Hukuki sonuç vermek. Çeşitli belge türlerine yasal güç verme prosedürleri. Kayıt özellikleri ve beyanlara yasal güç verme

Organizasyonlarda üretim sürecinin bir parçası olarak çalışanlar birbirleriyle iç yazışmalar yaparlar. Yapılan işin gidişatı veya nasıl yapılması gerektiği konusunda açıklamalar yazıyorlar, bildirimlerle birbirlerini bilgilendiriyorlar. Genellikle bu tür belgeler büyük öneme sahiptir ve bu nedenle yasal güce sahip olmalıdır.

Belgeye yasal güç kazandırmak için aşağıdaki kurallara uyulmalıdır:

işveren, bir iç yazışma belgesi oluştururken mevcut yasal normlara uymalıdır;

bir çalışan yalnızca kendi yetkisi dahilinde bir belge düzenleyebilir;

işveren, belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi ile çalışanların buna aşina olması (gerekirse) kurallarına uymakla yükümlüdür.

Belgeye yasal güç kazandıran koşullar

Oluşturulan belgelere yasal güç veren ayrıntıların zorunlu bileşimi:

1. Belgenin yazarı (kurumun, kurumun, işletmenin adı, departman bağlılığını veya yasal şeklini gösterir). Bir alternatif, belgeyi antetli kağıda yazdırmak olabilir. Bazı belgelerde ayrıca bu belgenin yayınlandığı şehir de belirtilmektedir.

2. Belgenin başlığı (emir, yönetmelik vb.).

3. Belgenin oluşturulma tarihi, onaylanması, yürürlüğe girmesi.

4. Şirket tarafından benimsenen kayıt sistemine uygun olarak bu belgenin kayıt indeksi (numara).

6. Kuruluş başkanının veya onun yetkilendirdiği sorumlu kişinin imzası. Başın imzası çeşitli şekillerde eklenebilir, özellikle:

6.1. Doğrudan imza (birleşik formlardaki siparişlerde olduğu gibi - imzanın konumunu, kodunun çözülmesini ve imzanın kendisini gösterir).

6.2. Bu kuruluşun başkanı (veya yetkili bir yetkilisi) tarafından imzalanmış doğrudan onay damgası. Onay damgası belgenin üst başlığına sağ tarafta yapıştırılır.

6.3. Örneğin siparişle onay yoluyla aracılık edilen dolaylı onay damgası. Böyle bir damga, kural olarak, belgenin sağ üst başlığına da yapıştırılır (birleşik T-3 - Personel formunda olduğu gibi).

6.4. Örneğin bir çalışanın beyanı üzerine bir yöneticinin kararı şeklinde. Karar dört bileşen içermelidir: kararı alan kişi, idari işlem veya talimatın kendisi, başkanın imzası ve kararın verildiği tarih. Karar, kural olarak, belgenin herhangi bir boş alanına, ancak genellikle üst kısmına elle yapıştırılır.

7. Vize olmadan tam yasal güce sahip olmayacak bu tür belgeler için onay vizeleri. Örneğin, temsilci organın görüşünü dikkate alarak birincil sendika organıyla onay vizeleri, bir avukatla, baş muhasebeciyle yapılan anlaşma vb. Onay gerektiren belgeler, mevcut mevzuatın gereklilikleri, birleşik formlar ve kuruluşun kendisinin iç yerel düzenlemeleri, özellikle de ofis işleri talimatları veya bölümler için düzenlemeler vb. (varsa) tarafından belirlenir. Onay vizesi aşağıdaki şekillerde olabilir:

7.1. Onayı onaylayan belgenin göstergesi (birleşik form T-7). Onay damgası, kural olarak, sol taraftaki tasarımın alt kısmına yapıştırılır.

7.2. Sözleşmeyi teyit eden ibarenin belirtilmesi, sözleşme yapılan kişi veya kişilerin konumu, imzaları/imzaları, transkriptleri ve sözleşme tarihleri. Onay vizesi kural olarak belgenin resmi kısmının altına veya herhangi bir boş alana yapıştırılır.

