А при електронния документооборот тези документи имат ли юридическа сила? как да потвърдите факта на изпращане? Благодаря ви предварително! Електронен цифров подпис

Юридическа силадокумент- свойство на официален документ, предоставено му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал и по установения реднеговия дизайн.

Глава 2, клауза 18. За да се даде правна сила на документ, трябва да присъстват следните задължителни данни:

име на организацията и (или) структурна единица- автор;

регистрационен индекс;

За отделни видоведокументи, допълнителни реквизити, които им придават правна сила, са печат за одобрение, печат и знак за заверка на копието.

При електронните документи функцията за печат се изпълнява от електронен цифров подпис. юридическо лицеили ръководителят на организацията, неговите заместници или друго упълномощено лице (клауза 18, част трета е въведена с постановление на Министерството на правосъдието от 30 декември 2015 г. N 225)

Член 11. Правна сила електронен документ

Електронният документ на компютърен носител е равностоен на документ на хартиен носител и има същата правна сила. Ако законодателството на Република Беларус изисква документът да бъде съставен в писмена форма или представен в писмена или писмена форма, тогава се счита, че електронен документ отговаря на тези изисквания. Оригиналите на електронни документи и техните копия на хартиен носител, отговарящи на изискванията на член 10 от този закон, имат еднаква юридическа сила. В случаите, когато законодателството на Република Беларус изисква нотариална заверка и (или) държавна регистрация на документ, електронен документ или копие от него на хартиен носител подлежи на заверка и (или) регистрация по начина, установен от законодателството на Република Беларус. Процедурата за документиране и разпространение на информация, посочена в част първа от член 18 от този закон под формата на електронни документи, се регулира от технически регулаторни правни актове в областта на техническото регулиране и стандартизация и правилата за офис работа, установени от законодателството на Република България. Беларус.

8. Форми на документи: видове, изисквания за дизайн, особености на разработване и използване.

Инструкции за деловодство в държавни органи и други организации (изменени с решения на Министерството на правосъдието от 24 октомври 2011 г. N 235, от 27 януари 2012 г. N 18, от 15 януари 2013 г. N 9, от 10 декември 2014 г. N 240 от 30 декември 2015 г. N 225)

Съгласно клауза 21 Форма на документ- стандартен лист хартия с детайли, възпроизведени върху него, съдържащ постоянна информация и място, отделено за променлива. Постоянната информация е данните за организацията (нейното име, адрес, телефонни номера, банкова сметка и т.н.), а променливата информация е основният текст на документа, неговото основно съдържание.

Ако даден документ (например писмо) се окаже много обемист, тогава само първата страница на документа се изготвя на формуляри, а стандартните празни листове хартия се използват за създаване на следващите страници.

Разработват се формулярив съответствие със Държавен стандартРепублика Беларус STB 6.38-2004 „Единни системи за документация на Република Беларус. Система от организационно-административна документация. Изисквания за изготвяне на документи”, одобрен с Резолюция на Комитета по стандартизация, метрология и сертификация към Министерския съвет на Република Беларус от 21 декември 2004 г. № 69 (наричан по-долу STB 6.38-2004).

Те са два вида:

· формуляр за писмо;

· общ формуляр на други видове организационни и разпоредителни документи.

При изготвянето на конкретен документ името на неговия тип (с изключение на буквите) се прилага към общ формуляр с помощта технически средства. Въз основа на общия формуляр могат да се изготвят формуляри за конкретни видове документи (заповеди, инструкции, указания, протоколи и др.). В същото време в инструкциите се подчертава, че производството на формуляри за определени видове документи е препоръчително, ако техният обем надвишава 200 документа годишно.

Съгласно параграф 24 от Инструкциите когато се използват формуляри за разработване на документи стандартни листовехартия А4(210×297 mm) и A5(148×210 mm). Изборът на формат на формуляра при изготвяне на документ зависи от характера и обема на текста. По този начин формуляр с формат A5 се използва за документи с малък текст, не повече от 5–7 реда.

Параграф 25 от Инструкциите изяснява постоянната информация На бланка, това са подробностите:

· код на организация: код по OKRB 004-2001 „Органи държавна власти управление (за публични органи и управление)“ или код съгласно OKRB 018-2003 „Юридически лица и индивидуални предприемачи“;

· име на компания;

· пощенски адрес на изпращача;

· комуникационни (адреси, телефонни номера) и търговски (банкови) данни.

