Belgeler belgelere yasal güç kazandırır. Çeşitli belge türlerine yasal güç verme prosedürleri. Yönetim belgelerine yasal güç verilmesi. Elektronik belge kavramı, yasal gücü

Organizasyonlarda üretim sürecinin bir parçası olarak çalışanlar kendi aralarında iç yazışmalar yaparlar. Yapılan işin ilerleyişi veya nasıl yapılması gerektiği konusunda açıklamalar yazıyorlar ve bildirimler yoluyla birbirlerini bilgilendiriyorlar. Genellikle bu tür belgeler büyük öneme sahiptir ve bu nedenle yasal güce sahip olmalıdır.

Mitrofanova V.V.

Bir belgeye yasal güç kazandırmak için aşağıdaki kurallara uyulmalıdır:

işveren, bir iç yazışma belgesi oluştururken mevcut yasal normlara uymalıdır;
bir çalışan yalnızca yetki sınırları dahilinde bir belge düzenleyebilir;
işveren, belgeleri hazırlama ve işleme kurallarına uymanın yanı sıra (gerekirse) çalışanları bunlara alıştırmakla yükümlüdür.

Belgeye yasal güç kazandıran ayrıntılar

Oluşturulan belgelere yasal güç veren zorunlu ayrıntılar:

1. Belgenin yazarı (kurumun, kurumun, işletmenin adı, departman bağlılığını veya yasal şeklini gösterir). Bir alternatif, belgeyi antetli kağıda yazdırmaktır. Bazı belgelerde ayrıca belgenin düzenlendiği şehir de belirtilmektedir.

2. Belgenin başlığı (emir, yönetmelik vb.).

3. Belgenin oluşturulma tarihi, onaylanması, yürürlüğe girmesi.

4. Şirket tarafından benimsenen kayıt sistemine uygun olarak bu belgenin kayıt indeksi (numara).

6. Kuruluş başkanının veya onun yetkilendirdiği kişinin imzası. Yöneticinin imzası çeşitli şekillerde eklenebilir, özellikle:

6.1. Doğrudan imza (birleşik formlardaki emirlerde olduğu gibi - imzanın konumunu, metnini ve imzanın kendisini gösterir).
6.2. Bu kuruluşun başkanı (veya yetkili yetkilisi) tarafından imzalanmış düz onay damgası. Onay damgası belgenin üst başlığına sağ tarafta yapıştırılır.

6.3. Örneğin siparişe göre onay yoluyla aracılık edilen dolaylı onay damgası. Böyle bir damga genellikle belgenin sağ üst başlığına da yerleştirilir (birleşik T-3 - Personel tablosu formunda olduğu gibi).

6.4. Örneğin bir çalışanın başvurusu üzerine bir yöneticinin kararı şeklinde. Kararın mutlaka dört bileşen içermesi gerekir: Kararın alıcısı, idari işlem veya talimatın kendisi, yöneticinin imzası ve kararın tarihi. Çözünürlük genellikle belgenin herhangi bir boş alanına elle yazılır, ancak genellikle üst kısma yazılır.

7. Vizeler olmadan tam yasal güce sahip olmayacak bu tür belgeler için vizelerin onaylanması. Örneğin, temsilci organın görüşünü dikkate alarak birincil sendika organıyla onay vizeleri, bir avukatla, baş muhasebeciyle yapılan anlaşma vb. Onay gerektiren belgeler, mevcut mevzuatın, birleşik formların ve kuruluşun kendisinin iç yerel düzenlemelerinin gerekliliklerine, özellikle de ofis işlerine ilişkin talimatlara veya departmanlara yönelik düzenlemelere vb. (varsa) göre belirlenir. Onay vizesi aşağıdaki türlerde olabilir:

7.1. Onayı onaylayan belgenin göstergesi (birleşik form T-7). Onay damgası genellikle sol taraftaki alt tasarım kısmına yerleştirilir.

7.2. Sözleşmeyi onaylayan ibarenin belirtilmesi, sözleşme yapılan kişi veya kişilerin konumu, imzaları/imzaları, kodlarının çözülmesi ve sözleşme tarihinin belirtilmesi. Onay vizesi genellikle belgenin altına veya herhangi bir boş alana yapıştırılır.

8. Tanıma vizeleri, özünde belirli bir çalışan çevresine iletilmesi gereken tüm personel emirleri ve diğer belgelerde yer almalıdır. Bu detay aynı zamanda imzalanan belgenin altına çalışanlar tarafından tanışma tarihinin kişisel olarak eklenmesini de içerir. Tanışma vizesi belgenin alt kısmına, ortasına veya sol tarafına yapıştırılmıştır.

