स्पष्टीकरण की सूचना कैसे लिखें. अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करते समय कर्मचारी का लिखित स्पष्टीकरण एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है

केवल कुछ मामलों में ही लिखित स्पष्टीकरण प्रस्तुत करना अनिवार्य हो जाता है। सबसे आम- कारणों की वैधता का आकलन करते समय किसी कर्मचारी का अनुशासनात्मक अपराध(कर्मचारी द्वारा श्रम, आधिकारिक कर्तव्यों का उल्लंघन)। यह कला के तहत अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने की प्रक्रिया के लिए आवश्यक है। श्रम संहिता के 193 (इसके बाद - रूसी संघ का श्रम संहिता), जिसके परिणामस्वरूप न केवल टिप्पणी या फटकार हो सकती है, बल्कि बर्खास्तगी भी हो सकती है। यह सब उन परिस्थितियों पर निर्भर करता है जिन्हें आपको समझने की आवश्यकता है। इस मामले में व्याख्यात्मक नोट, प्रबंधन को कर्मचारी की स्थिति, स्थिति के बारे में उसकी दृष्टि, उसके तर्कों से अवगत कराता है।

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रूसी संघ का श्रम संहिता। अनुच्छेद 193 "अनुशासनात्मक दंड लागू करने की प्रक्रिया"

अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने से पहले, नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना होगा। यदि, दो कार्य दिवसों के बाद, कर्मचारी द्वारा निर्दिष्ट स्पष्टीकरण प्रदान नहीं किया जाता है, तो एक उचित अधिनियम तैयार किया जाता है।

स्पष्टीकरण प्रदान करने में कर्मचारी की विफलता अनुशासनात्मक मंजूरी के आवेदन में बाधा नहीं है।

अनुशासनात्मक मंजूरी कदाचार की खोज की तारीख से एक महीने के बाद लागू नहीं की जाती है, जिसमें कर्मचारी की बीमारी का समय, छुट्टी पर रहना, साथ ही प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखने के लिए आवश्यक समय शामिल नहीं है। कर्मचारियों की।

अनुशासनात्मक मंजूरी कदाचार किए जाने के दिन से छह महीने के बाद लागू नहीं की जा सकती है, और ऑडिट, वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों के ऑडिट या ऑडिट के परिणामों के आधार पर, कदाचार किए जाने के दिन से दो साल के बाद लागू नहीं की जा सकती है। उपरोक्त समय सीमा में आपराधिक कार्यवाही का समय शामिल नहीं है।

प्रत्येक अनुशासनात्मक अपराध के लिए, केवल एक अनुशासनात्मक मंजूरी लागू की जा सकती है।

अनुशासनात्मक मंजूरी के आवेदन पर नियोक्ता का आदेश (निर्देश) कर्मचारी को उसके जारी होने की तारीख से तीन कार्य दिवसों के भीतर हस्ताक्षर के विरुद्ध घोषित किया जाता है, कर्मचारी के काम से अनुपस्थित रहने के समय की गणना नहीं की जाती है। यदि कर्मचारी हस्ताक्षर के विरुद्ध निर्दिष्ट आदेश (निर्देश) से परिचित होने से इनकार करता है, तो एक उचित अधिनियम तैयार किया जाता है।

व्यक्तिगत श्रम विवादों पर विचार करने के लिए किसी कर्मचारी द्वारा राज्य श्रम निरीक्षणालय और (या) निकायों में अनुशासनात्मक मंजूरी की अपील की जा सकती है।

लेकिन व्याख्यात्मक नोट्स अन्य कारणों से भी तैयार किए जा सकते हैं, हालांकि "उचित ठहराने की आवश्यकता" का पहलू संरक्षित है (आखिरकार, अन्य मामलों में, सेवा और मेमो का उपयोग किया जाता है)। उदाहरण के लिए, नियोक्ता की संपत्ति को नुकसान पहुंचाने की परिस्थितियों की जांच करने और कला के तहत इसकी राशि निर्धारित करने के दौरान। रूसी संघ के श्रम संहिता के 247।

"रोज़गार के लिए झूठे दस्तावेज़" लेख में लिखित स्पष्टीकरण के लिए एक नमूना आवश्यकता भी देखें

लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध

इसलिए, "अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने से पहले, नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना होगा।" जैसा कि आप देख सकते हैं, कानून बिल्कुल निर्दिष्ट नहीं करता है कि स्पष्टीकरण की मांग मौखिक या लिखित होनी चाहिए। विशेष रूप से कठिन मामलों में, जब कर्मचारी और नियोक्ता दोनों बहुत गंभीर होते हैं और, जैसा कि वे कहते हैं, कड़वे अंत तक जाने का इरादा रखते हैं, तो नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित में स्पष्टीकरण मांगना चाहिए, ताकि बाद में अनुपालन की पुष्टि की जा सके। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 193 में अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने के लिए निर्धारित प्रक्रिया के साथ (उदाहरण 1)। इस कार्मिक दस्तावेज़ का अनुमोदित प्रपत्र कभी अस्तित्व में नहीं रहा है, इसलिए, प्रत्येक संगठन में इसे अपने तरीके से तैयार किया जाता है। यहां तक ​​कि इसके लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ का प्रकार भी अलग है (अधिसूचना, आवश्यकता, पत्र, आदि), हालांकि इसे "" कहना अधिक सही है। मांग", क्योंकि कला के भाग 1 में। रूसी संघ के श्रम संहिता के 193 में कहा गया है। अधिसूचना का एक अलग अर्थ है - सूचना दी जा रही है और कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है। पत्र एक आउटगोइंग दस्तावेज़ है जो किसी तीसरे पक्ष के संगठन या व्यक्ति को भेजा जाता है, और कर्मचारी ऐसा "अजनबी" व्यक्ति नहीं है।

यह याद रखना चाहिए कि "अनुशासनात्मक मंजूरी कदाचार की खोज के दिन से एक महीने के बाद लागू नहीं की जाती है" (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 193 के भाग 3)। इसकी खोज के तथ्य की पुष्टि एक अधिनियम से होती है, किसी आवश्यकता से नहीं। इसलिए, इस महीने की गणना खोज की तारीख से की जानी चाहिए (जो आदर्श रूप से अधिनियम तैयार करने की तारीख से मेल खाना चाहिए), न कि लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करने की तारीख से।

दावे की तारीख से एक और अवधि की गणना की जाती है - लिखित स्पष्टीकरण देने के लिए 2 दिन का समय(उदाहरण 3 देखें)। इसलिए, न केवल दावा जारी करना महत्वपूर्ण है, बल्कि यह साबित करना भी महत्वपूर्ण है कि इसे कर्मचारी को सौंप दिया गया था या उसने इसे प्राप्त करने से इनकार कर दिया था। ऐसा करने के लिए, शीट के नीचे, आप तुरंत उपयुक्त रिक्त स्थान बना सकते हैं (उदाहरण 1 में संख्या 1 और 2 के साथ चिह्नित): यदि पहला जारी नहीं किया गया है (मांग की प्राप्ति पर हस्ताक्षर), तो दूसरा जारी नहीं किया गया है तैयार किया गया है (गवाह इस तथ्य की पुष्टि करते हैं कि कर्मचारी ने इस दस्तावेज़ को प्राप्त करने से इनकार कर दिया है, यह चिह्न इसके लिए एक अलग अधिनियम तैयार करने की आवश्यकता को समाप्त करता है)।

उदाहरण 1

कर्मचारी से स्पष्टीकरण के लिए लिखित अनुरोध

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उदाहरण 2

काम और हस्ताक्षर से अनुपस्थिति के कारणों के बारे में कर्मचारी से स्पष्टीकरण की मांग का पाठ