Отбелязано на бланката

Що се отнася до подробностите, които се прилагат към общия формуляр, техният списък ще бъде както следва:

· Държавна емблема на Република Беларус (за държавни организации);

· емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);

· код на организацията: код OKRB 004-2001 „Държавни и управленски органи (за държавни и управленски органи)“ или код съгласно OKRB 018-2003 „Юридически лица и индивидуални предприемачи“;

· име на организацията майка;

· име на компания;

· наименование на структурната единица;

· място на съставяне или публикуване.

Кандидатствайте по общия формуляр ограничителни маркировки и линии за подробности:дата, регистрационен индекс.

За попълване на детайла „Име на типа документ“ се отделя свободно място в общия формуляр между детайлите „Име на организацията“ („Име на структурната единица“) и граничните линии за „Дата“ и „Регистрационен индекс“. ” подробности.

Параграф 27 от Инструкциите установява това Формулярите на документи се разработват въз основа на надлъжно или ъглово разположение на детайлите.При ъглова версияПодробностите за формуляра се намират в горния ляв ъгъл. Максимална дължиналиниите на детайлите на формата не трябва да надвишават 73 mm. При надлъжната версия детайлите на формата са разположени в средата на листа по горното поле без ограничаване на хоризонталните размери, но в съответствие с установените размери на полето.

Подробностите за формуляра са разположени центриран или флагов метод.При центрирания метод началото и краят на всеки ред детайли са центрирани, т.е. на еднакво разстояние от границите на областта, където са разположени детайлите. С метода на флага всеки ред на атрибут започва от лявата граница на зоната за местоположение на атрибута.

Трябва да се има предвид, че при необходимост към формуляра могат да се поставят ограничителни маркировки за полета и отделни детайли под формата на ъгли и линии. Допуска се маркиране на формата за сгъване и пробиване на дупки с перфоратор.

Когато създавате формуляр на няколко езика, детайлите на формуляра трябва да бъдат дублирани на тези езици.

Във всички организации, независимо от формата на собственост, формулярът за писмо се изготвя с надлъжно подреждане на подробности на два езика.

Установено е, че формата на документ, изпратен по електронна поща, включително чрез междуведомствената система за електронен документооборот на държавните органи, се съставя в съответствие с Приложение 21 към Инструкциите.

Съгласно параграф 31 от Инструкциите, спецификата на производството и използването на формуляри на документи с изображение на държавния герб на Република Беларус се регулира от отделни актове на законодателството на Република Беларус. Но тъй като нашата образователна програма е предназначена предимно за организации частна формасобственост, само това ще подчертаем Държавният герб на страната се използва върху бланките на държавни органи и организации,и няма да се спираме по-подробно на тази тема.

Ако документът е изготвен не на формуляр, а на чист лист хартия, в горната лява част на първия лист на документа се посочва ъглов печат.Разрешено е производството на три вида ъглови щампи:

· за писане;

· общ ъглов печат;

ъглов печат специфичен типдокумент.

Съставът на детайлите на ъгловия печат, редът на тяхното поставяне и изпълнение трябва да съответства на състава, реда на поставяне и изпълнение на детайлите на формуляра.

Параграф 34 от Инструкциите установява, че размерът на ъгловия печат не трябва да надвишава 73 mm хоризонтално и 75 mm (за печати с изображение на държавния герб или емблема на Република Беларус) или 55 mm (за печати без изображение на държавният герб на Република Беларус или емблема) вертикално.

9. Характеристики и процедура за изготвяне на проекти на нормативни актове.

Закон на Република Беларус от 10 януари 2000 г. № 361-Z Относно регулаторните правни актове на Република Беларус

Особености на процедурата за изготвяне на проекти различни видовенормативни правни актове, технически и правни изисквания за тяхното изпълнение, както и други въпроси, които не са уредени от този закон, се определят от Правилата за изготвяне на проекти на нормативни правни актове, разработени от Националния център за законодателство и правни изследвания на републиката. на Беларус съвместно с Министерството на правосъдието на Република Беларус и одобрен от президента на Република Беларус.

Чл. 47. Ред за изготвяне на проект на нормативен акт правен акт

Изготвянето на проект на регулаторен правен акт може да включва:

разглеждане на предложението за нормотворчество и вземане на решение за изготвяне на проекта;

организационни, технически и финансова подкрепаподготовката му;

колекция необходими материалии информация;

разработване на концепцията на проекта;

изготвяне на текста на проекта;

одобрение на проекта;

извършване на правни и други необходими експертизи.

