहरण के लिए:
- धन्यवाद पत्र
- सिफारिशी पत्र
- कवर पत्र
- प्रत्याभूत के पत्र
- राष्ट्रपति को पत्र
- सेवा पत्र
- सूचना मेल
- बधाई पत्र
- मांग - पत्र
- शिकायत पत्र
- निमंत्रण पत्र
हम मुख्य रूप से यह या वह व्यावसायिक पत्र उच्च-रैंकिंग वाले व्यक्तियों को या अनुरोध के साथ भेजते हैं, अर्थात। ये स्पष्ट रूप से निर्देशित पत्र हैं जो किसी विशिष्ट उद्देश्य से भेजे गए हैं। लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि पत्र को उचित रूप से समझा जाए। उदाहरण के लिए, हम तय करते हैं कि धन्यवाद पत्र को सही ढंग से कैसे लिखा जाए ताकि यह समझा जा सके कि हम धन्यवाद दे रहे हैं; हम सोचते हैं कि औपचारिक पत्रों को सही ढंग से कैसे लिखा जाए, ताकि वे उपयोगी हों, ताकि प्राप्तकर्ता उन्हें सही ढंग से समझ सके। इसलिए यह जानना बहुत जरूरी है कि पत्र को सही तरीके से कैसे लिखा जाए। आप व्यावसायिक पत्र लिखने का एक नमूना व्यावसायिक व्यावसायिक पत्र टेम्पलेट्स लिंक पर पा सकते हैं।
नीचे हम व्यावसायिक पत्र लिखने के बुनियादी नियमों को देखेंगे।
पत्र चेहराविहीन नहीं होना चाहिएक्या आपने कभी सोचा है कि ईमेल को सही तरीके से कैसे लिखा जाता है? एक व्यवसायी व्यक्ति का ईमेल इनबॉक्स अक्सर विभिन्न प्रकार के स्पैम से भरा होता है। औपचारिक पत्र लिखते समय आपकी पहली प्राथमिकता यह होगी कि उस पर ध्यान दिया जाए और उसे स्पैम फ़ोल्डर में न भेजा जाए।
सबसे पहले, आपको उस कंपनी के बारे में पूछताछ करनी चाहिए जहां आप अपना पत्र भेजना चाहते हैं। आपको अपने पार्टनर के बारे में ज्यादा से ज्यादा जानकारी होनी चाहिए. एक बार कंपनी का विवरण ज्ञात हो जाने पर, आप पत्र लिखना शुरू कर सकते हैं। कोई भी व्यवसायी व्यक्ति प्रसन्न होगा यदि कोई पत्र उसे व्यक्तिगत रूप से संबोधित करता है, न कि उस कंपनी के वाणिज्यिक विभाग को जिसमें वह काम करता है, उदाहरण के लिए। प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित करने से, सबसे पहले, उस व्यक्ति के प्रति आपका सम्मान प्रदर्शित होगा और निश्चित रूप से, उसमें सकारात्मक भावनाएं पैदा होंगी, जो उसे आपसे प्यार करने से नहीं रोक सकती। आख़िरकार, आप किसी संभावित भागीदार के साथ व्यावसायिक प्रस्तावों के बारे में बातचीत कैसे शुरू कर सकते हैं यदि आपने उसके अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक के बारे में जानने के लिए समय नहीं निकाला है।
यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम पता करने में असमर्थ हैं, तो किसी भी परिस्थिति में यह न लिखें: "उव।" जीन. निदेशक!", "उव. व्यावसायिक डीआईआर. कंपनियाँ! व्यावसायिक पत्र में ऐसे संक्षिप्ताक्षरों के लिए कोई जगह नहीं है। "प्रिय", "महोदय", "विभागाध्यक्ष" आदि शब्द पूरे लिखे जाने चाहिए। अन्यथा सम्मान की बात ही नहीं हो सकती.
पत्र में एक शीर्षक होना चाहिएपत्र की सामग्री को संक्षेप में प्रकट करने के लिए शीर्षक की आवश्यकता है। इस तरह प्राप्तकर्ता बिना किसी समस्या के पत्र को संसाधित और क्रमबद्ध करने में सक्षम होगा। किसी भी आधिकारिक संगठन को हर दिन पूरी तरह से अलग-अलग मुद्दों पर दर्जनों पत्र मिलते हैं। इसलिए इसकी कोई सम्भावना नहीं है कि आपके पत्र पर ध्यान दिया जायेगा। इसलिए, यदि आपके शीर्षक में उपयोगी जानकारी है, तो यह संभावित भागीदार के लिए रुचिकर हो सकता है। अब क्या आप समझ गए कि आधिकारिक पत्रों को सही ढंग से लिखना क्यों महत्वपूर्ण है?