8. Tanışma vizeleri, özünde belirli bir çalışan çevresine iletilmesi gereken tüm personel emirleri ve diğer belgelerde yer almalıdır. Bu gereklilik, imzalı belgenin altına çalışanların el yazısıyla alışma tarihini de içerir. Tanışma vizesi belgenin alt kısmına, ortasına veya sol tarafına yapıştırılmıştır.

Devlet İstatistik Komitesi tarafından geliştirilen birleşik formlar, belgelere yasal güç verilmesi dikkate alınarak oluşturulmuştur ve belirtilen tüm ayrıntıları içermektedir (örneğin bir çalışanın kişisel kartı gibi istisnalar olmasına rağmen - birleşik T-2 formu bir kayıt numarası içermemektedir) , çünkü bu belgeler kronolojik olarak değil alfabetik olarak saklanmaktadır).

Birleşik bir formda belirtilen tüm ayrıntıların bir örneği aşağıda, birleştirilmiş T-6 formunu örnek olarak kullanarak verilmiştir - tatil emri.

İç yazışma belgelerine yasal güç verilmesi

Organizasyondaki iç yazışmalar aşağıdaki görevleri çözer:

1. Taraflardan birinin, işverenin veya çalışanın görüşünü, talebini, önerisini yazılı olarak ifade etmesi ve belgelemesi veya diğer tarafa bilgi verme niteliğinde olması.

2. İş sözleşmesinin feshi, çalışanların transferi, izin kaydı ve diğer personel prosedürleri prosedürünün ayrılmaz bir bağlantısıdır.

3. Bir iş anlaşmazlığı değerlendirilirken gerekli belgesel kanıt görevi görür.

Dahili yazışmaların yukarıdaki görevlerin tümünü yerine getirebilmesi için aşağıdaki koşulların karşılanması gerekir:

1. Belge, gerekli tüm ayrıntılarla birlikte doğru bir şekilde yürütülmelidir.

2. Belgenin, gelen ve giden evrak kaydına göre bir kayıt numarasına sahip olması gerekir.

3. Bu belgenin alıcı tarafça resmi olarak yanıtlanması gerekmektedir. Örneğin, bir karar şeklinde.

4. Belge, belirlenen arşiv gereklilikleri dikkate alınarak saklanmalıdır.

Çoğu zaman, çalışan, bildirimler şeklinde beyanlar, resmi ve notlar ve işveren yardımıyla iç yazışmalar gerçekleştirir. İç yazışma belgeleri, yalnızca çalışanlar arasında resmi mesaj alışverişi yapılması gerektiğinde değil, aynı zamanda bölüm başkanları ile çalışanlar, bir bölüm başkanları ile diğerleri arasında vb.

Şu anda bu yazışmaların çoğu elektronik formatta, mesajlaşarak e-mail ile . Bu tür mesajlarla, bu elektronik belgenin bu belirli çalışan tarafından oluşturulduğunu kanıtlamak son derece zordur (şifreleri ayarlarken bile, bu çalışan dışında hiç kimsenin belirli bir e-postaya erişim şifresini bilmediğini kanıtlamanız gerekecektir). Bu nedenle, bir çatışma veya olası bir çatışma durumunda, belgeleri kağıt üzerinde hazırlayıp imzanızla tasdik etmeniz ve belgeyi kaydetmekten sorumlu şirketteki bir yetkili aracılığıyla kayıt yaptırmanız önerilir.

Çalışanın elektronik iletilerin çıktısını alması ve yetkilinin bunları kaydetmesi durumunda bu tür yazışmalara yasal güç kazandırmak mümkündür. Ek olarak, şirketin iç belgelerinin (iç yerel düzenlemeler), iletişim için çalışma mekanizması olarak bu tür bilgi alışverişi yöntemini ve mesajları kontrol etme sıklığını belirlemesi gerekir.

İç yazışma belgelerine (beyannameler ve bildirimler) yasal güç vermenin genel ilkelerini göz önünde bulundurun. Bu belgeler genellikle iş uyuşmazlıklarında ana delildir, bu nedenle onlarla yetkin bir şekilde çalışmak işverenin çıkarlarını korumak açısından son derece önemlidir.

Kayıt özellikleri ve beyanlara yasal güç verme

Çalışanların özlük beyanlarının elle doldurulması işverenin yararınadır. Tipik olarak kuruluşlar, en azından çalışanın imzasının ve başvurunun imzalandığı tarihin elle doldurulması gereken şablon formları kullanır. Çoğu zaman bu tür ifadelerin uygulanması, adli bir çatışmada çalışan üzerinde bir baskı gerçeği olarak yorumlanır.