Нормотворческият орган може да извърши самостоятелно изготвянето на проект на нормативен правен акт или да го възложи на друг субект на нормотворческата инициатива по въпроси от неговата компетентност, като го поръча от Националния център за законодателство и правни изследвания на Републиката. Беларус, както и в по установения редпривличане на съответните специалисти от други организации, предимно държавни, в подготовката на проекта и възлагане на временни комисии или работни групи, специално създадени за тази цел.

Изготвянето на проект на регулаторен правен акт се извършва със задължителното участие на правната служба на съответния държавен орган (организация).

Федералният закон от 6 април 2011 г. прие правната сила на цифровите подписи. Според приетите разпоредби подписът има формата на просто изображение. Може да се използва за подписване легален документ, договор за покупко-продажба или подобна документация.

Приложение електронен образецПодписът потвърждава съгласието на отговорното лице за услугата или сключването на договор. Силата и значението на електронния подпис се признават наравно с лично подписана версия.

Използването на цифров подпис опростява проблемите с управлението на документи. Силата му ви позволява да ускорите процеса на предаване на информация за съгласието на страната за услуга или действие. Подписът е приложим в случаите, когато се поддържа системата за получаване/предаване на цифров електронен подпис.

Едно изображение е валидно само ако е правилно регистрирано и въведено в регистъра. Препоръчва се тези действия да се извършват не самостоятелно, а като се свържете с специалисти. Това ще премахне грешките при създаване на извадка и ще гарантира правната валидност на предоставената информация.

Какво дава правна сила на електронния подпис?

Нека разгледаме въпроса какво потвърждава правното значение на електронния подпис. Помощ: електронният подпис е изображение или група от символи/цифри, които ви позволяват да подпишете легален цифров документ или поръчка.

Важно е да се разделят две понятия: силата и значението на подписа. Информацията на хартия представлява самостоятелен обект. Идентификационният знак, поставен върху него ръчно, има за цел да потвърди неговата автентичност. Процесът на неговото създаване не оспорва достоверността на отговорното лице.

Дигиталната опция предполага възможност за намеса на трета страна. Само използването на сертифициран ключ потвърждава отношението на субекта към формирането на документа. Само собственикът или отговорен упълномощен представител може да има достъп до криптирани данни.

Благодарение на въвеждането на данни за собственика в системата за електронно управление на документи (EDMS) споразумението, подписано с електронен подпис, има правна сила. Той дава възможност за постигане на споразумение между страните за признаване на еквивалентността на хартиен и цифров носител. Това е силата на формата за електронен подпис.

Формализирани документи

В EDMS следните се считат за официални документи:

отчитане

фактури

трудов договорс
служител, работещ за
дистанционно

твърдеше
документи, техния опис

Подписът придобива правно значение, ако отговаря на формата и отговаря на условията за подписа. Необходимо е да се предава електронна информация стриктно в съответствие с протоколите. Ако след проверка се потвърди автентичността на доставения знак, договорът се признава официално. Форматът на подписа трябва да отговаря на правилата за регистрация на квалифициран електронен подпис (КЕП).

При получаване на такова споразумение, страната има право на проверка чрез съответните системи. Криптираният подпис върху информация (ECS) се счита по подразбиране за равен на ръкописното създаване на документ. Има юридическа сила и се признава наравно с ръкописната версия. Такова електронно споразумение с изображение на подпис, чиято правна сила е призната за значима, се регулира от държавата.

Неформализирани документи

Признатата правна сила на електронния подпис във формат CEP потвърждава това отговорно лицесъздадох документа със собствените си ръце. Така медията е официална.

Списъкът на официалния документооборот включва следните категории:

договори

пълномощни

листове за визитки

контролни списъци и др.

Подобни опции са разрешени за подписване прост изгледили неквалифициран подпис. Всички лица, участващи в създаването на EDF, сключват предварителни споразумения за взаимно потвърждаване на съгласието за правната сила и значение на такъв подпис.

Необходимо условиее сключването на споразумение от двете страни. Той определя формата на носителя, условията за регистриране на данните и тяхното съдържание. Всички детайли, нюанси и малки неща са взети под внимание. Именно това споразумение позволява да се признае автентичността или ненадеждността на изображението при определяне на неговата правна сила.

