Sekreter yardımcısının ortaya çıkışı bir bütün olarak organizasyon hakkında bir fikir oluşturur. Sekreter asistanının “şirketin yüzü” olarak görülmesi tesadüf değildir.

Sekreterin görünümü dikkatlice düşünülmeli, modern ve düzgün olmalıdır. Bir takım elbisenin temel şartı titizlik ve şıklıktır. Her şey kişinin zevkine bağlıdır. Önemli olan elbisenin rahat, pratik ve sıkı olması gerektiğidir. Özensiz giyinen, dağınık giyinen, kendine dikkat etmeyen bir insanla konuşmak hoş değildir.

Böyle bir konuşma bu örgüt hakkında olumsuz bir izlenim bırakıyor. Aynı durum kostüm için aksesuar seçimi için de geçerlidir.

Bir iş kıyafetinin gösterişli, özellikle büyük değerli mücevherlerle tamamlanması tavsiye edilmez, takı stillerinin çeşitliliği sekretere yakışmaz. Dekorasyon, kostümün ve sahibinin onurunu vurgulamalıdır. Ayakkabılar takım elbisenin tonuna uygun olmalıdır. Ayakkabılar rahat ve şık olmalıdır. İş için değiştirilebilir ayakkabılar önerilir.

Sekreter yardımcısı kişisel hayatını sürekli hatırlamalıdır. Sıcak günlerde hijyen konusuna özellikle dikkat etmeniz gerekiyor. Ağır kokusu olan parfümleri kullanmamalısınız. Sekreterin elleri her zaman mükemmel bir düzende olmalı, saç modeli düzgün olmalı, yüze yakışmalı, takım elbise ve çevreyle uyumlu olmalıdır.

Sekreterin işyerinin organizasyonu

İşyeri, bir veya daha fazla çalışanın, işin görevlerini yerine getirmek için gerekli araçlarla donatılmış bir çalışma alanıdır. İşyerlerinin rasyonel organizasyonu ve düzen de dahil olmak üzere sekreterlik hizmetleri çalışanları için en iyi çalışma koşullarının yaratılması. Ofis alanının yapılan işin niteliğine uygun olarak planlanması, mobilya ve özel ekipmanların rasyonel yerleştirilmesi ve gerekli konforun yaratılması etkili çalışmaya katkıda bulunur.

Bir işyerini donatmak için bir dizi mobilya şunları içerir: ofis ekipmanlarının, telefonların, dosya dolaplarının vb. kurulumu için referans malzemeleri depolamak için normal ve özel masalar, yardımcı masalar ve başucu masaları. Koltuk, kaldırma ve döndürme sandalyeleri, normal ve özel dolaplar.

Ofis çalışanlarına gerekli referans materyalleri ve talimatlar sağlanmalıdır.

Örneğin: iş tanımları, ofis çalışma talimatları, telefon rehberleri.

Ofis masası çalışanın ana çalışma alanıdır; masanın belirli bir zamanda ihtiyaç duyulan eşyaları içermesi gerekir. Masada çeşitli ofis malzemelerinin (dergiler, dosyalar) yerleştirildiği çekmeceler ve raflar bulunmaktadır. Bir masada sürekli kullanılan iş malzemeleri üst raflarda bulunur, daha az kullanılan tüm eşyalar altta bulunur, telefon bir masanın üzerinde veya özel bir stand üzerinde, ahizenin rahatça çalışabilmesi için solda veya sağda olmalıdır. bir eliyle, diğer elinde ise gerekli bilgileri yazmaya yarayan bir kalem bulundurulmalıdır. Masaüstündeki örnek düzen, yüksek üretkenliğin anahtarıdır.

Demir dolaplar ve kasalar, gizli belgeleri, mühürleri, pulları, paranın sıkı bir şekilde raporlanması için formları saklamak için kullanılır; kasa her zaman kapalı olmalı, içinde gereksiz hiçbir şey olmamalı, çok daha az kişisel eşya olmamalıdır. Dolapların, masaların ve kasaların anahtarları kuruluş başkanının belirlediği yerlerde saklanır. Mevcut standartlara uygun olarak ofis alanı, çalışan başına dört metrekare olarak belirlenmiştir.

Bir sekreter asistanının işyeri, iş görevlerini yerine getirmek için gerekli araçlarla donatılmış, çalışma faaliyetinin bir alanıdır. Bölgede üç sektör ayırt edilebilir - konsolların ve gerekli ofis ekipmanlarının bulunduğu masaüstünün bulunduğu ana sektör, ziyaretçi hizmet sektörü ve dolapların, fotokopi makinesinin, faksın ve diğer yardımcı ekipmanların bulunduğu yardımcı sektör. .

Sekreter yardımcısının bulunduğu resepsiyon alanının toplam alanı on iki ila on altı metrekare arasında olmalıdır.

