Veri yoksa bir mektuba nasıl cevap verilir? İş mektubu yazmanın temel kuralları

Kuşkusuz cevap küçümseyici olacaktır: Alınan talebi incelediğinizi bildirebilir, kataloglar, fiyat listeleri gönderebilir, talepte belirtilen koşulları değiştirmeyi teklif edebilir, mal tedarik etmeyi reddedebilir veya başka bir talepte bulunabilirsiniz.

Dolayısıyla, bu ürünün tedarikiyle ilgileniyorsanız, talebe yanıt olarak bir teklif gönderilir.

Teklif, satıcının alıcıya mal tedarikine ilişkin yaptığı yazılı tekliftir. Teklifte belirtilen şartlara göre bir satış sözleşmesi yapma isteğini veya istekliliğini ifade eder33. Örneğin:

. Sayın Baylar!

. Alındığını minnetle kabul ediyoruz. isteğiniz ve bir örnek gönderin(ürün adı) ilgileniyorum. Sen. Önerebiliriz. Bu ürünü aşağıdaki şartlarda satın alabilirsiniz:

plastik(isim) parça başına bir disk paketinde;

Teslimat: Sınıra ödenen navlun;

disk ambalajı: ücretsiz;

ödeme: gayri kabili rücu akreditif

. için minnettar olacağız. Siparişiniz. Kendi açımızdan, her zaman hizmet sözü veriyoruz

. C. Ek: tek nüsha halinde örnek

. Sayın Baylar!

. Alındığını onaylıyoruz. isteğiniz(Tarihi) tedarik(Ürün adı). Numune göndermeye gerek yok çünkü. Ürünlerimizin kalitesini çok iyi biliyorsunuz

. Zamanında sipariş verirseniz teslim edebiliriz. Sanaüç aylık kalemlerin (sayı)

. Tava(soyadı) firmamızdan tanıtıldı. Fiyatlar ve teslimat takvimi ile karşınızdayız. Geri bildiriminiz olumluydu, siparişi aldıktan sonra ürünleri göndermeye başlayabiliriz.

. Sayın Baylar!

. Cevap olarak. Talebiniz(Tarihi) Dikkatlice okuduğumuzu bildiririz. Numuneleriniz(Ürün adı) . Emin olmak istiyoruz. Siz, uygun (gerekli, siz, arzu ettiğiniz) kalitede ürünler üretebilmemiz için

. Tatmin etmek. Yıllık ihtiyaçlarınızı sunabiliriz. İşte sizin için sözleşmenin şartları:

bir UAH biriminin fiyatı;

tüm partinin toplam maliyeti UAH;

nakit ödeme:

Teslim süresi: Siparişin alınmasından sonraki günler. Tüm özellikler kataloğumuzda verilmiştir. Lütfen. Bu mektubu aldıktan sonra beş gün içinde yanıt gönderirsiniz. Yvago'yla...

. Sayın Baylar!

. Sorgunuz için teşekkür ederiz.(Tarihi) tedarik(Ürün adı). Bu talebin değerlendirilmek üzere kabul edildiğini bildiririz. Nihai kararı size bildireceğiz. Ayrıca sen

Eğer. Müşterinin ihtiyacı olan bir veya başka bir ürünün temini için teklif veremezsiniz, mutlaka gönderin gerekçeli ret:

. Canım!

. Teşekkür ederim. sizden bir talep için(Tarihi) ve ürünlerimize olan ilgi

. Yazık ama günümüz pazarının ihtiyaçları göz önüne alındığında bu tür ürünleri üretmiyoruz.

. Sayın'a sorduk.(soyadı), ilgili önerileri iletmek için verimli bir şekilde işbirliği yaptığımız

. Ürettiğimiz ürünlerin ayrıntılı açıklamasını içeren resimli bir katalog ekliyoruz. Eğer ilgileniyorsanız lütfen bana bildirin. Sen onlardan birisin, o zaman sözleşme taslağını devredebileceğiz, c'yi not ederek. Teslimat hatları, maliyet, ödeme koşulları.