Goskomstat tarafından geliştirilen birleşik formlar, belgelere yasal güç verilmesi dikkate alınarak oluşturulmuştur ve belirtilen tüm ayrıntıları içerir (örneğin bir çalışanın kişisel kartı gibi istisnalar olmasına rağmen - birleşik T-2 formu bir kayıt numarası içermez, çünkü bunlar belgeler kronolojik olarak değil alfabetik olarak saklanır).

Birleşik bir formda belirtilen tüm ayrıntıların bir örneği, birleşik form T-6 - tatil emri örneği kullanılarak aşağıda verilmiştir.

İç yazışma belgelerine hukuki güç verilmesi

Bir kuruluştaki iç yazışma aşağıdaki görevleri çözer:

1. Taraflardan birinin, işverenin veya çalışanın görüşünü, talebini, önerisini yazılı olarak ifade etmesi ve belgelemesi veya diğer tarafa bilgi verme niteliğinde olması.

2. İş sözleşmesinin feshi, çalışanların transferi, izin başvurusu ve diğer personel prosedürlerinin ayrılmaz bir parçasıdır.

3. Bir iş anlaşmazlığı değerlendirilirken gerekli belgesel kanıt görevi görür.

Dahili yazışmaların yukarıdaki görevlerin tümünü yerine getirebilmesi için aşağıdaki koşulların yerine getirilmesi gerekir:

1. Belge, gerekli tüm ayrıntılar mevcut olacak şekilde doğru şekilde yürütülmelidir.

2. Belgenin, gelen ve giden evrak kütüğüne göre bir kayıt numarasına sahip olması gerekir.

3. Bu belgeye alıcı taraftan resmi bir yanıt verilmesi gerekmektedir. Örneğin, bir karar şeklinde.

4. Belge, belirlenmiş arşiv gereklilikleri dikkate alınarak saklanmalıdır.

Çoğu zaman, çalışan iç yazışmaları beyanlar, notlar ve notlar aracılığıyla ve işveren ise bildirimler şeklinde yürütür. İç yazışma belgeleri yalnızca çalışanlar arasında resmi mesaj alışverişi yapılması gerektiğinde değil, aynı zamanda bölüm başkanları ile çalışanlar, bazı bölüm başkanları ve diğerleri vb. arasında da düzenlenir.

Şu anda bu yazışmaların çoğu elektronik formatta, mesajlaşarak e-mail ile. Bu tür mesajlarla, bu elektronik belgenin bu belirli çalışan tarafından oluşturulduğunu kanıtlamak son derece zordur (şifreleri ayarlarken bile, belirli bir e-postaya erişmek için bu çalışan dışında hiç kimsenin şifreyi bilmediğini kanıtlamanız gerekecektir). Bu nedenle, bir anlaşmazlık veya olası bir anlaşmazlık durumunda, belgeleri kağıt ortamında hazırlamanız, imzanızla onaylamanız ve belgenin kaydedilmesinden sorumlu şirketteki resmi bir görevli aracılığıyla kayıt olmanız önerilir.

Bu tür yazışmalar, çalışanın elektronik mesajları yazdırması ve yetkilinin bunları kaydetmesi durumunda yasal olarak geçerli olabilir. Ek olarak, şirketin dahili belgeleri (iç yerel düzenlemeler), çalışan bir iletişim mekanizması olarak bu bilgi alışverişi yöntemini ve ayrıca mesajların kontrol sıklığını tam olarak belirlemelidir.

İç yazışma belgelerine - beyan ve bildirimlere yasal güç vermenin genel ilkelerini ele alalım. Bu belgeler genellikle iş uyuşmazlıklarında ana delildir, bu nedenle onlarla yetkin bir şekilde çalışmak işverenin çıkarlarını korumak için son derece önemlidir.

Kayıt özellikleri ve beyanlara yasal güç verme

Çalışanların kişisel beyanlarının elle doldurulması işverenin yararınadır. Tipik olarak kuruluşlar, en azından çalışanın imzasının ve başvuruyu imzalama tarihinin elle doldurulması gereken şablon formları kullanır. Çoğunlukla bu tür beyanların verilmesi, adli bir uyuşmazlıkta çalışan üzerinde bir baskı unsuru olarak yorumlanır.

Prensip olarak, başvuru otomatik olarak oluşturulabilir, ancak yine de bundan sonra başvuruyu hazırlayan kişi tarafından yazdırılır ve imzalanır.