İşyerinin organizasyonu, işyerini emek araçları ve nesneleri ve bunların işlevsel yerleşimi ile donatmak için bir önlemler sistemidir. Ayrıca işyerinin organizasyonu, icracının antropometrik verilerinin dikkate alınmasını ve standartlara uygun çalışma koşullarının sağlanmasını içerir. Her şeyden önce mobilyalara - masaya ve sandalyeye - dokunalım.

En verimli mobilyaların kullanılması, herhangi bir yönetim çalışanının çalışmasında önemli bir rol oynar. Bazı durumlarda, iyi seçilmiş mobilyalardan elde edilen emek verimliliği yüzde on ila yirmi oranında artmaktadır.

Sekreter-asistanının çalışma sürecinin ofis ekipmanlarına doygunluğu göz önüne alındığında, U şeklinde bir işyeri düzeni haklı gösterilebilir (Şekil 1).

Şekil 1. Sekreter yardımcısının çalışma yerinin U şeklindeki düzeni

Masanın yüzeyi mat (%20-50 yansımalı gri, yeşil, kahverengi) ve kolay temizlenebilir olmalı, köşeler ve masa tablasının ön üst kenarı yuvarlatılmış olmalıdır. Bacaklar için masanın altındaki boşluğun yüksekliğinin altı on santimetre (diz hizasında) ve ayak hizasında en az sekiz on santimetre olması tavsiye edilir. Sekreterin çalışırken sürekli ihtiyaç duyduğu her şey, ihtiyacı olanı kalkmadan alabilmesi için kol mesafesi yakınında bulunmalıdır.

Aksesuarlar çalışma ve uzatma masalarına, işin türüne göre sistematize edilmiş şekilde kompakt bir şekilde yerleştirilmelidir.

İşyerinin önemli bir unsuru, tasarımına, kapasitesine ve işlenen belgelerin niteliğine bağlı olarak masa bölmelerinin iç organizasyonudur. Çekmeceler kolayca, düzgün ve sessizce dışarı kaymalıdır. Büyük bir kutu, malzemelerin dikey olarak depolanması için en uygunudur, geri kalan kutularda kartlar, küçük ofis ekipmanları ve ofis malzemeleri için çeşitli özel cihazlar bulunmalıdır. Kişisel eşyaların saklanması için bir çekmece tahsis edilmesi tavsiye edilir. Masaüstünüzdeki düzeni sürekli izlemelisiniz. Abartı gibi görünebilir ancak sandalye gibi basit bir mobilya türü, bir yönetici çalışanın işyerini organize etmede büyük rol oynar. İşin verimliliği büyük ölçüde sandalye seçimine bağlıdır - rahatsız edici bir konum yorar ve kişiyi daha az üretken hale getirir.

Sekreter-referans sandalyesi dönebilmeli ve dikey ve yatay yönlerde hareket ettirilebilen, istenilen yüksekliğe ayarlanmasına olanak sağlayacak bir sırtlığa sahip olmalıdır (Şekil 2).

Sandalyenin oturma yeri, uyluklardaki kan dolaşımını engellemeyecek şekilde kenarlardan hafifçe yuvarlatılmış ve ağırlık merkezinin bulunduğu yerde hafif basık bir oturak olmalıdır. İdari çalışanlar için sandalye ve koltuklar kolçaklı, bilgisayarda veya bilgisayarla çalışmak isteyenler için ise hareketi kısıtlamayacak şekilde kolçaksız yapılmaktadır.

Ortalama 1,7 metre yükseklikte oturarak çalışmak için aşağıdaki boyutların korunması tavsiye edilir:

Kaldırma sandalyesinin yüksekliği 0,45 - 0,6 metredir;

Koltuk alanı 40x40 santimetreden fazla değil;

Sandalyenin hareket ettirilebileceği alan:

0,6 metre derinlik;

1 metre uzunluğunda;

Toplam alan 1,2 metredir.

Sandalyenin oturma yeri yaklaşık bir santimetre kalınlığında lateks ile kaplanmalı, üzerine neme dayanıklı bir malzeme (melanj kumaş, doğal elyaf) uygulanmalıdır.

Sekreter-asistan çalışma mobilyalarında, eklentili sandalyenin yanı sıra ziyaretçi için bir sandalye de yer alıyor.

Ziyaretçi hizmetleri sektöründe 3-4 sandalye bulunmalıdır. Yardımcı sektör, belgeleri saklamak için bir duvar dolabı (üç ila dört bölüm) veya döner bir raf ile donatılmıştır (Şekil 3).

Şekil 3. Belge saklama rafı

Gizli belgeleri, mühürleri ve pulları saklamak için metal kasa kullanılır. Bazı durumlarda bir gardırop da kuruludur. Dolabın yerleşik hale getirilmesi tavsiye edilir (sekreter, resepsiyon alanındaki koridorları kişisel eşyalarla doldurmamalı ve eşyaları görünür bir yere yerleştirmemelidir).