. Sayın Baylar!

. Gönderen mektup için teşekkürler(Tarihi). Maalesef bilgilendirmek zorundayız. Üretilen tüm ürünler firma (isim) tarafından ihraç edilmektedir. Oraya gönderdik. İsteğiniz ve sağlanması istendi. İlgileneceğinizi umduğumuz bir teklifiniz var. Sen

. Saygılarımla ve en iyi dileklerimle..

. Canım!

. aldığımızı şükranla kabul ediyoruz. Talebiniz ... (Tarihi) . Yazık ama tatmin edemiyoruz. Ürünlerimizin tamamı satılmış olduğundan talebiniz. Mevcut durum bize bugün üretim kapasitemizi artırma fırsatı vermiyor

. Anlayış için umut

. Saygıyla kalın

. Sayın Baylar!

. İçin teşekkürler. Talebiniz(Tarihi) . Ne yazık ki tek başımıza tatmin olmamız mümkün değil. İsteğin

. Gerçek şu ki, uzun yıllardır çıkarlarımız temsil ediliyor.(Firma Adı) . Bu şirkete olan sözleşme yükümlülükleri göz önüne alındığında, ürünlerimizi bölgede bağımsız olarak satamayız. Senin ülken

. Lütfen isteğinizi şu adrese gönderin:. Samimi olarak..

Bazen bir talebe yanıt olarak koşullarını değiştirmeyi teklif edebilirsiniz: mal miktarı, model, teslimat süresi vb.

. Sayın Baylar!

. Üzerinde. Talebiniz(tarih), maalesef gerekli olanı üretmediğimizi size bildirmek zorunda kalıyoruz. siz ürünleriniz

. Ama teklif edebiliriz. Mevcut ürün yelpazemizin kataloğunu oluşturabilirsiniz. olursa çok seviniriz. Ürünlerimizden bazılarını tanıttınız. uygulama programınız

. Bu teklif ilginizi çekiyorsa. Lütfen bize bir cevap gönderin

. Canım /

. Yanıt veriyorum. Tedarik talebiniz(ürün adı), doğru ürünü teslim edemediğimizi bildiririz. ses seviyesi

. İle. Siparişiniz için yalnızca kısmi teslimatı şu süre içinde teslim edebiliriz: günler. Ayrıca, önce ön siparişleri tamamlamamız gerektiğinden gönderimi geçici olarak durdurduk.

. Memnun olup olmadığınızı lütfen acilen söyleyin. sen bizim teklifimiz

(aynı zamanda bir mektup-cevaptır) iş etiğinin standart normudur. Kural olarak, talepler ya şirketin potansiyel ortakları tarafından işletmenin faaliyetleri, mallar, hizmetler, fiyatlar ve indirimler hakkında herhangi bir bilgi sağlama talebiyle ya da örneğin zamanlama hakkında bilgi edinmek için mevcut karşı taraflarca yapılır. teslimat, ödeme, belgelerin iletilmesi veya düzeltilmesi vb.

DOSYALAR Bu dosyaları çevrimiçi açın 2 dosya

Talebe verilen yanıt resmi niteliktedir ve şirketin ticari belge akışının bir parçasıdır.

Yanıt yazmak için genel kurallar

Öncelikle cevabın tam olarak orijinal mektubun adına yazıldığı işletme çalışanı tarafından yazılması gerektiği unutulmamalıdır. İstisnalar yalnızca bu çalışanın herhangi bir nedenden dolayı (hastalık izni, iş gezisi, işten çıkarılma) bulunmaması durumunda mümkündür - o zaman cevap, o anda bulunmayan kişinin yerine geçen kişi tarafından yazılabilir.

Mesajın dili ve sunumu istek mektubunu yansıtmalıdır. Başka bir deyişle, metinde, isteği gönderen tarafından kullanılanla aynı adres biçiminin, aynı kelime dağarcığının, terminolojinin, dil dönüşlerinin ve sunum sırasının kullanılması, tabii ki girişimin yazarının şartıyla arzu edilir. mesajın yetkin ve doğru bir kişi olduğu ortaya çıktı.

