Bir iş etkinliğine örnek davet mektubu. İş toplantısı davetiye örneği

Bu, aşağıdaki ifade kullanılarak yapılır: Lütfen katılımınızı telefonla (numara) onaylayın. veya Lütfen katılımcıların sayısı ve kompozisyonu hakkında telefon (numara) veya e-posta (adres) yoluyla bilgi verin. Davetiye “tanımadığın” bir kuruluşa gönderilmişse, onlardan hiçbir şey talep edemezsin. Burada daha diplomatik bir ifade kullanılması tavsiye edilir: Teklifimizle ilgileniyorsanız, lütfen telefonla (numara) bizimle iletişime geçin veya e-posta (adres) yoluyla bir mesaj gönderin. Ancak yine de, iki şirket arasındaki dostluğun düzeyi veya etkinliğin formalite/gayri resmilik derecesi ne olursa olsun, başlamadan bir süre önce davet mektubu gönderilen herkesi arayıp katılımlarını netleştirmeniz gerekiyor. Bu aynı zamanda şirketin etkinlik için "onaylanması" durumunda da yapılır. Katılımcı size fikrini değiştirdiğini söylemeyi kolaylıkla unutabilir.

Davet mektubu

Davet ile karıştırılmaması gereken bir diğer mektup ise iş teklifi veya işe davet mektubudur. Buna ayrı bir makale ayrılmıştır ve bu, iş etkinliklerine davet mektuplarından bahsedecektir.

Dikkat

Genel yazım kuralları ve yapısı Davet mektubu birçok iş mektubu türünden biridir. Ayrıca iş mektubu yazmanın genel kuralları hakkındaki makaleyi de okumanızı tavsiye ederim.

Önemli

Bunların neredeyse tamamı davet için geçerlidir ve özellikler ve nüanslar yalnızca metinle ilgilidir. Davet mektubu kuruluşun antetli kağıdında düzenlenir.

Hesabınız oluşturuldu!

• Serbest yazı stili her zaman yanlış karardır! Metnin yalnızca biçimsel yapısını kullanmalısınız (edebi bir üslubun kullanılması teşvik edilmez).
• İş mektubu bir reklam postası değildir! Yalnızca kuruluşun ek materyallerini kullanarak konunun incelenmesiyle öneride bulunulmamalıdır! Bu nedenle özgüllük bir diğer önemli kuraldır! Alıcı, kendisinden NE ve NEDEN gerekli olduğunu derhal anlamalıdır!
• Sorular veya listeler, oluşturduğunuz iş randevu mektubunda yer alması gereken önemli bir kısımsa, örnek bunları özellikle ayırmalıdır! Uzun sıralamalar sadece okuyucunun kafasını karıştırır.
• Her zaman az ya da çok başarılı bir kuruluşta bulunan dijital imzanızı koyun.

Davet mektubu. örnek davet mektubu

Bu, özellikle varlığı arzu edilen konukların listesinin derlendiği etkinlikler için geçerlidir. Bu durumda sadece onları arayıp yaklaşan etkinlik hakkında bilgilendirmek yeterli olmayacaktır.

Davet edilen kişinin etkinliğin boyutunu ve kendi önemini anlaması önemlidir. Bu amaçla bir davet mektubunun nasıl doğru bir şekilde oluşturulacağına bakacağız (aşağıda bir örnek verilmiştir).

Bu kategoriye ait olmak, davetin amacına göre belirlenir: yaklaşan etkinlik, düzenlenme zamanı ve yeri hakkında doğru kişileri bilgilendirmek. Bu mektup, her davetliye tek bir nüsha halinde şahsen gönderilmesi bakımından farklıdır.

Bir iş toplantısı iş toplantısı için örnek davet formu

Bundan sonra, bu tür mektuplar, kural olarak şablonun kullanıldığı doğrudan bir adresi ima eder: "Sevgili ... Ivan Ivanovich" (örnek). Bunlar mutlaka uyulması gereken standart kurallardır, ancak bir bütün olarak mektubun içeriği de önemli bir rol oynar, bu yüzden ona özellikle dikkat etmeye değer! Bir iş mektubunda toplantı nasıl istenir? Bir iş toplantısı için doğru bir talep derhal bunun önemi hakkında "bağırılmalıdır" ve aynı zamanda bu tür mesajların en yaygın iki türü vardır: özellikle bir toplantı daveti (alıcının bunu pekala reddedebileceği) ve bir belirli koşullar altında yerine getirilmesi zorunluluğu.

Örneğin şirketler, bir müşteriyle iletişim kurarken, kendisine zarar verebilecek olayların meydana geldiği etkileşimin bir sonucu olarak ikinci seçeneği kullanır.
Bunu uygun düzeyde bilmiyorsanız, bu işi uzman bir uzmana emanet etmelisiniz ve genel öneriler, normal bir uygulama oluşturmayla aynı görünür (prensip aynıdır ve önemli bir özellik yoktur). Bununla birlikte, biraz farklı başlarlar ve yurtdışındaki standart selamlama yerine, alıcıya hemen hitap etmek gelenekseldir ("sevgili" değil, sadece Bay veya Bayan), örneğin: "Bay.

Fırıncı..." Alıcı ve gönderen arasındaki "bağlantı"dan da bahsetmek önemlidir, çünkü faaliyetleri rastgele mektuplar için çok uzakta gerçekleşmektedir. Örnek: "Ortak arkadaşımız Adam Ricky, seninle iletişime geçmemi önerdi..." - "Ortak dostumuz Adam Ricky, seninle iletişime geçmemi önerdi...".

Bu pasajı okuduktan sonra, alıcı yalnızca genel bağlantıyı değil, aynı zamanda toplantının hangi konuda önerilebileceğini de hemen anlayacaktır.