Prensip olarak, başvuru otomatik olarak da oluşturulabilir, ancak yine de bundan sonra çıktısı alınır ve bu başvuruyu hazırlayan kişi tarafından imzalanır.

Başvuruda, belgelere hukuki güç verilmesine ilişkin yukarıdaki prosedür dikkate alınarak aşağıdaki ayrıntıların yer alması arzu edilir:

1. Dokümanın adı "Uygulama"dır.

2. Muhatap - başvurunun gönderildiği kişi, belirli bir kuruluştaki pozisyonunu belirten, tam adı. resmi.

3. Derleyici - gönderildiği kişi, konumunu ve tam adını belirtir. çalışan.

4. Açıklamanın metni.

5. Başvuruyu yapanın imzası.

6. Başvuru tarihi.

7. Onay imzaları (çoğunlukla gerekirse yapısal birimin başkanıyla birlikte). Bu pervane isteğe bağlıdır. Bu nedenle varlığı, belirli bir kuruluşta bu tür belgelerle çalışma ilkeleri ile belirlenir.

8. Başvuru kayıt numarası. Numara, belgenin numarasını, kabul tarihini ve sorumlu kişinin imzasını belirten, gelen belgelerin günlüğüne (veya belirli bir kuruluştaki kayıt sisteminin yapısına bağlı olarak başka bir dergiye) göre belgeye atanır. (örneğin sekreter). Bu belgeleri almaktan sorumlu kişi numarayı yazar.

9. Başvurunun yöneltildiği veya belirli bir sorunu çözmeye yetkili olan kişinin kararı. Karar, el yazısıyla yazılmış bir imzayı, başvuru konusuna ilişkin tarihi ve bu emrin gönderildiği belirli yetkiliyi (soyadı veya sadece departman) ve (gerekirse) emrin verildiği tarihi belirten idari bir kararı içermelidir. kararda belirtilenlerin yerine getirilmesi gerekmektedir.

10. Bu başvuru esas alınarak personel işlemleri yapıldıktan sonra, başkanın emrinin yerine getirilmesi üzerine üzerine işaretler yapılabilir (bkz. Örnek 8). Kural olarak, belgenin tasarım kısmının alt kısmına, sol tarafa veya herhangi bir boş alana yapıştırılırlar.

11. Bu başvurunun gönderildiği davanın numarasına ilişkin işaretler bulunabilir.

Burada gerekli tüm ayrıntıların yer aldığı bir uygulama örneği verilmiştir.

Kayıt özellikleri ve bildirimlere yasal güç verme

İşveren, çalışanı bir konuda bilgilendirmek amacıyla ihbarname yazar. Örneğin, şirketin tatil programına göre (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 123. Maddesi) personelde önerilen azalma (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 180. Maddesi), yaklaşan düzenli yıllık izin hakkında onu uyarmak için , iş sözleşmesinin şartlarında yaklaşan değişiklik hakkında (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 74. Maddesi), bir çalışanla belirli süreli iş sözleşmesinin azaltılması hakkında (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 79. Maddesi) Rusya Federasyonu), vb.

İş mevzuatının öngördüğü prosedüre uymak için resmi bildirimler yalnızca kağıt biçiminde hazırlanmalıdır, çünkü bu belgeler belirlenen prosedüre uygunluğun teyidi olacaktır ve çalışan, kural olarak bu bildirimin alındığını onaylar. kendisini belgeleyin.

Aşağıda, bazı durumlarda iş mevzuatının gerekliliklerine uygunluk konusunda yazılı bildirim gerekliliğini doğrulayan İş Kanunu'ndan alıntılar bulunmaktadır.

Belge Parçası

Rusya Federasyonu İş Kanunu

Madde 74

(...) İşveren, iş sözleşmesinin şartlarında taraflarca belirlenen değişiklikleri ve bu değişiklikleri gerektiren nedenleri işçiye bildirmekle yükümlüdür. yazı Bu Kurallarda aksi belirtilmedikçe en geç iki ay.