Belgelere yasal güç kazandırmak için yukarıda açıklanan prosedür dikkate alınarak başvurunun aşağıdaki ayrıntıları içermesi arzu edilir:

1. Belgenin başlığı “Uygulama”dır.

2. Muhatap - başvurunun gönderildiği kişi, belirli bir kuruluştaki pozisyonunu belirten, tam adı. resmi.

3. Derleyici - gönderildiği kişi, konumunu ve tam adını belirtir. çalışan.

4. Açıklamanın metni.

5. Başvuru sahibinin imzası.

6. Başvuru tarihi.

7. Onay imzaları (çoğunlukla gerekirse yapısal birimin başkanıyla birlikte). Bu detay isteğe bağlıdır. Bu nedenle kullanılabilirliği, belirli bir kuruluşta bu tür belgelerle çalışma ilkelerine göre belirlenir.

8. Başvuru kayıt numarası. Numara, belgenin numarasını, kabul tarihini ve sorumlu kişinin imzasını belirten, gelen belgelerin günlüğüne (veya belirli bir kuruluştaki kayıt sisteminin tasarımına bağlı olarak başka bir dergiye) göre belgeye atanır. (örneğin bir sekreter). Bu belgeleri almaktan sorumlu kişi numarayı yazar.

9. Başvurunun yöneltildiği veya belirli bir sorunu çözmeye yetkili olan kişinin kararı. Kararda, bu emrin gönderildiği belirli yetkiliyi (adı veya sadece departman) ve (gerekirse) kararda belirtilen emrin verilmesi gerektiği tarihi belirten, başvuruya ilişkin el yazısıyla yazılmış bir imza, tarih ve idari karar bulunmalıdır. idam edilecek.

10. Bu başvuru esas alınarak personel işlemleri yapıldıktan sonra, yöneticinin emrinin yerine getirilmesine ilişkin notlar alınabilir (bkz. Örnek 8). Genellikle belgenin sol alt kısmına veya herhangi bir boş alana yerleştirilirler.

11. Başvurunun gönderildiği vaka numarasının işaretleri olabilir.

Gerekli tüm detayları içeren bir uygulama örneği verelim.

Kayıt özellikleri ve bildirimlere yasal güç verme

İşveren, çalışanı bir konuda bilgilendirmek amacıyla ihbarname yazar. Örneğin, şirketin tatil programına göre (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 123. Maddesi) personelde önerilen azalma (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 180. Maddesi), gelecek yıllık tatil hakkında onu uyarmak için , iş sözleşmesinin şartlarında yaklaşan değişiklik (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 74. Maddesi), çalışanla belirli süreli iş sözleşmesinin azaltılması hakkında (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 79. Maddesi) Rusya Federasyonu), vb.

İş mevzuatının öngördüğü prosedüre uymaya yönelik resmi bildirimler yalnızca kağıt biçiminde yapılmalıdır, çünkü bu belgeler belirlenen prosedüre uygunluğu doğrulayacaktır ve çalışan, kural olarak bu bildirimin alındığını belge üzerinde teyit eder. kendisi.

Aşağıda, bazı iş mevzuatı gerekliliklerine uygunluk durumunda yazılı bildirim gerekliliğini doğrulayan İş Kanunu'ndan alıntılar bulunmaktadır.

Belge parçası

Rusya Federasyonu İş Kanunu

Madde 74. Organizasyonel veya teknolojik çalışma koşullarındaki değişikliklere ilişkin nedenlerle taraflarca belirlenen iş sözleşmesi şartlarında meydana gelen değişiklikler

(...) İşveren, iş sözleşmesinin şartlarında taraflarca belirlenecek değişiklikleri ve bu değişiklikleri gerektiren nedenleri işçiye bildirmekle yükümlüdür. yazı Bu Kurallarda aksi belirtilmediği sürece en geç iki ay içinde.

Çalışanın yeni şartlarda çalışmayı kabul etmemesi halinde işveren, yazı ona, çalışanın sağlık durumunu dikkate alarak gerçekleştirebileceği, işverenin kullanabileceği başka bir iş (hem boş bir pozisyon hem de çalışanın niteliklerine uygun iş ve boş bir alt pozisyon veya daha düşük ücretli iş) teklif edin.

Madde 79. Belirli süreli iş sözleşmesinin feshi

Belirli süreli iş sözleşmesi, geçerlilik süresinin sona ermesiyle sona erer. Devamsızlık yapan çalışanın görev süresi boyunca akdedilen belirli süreli iş sözleşmesinin sona ermesi durumları hariç olmak üzere, iş sözleşmesinin sona ermesi nedeniyle iş sözleşmesinin feshi, işten çıkarılmadan en az üç takvim günü önce yazılı olarak bilgilendirilmelidir. .

Madde 123. Yıllık ücretli izin verme sırası

Ücretli izinlerin verilme sırası, tatil programına göre yıllık olarak belirlenir (...).

Tatilin başlangıç saati çalışana bildirilmelidir. imza için başlamadan en geç iki hafta önce.