İş davet mektubu: nasıl yazılır, örnek indir

Orada değilse, o zaman önemli değil ama varlığı ek bir imaj veriyor Bir iş toplantısından sonra mektup nasıl yazılır ve neden bunu yapmanız gerekir? Sonuçlar ne olursa olsun, ilk toplantıdan sonra yazılan bir iş mektubu, işe yetkin bir yaklaşımın bir jesti ve kişinin profesyonelliğine yönelik ek bir "işaret"tir. Bu nedenle, her zaman böyle bir soru sormaya ve gelen tüm mektupları (tabii ki spam hariç) kesinlikle yanıtlamaya değer. Tahmin edebileceğiniz gibi mektubun yapısı biraz farklıdır çünkü davetinizi çekici hale getirmenize gerek yoktur, ancak elde edilen sonucu pekiştirmeye değer. Bunu yapmak için, mesajın bireyselliğini gösterecek ve alıcıya söz konusu toplantıyı hatırlatacak olan iş görüşmesinin belirli bir tarihinden basit bir şekilde bahsederek başlamaya değer.

İş mektubunda toplantı teklifi

Ancak, bir iş etkinliğine resmi bir davet mektubu yazmanız gerekiyorsa, bunu antetli kağıt kullanarak yazmak kabul edilebilir. Yabancıya davet mektubu Yabancı vatandaşlara davet mektubu gönderirken, onların şehrinizi hiç tanımayabileceklerini göz önünde bulundurmalısınız.

Bu durumda, mekana, kuruluşunuza vb. ilişkin talimatları temsil eden ek belgeleri mektuba eklemek mükemmel bir çözüm olacaktır. Bu durumda da yabancının kalış süresi boyunca otelde konaklamasının sağlanması gerekmektedir.

" Resmi ifade: “Sevgili Bay...” her zaman soyadına eşlik eder. İsminize ve soyadınıza göre hitap edebilirsiniz, ardından “Bay” formu atlanır. Örneğin: "Sevgili Pyotr Semenovich."

Resmi davetin ana ifadesini (veya) formüle edin. Burada kimin davet ettiğini ve nerede olduğunu belirtmelisiniz. İfadeler katı, dilbilgisi açısından ve yazım açısından doğru olmalıdır. Genellikle katılımcı ifadeler içeren karmaşık cümleler formüle edilir, kurumun ve organizatörlerin tam ve resmi adı kullanılır. Örneğin: "Sibirya Devlet Endüstri Üniversitesi davet ediyor...". Davetiyede konuşma klişeleri kullanılıyor:

Sizi katılmaya / katılmaya davet ediyoruz…

Sizi davet etmekten onur duyuyoruz...

Size bir davetiye gönderiyoruz...

Seni davet etmeme izin ver...

Sizi davet etmekten mutluluk duyuyoruz...

Ayrıca hangi etkinliğin planlandığını, hangi amaçla veya neye adandığını da belirtin. Örneğin: “...genel yeniden yapılanmanın geliştirilmesine ilişkin sonuçların sunumunda yer almak…”, “...bu vesileyle düzenlenen bir ziyafette/kutlamada…”, “...kutlamalarda adanmış...". Etkinliğin nerede, ne zaman ve ne zaman gerçekleşeceğini belirtin. Bir öncekinin çok uzun olduğu ortaya çıkarsa bu bilgi ayrı bir cümleyle de verilebilir.

Gerekirse davetiyelerin nereden alındığını veya satın alındığını yazın. Ayrıca, eğer önemliyse, davetin veya katılımın kabul edildiğini teyit eden bir talep de ekleyin. "Lütfen onayınızı/katılımınızı/varışınızı onaylayın..." ifadesini kullanın ve davetlinin bunu faksla veya telefonla yapmasının en iyi yolunu belirtin. Davetiyeyi standart "Saygılarımla,..." ifadesiyle sonlandırın, soyadınızı, adınızı ve muhtemelen pozisyonunuzu belirtin.

Konuyla ilgili video

Kaynaklar:

• resmi davet

Katılımcı, bir fiilin ve bir sıfatın özelliklerini taşıyan sözlü bir formdur. Bağımlı kelimelere sahip bir katılımcı, katılımcıyı oluşturur devir. Çoğu zaman sözlü sıfatlarla karıştırılabilir. Kimin dahil olduğu nasıl belirlenir devir ve bunu konuşmanın diğer bölümleriyle nasıl karıştırmamak gerekir?

Talimatlar

Öncelikle aktif sesteki katılımcıları tanımlayın. Fiillerden hangi katılımcıların oluşturulduğu son ekler bunu yapmanıza yardımcı olacaktır: -ush-, -yush-, -ash-, -yash-. Örneğin yürümek, düşünmek, yalan söylemek, sigara içmek. Geçmiş zamanı oluşturmak için -вш-, -ш- ekleri kullanılır. Örneğin, düşüncenin süresi doldu. Pasif sesteki katılımcılarla bu kadar kolay başa çıkılamaz çünkü... -em-, -im- (okunabilir, zulüm gören), -en(n)-, -n(n)-, -t- (emanet, kaldırılmış, kilitli) eklerinin yardımıyla oluşturulurlar. Bunları sözlü sıfatlarla karıştırmayın, çünkü... Katılımcı ayrıca isimle aynı fikirdedir ve cinsiyeti, sayısı ve durumu vardır. Örneğin, "yorgun ve bitkin bir halde evine kadar eşlik edildi."

Katılımcıların ayırt edici sözel özelliklerine daha ayrıntılı olarak bakalım. Katılımcı, fiil gibi, mükemmel veya kusurlu (yıkanmış ve yıkanmış) olabilir. Aktif veya pasif çatıda (“kitabı yazan yazar” ve “yazarın yazdığı kitap”) olabilir. Geçişliliği belirlemek mümkündür. Örneğin, yapmak geçişli bir katılımcıdır ve yürümek geçişsiz bir katılımcıdır. Katılımcının yansıma gibi bir fiil işareti vardır (yürümek bir katılımcıdır ve yürümek bir katılımcıdır) ve aynı zamanda şimdiki ve geçmiş zamanda da olabilir ("bir görevi tamamlayan bir öğrenci" ve "bir görevi tamamlayan bir öğrenci) ”).

