Program ECM untuk mengotomatisasi aliran dokumen asisten bos. keamanan informasi tingkat tinggi. ruang informasi tunggal yang secara informasi menghubungkan departemen Departemen dan kontraktor

Pelajar, mahasiswa pascasarjana, ilmuwan muda yang menggunakan basis pengetahuan dalam studi dan pekerjaan mereka akan sangat berterima kasih kepada Anda.

Diposting pada http://www.allbest.ru/

ASOSIASI ORGANISASI PENDIDIKAN PROFESIONAL

“TEKNIK KEUANGAN DAN EKONOMI DAERAH”

PEKERJAAN KURSUS

disiplin: “Sistem manajemen dokumen elektronik”

pada topik: “Sistem manajemen dokumen elektronik Boss-Referent”

Diselesaikan oleh siswa tahun pertama

Keahlian: 230701 Informatika terapan (menurut industri)

Mysina Anastasia Nikolaevna

• Perkenalan
• 1. Karakteristik Referensi Bos EDMS
• 1.1 Manajemen dokumen elektronik: esensi dan relevansi
• 1.2 Deskripsi Referensi Bos EDMS
• 1.3 Kelebihan dan kekurangan Referensi BOSS EDMS
• 2. Analisis pengalaman penerapan EDMS BOSS-Referent
• 2.1 Praktek penerapan BOSS-Referent di Layanan Pajak Federal Federasi Rusia
• 2.2 Pengalaman menggunakan BOSS-Referent di Rosnedvizhimost
• Kesimpulan
• Bibliografi

Praktek dunia, didukung oleh sejumlah penelitian, menunjukkan bahwa ketika memutuskan untuk menerapkan EDMS, organisasi biasanya dipengaruhi oleh tiga faktor: keinginan untuk meningkatkan efisiensi, mengoptimalkan proses bisnis, dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum. Pasar Rusia tidak terkecuali dalam hal ini. Omong-omong, relevansi transisi ke manajemen dokumen elektronik perusahaan Rusia sebagian besar didorong oleh undang-undang “Tentang Data Pribadi” (No. 152-FZ) yang mulai berlaku, yang memberlakukan persyaratan serius untuk penyimpanan, pengumpulan, transmisi dan pemrosesan data pelanggan. Peningkatan volume informasi yang disimpan dan kebutuhan untuk memastikan perlindungan yang andal membuat pilihan perusahaan dalam mendukung sistem informasi menjadi semakin jelas.

Pada saat yang sama, jangan lupakan hal-hal spesifik yang secara tradisional melekat dalam pekerjaan kantor Rusia. Draf dokumen, log sosialisasi, log transfer, instruksi pada dokumen dan proyek, tugas instruksi, kontrol eksekusi, proses variabel untuk menyetujui dokumen - semua fitur aliran dokumen Rusia ini harus diperhitungkan dalam EDMS. Pada saat yang sama, sistem harus secara bersamaan memenuhi persyaratan manajer, membantu meningkatkan efisiensi manajerial, serta kebutuhan karyawan, menciptakan kondisi yang diperlukan untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja dan kualitas layanan pelanggan.

Seorang manajer modern tentu saja mengharapkan hal terpenting dari EDMS, yaitu peningkatan efisiensi perusahaan. Saat ini, tidak semua perusahaan dapat membanggakan efisiensi dan transparansi proses bisnisnya. Situasi di mana tidak jelas siapa yang bertanggung jawab untuk menjalankan fungsi tertentu, karyawan melakukan berbagai operasi rutin, sejumlah besar dokumen kertas dibuat, dan informasi hilang bukanlah hal yang jarang terjadi.

Seorang karyawan mengharapkan dari EDMS, pertama-tama, pengurangan komponen rutin dan kenyamanan bekerja dengan dokumen, dan kesempatan untuk tidak membuang waktu mencari informasi yang diperlukan. Faktor penting adalah kemudahan penggunaan EDMS dan “keramahan” antarmukanya. Sistem tersebut harus jelas dan dapat dimengerti oleh rata-rata karyawan yang akan bekerja dengannya setiap hari.

1. Meningkatkan transparansi dan pengelolaan bisnis melalui peningkatan akses terhadap informasi dan kontrol yang lebih jelas terhadap proses. Untuk meningkatkan transparansi proses bisnis manajemen dan mengurangi kemungkinan penipuan, setiap sistem manajemen dokumen elektronik berisi modul yang secara jelas menunjukkan proses persetujuan dan modifikasi semua dokumen dalam sistem.

Perlu dicatat bahwa ketika memilih EDMS, penting untuk memperhatikan fleksibilitas sistem, kemampuan untuk menyesuaikannya untuk tugas bisnis tertentu, serta potensi pengembangan lebih lanjut. Yang terakhir dapat mencakup: menyiapkan proses bisnis untuk menyetujui dokumen keuangan, integrasi dengan 1C dan sistem akuntansi lainnya, barcode, membuat arsip dokumentasi utama, integrasi dengan sistem tanda tangan digital elektronik, pemindaian aliran dan pengenalan dokumen dengan pembuatan kartu otomatis , dll.

Relevansi pengelolaan dokumen elektronik ditentukan oleh kebutuhan obyektif saat itu, seperti pertumbuhan arus informasi dan dinamisme lingkungan informasi, dan semakin ditegaskan oleh pernyataan para pemimpin negara. Seperti yang dikatakan Presiden Federasi Rusia D.A Medvedev pada pertemuan Presidium Dewan Negara di Petrozavodsk: “Manajemen dokumen elektronik harus menjadi kenyataan pada tahun 2010.” Tentu saja, kita belum bisa mengatakan bahwa “perintah” presiden telah dilaksanakan sepenuhnya, namun banyak perusahaan Rusia telah melihat melalui praktik mereka sendiri efektivitas EDS sebagai alat untuk mengurangi risiko dan memperoleh keunggulan kompetitif di pasar.

Tentu saja, dengan semua keuntungan nyata dari EDMS, masih belum mungkin untuk sepenuhnya beralih ke manajemen dokumen elektronik, baik dari sudut pandang undang-undang Federasi Rusia, yang menurutnya bentuk utama dokumen masih dianggap. kertas, dan karena realitas objektif kehidupan. Namun, peluang untuk memperoleh alat manajemen efektif yang diperlukan untuk pengembangan bisnis dalam kondisi modern tersedia bagi perusahaan-perusahaan Rusia saat ini.

Penggunaan EDMS BOSS-Referent dalam proses pengelolaan mengarah pada optimalisasi pergerakan dokumen perusahaan, percepatan pengambilan keputusan oleh manajemen organisasi dan peningkatan kualitas manajemen, peningkatan disiplin eksekutif dan efisiensi staf. Sistem manajemen dokumen elektronik Boss-Referent membayar sendiri dalam jangka waktu 6 bulan hingga 2 tahun.

Ketika sistem manajemen dokumen elektronik BOSS-Referent diterapkan di pemerintahan dan lembaga pemerintah, sebuah dasar diciptakan untuk menjalin pertukaran informasi dengan pengguna eksternal seperti “pemerintahan elektronik” dan mengatur kerja portal layanan pemerintah. Produk perangkat lunak BOSS-Referent menjamin transparansi kegiatan dan meningkatkan kualitas layanan pemerintah. Sistem ini memungkinkan Anda mengurangi pengeluaran anggaran untuk pemeliharaan badan pemerintah, meningkatkan produktivitas dan efisiensi manajemen, dan mengontrol disiplin eksekutif dengan lebih baik. Di organisasi swasta, pembuatan sistem meningkatkan efisiensi keputusan manajemen dan produktivitas staf dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk memproses dokumen dan mencari informasi yang diperlukan.

Pembuatan sistem manajemen dokumen elektronik di suatu perusahaan mencakup pembelian sejumlah lisensi yang diperlukan, pengaturan dan penerapan sistem, pelatihan staf, pengorganisasian dukungan dan pemeliharaan sistem. Mitra perusahaan BOSS-Referent menjual lisensi kepada pengguna akhir. Penting untuk membeli lisensi untuk program BOSS-Referent dan lisensi untuk platform IBM Lotus Notes/Domino sesuai dengan jumlah pengguna dalam sistem.

Sebagai hasil dari penerapan sistem manajemen dokumen elektronik, organisasi memiliki peluang untuk memulihkan ketertiban aliran dokumen, mengurangi waktu pemrosesan dokumen, dan meningkatkan kontrol atas pelaksanaan dokumen. Efisiensi pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan meningkat karena pencarian cepat informasi yang diperlukan. Dalam kompetisi, aspek penting adalah keamanan informasi, yang disediakan secara lengkap oleh Referensi BOSS EDMS. Penciptaan ruang informasi tunggal meningkatkan interaksi antar badan pemerintah dan menjadikan kegiatan lembaga pemerintah lebih transparan.

Sistem manajemen dokumen elektronik "BOSS-Referent" adalah contoh yang sangat baik tentang bagaimana spesialis berkualifikasi tinggi mendekati tugas yang diberikan kepada mereka. Ini dikembangkan oleh BOSS-Referent untuk mengotomatiskan aliran dokumen manajemen dan pekerjaan kantor. Dibuat pada tahun 1996, saat ini EDMS BOSS-Referent adalah salah satu pemimpin di pasar solusi kelas ECM (Enterprise Content Management) Rusia. Dari semua stasiun kerja EDMS yang dipasang pada tahun 2008, 25%, yaitu setiap tanggal 4, diimplementasikan pada sistem BOSS-Referent (menurut tinjauan pasar EDMS yang dirilis oleh DSS Consulting).

Fakta di atas cukup menjelaskan mengapa, ketika mencari di Internet untuk kombinasi kata “asisten bos”, segera setelah uraian tentang profesi asisten atau asisten sekretaris dan sejarah asal usul kata “bos” , bersama dengan artikel tentang cara berinteraksi dengan bos yang sama dalam aktivitas profesional, Anda dapat menemukan tautan ke produk ini.

Salah satu tujuan dari program ini adalah untuk memastikan tempat kerja yang bersih dan teratur. Biasanya pengguna bekerja dengan beberapa lusin dokumen. Untuk membatasi jumlah dokumen yang ditampilkan, digunakan sakelar yang bekerja sama, yang tidak mengubah konteks secara radikal, melainkan menyempurnakan tampilan daftar dokumen saat ini.

Kerugiannya termasuk kurangnya pekerjaan offline dan antarmuka yang sedikit ketinggalan jaman. Ada bias terhadap platform di pihak pengguna. Pengelolaan hak akses terhadap dokumen sangat merepotkan dalam kondisi pergantian staf yang normal, kurangnya hak akses kelompok. Masalah dengan rilis versi perangkat lunak baru, dukungan garansi yang buruk.