Madde 180. Bir kuruluşun tasfiyesi, kuruluşun çalışanlarının sayısının veya personelinin azaltılması durumunda çalışanlara garanti ve tazminat

(...) Çalışanlar işveren tarafından bizzat uyarılır ve imza içinİşten çıkarılmadan en az iki ay önce.

Tüm bu durumlarda, işverenin, iş mevzuatının gerekliliklerini karşılayan, çalışana belirli bir süre bildirimde bulunulduğunu teyit etmesi gerekecektir. Dolayısıyla bu tür bildirimler çalışana kişisel imzası altında yapılır. Ve bir bildirim verirken en önemli şey, çalışanın imzası değil, daha ziyade böyle bir bildirimin alındığı tarihin belirtilmesidir.

Bildirim, herhangi bir personel belgesinde olması gereken tüm ayrıntıları içerir.

Dahili yazışma belgelerinin kaydedilmesi sistemi

Kuruluşun belge kaydı için yetkili bir sisteme sahip olması durumunda, işverenin iş çatışması durumunda (dava dahil) kendisini savunması daha kolay olacaktır. Bir şirket kayıt sistemi aşağıdakiler için gereklidir:

belgelerin kullanılabilirliğinin kaydedilmesi ve hareketlerinin izlenmesi;
şirket belgelerine yasal güç verilmesi;
kuruluştaki iç belge akışının optimum organizasyonu;
Yasal bir uyuşmazlık durumunda işverenin çıkarlarının korunması. Bu durumda dergi kayıt sistemi belgenin belirli bir tarihte oluşturulduğunu doğrulayacaktır.

Doğrudan tutulması gereken defterlerin (hesap defterlerinin) sayısı, kuruluşun faaliyetlerinin özelliklerine bağlıdır. Muhasebe günlüklerinin (defterlerinin) yalnızca belgeleri kaydetme işlevini yerine getirmesi değil, aynı zamanda bir çelişki olması durumunda belgenin gerçekte belirli bir süre içinde oluşturulduğuna ve girilemediğine dair kanıt görevi görmesi için Daha sonra bu dergilerin tasarımında aşağıdaki kurallara uyulması tavsiye edilir.

Dergiler şunları yapmalıdır:

sert kapaklı olmalıdır (raf ömrüne uymak için);
yapışkanlı bir bağlamaya sahip olmak (bir sayfayı çıkarmanın veya mevcut bir dergiye bir sayfa eklemenin imkansızlığını veya zorluğunu kanıtlamak için);
sayfalar baştan sona numaralandırılmıştır;
dikilecek;
bir sertifika notu içerir. Derginin adını, cilt sayısını, numaralandırılmış sayfalarını (sayı ve yazıyla), kuruluş başkanının pozisyonunu, imzasını ve imza metnini ve derginin kayıt tarihini belirtmekten oluşur. Sertifika imzası derginin arka kapağına veya dışına yapıştırılmıştır;

bir tüzel kişiliğin mührü ve kuruluş başkanının imzası ile tasdik edilmelidir (balmumu mühür veya mühür ile tasdik edilmesi gereken çalışma kitaplarının ilk iki muhasebe defteri hariç (Kararnamenin 41. maddesi) 16 Nisan 2003 tarih ve 225 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti “Çalışma kitapları hakkında”).

İç yazışma belgelerinin kaydedilebildiği dergilerin iç görünümü, standartlaştırılmış dergi biçimleri bulunmadığından kuruluşların kendileri tarafından geliştirilmektedir. Yaklaşık formları aşağıda verilmiştir.

Kopyalar ve kopyalar

Çoğu zaman, iç yazışma belgeleri, özellikle orijinal belgenin daha yüksek bir yetkiliye gönderilmesi veya dava dosyasına sunulması durumunda yetkililere kopya veya kopya şeklinde teslim edilir, ancak belge üzerinde bazı ilave işlemlerin yapılması gerekir.

Kopyala Belge faks veya ücretsiz olabilir. Faks kopyası, belgenin içeriğini ve tüm dış özelliklerini - orijinalde (imza ve mühür dahil) veya bunların bir kısmında bulunan ayrıntılar, konumlarının özellikleri - tamamen kopyalar. Daktilolarda ücretsiz bir kopya oluşturulur ve belgenin tüm ayrıntılarını içerir, ancak mutlaka biçimini tekrarlaması gerekmez.

Dokümanlardan sorumlu çalışan kopyaları tasdik eder. Kopyaların tasdiki, “Doğru” veya “Kopya doğrudur” ibaresinin eklenmesi ve sorumlu kişinin imzası, transkripti ve tarihi belirtilerek resmileştirilir. Sertifika kaydı genellikle belgenin alt kısmındaki herhangi bir boş alana yerleştirilir.

Belgenin başka kuruluşlara sunulması durumunda, belgelerin kopyaları (onlardan alıntılar) damgalanmalıdır.