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उदाहरण 3

अनुशासनात्मक अपराध के कारणों का लिखित स्पष्टीकरण देने की अवधि की गणना

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मान लीजिए कि किसी कर्मचारी ने सोमवार 09/01/2014 को लापरवाही से नियोक्ता की संपत्ति को नुकसान पहुंचाया, तो इसके गवाह थे और उसी दिन एक अधिनियम तैयार किया गया था। 2 सितंबर 2014 को कर्मचारी को लिखित स्पष्टीकरण देना था। हम अगले दिन से गिनती शुरू करते हैं:

• 09/03/2014 - पहला दिन,
• 09/04/2014 - दूसरा दिन (जब एक व्याख्यात्मक नोट जमा करना अभी भी समय पर माना जाएगा),
• 09/05/2014 को, स्पष्टीकरण प्रदान करने में विफलता के तथ्य को सक्रिय करना पहले से ही संभव है।

यदि कर्मचारी को लिखित स्पष्टीकरण देने की आवश्यकता शुक्रवार 09/05/2014 को प्रस्तुत की गई थी, और शनिवार और रविवार उसकी छुट्टी के दिन हैं (अर्थात, वे 2-दिन की अवधि की गणना में शामिल नहीं हैं), तो समय सीमा व्याख्यात्मक नोट समय पर जमा करने की अवधि केवल मंगलवार 09/09/2014 .2014 को समाप्त होगी।

ताकि एक कर्तव्यनिष्ठ कर्मचारी इस अवधि की गणना में भ्रमित न हो, आवश्यकता में तुरंत एक विशिष्ट तिथि का संकेत देना बेहतर है जिसके लिए एक व्याख्यात्मक नोट प्रदान किया जाना चाहिए। यहां आप एक विशिष्ट इकाई/अधिकारी जोड़ सकते हैं जिसे यह दिया जाना चाहिए (उदाहरण 1 से आवश्यकता के पाठ का दूसरा पैराग्राफ देखें)। व्याख्यात्मक नोट का पताकर्ता (जिसके नाम पर इसे तैयार किया गया है, उदाहरण के लिए, सामान्य निदेशक) और वह व्यक्ति जिसे इसे दिया जाना चाहिए (उदाहरण के लिए, सचिव या कार्मिक विभाग के प्रमुख) अलग-अलग लोग होने की संभावना है।

यदि कर्मचारी के पास वास्तव में उस व्यवहार के अच्छे कारण हैं जो नियोक्ता को पसंद नहीं है, और सामान्य तौर पर वे पर्याप्त लोग हैं, तो आपको एक व्याख्यात्मक नोट से डरना नहीं चाहिए - वह "आरोपी" का बचाव करेगी। फिर आपको नियोक्ता से लिखित अनुरोध की प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है। उसकी मौखिक इच्छा के अनुसार, उसकी बेगुनाही का अधिकतम सबूत संलग्न करते हुए, तुरंत एक व्याख्यात्मक नोट तैयार करना बेहतर है। न केवल आधिकारिक दस्तावेज़ काम करेंगे, बल्कि मेट्रो लाइन के संचालन में रुकावटों के बारे में एक समाचार साइट का प्रिंटआउट भी काम आएगा, जिसके माध्यम से देर से आने वाला व्यक्ति काम पर पहुंच जाता है। यदि कर्मचारियों के बीच कोई संघर्ष है, तो एक अच्छी तरह से लिखा गया व्याख्यात्मक नोट प्रबंधन को उसके लेखक के पक्ष में "खींच" भी सकता है।

व्याख्यात्मक नोट किसके नाम पर लिखा गया है?

इस प्रश्न का सटीक उत्तर देने के लिए, आपको आंतरिक श्रम विनियमों को देखना होगा, जो हर संगठन में लागू होना चाहिए। सबसे अधिक संभावना है, यह कहता है कि कर्मचारी अपने तत्काल पर्यवेक्षक और सीईओ को रिपोर्ट करता है। फिर व्याख्यात्मक नोट, जिस स्थिति में कर्मचारी अपने बॉस या सामान्य निदेशक के नाम पर लिखेगा।

स्थानीय नियम एक अलग पदानुक्रम स्थापित कर सकते हैं: उदाहरण के लिए, एक कार्य समूह के सदस्य इस समूह के प्रमुख को रिपोर्ट करते हैं, इस तथ्य के बावजूद कि वे इसमें विभिन्न प्रभागों का प्रतिनिधित्व करते हैं। समूह नेता केवल तभी लिखित स्पष्टीकरण मांग सकता है यदि कदाचार समूह के कार्य से संबंधित हो।

इस प्रकार, सुरक्षा सेवा, कॉर्पोरेट संस्कृति प्रबंधक, कार्मिक विभाग के प्रमुख अन्य विभागों के कर्मचारियों से स्पष्टीकरण मांगने के हकदार नहीं हैं जो उनके अधीनस्थ नहीं हैं, जब तक कि यह संगठन के स्थानीय नियमों में स्पष्ट रूप से नहीं कहा गया हो। सच है, इन और अन्य अधिकारियों को प्रासंगिक शक्तियां अभी भी सामान्य निदेशक द्वारा आदेश द्वारा सौंपी जा सकती हैं (उदाहरण के लिए, किसी विशेष घटना की जांच के लिए आयोग के अध्यक्ष को)। उदाहरण 1 और 2 में विस्मयादिबोधक चिह्न से चिह्नित कैप्शन देखें।

हाथ से या कंप्यूटर पर?

कानून व्याख्यात्मक नोट्स को हाथ से लिखने के लिए बाध्य नहीं करता है, उन्हें कंप्यूटर पर टाइप किया जा सकता है। लेकिन अनुभवी कार्मिक अधिकारी कर्मचारियों से केवल अपने हाथों से लिखे स्पष्टीकरण की मांग करते हैं। श्रम विवाद की स्थिति में, इससे नियोक्ता को किसी कर्मचारी द्वारा कदाचार से बचाने में मदद मिलेगी जो दावा कर सकता है कि उसे किसी के द्वारा पहले से तैयार किए गए पाठ पर हस्ताक्षर करने के लिए "मजबूर" किया गया था।

व्याख्यात्मक नोट पर कर्मचारी के हाथ से अंकित हस्तलिखित तत्वों की न्यूनतम आवश्यक संरचना इस प्रकार है:

• नौकरी का नाम,
• व्यक्तिगत स्ट्रोक और
• और के बारे में। उपनाम।

स्वयं को केवल हस्तलिखित व्यक्तिगत स्ट्रोक तक ही सीमित रखना असंभव है, क्योंकि कुछ हस्ताक्षरों को हस्तलेखन परीक्षण द्वारा किसी निश्चित व्यक्ति के हस्ताक्षर के रूप में स्पष्ट रूप से पहचाना नहीं जा सकता है। और पूरे शब्दों के लिए (पदों और उपनामों में), यह निश्चित रूप से किया जा सकता है।

व्याख्यात्मक नोट का विवरण

व्याख्यात्मक नोट का रूप अपेक्षाकृत मुफ़्त है। किसी को भी किसी कर्मचारी को कागजी कार्रवाई के लिए मानकों का गहन ज्ञान रखने की आवश्यकता नहीं है, और आवश्यक न्यूनतम का अनुपालन ही पर्याप्त है।