Grup perusahaan IT Co. dan mitranya telah melaksanakan sejumlah besar proyek untuk menciptakan sistem manajemen dokumen elektronik pada platform BOSS-Referent di perusahaan dari berbagai industri, ukuran dan bentuk kepemilikan.

Layanan Pajak Federal Federasi Rusia adalah departemen terbesar dalam struktur badan pemerintah di negara kita. Setiap tahun, Layanan Pajak Federal menerima dan memproses lebih dari 200 ribu dokumen dari warga negara, badan hukum, dan lembaga pemerintah. Dalam hal ini, salah satu tugas utama Layanan Pajak Federal adalah penciptaan sistem manajemen dokumen.

Paket perangkat lunak BOSS-Referent, yang dikembangkan oleh Perusahaan IT pada platform Lotus Domino/Notes, dipilih sebagai dasar untuk sistem manajemen dokumen elektronik departemen pada Layanan Pajak Federal. Proyek bersama IT Co. dan Pusat Komputasi Penelitian Utama Layanan Pajak Federal Rusia (GNIVC) untuk membuat EDMS dilakukan dalam tiga tahap.

Saat ini, jumlah pengguna sistem melebihi 88 ribu, dan setelah proyek selesai, lebih dari 120 ribu orang akan bekerja di sistem. Saat ini, sistem manajemen dokumen elektronik dari Layanan Pajak Federal Rusia adalah yang terbesar di negara kita.

Pada pertengahan 2008, sistem manajemen dokumen elektronik departemen dari Layanan Pajak Federal Rusia mencakup lebih dari 800 organisasi. Termasuk: Kantor Pusat Layanan Pajak Federal, lebih dari 80 Departemen Wilayah Layanan Pajak Federal, 7 Inspeksi Layanan Pajak Federal untuk Distrik Federal Federasi Rusia, 9 Inspektorat Antar Wilayah untuk Pembayar Pajak Besar, lebih dari 750 distrik dan inspektorat kota dari Layanan Pajak Federal.

Indikator kuantitatif aliran dokumen pada tahun 2007 sangat mengesankan. Jumlah surat masuk dan surat keluar yang disampaikan dan didaftarkan dengan menggunakan EDMS di kantor pusat masing-masing sebanyak 185.000 dokumen masuk dan 235.000 dokumen keluar. Misalnya, untuk administrasi teritorial Layanan Pajak Federal di Republik Tatarstan, indikator berikut sama: 113.000 dan 132.000 dokumen.

Gambar 5 - Sistem manajemen dokumen elektronik dari Layanan Pajak Federal

Sistem manajemen dokumen elektronik dari Layanan Pajak Federal dirancang untuk mengotomatisasi proses manajemen dokumen utama di Kantor Pusat, Direktorat (UFTS) dan Inspektorat Antar Wilayah (IRI) dari Layanan Pajak Federal Rusia, Inspektorat Layanan Pajak Federal (Inspektorat dari Layanan Pajak Federal) Rusia dan memastikan interaksi efektif mereka satu sama lain dalam proses kerja.

EDMS Layanan Pajak Federal Rusia terdiri dari tiga tingkatan, di antaranya interaksi informasi dilakukan:

Tingkat 1: EDMS Administrasi Pusat Layanan Pajak Federal

Tingkat 2: EDMS Layanan Pajak Federal (MRI) (“Wilayah EDS”)

tingkat 3: EDS dari Layanan Pajak Federal.

Rangkaian produk Lotus Notes/Domino digunakan sebagai komponen dasar EDMS Layanan Pajak Federal.

Sistem Notes/Domino mendukung sistem sertifikat hierarki multi-level untuk pengguna dan server. Proyek ini menggunakan sistem sertifikasi terpadu untuk seluruh organisasi, dengan mempertimbangkan struktur organisasi tiga tingkat dan distribusi teritorial divisi. Sesuai dengan skema ini, infrastruktur Lotus Notes/Domino didasarkan pada satu pemberi sertifikat akar tunggal - Layanan Pajak Federal. Dengan analogi dengan sertifikat kantor pusat Otoritas Pusat/Layanan Pajak Federal, pengesah tingkat 1 jenis CodeUFNS/Layanan Pajak Federal dibuat untuk setiap Direktorat Layanan Pajak Federal - misalnya, R05/Layanan Pajak Federal.

Setiap Layanan Pajak Federal (IRI) memiliki domain Notesnya sendiri. Semua server Layanan Pajak Federal dipasang sebagai server pertama di domainnya. Server di inspeksi wilayah dipasang sebagai server kedua di domain yang sama.

Semua server Layanan Pajak Federal (MRI) memiliki buku alamat Lotus Notes (Direktori Domino) sendiri.

Katalog terpadu Layanan Pajak Federal disediakan oleh:

Replikasi semua buku alamat ke server Hub pusat (push);

Menggunakan database Katalog Direktori dan tugas Dircat Lotus Notes standar;

Replikasi database Katalog Direktori ke dalam wilayah (pull).

Hal ini memungkinkan terjadinya pertukaran surat dan interaksi secara sewenang-wenang antara berbagai Layanan Pajak Federal, Inspektorat Antar Daerah, dan Layanan Pajak Federal.

Fitur utama Layanan Pajak Federal adalah sistem kantor tiga tingkat. Tidak hanya kepala departemen, para wakilnya, serta kepala departemen juga memiliki kantor sendiri-sendiri. Dalam hal ini, struktur multi-kantor beroperasi pada tingkat audiens target dan departemen, yang memungkinkan untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki hak akses yang sesuai yang bekerja dengan dokumen dari berbagai kelompok. Karyawan inspeksi distrik bekerja dengan database “Kanselir - Layanan Pajak Federal” yang dibuat khusus untuk setiap inspeksi. EDMS secara otomatis menghasilkan daftar mingguan dokumen yang dikirimkan dan didaftarkan ke departemen layanan pajak, yang ditransfer ke audiens target. Daftar serupa diterima dari inspektorat distrik ke departemen terkait.

EDMS dari Layanan Pajak Federal telah menerapkan kemampuan untuk mengarsipkan dokumen dalam database Office. Arsip departemen regional, inspeksi dan CA bersifat otonom.

Khusus untuk karyawan layanan pajak, sistem pembelajaran jarak jauh telah dikembangkan, yang memperhitungkan semua fitur EDMS Layanan Pajak Federal dan merupakan modulnya.

Badan Kadaster Real Estat Federal (Rosnedvizhimost) adalah badan eksekutif federal yang menjalankan fungsi mengelola properti negara dan menyediakan layanan publik di bidang pemeliharaan kadaster real estat negara, melaksanakan pendaftaran kadaster negara atas real estat, kegiatan kadaster, penilaian kadaster negara atas tanah, pengelolaan tanah dan pemantauan tanah negara, serta fungsi penguasaan tanah negara.

Pada pertengahan 2015, EDMS Rosnedvizhimost mencakup lebih dari 220 organisasi departemen (Kantor Pusat, Direktorat Teritorial Rosnedvizhimost di entitas konstituen Federasi, Kamar Kadaster Federal di entitas konstituen Federasi) yang berlokasi di zona waktu dari Chukotka hingga Kaliningrad , jumlah pengguna aktif sistem pengelolaan dokumen elektronik melebihi 2000 .

Hampir sejak hari pertama implementasi, Badan ini menerima alat yang ampuh yang menjamin pelaksanaan semua perintah pemerintah tanpa syarat. Sistem ini memungkinkan seluruh karyawan manajemen untuk memantau pelaksanaan instruksi secara mandiri. Hasil yang sangat penting dari pengenalan EDMS adalah penghapusan masalah penyimpanan dokumen, termasuk korespondensi terkini.

Sistem ini dikerahkan dan beroperasi pada server khusus. Ini berarti bahwa setiap subjek federasi telah menerapkan sistem manajemen dokumen elektronik regional pada basis server dan jaringan pelanggannya sendiri, namun semua EDMS regional ini terintegrasi ke dalam sistem secara keseluruhan. Artinya, struktur hierarki telah dibangun yang memungkinkan karyawan departemen teritorial melakukan pekerjaan secara mandiri di EDMS.

Pemilihan EDMS yang optimal harus mempertimbangkan tugas yang diselesaikan dan karakteristik perusahaan atau organisasi. Saat ini, dimungkinkan untuk menerapkan EDMS yang kompleks, yang mencakup semua bidang pekerjaan kantor di organisasi besar dan struktur holding terdistribusi, serta sistem yang lebih sederhana dan tidak rumit untuk perusahaan kecil dan menengah.

10. Dukungan dokumentasi kegiatan organisasi. Baranovsky V.P. tutorial. - M.: Persatuan Penulis dan Penerbit “Tandem”. Penerbitan Ekmos, 2005. - 276 hal.

11. Dukungan dokumentasi manajemen (dokumen): Proc. desa / T.A.Bykova dan lainnya - edisi ke-2, direvisi. dan tambahan - M.: NIC Infra-M, 2013. - 304 hal.

12. Kuznetsov S.L. Sistem otomatis untuk registrasi dan pengendalian pelaksanaan // Urusan Kesekretariatan. - 2011. - Nomor 4. - Dengan. 48-49

13. Kuznetsov S.L. Teknologi modern untuk dukungan dokumentasi manajemen - M.: MPEI; 2012. - 361 hal.

14. Kuznetsov, I. N. Pekerjaan kantor [Sumber daya elektronik]: Manual pendidikan dan referensi / I. N. Kuznetsov. - Edisi ke-6, direvisi. dan tambahan - M.: Perusahaan penerbitan dan perdagangan "Dashkov and Co", 2013. - 520 hal.

15. Kunyaev, N. N. Dokumen rahasia dan manajemen dokumen elektronik yang aman [Sumber daya elektronik]: buku teks / N. N. Kunyaev, A. S. Demushkin, A. G. Fabrichnov; di bawah umum ed. N.N.Kunyaeva. - M.: Logos, 2011. - 452 hal.

16. Pemerintahan elektronik. Manajemen dokumen elektronik. Istilah dan definisi: Buku Teks / S.Yu. Kabashov. - M.: NIC INFRA-M, 2013. - 320 hal.