Çalışanın yeni şartlarda çalışmayı kabul etmemesi halinde işveren, yazı ona, çalışanın sağlık durumunu dikkate alarak gerçekleştirebileceği, işverenin kullanabileceği başka bir iş (hem boş bir pozisyon hem de çalışanın niteliklerine uygun bir iş ve boş bir alt pozisyon veya daha düşük ücretli bir iş) teklif etmek.

Madde 79. Belirli süreli iş sözleşmesinin feshi

Belirli süreli iş sözleşmesi, geçerlilik süresinin sona ermesiyle sona erer. Belirli süreli iş sözleşmesinin ifa süresi için akdedildiği durumlar hariç, geçerlilik süresinin sona ermesi nedeniyle iş sözleşmesinin feshi, işten çıkarılmadan en az üç takvim günü önce yazılı olarak işçiye bildirilmelidir. Devamsızlık yapan çalışanın görev süresi sona erer.

Madde 123

Ücretli izinlerin verilme sırası, tatil programına göre yıllık olarak belirlenir (...).

Tatilin başlama saati çalışana bildirilmelidir. boyama altında başlangıcından en geç iki hafta önce.

Madde 180

(...) Çalışanlar işveren tarafından bizzat uyarılır ve boyama altında fesihten en az iki ay önce.

Tüm bu durumlarda, işverenin, iş mevzuatının gerekliliklerini karşılayan, çalışana belirli bir süre bildirimde bulunulduğunu teyit etmesi gerekecektir. Dolayısıyla bu tür bildirimler çalışana kişisel imza altında yapılmaktadır. Ve bir bildirim verirken en önemli şey, çalışanın imzası değil, böyle bir bildirimin alındığı tarihin belirtilmesidir.

Bildirim, herhangi bir personel belgesinde olması gereken tüm ayrıntıları içerir.

Dahili yazışmalar için belge kayıt sistemi

Kuruluşun yetkin bir şekilde oluşturulmuş bir belge kayıt sistemine sahip olması durumunda, işverenin bir iş uyuşmazlığı durumunda (adli olanlar dahil) kendini savunması daha kolay olacaktır. Şirketteki kayıt sistemi aşağıdakiler için gereklidir:

belgelerin kullanılabilirliğinin kaydedilmesi ve hareketlerinin izlenmesi;

şirket belgelerine hukuki etki kazandırmak;

kuruluştaki iç belge akışının optimum organizasyonu;

Adli bir uyuşmazlık durumunda işverenin çıkarlarının korunması. Bu durumda dergi kayıt sistemi belgenin belirli bir tarihte oluşturulduğunu doğrulayacaktır.

Doğrudan tutulması gereken dergilerin (muhasebe defterleri) sayısı, kuruluşun faaliyetlerinin özelliklerine bağlıdır. Muhasebe günlüklerinin (defterlerinin) yalnızca belgeleri kaydetme işlevini yerine getirmesi değil, aynı zamanda ihtilaf durumunda belgenin gerçekte belirli bir süre içinde oluşturulduğunun ve daha sonra girilemeyeceğinin kanıtı olarak hizmet edebilmesi Bu dergilere kayıt olurken aşağıdaki kurallara uyulması tavsiye edilir.

Dergiler şunları yapmalıdır:

sert kapaklı olmalıdır (raf ömrüne uymak için);

yapışkanlı bir bağlamaya sahip olmak (bir sayfayı çıkarmanın veya mevcut bir dergiye bir sayfa eklemenin imkansızlığını veya zorluğunu kanıtlamak için);

sayfaları baştan sona numaralandırılmıştır;

dikilecek;

tüzel kişiliğin mührü ve kuruluş başkanının imzası ile tasdik edilecektir (balmumu mühür veya mühür ile tasdik edilmesi gereken çalışma kitaplarının ilk iki muhasebe defteri hariç (Kararnamenin 41. maddesi) 16 Nisan 2003 tarih ve 225 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti "Çalışma kitapları hakkında").

Dahili yazışma belgelerini kaydetmenin mümkün olduğu dergilerin iç görünümü, birleşik dergi biçimleri olmadığından kuruluşların kendileri tarafından geliştirilmiştir. Aşağıda bunların formunun bir örneği bulunmaktadır.