Еквивалентност на електронен подпис с хартиен документ

За мнозина уместният въпрос е дали електронният подпис е толкова валиден, колкото и хартиената версия. Законна сила се признава в медиите, ако съдържа съответните подробности.

Ако е необходимо, ръкописната версия се сравнява с проби, записани в бази данни от паспортната служба и данъчната служба. За електронните подписи това е отделна база данни, която съдържа пълна информацияотносно собственика. Тези данни се въвеждат при регистрация на дигитален автограф и трябва да бъдат пълен списъкинформация без грешки или неточности. Ето защо се препоръчва да се свържете със специалисти, за да избегнете несъответствия.

Подпис, съставен в съответствие с всички правила, е еквивалентен на ръкописна версия. В зависимост от тънкостите на дизайна и предназначението, може да се използва при съставянето на договори, споразумения и др. Законодателството признава електронни носители, в които се въвеждат необходимите реквизити.

Нашата компания предоставя услуги по регистрация и регистрация на цифров подпис. Бързото и компетентно създаване на бази данни е гарантирано. Нашите специалисти ще извършат цялата операция, от събирането на детайли до инсталирането на вашия компютър.

Издаденият от нас електронен подпис има законна сила и се разпознава без грешки. Ако искате да имате електронен подпис, трябва само да подпишете трудов договор с нас. Цената на услугите е в разумни граници.

Използването на електронни документи създава редица трудности. Един от основните проблеми при използването на такива документи е осигуряването на правна валидност на електронен документ. За решаването на този проблем е предвиден специален реквизит за електронен документ - електронен цифров подпис.

Електронният цифров подпис е реквизит на електронен документ, предназначен да защити този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частния ключ на електронен цифров подпис и позволяващ да се идентифицира собственикът на сертификата за ключ за подпис, както и да установи липсата на изкривяване на информацията в електронния документ. Електронният цифров подпис осигурява правна еквивалентност на ръкописен подпис. Използването на електронен цифров подпис обаче не гарантира абсолютна защита на електронен документ от изкривяване на значителна правна информация (честно казано, заслужава да се отбележи, че абсолютната защита изобщо не може да бъде гарантирана). За да се постигне това, законодателството предвижда редица други организационни, правни и технически мерки за гарантиране на автентичността на електронните документи.

В модерните руски законелектронният цифров подпис вече се използва в няколко области:

• 1. Финансово-кредитни отношения
• 2. Данъчни отношения
• 3. Граждански сделки

Има няколко ограничения за прилагането на електронно управление на документи в определени области. Редица регулаторни правни актове предвиждат забрана за използване на електронни документи в определени правоотношения или определят предпочитания писмени документина хартия. По този начин законодателството за нотариусите не предвижда възможност за съставяне на документи в в електронен формат, тук понятието „документ“ предполага само писмена информация.

Така например в чл. 45 от „Основи на законодателството на Руската федерация за нотариусите“ гласи, че листовете на документ, представен за извършване на нотариални действия, трябва да бъдат зашити, номерирани и запечатани, което е физически невъзможно за документи в електронен формуляр. Подобен примере важно, тъй като някои документи, включително тези, необходими за правене на бизнес през Интернет, изискват нотариална заверка. Има и такива регламенти, където няма забрана като такава, но хартиените документи се наричат ​​за предпочитане. . Например, при регистриране на права върху недвижими имоти (процедура, която евентуално може да се извърши чрез интернет), в случай на несъответствия в записите на хартиен и магнитен носител, записът на хартиен носител има предимство (клауза 8, член 12 от Федералния закон на Руската федерация „За държавна регистрация на права върху недвижими имоти и сделки с тях“ от 21 юли 1997 г. № 127). Подобна разпоредба е записана в Закона от 8 август 2002 г. № 129-FZ „За регистрация на юридически лица“ (клауза 1, член 4).

Понастоящем основите на нотариалното законодателство са съсредоточени върху традиционните хартиени документи, подписани със саморъчен подпис и не обхващат спецификата на електронния обмен на данни.

За решаване на проблеми в тази област е възможно по-широко използване на инструменти за автоматизация на документи, включително използването на опростени технологии за цифров подпис.