17. Strastenko V.V. STC IRM. Mengapa Anda memerlukan otomatisasi kantor? - Mode akses: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. Review sistem pengelolaan dokumen elektronik. - Mode akses: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. Manajemen dokumen elektronik - Sistem dokumentasi manajemen. - Mode akses: http://www.IT.ru/

20. Sistem manajemen perusahaan otomatis. - Mode akses: http://www.cmdsoft.ru/

21. Sumber daya elektronik: Pusat Teknologi Komputer: Sistem Manajemen Dokumen Elektronik N-System. - Mode akses: http://www.cland.ru/

Diposting di Allbest.ru

Sistem perangkat lunak otomasi kantor. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem pengelolaan dokumen elektronik. Analisis Pelayanan Manajemen Perkantoran di JSC “Tekhnoliga”. Pembuatan sistem manajemen dokumen elektronik berbasis EDMS “BOSS-Referent”.

tugas kursus, ditambahkan 03/04/2015


Esensi dan spivvіdnosheniya memahami "referensi", "referensi sekretaris" dan "asisten kerivnik". Manfaat kualifikasi untuk pekerjaan referensi. Dokumen peraturan untuk profesi referensi di Ukraina. Dokumen yang mengatur kegiatan rujukan di balik penjagaan.

tugas kursus, ditambahkan 22/03/2015


Analisis sistem otomasi kantor modern dalam organisasi dan manajemen dokumen elektronik, fitur klasifikasinya. Masalah otomatisasi pengelolaan dokumen elektronik. Keuntungan penerapan sistem pengelolaan dokumen elektronik.

tugas kursus, ditambahkan 15/01/2013


Esensi dan pentingnya pengelolaan dokumen elektronik, dampaknya terhadap peningkatan efisiensi dalam proses pengelolaan perusahaan. Penentuan skema pemrosesan dokumen secara paralel atau berurutan. Klasifikasi program pengelolaan dokumen elektronik.

tugas kursus, ditambahkan 22/04/2014


Konsep dasar dan prinsip pengelolaan dokumen elektronik, kelebihan penerapannya. Portable Document Format (PDF) sebagai format dokumen elektronik portabel yang tidak bergantung pada platform portabel. Tanda tangan digital elektronik: tujuan dan penerapan.

presentasi, ditambahkan 31/01/2016


Konsep dan definisi aliran dokumen elektronik (sesuai dengan teks undang-undang federal). Kebutuhan usaha kecil akan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS). Klasifikasi fungsi EDMS, persyaratan dasar untuk itu. Atribut dan detail dokumen.

presentasi, ditambahkan 21/03/2015


Klasifikasi permasalahan dalam penerapan alat pengelolaan dokumen elektronik: ilmu pengetahuan yang berlebihan, ketahanan terhadap lingkungan dan sebaliknya rekayasa ulang, penyesuaian, desain yang kurang. Konservatisme karyawan dan manajemen. Memberikan kekuatan hukum pada dokumen elektronik.

abstrak, ditambahkan 17/05/2011


Fitur teknis, kekhususan, kerangka waktu dan kesulitan penerapan sistem manajemen dokumen elektronik di suatu perusahaan. Analisis masalah psikologis yang timbul selama motivasi dan pelatihan ulang personel terkait dengan penerapan EDS.

tugas kursus, ditambahkan 04/12/2014


Hakikat dan jenis pengelolaan dokumen elektronik; prinsip organisasinya. Aturan penyusunan dokumen administrasi dan referensi dan informasi. Konsep dan sifat munculnya dana kearsipan. Peraturan aliran dokumen elektronik dalam organisasi.

tugas kursus, ditambahkan 16/10/2014


Karakteristik subsistem informasi manajemen. Konsep dan tipologi dokumen peraturan organisasi. Studi aliran dokumen di perusahaan "Pabrik Konstruksi Rumah Panel Besar" LLC. Metode pengenalan manajemen dokumen elektronik "Delo".

Tujuan dari sistem BOSS-Referent

Sistem BOSS-Referent dirancang untuk mengotomatisasi aliran dokumen manajemen dan pekerjaan kantor. Konsumennya adalah perusahaan komersial, perusahaan kesatuan negara bagian, dan otoritas pemerintah.

Hasil utama dari implementasi sistem adalah:

• - Meningkatkan pengelolaan organisasi. Tingkat disiplin kinerja yang baru.
• - Dukungan regulasi interaksi intra-perusahaan. Peningkatan kecepatan pengambilan keputusan.
• - Menciptakan kondisi untuk pertukaran pengetahuan dan informasi. Meningkatkan proses, produk, dan layanan organisasi.

Keuntungan dari sistem BOSS-Referent

• - Alat untuk menciptakan ruang informasi dan manajemen terpadu untuk organisasi dengan kompleksitas apa pun: terdistribusi, multi-level, fungsional, dan desain.
• - Dukungan untuk rute persetujuan dokumen yang kompleks.
• - Pengembangan solusi. Otomatisasi proses bisnis yang cepat berkat hadirnya proses pemrosesan dokumen bawaan, dapat disesuaikan dan dimodifikasi dengan mempertimbangkan spesifikasi pelanggan.
• - Pengoperasian yang andal, kinerja tinggi, kemudahan administrasi dan penskalaan, akses Web.
• - Ketersediaan alat keamanan informasi. Kemungkinan membangun sistem pengelolaan dokumen elektronik yang signifikan secara hukum berdasarkan BOSS-Referent.
• - Mudah bagi pengguna untuk belajar.
• - Keberhasilan penggunaan sistem oleh perusahaan dan organisasi terkemuka di Rusia.

Fungsionalitas sistem

Sistem BOSS-Referent menyediakan otomatisasi proses:

• - dukungan dokumentasi untuk pengambilan keputusan, termasuk pembuatan rancangan dokumen, persetujuannya, persetujuan dan pengiriman ke arsip;
• - pengendalian disiplin kinerja, termasuk proses pembentukan instruksi dan pengendalian pelaksanaannya;
• - bekerja dengan korespondensi masuk dan keluar.

Fungsi-fungsi ini dapat diimplementasikan dalam organisasi dan perusahaan yang memiliki struktur proyek fungsional dan multi-level, terdistribusi secara geografis.

Fungsi otomatis

• - Dukungan dokumentasi untuk pengambilan keputusan:
• - Otomatisasi peraturan yang disetujui dan pengelolaan perubahannya.
• - Menjaga pekerjaan pengguna akhir sesuai dengan peraturan.
• - Substring peraturan selama penggunaannya “on the fly”.
• - Memantau perjalanan dokumen sesuai dengan peraturan: tanggal, visa, versi dan edisi dokumen.
• - Dukungan untuk skema koordinasi yang kompleks: paralel, berurutan, dengan transisi berdasarkan kondisi.
• - Bekerja dengan versi dan revisi dokumen.
• - Pemrosesan dokumen masuk dan keluar:
• - Pendaftaran surat menyurat yang diterima dalam berbagai bentuk. Menghubungkan dokumen “tentang masalah ini”.
• - Pengenaan resolusi. Meneruskan dokumen dalam suatu organisasi melalui rute yang dapat disesuaikan.
• - Dukungan untuk nomor registrasi yang kompleks.
• - Memastikan pengoperasian beberapa kantor.
• - Pengendalian disiplin kinerja.
• - Akses cepat ke dokumen terkait pesanan baru dan yang dibuat sebelumnya.
• - Pembentukan pesanan, penyesuaian daftar pelaksana dan tenggat waktu penyelesaian pesanan.
• - Memantau tenggat waktu dan bekerja untuk menyelesaikan tugas.
• - Pemantauan dan statistik pelaksanaan perintah dan pemrosesan dokumen.
• - Dukungan untuk struktur organisasi perusahaan dan organisasi yang kompleks.
• - Memelihara data perusahaan bawahan, divisi dan karyawan organisasi.
• - Dukungan untuk mekanisme orang yang dipercaya, delegasi kekuasaan dan kombinasi.
• - Mengelola hak karyawan untuk membuat, menyetujui, menandatangani, mendaftarkan dokumen, dll.

Struktur fungsional sistem BOSS-Referent

Fitur tambahan

Pembuat laporan "Laporan"sMan

Generator laporan Report'sMan untuk Lotus Notes (dikembangkan oleh Aplana) memastikan persiapan laporan kompleks untuk pengguna aplikasi Lotus Notes dan, khususnya, pengguna sistem manajemen dokumen elektronik BOSS-Referent.

Report"sMan dapat dihubungkan ke database Lotus Notes apa pun dengan desain apa pun. Ia bekerja dengan parameter arbitrer saat membuat laporan dan melakukan pemrosesan makro otomatis. Pembuat laporan memungkinkan Anda menyimpan contoh laporan untuk digunakan kembali selanjutnya, serta mengekspor laporan ke MS Excel, MS Word, HTML dan Teks Biasa.

Bagi calon mitra dan pengguna program Report'sMan, Aplana memberikan kesempatan untuk mengerjakannya dalam mode uji coba selama satu bulan.

Sistem pemindaian dan pengenalan teks

Sistem BOSS-Referent terintegrasi dengan sistem pemindaian dan pengenalan teks ABBYY FineReader (versi 4.0 atau SE 7.0) dan CuneiForm (versi 10 dan lebih tinggi). Kehadiran integrasi memungkinkan Anda mengatur konversi otomatis cepat dokumen dari kertas ke bentuk elektronik dan dengan mudah memasukkannya ke dalam sistem.

BOSS-Referent menawarkan tiga opsi untuk menggunakan alat pemindaian dalam manajemen dokumen elektronik dan sistem otomasi kantor:

• - Menggunakan pemindai desktop untuk mengatur pemindaian individual. Direkomendasikan untuk digunakan dalam organisasi dengan jumlah dokumen masuk yang sedikit
• - Menggunakan pemindai jaringan untuk kelompok kerja
• - Menggunakan jalur aliran pemindaian yang menyediakan konversi otomatis cepat dokumen ke dalam bentuk elektronik dalam mode streaming berkelanjutan. Pemindaian ini dilakukan dengan menggunakan teknologi barcode dan direkomendasikan untuk digunakan dalam organisasi dengan volume surat masuk yang besar, dengan struktur manajemen yang tersebar secara geografis, dan di kantor pusat kementerian dan departemen.

Server faks Faks Ekstra

Integrasi sistem BOSS-Referent dengan server faks ExtraFax (oleh Extracomm Technologies Inc.) memberikan kemampuan untuk mengirim dan menerima faks dan email, merutekan pesan masuk, menghitung biaya lalu lintas menggunakan sistem penagihan bawaan, dan juga melakukan banyak hal berguna fungsi untuk bekerja dengan faks.

Pengguna dapat bekerja dengan server ExtraFax menggunakan klien Lotus Notes standar, browser web apa pun, atau mencetak dokumen untuk difaks dari aplikasi Windows apa pun menggunakan driver ExtraFax Print-to-Fax.

Pengaturan situs klien, yang dapat dilakukan melalui klien Notes standar dan melalui Internet, memungkinkan Anda memilih header faks, serta mengirim pesan sesuai jadwal dan dengan mempertimbangkan prioritas. Saat mencetak dokumen dari aplikasi Windows, buku alamat yang terletak di server Domino dapat digunakan untuk memilih penerima.