सबसे ऊपर, शीट के दाहिनी ओर, एक कॉलम में जानकारी लिखी होती है व्याख्यात्मक नोट किसे और किसके द्वारा संबोधित किया गया है. कर्मचारी को अपनी संरचनात्मक इकाई, स्थिति, साथ ही पूरा उपनाम, नाम और संरक्षक नाम बताना होगा। दस्तावेज़ प्रकार का नाम- व्याख्यात्मक नोट - कुछ पंक्तियों के बाद मध्य में लिखा जाता है (आमतौर पर बड़े अक्षर के साथ या केवल बड़े अक्षर में, जैसा कि उदाहरण 4 में दिखाया गया है)। उदाहरण 5 एक पुराना संस्करण दिखाता है, जहां दस्तावेज़ प्रकार का नाम पूरी तरह से छोटे अक्षरों में लिखा गया है और उसके बाद एक बिंदु है, यानी। संपूर्ण "कैप" मानो एक ही वाक्य में पढ़ा जा सकता है; ऐसे डिज़ाइन विकल्प अनुप्रयोगों में पाए जाते थे।

उदाहरण 4

व्याख्यात्मक नोट का "शीर्षलेख"।

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उदाहरण 5

व्याख्यात्मक नोट के "कैप" का पुराना संस्करण

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कृपया ध्यान दें: उदाहरण 5 में, दस्तावेज़ के प्रकार को लिखने वाली पंक्ति (एक छोटे अक्षर और एक बिंदु के साथ) अप्रचलित है, और उपरोक्त सभी चीजें बिल्कुल सही हैं। व्याख्यात्मक नोट के लेखक की स्थिति अभिभाषक (सामान्य निदेशक, जैसा कि उदाहरण 4 में है) से भिन्न हो सकती है, या यह तुरंत अगली पंक्ति पर जा सकती है (जैसा कि उदाहरण 5 में है)। पूर्वसर्ग "से" लेखक के शीर्षक से पहले मौजूद हो भी सकता है और नहीं भी।

दस्तावेज़ प्रकार का नाम इसके बाद आता है मूलपाठजो निःशुल्क रूप में है. इसके लिए एकमात्र आवश्यकताएँ:

• शब्दों की शुद्धता और यदि संभव हो तो प्रस्तुति की आधिकारिक व्यावसायिक शैली का उपयोग,
• केवल सटीक तिथियां, यदि आवश्यक हो - समय,
• वर्तमान स्थिति के तथ्य और कारण।

परिस्थितियाँ भिन्न हैं, और किसी कर्मचारी से व्याख्यात्मक नोट में संक्षिप्तता की मांग करना गलत है। एक नोट कागज की कई शीट ले सकता है, इसमें प्रत्यक्ष भाषण हो सकता है और एक अच्छे जासूस की तरह पढ़ा जा सकता है, या इसमें एक पंक्ति हो सकती है। नियोक्ता को कर्मचारी को ऐसी "रचनात्मकता" में सीमित करने का कोई अधिकार नहीं है।

किसी को भी व्याख्यात्मक में कर्मचारी से निष्कर्ष और सुझाव की उम्मीद नहीं है, हालांकि उन्हें शामिल करने से उसे मना करना संभव नहीं होगा।

व्याख्यात्मक नोट की सामग्री केवल उस कर्मचारी द्वारा निर्धारित की जाती है जिसे इसे लिखने की आवश्यकता है। बॉस को पाठ को निर्देशित करने, "यह कारण नहीं है" जैसे वाक्यांश कहने, पुनर्लेखन की मांग करने और दस्तावेज़ की सामग्री को अन्य तरीकों से प्रभावित करने का अधिकार नहीं है। कुछ संगठनों में, वे इससे भी आगे जाते हैं और व्याख्यात्मक नोट्स के मानक पाठ तैयार करते हैं। कर्मचारी को यह निर्णय लेने का अधिकार है कि उनका उपयोग करना है या स्वयं एक व्याख्यात्मक नोट लिखना है। जो कुछ हुआ उसका वर्णन उस तरीके से करना उसके हित में है जिस तरह से वह सही समझता है। नियोक्ता, बदले में, कर्मचारी के किसी भी स्पष्टीकरण से खुद को परिचित करने के लिए बाध्य है, चाहे वह उन्हें पसंद करे या नहीं।

व्याख्यात्मक नोट का पाठ तैयार करना अक्सर कठिन होता है। आइए मुख्य नियम को दोहराएँ: घटनाओं को वैसे ही बताया जाना चाहिए जैसे वे घटित हुई थीं।

यदि कर्मचारी की गलती स्पष्ट है (वह देर से आया था, ग्राहक के प्रति असभ्य था, कुछ करना भूल गया था), तो इससे इनकार करना और किसी प्रकार का बहाना बनाना व्यर्थ है। आपको इसे वैसे ही लिखना होगा जैसे यह है:

उदाहरण 6

व्याख्यात्मक नोट पाठ

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उदाहरण 7

व्याख्यात्मक नोट पाठ

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कार्यस्थल से देर से आने या अनुपस्थित रहने के कई कारण हो सकते हैं और उनमें से सभी वैध नहीं हैं। यदि कर्मचारी अपनी देरी का सही कारण नहीं बताना चाहता तो यह उसका अधिकार है। यहां "परिवार के लिए" या "व्यक्तिगत कारणों से" सार्वभौमिक सूत्र मदद करेंगे (उदाहरण 8 देखें)। दूसरा तरीका यह है कि बिना कारण बताए अपना अपराध स्वीकार कर लिया जाए (उदाहरण 9)। हालाँकि, इस तरह की घिसी-पिटी बातें, निश्चित रूप से, नेतृत्व में कोई समझ और सहानुभूति पैदा नहीं करेंगी।

उदाहरण 8

व्याख्यात्मक नोट पाठ

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उदाहरण 9

व्याख्यात्मक नोट पाठ

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कर्मचारी यह मान सकता है कि उसे "माफ़" कर दिया जाएगा क्योंकि कदाचार का कारण वैध है, और वह स्वयं लंबे समय से काम कर रहा है, ऐसा पहले कभी नहीं हुआ, या किसी अन्य कारण से। तो बेहतर होगा कि वह इसके बारे में अपने स्पष्टीकरण में लिखें:

उदाहरण 10

व्याख्यात्मक नोट के पाठ का अंश

हमारी कंपनी बहुत दिलचस्प स्थिति में है. कर्मचारी ने एक दिन काम छोड़ दिया। हमने इसका दस्तावेजीकरण किया, एक अधिनियम तैयार किया - सब कुछ वैसा ही है जैसा होना चाहिए। लेकिन जब कर्मचारी काम पर आया और उससे लिखित स्पष्टीकरण मांगना जरूरी हुआ तो एक समस्या खड़ी हो गई. हमारे निदेशक उस समय एक व्यावसायिक यात्रा पर थे, और कर्मचारी ने मुझे, कार्मिक विभाग के निरीक्षक, कहा कि मेरे अनुरोध पर वह कुछ भी नहीं लिखेंगे, क्योंकि मेरे पास कर्मचारियों से स्पष्टीकरण मांगने के लिए "ऐसे अधिकार नहीं हैं"। मैं सब कुछ समझता हूं, कानून के अनुसार, संगठन का प्रमुख ही कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण मांगता है, लेकिन अगर निदेशक किसी कारण से काम पर नहीं है, तो मुझे क्या करना चाहिए? हो सकता है कि तब अनुपस्थित व्यक्ति से उसके तत्काल पर्यवेक्षक को स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो? या क्या निदेशक की अनुपस्थिति के दौरान किसी कर्मचारी को नियुक्त करना अधिक सही है जो कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाएगा? कृपया इस समस्या को हल करने में मदद करें। हमेशा के लिये।

