Doktorlarla planlama toplantısı nedir? Planlama toplantıları nasıl yapılır: temel kurallar ve standart dışı fikirler

Toplantıları sevmiyor musun? Sadece onları nasıl pişireceğini bilmiyorsun! Bu arada, bu çok etkili bir yönetim aracıdır. Bir planlama toplantısı sadece planlar ve son tarihler değildir, yeni yöntemlerin geliştirilmesi, fikir alışverişi, ekip içi iletişim, çalışanlara şevk verme fırsatıdır. En önemli şey, bu konuya resmi bir bakış açısıyla yaklaşmamaktır. Planlayıcılar şov için mevcut değil. En yüksek ve en istikrarlı göstergeler, bunun açıkça anlaşıldığı şirketlerdedir. Bunları nasıl doğru yapacağınızı mı merak ediyorsunuz? O zaman okumaktan çekinmeyin!

Başlangıç olarak, bir planlama toplantısının hangi işlevlere sahip olduğunu bulmaya değer.

bilgilendirici.Şirketin planlanan yolu hakkında her çalışanın bilgilendirilmesi esastır.

Kontrol. Lider, takımdaki atmosferi kontrol edebilir, göstergelerin düşüşünün veya başarısının nedenlerini netleştirebilir. Sonuç olarak, etkileşim zincirindeki başarısızlıklar genellikle fark edilir hale gelir.

Motive edici.Çalışanların işlerine gösterilen özenden dolayı emek verimliliği artar. Bir planlama toplantısı, çalışanlara önemli olduklarını ve işlerinin yeterince ilgi gördüğünü düzenli olarak hatırlatmanın harika bir yoludur. Övün, başarıları takdir edin ve gerekirse departmanı rekabetçi tutun. Yine de rakamlara ve raporlara ek olarak çalışanlarınızın gözlerini de görmeniz gerekiyor.

eğitici. Hafta boyunca herkes için gösterge niteliğinde bir çalışma durumu varsa, yönetici bunu planlama toplantısında yazar. Böylece aynı şeyi farklı çalışanlara tekrarlamak zorunda kalmazsınız.

Disiplinli. Planlama toplantısı da dahil olmak üzere düzenli ritüeller ve kurallar, çalışanların motivasyonuna katkıda bulunur. Çalışanlar, yalnızca sayılarla raporlamaya değil, aynı zamanda göstergeleri gerekçelendirmeye istekli olmalarına da ihtiyaç duydukları gerçeğine alışırlar.

Genel talimat:

Planlama oturumu için dikkatlice hazırlanın. Uygulanması için bir plan hazırlamak gerekir. Ve konuşmacıların sırasını dağıtmayı unutmayın.

Ayrılan zamanı gereksiz konuşmalarla doldurmanıza gerek yok. Lider açıkça hedefler belirlemeli, konuşmanın özünü fazladan "sudan" ayırmalıdır.

Duygusal ifadelerden kaçının. Sonucu olumsuz etkilerler.

Çalışanlar için net kurallar belirleyin. Örneğin: sadece genel konular hakkında konuşabilirsiniz, özel olanlar bireysel bir karara sunulur; telefonlar sessiz moda alınır; bir sorunu belirtmek, çözüm önermek gerekir; Çalışma dışı konular mesai saatleri dışında tartışılır.

Liderin görüşü, tartışmanın sonuna kadar astlardan gizlenmelidir, böylece herkes düşündüğü her şeyi güvenle ifade edebilir.

Ne zaman yapılmalı? Tam gün, tam saat...

Günlük planlama toplantıları, yalnızca her adımda desteğe ihtiyaç duyan yeni başlayanlar için uygundur. Yerleşik bir ekip için haftada bir kez planlama toplantıları yapılmalıdır. Önemli olan, aynı anda, dakika dakika gerçekleşmesidir, bu da takımı disipline etmenizi sağlayacaktır. İdeal süre 20-45 dakikadır. Bu, konsantrasyon dönemidir.

Planlayıcı komut dosyası örneği:

Yönetici bir bilgi mesajı verir ve bundan sonra tüm çalışanlar sorularını sorabilir.

Yönetici amaç ve hedefleri duyurur ve çalışanlara bunlarla ilgili sorular sorar. Gerekirse, bireysel toplantılar planlanır.

Lider, başka bir departmandan davetli bir uzmanı tanıtır veya haftanın temsili bir vakası hakkında konuşur.