Sangat nyaman bagi pengguna: mekanisme tunggal untuk mengirim faks dan email, kemampuan untuk mengirim dokumen dari lingkungan Windows ke faks dengan satu klik tombol kanan mouse, serta mengirimkan pemberitahuan secara otomatis tentang hasil pengiriman faks. Pengorganisasian kerja kelompok dengan faks dimungkinkan melalui perutean pesan masuk, pengaturan header faks individu dan kolektif, serta sistem penagihan internal. Program ini memberikan kemampuan untuk membedakan hak akses ke faks - untuk bekerja dengan faks (membuat, membaca, menghapus, meneruskan, dll.) dan mengirim faks melalui jalur jarak jauh atau internasional.

Komposisi sistem

Sistem manajemen dokumen elektronik yang dibangun berdasarkan BOSS-Referent secara kasar dapat direpresentasikan sebagai kombinasi beberapa lapisan:

• - perangkat keras (server, stasiun kerja klien, jaringan, dll.) dan platform (sistem operasi jaringan Windows/Linux/Sun dan protokol transport), yang menggabungkan semua perangkat keras menjadi satu kompleks
• - Teknologi IBM Lotus - platform teknologi yang merupakan "superstruktur" di atas sistem operasi jaringan
• - Sistem BOSS-Referent, yaitu aplikasi Lotus Domino yang terdiri dari database berformat nsf.

Fitur teknologi

1. Dukungan untuk pekerjaan organisasi yang tersebar secara geografis

Arsitektur sistem memungkinkan Anda untuk menerapkan sistem pada beberapa struktur independen server Lotus dan, khususnya, untuk mengatur pekerjaan pada konfigurasi paling kompleks dari server Lotus Domino R6.5X - dalam topologi "bintang dua tingkat". Dua server radial milik server induk yang sama dan “melihatnya” dapat bertukar paket informasi secara langsung.

2. Dukungan untuk distribusi nyata

Ciri khas dari sistem ini adalah dukungannya terhadap aliran dokumen manajemen dan prosedur kerja kantor di organisasi yang tersebar secara geografis.

• - Sistem secara otomatis mengirimkan: a) kepada seluruh peserta proses persetujuan salinan rancangan dokumen yang disepakati, b) kepada penanggung jawab penyiapan dokumen (pengambilan keputusan) visa dan komentar peserta persetujuan, dokumen tambahan.
• - Setelah persetujuan selesai, sistem memperbarui status dokumen dan menginformasikannya kepada semua peserta dalam proses persetujuan.
• - Tahap sosialisasi diakhiri dengan pengiriman otomatis dokumen (dan semua salinannya) ke database arsip.

Kapan saja, semua karyawan yang mengerjakan rancangan dokumen memiliki salinannya yang terkini, memiliki informasi tentang status dokumen, dan juga dapat melihat informasi terkait masalah tersebut - komentar, instruksi, dll.

3. Efisiensi dan keandalan transmisi data

Saat mentransmisikan data dalam struktur terdistribusi, mekanisme baru yang fundamental untuk interaksi konfigurasi sistem yang diinstal di berbagai wilayah (server) digunakan. Di BOSS-Referent v.3, mekanisme replikasi hanya digunakan untuk menyinkronkan data referensi dan kamus. Untuk mentransfer data fungsional, sering kali membentuk kumpulan dokumen (kita berbicara tentang sekumpulan file, instruksi, visa persetujuan, sosialisasi, dll., terkait dengan kartu dokumen tertentu), mekanisme transfer data langsung melalui koneksi soket menggunakan Paket XML digunakan.

Mekanisme ini, yang mendasari proses persetujuan dan sosialisasi dokumen dalam lingkungan terdistribusi, memastikan: 1) pengiriman kumpulan dokumen yang terjamin dan ekonomis (hanya ke server yang diperlukan) ke semua peserta dalam pengerjaan dokumen, 2) pengurangan beban pada saluran transmisi data dan 3) penyederhanaan administrasi sistem yang signifikan: tidak perlu melakukan pengaturan rumit hak akses server dan parameter replikasi.

4. Dukungan terhadap struktur organisasi yang kompleks

Sistem ini mendukung mekanisme yang dipikirkan dengan matang untuk menggabungkan posisi, delegasi wewenang dan substitusi. Mekanisme penggabungan posisi adalah kunci penggunaan EDMS dalam organisasi di mana, selain departemen fungsional, terdapat entitas proyek. Untuk setiap karyawan, daftar peran pemrosesan dokumen ditentukan (pemberi persetujuan, persetujuan, dll.), sedangkan pengguna dapat memiliki peran berbeda di departemen fungsional tempat dia bekerja dan proyek di mana dia berpartisipasi. Dengan memproses suatu dokumen tertentu, pengguna menerima dan memproses dokumen sesuai dengan perannya dalam departemen yang ditentukan dalam dokumen tersebut.

5. Bekerja dengan versi dan revisi dokumen

Kartu dokumen dan file terlampir disimpan dalam database yang berbeda. Hal ini memungkinkan diterapkannya mekanisme pengerjaan versi dan revisi dokumen, yang banyak digunakan pada tahap koordinasi, penandatanganan dan persetujuan dokumen.

6. Fleksibilitas sistem

Alat sistem, termasuk mekanisme alur kerja, memungkinkan Anda dengan cepat mengubah skema pemrosesan dokumen yang ada, serta dengan cepat menerapkan aliran dokumen untuk proses bisnis baru yang terkait dengan pemrosesan dokumen. Dengan menggunakan elemen penyusun sistem, Anda dapat dengan cepat mengimplementasikan, misalnya, pemrosesan dokumen yang diperlukan untuk membuat keputusan tentang kelayakan melakukan promosi, mengeluarkan pinjaman (di bank), dll.

7. Toleransi kesalahan

BOSS-Referent mendukung pekerjaan dalam cluster perangkat lunak Domino, yang terdiri dari dua server - server utama dan cadangan. Jika server utama tempat pengguna bekerja gagal, mereka secara otomatis dialihkan ke server cadangan (saat database dibuka kembali). Ketika server utama dipulihkan, administrator mengalihkan pengguna kembali.

8. Kinerja

Kinerja sistem yang tinggi dalam situasi pertumbuhan volume data yang dinamis dipastikan melalui mekanisme pengarsipan yang mentransfer dokumen ke arsip di server tempat dokumen itu dibuat, sekaligus secara otomatis menyimpan salinan arsip di server lain. Performa tinggi juga dicapai melalui penyimpanan terpisah dari kartu dokumen "ringan" dan file yang menyertainya, serta akses ke file terakhir menggunakan perangkat lunak.

9. Akses web

Untuk organisasi yang tidak menggunakan Lotus sebagai standar perusahaan, ditawarkan cara alternatif untuk mengakses fungsionalitas sistem - menggunakan browser Internet Explorer versi 5 dan lebih tinggi. Organisasi semacam itu hanya perlu membeli Lotus Notes CAL untuk instalasi di stasiun kerja administrator sistem.

10. Kemudahan administrasi

Platform Lotus Domino/Notes memungkinkan Anda menyempurnakan sistem dan mereplikasikannya ke anak perusahaan organisasi secara bersamaan. Ada mekanisme yang memungkinkan Anda memperbarui sistem di semua kantor organisasi yang tersebar secara geografis dalam semalam. Untuk memudahkan pekerjaan pemeliharaan daftar karyawan, sistem telah terintegrasi dengan direktori LDAP.

Arab Bulgaria Cina Kroasia Ceko Denmark Belanda Inggris Estonia Finlandia Prancis Jerman Yunani Ibrani Hindi Hongaria Islandia Indonesia Italia Jepang Korea Latvia Lituania Malagasi Norwegia Persia Polandia Portugis Rumania Rusia Serbia Slovakia Slovenia Spanyol Swedia Thailand Turki Vietnam

Sistem BOSS-Referent dirancang untuk mengotomatisasi aliran dokumen manajemen dan pekerjaan kantor. Dibuat pada tahun 1996, saat ini EDMS BOSS-Referent adalah salah satu pemimpin di pasar solusi kelas ECM (Enterprise Content Management) Rusia. Dari semua stasiun kerja EDMS yang dipasang pada tahun 2008, 25%, yaitu setiap tanggal 4, diimplementasikan pada sistem BOSS-Referent (menurut tinjauan pasar EDMS yang dirilis oleh DSS Consulting).

EDMS terbesar di Rusia dibangun di atas platform BOSS-Referent di Layanan Pajak Federal Federasi Rusia (FTS) - lebih dari 85.000 pengguna, dan di perusahaan MTS - sistem ini menyatukan lebih dari 25.000 karyawan.

Pengguna sistem manajemen dokumen elektronik BOSS-Referent adalah otoritas federal dan regional, perusahaan kesatuan negara, perusahaan komersial, termasuk perusahaan induk dengan struktur cabang besar dan organisasi kecil.

Otomatisasi pengelolaan dokumen dengan bantuan BOSS-Referent menghasilkan peningkatan produktivitas karyawan, kemudahan akses informasi untuk pengambilan keputusan manajemen, peningkatan disiplin kinerja, dan akibatnya, peningkatan kualitas manajemen secara keseluruhan.

• mengatur kerja yang efektif dengan kontrak;
• menjadikan alur dokumen internal perusahaan sebisa mungkin tanpa kertas;
• mengotomatiskan aliran dokumen otoritas federal atau regional;
• memastikan kontrol berkualitas tinggi atas pelaksanaan instruksi dari manajer;
• meningkatkan efisiensi pemrosesan aplikasi;
• menerapkan aliran dokumen proyek dan kemungkinan kerja tim;
• membangun manajemen dokumen dalam sistem manajemen mutu.

Di pihak berwenang:

• peningkatan kualitas pelayanan publik;
• meningkatkan disiplin kinerja, meningkatkan pengendalian;
• meningkatkan transparansi dan keterbukaan kegiatan;
• mengurangi biaya untuk mendukung pekerjaan badan-badan pemerintah;
• menciptakan dasar bagi sistem informasi yang komprehensif seperti “pemerintahan elektronik” (aliran dokumen antardepartemen, EAR, arsip, portal layanan pemerintah).

Untuk perusahaan komersial:

• peningkatan pengendalian;
• respons cepat terhadap perubahan;
• meningkatkan daya saing perusahaan di pasar.

Periode pengembalian sistem berkisar dari enam bulan hingga 2 tahun.

Sistem BOSS-Referent dirancang untuk mengotomatiskan aliran dokumen dan proses manajemen.