दरअसल, कार्यालय में कंपनी के प्रमुख की अनुपस्थिति अक्सर कार्मिक विभाग सहित संगठनात्मक समस्याओं का कारण बनती है। खासकर जब कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने की बात आती है। आइए देखें कि रूसी संघ का श्रम संहिता (इसके बाद इसे रूसी संघ का श्रम संहिता कहा गया है) इस बारे में क्या कहता है।

रूसी संघ के श्रम संहिता, अन्य संघीय कानूनों द्वारा निर्धारित तरीके से कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने का अधिकार नियोक्ता को दिया गया है ( कला। रूसी संघ के श्रम संहिता के 22)। इसलिए, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार, अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने से पहले, नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना होगा ( भाग 1 कला. रूसी संघ के श्रम संहिता के 193)।

नियोक्ता एक प्राकृतिक या कानूनी व्यक्ति (संगठन) है जिसने एक कर्मचारी के साथ रोजगार संबंध में प्रवेश किया है ( कला। रूसी संघ के श्रम संहिता के 20)। संघीय कानूनों द्वारा निर्धारित मामलों में, रोजगार अनुबंध समाप्त करने का हकदार एक अन्य इकाई नियोक्ता के रूप में कार्य कर सकती है।

महत्वपूर्ण!

कर्मचारी को लिखित स्पष्टीकरण देने के लिए दो कार्य दिवस दें

जाहिर है, मामले में जब नियोक्ता एक कानूनी इकाई होता है, तो उसके हितों का प्रतिनिधित्व करने वाला व्यक्ति मुख्य रूप से उसका प्रमुख होता है।श्रम संबंधों में नियोक्ता के हितों का प्रतिनिधित्व करने के उसके अधिकार की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ चार्टर और रोजगार अनुबंध हैं। लेकिन क्या इसका मतलब यह है कि किसी कर्मचारी को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने की प्रक्रिया केवल संगठन का प्रमुख ही कर सकता है? हम पता लगा लेंगे.

आरंभ करने के लिए, आइए किसी कर्मचारी को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने की प्रक्रिया को याद करें, या यूं कहें कि यह कानून द्वारा सख्ती से विनियमित है। यहां, समय सीमा को चूकना नहीं चाहिए, और स्पष्टीकरण के लिए समय पर अनुरोध, और उनकी प्राप्ति पर नियंत्रण ... और क्या होगा यदि संगठन का प्रमुख किसी कारण से अनुपस्थित है, और समय समाप्त हो रहा है? गर्म खोज में, आप इस बात से सहमत होंगे कि परिस्थितियों का पता लगाना और निर्णय लेना कहीं बेहतर है। उदाहरण के लिए, क्या संगठन के कर्मचारियों में से कोई अन्य व्यक्ति प्रबंधक की अनुपस्थिति में कर्मचारियों से व्याख्यात्मक नोट्स की मांग कर सकता है?

हमारा संदर्भ

कला में बोलते समय विधायक के मन में कौन होता है? रूसी संघ के श्रम संहिता के 20, जो एक व्यक्ति और एक कानूनी इकाई के साथ, रोजगार अनुबंध समाप्त करने का हकदार एक अन्य इकाई नियोक्ता के रूप में कार्य कर सकता है? यह पता चला है कि ऐसी कई संस्थाएँ हैं।

विषय 1.स्थानीय स्वशासन निकाय, यदि संघीय कानून द्वारा निर्दिष्ट हो।

विषय 2.सार्वजनिक संघ और ट्रेड यूनियन जिनके पास कानूनी इकाई का दर्जा नहीं है।

सार्वजनिक संघों और ट्रेड यूनियनों दोनों को, चाहे वे कानूनी संस्थाएं हों या नहीं, अपने कार्यों को पूरा करने के लिए विभिन्न विशेषज्ञों की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, श्रमिकों के हितों की रक्षा करना, सामूहिक समझौते को समाप्त करने के लिए सामूहिक बातचीत करना आदि), सिस्टम प्रशासक, कूरियर। इस प्रयोजन के लिए, उन्हें कर्मचारियों के साथ स्वतंत्र रूप से रोजगार अनुबंध समाप्त करने और उनके लिए नियोक्ता के रूप में कार्य करने का अधिकार है।

कभी-कभी किसी संगठन की शाखाओं और प्रतिनिधि कार्यालयों को नियोक्ता माना जाता है, लेकिन यह एक गलती है, क्योंकि उनमें से कोई भी कानूनी इकाई नहीं है ( कला। रूसी संघ के नागरिक संहिता के 55)। भले ही किसी शाखा या प्रतिनिधि कार्यालय के प्रमुख को कर्मचारियों को काम पर रखने और बर्खास्त करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी दी गई हो, न तो शाखा और न ही प्रतिनिधि कार्यालय नियोक्ता बनेंगे। शाखा के कर्मचारियों के संबंध में नियोक्ता, प्रतिनिधि कार्यालय एक कानूनी इकाई है, जिसकी ओर से शाखा का प्रमुख, प्रतिनिधि कार्यालय एक रोजगार अनुबंध समाप्त करने और इसे समाप्त करने के अधिकार का प्रयोग करता है।

बेशक, न केवल संगठन का मुखिया कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण की मांग कर सकता है! यह केवल यह आशा करना उचित नहीं है कि कर्मचारी "अपने तत्काल पर्यवेक्षक को मना करने का साहस नहीं करेगा"। हर चीज़ को ठीक से क्रियान्वित किया जाना चाहिए, और व्यक्ति को लिखित स्पष्टीकरण प्रदान करने की आवश्यकता के साथ कर्मचारी को संबोधित करते हुए, वास्तव में ऐसा अधिकार होना चाहिए।अन्यथा, कर्मचारी के लिए ऐसे व्यक्तियों द्वारा की गई प्रक्रिया की वैधता और अनुशासनात्मक मंजूरी दोनों को चुनौती देना मुश्किल नहीं होगा।

तुम्हें यह जानना चाहिए

केवल विशेष रूप से अधिकृत व्यक्ति ही कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में ला सकता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह संगठन का प्रमुख होता है. संगठन के प्रमुख द्वारा संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों को ऐसी शक्तियाँ सौंपी जा सकती हैं

इसलिए, संगठन का प्रमुख कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने का अपना अधिकार सौंप सकता है, जिसमें कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण मांगने का अधिकार अन्य व्यक्तियों को भी शामिल है, उदाहरण के लिए, कार्मिक विभाग का एक कर्मचारी, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख, आदि।

ऐसी शक्तियां "स्थायी रूप से" और एक बार दोनों तरह से सौंपी जा सकती हैं।

विकल्प 1।कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने के लिए संगठन के प्रमुख की शक्तियां "स्थायी आधार पर" सौंपी जाती हैं। इसका मतलब यह है कि नियोक्ता के अधिकृत प्रतिनिधि, जिन्हें संगठन के प्रमुख द्वारा प्रासंगिक अधिकारों और कर्तव्यों से संपन्न किया गया है, को अपने काम के दौरान कुछ निर्णय लेने का अधिकार है, भले ही प्रमुख काम पर हो या अनुपस्थित हो। कुछ कारण।

उदाहरण

संगठन के प्रमुख ने कार्मिक विभाग के प्रमुख को कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने, कर्मचारियों से लिखित स्पष्टीकरण मांगने और प्राप्त करने का अधिकार, कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने के लिए आधार के रूप में काम करने वाले दस्तावेज तैयार करने का अधिकार दिया।

इस स्थिति को औपचारिक बनाने के लिए, संगठन के प्रमुख को अधिकारियों को उचित शक्तियों के साथ सशक्त बनाने पर एक आदेश (निर्देश) जारी करना होगा।यह, उदाहरण के लिए, शक्तियों के वितरण पर एक आदेश या कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने के लिए अलग-अलग शक्तियों को निहित करने पर एक आदेश हो सकता है ( उदाहरण 1).