Yönetici, derhal tartışılması gereken önemli iş sorunları olup olmadığını açıklar.

Lider özetler, mevcut planlar, toplantılar hakkında konuşur ve planlama toplantısını tamamlar.

Planlama toplantısı geçmişin bir kalıntısı değil, birimin hedeflerine ulaşmasını sağlayan en etkili yönetim araçlarından biridir. Sonuçta, tüm işletmenin başarısı bu hedeflere bağlıdır. Toplantıları doğru bir şekilde yürütmeye başlar başlamaz, planlama toplantılarının etkinliğini kesinlikle takdir edeceksiniz!

Daire başkanı çok meşgul bir insandır. Göstergeler, düzenlemeler, karmaşık sorunları çözme, herkesi ve her şeyi hedefe doğru ilerlemek için organize etme - her şey onun omuzlarında. Yönetim araçları seti ne kadar doğru seçilirse lider o kadar etkili olur. Doğrusal bir bölümde planlama toplantısı gibi bir araca zaman ayırmaya değer mi?

Planlama toplantılarının zorunlu olduğu ve düzenlendiği şirketlerde bile, yöneticiler genellikle toplantılara resmi olarak yaklaşır - gösteri için geri çekilin ve üzerinde çalışın. Planlama toplantıları, teorisyenlerin ortaya attığı zaman kaybı olarak kabul edilir. Sloganları "Uygulayıcıların danışmaya değil, çalışmaya ihtiyacı var." Aynı zamanda planlama toplantısının isteğe bağlı olduğu ve kişisel bir inisiyatif olduğu şirketlerde, ek hatırlatma yapmadan belirli bir saatte çalışanları toplayıp onlarla konuşan yöneticiler vardır.

Kimse onları buna mecbur bırakmıyorsa, bu "garip" liderler değerli zamanlarını neden bu kadar "verimsizce" boşa harcıyorlar? Son zamanlarda bu konuyu derinlemesine araştırmak zorunda kaldım. Kriz, üst düzey yöneticilerin işin derinliklerine inmesini gerektirdi. Piyasadaki oyunun kuralları değişti ve şirketin sadece ayakta kalması için değil, aynı zamanda krizi pazardaki konumunu güçlendirmek için kullanması için hem iç hem de dış müşterilere daha yakın olması gerekiyor. .

Değişikliklere hızlı bir şekilde yanıt vermek ve durum üzerindeki kontrol seviyesini artırmak için, diğer şeylerin yanı sıra, departmanlardaki planlama toplantılarına düzenli olarak katılmaya başladım ve farklı yürütme tarzlarını karşılaştırdım. Rakamlar açıklayıcıydı: Hem satışın hem de sözleşme uygulamasının yürütüldüğü 12 tek profilli departmandan en yüksek ve en istikrarlı göstergeler, haftalık planlama toplantılarının yapıldığı bölümlerdir. Ve bu tesadüf değil.

toplantının amacı

Yönetici, planlama toplantısının amacı hakkındaki soruya "Çünkü öyle olması gerekiyor" diye cevap verirse, toplantıyı hiç yapmamak daha iyidir. "Gösteri için" herhangi bir resmi olay yalnızca olumsuz olarak çalışır, size sonuç için değil, "hedefe doğru hareketin görünümü" için çalışmayı öğretir. "Plannerka" adı, amacının, planlanan plana göre belirlenen hedeflere doğru hareketi güncellemek olduğunu öne sürüyor.

Bu olayı Deming döngüsü (Planla - Uygula - Kontrol Et - Önlem Al) açısından ele alırsak, planlama toplantısı, sonuçlara varmak ve gerekirse hareketi düzeltmek için faaliyetlerin düzenli bir kontrolüdür (Kontrol et). (Akt). Ancak bunun için istatistikler var! Daha fazla insan toplamaya değer mi? Kesinlikle buna değer ve planlama toplantısının ana işlevleri bundan emin olmamıza yardımcı oluyor.

Planlayıcının ana işlevleri

1) Bilgi. Çalışanların şirketteki ve piyasadaki durum hakkında bilgi edinmenin birkaç yolu vardır:

bazen gözden kaçan veya tam olarak anlaşılamayan resmi yayınlanmış bilgiler;
çoğu zaman gerçeklerden çok uzak olan ama kantinlerde ve sigara içilen odalarda büyük bir zevkle tartışılan dedikodu;
liderin planlama toplantısında verdiği, açıklamaları ve önemli noktalara vurgu yapan ilk elden bilgiler, itirazları çözmeye ve ağızdan ağza sözün etkinliğini azaltmaya gereken özeni göstererek.