Kopyalamak– Resmi bir belgenin orijinalinin yasal gücüne sahip kopyası.

Bu nedenle, iç yazışma belgeleri hafife alınmamalıdır - çoğu zaman prosedürün yasallığının tanınması, bunların doğru şekilde yürütülmesine ve işlenmesine bağlıdır. Ancak işverenlerin şu anda çoğu zaman nasıl kullanacaklarını bilmedikleri tam da bu belgelerdir. Bu tür belgelerin kaydedilmemesi, dikkate alınmaması veya üzerinde anlaşmaya varılmaması, yalnızca belgenin yasal geçerliliğini değil, aynı zamanda şirkette yürütülen yönetim prosedürlerini de olumsuz etkiler. Çoğu zaman bu nedenle, işveren belirli bir çalışanın suçunu kanıtlayamaz ve disiplin cezası uygulamak veya çalışanla olan iş sözleşmesini feshetmek için yasal yollara başvuramaz. Birçok şirket kendi hatalarından yola çıkarak bir belge yönetim sistemi kurmaya başlar, ancak yine de sonuçlarıyla uğraşmaktansa olumsuz sonuçları önlemek daha iyidir.

Yazar, Ekonomi alanında doktora derecesine sahiptir, İş Hukuku Abone Hizmetleri Merkezi'nde “Personel Hizmetlerinde Büro Yönetimi” programının başkanıdır ve ofis çalışmalarının düzenlenmesi ve optimize edilmesi konularında pratik danışmandır.

Yasal güç- bu, kendisine mevcut mevzuat, onu veren kurumun yetkisi ve yerleşik yürütme prosedürü tarafından verilen resmi bir belgenin mülkiyetindedir. Gerekli ayrıntıların bulunmaması veya bunların yanlış uygulanması, belgeninyasal güce sahip olmayacak(örneğin imza veya tarih yok). Metnin başlığını veya icracı hakkında bir notu içermiyorsa, bu yalnızca belirli zorluklara yol açacaktır. V belgeyle çalışın ancak yasal önemini etkilemeyecektir.

Zorunlu ayrıntılarBelgelerin hukuki geçerliliğinin sağlanması,şunlardır:

kuruluşun adı (resmi) - belgenin yazarı; belge türünün adı; belge tarihi; kayıt numarası; belge onay damgası; metin; imza; fok.

İmzaherhangi bir belge için zorunlu bir gerekliliktir. Resmi imza belgede, varsayılmaktadır sorumluluk: belgenin orijinalliği için; belgenin yürütülmesinin (yürürlüğe konulmasının) tüm olası sonuçları için.

İmza hakkı belirli kişilere sağlanır ve sabit: işletmenin tüzüğünde; işletmeyle ilgili düzenlemelerde (yapısal birim hakkında); ofis işleri talimatlarında; çalışanın iş tanımında; sorumlulukların dağılımı sırasına göre.

Kuruluşun belgeleri müdür veya yardımcıları tarafından imzalanır. Yapısal bölümlere ilişkin belgeler başkanları tarafından imzalanır.

Bir dizi konuda, örneğin işletmenin önde gelen uzmanları gibi diğer çalışanlar da imzalama hakkına sahip olabilir. İmza, belgenin ilk nüshasına ve gerekirse diğer nüshalara, örneğin bir anlaşma yapılırken atılır.

Belge tarihi- belgenin en önemli ayrıntılarından biri. Bir belgede tarih bulunmaması onu geçersiz kılar.

Fok- yasal olarak önemli bir gereklilik Ve En önemli (veya mali) belgelerde bir yetkilinin imzasını tasdik etmek için kullanılır. Mühür şunları gösterir: belgenin gerçekliği hakkında;

belgenin mühürde belirtilen kuruluşla bağlantısı hakkında. Damga yapıştırıldı yayımlanmış belgeler hakkındaşunları gerektirir:

bir işletmenin kurulması veya yeniden düzenlenmesi gibi herhangi bir hukuki sonuç;

maddi sonuçlar, örneğin maddi varlıkların devri, bir kuruluşun veya bireyin bir şeye hakkının belgelendirilmesi.

Onay damgası- bazı belgeler ancak başkan veya daha yüksek bir makam tarafından onaylandığı andan itibaren yasal güç kazanır.

Onay damgası, içeriğine normatif veya hukuki nitelik kazandıran resmi bir belgenin olmazsa olmazıdır. Aşağıdakiler zorunlu onaya tabidir: işletmelere (şubelere) ilişkin tüzükler, düzenlemeler; personel programları; muayene raporları, kabul sertifikaları; iş tanımları; tahminler, iş planları, raporlar Ve vesaire.