Kopyalar ve kopyalar

Genellikle iç yazışma belgeleri, özellikle orijinal belgenin daha yüksek bir yetkiliye gönderilmesi veya dava dosyasına sunulması durumunda yetkililere kopya veya kopya şeklinde aktarılır, ancak belge üzerinde bazı ek işlemlerin yapılması gerekir.

Kopyala Belge faks veya ücretsiz olabilir. Faks kopyası belgenin içeriğini ve tüm dış özelliklerini - orijinalde bulunan ayrıntıları (imza ve mühür dahil) veya bunların bir kısmını, konumlarının özelliklerini tam olarak yeniden üretir. ücretsiz kopya Daktilolarda oluşturulan, belgenin tüm ayrıntılarını içerir, ancak mutlaka biçimini tekrarlamaz.

Dokümanlardan sorumlu çalışan kopyaları tasdik eder. Nüshaların tasdiki, "Doğru" veya "Kopya doğrudur" ibaresi yapıştırılarak ve sorumlu kişinin imzası, transkripti ve tarihi belirtilerek yapılır. Kural olarak, sertifika notu belgenin resmi bölümünün alt kısmında herhangi bir boş alana yapıştırılır.

Belgenin başka kuruluşlara sunulması durumunda, belgelerin kopyaları (onlardan alıntılar) mutlaka damgalayın .

Kopyalamak - Resmi bir belgenin orijinalinin yasal gücüne sahip kopyası.

* * *

Bu nedenle, iç yazışma belgeleri hafife alınamaz - çoğu zaman prosedürün yasallığının tanınması, bunların doğru şekilde yürütülmesine ve işlenmesine bağlıdır. Ancak işverenler çoğunlukla bu belgelerle nasıl başa çıkacaklarını bilmiyorlar. Bu tür belgelerin kaydedilmemesi, dikkate alınmaması, üzerinde anlaşmaya varılmaması, yalnızca belgenin yasal geçerliliğini değil aynı zamanda şirkette yürütülen yönetim prosedürlerini de olumsuz yönde etkiler. Çoğu zaman bu nedenle, işveren belirli bir çalışanın suçunu kanıtlayamaz ve disiplin yaptırımı uygulamak veya bir çalışanla olan iş sözleşmesini feshetmek için yasal yöntemleri uygulayamaz. Birçok şirket, halihazırda hatalarıyla ilgili belgelerle çalışmak için bir sistem oluşturmaya başlar, ancak yine de sonuçlarıyla uğraşmaktansa olumsuz sonuçları önlemek daha iyidir.

1 El yazısı tarihi

2 Kişisel tarih

Yazılı bilgilerin yönetim faaliyetlerinde kullanılması, resmiliğinin, güvenilirliğinin ve gerçekliğinin belgelenmesi şartıyla mümkündür. Bir yönetim belgesinin tartışılmaz ve icrası zorunlu olabilmesi için yasal normlara uygun olması ve onu düzenleyen yetkilinin yetkileri dahilinde hareket etmesi gerekir. Belgenin bu özellikleri "belgenin hukuki geçerliliği" kavramıyla tanımlanır.

Belgenin yasal gücü- Mevcut mevzuat tarafından kendisine iletilen resmi bir belgenin mülkiyeti, onu veren kurumun yetkisi ve yerleşik kayıt prosedürü.

Bu nedenle, belgeyi düzenleyen yönetim organı veya yetkilinin şunları yapması gerekir:

Belge hazırlarken mevcut düzenlemelere uyun

mevzuat;

belgeleri yalnızca kendi yetkisi dahilinde yayınlamak;
Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesine ilişkin mevcut ulusal kurallara uyun.

Bu nedenle belgenin hukuki geçerliliği belgenin hem içeriğine hem de biçimine göre belirlenir.

Belgenin yasal gücünü belirleyen ayrıntıları göz önünde bulundurun.

Formun daha önce dikkate alınan ayrıntıları (“kuruluşun adı - belgenin yazarı” ve “belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer”) aynı zamanda belgeye gerekli hukuki statüyü veren ayrıntılardır.

Gereklilik 11 "Belge tarihi". Belgenin tarihi, protokol için - toplantı tarihi, eylem için - olayın tarihi, imzalanma veya onaylanma tarihidir. Noter tasdikli belgeler için belgenin tarihi, noter tasdik tarihi olabilir. İki veya daha fazla kuruluş tarafından düzenlenen belgelerin tek (tek) tarihi olmalıdır.