Yani önünüzde bir nesnenin özelliğini ifade eden bir konuşma bölümü varsa, bu özelliğin doğasını belirleyin. Sözel, bir nesnenin sabit bir niteliğini belirtir. Katılımcı, bir nesnenin bir eyleme katılımıyla ilişkili geçici bir niteliğini belirtir. Örnekler. Katı kurallarla büyütüldüğü için bu tür tuhaflıklara asla izin vermezdi. “Katı kurallarla yetiştirilmiş” – iletişim kurabilen devir, Çünkü "Katı kurallarla büyütüldü" ile değiştirilebilir. Kız iyi huylu, eğitimli ve iyi okumuştu. “İyi huylu, eğitimli ve iyi okumuş” sıfatlarıdır. Bir nesnenin kalıcı bir özelliğini belirtirler.

Bir kelime -n- (-nn-) ve -en- (-enn-) eklerine sahipse, bu kelimenin ne tür bir fiilden oluştuğunu belirleyin. Kusurluysa, o zaman sözlü bir sıfattır. Örneğin hasır sepet bir sıfattır. Bitmemiş bir fiilden gelen ancak bağımlı sözcükleri olan bir sözcük. Mesela kızların ördüğü sepet bir cemaattir. Tamamlayıcı bir fiilden oluşan bir kelime her zaman bir katılımcıdır. Örneğin, sürülmüş bir alan bir katılımcıdır.

-im-, -em- kelimeleri, tamamlanmış bir fiilden veya geçişsiz bir fiilden oluşuyorsa sıfattır. Mesela su geçirmez bir sıfattır çünkü. Islanmak fiili geçişli değildir. Veya yorulmak bilmez at – sıfat, çünkü. fiil lastiği - mükemmel form.

Konuyla ilgili video

Not

Kısa pasif ortaçların ve -n- (-nn-) son ekine sahip sıfatların son eklerine dikkat edin. Kısa pasif sıfat-fiillerde bir harf “n” yazılır. Kısa sıfatlar, sıfatın tam şekliyle aynı sayıda n içerir.

Kaynaklar:

• Rus dilinin el kitabı, ed. Rosenthal D.E. 2018'de "Katılımcı ifadeler" bölümü

Herhangi bir ofis çalışanı er ya da geç resmi bir belge yazma ihtiyacıyla karşı karşıya kalır. İş görgü kuralları, mektubun sonunun mesajınızın başlangıç ​​noktasından daha az önemli olmadığını vurgular.

"Personel memuru. Personel kayıtlarının yönetimi", 2011, N 12

Kurumsal Etkinliğe DAVET: NASIL TASARLANIR, NE YAZILIR?

Kurumsal tatil, kurum kültürünün bileşenlerinden biridir. Her tatil bir davetle başlar. Davetiye nasıl verilir? Kurumsal davetiye nasıl olmalı? Bu makalemizde tartışılacaktır.

Kurumsal ve profesyonel tatiller her şirket, organizasyon ve firmada popülerdir. Kurumsal bir etkinliğin nedeni profesyonel bir tatil, takvim tatili ya da patronun yıldönümü olabilir.

Davetiye veya davetiye, kurumsal bir tatile katılmak için bir motivasyon aracı, meslektaşlara, ekip üyelerine dikkat ve saygının bir işareti, bir etkinliğe geçiş ve şenlikli bir ruh hali yaratmanın bir unsurudur.

Davetiye, iki ana görevi yerine getiren bir tatilin kartvizitidir:

Konuğa tatilin temasını tanıtır;

Kendisine gerekli bilgileri sağlar.

Davet mektupları, içinde metin bulunan bir kartpostal olarak veya ek içeren bir zarf olarak verilir - genellikle A4 sayfasının dörtte biri boyutunda gevşek bir kağıt kullanılır. Böyle bir tabakanın şekli dikdörtgen, kare, dalgalı veya ince pürüzlü kenarlı yuvarlak olabilir. Yüzlerce farklı davetiye tasarımı seçeneği bulunmaktadır. Öncelikle davetiyenizin ne olacağına karar vermeniz gerekiyor. Kurumsal etkinliklere davet mektupları doğrudan etkinliğin niteliğine ve amacına bağlıdır. Duruma, ölçeğe ve konuma bağlı olarak her seferinde yeni metin, tasarım ve dağıtım yöntemi olacaktır. Davetiye alıcıya elektronik olarak veya sert “kartpostal” biçiminde gönderilebilir. Seçim, alıcılara, onların durumlarına ve beklentilerine, ofiste e-posta kullanmanın özelliklerine, entrikayı sürdürme görevlerine ve hedeflenen mesajlara duyulan ihtiyaca bağlıdır.

Personel kayıt yönetimi sözlüğü. Davet mektubu, en popüler iş postası türlerinden biridir. İş bağlantılarına duyulan ihtiyaç, davetiyelerin bir tüzel kişilik veya belirli bir kuruluşu temsil eden belirli bir muhatap (bireysel) adına bir veya daha fazla kişiye gönderilmesini gerektirir.

Elektronik davetiye, yazı tipi boyutu, renk şeması, stil vb. açısından normal iş yazışmalarından farklı olmalıdır.

Zarf davetiyeleri, mektupta alıcının adını belirten bir teslimat adresi gerektirir. Bu format, kartların kendisi, kurye teslimatı vb. İçin harcama gerektirecektir. Buna göre, bunun tatilin ve izleyicinin hedefleri ile gerekçelendirilmesi gerekir. Davetiye ofiste poster olarak tasarlanabilir. Parlak, güzel.

Davetiyelerin ofise girdiğinizde sunulmasını ayarlayabilirsiniz.

Önemli olan, davetiyenin her davetli için tatilin başlangıcını simgelemesidir. Bu nedenle güzel ve çekici olmalıdır.