Gelen mesajın numarasına ve tarihine referansın belirtilmesi gerekir, ancak aynı zamanda talebin yazarı tarafından yapılan hataların tekrarlanması imkansızdır ve bunların yanıt mektubunda belirtilmesi istenmez (yalnızca bu şirketin belirli faaliyetleri için geçerli değildir).

Talebe verilecek yanıt olumlu ya da olumsuz olabilir.

Olumlu bir cevap mümkün olduğu kadar ayrıntılı olmalıdır.
ve olumsuz - haklı ve son derece doğru.

Ayrıca, bir talebin reddedilmesi durumunda, cevabın olumlu olabileceği durumlar hakkında yazarına bilgi verilmesi iyi bir uygulamadır.

Her durumda cevap mektubu en kibar şekilde yazılmalıdır. Boş cevaplardan kaçınmanız tavsiye edilir ve gerekli bilgiler eksik olsa bile cevap yazmanız gerekir. ölçülü, kibar ve saygılı Talebin yazarıyla ilgili olarak. Kabalık, tıpkı bilerek yanlış bilgi vermek gibi, kesinlikle kabul edilemez.

Bir isteğe yanıt nasıl yazılır?

Bir soruşturma mektubuna yanıtın sunulduğu ve yürütüldüğü biçim, kuruluşlar arasındaki ilişkilerde belirleyici bir rol oynayabilir. Bu nedenle derlemesine belirli kurallara bağlı kalarak çok dikkatli davranılmalıdır.

Öncelikle cevap mektubunu oluşturmadan önce, göndericiye talebin alındığına dair uygun bir şekilde bilgi vermelisiniz. Daha sonra gerekli tüm bilgilere sahipseniz cevaba geçebilirsiniz. Cevap mesajı ne kadar erken yazılırsa o kadar iyidir, ancak istenen bilgi şu anda mevcut değilse mektubu beklemek daha iyidir.

Yanıtın yapısı ofis işleri açısından oldukça standarttır.

Mesajın üst kısmına (sağda veya solda), gönderen şirketin adını (adres ve telefon numarasıyla birlikte) ve adına yanıtın verildiği çalışanın adını yazmanız gerekir.
Ayrıca alıcıya ait bilgiler de aynı şekilde girilir.
Bundan sonra cevabın kendisi yazılır. Talebin özüne tam olarak uygun olmalı ve eğer mektubunda talepte bulunan kişi aynı anda birkaç soruyu ayrı paragraflara bölünmüş olarak sormuşsa, cevap tamamen aynı formatta yazılmalıdır. Cevaba herhangi bir ek bilgi eklenmişse, mektubun metnine ayrıca not edilerek yansıtılmalıdır.
Aynı şekilde, koşullar gerektirdiği takdirde bazı kanun, yönetmelik ve hukuki düzenlemelere de atıflara cevapta yer verilebilir.

Cevap mektubu nasıl yazılır

Cevap yazılabilir

el yazısıyla olduğu gibi (çoğunlukla bunu isteğin kendisi benzer bir formatta geldiğinde yaparlar),
ve basılı olarak (bu yöntem önemli ölçüde zaman kazandırır).

Basit bir A4 formatında veya kuruluşun antetli kağıdına çizilebilir - ikinci seçenek, şirketin ayrıntılarını manuel olarak girmenize izin vermez ve çok daha sağlam görünür. Cevap şu olmalı bir imza içerir Konumunu belirterek kuruluşu temsil eden bir çalışan. Mühür koymaya gerek yok çünkü. 2016 yılından itibaren damga ve mühürlerin tüzel kişiler tarafından kullanılmasına ilişkin kanunun zorunluluğu geçersiz hale gelmiştir.