Sekreter yardımcısının en sık kullandığı zorunlu teknik araçlar, kişisel bilgisayar, telefon (muhtemelen radyo veya cep telefonu, çağrı cihazı), telefaks ve fotokopi makinesi (fotokopi makinesi) ve bazen de ses kayıt cihazıdır.

Ekipman, kırtasiye malzemeleri, klasörler ve klasörler, altı günlük not defteri, takvim, kalemler, keçeli kalemler, nota sehpası, keçeli kalemler, delgeç, evrak dosyalama cihazları, hesap makinesi, masa lambası, atık kağıt içerir. sepet, belge tepsileri, kontrol kartı dosyası, kağıt zımbalayıcı, yapışkan bant, düğmeler, ataçlar ve diğer küçük eşyalar ve bunları saklamak için bir tepsi.

Kabul alanının duvarlarına kabul saatini, örnek belgeleri, takvimi ve diğer şeyleri gösteren bilgi standları veya tabloların yerleştirilmesine izin verilir.

Resepsiyon alanında sekreter asistanının, ilk yardım sağlamak için uygun şekilde donatılmış (bandajlar, iyot, validol, amonyak, baş ağrısı tabletleri, steril pamuk yünü vb.) bir ilk yardım çantası bulunmalıdır.

İyi çalışmanızı bilgi tabanına göndermek basittir. Aşağıdaki formu kullanın

Bilgi tabanını çalışmalarında ve çalışmalarında kullanan öğrenciler, lisansüstü öğrenciler, genç bilim insanları size çok minnettar olacaklardır.

Benzer belgeler

Çalışanın emeğinin uygulandığı bir alan olarak işyerinin ekonomideki rolü, organizasyonu, maddi kaynak ve ekipmanlarla donatılması. İşyerinin fonksiyonları, sınıflandırma kriterleri. İşyerlerinin çalışma koşullarına göre planlanması ve belgelendirilmesinin özellikleri.

özet, 20.02.2012 eklendi


Vida kesme tezgahının cihazı. İşyeri bakımının organizasyonu, bakım ve yönetim hizmetleri ile iletişim yöntemleri ve araçları. Bir tornacının işyerinin mekansal organizasyonu. Endüstriyel güvenlik ve işgücü koruması için gereklilikler.

kurs çalışması, eklendi 20.07.2012


İş süreçleri: organizasyon, amaçlar ve hedefler. Freze makinesi operatörünün işyerinin bakım prensipleri. Emek süreci ve işyeri haritalarının tasarımı. Ekonomik verimliliğin gerekçesi. Sürecin optimal organizasyonu için gerekli koşullar.

kurs çalışması, eklendi 11/04/2013


Marangozun işyerindeki çalışma koşullarını iyileştirmeye ve güvenlik düzeyini artırmaya yönelik önlemlerin geliştirilmesi. İncelenen işyerindeki tehlikeli ve zararlı üretim faktörlerinin belirlenmesi. Çalışma koşullarının iyileştirilmesine yönelik genel önlemlerin belirlenmesi.

kurs çalışması, eklendi 28.05.2015


Optimum işyeri düzeni. Bir bilgisayarda çalışırken yöneticinin çalışma koşulları. Çalışma sırasında yöneticinin ellerindeki yorgunluk ve gerginliğin azaltılması. İşyerinde mikro iklim. Kabul edilebilir ses ve ses basıncı seviyeleri. Yapay aydınlatma.

özet, 12/11/2008 eklendi


Otomatik bir iş istasyonunun teorik yönleri, bina seçimi ve bunun için aydınlatma. Bir personel memurunun işyerini donatmak için gerekli bir dizi teknik araç olarak teknik destek. Disiplinlerarası bir bilim olarak ergonomi.

kurs çalışması, eklendi 09/16/2011


İşyeri organizasyonunun ergonomik gerekliliklere uygunluğu. İnsan vücudunun antropometrik parametreleri. Bir kişisel bilgisayar kullanıcısının işyerinin somatogramının oluşturulması. İşyerinin ergonomik performansının iyileştirilmesine yönelik öneriler.

test, 25.02.2013 eklendi


Kule vinci operatörünün iş yerinin sıhhi ve hijyenik analizi sırasında işçinin vücudunu etkileyen tehlikeli ve zararlı üretim faktörlerinin belirlenmesi. Kişisel ve toplu koruyucu ekipmanların geliştirilmesi. Yapay aydınlatmanın hesaplanması.

kurs çalışması, eklendi 06/04/2012

Rasyonel işyeri planlaması, belirli operasyonların gerçekleştirilmesi için uygun erişim bölgelerinin oluşturulmasını içerir.