अच्छा प्रभाव कैसे बनायेंअपने पत्र में एक परिचय जोड़ने का प्रयास करें जो प्राप्तकर्ता के प्रति प्रशंसा व्यक्त करता हो। उदाहरण के लिए, इतनी अच्छी कंपनी के साथ काम करने का सम्मान पाकर आप कितने खुश होंगे।
क्या बचें निर्देशात्मक वाक्यांशों से बचेंवाक्यांश "यदि आप हमारे प्रस्ताव में रुचि रखते हैं, तो आपको मुझसे फोन पर संपर्क करना चाहिए..." के बजाय, "प्रस्ताव पर चर्चा करने के लिए, आपके पास हमसे फोन पर संपर्क करने का अवसर है..." लिखना बेहतर है। एक निर्देशात्मक वाक्यांश मनोवैज्ञानिक रूप से किसी व्यक्ति को आपके विरुद्ध कर सकता है। ऐसा वाक्यांश प्राप्तकर्ता को आपके आत्मविश्वास की कमी और अहंकार दिखा सकता है। और यदि आप अनुशंसा पत्र लिख रहे हैं, तो "सुझाव" देना सही होगा, न कि थोपना, ताकि यह धारणा न बने कि आप जोर दे रहे हैं, किसी को यह पसंद नहीं आएगा।
सही क्रियाएँ चुनेंउत्तम क्रियाओं का प्रयोग करें. जैसे- बनाया, पूरा किया, बनाया, विकसित किया, बढ़ाया आदि। लेकिन प्रदर्शन, भाग लेना, काम करना, उत्पादन करना जैसी क्रियाएं परिणाम प्राप्त करने के बारे में बात नहीं करती हैं। विदेशी भाषा में पत्र लिखते समय इसे ध्यान में रखना मुश्किल है, इसलिए यह जानने के लिए पहले से ही किसी विशेष भाषा के नियमों में रुचि लें, उदाहरण के लिए, अंग्रेजी पत्र को सही तरीके से कैसे लिखा जाए।
लेटरहेड का प्रयोग करेंयदि आप कोई ईमेल भेज रहे हैं तो भी लेटरहेड का उपयोग करना आवश्यक है। लेटरहेड क्या है? लेटरहेड में आपकी कंपनी का नाम, पता, टेलीफोन, फैक्स, कंपनी का लोगो और प्रबंधक के हस्ताक्षर होने चाहिए। गारंटी पत्र को सही ढंग से लिखने में यह बिंदु महत्वपूर्ण है, क्योंकि इस तरह आप दिखाते हैं कि आप अपनी कंपनी के लिए खुले और जिम्मेदार हैं।
मेल द्वारा एक पत्र भेजेंव्यावसायिक पत्र भेजते समय फैक्स और ई-मेल का त्याग करना बेहतर है। आदर्श विकल्प एक पत्र के साथ एक कूरियर भेजना होगा ताकि वह इसे व्यक्तिगत रूप से प्रबंधक को सौंप सके। इसलिए ब्रांडेड लिफाफे का ध्यान अवश्य रखें। वैसे, यदि आप किसी पद को प्राप्त करने के लिए दस्तावेज़ भेज रहे हैं, तो कवर लेटर को सही तरीके से लिखने का तरीका जानने में आलस्य न करें, नियोक्ता इसकी सराहना करेगा।
व्यक्तिगत पत्र सही ढंग से कैसे लिखेंएक व्यक्तिगत पत्र किसी मित्र या प्रियजन को लिखा गया पत्र, विदेश में किसी पत्र मित्र को अंग्रेजी में लिखा पत्र, प्रेम पत्र या सोशल नेटवर्क पर ईमेल हो सकता है। यदि आपका पत्र सही और रोचक तरीके से लिखा गया है तो प्राप्तकर्ता को आपका पत्र पाकर हमेशा खुशी होगी। पत्राचार द्वारा संचार करते समय, आप ऐसे दयालु शब्दों का उपयोग कर सकते हैं जिन्हें बातचीत के दौरान अपने प्रियजनों से कहने में आपको अक्सर शर्म आती थी। आधिकारिक पत्रों की तुलना में व्यक्तिगत पत्र लिखना बहुत आसान है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको यह जानने की ज़रूरत नहीं है कि किसी मित्र या प्रियजन को पत्र कैसे लिखा जाए।
प्राप्तकर्ता का सम्मान करेंयदि आप मेल द्वारा पत्र भेज रहे हैं, तो पाठ के लिए नोटबुक से फाड़े गए कागज के टुकड़े का उपयोग न करें। अच्छी गुणवत्ता वाला कागज चुनें. और पता सही लिखना न भूलें!
बुनियादी नियमपत्र की शुरुआत अपील से होनी चाहिए. अपना संदेश पंक्ति के मध्य में रखें. मुख्य पाठ पते से 2 सेमी नीचे लिखा गया है, शीट के बाएं किनारे से समान दूरी पर इंडेंट किया गया है। पूरे पत्र के दौरान यह दूरी बनाए रखने का प्रयास करें। यदि शीट खत्म हो जाए, तो कागज की दूसरी खाली शीट लें। कागज के दोनों तरफ मत लिखें!
सुधार से बचेंयाद रखें कि कटी हुई पंक्तियाँ या सुधार आपके लेखन को अत्यधिक टेढ़ा बना सकते हैं। इसलिए, आरंभ करने के लिए, आपको आलसी नहीं होना चाहिए और एक मसौदा लिखना चाहिए।
असबाबपत्र का पाठ सुपाठ्य होना चाहिए और बहुत छोटा नहीं होना चाहिए। अपने पूरे पत्र में एक ही पेस्ट या स्याही का प्रयोग करें। अंत में अपना हस्ताक्षर अवश्य छोड़ें। हस्ताक्षर के बाद यदि आवश्यक हो तो एक पोस्टस्क्रिप्ट (पी.एस.) लगाएं। अक्षरों को अंदर पाठ के साथ मोड़ा जाता है!
पत्र लिखने के बादआपको बुरे मूड में पत्र नहीं लिखना चाहिए. यदि नकारात्मक भावनाएं पहले से ही कागज पर हैं, तो यह पत्र न भेजें। बेहतर होगा कि इसे अगले दिन दोबारा लिखें। आख़िरकार, प्रेम पत्र को सही ढंग से लिखने का अर्थ है प्राप्तकर्ता को सुखद सकारात्मक भावनाएं देना, न कि नकारात्मक बयानों से उसका मूड खराब करना।
(1रेटिंग, औसतन: 5,00 5 में से) 
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