Belgenin tarihi Arap rakamlarıyla şu sırayla düzenlenir: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay, bir noktayla ayrılmış iki çift Arap rakamıyla, yıl ise dört Arap rakamıyla, örneğin 01/12/2007 olarak düzenlenir. Tarihin sözlü-sayısal bir şekilde ayarlanmasına izin verilir, örneğin 12 Ocak 2007 ve tarihin (kural olarak, yabancı ortaklarla yazışmalar için) aşağıdaki sırayla ayarlanmasına izin verilir: yıl, ay, ayın günü , örneğin: 2007.01.12.

Gereklilik 12 "Belge kayıt numarası" kuruluşun takdirine bağlı olarak isimlendirme, icracı, muhabir vb. hakkındaki bilgilerle vaka indeksi ile tamamlanabilen kayıtlı belge dizisindeki (sözleşmeler, siparişler, giden mektuplar vb.) seri numarasından oluşur. nitelik, bilgi kuruluşu dizisindeki benzersiz bir belge tanımlayıcısıdır.

İki veya daha fazla kuruluş tarafından ortaklaşa derlenen bir belgenin kayıt numarası, bu kuruluşların her birinin belgelerinin, yazarların belgede belirtildiği sıraya göre eğik çizgi ile ayrılmış kayıt numaralarından oluşur.

Bu yönetim sisteminden geçtiği gerçeğini sabitleyen bir belgenin kaydedilmesi, belgeyi verir resmi karakter. Belgenin kaydedilmesiyle eş zamanlı olarak kayıt yönetimi hizmeti, seçilen formun doğruluğunu, belgede belirtilen yetkilinin imzasının doğruluğunu, belgenin onaylanmasının eksiksizliğini vb. kontrol eder.

Gereklilik 16 "Belge onay damgası" imzalayan yetkililer tarafından yürürlüğe konulamayacak belgeler üzerine düzenlenir. Bu tür belgeler, kuruluşun başkanı, ortak bir yönetim organı veya daha yüksek bir otorite veya yönetim organı tarafından onaylandıktan sonra yasal güç kazanır.

Örneğin, bir işletmenin çalışanları için iş tanımları ortak bir formda hazırlanır, yapısal birimin başkanı tarafından imzalanır ve işletme başkanı tarafından onaylanması gerekir.

Onay, aynı yasal güce sahip iki şekilde yapılabilir: bir yetkili tarafından veya özel olarak düzenlenmiş bir belge ile.

İlk durumda belgenin onay damgası, ONAYLIYORUM (tırnaksız) sözcüğünden, belgeyi onaylayan kişinin unvanından, imzasından, adının baş harflerinden, soyadından ve onay tarihinden oluşmalıdır.

Bir belge başka bir belge tarafından onaylandığında: karar, karar, emir, protokol, onay damgası ONAYLANDI (ONAYLANDI, ONAYLANDI veya ONAYLANDI) kelimesinden, enstrümantal durumda onaylayan belgenin adından, tarihinden, numarasından oluşur. ONAYLANDI kelimesi, cinsiyet ve sayı açısından onaylanan belge türünün adına uygundur.

Sahne örnekleri

Belgenin onay damgası belgenin sağ üst köşesinde yer almaktadır (Ek 7).

Bir belge birden fazla yetkili tarafından onaylandığında imzaları aynı seviyeye yerleştirilir.

Belge onaylandıktan sonra, belgeyi onaylayan kişinin izni olmadan üzerinde değişiklik ve ekleme yapılamaz. Belgelerin hazırlanmasının kalitesi ve içerdiği verilerin güvenilirliğine ilişkin sorumluluk, belgeleri hazırlayan, onaylayan ve imzalayan kişilere aittir.

Sahne 22 "Belge İmzası"- Bir yönetim belgesinin en önemli ve en eski şartı. Yazının ortaya çıkışıyla eş zamanlı olarak ortaya çıktığına inanılıyor.