Ciddi bir kurumsal etkinlik planlanıyorsa, faks veya e-posta yoluyla davetiye göndermek hemen reddedilir. Alıcıya kişisel bir mesaj iletmenize izin vermez ve gönderenin misafirlerine karşı dikkatsiz tavrını ve tasarruf etme arzusunu gösterir. E-posta, e-posta adresinizi RSVP kartına girerek geri bildirim için kullanılabilir. Basit posta seçeneği, kuruluşun çok sayıda arkadaşı ve iş ortağı söz konusu olduğunda uygundur. Posta dağıtım oranı düşüktür. Mektup gecikebilir veya tamamen kaybolabilir ve alıcıya ulaşamayabilir. Bildirimli kayıtlı mektuplar iyi bir seçenektir. Ancak Yeni Yıl, Dünya Kadınlar Günü ise, tatil öncesi telaşında mektupların teslimatı daha fazla zaman alacak ve en geç bir hafta içinde teslim edilecektir.

Zamanınız kısıtlı olduğunda ekspres teslimat veya kurye hizmetlerinden yararlanabilirsiniz. Kurye teslimatını kendiniz ayarlayabilirsiniz. Davetiyenin zamanında teslim edilmesini sağlamak için her türlü çabayı göstermek önemlidir. Bu durumda telefon yalnızca geri bildirim için kullanışlıdır. Şirket başkanı kişisel bir görüşme sırasında (şirket başkanları, firma vb. arasındaki konuşma) birini davet etmiş olsa bile, görgü kuralları davetin yazılı olarak onaylanmasını gerektirir. Davetiyelerinizi kurumsal tatil tarihinden en az 2-3 hafta önce göndermeye başlamanız gerekmektedir.

Davetiyenin kartı ve iç zarfı, prospektüsteki davet metni ile aynı stil ve renk düzeninde tasarlanmalıdır. Ayrıca tebrikler, bir tür alıntı, şirket logosu vb. gibi ek bilgiler de içerebilirler. İşveren orijinal bir davetiye hazırlamak istiyorsa, bir matbaa veya ajansla iletişime geçerek davetiye üretimi için sipariş vermeniz gerekir. Dış zarf ilk izlenimi verir, bu nedenle onu ekteki ile aynı tarzda tasarlamak gerekir (basit bir posta zarfı olsa bile).

Ayrıca davetiyenin tasarımı ve metni doğrudan kime yönelik olduğuna bağlıdır. Festival etkinliğine davet edilenler birkaç kategoriye ayrılabilir:

VIP konuklar (kurucular, sponsorlar, büyük müşteriler, şehir idaresinin temsilcileri, düzenli ortaklar). Şirket yöneticileri genellikle bu tür misafirlere davetiyeleri bizzat dağıtmaktadır. Bu kişilere yönelik kişiselleştirilmiş metinler derlenmelidir. Davetiyelerin 3 - 4 hafta önceden ibraz edilmesi gerekmektedir. Tüm VIP misafirlerin bizzat şirket başkanı veya vekilinden davetiye alması gerekir;

Şirket çalışanları. Şirket çalışanlarına yönelik davetiyeler aynı türde, standartta olabilir. Bu tür davetiyeler, şenlik etkinliğine kimin davet edildiğini belirtmelidir - çalışanın kendisi, eşini ve çocuklarını yanına alabilir. Kimseyi unutmamak adına bu tür davetiyeleri daire başkanlarına istedikleri miktarda iletebilirsiniz, onlar da hiyerarşik düzende dağıtırlar;

İş ortakları (tedarikçiler, ortak şirketler). Bu kategoriye ait davetiyeler standarttır. Davetiyelerin 1 - 2 hafta önceden ibraz edilmesi gerekmektedir. Bir etkinliğe katılımcı sayısı sınırlı olduğunda herkesi arayıp kimin gelmeyi planladığını, kimin gelmeyeceğini netleştirmek gerekir. Her davetliye gönderilen davet mektuplarının doğrudan muhatabına veya güvenilen bir kişiye iletilmesini sağlamak için her türlü çabanın gösterilmesi önemlidir.

Davetinizin ne olacağına karar verdikten sonra davetin içeriğini düşünmeye değer. Herhangi bir davetiye, birkaç basit cümleden oluşan kısa bir metindir. Metnin tamamı genellikle 5-7 cümleden oluşur. Her metin gibi davetiyelerin içeriğinin de geleneksel olarak giriş, ana bölüm ve sonuç olarak bölündüğünü unutmayın. Bu nedenle herhangi bir davetiyenin üç paragraftan oluşması gerekir. Ancak davetiyelerimizin metnini oluşturmaya başlamadan önce, belgeleme dilinin görgü kuralları niteliğindeki iki özelliğini hatırlamamız gerekir:

Birincisi imladır; bir kişiye (yazılı olarak) kibarca hitap etmek amacıyla "Siz" ve "Siz" zamirlerinin büyük harfle yazılmasıyla ilişkilidir;

İkincisi görgü kurallarıdır, şu soruyla ilgilidir: Belgedeki metnin sunumu hangi kişiye dayanmalıdır - birinciden mi yoksa üçüncüden mi? Üçüncü şahıs sunumu yöntemi kişisel değildir; emirler, açıklamalar birinci tekil şahıs kullanılarak yazılır ve davetiyeler de yazılabilir. Ancak bir davet metnini oluştururken, birinci çoğul şahıs şeklinde bir ifade oluşturmak daha iyidir - bu nedenle yazar, bir kuruluşun veya şirketin temsilcisi olarak hareket eder.

Herhangi bir davetiye bir adresle başlar, ilk paragraf bir giriş niteliğindedir. Temel olarak bunlar tipik ifadelerdir: "Sevgili İvan İvanoviç!", "Sevgili Tatyana Alexandrovna", "Sevgili Bayan Petrova", "Sevgili Bay İvanov". “Sevgili Semyon İvanoviç!”, “Sevgili Anna Alexandrovna” gibi gösterişli ifadeler kullanmaktan kaçının. Burada ünlem işareti kullanımının uygunluğu konusuna değinmekte fayda var. Birçoğumuz iş yazışmalarında ve basında yayınlanan belgelerde ünlem işareti yerine virgülün giderek daha fazla kullanıldığını defalarca belirtmişizdir. Aynı zamanda, mektubun metni, Rus ofis işlerinde geleneksel olduğu gibi bir paragrafla başlar, ancak geleneksel büyük harfle değil, İngilizce'de olduğu gibi küçük harfle başlar:

Sevgili Alexander Petrovich,

Sizinle iletişime geçiyoruz...