Bir yanıtın derlenmesi tek bir kopyada, göndermeden önce numaralandırılmalı (şirketin iç belge akışına uygun olarak) ve tarihi de belirtilmelidir.

Mektupla ilgili bilgiler giden belgelerin günlüğüne girilmelidir - talebin cevabının kaybolması veya karşı tarafla anlaşmazlıklar olması durumunda, bu durumu hızlı bir şekilde çözmenize olanak sağlayacaktır.

Bir mektup nasıl gönderilir

Yanıt çeşitli şekillerde gönderilebilir. E-posta veya Faksönemli ölçüde zaman tasarrufu sağlar. Ancak mektup özellikle değerli bilgiler veya orijinal belgeler içeriyorsa ve gönderen, mesajın garantili olarak alınmasını istiyorsa, bir yanıt göndererek Russian Post'un hizmetlerinden yararlanmalısınız. Tescilli posta ile makbuz onayı ile.

Mektup yanıtına yanıt beklenip beklenmeyeceği

Hemen hemen tüm iş mektupları yanıt gerektirir ancak bu kuralın bir istisnası vardır.

Cevap mektubu başlangıçta herhangi bir talep, talep ve öneri içermediğinden herhangi bir cevaba ihtiyaç duymamaktadır. Aslında yalnızca ikinci tarafın ihtiyaç duyduğu bilgileri içerir.

Aynı zamanda, kârlı bir sözleşme veya anlaşmanın sonuçlandırılması için başlangıç noktası olabilecek ve aynı zamanda ortaklar arasındaki ilişkilerdeki her türlü sorunu ve zorluğu çözmenin basit ve uygun maliyetli bir yolu olabilecek yanıt mektubudur.

Ticari yazışmalarda her belgenin kendi anlamı vardır ve şu ya da bu şekilde ortaklar arasındaki ilişkiyi etkileyebilir. Bu tür belgelerin çok sayıda farklı türü arasında, mektup yanıtı özel bir yere sahiptir.

İş evraklarının sınıflandırılması

Taraflar arasındaki ilişkilerde çoğu sorun yazılı olarak çözülür. Ve kanuna göre bildiğiniz gibi sözlü anlaşmalar geçerli değil. Bu nedenle her işletmenin ticari yazışmalar yapması gerekir. Çeşitli kurum ve kuruluşlar arasındaki resmi temaslar sonucunda ortaya çıkan genel kabul görmüş bir bilgi alışverişi aracıdır.

Tüm iş mektupları iki kategoriye ayrılır:

Zorunlu yanıt gerektirenler.
Böyle bir tepkiye ihtiyacı olmayanlar.

Cevap mektubu ikinci kategoriye aittir. Soruşturma, bilgilendirme, uyarı, teklif, hatırlatma veya sunum yazısı ile birlikte ticari belge türlerinden biridir. Bu tür belgeler genellikle, taraflar arasındaki çeşitli sözleşmelerin ve diğer anlaşmaların imzalanması ve daha fazla desteklenmesi sırasında kullanılır. Cevap mektubu diğerlerinden farklı olarak hiçbir şey talep etmez ve hiçbir şey sunmaz. Yalnızca karşı tarafın daha önce talep ettiği bilgileri içerir.

Başvuru onayı

Cevap mektubu farklı durumlarda derlenmiştir. Bu belirli bir şikayete, iddiaya veya talebe yanıt olabilir. Ve hem olumlu hem de olumsuz olabilir. İkinci durumda, belge zaten bir tür ret mektubu olacaktır. Ancak böyle bir karara yol açan nedenlerin ayrıntılı bir açıklamasıyla birlikte verilmesi gerekir. Örneğin, bir şirketin belirli bir süre için belirli bir tür ürünün üretimi için resmi bir yazılı sipariş aldığı durumu düşünün. İşletme açısından böyle bir işbirliği isteniyorsa, buna hemen yanıt verilmesi gerekir. Cevap rastgele. "Hadi yapalım" veya "Hadi yapalım" sözleriyle başlayabilir. Terim olarak, malların üretimi ve depoya aktarılması için gereken süre dikkate alınarak sevkiyat tarihini belirtmek daha iyidir. Ek olarak, müşteri birkaç aşamaya güvenebileceği için ödeme koşullarını da belirtmek gerekir. Daha sonra geriye yalnızca toplam tutarı hesaplamak ve müşterinin para transferi yapacağı bilgilerinizi sağlamak kalır. Böyle bir belge genellikle müdür ve baş muhasebeci tarafından imzalanır ve en sonunda doğrudan icracının koordinatları rapor edilir.