В някои случаи е възможно да се използва опростена процедура за удостоверяване на транзакции, тъй като е в интерес на страните, сключващи сделка, да получат електронен документ в универсален формат (не изискващ специална скъпа софтуерза прочитане на съдържанието на документа), равни по юридическа сила на хартиения носител.

Трябва обаче да се отбележи, че опростяването трябва да се разбира като техническо изпълнение на процедурата за сертифициране, а не като отхвърляне на правно значими действия, които страните са длъжни да извършат изцяло (Вижте: Федерален закон „Основи на законодателството на Руската федерация относно нотариусите“, глава IX). Можете да използвате технологията за цифров подпис върху PDF файлове с помощта на софтуера Adobe Acrobat Professional. Процедурата за сключване на сделка може да бъде следната: страните по сделката, след като са се споразумели за всички съществени условия на правоотношението, се прехвърлят към специална услуга за сертифициране на електронни документи (организационната принадлежност на такива услуги е разгледана по-горе ) електронен документ, който при наличието им се преобразува в PDF формат, в новосъздадения файл се въвежда информация за лицата, извършващи сделката, като върху документа се поставя електронен подпис на специалиста. Документът се съхранява на няколко материални носителя (важно е да не могат да се презаписват!): два носителя в услугата за идентификация (единият се съхранява като основен, другият се използва, когато е необходимо да се провери автентичността на документа) , например, за да демонстрирате документа по време на съдебен процес), останалите - според броя на желаещите. Задължението на услугата да съхранява носители с електронни документи у дома или да сключи подходящо споразумение със специално упълномощена организация (за създаване на подходяща инфраструктура от организации и законово регулиране на процедурата за лицензиране и дейността на горепосочените организации). Срокът на съхранение на носителя е 5 години. В бъдеще въпросът за съдбата на превозвачите ще се решава без да се вземат предвид становищата на страните, сключващи сделката.

При въвеждането на електронен подпис в тази област е необходимо временно да се ограничи обемът на транзакциите, които могат да се удостоверяват по този начин, т.к. начална фазаНевъзможно е да се вземат предвид всички нюанси от правно и техническо естество. Освен това е необходимо да се запази изборът на лицето, което сключва сделката, под каква форма – хартиена или електронна – да удостоверява постигнатото споразумение.

По този начин можем да заключим, че електронните документи стават все по-използвани, използването на които предоставя много предимства за потребителите:

• 1. Ускоряване на документооборотните процеси;
• 2. Възможност за предаване на документ чрез цифрови комуникационни канали;
• 3. Лесно сменяемо съдържание (редактиране);
• 4. Теоретична възможност за вечно съхранение;
• 5. Неограничени копия със законна сила и др.

Установихме също, че основната трудност на електронния документ е осигуряването на правната сила на електронния документ. За решаването на този проблем е предвиден специален реквизит за електронен документ - електронен цифров подпис.

При регистриране на правото на електронен подпис на физическо лице се издава удостоверение за такъв подпис от специален удостоверителен център. Едно лице получава два ключа: публичен и частен. С частен ключ можете бързо да генерирате електронен подпис и да подпишете документ. Публичен ключиначе се нарича ключ за проверка. Неговата функция е да потвърди автентичността на подписа.

Законодателството разграничава три вида електронен подпис:

• просто;
• засилен неквалифициран;
• повишена квалификация.

Правна сила на електронния подпис

Законът за електронния подпис установява, че документ в електронна форма, ако е подписан с обикновен или усъвършенстван неквалифициран електронен подпис, е еквивалентен на документ, съставен на хартия, върху който авторът е поставил саморъчен подпис.

В този случай трябва да има подходящо споразумение между участниците във взаимодействието.

Подсилени квалифициран подпис, който удостоверява електронен документ, ще бъде аналогичен не само на саморъчен подпис, но и на печат върху документа. Органите, упражняващи контролни функции, могат да признаят юридическата сила само на тези документи, при изготвянето на които е използван квалифициран електронен подпис.

Къде може да се използва електронен подпис?

Основната област на приложение на такъв подпис е електронното управление на документи. Целта на такъв документооборот може да бъде много различна: от вътрешен обмен на информация до персонал или търговски и индустриален.

Електронните подписи са намерили широко приложение в отчетността на органите, изпълняващи контролни функции. В този случай методът на изпращане на отчети няма значение. Електронният подпис придава на докладите необходимото правно значение.