Sekreterin çalışma alanı, eklentileri olan bir masa, döner sandalye veya koltuk ve sekreterle doğrudan iletişim kuran bir ziyaretçi için bir sandalye içerir. Sekretere ayrıca gelen tüm ziyaretçiler hakkında genel bir bakış sunulmalıdır. Bu bakımdan işyerinin ofis girişinin yanına ve resepsiyon alanına açılan kapıların karşısına yerleştirilmesi uygundur. Hem belgelerin hem de sekreterin gereksiz hareketini önlemek için konum, teknik belge işleme süreciyle tutarlı olmalıdır. Acil işler için gereksiz nesnelerle alanı karıştırmaktan kaçınmalısınız. Ofis ekipmanlarının elektrik şebekesine bağlı olduğu yerlere serbest ve güvenli erişimin sağlanması, sekreterin çalışma yerinin düzenlenmesi için gerekli bir şarttır.

Çalışma sırasında sürekli ihtiyaç duyulan her şey kol mesafesine yerleştirilmelidir. Her öğenin kalıcı bir yeri olmalıdır. Öğelerin düzenlenmesi, gerçekleştirilen iş türlerine göre sistematik hale getirilmelidir. Bu, zamandan tasarruf etmenize yardımcı olacak ve aynı zamanda belgelerin kaybolmasını da önleyecektir.

Onlarla çalışmak için gerekli belgeler ve ekipmanlar işyerine yerleştirilmelidir - bir masa lambası, haftalık takvim, yazı için bir not defteri. Gerekli bir özellik, kalemleri, kurşun kalemleri, makasları, cetvelleri, ataçlı kutuları ve düğmeleri yerleştirmek için bir masaüstü düzenleyicisidir. Ayrıca "küçük" ofis ekipmanı da elinizin altında olmalıdır: bir delgeç, bir belge zımbası - bir zımba, bir zarf açıcı, bir tutkal tabancası.

Sekreterin işyerinde gerekli referans kitapları seti bulunmalıdır:

* sözlükler (Belarusça, Rusça, yabancı dil, yazım, eş anlamlılar, zıt anlamlılar, yabancı kelimeler, ekonomik, özel, endüstri, üretim rehberleri, istatistikler ve düzenleme);

* telefon rehberleri;

* Belarus Cumhuriyeti'nin şehirleri ve idari-bölge birimleri atlası.

Dağıtım klasöründeki masada yalnızca mevcut çalışmanın yürütüldüğü belgeler bulunmalı ve yürütülen belgeler, dosya isimlendirmesine göre dosyalara yerleştirilmeli ve dolaba kaldırılmalıdır.

Kartlar veya kayıt defterleri, belge kaydı ve geri alımı için manuel bir sistemin erişebileceği yerde olmalıdır. Kartlar ve kayıt defterleri masa çekmecelerine yerleştirilebilir. İki kartın kullanılması tavsiye edilir: kontrol ve referans.

Çalışma masası da sıkı bir düzende olmalıdır. Çekmeceler çok yüklü olsa bile kolayca dışarı kaymalıdır. Kutulardan birinde her zaman temiz kağıt, formlar, zarflar ve kartlar bulunmalıdır.

İşyerinde düzeni sürekli sağlamak, yüksek çalışma kültürünün ve istikrarlı bir kurum imajının göstergesidir.

Masa eklentisine yazıcılı bir bilgisayar yerleştirilir. Faks, fotokopi makinesi ve mini-PBX özel yardımcı masalara yerleştirilebilir.

Tabloda ve dolaplarda saklanan kasalar ve klasörler, terminolojiye göre kod işaretleri ve vaka numaralarıyla işaretlenmelidir. Bu, ihtiyacınız olan belgeyi hızlı bir şekilde bulmanıza yardımcı olur.

Ziyaretçilere hizmet verecek özel bir alan ayrılmalıdır. Bölgenin donanımı resepsiyon alanına bağlıdır. Küçük bir resepsiyon alanında 2-3 adet sandalye veya hafif koltuk ve küçük bir masa bulunmaktadır. Alan izin veriyorsa, bir dizi döşemeli mobilya koyabilirsiniz. Sehpanın üzerine ziyaretçiler için reklam broşürleri, gazeteler ve dergiler yerleştirebilirsiniz.

Bitkiler resepsiyon alanında sanatsal ve dekoratif işlevler gerçekleştirebilir. Odanın yeşillendirilmesi temiz havayı teşvik eder. İç mekan bitkileri havanın nemini arttırır ve gözleri dinlendirir. Çeşitli peyzaj düzenleme yöntemleri kullanılabilir - saksıların, mikro peyzajların, asmaların tekli ve grup düzenlemesi. Bakımı kolay ve odanın temel parametrelerine karşılık gelen bitki türlerinin seçilmesi tavsiye edilir.

Resepsiyonun iç kısmının, dedikleri gibi, gözü dinlendiren resmi olmayan unsurları, sekreterle iletişimi veya yönetimle seyirciyi beklemeyi keyifli hale getirecek.

Güvenlik gereksinimlerine bağlı olarak, mümkünse radyasyonun olumsuz etkilerini monitör ekranından hariç tutmalısınız.

Çalışma günü boyunca sekreterin müdürün ofisine birkaç kez girmesi gerekir.