Bireylerle yazışma

Bazı işletmeler, faaliyetlerinin doğası gereği bireylerle doğrudan temas halindedir. Bu bir hizmet kuruluşu veya tüketim malları şirketi olabilir. Vatandaşlardan böyle bir işletmenin adresine hem olumlu hem de olumsuz çok farklı nitelikte bilgiler gelebilir. Bununla birlikte, uygun bir yanıt ve zorunlu bir yanıt gerektirir. Bu gibi durumlarda kişisel görüşme veya telefon görüşmesiyle sınırlı kalmamak gerekir. Vatandaşa kendisini ilgilendiren tüm konularda tam açıklamalar yapılmalıdır. Bu, mektuba ayrıntılı bir yanıt olmalıdır.

Böyle bir belgenin bir örneği belirli gereksinimleri karşılamalıdır:

Herhangi bir ticari yazışma için resmi antetli kağıdı kullanmak en iyisidir.
Bu tür belgelerin derlenmesinin özelliklerini dikkate almak gerekir. Önemli olan, bunların iyi bilinen paralellik kuralına uygun olarak yazılması, yani başlatan yazar tarafından kullanılan aynı kelime dağarcığını ve dil ifadelerini içermesi gerektiğidir. Bu, maksimum karşılıklı anlayışa ulaşacaktır.
Talep mektubuna bir bağlantı yaptığınızdan, numarasını ve tarihini belirttiğinizden emin olun.
Metni şu ifadeyle başlatmak daha iyidir: "Mektup numaranıza ...", "Talebinize yanıt olarak ..." veya "Sizi bilgilendiriyoruz ...".

Kesinlikle resmi

Resmi bir mektuba yanıt vermeniz gerekiyorsa, bunu doğru bir şekilde yapmanız gerekir. Böyle bir itirazın mutlaka kibar ve doğru olması gerektiği unutulmamalıdır. Okuryazarlığı da unutmayın. Saygın bir kuruluşun sağladığı bilgilerde bariz hatalar görmek gülünçtür.

En başından itibaren adres sağ üst köşeye yazdırılır. Zarfta belirtilenin tam bir kopyasıdır. Cevap her zaman bir tür talebe verilir, bu nedenle sol üstteki kayıt damgasında ilk ayrıntıları (numara ve kalkış tarihi) belirtilmelidir. Daha sonra muhataba kısa bir itiraz gelir (sadece soyadını baş harfleri olmadan belirtebilirsiniz). Metin, ilgilenilen soruna ilişkin ayrıntılı açıklamalar içermelidir. Bağımsız değişken olarak yalnızca doğrulanmış veriler kullanılmalıdır. Hiçbir durumda söylentilere ve spekülasyonlara güvenmemelisiniz. Gerekirse, ilgili maddeleri gösteren normatif düzenlemelerden alıntılar kullanabilirsiniz. İşletmenin müdürü böyle bir belgeyi imzalar ve sorumlu icracının soyadı ve telefon numarasına ilişkin verilerle biraz daha aşağıya bir not yazılır.

Kuruluşa gelen bir takım yazışmalar, belirli soruların cevaplarının gönderilmesini gerektirir. Bu yazımızda bir isteğe yanıt olarak nasıl mektup yazılacağına daha yakından bakacağız.

Makaleden öğreneceksiniz:

Cevap mektubu ne zaman gereklidir?