Kayıt numarasıbelgenin gerçekliğine dair ek bir garantidir. Belgenin tüm işlem aşamalarından geçtiğini, tescil edildiğini ve dolayısıyla işletmenin resmi bir belgesi olduğunu gösterir.

Yasal etki sağlamak elektronik belge kullanılmış elektronik dijital imza.

Bir elektronik belge, yalnızca elektronik dijital imzanın doğruluğunun doğrulanması durumunda yasal olarak önemli olarak kabul edilir.

Elektronik dijital imza(EDS) - bu elektronik belgeyi sahteciliğe karşı korumayı amaçlayan, elektronik dijital imzanın özel anahtarını kullanarak bilgilerin kriptografik dönüştürülmesi sonucunda elde edilen ve imza anahtarı sertifikasının sahibinin tanımlanmasına olanak tanıyan bir elektronik belgenin ayrıntısı; elektronik belgede bilgilerin çarpıtılmadığının tespit edilmesinin yanı sıra.

Elektronik belgede dijital imzaeş değerkağıt belgede el yazısı imza aşağıdaki koşullara tabidir:

sertifika merkezi tarafından verilen imza anahtarı sertifikası, elektronik belgenin imzalandığı tarihte geçerlidir; elektronik belgedeki elektronik dijital imzanın gerçekliği doğrulanır;

imza anahtarı sertifikasında belirtilen bilgilere uygun olarak elektronik dijital imza kullanılır. Bu teknoloji sayesinde sonuç elektronik bir belgedir: yasal güce sahip olmak; belgenin yazarlığının onaylanması; belgede bilgilerin çarpıtılmadığının teyit edilmesi.

İçin kopyala kağıt belge vardı Orijinalin yasal gücü, o sertifikalı olmalı yerleşik düzene göre.

Bu amaçla ayrıntılar verilmiştir."Sertifika işaretini kopyala"Hangişunları içerir: sertifika yazısı “Doğru”; kopyayı onaylayan kişinin konumu; imzası; sertifikasyon tarihi;

yazdırma (en önemli veya harici belgeler için). Sertifikasyon, firmanın kendisi tarafından veya gerekiyorsa noter tarafından gerçekleştirilir.

Düzenleyici yasal düzenlemelere uygun olarak veya tarafların anlaşmasıyla, mühürlü bir kağıt belge, elektronik belgeye dönüştürüldüğünde, bir yetkilinin elektronik dijital imzasıyla onaylanabilir.İşletmelerin aşağıdakileri belgelendirmesine izin verilir:

vatandaşlar tarafından iş veya öğrenim başvurusu sırasında sunulan belgelerin kopyaları;

İşçilerin sosyal sorunlarının çözümüne yönelik belgelerin kopyaları. Kopyalar kuruluşta onaylanmıştır: örgütün başkanı; resmi (insan kaynakları departmanı başkanı).

Bir kuruluştaki iç yazışma aşağıdaki görevleri çözer:

1. Taraflardan birinin, işverenin veya çalışanın görüşünü, talebini, önerisini yazılı olarak ifade etmesi ve belgelemesi veya diğer tarafa bilgi verme niteliğinde olması.

2. İş sözleşmesinin feshi, çalışanların transferi, izin başvurusu ve diğer personel prosedürlerinin ayrılmaz bir parçasıdır.

3. Bir iş anlaşmazlığı değerlendirilirken gerekli belgesel kanıt görevi görür.

Dahili yazışmaların yukarıdaki görevlerin tümünü yerine getirebilmesi için aşağıdaki koşulların karşılanması gerekir:

1. Belge, gerekli tüm ayrıntılar mevcut olacak şekilde doğru şekilde yürütülmelidir.

2. Belgenin, gelen ve giden evrak kütüğüne göre bir kayıt numarasına sahip olması gerekir.

3. Bu belgeye alıcı taraftan resmi bir yanıt verilmesi gerekmektedir. Örneğin, bir karar şeklinde.

4. Belge, belirlenmiş arşiv gereklilikleri dikkate alınarak saklanmalıdır.

Şu anda bu yazışmaların çoğu elektronik olarak, e-posta alışverişi yoluyla gerçekleştiriliyor. Bu tür mesajlarla, bu elektronik belgenin bu belirli çalışan tarafından oluşturulduğunu kanıtlamak son derece zordur (şifreleri ayarlarken bile, belirli bir e-postaya erişmek için bu çalışan dışında hiç kimsenin şifreyi bilmediğini kanıtlamanız gerekecektir). Bu nedenle, bir anlaşmazlık veya olası bir anlaşmazlık durumunda, belgeleri kağıt ortamında hazırlamanız, imzanızla onaylamanız ve belgenin kaydedilmesinden sorumlu şirketteki resmi bir görevli aracılığıyla kayıt olmanız önerilir.