Sistem ini mencakup fungsionalitas yang memungkinkan Anda untuk mengimplementasikan:

Dukungan untuk proses persetujuan

• memungkinkan untuk menggunakan standar dan membuat proses khusus;
• memberikan kemungkinan untuk mengubah daftar orang yang memberi persetujuan, jenis dan waktu persetujuan;
• memungkinkan Anda mengontrol proses persetujuan;
• memberikan informasi tentang versi dokumen dan riwayat persetujuan.

Kontrol pelaksanaan perintah

• memastikan akuntansi semua pesanan yang dikeluarkan;
• memungkinkan Anda memantau ketepatan waktu pelaksanaan perintah dan beban kerja spesialis;
• menghasilkan statistik tentang pelaksanaan pesanan dan pemrosesan dokumen.

Bekerja dengan korespondensi masuk dan keluar

• memastikan pendaftaran korespondensi yang diterima dalam berbagai jenis;
• mendukung nomor registrasi dengan kompleksitas apa pun;
• memungkinkan Anda menautkan dokumen satu sama lain;
• memungkinkan untuk memaksakan resolusi dan menyiapkan rancangan resolusi;
• memastikan pengoperasian beberapa kantor dalam satu ruang informasi.

Rincian lebih lanjut tentang kemampuan sistem dapat ditemukan di situs web produsen.

EDMS BOSS-Referent memiliki sejumlah keunggulan komersial dan teknologi unik yang memberikan sistem kepemimpinan di pasar solusi manajemen dokumen Rusia.

Sistem ini memenuhi kebutuhan organisasi besar dan kecil di industri mana pun, dan memungkinkan otoritas pemerintah untuk membuat sistem informasi yang kompleks, termasuk EAR, portal, aliran dokumen yang signifikan secara hukum, dan arsip.

Keunggulan EDMS BOSS-Referent ditentukan oleh kemampuan luas platform IBM Lotus, arsitektur teknologi tinggi, dan pengalaman implementasi yang kaya. Keuntungan solusi berikut dapat disoroti:

EDMS BOSS-Referent dirancang untuk meningkatkan efisiensi organisasi secara keseluruhan, dan karyawannya pada khususnya. Faktor penting yang mempengaruhi seberapa cepat karyawan terlibat dalam bekerja dengan aplikasi baru, dan seberapa cepat operasi standar diterapkan dalam sistem manajemen dokumen elektronik, adalah apa yang disebut kegunaan - antarmuka pengguna yang berfokus untuk memastikan kenyamanan psikologis dan estetika maksimum bagi pengguna. untuk bekerja dengan aplikasi tersebut. BOSS-Referent nyaman dan mudah digunakan

Antarmuka sistem BOSS-Referent saat ini intuitif untuk pengguna biasa dan salah satu yang paling nyaman digunakan di antara sistem serupa.

"Harian" dan "Pemegang Kartu"

Mulai dari versi 3.2.1, sistem telah mengimplementasikan halaman awal, yang berisi item-item yang selalu digunakan dalam pekerjaan - buku harian dan pemegang kartu nama.

Secara konseptual, halaman awal adalah stasiun kerja otomatis individual (AWS). Ini berarti bahwa setiap pengguna dapat mengonfigurasi komponen halaman sehingga nyaman baginya untuk bekerja, dan alat utama sistem selalu “tersedia”.

Hanya informasi yang Anda butuhkan

Antarmuka sistem BOSS-Referent dirancang agar berbagai kelompok pengguna dapat bekerja lebih cepat dan lebih nyaman: mereka hanya diberikan alat dan data yang mereka butuhkan.

Pengguna dapat dibagi menjadi beberapa kelompok berikut sesuai dengan tugas yang harus mereka selesaikan saat bekerja dengan sistem:

• pelaksana - mengisi kartu dokumen, mengirim dokumen untuk disetujui dan ditandatangani, memantau kemajuan dokumen, melaporkan instruksi dari manajemen;
• manajer - membuat keputusan tentang dokumen (mengkoordinasikan dan menandatangani dokumen), memantau pelaksanaan instruksi;
• Panitera - menerima, mendaftar, mengirim dokumen, memantau disiplin kinerja.

Untuk setiap kelompok pengguna, antarmuka dokumen yang sama sekalipun akan berbeda.

BOSS-Referent memiliki versi web yang berfungsi penuh yang mendukung semua fungsi pengguna. Jadi, dengan EDMS BOSS-Referent, pekerjaan pengguna secara penuh dapat dilakukan baik di klien Lotus Notes maupun melalui browser web.

Keramahan pengguna

Bekerja dengan EDMS Referensi BOSS di web praktis tidak berbeda dengan bekerja di klien Lotus Notes.

Antarmuka kedua versi identik - alat, kartu dokumen, dan prinsip navigasi sistem adalah sama. Jika pengguna bekerja dengan kedua versi, misalnya, di kantor klien Lotus digunakan untuk akses, dan browser web digunakan untuk akses dari rumah, maka dia tidak perlu mempelajari aturan untuk bekerja dengan setiap versi - keduanya adalah identik untuk kedua versi.

Kapan waktu yang tepat untuk menggunakan akses web ke sistem?

Akan lebih tepat jika organisasi bekerja dengan Referensi BOSS melalui antarmuka web dengan ketentuan berikut:

• ketika sebuah organisasi telah mengadopsi klien email selain Lotus sebagai standar perusahaan, tentu tidak disarankan untuk menggantinya, dan pekerjaan dengan dokumen dapat dilaksanakan melalui sistem versi Internet;
• ketika sebagian besar pengguna EDMS adalah pengguna seluler, yang lebih nyaman mengakses sistem dari titik mana pun yang dilengkapi dengan akses Internet;
• jika kebijakan teknologi informasi organisasi melibatkan penggunaan aplikasi yang dapat diakses melalui antarmuka web jika memungkinkan;
• jika organisasi memiliki jumlah pengguna yang sangat besar di kantor yang jauh secara geografis, penggunaan versi web dapat mempercepat implementasi EDMS dan mengurangi biaya proyek.

Fitur Teknik

Untuk mengonfigurasi akses web ke sistem BOSS-Referent, tidak diperlukan server tambahan: kemampuan pengguna untuk bekerja dengan versi web diwujudkan dengan konfigurasi tambahan server Lotus Domino. Server yang sama juga digunakan untuk mendukung pengguna yang bekerja di klien Lotus.

Otentikasi pengguna sistem saat bekerja di web diimplementasikan dengan salah satu dari tiga cara:

• menggunakan Lotus Domino (satu-satunya pilihan yang memungkinkan bagi pengguna yang menggabungkan pekerjaan melalui web dan klien tebal);
• melalui Active Directory (Anda dapat menggunakan komponen Winlogon);
• menggunakan direktori yang kompatibel dengan LDAP.

Pemberitahuan yang masuk ke email pengguna saat bekerja di web berbentuk tautan html (bukan tautan Lotus yang digunakan saat bekerja di klien email Lotus).

Untuk menggunakan akses web, Anda tidak perlu mengunduh elemen ActivX dan applet Java. Setelah pengguna memiliki kesempatan untuk bekerja di web, ia cukup memasukkan tautan yang ditentukan oleh administrator, menjalani otentikasi, setelah itu ia dapat segera bekerja dengan sistem versi lengkap.

Apa yang diperlukan untuk mengimplementasikan EDMS dengan cepat? Untuk melakukan ini, perlu diatur proses (peraturan) untuk bekerja dengan dokumen dalam sistem dalam waktu singkat.

Oleh karena itu, BOSS-Referent hadir dengan serangkaian proses yang telah dikonfigurasi sebelumnya untuk bekerja dengan dokumen standar, yang hanya perlu disesuaikan untuk pelanggan tertentu. Sistem ini juga berisi elemen desain yang dirancang untuk dengan cepat membangun proses “kubus” untuk memproses dokumen khusus (seperti, misalnya, proses persetujuan permohonan pinjaman). Hal ini memungkinkan Anda mengurangi waktu implementasi dan adaptasi sistem secara signifikan terhadap kebutuhan pelanggan.

Di organisasi mana pun, ada aturan untuk bekerja dengan dokumen, yang mungkin dicatat atau tidak dalam bentuk peraturan (atau regulasi), dan harus diperhitungkan saat mengotomatisasi bisnis. Peraturan tersebut menentukan apa yang terjadi pada suatu dokumen pada berbagai tahap siklus hidupnya. Dalam penerapan sistem otomasi manajemen, peraturan yang diterapkan berupa peraturan administrasi elektronik (ERA). Dalam EDMS BOSS-Referent, peraturan elektronik disebut “proses pengambilan keputusan” (misalnya, “proses pengambilan keputusan kontrak” atau “proses pengambilan keputusan berdasarkan memo”).

Elemen dari setiap “Proses Pengambilan Keputusan” (peraturan)

“Proses pengambilan keputusan” terbentuk dari kartu dokumen dan jalur dokumen.

Kartu dokumen adalah formulir layar yang dikonfigurasi oleh administrator dan berisi atribut dokumen dan dokumen itu sendiri dalam bentuk gambar elektronik yang dipindai atau draft dokumen, misalnya dalam format Microsoft Word.

Rute dokumen adalah urutan tahapan pemrosesan dokumen yang dikonfigurasi untuk jenis dokumen oleh administrator sistem. Rute tersebut dapat mencakup tahapan pemrosesan dokumen berikut:

• Persiapan;
• koordinasi;
• penandatanganan;
• penyataan;
• Registrasi;
• eksekusi;
• transfer ke arsip.

Tahap “koordinasi” dapat terdiri dari satu atau beberapa tahap. Setiap tahapan dibuat menggunakan salah satu blok persetujuan berikut:

• paralel;
• sekuensial;
• dengan transisi sesuai kondisi.

Menyiapkan “Proses Pengambilan Keputusan” (Peraturan)

Seluruh aliran dokumen yang diproses oleh organisasi mana pun dapat dibagi menjadi dokumen yang khas untuk sebagian besar organisasi, dan dokumen khusus, biasanya bersifat produksi (di bank - ini adalah permohonan pinjaman, di perusahaan konsultan - laporan, dll. ).

BOSS-Referent berisi proses yang telah dikonfigurasi sebelumnya untuk bekerja dengan dokumen standar, dan juga memungkinkan Anda untuk merakit proses khusus dari "kubus" desainer yang ada di dalam sistem.

Menyiapkan proses standar

Versi dasar sistem BOSS-Referent mencakup 5 “Proses Pengambilan Keputusan” yang telah dikonfigurasi sebelumnya untuk dokumen standar (digunakan di sebagian besar organisasi):

• kontrak;
• dokumen organisasi dan administrasi;
• rancangan dokumen keluar;
• memo;
• aplikasi.