Davet metnini bu şekilde kurgulamamanız gerektiğine dikkatinizi çekmek isterim. Avrupa ülkelerinde kurumsal görgü kuralları farklıdır; orada alıcıya ismiyle ve soyadıyla hitap etmek alışılmış bir şey değildir. Kurumsal etik kurallarımıza göre, davetliye ismiyle ve soyadıyla hitap etmek gelenekseldir.

İkinci paragraf bilgilendirme amaçlıdır. Bir kişinin şenlik etkinliğine hangi sıfatla davet edildiğini gösterebilir.

Üçüncü paragraf son paragraftır. Etkinliğin zamanı, yeri ve kıyafet kuralları burada belirtilir. Davetiye metnini oluştururken, hangi kategorideki konuklara hitap edileceğini dikkate almanız gerekir:

Meslektaşlarımıza saygı ve dikkatle davranırız;

Müşteriye - çekicilikle;

Sponsora - şükranla;

Medya temsilcilerine - ilgi gösterme ve kalıcı bir izlenim bırakma arzusuyla.

Davetiye, kişilerin etkinliğe katılması için gerekli tüm talimatları içermelidir. Davet mektubunda aşağıdaki bilgiler bulunmalıdır:

Tatilin yapılacağı yer;

Belirli bir noktadan başlama/kalkış zamanı;

Kıyafet kuralları gereksinimleri;

Tatil için önemli olan ek bilgiler.

Davet görgü kuralları, olası park yerlerini belirterek etkinlik mekanına yönelik yol tariflerinin eklenmesini önerir. Davetiye seti üzerinde deneyimli bir tasarımcı çalışırsa ve etkinliğin tarzı buna izin verirse, yol tarifleri yalnızca bir İnternet haritasının çıktısı gibi değil, ilginç ayrıntılarla desteklenen bir harita gibi görünebilir. Katılımcıların etkinlik alanına kendi başlarına gelmeleri halinde olası rotaların mümkün olduğunca detaylı bir şekilde anlatılması gerekmektedir.

RSVP kartı

Fransızcadan "lütfen cevap verin" şeklinde çevrilen RSVP kartı. Böyle bir kartta hangi bilgiler bulunmalıdır? Kural olarak şunları içerir:

İletişim bilgileri (telefon veya e-posta) ve iletişim kurma ve varışınızı onaylama talebi;

Etkinlik organizatörlerine posta ücreti ödenmiş bir form veya adresin yazılı olduğu bir zarf gönderilecek.

Ek olarak, bir LCV kartı, belirli bir menü türünün seçilmesi, yorumların, dileklerin vb. için bir yer seçilmesine yönelik öneriler içerebilir. Böyle bir kartın boyutu, davetiyenin kendisinden daha küçük olmalıdır. Ancak genel davet stili LCV kartlarını da kapsar. Kart, davetiye formundaki, daveti kabul ettiğinizi onaylamanız veya reddetmeniz gereken telefon numarasını belirten LCV işaretiyle değiştirilebilir. Yanıtın gönderilmesi gereken adres belirtilebilir.

Yaklaşık örnek

│ RSVP kartı (metin 1) │

│ Yapabilir. Yapamam │

│ (seçilen ifadenin altını çizin) │

│ Tandor şirketinin yıldönümüne katılın │

Yaklaşık örnek

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ RSVP kartı (metin 2) │

│ Ad, soyadı ________________________________________________________________ │

│ Evet, şirketin ödül törenine katılmaktan mutluluk duyarız │

│ Kişi sayısı _____________________________________________________ │

│ Hayır, firmanın ödül törenine katılamıyoruz │

│ "Lider" ________________________________________________________________ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Yaklaşık örnek

Şirket yıldönümü davetiyeleri (metinler)

Sevgili Oleg Petrovich!

Sizleri, 5 Kasım saat 18.00'de şirketimizin kuruluş yıldönümüne özel olarak gerçekleşecek olan bayram akşamına davet ediyoruz.

Sizi Olympia restoran, Moskova, st. Tyrina, 25.

Davetiye tek kişi için geçerlidir.

Samimi olarak,

İgor İvanoviç Suhov,

"Lider" şirketinin yöneticisi

Sevgili Pyotr İlyiç!

Sizi ve eşinizi, 15 Ağustos saat 17.00'de şirketimizin yıl dönümüne özel olarak gerçekleşecek olan bayram akşamına davet ediyoruz.

Sizi şu adrese bekliyoruz: Moskova, st. Tyurina, 25 bina. 3, restoran "Yörünge".

Samimi olarak,

Mihail İvanoviç Petrov,

Progress şirketinin yöneticisi

Sevgili Tatyana Vasilyevna!

Şirketlerimiz arasındaki verimli işbirliği için size minnettarız. Sizinle çalışmak bir zevk. Sizi şirketimizin yıldönümüne özel bir gala etkinliğine davet etmek istiyoruz.

Davetiye iki kişi için geçerlidir.

Samimi olarak,

Mihail İvanoviç Petrov,

Progress şirketinin yöneticisi

Sevgili Igor Petrovich!

Yirmi yıldır şirketimizde çalışıyorsunuz ve ortak amaca katkınız gerçekten paha biçilemez.

Sizi şenlikli bir etkinliğe davet etmekten mutluluk duyuyoruz. Meslektaşlarınızla çevrili olarak, şirketimizin yıldönümüne adanan tatilden gerçekten keyif alacağınızı umuyoruz.

Davetiye iki kişi için geçerlidir.

Samimi olarak,

Mihail İvanoviç Petrov,

Progress şirketinin yöneticisi

Yaklaşık örnek

Resmi davet (metin)

Sevgili Nikolai Viktorovich!

Sizi şirketimizin yıldönümüne adanan kutlamaya davet etmekten onur duyuyoruz.

Samimi olarak,

Mihail İvanoviç Petrov,

Progress şirketinin yöneticisi

Yaklaşık örnek

Açılış etkinliğine davetiyeler (metinler)

Yeni tesisimiz 15 Aralık 2011'de üretime başlayacak ve sizi tesisimizin açılışına adanan kutlama etkinliğine katılmaya davet etmekten mutluluk duyuyoruz.