Ve departmanın amaçlanan yol boyunca hareketi hakkında çalışanları bilgilendirmek zorunludur.

2) Kontrol. Kuru ve kategorik rakamlara ek olarak, takımdaki atmosferi kontrol etme, başarının veya performanstaki düşüşün nedenlerini netleştirme yeteneği. Planlama toplantısının sonuçlarına göre, birim içi ve şirket içindeki etkileşim zincirindeki başarısızlıklar sıklıkla ortaya çıkar ve yönetici bunları gidermek için hemen harekete geçer.

3) Motive edici. Çalışanların ilgiye ihtiyacı var. Yönetimdeki ünlü Hawthorne etkisini hatırlayın - çalışanların faaliyetlerine dikkat edilmesi gerçeğinden dolayı işgücü verimliliği artar. Bir planlama toplantısı, çalışanlara önemli olduklarını ve işlerine yeterince dikkat edildiğini düzenli olarak hatırlatmanın en iyi yollarından biridir.

Departmandaki çalışanlardan biri bir atılım yaptı, bir kalkış yaptı - başarıları takdir etmek ve gerekirse departmandaki rekabetçi ruhu desteklemek için iyi bir neden. Yine de sayıların yanı sıra çalışanlarınızın gözlerini de görmeniz gerekiyor. Yöneticilerin çalışanlarını dikkatle dinlemesi gerekir. Çalışanın davranışı değişti, sigorta ortadan kalktı - yöneticinin haftalık plana bireysel bir görüşmeyi dahil etmesi için bir neden.

4) Eğitim. Bu işlevde planlama toplantısı, yöneticinin zor yönetimsel işini basitleştirmek için vazgeçilmez bir araçtır. Hafta boyunca, herkes için gösterge niteliğinde bir çalışma vakası gerçekleşti - başkan bunu bir yere yazar ve planlama toplantısında kamuoyuna duyurur. Böylece, aynı şeyi farklı insanlara birçok kez tekrarlamanın can sıkıcı ihtiyacı geçmişte kaldı ve çalışma aletimizi düzenli ve bilinçli bir şekilde "keskinleştiriyoruz".

5) Örgütsel. Özellikle inovasyon anlarında ilgili departmanların temsilcilerini toplantılara davet etmek iyi bir uygulamadır. Etkileşim kurma veya düzenleme, çatışmaları ortadan kaldırma, deneyim alışverişinde bulunma fırsatı.

6) Disiplin. -de motivasyon, bir yönetim aracı olarak çok önemli bir dezavantaj vardır: eylemi kısa ömürlüdür. Çok az insan kendi kendini motive etme yeteneğine sahiptir ve bu yeteneğe sahip kişiler genellikle lider olurlar.

Planlama toplantısını da içeren disiplin, düzenli ritüeller ve kurallar, çalışanları motive etmeye yardımcı olacak şekilde tasarlanmıştır. Planerka bir etkinliktir. Çalışanlar, yalnızca sayılarla raporlamaya değil, aynı zamanda göstergelerini gerekçelendirmeye istekli olmalarına da ihtiyaç duyacakları gerçeğine alışıyorlar. Planlama toplantısı için sorular hazırlanır, çalışanlar toplar ve kendilerine göre tüm departmana gösterilmesi gereken vakaları müdüre aktarır. Cuma günleri bir aile yemeği gibi, herkesin işini ertelemesi, işyerinde bulunması ve sonunda yüz yüze gelmesi gereken planlama toplantısı, kurallara göre bir disiplin cezası haline gelir. Bu özellikle önemlidir.

Toplantıların ne sıklıkta yapılacağı

Kanımca, günlük bölüm toplantıları yalnızca mentorluk tarzı bir yönetime ihtiyaç duyan ve yolun her adımında desteğe ihtiyaç duyan yeni gelenler için uygundur. Yerleşik bir ekip için planlama toplantıları haftalık olmalıdır. Önemli olan, aynı gün, aynı saatte gerçekleştirilmeleri ve disiplin işlevinin sürdürülmesine izin verecek şekilde süre ve eylem sırası bakımından yaklaşık olarak çakışmasıdır.

Olası bir planlama senaryosu örneği:

Yönetici bilgilendirme mesajı verir, sonuçların ardından çalışanlar aydınlatıcı sorular sorabilir.
Yönetici planlanan göstergeleri duyurur ve çalışanlara bunlarla ilgili sorular sorar. Gerektiğinde bireysel randevular düzenler.
Lider, haftanın bir vaka çalışmasından bahseder veya davetli bir çalışanı tanıştırır.
Yönetici, tüm departman için önemli olan ve planlama toplantısında tartışılması gereken acil iş konularının olup olmadığını netleştirir. Sorunları değerlendirir, neyin tartışılacağına hemen, neyin gecikmiş bir karar gerektireceğine karar verir.
Lider, içinde bulunulan haftanın planlarından bahseder - önemli olaylar, toplantılar ve planlama toplantısını tamamlar.

Zaman maliyeti

Uzun zamandır zaman harcıyoruz - liderlerin planlama toplantıları yapmayı reddetmesinin ana nedeni budur. Bu aracın tamamen reddedilmesine yol açar veya hepsi, astlardan geri bildirim almadan liderin kısa bir monologuna gelir. Yalnızca bilgilendirme ve biraz disipline edici işlevler korunur.

Bu aslında bir sorun: "insanca" yönetmek, bir grupla çalışmaktan daha kolay. Grup dinamiklerini yönetmek, iyi bir lider olma sanatıdır. Amacı, kısaca ve net bir şekilde bir planlama toplantısı yapmak ve aynı zamanda çalışanlardan gerekirse hareketi düzeltmeye yardımcı olacak geri bildirim almaktır. Optimum süre 20-45 dakikaya kadardır. İçimize bir konsantrasyon dönemi olarak atılan çocukluktan kalma bu zamandır.

Bir liderin gücü, kuralları koymasındadır. Planlama toplantısının uzamaması için çalışanlarla “planlama toplantısı için sözleşme” yapılması gerekir. Örneğin:

Yalnızca genel sorunları tartışıyoruz, bireysel bir çözüm için özel olanları ele alıyoruz.
Biz kısa ve öz.
İş konularıyla dikkatimiz dağılmıyor, telefonları titreşim moduna alıyoruz.
Bir sorunu belirterek, bir çözüm sunuyoruz.
Çalışma dışı konular, çalışma saatleri dışında tartışılır.

Kurallar kümesi duruma bağlı olarak değişebilir. Önemli olan, liderin düzenlemeleri yönetmesi ve sorunları kendisinin araştırmamasıdır. Planlama toplantısının amacı, departman çalışırken tüm detayları dikkatlice tartıp inceleyerek belirlemek ve daha sonra karar vermektir. Asıl mesele, çalışanlara belirtilen sorunların çözüldüğünü göstermektir. Bazen planlama toplantısının ayrılan süreyi aştığı, ekipteki yoğunluğun açıkça görüldüğü durumlar vardır. O zaman, genellikle çalışma saatlerinden sonra ek bir toplantı ayarlamanız gerekir. Bu, bir yöneticinin becerisidir - durumun tırmanmasını önlemek, takımda olumsuz yönler gösteren işaretleri belirlemek.

Elbette departmanda planlama aracını uygulamak zaman alacaktır. Bazen araç gerçekten etkili hale gelmeden önce birden fazla etkinlik gerçekleştirmeniz gerekir. Bir yönetici geri bildirime açık olduğunda, çalışanların uzun süredir söylemek isteyip de bir türlü fırsat bulamadıkları pek çok söylenmemiş şeyi duyunca şaşıracaktır. Ve sonra sordu! Astlarınızın rollerini ve grup dinamiklerindeki kullanımlarını düşünmeli, itirazlarla çalışmalı ve en üst düzeyde tartışmalısınız. Pek çok lider tam olarak bu yoldan gitmez - başarıya giden yalnızca iki adım olduğunda çok daha fazla emek yoğun ve daha az etkili hale gelir ve bireysel yönetime geçer.

Bu araca hakim olan yöneticiler, etkinliğini değerlendirebildikleri için departmanlarında büyük bir başarıyla kullanırlar. Planlama toplantısı geçmişin bir kalıntısı veya formalite değil, yönetilmesi en zor görevi çözmeye yardımcı olan en modern ve etkili araçlardan biridir - birimin hedeflerine ulaşılması. Ve tüm şirketin başarısı tam da bu hedeflerden şekilleniyor.

SalesUPConsult'tan meslektaşımız Dmitry Cherednik bugün size planlama toplantılarını nasıl yeni bir düzeye taşıyacağınızı anlatacak. Tüm tavsiyeler, bir şirketi yönetme konusundaki kişisel deneyiminize dayanmaktadır. Bu makalenin amacı, toplantıları zaman kaybı değil, etkili bir yönetim sistemine dönüştürmektir.

Bina Yönetimi ve Satış Departmanlarının Geliştirilmesine yönelik projelerimizde 3 ana toplantı türü sunuyoruz.

Günlük (planlama)
Haftalık (Pazartesi günleri)
Aylık (ayın ilk çarşambası)

Yani, yönetici arkadaşlar ve şirket sahipleri.

Planlama toplantıları ana günlük görevlerdir:

1. Bir önceki günün sonuçlarını özetlemek;

2. PDCA'nın gerçeği / planı "uyuma getirmesi" için belirli eylemlerin geliştirilmesi;

3. Bugünün ana görevlerini planlamak;

4. Gün için motivasyon ve enerji verici.

1. Toplantıdan sonra - hemen "savaşa"! Bu nedenle, tüm çay-kahve-duman - toplantıdan önce;

2. Toplantıdaki tüm katılımcılar, paragraf 1'de açıklanan hazırlık ve egzersiz için toplantının başlamasından 10-15-20 dakika önce işe gelir.

Günlük toplantı 30 dakikadan fazla sürmemelidir. Bilgilendirici olmalı ve iyi bir hızda gerçekleşmelidir. Toplantı sırasında çalışanlar şunları yapmalıdır:
Önceki gün için çalışma sonuçlarını tartışın (göstergeler - ara + nihai), raporlama faaliyeti, satış hunisi (çalışanların bölümü, satış kanalları) ile çalışın.

Gün için planlar yapın.
Operasyonel konularda kararlar alın.
Son dakika şirket haberleri.

4 Günlük Toplantı Kuralları

1. Sıklık. Her gün.

Sadece bu şekilde ve başka bir şey yok. Bu sıklıkta toplantılar yaparak birimde çok net bir sistem oluşturmaya başlarsınız. Planlama ve Raporlama.

Çalışanlarınızın kafaları rahat, verimli bir iş gününe girmeye hazır olmaları gerekir. Düzgün yürütülen bir Plannerka bunun için mükemmel bir araçtır.

2. Düzenlemeler.

Regülasyon, her konuda verimliliği artırmaya yardımcı olan unsurlardan biridir.

Bir planlama toplantısı, düzenlemelerin kesinlikle gerekli olduğu bir şeydir.

Bu durumda, yönetmelik 2 ana girdiyi tanımlar ve sağlar:

içerik - tartışılan konular yönetmeliklerde konulara ve sırasına göre belirlenir (böylece bir lider olarak gereksiz tartışmalar ve muhakemelerle bir kenara çekilmezsiniz)
zamanlama - her soru, her biriyle belirli bir süre için temel bir şekilde tartışılır. Birisi için daha fazla zamana ihtiyaç varsa, kişisel olarak planlama toplantısından sonra, diğer herkes zaten "satıyor" olduğunda.

Yönetmelikte belirtildiği gibi çalışanlar planlama toplantısına her zaman hazır olacaktır.

Hangi konuların konuşulacağını çok iyi biliyorlar. Zamanla, liderin onlara soracağı soruları bile bilecekler ve proaktif olarak onlara cevapları olacak).

Toplantıların verimliliği çok yükseliyor.

İş performansı inanılmaz.

3. Tempo, diğer adıyla ritim.

Herkes aynı hızda koşar.

Bazen projeler üzerinde deneyler yapıyoruz ve dinamik müzik açıyoruz. Sonuçlar ilginç. İnsanlar daha hızlı konuşur ve düşüncelerini yapılandırır. Tek olumsuz .... bazen birlikte şarkı söylemeye başlarlar .... Artık sözsüz ritmik müzik arıyoruz. Müzikli ve müziksiz 10-15 toplantı yapıp sonuçlarını ölçüp sizlerle paylaşacağız.

Toplantının hızı önemlidir. Dinamikler ve yapı önemlidir. Özellikle toplantının başında ve sonunda. Başlangıçta toplantının kendi hızına, sonunda ise çalışma hızına uyum sağlar.

Bu hızı bir lider olarak siz belirlersiniz. Ve onu destekleyin. Dinamiklerin kaybolduğunu anladığınız anda soruları açar, konuşur, hızı ayarlarsınız.

Bir noktada, çalışanlarınız toplantılarda güncel olduğunuz gerçeğine alışacaktır.

4. Şekiller, Planlar ve Raporlar.

Tüm göstergeler sayılara göre telaffuz edilir. Bu aynı zamanda planlar ve raporlar için de geçerlidir. “Planlanandan birkaç az toplantı yaptık”, “Alacak hesapları beklediğimizden biraz fazla”, “Planlanan tüm müzakereler gerçekleştirilemedi”...

Hala sabah kahvenle bu saçmalığı mı içiyorsun? Sona ermek.

Toplantılarda kahve içmeyi bırakın. Sonucu belirleyen etkili işler yapmak, şekeri, serban kahvesini karıştırmamak ve bir toplantıda uyanmaya çalışmak için 30 dakikanız var.

Birinin iş yerinde beceriksiz olmasına izin vermek.

Alexander Fridman bir keresinde sonucun mükemmel bir tanımını Rusça olarak verdi - bu bir sonucun olmaması ve neden işe yaramadığına dair güzel bir hikaye

Bir önceki gün yürütülmesi planlanan ana görevler için - rapor - tamamlandı / tamamlanmadı. Başarısız - sistem hatası ya da değil. Aynı zamanda, görevin ifadesi olan SMART ile aynı şekilde tamamlandığı kabul edilir.

5. Motivasyon

Planlama toplantısının sonunda herkesi "ateşlemelisiniz".

Bir "kazanma" durumunda, işyerinde oturmaları veya müşteriyle bir toplantıya gitmeleri gerekir.

Onları sen kontrol ediyorsun. Onlara bu durumu aşılayın.

Planlama toplantılarını mümkün olduğunca verimli bir şekilde organize edin ve yürütün.

Tartışma için belirtilen soruna bir çözüm bulun veya durumun yapıcı bir yönde gelişmesi için yön belirleyin.

Katılımcıların esnemek için zamanları kalmaması ve zaman kaybı hissine kapılmamaları için bir planlama toplantısı yapmak ilginçtir.

Hareket planı

1. Bir planlama toplantısı düzenlemek için önerilen yöntemle tanışın.

2. Kendinizi hazırlayın, gerekli malzemeleri hazırlayın ve katılımcıları davet edin.

3. Bir planlama toplantısı düzenleyin.

4. Planlama toplantısının sonuçlarını özetleyin ve tüm katılımcıları bilgilendirin.

Bir toplantı nasıl organize edilir?

Birinci Planlama toplantısı için gerekli olan, toplantının sorusu veya konusudur. Hangi iş problemini çözmek istiyorsunuz? Planlama toplantısının sonucu organizasyonun çalışması için ne gibi olumlu bir etkiye sahip olacaktır. Toplantı katılımcılarını bu sorun hakkında önceden bilgilendirin. Bu şekilde, planlama toplantısında zaman kazanacaksınız ve tartışmaya katılanlar muhtemelen konunuz hakkında ilginç fikirlerle gelecekler.

Saniye- Bunlar planlama toplantısına katılacak kişilerdir. Ne tür uzmanlara ve hangi seviyedeki yöneticilere veya ne tür hat çalışanlarına ihtiyacınız var sorusunun cevabını bulmanız gerekiyor.

Üçüncü- toplantının yeri. Ayrı bir oda hatta özel bir toplantı odası olması önemlidir. Herkese yetecek kadar yerin olduğu yerde, dışarıdan gelenler (planlama toplantısına katılmayan personel) sizi rahatsız edemeyecek ve telefonlar çalmayacaktır.

Dördüncü- toplantının zamanlaması. Tüm katılımcılar için uygun veya kalıcı olması arzu edilir. Örneğin, günlük toplantılar her gün tam saat 8:30'da yapılır. Her durumda, planlama toplantısının zamanını seçerken en önemli katılımcılara odaklanmanız gerekecektir. Ve birkaç saat veya daha doğrusu günlerce önceden atayın.

Beşinci- Bir planlama toplantısı düzenleme kuralları. Planlama toplantısına zamanında başlamak kadar zamanında bitirmek de önemlidir. Soruların tartışılacağı sırayı ve her katılımcıya ayrılan zamanı önceden belirleyin. Sınırlayın, bu, raporları mümkün olduğunca kısa ve bilgilendirici hale getirecektir. Örneğin, bir performans 10 dakikadan fazla değildir.

altıncı- doğaçlama malzemeler. Tüm katılımcılar için gereken minimum kalem ve kağıttır. Bununla önceden kendiniz ilgilenin, böylece ne ve ne yazacağınızı arayarak tartışma zamanını boşa harcamak zorunda kalmazsınız. Ayrıca şunlara da ihtiyacınız olabilir: yazı tahtası, projektör, ekran, dizüstü bilgisayar, yazıcı. Tüm ekipman önceden hazırlanmalı ve test edilmelidir.

yedinci– planlama toplantısının sahibi veya konunuzla ilgili tartışmanın sürecini ve sonuçlarını kaydedecek olan sekreter.

Planlama biçimleri

1. Özetleme, bilgilendirme toplantısı.

Bu tür planlama toplantıları, kuruluşunuzdaki tüm departmanların liderleri için haftalık olarak hafta başında yapılabilir.

Bu planlayıcılar ne için?

2. Planlama toplantısı - mevcut görevlerin dağılımı.

Genellikle her iş gününün başında yapılır. Biçim açıktır - yönetici astlarına o gün için görevler verir. Etkinliğin süresi de uzatılmamalıdır - herkes görevi aldı ve tamamlamaya gitti.

3. Gündemdeki konuyu tartışmak için toplantı planlamak.

Sizin için formüle edilmiş olan sorunuzu önceden formüle edersiniz hayatın kendisi ve pazarınızdaki mevcut durum. Planlama toplantısının amacını dile getiriyorsunuz, bu bilgiyi katılımcılara gönderiyorsunuz. Konuyla ilgili (gerekirse) hazırlık yapmalarını isteyin. Planlama toplantısının kurallarını ve sekreterini önceden belirleyin. Planlama toplantısının sonuçlarını tüm katılımcılara gönderin. Böyle bir planlama toplantısının süresi iki saatten fazla değildir. Ancak daha fazla zamana ihtiyaç duyulan zamanlar vardır. Bu durumda çay için 15-20 dakikalık organize aralar planlayacak ve sadece dinlenecektir. (Çayı ve tatlıları da önceden hazırlayın!)

4. Yaratıcı planlama toplantısı.

Koçlukta çalışma talepleri
1) Büyüme için bir yaratıcılık kaynağının geliştirilmesi (kişisel gelişim, profesyonel büyüme, iş geliştirme)
2) Bir yaratıcılık kaynağı yardımıyla iç çatışmaları çözmek, krizleri aşmak

Planerka, planlanan planın ilerleyişine adanmış kısa bir çalışma toplantısı olan İngiliz planının bir türevidir. Tipolojilerine göre, tüm planlama toplantıları üç kritere göre kategorilere ayrılabilir - spesifik, zamansal ve niceliksel.

Spesifik kritere göre, tüm planlama toplantıları raporlama (yöneticilerin ilgili görevlerin ilerleyişi hakkında rapor verdiği kısa toplantılar), tartışma (belirli bir hedefe ulaşmak için seçilen yoldaki olası değişiklik hakkında brifingler) ve motivasyonel (toplantılar) olarak ayrılır. bir soru, görev üzerinde çalışma sürecinde görevlerin dağıtıldığı ve rollerin belirlendiği).

Zaman kriterine göre planlama toplantısı günlük, haftalık, aylık bir süreç olabilir.

Kantitatif kritere göre, planlama toplantısı hem toplu (tüm çalışanlar için) hem de kapalı (ayrı bir girişim grubu, yöneticiler, şirketin yönetim kurulu için) olabilir.

Neden bir planlayıcınız var?

Bu süreci iş günü başlamadan önce iyi bir gelenek olarak düzenlerseniz, ekibi disipline etmeye (sabah geç kalma sayısını azaltmaya), çalışanlar için amaç ve hedefleri daha net bir şekilde belirlemeye (sonuçta, bildiğiniz gibi, günün rasyonel planı, altı aylık bir plandan çok daha etkilidir), işin gerçek sonuçlarını daha net görmeyi mümkün kılacaktır (takımın lidere ve liderin takıma rapor vermesi durumunda). planlama toplantısının zorunlu unsurları haline gelir). Daha önce belirtilen faydalara ek olarak, iyi yürütülen bir sabah toplantısı çalışanlara enerji verebilir, üretkenliği artırabilir ve gün boyunca verimli çalışmayı teşvik edebilir. Bu psikolojik yön, çalışan ile işveren arasında olumlu bir ilişki kurulmasında elbette önemli rol oynamakta ve ekip oluşturmaya da katkı sağlamaktadır.

Neden birçok insan toplantı planlamayı geçmişin bir kalıntısı olarak görüyor?

Birincisi, bu sürecin ortaya çıkışı, çoğu insan telefonu duymadıkları, ancak İnternet ve multimedya teknolojilerinin ne olduğunu bile bilmedikleri o zamanlara atıfta bulunur. Yüz yüze görüşmenin ve önemli çalışma anlarını tartışmanın tek yolunun sadece planlama toplantıları olduğu ortaya çıktı. Operasyonel iletişim araçlarının eksikliği nedeniyle, birçok soru birikti ve böyle bir eylem çok zaman aldı (ortalama olarak üç ila dört saat). Bu vesileyle, tanınmış bir Amerikalı ekonomist bir keresinde şöyle demişti: “Şirketinizde planlama toplantıları varsa, doğru yoldasınız demektir. Geriye sadece oraya gidenleri kovmak ve şu anda çalışan herkesi bırakmak kalıyor.

İkincisi, çoğu ofis çalışanı, zamanın yaklaşık% 20'si buna ayrıldığı için toplantıları planlamaya karşı olumsuz bir tavır sergiliyor ve çoğuna göre, patronun konuşması ortalama olarak bu süreç için ayrılan sürenin yarısı kadar sürüyor.

Üçüncüsü, şirkette günlük planlama toplantıları yapılırsa, kısa süre sonra bu kesinlikle bir tür formaliteye dönüşecektir. Ne de olsa başarılı bir iş adamının belirlediği görevlerin çoğu uzun vadelidir ve iki cümlelik bir günlük rapor kulağa şöyle gelir: "Her şey yolunda, üzerinde çalışıyoruz." Günlük planlama toplantısına duyulan ihtiyaç, genellikle şirketin yeni bir stratejik görevi kritik derecede kısa bir sürede veya bir kriz sırasında uygulamaya başladığı anda ortaya çıkar. Böyle anlarda, en ufak değişiklikleri izlemek için durumu sürekli izlemek gerçekten gereklidir.

Yönetmelikler

En kısa planlama toplantısının bile kendi kuralları olmalıdır. Öyle ya da böyle, süreci daha dinamik ve verimli hale getirmek için acil sorunları çok daha verimli bir şekilde çözmeye yardımcı olur. Yönetmelikleri akşamları çalışanlara göndermek, dile getirilen tüm konuları düşünebilmeleri ve yapıcı, anlamlı bir teklifle gelebilmeleri için iyi bir davranıştır. Diğer şeylerin yanı sıra, sabah toplantısı yapıldığında, her çalışanın yönetmeliğin bir kopyasına sahip olması gerektiğini dikkate almaya değer. Sorumluluğun zamanı takip edecek belirli bir kişiye verilmesi de önemlidir (konuşmacı yönetmelikte belirtilen sürenin dışına çıkarsa, bu toplantının yapılmasını geciktirir ve sonuç olarak ruh halini olumsuz etkiler) Takımdan).

Yürütmek ya da yürütmemek? soru bu

Planlama toplantısı, en azından zamanında hedef belirleme ve çalışanların motivasyonu bağlamında kesinlikle önemli bir süreçtir, ancak bu terimin olağan anlayışının ötesine geçmenin zamanı geldi. Belki de tüm ekibi her gün havasız bir ofiste toplamak değil, Skype'ta konferans teknolojilerinde ustalaşmak o kadar önemli. Yapıcı bir planlama toplantısının 15-20 dakikadan fazla sürmemesi hususunun da dikkate alınması önemlidir. Her departmanın faaliyetleri hakkında raporlama, gün içinde yöneticilerle kabul edilebilir ve tartışılabilir ve sabah vakti, yalnızca güçlerin uyumuna, görevlerin ve önceliklerin tanımlanmasına ayrılabilir.

Her durumda, her girişimci kendi yönetim konseptini seçer, ancak iş gücünüz için kısa toplantıların gerekli olup olmadığını biraz daha dikkatli anlamak için artıları ve eksileri tartmaya değer:

takımı disipline et

Çalışanların sabah motivasyonu imkanı;

Amaç ve hedeflerin net olarak belirlenmesi;

Yaratıcı olma ve alışılmadık bir tarzda bir planlama toplantısı düzenleme fırsatı;

Uzun süren planlama toplantıları, çalışanları yorar ve verimini düşürür;

Planlanmamış planlama toplantıları genellikle etkisizdir.