Yöneticinin ofisi de uygun şekilde donatılmalıdır. Sekreterin çalışma ekipmanına benzediği için yöneticinin ofisinin ekipmanlarını en baştan listelemeye değmeyeceğini düşünüyorum. Buna bir toplantı masası ve buna bağlı olarak daha fazla sayıda sandalye eklemek gerekir.

Bu nedenle, uygun çalışma koşulları, sekreter ve yönetici için iyi organize edilmiş bir işyeri, yüksek verimliliğin, verimliliğin ve iş kalitesinin, iş günü boyunca verimliliğin korunmasının anahtarıdır.

Rapor. Ofiste çalışma koşulları.

İşverenler çalışanlarına kolay iş vaat etmiyorlar. Ancak genellikle çalışma koşulları konusunda belirli haklara sahip olduklarından şüphelenmiyorlar bile. Ofiste çalışma alanı nasıl olmalı?

Sıcaklık

Sıcak mevsimde ofis alanının sıcaklık rejimi +23-25°C, soğuk mevsimde ise +22-24°C olmalıdır. Termometrenin belirtilen seviyelerden sapması durumunda, çalışanın işyerinde kalış süresini sınırlama hakkı vardır (sürekli veya bir iş günü boyunca kümülatif olarak). Ofis sıcaklığı +29°C'yi aşıyorsa çalışma günü 3-6 saati geçmemelidir.

Bir yönetici, çalışanlarının aşırı ısınma sorununu görmezden geldiğinde, kendisine karşı Rusya Sıhhi ve Epidemiyolojik Hizmetine şikayette bulunulabilir. Gelen uzmanlar şikayeti doğrularsa patron 10-20 bin ruble para cezasına çarptırılacak. veya şirketin faaliyetlerini 90 güne kadar askıya alabilir (Rusya İdari Suçlar Kanunu'nun 6.3. Maddesi).

Aydınlatma

Standart aydınlatma aralığı 300-500 lüks olarak kabul edilir. Bilim insanları ayrıca pencereden pitoresk bir manzaranın olmamasının personelin performansını olumsuz etkilediğini hatırlatıyor. Pencereye panjur veya perde takılmalıdır. Hiç pencere olmaması durumunda çalışanların çalışma gününün 1 saat kısaltılması, 7 gün ek izin ve ücret artışı hakları bulunmaktadır. Listelenen standartlara uyulmaması durumunda, yönetici işgücü korumasına ilişkin kural ve düzenlemeleri ihlal eder ve 5 bin ruble'ye kadar para cezası şeklinde idari sorumluluk altına girer. (Yangın güvenliği kurallarının ihlali nedeniyle 20 bin ruble).

Sürekli olarak 80 desibel veya daha fazla gürültüye maruz kalmak zararlı olarak kabul edilir. Karşılaştırma için: Normal bir telefon görüşmesi yaklaşık 62 desibel, yaprakların hışırtısı ise yaklaşık 20 desibeldir.

Kişisel alan

Modern iş bilgisayarına sahip her çalışanın en az 4,5 m² ofis alanı hakkı vardır. CRT monitörlü bilgisayarlar için bu norm daha da yüksektir. Monitörlerin monte edildiği masaüstleri arasındaki mesafe ön tarafta en az 2 m olmalıdır.Monitörlerin kenarları arasındaki yanal mesafe en az 1,2 m olmalıdır.Gözler ile monitör yüzeyi arasındaki minimum mesafe 0,5 m'dir.

Diğer standartlar

İşveren ayrıca astlarına öğle yemeği için bir yer, dinlenme odaları ve bir ilk yardım noktası sağlamakla yükümlüdür (Rusya İş Kanunu'nun 223. Maddesi). Madde 226, personelin çalışma koşullarının iyileştirilmesi için mal veya hizmet üretmenin toplam maliyetinin en az% 0,2'si tutarında kesinti yapılmasını öngörmektedir.

Sekreter yardımcısının çalışma koşulları

Sekreter yardımcısının sağlığını korurken verimli ve kaliteli çalışmasını sağlayan en önemli faktör, çalışma koşullarının uygun sıhhi ve hijyenik standartlardır.

İşyerinin sıhhi, hijyenik ve estetik bileşenleri şunları içerir: normal aydınlatma, çalışma odasının uygun şekilde renklendirilmesi, gürültünün giderilmesi, havalandırma ve hava sıcaklığı, odanın çevre düzenlemesi, doğru çalışma ve dinlenme rejiminin oluşturulması.

Tablo 5 - Temel sıhhi ve hijyenik çalışma standartları

İşyerinde uygun bir mikro iklim için önemli bir koşul, optimum aydınlatmadır. Belgeleme operasyonlarının çoğu görme duyusunu kullanmayı gerektirdiğinden, görsel gerginlik insan vücudunun tüm kaslarında gerginliğe neden olur ve genel yorgunluğa yol açar.