За получаване обществени услугиГражданите също все повече използват този вид идентификация.

В момента почти никой не може без електронен подпис. електронна търговия. Такъв подпис е от съществено значение за доставчиците на стоки и услуги както на търговски, така и на държавни платформи за търговия. Електронният подпис гарантира на страните по транзакциите, че имат работа с истински бизнес предложения.

По-често този видудостоверяващ подпис се използва при взаимодействията между лицата. Пример: подписване на различни бизнес документи (сертификат за приемане на услугата, договор за заем).

Правната сила на електронния документ се осигурява въз основа на неговото използване цифров подпис EDS 1) - механизъм, който ви позволява да докажете, че авторът на изпратения електронен документ всъщност е точно този, за когото се представя, и че документът не е бил променян в процеса на доставка. EDS се използва като аналог на ръкописен подпис или обикновен печат в случай на юридическо лице. Цифровият подпис се добавя към блока с данни и позволява на получателя на блока да провери източника и целостта на данните и по този начин да се защити от фалшифициране.

Повечето предприятия признават предимствата на електронното (безхартиено) управление на документи, което има следните предимства:

· лекота на извършване на промени в документа;

· възможност за поставяне не само на текст, но и на мултимедийни данни в документ 2) ;

· възможност за използване на предварително подготвени форми;

· Повече ▼ висока скоростпренос на информация чрез Голям бройадреси;

спестяване на хартия;

· по-висока компактност на архивите;

· по-лесен контрол на информационните потоци;

· висока скорост на търсене и извличане на информация;

· възможност за защита на документите от неоторизиран достъп и разграничаване на правата за достъп на служителите до информация.

Въвеждането на електронно управление на документи позволява да се намали броят на услугите, участващи в работата с документи (куриери, чиновници и др.).

Фигура 3.22 показва колко се намалява времето на отделните етапи на работа с документи при замяната на хартиения процес с цифров.

Ориз. 3.22.Предимства на електронния документооборот

В условията на електронен документооборот са необходими много по-малко разходи за преструктуриране на документооборота при промяна външни условия, например изисквания за промяна на отчетната форма.

Въпреки факта, че ефективността на електронното управление на документи е широко призната, пълният преход към безхартиени технологии изисква редица решения правни проблеми, както и инвестиции. Така че днес в Русия можете да намерите всички видове документооборот, изброени на фиг. 3.20.

Все още има предприятия и институции, които все още работят в хартиена среда; повечето използват компютри и локални мрежии само малък процент го използва напълно автоматизирани системиуправление на електронни документи. Каква е причината за тази ситуация?

В идеалния случай развитието на електронното управление на документи трябва да доведе до напълно безхартиени технологии. Днес обаче хартиените документи все още са необходими за спазването на много разпоредби - данъчни закони, счетоводни закони и т.н. Едно от основните предназначения на документа е възможността за удостоверяване на определени факти. Доскоро хартиен документ с необходимите реквизити и степени на защита беше основният начин за доказване на определен факт, т.е. представлявана юридическа сила. Хартията като материален носител има недостатък в смисъл, че не позволява нова информация да бъде напълно изтрита и записана, но този недостатък се превръща в предимство от гледна точка на елиминиране на фалшифицирането на документи. Нищо чудно, че руската поговорка гласи: това, което е написано с писалка, не може да бъде посечено с брадва.

С други думи, когато получим документ, който има подпис на всяка страница и няма признаци на повреда по повърхността на хартията (т.е. ясно е, че текстът не е изтрит или пренаписан), можем да сме сигурни, че този документ е изпратен от името на подписващия и че не е бил променян по време на предаването.

По принцип модерни средствакриптирането ви позволява да предоставите същите средства за проверка на автентичността на документ като подпис на хартия.

Приет през януари 2002 г федералният закон„За електронния цифров подпис“ дава възможност на организациите да създават системи за обмен изключително на електронни документи, в които електронен документ може да действа като оригинал, който не е необходимо да се дублира с хартиено копие. Днес обаче законността на цифровия подпис е абсолютна само за вътрешния документооборот, където той се използва активно, тъй като вътрешният документооборот се регулира от генералния директор.

По този начин основната причина за наличието на смесен документооборот е фактът, че въпросът с използването на цифрови подписи все още не е решен на държавно ниво.

Обменът на документи в електронен вид обаче не може да се използва във всички, а само в някои области от дейността на организацията.