Prensip olarak, başvuru otomatik olarak oluşturulabilir, ancak yine de bundan sonra başvuruyu hazırlayan kişi tarafından yazdırılır ve imzalanır.

Belgelere yasal güç kazandırmak için yukarıda açıklanan prosedür dikkate alınarak başvurunun aşağıdaki ayrıntıları içermesi arzu edilir:

1. Belgenin başlığı “Uygulama”dır.

2. Muhatap - başvurunun gönderildiği kişi, belirli bir kuruluştaki pozisyonunu belirten, tam adı. resmi.

3. Derleyici - gönderildiği kişi, konumunu ve tam adını belirtir. çalışan.

4. Açıklamanın metni.

5. Başvuru sahibinin imzası.

6. Başvuru tarihi.

10. Bu başvuru esas alınarak personel işlemleri yapıldıktan sonra yönetici emrinin yerine getirilmesine ilişkin notlar yazılabilir. Genellikle belgenin sol alt kısmına veya herhangi bir boş alana yerleştirilirler.

11. Başvurunun gönderildiği vaka numarasının işaretleri olabilir.

Bildirim, herhangi bir personel belgesinde olması gereken tüm ayrıntıları içerir.

Belgenin kopyası faks veya ücretsiz kopya olabilir. Faks kopyası, belgenin içeriğini ve tüm dış özelliklerini - orijinalde (imza ve mühür dahil) veya bunların bir kısmında bulunan ayrıntılar, konumlarının özellikleri - tamamen kopyalar. Bir daktiloda (yazıcıda) ücretsiz bir kopya oluşturulur ve belgenin tüm ayrıntılarını içerir, ancak mutlaka biçimini tekrarlaması gerekmez.

Bir belge başka kuruluşlara sunulursa, belgelerin kopyaları (onlardan alıntılar) damgalanmalıdır.

Kopya, resmi bir belgenin orijinalinin yasal gücüne sahip tekrarlanan kopyasıdır.

Bilgisayar ortamındaki orijinal belgede değişiklik, yalnızca belgeyi oluşturan kuruluş tarafından, içeriğin ve değişikliklerin esaslarının zorunlu olarak kaydedilmesiyle ve yapılan değişikliklerden sorumlu kişi tarafından yapılabilir.

Değişikliklerin kaydı, belge kaydını oluşturan kuruluş tarafından gerçekleştirilir.

Aslı üzerinde değişiklik yapılması halinde, değişikliklerin nedenleri, giriş tarihi ve saati, değişikliği yapan yetkilinin konumu ve imzası ile açıklamasının belirtilmesi zorunludur.

Orijinal belgeyi elektronik ortamda oluşturan kuruluş veya belgeyi kullanan kuruluşlara, değişikliklere ilişkin bilgileri içeren ve madde 2.1 uyarınca zorunlu ayrıntıları içeren bir ön yazı göndererek tüm değişiklikleri belgeyi kullanan kuruluşlara bildirmekle yükümlüdür. aşağıdaki bilgiler:

Değişikliklerin temeline ilişkin bir gösterge;

Değişiklik yapma zamanı;

Yetkilinin imzası.

Gerektiğinde kapak mektubuna, belgenin orijinalini bilgisayar ortamında veya daktilo edilmiş bir görüntüde oluşturan kuruluşun damgası veya mührü yapıştırılabilir.

4.4. Bilgisayar ortamındaki bir belgenin veya kullanıcı tarafından tutulan bir tipografik belgenin kopyasında (kopyasında) yapılan değişiklikler, yalnızca belgeyi bilgisayar ortamında veya tipografik bir belgede oluşturan kuruluşun bildirimine dayanarak yapılır.

4.5. Değiştirilen orijinal belgenin yanı sıra değiştirilen belgenin kopyaları ve kopyaları, değişikliklerin bu standardın gerekliliklerine uygun olarak yapılması durumunda yasal geçerliliğini korur.

GAS "Seçimler" sistemi oldukça karmaşık bir sistemdir ve verimli kullanımını, istikrarını ve güvenilirliğini sağlamak için bir dizi organizasyonel ve teknolojik formaliteler uygulamaya konmuştur. Seçim süreci ve referandum yapma süreci kağıt üzerinde ve elektronik ortamda birçok belgenin kullanılmasıyla belirlenmektedir. Bu tür belgelerin aynı yasal güce sahip olması gerekir. Kağıt belgelere geleneksel gereksinimler getiriliyorsa, elektronik belgelere de özel gereksinimler getirilir. Seçim sürecinin sonuçları ve referandum yapma süreci büyük siyasi önem taşıdığından, “GAZ “Seçimleri” Kanununun, GAS “Seçimleri” kullanılarak hazırlanan belgelere yasal güç verilmesi koşullarını öngörmesi tesadüf değildir.