Resepsiyon alanı mümkün olduğunca doğal ışık almalıdır.

Işık, masanın ve ofis ekipmanlarının çalışma yüzeylerine sol taraftan veya önden düşmelidir. Bu durumda ışık kaynağının yatay görüş hattından 30 derecelik bir açıyla konumlandırılması gerekir.

İşyeri aydınlatması genel (tavana monte edilen ışıklar) veya yerel (masa lambası) olabilir.

Mikro iklim aşağıdaki gibi değerlerle karakterize edilir:

sıcaklık, bağıl nem ve hava hızı. Odadaki optimum sıcaklık koşulları, iyi performans için bir ön koşuldur. Yüksek oda sıcaklığı uyuşukluğa, yorgunluğa neden olur ve performansı düşürür. Soğuk bir odada dikkat dağılır ve bu da zihinsel çalışma yapan insanlar için zararlıdır.

Ofis binalarındaki mikro iklime yönelik sıhhi standartlar, nem ve hava hızı gereksinimlerini tanımlar. Fizik yasalarına göre bu fiziksel büyüklükler, insan vücudunun ısı alışverişi üzerinde doğrudan etkiye sahiptir. Sıcaklık ve nem, hem yılın zamanına, güne hem de hava koşullarına bağlı miktarlardır. Ek olarak, ofis binalarındaki ısı kaynakları, bir kısmı ısı şeklinde çevreye salınan enerji tüketen çeşitli ekipmanlar ve saatte 1200 kJ'ye kadar yayan kişinin kendisi olabilir. İnsanlar için en konforlu sıcaklık 19-20°C'dir. Servisteki sıcaklık, mevsimsel ve günlük dalgalanmalar dikkate alınarak

Odadaki kişi sayısına bakılmaksızın iç mekanlarda sıcak günlerde sıcaklık 22°C'yi geçmemeli, soğuk günlerde ise 18°C'nin altında olmamalıdır.

Tabloda verilenlerden. 5 verisi sıcaklık seviyesinin hava nemi ile ilişkili olduğunu göstermektedir. Daha düşük sıcaklıklarda daha yüksek neme izin verilir; yüksek sıcaklıklarda hava nemi daha düşük olmalıdır. Fizyolojik olarak yüksek sıcaklıklardaki yüksek nem, moral bozucu bir etkiye sahiptir. Psikolojik olarak aynı sıcaklıkta nemli hava sıcak, kuru hava soğuk görünür. Minimum nem% 25 - 30'dan düşük olmamalı, normal -% 40 - 60 arasında olmalıdır.

Dikkat etmeniz gereken bir özellik daha var. Bu havanın saflığıdır.

Kağıt medyayla çalışırken, ayrıca operasyonel baskı tesislerinin ve yüksek frekanslı cihazların bulunduğu odalarda hava, insan vücuduna nüfuz eden ve üzerinde tahriş edici etkiye sahip olan çeşitli toksik maddeler ve biyolojik ajanlar (bakteriler) ile doldurulur. Solunum yolu, gözler ve derinin mukoza zarları. Toksik maddelerin solunum yolu veya hasarlı cilt yoluyla doğrudan kan dolaşımına girmesi ve tüm vücudun veya sistemlerinin işleyişini bozması özellikle tehlikelidir.

Modern bir ofiste havadaki en yaygın zararlı faktör ozondur. Ozon, teknolojik süreç sırasında elektrik yükleri ve ultraviyole radyasyon üreten ofis ekipmanları tarafından salınır.

En yaygın hava kirliliği türü ise kağıt tozu da dahil olmak üzere tozdur. Tozun etkisi, toksisitesine ve havadaki konsantrasyonuna bağlıdır. Toz parçacıkları, hava akımıyla iç mekana taşınan sporlar, bakteriler ve mantarları içerir.

Daha yakın zamanlarda, bilim adamları mikroskobik toz akarlarının varlığını keşfettiler. Bu akar döşemeli mobilyalarda ve halılarda yaşar. Solunum yollarının mukoza zarına bulaştığında hapşırmaya, göz zarlarında yırtılmaya neden olur ve örneğin burun akıntısı ve diğer alerjik reaksiyonlara neden olabilir. Akciğerlere sürekli maruz kalma durumunda belirli hastalıklar ortaya çıkar.

Zararlı mikroskobik maddelerle genel hijyen önlemleriyle mücadele edebilirsiniz: ıslak temizleme, havalandırma, düzenli süpürme.

Resepsiyon alanı düzenli olarak havalandırılmalı veya iklimlendirilmelidir. Birçok çalışanın ve ziyaretçinin sıklıkla biriktiği küçük bir oda için temiz hava, normal çalışma için çok önemli bir faktördür. Pencereleri kısa bir süreliğine (5-8 dakika) açmak, sabit hafif hava akışına (cereyan) göre tolere edilmesi daha kolaydır.