Her kuruluşun gelen yazışmaları, belirli türleri yanıt mesajlarının gönderilmesini gerektiren çeşitli belgelerden oluşur. Aynı zamanda gelen belge türleri ve cevaplanması gereken mektuplar konusunda da iyi bilgi sahibi olmak gerekir. Yanıt mesajı göndermeniz gereken gelen mektup türlerini ayrıntılı olarak tanımanızı öneririz.

Talep mektubu

Zaten bu belgenin başlığından, muhatabına gönderilen bir tür talebi içerdiği anlaşılıyor. Kural olarak, bu belgenin amacı, mektubun yazarının ihtiyaç duyduğu belirli bilgileri, malları veya hizmetleri elde etmektir. Bu gelen belge kategorisi şu tarihte düzenlenir: antetli kağıt ve "Lütfen bilgilendirin ...", "Lütfen bilgilendirin ...", "Lütfen harekete geçin ..." vb. ifadeler içerir.

Bazı durumlarda, bir iş belgesi doğrudan bir talep değil, yalnızca bir dilek içerebilir. Örneğin, "İtirazı dikkate almayı umuyoruz ...". Bu durumda belgenin ayrıca itirazın kendisini veya belirli önlemleri gerektiren durumun açıklamasını da içermesi gerekir.

Bir talep mektubunun birden fazla dilekçe içerdiği durumlar da vardır. Bu durumda biçimlendirme kuralları her birinin ayrı bir paragrafta açıklanmasını gerektirir. Ayrıca dilekçenin takip eden her paragrafı "Sizden de işlem yapmanızı rica ediyoruz...", "Bu arada dikkat etmenizi rica ediyoruz...", "Aynı zamanda ricamızdır" ifadeleriyle başlamalıdır. dikkate almak..." vb.

Bir soruşturma

Belki de soruşturma mektubu, cevabının mutlaka gönderilmesi gereken tek belgedir. Talep mektupları ile talep mektupları stil ve içerik açısından çok benzer olmasına rağmen talebin göz ardı edilemeyecek bir ayırt edici özelliği vardır. Belgenin gerekçesi ile ilgili.

Soruşturma mektupları bkz. resmi mektuplar Belirli bilgi, belge ve iş evraklarını almak amacıyla muhatabına gönderilir. Yazışmalardaki böyle bir belge, talebin yazarı tarafından belirtilen bir gerekçenin varlığıyla ayırt edilir. Gerekçe olarak, yazarın talep edilen bilgiler veya iş evrakları hakkında bilgi sahibi olma hakkına sahip olduğu herhangi bir hükümet belgesine, düzenlemeye veya yasaya atıf yapılabilir. Ayrıca gerekçe, belirli bilgileri tanıma hakkını veren kurumsal ve yasal belgelere referans olabilir. Ve tam da hukuki bir gerekçenin varlığı nedeniyle, talebe resmi yanıt verilmesi zorunludur. Aşağıda bir itiraz mektubuna verilen örnek yanıta daha yakından bakacağız.

Davet mektupları

Çeşitli etkinliklere yapılan davetler, muhatabın bir yanıt mektubu göndermesini gerektirmese de, çoğu durumda böyle bir ihtiyaç iş görgü kuralları tarafından belirlenir. Bu durumda mümkün olan en kısa sürede bir yanıt mesajı verilmesi arzu edilir. Bu mümkün değilse, davet eden tarafı arayarak etkinlikte bulunup bulunmayacağı konusunda uyarıda bulunabilirsiniz.

Cevap mektubunun yapısı ve formatı

Yukarıda da belirtildiği gibi talebe cevap yazısı zorunludur, bu nedenle talebin alınmasından sonra mümkün olan en kısa sürede hazırlığına başlanmalıdır. Herhangi bir nedenle belgenin yürütülmesi gecikirse, yazarı isteğin alındığı konusunda uyarmak mantıklıdır, ancak işlenmesi zaman alır. Bu sadece nazik ve etik bir davranış olmakla kalmayacak, aynı zamanda mesajınızı formüle etmeniz için size zaman da verecektir.

Bir talebe verilen yanıt mektubunun (aşağıda bir örnek verilmiştir) bu talebe ilişkin hem olumlu hem de olumsuz bir karara yol açabileceğini anlamak önemlidir. Onları daha ayrıntılı olarak ele alalım.

Olumlu bir yanıt

Mektup Belirli bir talep veya talebe ilişkin olumlu karar içeren yanıt, talebin kendisi ile aynı tarzda yapılır. Esasen aynı üslupla ve aynı üslupla yazılmalıdır. Belgede, talebin dikkate alındığı ve buna dayanarak olumlu bir karar verildiği (talebin kabul edilmesi kararı) belirtilmelidir. Bu durumda gerekirse talebin karşılanacağı zaman dilimini belirtebilirsiniz.

Resmi bir talebe verilen yanıtın (aşağıda bir örnek verilmiştir) belirli iş evraklarının gönderilmesini gerektirmesi durumunda, bunlar mektuba eklenebilir. Bu durumda, ekli belgelerin listesi, numaraları ve adları ana belgede belirtilmelidir. Gerekirse kopya sayısını belirtin.

Yanıt mektubu (örnek)

Cevap mektubu ticari belge türlerinden biridir. Derlenmesi, daha önce alınan girişim mektubuna herhangi bir cevap verilmesi ihtiyacından kaynaklanmaktadır. İki tür cevap vardır: olumlu ve olumsuz. Olumsuz yanıt içeren bir mektuba bazen ret mektubu denir.

Kural olarak, bir yanıt mektubu bir girişim mektubuna benzetilerek oluşturulur, yani aynı kelime dağarcığını ve benzer konuşma kalıplarını kullanır. Elbette bu kural yalnızca kaynak kodun ticari yazışmaların gerekliliklerine uygun olarak doğru şekilde derlenmesi durumunda geçerlidir. Çoğu durumda, bu tür bir mektubu oluştururken derleyici kuruluşun antetli kağıdı kullanılır.

Taslak hazırlama

Yanıt mektubunda en sık kullanılan ifadeler “İlginç teklifiniz için teşekkür ederiz”, “Hazır olduğumuzu teyit ediyoruz…”, “Rızamızı beyan ediyoruz…” veya “Maalesef şu anda…” için hazır değiliz.

Cevap kayıt numarasında girişim yazısının tarih ve numarasının belirtilmesi gerekmektedir. Bu gereklilik, gelen ve giden ticari yazışmaları kolaylaştırmanıza olanak tanıdığı için zorunluluktan kaynaklanmaktadır. Bu bilgilerin doğrudan mektubun metnine dahil edilmesi önerilmez. Bir yanıt mektubu hazırlama kurallarının ihlali, aşağıdaki içeriğe sahip bir ifade olacaktır: "Mektubunuza yanıt olarak, ...'dan ... gelen numara sizi bilgilendiriyoruz ...".

Ret mektubu yazarken bunun nedenini belirtmeniz gerekir. Makul olmayan bir ret, alıcıya saygısızlığın bir tezahürüdür. Bu nedenle böyle bir mektubun "... ile bağlantılı olarak ..." ifadesiyle başlaması gerekir. Red mektubunu derleyenin, talep veya talep içeren orijinal mektuba kimin, ne zaman, hangi durumda ve hangi koşullar altında olumlu cevap verebileceğine dair bilgisi varsa, bu bilginin ret metninde belirtilmesi tavsiye edilir.

Ret mektubunun sonuna, düzenleyenin imzası konur. Çoğu durumda mektup, başkan veya başka bir yetkili kişi tarafından imzalanır. Derleyicinin iletişim bilgilerini de belirtmek gereksiz olmayacaktır, böylece gerekirse alıcı bu kişiyle iletişime geçebilir ve ek bilgi alabilir.

(Boyut: 26,5 KiB | İndirilme: 27.149)