Samimi olarak,

Energoprom fabrikasının yöneticisi

İvan İvanoviç İvanov

Sevgili Elena Alexandrovna!

Saat 13:00'te bayram yemeği verilecek, ardından açılış töreni ve işletme turu gerçekleştirilecek. Varış saatinizi bize bildirerek varışınızı onaylamanızı rica ederiz.

Samimi olarak,

Energoprom fabrikasının yöneticisi

İvan İvanoviç İvanov

Kaynakça

1. Rusça konuşma kültürü: Ders kitabı. üniversiteler için / Ed. prof. L.K. Graudina ve prof. E. N. Shiryaeva. M.: NORMA-INFRA M, 1999.

2. Koltunova M.V. Dil ve iş iletişimi. M., 2000.

3. Formanovskaya N.I. Konuşma görgü kuralları ve iletişim kültürü. M., 1989.

Yu.Ovchieva

Lider kodlayıcı

CNIT Durumu

Yönetim Üniversitesi

Mühür için imza atıldı

Herhangi bir iş etkinliğinin organizasyonu, organizatörlerin ön hazırlıklarını gerektirir. Katılımcılarına önceden davetiye göndermek zorunlu bir durumdur ve bunun yerine getirilmesi tüm ilgili tarafların hazır bulunmasını ve planlanan programa katılımlarını sağlar.

Bir davetiye neleri içermelidir?

Resmi bir katılım, tüm katılımcıları hangi etkinliğin gerçekleşeceği konusunda bilgilendirmenize olanak tanır ve muhatabın bu teklifle ilgilenip ilgilenmediğine ve toplantıya gelmeye hazır olup olmadığına karar verebileceği bilgileri içerir.

Kural olarak, konferanslar, ortakların toplantıları, resmi resepsiyonlar ve tatiller, sergiler, röportajlar, herhangi bir özel durumdaki iş toplantıları, yuvarlak masa toplantıları gibi etkinlikler için resmi katılım yaratılır.

Günlük yaşamda çoğu zaman sözlü olarak bir davet alınmasına rağmen, iş iletişiminde daha kabul edilebilir bir biçim, diğer yazılı mesaj türlerinden bilgi bileşimi açısından farklı bir mektup göndermektir.

Davet mektubunun ana işlevleri:

• etkinlik hakkında bilgi vermek;
• belirli bir muhataptan katılıma rıza veya katılamama konusunda bir yanıt almak;
• Katılımı onaylayan kişilerin tam sayısını belirleyin.

Yetkililere etkinliğe davet metni birkaç zorunlu unsur içermelidir:

1. Katılımcıların yardım almadan mekana ulaşmalarına yardımcı olmak için rotanın kesin bir açıklamasıyla birlikte etkinliğin tarihi, saati ve yeri;
2. her bölüm için planlanan zamanlamayla birlikte etkinliğin teması ve programı;
3. davetlinin rolü: sıradan bir katılımcı-dinleyici veya izleyici mi olacak, yoksa bir tartışmanın konuşmacısı veya organizatörü olarak mı görevlendirilecek;
4. tüm katılımcılar için belirlenen kıyafet yönetmeliğinin türünün bir göstergesi;
5. muhatabın katılma kararı hakkında geri bildirimde bulunulması talebi, yanıt gönderme ihtiyacına ilişkin ifade yerine R.S.V.P harf tanımı kullanılabilir. – bir mektuba yanıt verme talebi anlamına gelen Repondez sil vous plait'in kısaltması;
6. organizatörlerin iletişim bilgileri;
7. gerekirse ek bilgi;
8. etkinlik ve ziyafet sırasında misafirler için haritalar ve oturma planları.

Örnekler

Davetiye türleri çeşitli sınıflandırma esaslarına göre ayırt edilebilir.

Davet edilen kişinin adının belirtilmesine göre bunlar ikiye ayrılır:

• kişiselleştirilmiş;
• grup için ortak her katılımcıya bireysel başvuru yapılmadan davet edilir.

Etkinlik formatına göre:

• resmi sadece resepsiyonları değil aynı zamanda konferansları ve yuvarlak masa toplantılarını da içeren;
• gayri resmi.

Davetiyeler amaçlarına göre ikiye ayrılır:

• özel: Doğum günleri, yıldönümleri, düğün kutlamaları ve;
• reklam: sergiler, mağaza açılışları, açılışlar.

Bir etkinliğe davet, etkinliğin nasıl ve nerede yapılacağına ve davetlinin katılımını organizatörlere nasıl teyit etmesi gerektiğine ilişkin gerekli tüm bilgileri içermelidir.

Verilen örnekte olduğu gibi kişisel olabilir:

Belirli bir kişiyle iletişime geçmeden de verilebilir.

Kahvaltıya, öğle yemeğine veya akşam yemeğine davet katılımcıların toplanma nedeni hakkında bilgi ve teklifin kabul edildiğine ilişkin bildirim talebini içermelidir.

Resepsiyona davet Kural olarak, özellikle katı ve ciddiyetle, en yüksek kalitede kağıt üzerine hazırlanmıştır. Etkinliğin zamanı ve yerinin bildirilmesinin yanı sıra, etkinliğin formatı ve gerekiyorsa misafirlerin oturma planına ilişkin bilgiler de yer alabilir.

Davet en az katı davetiye biçimleri kategorisine aittir. Ana görevi, başvuru sahibi ile işe alım görevlisi veya yeni bir çalışanın seçildiği bölüm başkanı arasında kişisel bir toplantı düzenlemektir.

Teslimat yöntemleri

Etkinliklere yönelik tüm davetiyeler hazırlandıktan sonra, bunları alıcılara ulaştırmanın en iyi yolunun ne olduğuna karar vermeniz gerekir. Teslimat seçimi etkinliğin formatına ve prestijine bağlıdır.