अपने संगठन में स्थापित विशिष्टताओं को ध्यान में रखते हुए, स्थानीय नियामक अधिनियम में, उदाहरण के लिए, पीवीटीआर में, कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने की प्रक्रिया लिखें।

यह अच्छा है यदि कुछ कार्यों के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों सहित कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने की प्रक्रिया की सभी बारीकियों को स्थानीय नियामक अधिनियम में वर्णित किया गया है, उदाहरण के लिए, आंतरिक श्रम विनियम (आईआरटीआर) में।

यदि कंपनी के वर्तमान टीपीटीआर में ऐसे प्रावधान नहीं हैं, तो आवश्यकता पड़ने पर इस स्थानीय अधिनियम में संशोधन किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, आपको पीवीटीआर में संशोधन के लिए एक आदेश जारी करना होगा ( उदाहरण 2).

याद करें कि जिन कर्मचारियों को कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने के लिए कुछ कार्य करने का काम सौंपा गया है, उन्हें इन कार्यों के प्रदर्शन के लिए अपनी सहमति देनी होगी। इस क्षेत्र में अधिकार और दायित्व ऐसे कर्मचारियों के रोजगार अनुबंधों में तय किए जाने चाहिए।(रोजगार अनुबंधों के लिए अतिरिक्त समझौते, यदि रोजगार संबंध के दौरान नए अधिकार और दायित्व स्थापित होते हैं)।

विकल्प 2।संगठन के प्रमुख की अनुपस्थिति के कारण कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने की संगठन के प्रमुख की शक्तियां "एक बार" सौंपी जाती हैं। यह एक अस्थायी उपाय है, जब हर बार संगठन में एक कर्मचारी को उचित आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है, जिसे, जैसा कि वे कहते हैं, "अर्थव्यवस्था छोड़ दी जाती है"। इस पद्धति की मदद से "एक बार और सभी के लिए" सिर को बदलने की समस्या को निश्चित रूप से हल नहीं किया जा सकता है।

सारांश

एक सामान्य नियम के रूप में, केवल संगठन का प्रमुख ही कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में ला सकता है, लेकिन यदि आवश्यक हो, तो व्यक्तिगत कर्मचारियों को कर्मचारियों को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने का अधिकार दिया जा सकता है। इसका दस्तावेजीकरण करना आवश्यक है!

उदाहरण 1

सशक्तिकरण का क्रम

उदाहरण 2

आंतरिक श्रम नियमावली में संशोधन का आदेश

केवल कुछ मामलों में ही लिखित स्पष्टीकरण प्रस्तुत करना अनिवार्य हो जाता है। किसी कर्मचारी के अनुशासनात्मक अपराध (कर्मचारी द्वारा श्रम, आधिकारिक कर्तव्यों का उल्लंघन) के कारणों की वैधता का आकलन करते समय सबसे आम है। यह कला के तहत अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने की प्रक्रिया के लिए आवश्यक है। श्रम संहिता के 193 (इसके बाद - रूसी संघ का श्रम संहिता), जिसके परिणामस्वरूप न केवल टिप्पणी या फटकार हो सकती है, बल्कि बर्खास्तगी भी हो सकती है। यह सब उन परिस्थितियों पर निर्भर करता है जिन्हें आपको समझने की आवश्यकता है। इस मामले में व्याख्यात्मक नोट, प्रबंधन को कर्मचारी की स्थिति, स्थिति के बारे में उसकी दृष्टि, उसके तर्कों से अवगत कराता है।

दस्तावेज़ खंड

रूसी संघ का श्रम संहिता। अनुच्छेद 193 "अनुशासनात्मक दंड लागू करने की प्रक्रिया"

अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने से पहले, नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना होगा। यदि, दो कार्य दिवसों के बाद, कर्मचारी द्वारा निर्दिष्ट स्पष्टीकरण प्रदान नहीं किया जाता है, तो एक उचित अधिनियम तैयार किया जाता है।

स्पष्टीकरण प्रदान करने में कर्मचारी की विफलता अनुशासनात्मक मंजूरी के आवेदन में बाधा नहीं है।

अनुशासनात्मक मंजूरी कदाचार की खोज की तारीख से एक महीने के बाद लागू नहीं की जाती है, जिसमें कर्मचारी की बीमारी का समय, छुट्टी पर रहना, साथ ही प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखने के लिए आवश्यक समय शामिल नहीं है। कर्मचारियों की।

अनुशासनात्मक मंजूरी कदाचार किए जाने के दिन से छह महीने के बाद लागू नहीं की जा सकती है, और ऑडिट, वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों के ऑडिट या ऑडिट के परिणामों के आधार पर, कदाचार किए जाने के दिन से दो साल के बाद लागू नहीं की जा सकती है। उपरोक्त समय सीमा में आपराधिक कार्यवाही का समय शामिल नहीं है।

प्रत्येक अनुशासनात्मक अपराध के लिए, केवल एक अनुशासनात्मक मंजूरी लागू की जा सकती है।

अनुशासनात्मक मंजूरी के आवेदन पर नियोक्ता का आदेश (निर्देश) कर्मचारी को उसके जारी होने की तारीख से तीन कार्य दिवसों के भीतर हस्ताक्षर के विरुद्ध घोषित किया जाता है, कर्मचारी के काम से अनुपस्थित रहने के समय की गणना नहीं की जाती है। यदि कर्मचारी हस्ताक्षर के विरुद्ध निर्दिष्ट आदेश (निर्देश) से परिचित होने से इनकार करता है, तो एक उचित अधिनियम तैयार किया जाता है।

व्यक्तिगत श्रम विवादों पर विचार करने के लिए किसी कर्मचारी द्वारा राज्य श्रम निरीक्षणालय और (या) निकायों में अनुशासनात्मक मंजूरी की अपील की जा सकती है।

लेकिन व्याख्यात्मक नोट्स अन्य कारणों से भी तैयार किए जा सकते हैं, हालांकि "उचित ठहराने की आवश्यकता" का पहलू संरक्षित है (आखिरकार, अन्य मामलों में, सेवा और मेमो का उपयोग किया जाता है)। उदाहरण के लिए, नियोक्ता की संपत्ति को नुकसान पहुंचाने की परिस्थितियों की जांच करने और कला के तहत इसकी राशि निर्धारित करने के दौरान। रूसी संघ के श्रम संहिता के 247।

लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध

इसलिए, "अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने से पहले, नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना होगा।" जैसा कि आप देख सकते हैं, कानून बिल्कुल निर्दिष्ट नहीं करता है कि स्पष्टीकरण की मांग मौखिक या लिखित होनी चाहिए। विशेष रूप से कठिन मामलों में, जब कर्मचारी और नियोक्ता दोनों बहुत गंभीर होते हैं और, जैसा कि वे कहते हैं, कड़वे अंत तक जाने का इरादा रखते हैं, तो नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित में स्पष्टीकरण मांगना चाहिए, ताकि बाद में अनुपालन की पुष्टि की जा सके। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 193 में अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने के लिए निर्धारित प्रक्रिया के साथ (उदाहरण 1)। इस कार्मिक दस्तावेज़ का अनुमोदित प्रपत्र कभी अस्तित्व में नहीं रहा है, इसलिए, प्रत्येक संगठन में इसे अपने तरीके से तैयार किया जाता है। यहां तक ​​कि इसके लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ का प्रकार भी अलग है (अधिसूचना, मांग, पत्र, आदि), हालांकि इसे "आवश्यकता" कहना अधिक सही है, क्योंकि कला के भाग 1 में। रूसी संघ के श्रम संहिता के 193 में कहा गया है कि आपको लिखित स्पष्टीकरण का "अनुरोध" करने की आवश्यकता है। अधिसूचना के अर्थ में एक अलग अर्थ है - इसमें जानकारी है और कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है। पत्र एक आउटगोइंग दस्तावेज़ है जो किसी तीसरे पक्ष के संगठन या व्यक्ति को भेजा जाता है, और कर्मचारी ऐसा "अजनबी" व्यक्ति नहीं है।

यह याद रखना चाहिए कि "अनुशासनात्मक मंजूरी कदाचार की खोज के दिन से एक महीने के बाद लागू नहीं की जाती है" (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 193 के भाग 3)। इसकी खोज के तथ्य की पुष्टि एक अधिनियम से होती है, किसी आवश्यकता से नहीं। इसलिए, इस महीने की गणना खोज की तारीख से की जानी चाहिए (जो आदर्श रूप से अधिनियम तैयार करने की तारीख से मेल खाना चाहिए), न कि लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करने की तारीख से।

अनुरोध की तारीख से, एक और अवधि की गणना की जाती है - लिखित स्पष्टीकरण देने के लिए 2 दिन (उदाहरण 3 देखें)। इसलिए, न केवल दावा जारी करना महत्वपूर्ण है, बल्कि यह साबित करना भी महत्वपूर्ण है कि इसे कर्मचारी को सौंप दिया गया था या उसने इसे प्राप्त करने से इनकार कर दिया था। ऐसा करने के लिए, शीट के नीचे, आप तुरंत उपयुक्त रिक्त स्थान बना सकते हैं (उदाहरण 1 में संख्या 1 और 2 के साथ चिह्नित): यदि पहला जारी नहीं किया गया है (मांग की प्राप्ति पर हस्ताक्षर), तो दूसरा जारी नहीं किया गया है तैयार किया गया है (गवाह इस तथ्य की पुष्टि करते हैं कि कर्मचारी ने इस दस्तावेज़ को प्राप्त करने से इनकार कर दिया है, यह चिह्न इसके लिए एक अलग अधिनियम तैयार करने की आवश्यकता को समाप्त करता है)।

कर्मचारी से स्पष्टीकरण के लिए लिखित अनुरोध

काम और हस्ताक्षर से अनुपस्थिति के कारणों के बारे में कर्मचारी से स्पष्टीकरण की मांग का पाठ

अनुशासनात्मक अपराध के कारणों का लिखित स्पष्टीकरण देने की अवधि की गणना

मान लीजिए कि किसी कर्मचारी ने सोमवार 09/01/2014 को लापरवाही से नियोक्ता की संपत्ति को नुकसान पहुंचाया, तो इसके गवाह थे और उसी दिन एक अधिनियम तैयार किया गया था। 2 सितंबर 2014 को कर्मचारी को लिखित स्पष्टीकरण देना था। हम अगले दिन से गिनती शुरू करते हैं:

• 09/03/2014 - पहला दिन,
• 09/04/2014 - दूसरा दिन (जब एक व्याख्यात्मक नोट जमा करना अभी भी समय पर माना जाएगा),
• 09/05/2014 को, स्पष्टीकरण प्रदान करने में विफलता के तथ्य को सक्रिय करना पहले से ही संभव है।

यदि कर्मचारी को लिखित स्पष्टीकरण देने की आवश्यकता शुक्रवार 09/05/2014 को प्रस्तुत की गई थी, और शनिवार और रविवार उसकी छुट्टी के दिन हैं (अर्थात, वे 2-दिन की अवधि की गणना में शामिल नहीं हैं), तो समय सीमा व्याख्यात्मक नोट समय पर जमा करने की अवधि केवल मंगलवार 09/09/2014 .2014 को समाप्त होगी।

ताकि एक कर्तव्यनिष्ठ कर्मचारी इस अवधि की गणना में भ्रमित न हो, आवश्यकता में तुरंत एक विशिष्ट तिथि का संकेत देना बेहतर है जिसके लिए एक व्याख्यात्मक नोट प्रदान किया जाना चाहिए। यहां आप एक विशिष्ट इकाई/अधिकारी जोड़ सकते हैं जिसे यह दिया जाना चाहिए (उदाहरण 1 से आवश्यकता के पाठ का दूसरा पैराग्राफ देखें)। व्याख्यात्मक नोट का पताकर्ता (जिसके नाम पर इसे तैयार किया गया है, उदाहरण के लिए, सामान्य निदेशक) और वह व्यक्ति जिसे इसे दिया जाना चाहिए (उदाहरण के लिए, सचिव या कार्मिक विभाग के प्रमुख) अलग-अलग लोग होने की संभावना है।

यदि कर्मचारी के पास वास्तव में उस व्यवहार के अच्छे कारण हैं जो नियोक्ता को पसंद नहीं है, और सामान्य तौर पर वे पर्याप्त लोग हैं, तो आपको एक व्याख्यात्मक नोट से डरना नहीं चाहिए - यह "आरोपी" की रक्षा के लिए आएगा। फिर आपको नियोक्ता से लिखित अनुरोध की प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है। उसकी मौखिक इच्छा के अनुसार, उसकी बेगुनाही का अधिकतम सबूत संलग्न करते हुए, तुरंत एक व्याख्यात्मक नोट तैयार करना बेहतर है। न केवल आधिकारिक दस्तावेज़ काम करेंगे, बल्कि मेट्रो लाइन के संचालन में रुकावटों के बारे में एक समाचार साइट का प्रिंटआउट भी काम आएगा, जिसके माध्यम से देर से आने वाला व्यक्ति काम पर पहुंच जाता है। यदि कर्मचारियों के बीच कोई संघर्ष है, तो एक अच्छी तरह से लिखा गया व्याख्यात्मक नोट प्रबंधन को उसके लेखक के पक्ष में "खींच" भी सकता है।

व्याख्यात्मक नोट किसके नाम पर लिखा गया है?

इस प्रश्न का सटीक उत्तर देने के लिए, आपको आंतरिक श्रम विनियमों को देखना होगा, जो हर संगठन में लागू होना चाहिए। सबसे अधिक संभावना है, यह कहता है कि कर्मचारी अपने तत्काल पर्यवेक्षक और सीईओ को रिपोर्ट करता है। फिर व्याख्यात्मक नोट, जिस स्थिति में कर्मचारी अपने बॉस या सामान्य निदेशक के नाम पर लिखेगा।

स्थानीय नियम एक अलग पदानुक्रम स्थापित कर सकते हैं: उदाहरण के लिए, एक कार्य समूह के सदस्य इस समूह के प्रमुख को रिपोर्ट करते हैं, इस तथ्य के बावजूद कि वे इसमें विभिन्न प्रभागों का प्रतिनिधित्व करते हैं। समूह नेता केवल तभी लिखित स्पष्टीकरण मांग सकता है यदि कदाचार समूह के कार्य से संबंधित हो।

इस प्रकार, सुरक्षा सेवा, कॉर्पोरेट संस्कृति प्रबंधक, कार्मिक विभाग के प्रमुख अन्य विभागों के कर्मचारियों से स्पष्टीकरण मांगने के हकदार नहीं हैं जो उनके अधीनस्थ नहीं हैं, जब तक कि यह संगठन के स्थानीय नियमों में स्पष्ट रूप से नहीं कहा गया हो। सच है, इन और अन्य अधिकारियों को प्रासंगिक शक्तियां अभी भी सामान्य निदेशक द्वारा आदेश द्वारा सौंपी जा सकती हैं (उदाहरण के लिए, किसी विशेष घटना की जांच के लिए आयोग के अध्यक्ष को)। उदाहरण 1 और 2 में विस्मयादिबोधक चिह्न से चिह्नित कैप्शन देखें।

हाथ से या कंप्यूटर पर?