Tesislerde gürültüye karşı mücadele, gürültülü ekipmanların ve işyerlerinin ses yalıtımı ile gerçekleştirilir. Gürültüyü doğrudan kaynağında azaltmak için keçe veya köpük pedler koyabilir, telefon setlerine susturucu takabilir, kapıları yağlayabilir, sandalyelerin bacaklarını flanel veya benzeri malzemelerle yapıştırabilirsiniz. Dış gürültüden korunmak için dış gürültü algısını %50 oranında azaltan kulak tıkaçlarının kullanılması tavsiye edilir.

Taze çiçekler sadece odayı aydınlatmakla kalmayıp aynı zamanda içindeki mikro iklimi de önemli ölçüde iyileştirdiğinden, resepsiyon alanının çevre düzenlemesi için biraz çaba sarf etmeye değer. Ofis şehrin orta kesiminde bulunuyorsa bu özellikle önemlidir.

Bitkiler gürültüyü azaltır, havanın bileşimini iyileştirir ve yapraklarındaki suyu buharlaştırarak nemlendirir; bu özellikle buharlı ısıtmalı odalarda önemlidir. Ofis bitkileri, odanın alanı, pencerelerin hangi tarafa baktığı ve çiçeklerin alerjen olup olmadığı dikkate alınarak ustalıkla seçilmelidir.

Resepsiyon alanının renk tasarımına gelince, uygun rengin kullanılması odanın görünümünü iyileştirmenin yanı sıra verimliliği artırır, yorgunluğu azaltır ve kişiye olumlu psikolojik etki sağlar. Renk üç işlevi yerine getirir: fizyolojik, psikolojik ve estetik. Ofis dekorasyonunda renk seçimi odanın mimari özelliklerine, aydınlatmasına, iklim koşullarına ve büyük ölçüde çalışanların faaliyetlerinin yönüne göre belirlenmektedir.

Düşük hava sıcaklıklarında sıcak renkler tercih edilir - sarı, bej, pembe, turuncu. Sıcak, güneşli bir oda için beyaz, gri, mavi, yeşil renkler uygundur.

Küçük odalarda açık, düşük doygun renkler, mesafe ve daha fazla alan hissi yaratır. Daha zengin tonlar geniş bir alanı daha rahat hissettirecektir.

Doğal ışığın olmadığı odalarda sarımsı bir renk tonuna sahip sıcak renklerin kullanılması tavsiye edilir. Gürültü seviyesinin yüksek olabileceği odalarda sıcak renklerin tercih edilmesi tavsiye edilir.

Dolayısıyla bir sekreter asistanının rasyonel çalışma organizasyonu işyerinin organizasyonu, çalışma koşulları ve çalışma gününün planlanmasından oluşur.

Kaynakça:

1) Appak M. A. Kişisel bilgisayarlara dayalı otomatik işyerleri. M.: Radyo ve iletişim, 1989.

2) Pavlyuk L.V., Vorobiev N.I. Ofis işleri ve bilgisayarda çalışmanın temelleri üzerine bir referans kitabı. - M.; SPb.: Yayınevi. ev "Gerda", 1998

3) Popov G.Kh. Kişisel çalışma tekniği. - M., 1979.

4) Soloviev E. Ya.Bir iş adamının görgü kuralları: Toplantıların, resepsiyonların, sunumların organizasyonu. - Minsk: PKIP “Asar”, 1994.

5) Fedotov V.V. Zihinsel çalışmanın rasyonel organizasyonu. - M.: İktisat, 1987.

İşyeri, bir çalışanın iş görevlerini yerine getirmek için gerekli araçlarla donatılmış çalışma alanıdır.

Bir sekreterin işyerini düzenlemek, onu mobilya, özel ekipman ve ofis malzemeleriyle donatmakla başlar.

Gerekli mobilya seti şunları içermelidir:

§ sürgülü dolaplı ofis masası;

§ kaldırılabilir ve dönebilen sandalye;

§ ofis ekipmanı için yardımcı masa veya stand;

§ belgeleri saklamak için dolap;

§ önemli belgeleri, formları, pulları ve mühürleri saklamak için güvenli;

§ Ziyaretçiler için sandalyeler.

Ofis malzemeleri ve özel ekipmanlar arasında belgelerle çalışırken sıklıkla kullanılan öğeleri öne çıkarabiliriz:

§ yazı aracı;

§ geçerli belgeler ve kağıt için klasör veya tepsi;

§ referans ve alfabetik defterler, günlük, haftalık;

§ delik delme, zımba (zımba);

§ kağıt bıçağı, makas;

§ düzeltme sertifikası (“inme”), yapıştırıcı;

§ ataçları, düğmeleri ve diğer küçük metal eşyaları saklamak için manyetik cihaz;

§ Duvar saati;

§ “Rapor için”, “İmza için”, “Devam eden belgeler” vb. yazıtların bulunduğu bir klasör.