Örneğin, imza kullanımına ilişkin atıflar, Kral Hammurabi döneminde (MÖ 2300) Babilliler arasında, İncil'de - Daniel ve Nehemya peygamberlerin kitaplarında (MÖ 500-400) bulunur. Mısır'da Kleopatra'nın hükümdarlığı sırasında (MÖ 69-30) ve Julius Caesar yönetimindeki Roma İmparatorluğu'nda (MÖ 102 veya 100-44), imza zaten belgelerin ayrılmaz bir parçasıydı.

Gerekli "İmza" şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun adı (belge kuruluşun antetli kağıdında yayınlanmamışsa tam ve antetli kağıtta yayınlanan belgede kısaltılmış); kişisel imza; imza kod çözme (baş harfler, soyadı), örneğin:

Dernek Başkan Yardımcısı

bölgesel işletmeler AL. Borisov A.A. Borisov

veya formda

Başkan Vekili AL. Borisov A.A. Borisov

Sahne dekorları belge metninden 2-3 satır sonra yazılır. Görevlinin imzası deşifre edilirken, adın baş harfleri ve soyadı, boşlukla ve pozisyon adının son satırı hizasında yazdırılır.

Bir belge birden fazla yetkili tarafından imzalandığında, imzaları, tutulan pozisyona karşılık gelen sırayla birbirinin altına yerleştirilir, örneğin:

CEO M.V. Larin M.V. Larin

Baş Muhasebeci Z.V. Maryaş Z.V. Maryaş

Bir belge eşit konumdaki birden fazla kişi tarafından imzalandığında, bu kişilerin imzaları aynı düzeyde yerleştirilir.

Komisyon tarafından hazırlanan belgeler, belgeyi imzalayan kişilerin konumlarını değil, komisyonun bir parçası olarak görevlerini belirtmektedir; örneğin:

Komisyon Başkanı V.D. Banasyukeviç V.D. Banasyukeviç

Komisyon üyeleri BİR. Sokova BİR. Sokova

O.I. Rıskov O.I. Rıskov

Belge, vekil görevli tarafından imzalanabilir. Bu durumda, gerçek pozisyonunu (örneğin müdür vekili) ve imzasının metnini (adın baş harfleri ve soyadı) belirtin. El yazısıyla yazılan "Vekil" yazısı olan "For" edatını koymak yasaktır. veya iş unvanından önce bir eğik çizgi.

İmzalama hakkı yönetim belgeleri, kural olarak, - kuruluş başkanının veya yardımcılarının görev dağılımına göre yeterliliği. Kuruluşun örgütsel (tüzüğü, kuruluşla ilgili düzenlemeler) ve idari (siparişler) belgeleriyle oluşturulur.

Kuruluş tüzüğünde temsili ve yürütme (tek ve birleşik) yönetim organlarına hangi hakların verildiğini ve ayrıca hangi belgelerin imzalanmasının (onaylanmasının) ilgili organın yetkisine girdiğini düzenler. Kuruluş başkanının faaliyetleri ve karar verme prosedürü, kendisi ile kuruluşun katılımcıları (kurucuları) arasındaki anlaşmanın yanı sıra tüzel kişiliğin yerel düzenleyici belgelerinde de belirlenebilir.

Lider mevcut faaliyetleri yönetir, belgeleri koşulsuz imzalama hakkı(Kurucu belgelere uygun olarak kendi yetkisi dahilinde).

İmza hakkının düzenlenmesi özellikle günde çok sayıda belgenin imzalanması nedeniyle önem taşıyor. Bu durumda lider şunları yapabilir (ve etkili yönetim açısından zorunludur) yetkilerini devretmek onlar. karar verme (belgelerin imzalanması) ve eylemlerinin uygulanmasındaki hak ve yükümlülüklerinin bir kısmını, aynı zamanda onların sorumluluğunu da üstlenen astlarına devrederler.

Böyle bir yetki dağılımı, karar vermenin sınırlarını ve astların sorumluluk derecesini belirlediği başkanın emriyle resmileştirilir. Bir vekaletname esas alınarak ayrı yetkiler devredilebilir.

Elektronik belgeler, bazı yönleri kılavuzun ilerleyen bölümlerinde ele alınacak olan elektronik dijital imza teknolojisi kullanılarak imzalanabilir.