• Bu resmi bir resepsiyonsa, davetiyelerin çoğunu şahsen davet edilen kişilere teslim etmek daha iyidir.
• Davetlilerin ticari etkinliklere katılımını organize etmek için kurye hizmetlerinden yararlanabilirsiniz.
• Davetiyelerin posta yoluyla gönderilmesine izin verilir, ancak bunların teslim edilmesi için gereken sürenin dikkate alınması gerekir.
• Davetiye göndermenin en yaygın ve en hızlı yolu e-postadır. Ancak bu seçenek özellikle özel etkinlikler için önerilmez.

Şunu da hatırlamak önemlidir: iş görgü kuralları, mektup gönderme zamanlamasını belirler; bu, etkinliğin başlamasından en az 2 hafta öncedir.

LCV nasıl yapılır?

Davetiye aldıktan sonra, etkinliğe katılma veya teklifi reddetme kararınızı organizatörlere bildirmeniz gerekir.

Cevap, etkinliğin formatı dikkate alınarak farklı şekillerde verilmektedir. Bu, davette belirtilen iletişim numaralarından davet eden tarafa çağrı yapılması, e-posta gönderilmesi veya iş protokolü gerekliliklerine uymanın gerekli olduğu durumlarda yazılı bildirimde bulunulması olabilir.

Bir yanıt hazırlarken, özellikle bir etkinliğe katılmayı reddetme durumunda, bunun nedenini formüle etmek önemlidir. Gerçek bir neden yoksa ama gitmek istemiyorsanız, o zaman meşgul olmaktan bahsetmek daha iyidir, çünkü örneğin hastalık veya rahatsızlığa yapılan göndermeler soruna dönüşebilir, çünkü reddeden kişi başka bir yerde görülebilir. başka bir tatil, akşam veya ziyafet.

Davetiyede R.S.V.P. kısaltması yer alıyorsa yanıtın formda belirtilen iletişim numaraları veya e-posta adresi aracılığıyla gönderilmesi gerekmektedir. Organizatörler metinde yalnızca reddedilme durumunda bilgilendirilmeleri gerektiğini belirtmişlerse, yapılması gereken tam olarak budur.

Resmi olmayan özel etkinliklerin organizatörlerini katılımınız hakkında bilgilendirmeniz gerekiyorsa, çoğu zaman hiçbir sözleşmeye gerek yoktur. Kural olarak, teklifin herhangi bir nedenle kabul edilip edilmediğine ilişkin bilgi içeren basit bir arama yeterlidir.

Yüksek kaliteli bir davet oluşturma ve bunu doğru bir şekilde kabul etme yeteneği, tarafların birbirlerine karşı saygılı bir tutum sergilemesine, temasların değerini ve daha fazla iletişimi sürdürme ve geliştirme arzusunu vurgulamasına olanak tanır.

Davet mektubu bir tür iş bildirim mesajıdır. Davet mektubuna neden ihtiyaç duyulduğu isminden de anlaşılıyor. Bir sergi düzenliyorsanız, ortaklarınızı ve ilgili diğer kişileri bir şekilde bu konuda bilgilendirmeniz ve onları etkinliğe katılmaya motive etmeniz gerekir. Bunu nasıl doğru ve doğru bir şekilde yapacağımızı bulalım.

Ne yazmalı?

Sergi davet mektubunun sizi sergiye davet etmesi gerekmektedir. İşte bu, başka bir amaca hizmet etmiyor. Davet edilen kişiyle işbirliği şartlarını değiştirmek istediğinizi ima etmenize gerek yok, başka hiçbir olaydan bahsetmemeli ve genel olarak davayla ilgili olmayan konuları gündeme getirmelisiniz.

Mesajın metni kısa ve öz olmalıdır. Sergi hakkında çok detaylı konuşmayın, sadece en önemli noktalardan bahsedin. Sergi neden düzenleniyor, orada neler olacak? Ne zaman nerede? Etkinliğe saygın bir şirketin yöneticisinin katılacağını kısaca belirtebilirsiniz. Katılımcılara açılan fırsatlar hakkında birkaç söz söylemek mümkündür. Bütün bunlar kolayca 10-20 cümleye sığar (ve metnin kendisi genellikle bir Word sayfasının yarısından fazlasını kaplamaz).

Varsa etkinlik programını belirtin. Bu, örneğin bir sergi sunumu düzenlerken gerekli hale gelir. Ancak sunumda bir düzine yeni modelden bahsedeceklerse, hepsini listelemeyin - kendinizi "birkaç yeni ürün grubu sunulacak" gibi bir ifadeyle sınırlamak daha iyidir.

Nasıl yazılır?

Davet mektubu tamamen resmi bir mesaj olup, iş mektubu yazım esaslarına göre hazırlanır. Standart adresleri ve ifadeleri kullanın:

• sizi davet ediyoruz (sizi davet etmekten onur duyuyoruz);
• izin ver (izin ver) seni davet edeyim;
• sergiyi ziyaret edebilirseniz (mümkünse) minnettar olacağız (minnettar olacağız, minnettar olacağız);
• Bu nezaketinizi geri çevirmemenizi rica ediyoruz.

Davetiye aynı anda gerekli tüm alıcılara gönderilebileceği gibi, kafanız karışıp kişiselleştirilmiş mektuplar da yazabilirsiniz. Daha uzun sürecek ama tepki daha sıcak olacak. Belirli bir kişiye mektup gönderiyorsanız, kişisel adresinizin ifadesini kullanın: "Sevgili(ler)...".

Ve “sen” zamirini yazma kurallarını da unutma. Belirli bir kişiye hitap ederken büyük harfle yazın; toplu posta gönderirken veya birden fazla kişiye tek mektupta hitap ederken küçük harfle yazın.

Tasarım ve detaylar

Davetiyeyi antetli kağıda yazabilirsiniz ancak bu hiç de gerekli değildir. Herhangi bir "medyayı" seçme hakkına sahipsiniz - baskı için normal bir sayfa, bir karton kart, standart dışı formatta renkli bir form... İsterseniz dekoratif unsurlarla sanatsal tasarımı kullanmaktan çekinmeyin. Desenler, çizimler, süs eşyaları - bunların hepsi kabul edilebilir. Bunun gibi küçük şeyler bir mektubun çekiciliğini büyük ölçüde artırabilir.