Herhangi bir çalışanın kendisine verilen işlevleri başarıyla yerine getirebilmesi için belirli çalışma koşullarına ihtiyacı vardır. Minimum çaba ve zamanla çalışırken çalışana maksimum konfor sağlamalıdırlar. Çalışma koşulları bir dizi faktörden oluşur: teknik, hijyenik, sosyal, psikolojik, psikofiziksel ve estetik.

Çalışma koşulları, çalışma ortamındaki bir kişinin faaliyet sürecinde sağlığını ve performansını etkileyen bir dizi faktördür.

Çalışma koşullarının teknik faktörleri arasında işyerinin modern ofis ekipmanlarıyla donatılması ve iş sürecinde en son bilgi teknolojilerinin kullanılması yer almaktadır. Bir sekreterin işyerini düzenlerken özel mobilya ve ofis malzemelerine dikkat etmelisiniz.

Hijyenik faktörler, çalışma sırasında çalışanın gücünün ve sağlığının korunmasını, minimum yorgunluğu ve iyi refahı sağlamalıdır. Bu faktörler arasında işyerinin aydınlatılması, odadaki optimum sıcaklık ve nem koşulları, odanın tasarımında düşünceli renkler, ergonomik gereksinimleri karşılayan konforlu mobilyalar vb. yer alır.

Sosyal faktörler çalışanda rahatlık ve sosyal güvenlik duygusu yaratır. Bunlar arasında çalışanlar için yiyecek, sağlık sigortası, spor ve spor salonlarına erişim, yönetimin çalışanların yaz tatilleriyle ilgilenmesi vb. yer alır.

Psikolojik faktörler, çalışanların ekipteki ilişkileri, liderlik tarzı, yani örgütün psikolojik iklimi tarafından belirlenir. Ortak tatiller, "sağlık günleri", spor yarışmaları, işlerinde kendilerini kanıtlamış çalışanları teşvik etmek, tatil tebrikleri - tüm bunlar takımdaki iyi bir psikolojik iklimin göstergeleridir. Böyle bir psikolojik ortam çalışma ruhuna katkıda bulunur; çalışanlar buna değer verir ve iş yerlerine değer verir.

Psikofiziksel faktörler, çalışanın çalışma günü boyunca fiziksel durumundaki dalgalanmaları dikkate almalıdır. Yükün bu duruma göre dağıtılması gerekir. Örneğin, işin ilk saati ve öğle yemeği molasının hemen sonrası, üretim faaliyetinin zirvesi için planlanmamalıdır, çünkü bu sırada vücut biraz rahattır ve yoğun çalışmaya hazır değildir. Çalışma gününün sonunda genel yorgunluk oluşur, bu nedenle bu süre boyunca konsantrasyon ve zihinsel stres gerektirmeyen daha az sorumlu iş bırakmalısınız.

İnsan performansının zirvesi 9 ila 12 saat ve 14 ila 17 saat arasında ortaya çıkar. Ana üretim yükü bu süre için planlanmalıdır.

Estetik faktörler çalışanın iyi ruh haline katkıda bulunur, işine saygı duymasını ve işletmeyle gurur duymasını sağlar, işin prestijini arttırır. Mobilyalar, çiçekler, panjurlar, modern iç mekan, hoş ve sessiz müzik, dekorasyondaki renk şeması ve çok daha fazlası, çalışma koşullarını etkileyen estetik faktörlere bağlanabilir.

Çalışma koşulları ergonometrik gerekliliklere uyumu içerir. Bir dizi sekreterlik mobilyası bu gereksinimleri karşılamalıdır.

Sekreterlik mobilyaları için ergometrik gereksinimler

Mobilya ve ekipmanların yerleştirilmesi aşağıdaki ilkelere uygun olmalıdır:

§ Sık kullanılan nesneler çalışma alanında “el altında” olmalıdır;

§ Nesnelerin masa üzerindeki düzeni “sağ ve sol el” kuralına uygun olmalıdır (sağda - sağ elle alınan ve yapılanlar, solda - sol elle alınan ve yapılanlar);

§ Odadaki her nesnenin kendine ait bir yeri ve sürekli bir hareket alanı olmalıdır.

Bilgisayarlar ve ofis ekipmanlarıyla donatılmış ofis çalışanları için sıhhi ve hijyenik standartlar, SanPiN 2.2.55.542-96 “Video ekran terminalleri, kişisel elektronik bilgisayarlar ve iş organizasyonu için hijyenik gereklilikler” tarafından düzenlenmektedir.

Ofis çalışanları için sıhhi ve hijyenik gereksinimler

Dolayısıyla bir işletmede sekreter çalışma alanının rasyonel bir düzenini oluşturmak hem işi kolaylaştırmak hem de çekiciliğini artırmak açısından büyük önem taşımaktadır, bu da emek verimliliğine olumlu etki yapmaktadır. Sekreter yardımcısının rasyonel çalışma organizasyonu ise işyerinin organizasyonu, çalışma koşulları ve çalışma gününün planlanmasından oluşur.