कानून व्याख्यात्मक नोट्स को हाथ से लिखने के लिए बाध्य नहीं करता है, उन्हें कंप्यूटर पर टाइप किया जा सकता है। लेकिन अनुभवी कार्मिक अधिकारी कर्मचारियों से केवल अपने हाथों से लिखे स्पष्टीकरण की मांग करते हैं। श्रम विवाद की स्थिति में, इससे नियोक्ता को किसी कर्मचारी द्वारा कदाचार से बचाने में मदद मिलेगी जो दावा कर सकता है कि उसे किसी के द्वारा पहले से तैयार किए गए पाठ पर हस्ताक्षर करने के लिए "मजबूर" किया गया था।

व्याख्यात्मक नोट पर कर्मचारी के हाथ से अंकित हस्तलिखित तत्वों की न्यूनतम आवश्यक संरचना इस प्रकार है:

• नौकरी का नाम,
• व्यक्तिगत स्ट्रोक और
• और के बारे में। उपनाम।

स्वयं को केवल हस्तलिखित व्यक्तिगत स्ट्रोक तक ही सीमित रखना असंभव है, क्योंकि कुछ हस्ताक्षरों को हस्तलेखन परीक्षण द्वारा किसी निश्चित व्यक्ति के हस्ताक्षर के रूप में स्पष्ट रूप से पहचाना नहीं जा सकता है। और पूरे शब्दों के लिए (पदों और उपनामों में), यह निश्चित रूप से किया जा सकता है।

व्याख्यात्मक नोट का विवरण

व्याख्यात्मक नोट का रूप अपेक्षाकृत मुफ़्त है। किसी को भी किसी कर्मचारी को कागजी कार्रवाई के लिए मानकों का गहन ज्ञान रखने की आवश्यकता नहीं है, और आवश्यक न्यूनतम का अनुपालन ही पर्याप्त है।

सबसे ऊपर, शीट के दाहिनी ओर, एक कॉलम में जानकारी लिखी होती है कि व्याख्यात्मक नोट किसे और किसके द्वारा संबोधित किया गया है। कर्मचारी को अपनी संरचनात्मक इकाई, स्थिति, साथ ही पूरा उपनाम, नाम और संरक्षक नाम बताना होगा। दस्तावेज़ के प्रकार का नाम - एक व्याख्यात्मक नोट - कुछ पंक्तियों के बाद केंद्र में लिखा जाता है (आमतौर पर बड़े अक्षर के साथ या केवल बड़े अक्षर में, जैसा कि उदाहरण 4 में दिखाया गया है)। उदाहरण 5 एक पुराना संस्करण दिखाता है, जहां दस्तावेज़ प्रकार का नाम पूरी तरह से छोटे अक्षरों में लिखा गया है और उसके बाद एक बिंदु है, यानी। संपूर्ण "कैप" मानो एक ही वाक्य में पढ़ा जा सकता है; ऐसे डिज़ाइन विकल्प अनुप्रयोगों में पाए जाते थे।

व्याख्यात्मक नोट का "शीर्षलेख"।

व्याख्यात्मक नोट के "कैप" का पुराना संस्करण

परिस्थितियाँ भिन्न हैं, और किसी कर्मचारी से व्याख्यात्मक नोट में संक्षिप्तता की मांग करना गलत है। एक नोट कागज की कई शीट ले सकता है, इसमें प्रत्यक्ष भाषण हो सकता है और एक अच्छे जासूस की तरह पढ़ा जा सकता है, या इसमें एक पंक्ति हो सकती है। नियोक्ता को कर्मचारी को ऐसी "रचनात्मकता" में सीमित करने का कोई अधिकार नहीं है।

किसी को भी व्याख्यात्मक में कर्मचारी से निष्कर्ष और सुझाव की उम्मीद नहीं है, हालांकि उन्हें शामिल करने से उसे मना करना संभव नहीं होगा।

व्याख्यात्मक नोट की सामग्री केवल उस कर्मचारी द्वारा निर्धारित की जाती है जिसे इसे लिखने की आवश्यकता है। बॉस को पाठ को निर्देशित करने, "यह कारण नहीं है" जैसे वाक्यांश कहने, पुनर्लेखन की मांग करने और दस्तावेज़ की सामग्री को अन्य तरीकों से प्रभावित करने का अधिकार नहीं है। कुछ संगठनों में, वे इससे भी आगे जाते हैं और व्याख्यात्मक नोट्स के मानक पाठ तैयार करते हैं। कर्मचारी को यह निर्णय लेने का अधिकार है कि उनका उपयोग करना है या स्वयं एक व्याख्यात्मक नोट लिखना है। जो कुछ हुआ उसका वर्णन उस तरीके से करना उसके हित में है जिस तरह से वह सही समझता है। नियोक्ता, बदले में, कर्मचारी के किसी भी स्पष्टीकरण से खुद को परिचित करने के लिए बाध्य है, चाहे वह उन्हें पसंद करे या नहीं।

आवेदन पत्रों की उपस्थिति अंकित करना

एक व्याख्यात्मक नोट तैयार किया गया है। आगे क्या करना है?

नियोक्ता, एक व्याख्यात्मक नोट प्राप्त करने के बाद, उस पर दस्तावेज़ की आने वाली पंजीकरण संख्या और, बिना किसी असफलता के, प्रवेश की तारीख डालता है।

कला के अनुसार. रूसी संघ के श्रम संहिता के 193, जिसका हमने शुरुआत में उल्लेख किया था, कर्मचारी के पास व्याख्यात्मक नोट लिखने के लिए 2 कार्य दिवस हैं। यदि, इस समय के बाद, कर्मचारी स्पष्टीकरण नहीं देता है, तो नियोक्ता को इस बारे में उचित अधिनियम तैयार करने का अधिकार है। नियोक्ता की ओर से गैरकानूनी कार्यों के खिलाफ बीमा करने के लिए, कर्मचारी के लिए यह बेहतर है कि वह अपने व्याख्यात्मक नोट को कार्यालय में या सचिव के पास दस्तावेज़ पर उचित चिह्न के साथ पंजीकृत करें, और फिर व्याख्यात्मक नोट की एक प्रति ले लें। यह निशान. एक अन्य विकल्प: कर्मचारी 2 प्रतियों में एक व्याख्यात्मक नोट लिख सकता है, और उनमें से एक, प्रवेश पर एक निशान लगाने के बाद, इसे रख सकता है। तब कोई यह नहीं कह पाएगा कि कर्मचारी ने कानून द्वारा स्थापित अवधि के भीतर लिखित स्पष्टीकरण नहीं दिया।

व्याख्यात्मक पत्र- एक या किसी अन्य कर्मचारी द्वारा किए गए उल्लंघन के कारणों की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज़। यह आमतौर पर या तो स्वैच्छिक आधार पर या प्रमुख के अनुरोध पर उन मामलों में लिखा जाता है जहां उद्यम का कोई कर्मचारी किसी चीज़ का दोषी था (देर से आया था या बिल्कुल काम पर नहीं आया था, नशे में दिखाई दिया था, दिए गए कार्य को पूरा नहीं किया था) उसे, आदि)।

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आपको व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता क्यों है?