Untuk proses ini, sistem BOSS-Referent menerapkan rute dokumen standar dan kartu dokumen standar. Proses bawaan bersifat universal dan dapat diubah oleh administrator menggunakan pengaturan sederhana.

Struktur kartu untuk salah satu dari 5 proses standar dikonfigurasi oleh administrator sistem. Beberapa kolom dapat diisi secara default; beberapa kolom dapat diisi menggunakan buku referensi sistem.

Rute untuk proses pra-konfigurasi sudah ditentukan dalam sistem dan terdiri dari tahapan pemrosesan dokumen dan blok persetujuan yang dijelaskan di atas. Administrator sistem dapat mengonfigurasi proses persetujuan menggunakan blok persetujuan, serta menentukan karyawan yang terlibat dalam persetujuan, penandatanganan, dan persetujuan dokumen.

Membuat Proses Kustom

Untuk perusahaan yang menggunakan dokumen khusus (misalnya, permohonan pinjaman) di BOSS-Referent, dimungkinkan untuk dengan cepat merancang rute khusus dan kartu dokumen yang diperlukan.

Pembuatan rute khusus dilakukan menggunakan Lotus Workflow Architeсt dari tahapan standar pemrosesan dokumen dan blok persetujuan yang dibangun ke dalam sistem (dijelaskan di atas).

Untuk membuat kartu untuk dokumen khusus yang menyertakan komposisi bidang apa pun yang diperlukan, alat Lotus Domino Designer digunakan.

Setelah membuat peta dan rute, prosesnya dikonfigurasi dengan cara yang sama seperti proses standar.

BOSS-Referent adalah salah satu solusi terbaik yang tersedia di pasar Rusia untuk mengatur aliran dokumen yang efektif dalam organisasi dengan struktur yang tersebar secara geografis, sebagaimana dibuktikan oleh sejumlah proyek yang sukses, termasuk:

• EDMS terbesar di Rusia dibangun di atas platform BOSS-Referent - jumlah pengguna sistem manajemen dokumen elektronik di Layanan Pajak Federal Federasi Rusia (FTS) melebihi 85.000, sistem ini telah diterapkan di badan teritorial Federasi Rusia Layanan Pajak Federal semua entitas konstituen Federasi Rusia, sistem ini didukung oleh lebih dari 350 server;
• EDMS terbesar di sektor komersial dibuat pada BOSS-Referent di MTS - sistem ini menyatukan lebih dari 25.000 karyawan dari divisi perusahaan di Rusia dan sejumlah negara CIS ke dalam satu ruang informasi, dan pekerjaannya didukung oleh lebih dari 100 server.

Efisiensi sistem manajemen dokumen elektronik dalam lingkungan terdistribusi bergantung pada seberapa baik pengiriman dokumen diatur ke pengguna yang berjauhan satu sama lain. Artinya, semua pengguna yang bekerja di EDMS, di mana pun lokasinya, harus memiliki akses ke semua dokumen yang diperlukan untuk pekerjaan mereka. Di BOSS-Referent, seluruh fungsi sistem diterapkan sehingga dapat bekerja dengan baik dalam kondisi distribusi teritorial.

Untuk bekerja di lingkungan terdistribusi, sistem BOSS-Referent menggunakan semua keunggulan platform Lotus Domino, serta mekanisme transportasinya sendiri. Dengan bantuan mereka, sistem menyediakan kemampuan berikut:

• Prinsip “dokumen elektronik dikirimkan hanya ke tempat yang dibutuhkan pengguna untuk berfungsi” diterapkan. Artinya, jika suatu dokumen diproses di kantor pusat perusahaan dan salah satu cabangnya, maka dokumen tersebut harus berlokasi di kedua lokasi tersebut, dan tidak di tempat lain;
• Saat mentransfer dokumen (misalnya, dokumen yang disetujui) ke situs lain, semua dokumen yang menyertainya dikirimkan bersamanya;
• Pengiriman dokumen, instruksi dan data dilakukan dalam satu paket dan terjadi hampir seketika. Dalam hal ini, tidak perlu melakukan pengaturan rumit untuk hak dan replikasi server;
• Mekanisme pengangkutan BOSS-Referent memiliki fungsi jaminan pengiriman paket dokumen - jika paket tidak terkirim secara lengkap, sistem akan mengirim ulang, dan jika paket tidak dapat dikirim, sistem akan memberi tahu administrator. Untuk mengetahui alasan kegagalan pengiriman, administrator dapat menggunakan alat untuk mendiagnosis proses transportasi data;

Administrasi sistem BOSS-Referent yang beroperasi di lingkungan terdistribusi semudah administrasi di satu situs. Pada saat yang sama, administrasi kantor jarak jauh dapat dilakukan dari satu titik, misalnya dari kantor pusat. Dengan demikian, sistem diperbarui ke rilis baru di semua situs MTS EDMS dalam semalam, dan dilakukan oleh administrator dari kantor pusat perusahaan;

• Fungsi dukungan relokasi pengguna memungkinkan Anda memecahkan masalah perpindahan pengguna dan dokumen mereka dari satu situs ke situs lain. Setelah pengguna ditransfer, misalnya, dari cabang ke kantor pusat suatu organisasi, paket semua dokumen yang digunakan pengguna sebelum transfer dikirim sebagai salinan dari server cabang ke server kantor pusat.

EDMS BOSS-Referent dibedakan dengan kombinasi tiga keunggulan unik:

• di satu sisi, sistem menggabungkan elemen desain, dan berkat ini, proses manajemen dokumen dapat diotomatisasi dengan sangat cepat;
• di sisi lain, ia mempertahankan semua kemampuan platform, yang memungkinkan Anda menyesuaikan solusi dengan kebutuhan spesifik pelanggan;
• Selain itu, arsitektur sistem dan metodologi implementasi memungkinkan untuk mengotomatisasi proses langkah demi langkah, misalnya, untuk mulai menyiapkan pemrosesan kontrak sehingga organisasi mulai bekerja dalam sistem, dan kemudian menyiapkan proses lainnya.

2 bulan sudah cukup untuk menjalankan EDMS Referensi BOSS secara komersial.

Hal ini dimungkinkan berkat fitur sistem dan metodologi implementasi berikut ini:

• Ada dokumen yang diproses dengan cara yang sama di hampir semua organisasi. Untuk 5 jenis dokumen tersebut, proses standar telah dibuat di BOSS-Referent. Oleh karena itu, Anda dapat mulai bekerja dengan dokumen standar, misalnya kontrak, segera setelah menginstal sistem.
• Jika, ketika mengimplementasikan suatu sistem, ada kebutuhan untuk membuat proses untuk memproses dokumen khusus yang digunakan dalam pekerjaan organisasi tertentu, hal ini juga dapat dilakukan dengan cepat. Proses dibentuk dari elemen-elemen proses yang sudah diimplementasikan dalam sistem - terdiri dari “kubus” seperti konstruktor.
• BOSS-Referent memiliki akses web berfitur lengkap, yang memungkinkan pengguna untuk bekerja sepenuhnya baik di klien Lotus Notes maupun melalui browser web. Jika struktur organisasi mencakup banyak cabang dan divisi yang secara geografis jauh, maka jangka waktu pelaksanaan proyek dapat dikurangi secara signifikan dengan menyediakan akses web ke sistem untuk semua pengguna di cabang.
• Metodologi untuk mengimplementasikan EDMS Referensi BOSS telah dikembangkan selama bertahun-tahun pada proyek-proyek sukses dengan berbagai ukuran dan difokuskan pada implementasi proyek dalam waktu singkat. Misalnya, saat mengotomatiskan pekerjaan dengan dokumen standar, diperlukan waktu 1 bulan untuk memeriksa aliran dokumen yang ada di organisasi dan mempersiapkan implementasi, bulan kedua dihabiskan untuk menginstal sistem, menyiapkan proses standar, dan melatih pengguna. Artinya, setelah 2 bulan organisasi memulai uji coba operasi EDMS.

Keandalan dan kinerja sistem BOSS-Referent dijamin oleh kemampuan platform Lotus Domino: indikator keandalannya 24x7, dan hingga 1000 pengguna dapat bekerja di satu server.

Keandalan sistem

Keandalan EDMS BOSS-Referent 24x7 dicapai dengan mengatur pekerjaan dalam cluster perangkat lunak Lotus Domino yang terdiri dari dua (atau lebih) server. Identitas data pada server yang termasuk dalam cluster dikelola oleh replikasi cluster Lotus Domino. Menggunakan cluster Lotus Domino menyediakan:

• toleransi kesalahan sistem - jika terjadi kegagalan server utama tempat pengguna bekerja, mereka secara otomatis dialihkan ke server cadangan;
• distribusi beban di server - pengguna didistribusikan secara proporsional ke server yang berbeda, yang membantu meningkatkan kinerja sistem.

Kinerja Sistem

Kinerja sistem yang tinggi dijamin oleh sejumlah solusi teknis, seperti:

• distribusi beban dalam cluster perangkat lunak Lotus Domino;
• transfer otomatis dokumen yang diproses ke arsip modul terkait - setelah pekerjaan dengan dokumen selesai, dokumen tersebut dipindahkan ke arsip modul terkait, sementara pengaturan fleksibel untuk pengarsipan otomatis dan pencarian di semua modul, termasuk yang diarsipkan, tersedia;
• penyimpanan kartu dokumen dan file lampiran dalam modul yang berbeda (untuk file dalam jumlah besar, lampiran dapat disimpan dalam sistem tipe "arsip elektronik" - IBM Content Manager atau Saperion), sedangkan lokasi penyimpanan tidak jelas bagi pengguna, dan efek "lampiran terlampir pada kartu" adalah dokumen yang disimpan";
• mekanisme transportasi terdistribusi, dioptimalkan untuk volume informasi yang dikirimkan dan beroperasi berdasarkan prinsip “dokumen disimpan dan dikirimkan hanya ke server yang diperlukan untuk pengoperasian.”

Pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik BOSS-Referent dalam kerangka satu proyek dimungkinkan dalam dua arah:

• sepanjang jalur peningkatan skala sistem;
• di sepanjang jalur perluasan fungsionalitas.

Untuk meningkatkan skala sistem sambil mempertahankan ruang informasi tunggal, BOSS-Referent memungkinkan Anda untuk:

• Hubungkan pengguna baru dalam jumlah besar. Kemampuan sistem BOSS-Referent telah diuji pada proyek untuk membangun EDMS terbesar di Rusia di Layanan Pajak Federal (jumlah total pengguna yang direncanakan harus melebihi 100 ribu) dan MTS (sistem mempekerjakan lebih dari 25 ribu karyawan).
• Hubungkan situs baru (divisi dan cabang organisasi yang jauh secara geografis) dengan server mereka. Saat ini, pekerjaan EDMS dari Layanan Pajak Federal dan MTS didukung oleh lebih dari 100 server.

BOSS-Referent memberikan banyak peluang untuk pengembangan sistem berkualitas tinggi - menambahkan fungsi baru - dengan cara berikut:

• Sistem dapat mengotomatiskan pekerjaan dengan semua jenis dokumen manajemen yang digunakan dalam organisasi. Proses pemrosesan dokumen standar dapat dengan mudah "dikloning" dari proses yang sudah dikonfigurasi sebelumnya - peraturan disalin dan pengaturan yang diperlukan diubah di dalamnya. Untuk dokumen khusus organisasi (seperti, misalnya, permohonan pinjaman), proses khusus dibuat menggunakan alat platform Lotus.
• Integrasi dengan produk lain memungkinkan Anda memperluas kemampuan sistem BOSS-Referent secara signifikan, serta menjadikan EDMS sebagai bagian dari sistem informasi terpadu organisasi. Pengalaman membangun EDMS pada platform BOSS-Referent mencakup contoh keberhasilan integrasi dengan sistem kelas HR, ERP, CRM, serta penciptaan manajemen dokumen elektronik yang signifikan secara hukum;
• Mitra perusahaan BOSS-Referent telah mengembangkan modul yang kompatibel dengan EDMS BOSS-Referent, yang dirancang untuk memperluas fungsionalitas dasar sistem.

EDMS BOSS-Referent adalah salah satu dari sedikit sistem di pasar EDMS Rusia yang hadir dengan sumber terbuka. Ini memberikan manfaat berikut bagi pelanggan:

• Organisasi yang menggunakan BOSS-Referent memiliki kesempatan untuk menyesuaikan sistem dengan spesifik pekerjaan mereka dan mengembangkan modul EDMS tambahan mereka sendiri. Inilah keunggulan unik dari fleksibilitas sistem BOSS-Referent.
• Tim keamanan pelanggan dapat memverifikasi keamanan kode dan sistem itu sendiri, serta mensertifikasi kepatuhannya terhadap persyaratan keamanan internal.

Sistem BOSS-Referent telah disertifikasi untuk memenuhi persyaratan Dokumen Panduan FSTEC Rusia:

• “Keamanan teknologi informasi. Kriteria untuk menilai keamanan teknologi informasi." Perkiraan Keyakinan Tingkat 4 (EAL4).
• "Perlindungan terhadap akses tidak sah terhadap informasi. Bagian 1. Perangkat lunak keamanan informasi. Klasifikasi menurut tingkat kendali atas tidak adanya kemampuan yang tidak diumumkan” (NDV4).

Sertifikat OUD4 menjamin tingkat keamanan sistem dan pengoperasian fungsi keamanan yang diperlukan untuk bekerja dengan informasi rahasia.

Sertifikat NDV4 menjamin tidak adanya “pintu belakang” dalam kode program.

Kehadiran sertifikat FSTEC memungkinkan Anda untuk mensertifikasi sistem informasi yang dibangun berdasarkan BOSS-Referent sesuai dengan kelas keamanan sistem informasi data pribadi (ISPD) hingga “1G” dan sesuai dengan kelas perlindungan data pribadi di IS hingga “ K2” inklusif.

Sistem BOSS-Referent memiliki dukungan bawaan untuk alat perlindungan informasi kriptografi yang disertifikasi oleh FSB Rusia. Dengan menggunakan alat-alat ini, BOSS-Referent mengimplementasikan:

• penggunaan tanda tangan digital elektronik (EDS), yang memungkinkan konfirmasi kepenulisan, integritas dan signifikansi hukum dokumen elektronik;
• enkripsi data, yang memungkinkan perlindungan tambahan atas informasi yang terkandung dalam dokumen elektronik.

Sistem pengelolaan dokumen elektronik yang dibangun berdasarkan BOSS-Referent terdiri dari beberapa tingkatan:

• perangkat keras (server, stasiun kerja klien, jaringan, dll.) dan platform (sistem operasi Windows/Linux/Sun dan protokol transport), yang menggabungkan semua perangkat keras menjadi satu kompleks;
• Platform teknologi IBM Lotus, yang merupakan “superstruktur” pada sistem operasi jaringan dan mencakup komponen server Domino dan komponen klien Notes;
• sistem BOSS-Referent yaitu aplikasi Lotus Domino yang terdiri dari modul (database) dalam format nsf;
• situs klien untuk pengguna yang dapat bekerja menggunakan klien Lotus Notes dan browser Web.

IBM Lotus adalah platform berorientasi dokumen, yang membuatnya lebih disukai untuk tugas-tugas EDMS daripada DBMS relasional.

BOSS-Referent memiliki arsitektur modular. Modul yang termasuk dalam sistem BOSS-Referent adalah database yang saling berhubungan (DB) yang berjalan di lingkungan Lotus Notes/Domino. Basis data ini dapat dibagi menjadi tiga kelompok:

Dirancang untuk memproses informasi manajemen dan membuat keputusan.

Modul "Kantor"

Memberikan siklus penuh pekerjaan organisasi dengan dokumen masuk dan keluar. Memungkinkan Anda mengontrol, mencatat, dan mendaftarkan korespondensi.

Modul "Pengambilan Keputusan"

Dirancang untuk mengotomatisasi proses bisnis yang diimplementasikan dalam sistem dalam bentuk “Proses Pengambilan Keputusan”, yang dibentuk dari dua elemen wajib: kartu dokumen dan rute dokumen. Pengiriman sistem mencakup “proses pengambilan keputusan” yang telah dikonfigurasi sebelumnya untuk dokumen standar (kontrak, dokumen organisasi dan administrasi, rancangan dokumen keluar, memo, aplikasi). Proses untuk dokumen khusus (misalnya, permohonan pinjaman) dapat disesuaikan lebih lanjut dengan cepat.

Modul "Pesanan"

Memungkinkan Anda menetapkan tugas untuk karyawan di seluruh organisasi dengan membuat tugas berdasarkan dokumen atau tugas independen dan melacak pelaksanaannya. Memberikan kemampuan untuk membuat pesanan terkait yang membentuk “pohon” pesanan dan memantau implementasinya.

Instruksi dapat dikeluarkan oleh manajer di semua tingkatan. Pelaku dapat menyimpan laporan pekerjaan yang telah diselesaikan di modul “Pesanan”. Modul ini berhubungan erat dengan basis sistem lainnya (“Pengambilan Keputusan”, “Kantor”). Pesanan dapat dibuat baik di database “Pesanan” itu sendiri dan di modul sistem lainnya (“Pengambilan Keputusan”, “Kantor”), sementara semua pesanan disimpan dalam modul “Pesanan”.

Dirancang untuk menyimpan informasi peraturan dan referensi.

Modul "Direktori Organisasi"

Dirancang untuk menyimpan dan memperbarui data tentang struktur dan karyawan perusahaan. Basis data berisi informasi tentang divisi dan cabang yang menjadi bagian dari organisasi, saling subordinasi, serta tentang karyawan organisasi, termasuk informasi tentang penggabungan posisi, pendelegasian wewenang dan peran untuk pemrosesan dokumen (pemberi persetujuan, persetujuan, dll.). ). Informasi layanan juga disimpan di sini: tentang situs (server tempat pekerjaan dilakukan), koneksi, node, nama kantor, dll. Data dari modul Direktori Organisasi digunakan oleh sebagian besar modul sistem BOSS-Referent.

Modul "Penerima eksternal"

Dirancang untuk menyimpan data tentang organisasi rekanan (pelanggan, mitra, klien) dan perwakilannya. “Kontak Eksternal” dapat menyimpan berbagai macam informasi - mulai dari rincian bank suatu organisasi hingga nomor ponsel perwakilannya.

Dalam sistem, data dari modul “Penerima Eksternal” digunakan jika diperlukan untuk menentukan rekanan, misalnya, saat mengerjakan kontrak, dokumen masuk dan keluar, dll.

Modul "Kamus"

Dirancang untuk membuat dan menyimpan daftar kata kunci yang digunakan untuk mengisi kolom input di kartu database sistem. Digunakan oleh sebagian besar modul sistem BOSS-Referent sebagai buku referensi untuk arti kamus. Penambahan catatan baru dan pengeditan catatan lama dilakukan oleh administrator atau karyawan yang ditunjuk secara khusus.

Ini adalah modul yang memungkinkan konfigurasi subsistem fungsional yang fleksibel dan memberikan dukungan untuk fungsi tambahan.

Beralih modul

Ini adalah basis pusat di mana aplikasi dikonfigurasi. Ini berisi informasi teknologi tentang lokasi database lain dari sistem BOSS-Referent di server. Basis data "Switch" dirancang untuk menyelesaikan tugas-tugas berikut:

Navigasi pengguna - modul menyediakan navigasi melalui database dan bertindak sebagai titik masuk tunggal ke dalam sistem bagi pengguna. Peralihan modul sistem - membuat koneksi antara database sistem dan dengan modul kamus dan referensi. Konfigurasi stasiun kerja pengguna. "Halaman utama" dari Modul “Switch” adalah titik masuk pengguna ke dalam sistem.

Modul "Kabinet"

Milik kelompok layanan pengguna. Dirancang untuk memberi tahu pengguna tentang tugas mereka: semua pesan layanan dari sistem Referensi BOSS dikirimkan di sini. Basis data tersedia untuk semua pengguna, dan setiap pengguna hanya menerima pemberitahuan yang ditujukan kepadanya. Sistem ini memungkinkan Anda untuk menduplikasi pesan yang masuk ke "Akun" ke kotak surat pengguna,

Modul "Pencarian".

Modul tambahan yang memungkinkan Anda mencari berdasarkan sekumpulan atribut kartu dokumen di database "Kantor", "Pengambilan Keputusan" dan arsipnya.

Modul "Pendaftar"

Berisi sekumpulan pembilang (perangkat lunak penghitung) yang menghasilkan nomor registrasi dokumen, dan format pembilang. Memungkinkan Anda mengonfigurasi berbagai format pembilang secara fleksibel sesuai dengan prosedur yang diterima organisasi untuk menghasilkan nomor registrasi untuk berbagai jenis dokumen. Selain “counter”, formatnya dapat memuat berbagai parameter, misalnya: nama lengkap Penandatangan, tanggal pendaftaran, pembatas, indeks kasus, dll. Beberapa format dapat dibuat untuk satu penomor.

Modul arsip

Dirancang untuk menyimpan dokumen arsip dari modul "Kantor", "Pesanan", "Pengambilan Keputusan", dan modul "Gambar Elektronik" terkait. Basis data arsip terpisah dibuat untuk setiap modul. Dokumen yang ditransfer ke arsip dari modul "Kantor" dan "Pengambilan Keputusan" menerima status "Untuk Tindakan", status instruksi tidak berubah.

Modul “Pengaturan Pengambilan Keputusan”

Modul tambahan yang digunakan untuk membuat proses standar sesuai dengan dokumen mana dalam database Pengambilan Keputusan yang akan diproses. Kartu proses standar menentukan tahapan dan tahapan pemrosesan dokumen, pengaturan nilai default bidang dokumen, karyawan yang terlibat dalam pemrosesan (menyetujui, menandatangani, menyetujui, mendaftar), serta karyawan yang berhak membuat dokumen.

Modul "Protokol"

Digunakan untuk merekam tindakan pengguna saat bekerja dengan dokumen di sistem BOSS-Referent. Informasi dari database Protokol dimaksudkan untuk dilihat saja dan digunakan oleh layanan yang bertanggung jawab atas keamanan informasi.

Sistem manajemen dokumen elektronik Boss-Referent dibuat pada tahun 1996 dan masih memegang posisi terdepan di pasar aplikasi kelas ECM Rusia. EDMS BOSS-Referent mengotomatiskan aliran dokumen perusahaan dan mengoptimalkan pekerjaan kantor. Sistem ini cocok untuk mengotomatisasi alur dokumen instansi pemerintah dan perusahaan swasta besar, holding, dan perusahaan menengah.

Manajemen dokumen elektronik di Layanan Pajak Federal Federasi Rusia (lebih dari 130 ribu pengguna) beroperasi berdasarkan BOSS-Referent, lebih dari 25 ribu karyawan terhubung ke sistem di MTS.

Penggunaan EDMS BOSS-Referent dalam proses pengelolaan mengarah pada optimalisasi pergerakan dokumen perusahaan, percepatan pengambilan keputusan oleh manajemen organisasi dan peningkatan kualitas manajemen, peningkatan disiplin eksekutif dan efisiensi staf. Sistem manajemen dokumen elektronik Boss-Referent membayar sendiri dalam jangka waktu 6 bulan hingga 2 tahun.

Program BOSS-Referent membantu mengatur aliran dokumen sesuai standar sistem manajemen mutu dan merupakan asisten yang andal dalam memecahkan masalah manajemen.

Penggunaan sistem:

• memungkinkan Anda menghilangkan dokumen sebanyak mungkin;
• membantu mengoptimalkan pekerjaan dengan kontrak dan aplikasi;
• mengatur manajemen proyek yang efektif;
• meningkatkan kontrol atas pelaksanaan tugas dan instruksi dari manajemen.

Ketika sistem manajemen dokumen elektronik BOSS-Referent diterapkan di pemerintahan dan lembaga pemerintah, sebuah dasar diciptakan untuk menjalin pertukaran informasi dengan pengguna eksternal seperti “pemerintahan elektronik” dan mengatur kerja portal layanan pemerintah. Produk perangkat lunak BOSS-Referent menjamin transparansi kegiatan dan meningkatkan kualitas layanan pemerintah. Sistem ini memungkinkan Anda mengurangi pengeluaran anggaran untuk pemeliharaan badan pemerintah, meningkatkan produktivitas dan efisiensi manajemen, dan mengontrol disiplin eksekutif dengan lebih baik. Di organisasi swasta, pembuatan sistem meningkatkan efisiensi keputusan manajemen dan produktivitas staf dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk memproses dokumen dan mencari informasi yang diperlukan.

EDMS BOSS-Referent memiliki beberapa keunggulan yang tidak dapat disangkal, yaitu:

Pembuatan sistem manajemen dokumen elektronik di suatu perusahaan mencakup pembelian sejumlah lisensi yang diperlukan, pengaturan dan penerapan sistem, pelatihan staf, pengorganisasian dukungan dan pemeliharaan sistem. Mitra perusahaan BOSS-Referent menjual lisensi kepada pengguna akhir. Penting untuk membeli lisensi untuk program BOSS-Referent dan lisensi untuk platform IBM Lotus Notes/Domino sesuai dengan jumlah pengguna dalam sistem.

Sebagai hasil dari penerapan sistem manajemen dokumen elektronik, organisasi memiliki peluang untuk memulihkan ketertiban aliran dokumen, mengurangi waktu pemrosesan dokumen, dan meningkatkan kontrol atas pelaksanaan dokumen. Efisiensi pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan meningkat karena pencarian cepat informasi yang diperlukan. Dalam kompetisi, aspek penting adalah keamanan informasi, yang disediakan secara lengkap oleh Referensi BOSS EDMS. Penciptaan ruang informasi tunggal meningkatkan interaksi antar badan pemerintah dan menjadikan kegiatan lembaga pemerintah lebih transparan.

Tanggung jawab perusahaan BOSS-Referent meliputi:

• pengembangan produk dengan nama yang sama - sistem manajemen dokumen elektronik BOSS-Referent;
• pengembangan jaringan mitra;
• konsultasi dan dukungan untuk mitra dan pengguna sistem;
• pendidikan;
• promosi pemasaran produk.

Jaringan afiliasi BOSS-Referent

Mitra perusahaan BOSS-Referent menyediakan layanan untuk penerapan sistem manajemen dokumen elektronik, dukungan solusi yang dibuat, adaptasi sistem dengan tugas pelanggan, dan pelatihan pengguna. Setiap mitra diberi salah satu dari tiga status:

• Mitra umum - memiliki kompetensi yang luas, sejumlah besar spesialis bersertifikat dan pengalaman dalam melaksanakan banyak proyek implementasi;
• Mitra - memiliki staf spesialis Referensi BOSS bersertifikat yang dilatih untuk melaksanakan proyek implementasi;
• Pengecer - memasok Referensi BOSS EDMS.
• Jaringan mitra BOSS-Referent mencakup hampir seluruh wilayah Rusia, serta Ukraina dan Kazakhstan. Di bagian “Mitra” situs web kami, Anda dapat menemukan mitra di wilayah Anda, atau memilih perusahaan yang Anda minati dalam katalog berdasarkan abjad.

Layanan dan dukungan BOSS-Referent

Dukungan untuk sistem manajemen dokumen elektronik BOSS-Referent yang diterapkan dimungkinkan dalam versi dasar dan lanjutan:

• Dukungan garansi (dasar) disediakan oleh pabrikan, BOSS-Referent.
• Dukungan teknis yang diperluas disediakan oleh mitra BOSS-Referent.
• Kursus pelatihan Referensi BOSS

Perusahaan BOSS-Referent menyediakan pelatihan di Moskow dalam kursus berikut:

• “Metodologi penerapan EDMS BOSS-Referent”
• “Dasar-dasar administrasi EDMS BOSS – Referensi”
• Pelatihan spesialis dari mitra perusahaan BOSS-Referent dalam kerangka program afiliasi tidak dipungut biaya.

Pada bulan Januari 2012, diketahui bahwa di grup TI, struktur manajemen praktik ECM (manajemen konten perusahaan, penyimpanan informasi perusahaan, termasuk manajemen dokumen elektronik, EDMS) telah berubah secara serius.

Pada bulan Desember 2011, anak perusahaan 100% dari perusahaan manajemen grup Business Logic 2.0 muncul, yang selain menerapkan ECM, akan terlibat dalam arah baru untuk grup - sistem manajemen proses bisnis (BPM).

Hingga saat ini, praktik ECM diwakili oleh pengembang EDMS “Boss-Referent” dan “IT Information Management” yang sudah lama ada, dibuat pada bulan April 2011, yang mengimplementasikan perangkat lunak serupa. Sebelum pembentukan Manajemen Informasi sebagai perusahaan tersendiri, implementasinya diwakili oleh departemen integrator.

Arahan penting bagi kelompok. Seperti yang dikatakan Tagir Yapparov, ketua dewan direksi TI, kepada CNews, selama setahun terakhir praktik ECM menyumbang sekitar 500 juta rubel. pendapatan. Dengan total pendapatan untuk tahun 2010, menurut peringkat “CNews100: Perusahaan IT Terbesar di Rusia,” 4,7 miliar rubel. Sedangkan untuk jumlah karyawan, menurut direktur umum baru “Business Logic” dan “Boss Referent” Maria Kamennova, saat ini terdapat sekitar 230 orang yang bekerja di arahan tersebut, dimana sekitar 180 karyawan sedang dalam implementasi. Pada akhir tahun 2010, menurut pemeringkatan CNews, total ada 1.550 orang yang bekerja di grup IT.

Sebelum kedatangan Perusahaan Batu, mereka berada di bawah orang yang berbeda. Perusahaan pelaksananya adalah Georgy Podbutsky, yang tetap di Business Logic sebagai wakil direktur yang bertanggung jawab atas ECM. Pengembangnya dipimpin oleh Andrey Grib, yang kini meninggalkan IT. Yapparov mengaitkan kepergiannya dengan fakta bahwa “tidak semua manajer telah berintegrasi ke dalam struktur matriks baru, yang memberikan pendelegasian tanggung jawab yang lebih besar.”

Secara hukum, Boss Referent tetap menjadi organisasi independen dari Business Logic, yang juga dimiliki sepenuhnya oleh perusahaan manajemen grup tersebut, kata Yapparov. Namun, sumber CNews di grup tersebut yakin bahwa kita sedang membicarakan penugasan kembali pengembangan EDMS secara menyeluruh kepada pelaksana. “Masalahnya tidak hanya terbatas pada kepergian Grib; orang-orang dari perusahaan pelaksana juga menduduki posisi kepemimpinan lain di Boss-Referent,” katanya. - Persaingan internal bisnis yang normal antar struktur sudah ada sejak lama, dan juga terjadi saling tudingan kegagalan. Selama beberapa tahun terakhir, beberapa direktur telah berganti dalam implementasinya. Sekarang “Bos Referensi” menjadi sepenuhnya bergantung pada pelaksana.”

Meskipun ada perubahan arah, Tagir Yapparov bermaksud untuk menggandakan pendapatan dari karyanya setiap tahun, yaitu. Tahun ini jumlahnya harus mencapai satu miliar rubel. Hari ini perjanjian ditandatangani antara Business Logic dan pengembang BPM Jerman Metasonic. Rencana masih ada untuk mendukung “Boss Referent” multi-platform: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, versi seluler untuk iOS dan Android. Menurut lawan bicara CNews yang tidak disebutkan namanya, selama reorganisasi, sejumlah programmer meninggalkan perusahaan dan yang baru harus dipekerjakan untuk melaksanakan rencana ini. Baru-baru ini, IT mengumumkan magang di bidang ECM.