GAS "Seçimleri" kullanılarak hazırlanan belgelerin orijinalliğini sağlama koşullarını sıralayalım:

1. Kağıt üzerinde belge, Federal yasalara uygun olarak GAS "Seçimleri" kullanılarak hazırlanan, yasal güç kazanıyor İlgili yetkililer tarafından imzalandıktan sonra.
2. GAS "Seçimler" kullanılarak hazırlanan elektronik belge yasal güç kazanır elektronik imzayla imzaladıktan sonra
3. GAS "Seçimler" kullanılarak elektronik ortamda hazırlanan protokol, oylama sonuçları özet tablosu ve diğer özet belgeler şu şekilde yasal güç kazanır: tüm orijinal elektronik belgelerin gerçekliğinin elektronik imzaların genel anahtarlarını kullanarak öngörülen şekilde zorunlu olarak doğrulanmasından sonra, konsolide bir elektronik belgenin hazırlanması esasına göre.
4. GAZ "Seçim" sistemine giriş sürecinde veri elektronik bir belge oluşturulur ve elektronik imzalarla imzalanır ilgili yetkililer.
5. Uyumluluk veri elektronik belge veri kağıt belge bilgisayar çıktısı ile teyit edilmiş, İlgili yetkililer tarafından imzalanır ve raporlama belgelerine eklenir. Devlet Otomatik Sistemi "Seçimlere" veri girilmesi ve elektronik imzalarla imzalanmış bir elektronik belgenin oluşturulması özel bir dergiye kaydedilir.
6. Elektronik belgelerin daha yüksek bir seçim komisyonuna aktarılması, GAS "Seçimler" kullanılarak referandum komisyonu münhasıran gerçekleştirilir Elektronik imzaların güvenilirliği ve gerçekliği kontrol edildikten sonra, elektronik imzaların genel anahtarları kullanılarak iletilen her belgeye eklenir.
7. Test sonuçları Denetim protokolünün bilgisayar çıktısı ile onaylanır. Bu çıktı, görevliler tarafından öngörülen şekilde imzalanır ve raporlama belgelerine eklenir. Verilerin üst düzey bir seçim komisyonuna veya referandum komisyonuna aktarılması gerçeği, alt düzey seçim komisyonu veya referandum komisyonunun özel bir günlüğüne kaydedilir.
8. Bir üst seçim komisyonu, bir alt seçim komisyonundan referandum komisyonu, referandum komisyonu tarafından alınan her elektronik belgeye eklenen elektronik imzaların gerçekliği, elektronik imza anahtarları kullanılarak doğrulanır. Alınan elektronik belgelerin doğruluğunun kontrol edilmesi gerçeği doğrulandı Denetim protokolünün bilgisayar çıktısı. Bu çıktı, ilgili görevliler tarafından öngörülen şekilde imzalanır ve raporlama dokümanlarına eklenir. Böyle bir doğrulamanın gerçeği de özel bir dergiye kaydedilir.

Ön ve nihai seçim sonuçları arasındaki farklar yüzde binde biri kadar olabiliyor ve bu farklılıklar elektronik ya da “kağıt” yöntemin bazı eksiklikleriyle değil, ülkenin özellikle uzak noktalarından veri aktarımındaki gecikmeyle açıklanıyor. Bu farklılıklar hiçbir şekilde seçimlerin fiili sonucunu etkilememektedir.

Seçimler ve referandumlar sırasında, Elections GLS ağına entegre edilen oy pusulası işleme kompleksleri, oy verme merkezlerinde sistemin son çevresel ekipmanı olarak kullanılabiliyor. Zaten ülkenin çeşitli bölgelerindeki seçimlerde deneysel olarak kullanıldılar. Bu etkinlikler sırasında, otomatik oy sayımı ve bilgi aktarımı sorununa yönelik çeşitli mühendislik ve teknik çözümler test edildi ve aynı zamanda çeşitli oylama türlerinin sonuçlarının, oylamanın bitiminden sadece 20-25 dakika sonra otomatik olarak özetlenmesine olanak sağlandı.

Zaman tasarrufunun yanı sıra sistem, oylamayla eş zamanlı olarak oy pusulalarının doğruluğunun kontrol edilmesine olanak tanıyor, oylama sonuçlarının sahteciliğe karşı korunmasını teknik olarak garanti ediyor ve ülkenin tüm bölgelerindeki seçim sürecinin gerçek zamanlı olarak görsel olarak gösterilmesini sağlıyor. Seçim gününde, ara oylama sonuçları programa göre istatistiksel, şematik, metin, işitsel ve görsel bilgiler şeklinde Rusya Merkezi Seçim Komisyonu tarafından alınır ve işlendikten sonra derhal medyaya iletilir.