Gerekli ayrıntıların listesi standarttır:

• kuruluşunuzun adı;
• bununla ilgili temel bilgiler ve referans verileri (adres, kod vb.);
• OGRN/TIN;
• derleme tarihi ve kayıt numarası;
• muhatabın adı (şirket adı veya belirli bir kişinin tam adı veya her ikisi);
• yöneticinin imzası;
• sanatçı hakkında işaretleyin.

Sergiye davet mektubu örneğini buradan indirebilirsiniz.

Diğer bildirim mesajları gibi davetiye de standart bir şablona göre hazırlanır:

• şirketinizin adı ve adresi, diğer gerekli ayrıntılar;
• iletişim bilgileri (telefon, e-posta);
• adres (“Sayın baylar!”, “Sevgili Vladimir Petrovich!”);
• davetiyenin kendisi (“Sizi…” adresinde düzenlenecek olan “...” sergisine katılmaya davet ediyoruz);
• organizatörlerin listesi (“Şirketimiz bu etkinliğin organizatörüdür”);
• sunum yapanların listesi (“Şirketler “...” ve “...” ürünlerini sunacak”);
• temel bilgiler (serginin konusu, hangi konuların tartışılacağı, hangi hedeflere ulaşılması planlandığı);
• ek bilgi (“Bu aktiviteden büyük fayda sağlayacaksınız çünkü...”);
• Kayıt olabileceğiniz, etkinlikle ilgili daha ayrıntılı bilgileri vb. görüntüleyebileceğiniz bir web sitesine bağlantı (veya herhangi bir açıklama için arayabileceğiniz bir telefon numarası);
• yöneticinin pozisyonu, tam adı ve imzası;
• Tarihi.

Gerekirse bu şablonu ayarlamaktan korkmayın. Başka ifadeler kullanırsanız (elbette aynı derecede doğru) veya basit, "gayri resmi" bir dilde bir mektup yazarsanız, korkunç bir şey olmayacaktır. Organizatörler ve sunum yapan kişiler de belirtilmeyebilir. Bu arada, bazı orijinaller şiirsel biçimde davetiye bile gönderiyor, ancak herkes bu formatı olduğu gibi kabul etmeyecek.

Bir davet mektubu elektronik olarak çoğaltılabilir, ancak alıcının posta kutusunda spam ve iş yazışmaları arasında kaybolma ihtimali yüksektir. Eski güzel "basılı" versiyonu kullanmak daha iyidir.

Ürün sergisine davet mektubu

Sevgili ortaklar!

20 Aralık 2015'te en büyük inşaat ekipmanları fuarı Moskova'da düzenlenecek.

Son beş yıldır bu etkinlik her yıl insansız inşaat droidlerinin tüketicilerini, distribütörlerini ve üreticilerini bir araya getiriyor.

Robostroy sergisi iş bağlantıları kurmak, yeni müşteriler çekmek ve güvenilir ortaklar bulmak için harika bir fırsat. Fuarda daha önce olduğu gibi Almanya, ABD, Japonya ve Hollanda'dan katılımcıların en modern teknik çözümleri sunan stantları yer alacak.

Robostroy sergisini ziyaret etmek için robostroy.rf web sitesine kayıt olmanız gerekmektedir. Elektronik davetiye düzenleme prosedürü basittir ve iki dakikadan fazla zamanınızı almaz.

Yer: Moskova, st. Puşkin, Kolotushkina köyü. 20 Aralık 13:00'da başlıyor. Sizi gördüğümüze sevineceğiz!

Sergi-fuar davet mektubu

Sevgili Alexander Vladimirovich!

20 - 21 Eylül 2015 tarihleri ​​arasında "Ingermanland Ulusal Ekonomisinin Başarıları" sergi fuarı St. Petersburg'da Avrasya Kültür ve Sergi Merkezi'nde gerçekleştirilecek.

Sergiye Rusya ve Estonya'dan mühendislik, kimya, işleme, metal ve ahşap işleme, ışık, matbaacılık, gıda endüstrilerinin yanı sıra tarım ve hizmet sektörünü temsil eden 100'den fazla işletme katılacak. Etkinliğin konuklarına yerel üreticilerin hazırladığı bir gıda fuarı ikram edilecek.

Sergi 20 ve 21 Eylül tarihlerinde 10:00-20:00 saatleri arasında gerçekleştirilecek. Ücretsiz giriş. Bu etkinliğe katılımınızdan dolayı minnettar olacağız!

Satış sergisine davet mektubu

Sevgili arkadaşlar!

Sizi 14-16 Ekim 2015 tarihleri ​​​​arasında Yekaterinburg'da Bolshaya Sadovaya Caddesi'ndeki Orange alışveriş merkezinde gerçekleştirilecek çocuk oyuncakları sergisini ve satışını ziyaret etmeye davet ediyoruz.

Sergide muhtemelen 15 ila 20 Rus, Belaruslu ve Avrupalı ​​çocuk oyuncakları üreticisi yer alacak. Katılımcılar, yumuşak oyuncaklardan en karmaşık helikopter modellerine kadar ürünlerinin yeni örneklerini sergileyecek. Böyle bir etkinliğe katılmanın faydalarından bahsetmeye gerek olmadığını düşünüyoruz.

Davetiyeleriniz zaten postayla gönderildi.

Sergi açılış saatleri:

Daha fazla bilgiye fuarın resmi web sitesinden ulaşabilirsiniz. Seni bekliyor!

Gördüğünüz gibi her şey basit - sadece yukarıdaki sergiye davet mektubu örneklerini kullanın. Alıcının davet edildiği etkinlikle ilgili planlarını ilişkilendirebilmesi için mektubu önceden göndermeyi de unutmayın. Sergi bir gün sürecekse, başlamadan bir ila iki hafta önce ortaklara bu konuda bilgi verebilirsiniz. Etkinlik gösterişli, büyük ölçekli ve uzun süreli (2-3 gün veya daha fazla) ise mesaj en az bir ay önceden gönderilmelidir.