एक नियम के रूप में, जिन उल्लंघनों के लिए कर्मचारी की ओर से स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है, वे काफी गंभीर होते हैं और अनुशासनात्मक कार्रवाई हो सकती है, जिसमें बर्खास्तगी तक शामिल हो सकती है। इससे बचने और स्थिति को ईमानदारी से समझने के लिए एक सक्षम नेता लिखित स्पष्टीकरण मांगता है।

एक व्याख्यात्मक नोट नियोक्ता के साथ असहमति के मामले में विवादित स्थितियों में एक कर्मचारी की रक्षा कर सकता है, और यदि कोई भी पक्ष अदालत में आवेदन करता है तो एक साक्ष्य दस्तावेज़ की स्थिति भी प्राप्त कर सकता है।

व्याख्यात्मक रूप से किसको संबोधित करें

अक्सर, एक व्याख्यात्मक नोट उद्यम के निदेशक के नाम पर लिखा जाता है। लेकिन अगर कंपनी बहुत बड़ी है, तो इसे सीधे प्रबंधन (दुकान प्रबंधक, फोरमैन, विभाग प्रमुख, आदि) को लिखा जाना चाहिए। आमतौर पर, जिस व्यक्ति के नाम पर आपको नोट लिखना है उसकी स्थिति "आंतरिक नियमों" द्वारा नियंत्रित होती है, जो हर संगठन में होनी चाहिए।

स्पष्टीकरण कब लिखना है

व्याख्यात्मक नोट लिखने के लिए कुछ समय सीमाएँ हैं: घटना के क्षण से दो कार्य दिवसों से अधिक नहीं। इसीलिए नियोक्ता को स्पष्टीकरण के लिए लिखित अनुरोध तैयार करते समय एक तिथि निर्धारित करनी होगी - रिपोर्ट उससे रखी जाएगी। यदि एक व्याख्यात्मक नोट निर्धारित समय पर नहीं लिखा गया है, तो नियोक्ता को अधीनस्थ पर कोई भी दंड लागू करने का अधिकार है जो कदाचार के लिए पर्याप्त हो और कानून के ढांचे के भीतर हो।

यह याद रखना चाहिए कि एक उल्लंघन के लिए केवल एक अनुशासनात्मक दंड लागू किया जा सकता है और प्रतिबद्ध उल्लंघन के तथ्य स्थापित होने के एक महीने से अधिक बाद नहीं (तथ्य को एक विशेष अधिनियम तैयार करने और पंजीकृत करके लिखित रूप में भी स्थापित किया जाता है)।

व्याख्यात्मक नोट संकलित करने के नियम

व्याख्यात्मक नोट मुक्त रूप में लिखा गया है। इसमें निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

• कारखाना की जानकारी,
• प्रबंधक और दोषी कर्मचारी के बारे में जानकारी,
• अपराध की तारीख
• स्पष्टीकरण.

मुख्य भाग जितना अधिक ठोस होगा, कर्मचारी के लिए उतना ही बेहतर होगा, तर्क के रूप में ऐसे तर्क देना सबसे अच्छा है जिनकी कोई लिखित पुष्टि हो (उदाहरण के लिए, यदि आपको काम के लिए देर हो रही है, किसी चिकित्सा संस्थान से प्रमाण पत्र, या कार से चेक मरम्मत की तारीख और समय के साथ सेवा, आदि।) साथ ही, किए गए उल्लंघन के लिए पश्चाताप (यदि इसमें कर्मचारी की प्रत्यक्ष गलती है) और भविष्य में सुधार करने और ऐसी गलतियाँ न करने का वादा एक सकारात्मक भूमिका निभाता है।

यदि कर्मचारी को अपने पीछे कोई दोष नहीं दिखता है, तो उसे उसकी अनुपस्थिति के सभी आवश्यक सबूतों के साथ व्याख्यात्मक नोट में भी प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए।

आप एक व्याख्यात्मक पत्र या तो हाथ से लिख सकते हैं या कंप्यूटर पर टाइप कर सकते हैं। पहला विकल्प बेहतर है और इसी तरह कार्मिक विभाग के अनुभवी विशेषज्ञों और वकीलों को एक दस्तावेज़ तैयार करने की आवश्यकता होती है। किसी भी मामले में, स्पष्टीकरण होना चाहिए "लाइव" हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणितअनिवार्य "लाइव" प्रतिलेख वाला एक कर्मचारी।

एक व्याख्यात्मक नोट दो प्रतियों में लिखा जाना चाहिए, जिनमें से एक को नियोक्ता को सौंप दिया जाना चाहिए, और दूसरे को अपने पास रखना चाहिए, लेकिन केवल तभी जब नियोक्ता दोनों प्रतियों पर एक निशान लगाए कि व्याख्यात्मक नोट प्राप्त हो गए हैं।

व्याख्यात्मक नोट लिखने के निर्देश

कार्यालय कार्य के मानदंडों और नियमों के दृष्टिकोण से एक व्याख्यात्मक नोट में पूरी तरह से मानक संरचना होती है और लिखते समय बड़ी कठिनाइयों का कारण नहीं होना चाहिए

ऊपरी दाएं कोने में दस्तावेज़ के "हेडर" में, आपको दर्ज करना होगा प्राप्तकर्ता की जानकारी.

1. सबसे पहले, कर्मचारी की स्थिति यहां इंगित की गई है, जिसके नाम पर इसे तैयार किया गया है (निदेशक, सामान्य निदेशक, विभाग प्रमुख, टीम लीडर, आदि)।
2. फिर संगठन का पूरा नाम लिखा जाता है, जो उसकी संगठनात्मक और कानूनी स्थिति (आईपी, एलएलसी, जेडओए, ओजेएससी) के साथ-साथ अंतिम नाम, प्रथम नाम, प्राप्तकर्ता का संरक्षक दर्शाता है।
3. उसके बाद, कर्मचारी के बारे में डेटा (स्थिति, कंपनी का नाम, अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक नाम) भी उसी तरह तैयार किया जाता है।
4. इसके अलावा, निपटान जहां उद्यम पंजीकृत है, साथ ही आवेदन लिखने की तारीख भी इंगित की गई है।

फिर, पंक्ति के केंद्र में, आपको दस्तावेज़ का नाम उसके सार के संक्षिप्त पदनाम के साथ लिखना होगा (इस मामले में, "काम के लिए देर होने के बारे में")।

दूसरा भाग मुख्य है. यहां सिर्फ लाना जरूरी है कदाचार के तथ्य और कारणसाथ ही, स्पष्ट सूत्रों और तर्कों के साथ सही स्पष्टीकरण देने का प्रयास करना चाहिए। यदि कर्मचारी की बेगुनाही का लिखित प्रमाण है तो यह भी बताया जाना चाहिए। आपको बहुत अधिक और बहुत विस्तार से लिखने की ज़रूरत नहीं है - कोई भी पाठ के कई पृष्ठों को नहीं पढ़ेगा, इसके अलावा, इस तरह के स्पष्टीकरण से नियोक्ता की ओर से नकारात्मक प्रतिक्रिया हो सकती है।

आवेदन आवश्यक है संकेतहस्ताक्षर की अनिवार्य प्रतिलेख के साथ और इसे सचिव को या व्यक्तिगत रूप से तत्काल पर्यवेक्षक के हाथों में स्थानांतरित करें।

काम पर देर से आने के कारण व्याख्यात्मक नोट

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