Gereklilik 23 "Belge onay damgası". Bir kuruluşta hazırlanan ve diğerinin çıkarlarını etkileyen taslak belgeler, belgeye onay damgası basılarak kabul edilebilir.

Aşağıdaki belgenin son sayfasında ve tüm imzaların solunda düzenlenmiştir.

Bir belgeyi daha üst bir kuruluşla koordine ederken, yönetim hiyerarşisinde belgeyi imzalayan başkandan daha üstte olan bir yetkilinin belgeyi koordine etmesi gibi bir durum ortaya çıkabilir. Bu durumda standardın tavsiye niteliğinde olması, şartın konumunu değiştirmenize olanak tanır ve onay damgası belgenin üst kısmına yerleştirilebilir.

Onay damgası, büyük harflerle ve tırnak işaretleri olmadan basılan KABUL EDİLDİ kelimesini içerir.

Bir belgeyi onaylarken yetkili, belgenin onaylandığı kuruluşun adını, kişisel imzasını, soyadını, adının baş harflerini ve tarihini içeren başkanın konumunu belirtir.

Başka bir belgenin yardımıyla anlaşmak mümkündür: mektuplar, tutanaklar vb. Bu durumda belgenin adı, tarihi ve numarası belirtilir.

Sahne örnekleri

"Anlaşma damgası"

Sahne 25 "Mühür baskısı". Mührün, belgenin bir unsuru olarak ve imzanın ortaya çıkışının tarihi bin yıldır. Antik çağda matbaanın kullanımı hem iş ilişkilerinde hem de kişisel iletişimde yaygındı. Çoğu zaman mühür, sahibinin el yazısı imzasının yerini alır.

Modern ofis işlerinde imza ve mühür kullanımı açıkça ayırt edilir. İmza hem kişiler arası hem de iş ilişkilerinde kullanılabilir; bir belgeyi tasdik etmenin ve ona yasal bir statü vermenin evrensel bir yoludur. İmzanın gerçekliğini doğrulamanın ve yasal gücü doğrulamanın bir aracı olarak mühür, yalnızca bir kuruluşun resmi belgelerinde kullanılır.

Mühür, orijinal organizasyonel belgelere (tüzükler, düzenlemeler, kurallar, talimatlar) ve ayrıca yetkililerin haklarını, para harcama gerçeklerini ve maddi varlıkları vb. belgeleyen belgelere konur. Mühür aynı zamanda kuruluşun resmi belgelerinin kopyalarını tasdik etmek için de kullanılır.

Mühür, damga, belgeyi imzalayan yetkilinin adının kelimelerinin bir kısmını ve kişisel imzanın başlangıcını kapsayacak şekilde yapıştırılmalıdır. Mali nitelikteki belgelerde, mühür bunun için özel olarak belirlenmiş bir yere yapıştırılır - "M.P." sembolü.

Mühürler resmi mühürler ve tüzel kişilerin mühürleri olarak ikiye ayrılır. Kuruluş ayrıca bireysel yapısal birimlerin (insan kaynakları departmanı, arşiv) veya bireysel operasyonlar için (“paketler için”) vb. basit mühürleri kullanabilir.

Mühürlerin üretim ve depolama sırası Rusya Federasyonu mevzuatı ile düzenlenmektedir. Mührün saklanacağı yer ve saklanmasından sorumlu kişi kuruluş başkanının emriyle belirlenir.

Böylece, belgenin resmiliği ve özgünlüğü şu ayrıntıların varlığı ve doğru şekilde uygulanmasıyla doğrulanır: "kuruluşun adı - belgenin yazarı", "kayıt tarihi", "kayıt numarası", "yayın yeri" , “imza”, “mühür baskısı”.

Kuruluş yetkililerinin yetkilerini belirleyen yerel yasal düzenlemeler de dahil olmak üzere yasal normlara uygun olarak, belgelere hukuki güç kazandırmak amacıyla gerekli "imza"ya ek olarak onay ve onay kaşeleri de takılabilir.

Yönetim belgesinin temel şartı olan “belgenin metni” aynı zamanda mevcut mevzuatın normlarına da uygun olmalıdır.

Bireysel ayrıntıların kaydedilmesine örnekler GOST R 6.30-2003 “Birleşik Dokümantasyon Sistemleri kullanılarak verilmiştir. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereksinimleri.