У дома · Инсталация · Примерен въпрос за бизнес писмо. Правила за бизнес кореспонденция по имейл. Бизнес писмо: образец. Как да изпратите имейл

Примерен въпрос за бизнес писмо. Правила за бизнес кореспонденция по имейл. Бизнес писмо: образец. Как да изпратите имейл


СТРУКТУРА НА ТЕКСТА НА БИЗНЕС ПИСМО

ОСНОВНИ ПРАВИЛА ЗА ПИСАНЕ НА БИЗНЕС ПИСМА

Бизнес писмата имат определени правила за изготвяне и оформяне, подлежат на изисквания поради принадлежността им към информационни и справочни документи. Когато съставя писмо, авторът трябва да помисли подробно за целта, за която съставя писмото, и какво очаква в резултат на неговото разглеждане. Той трябва ясно да изясни за себе си какво знае адресатът за предмета на писмото, на какво може да разчита като отправна точка и каква нова информация все още не е известна на адресата, в името на което се пише писмото. Характерът на аргумента и съставът на текста ще зависят от целевата настройка на писмото. Могат да се разграничат следните етапи на подготовка и съставяне на писма:

  • Проучване на съществуващ проблем

  • Подготовка и писане на текст на чернова на писмо
  • Съгласуване на проекта на писмо
  • Подпис от управителя
  • Регистрация
  • Изпращане

    • Нека да разгледаме тези етапи. Проучването на същността на въпроса включва: събиране на достатъчно информация по този въпрос, ако е необходимо, проучване на законодателството по същността на проблема, анализ на предишни жалби по този въпрос и получените отговори на тях. След това започват да съставят текста на писмото.

    Структура на текста на бизнес писмо

    Писането на текст на писмо е трудоемък процес. Важна задача при съставянето на писмо е неговата информационна наситеност, т.е. включването на необходимото количество информация. Писането може да бъде едноаспектно или многоаспектно. Един аспект на писмото обикновено съставлява съдържанието на цялото писмо и най-често това са писма, които не изискват отговор. Текстът на многоаспектните писма може да се състои от следните аспекти: раздели, клаузи, подклаузи, параграфи. Представянето на всеки аспект трябва да започва с параграф. Бизнес кореспонденцията се характеризира с тенденция към съставяне на предимно многостранни писма. Писмото обикновено се съставя по следната схема: въведение, основна част, заключение. Уводната част съдържа: връзка към документа, неговите отделни точки, послужили като основа за съставяне на писмото; констативен акт, който посочва целта (причината) за съставяне на писмото. Когато се говори за документ, неговите данни се посочват в следната последователност: име на вида на документа, автор, дата, регистрационен номер на документа, заглавие, например: В съответствие с Указ на правителството на Руската федерация от юни 27, 2004 г. № 620 „За одобряване на Примерния правилник... » Основната част съдържа описание на събитието, текущата ситуация, техния анализ и предоставените доказателства. Именно в тази част е необходимо да се убеди, докаже, че е необходимо да се участва в срещата (конференция, кръгла маса), че произведените продукти или предоставените услуги са най-добрите, че заявката трябва да бъде изпълнена и т.н. заключение на писмото представлява изводи под формата на искания, предложения, становища, откази, напомняния и др. Писмото може да съдържа само една заключителна част. Основните въпроси на писмото трябва да бъдат ясно формулирани и подредени в последователност, която е най-оптимална за възприемане. След изготвянето и писането служебното писмо трябва да бъде редактирано. Бизнес писмото почти винаги започва с адрес. Тази малка част от текста е изключително важна за комуникационни цели. Правилно подбраното съобщение не само привлича вниманието на адресата, но и задава правилния тон на кореспонденцията и помага за установяване и поддържане на бизнес отношения. Важността на обжалването се определя от автора на писмото; обжалването ви позволява да си осигурите слушател. Препинателният знак след адреса заслужава специално внимание. Запетая след адрес придава на писмото небрежен характер, докато удивителен знак подчертава значимостта и официалния стил. Авторът на текста трябва да вземе предвид следните фактори:

    1. Социалното положение на адресата по отношение на неговото собствено;
    2. Степен на запознаване, характер на връзката;

    3. Официалност/неформалност на комуникационната ситуация;
    4. Етикетни разрешения, валидни в дадена речева група.

    При отпечатване обжалването е центрирано:

    Уважаеми Михаил Петрович!

    Текстът на писмото може да завършва с израз на очакване, че искането ще бъде изпълнено (гаранции, представителства, покани, напомняния), както и формула на учтивост, например:
    Изразявам своята благодарност за оказаната помощ и уверявам, че предоставената от вас информация ще бъде от голямо значение за развитието на взаимноизгодно сътрудничество.
    Използвам възможността да изразя своята благодарност за поканата...
    Изразявам надежда за ползотворно сътрудничество и активно участие в решаването на проблемите, в разработването и изпълнението на бъдещите ни програмни действия.
    Формулата за учтивост се намира преди атрибута „подпис“, отпечатан от абзаца и отделен от позицията със запетая. Името на длъжността се изписва с главна или малка буква, в зависимост от това как длъжността е изписана в учредителните или нормативните документи на организацията. Ако писмото е издадено на бланка на длъжностно лице, тогава името на длъжността не е посочено в атрибута „подпис“.

    В официалната кореспонденция се използва официален бизнес стил.
    Бизнес стилът е набор от речеви средства, чиято функция е да обслужват сферата на официалните бизнес отношения.
    Характеристики на бизнес стил, специфични черти, присъщи на него, стилови норми на този тип език се оформиха под влияние на условията, в които се осъществява бизнес комуникацията. Тези условия са както следва:
    1. Участници в деловото общуване са предимно юридически лица - организации, учреждения, предприятия, представлявани от действащи от името на ръководители и други длъжностни лица;
    2. Характерът и съдържанието на информационните взаимоотношения между организациите са доста строго регламентирани;
    3. Предмет на бизнес комуникация са дейностите на организацията: управленски, производствени, икономически,
    научни, технически и др.;
    4. По-голямата част от управленските документи са насочени към конкретен получател;
    5. Повечето ситуации, които възникват в дейността на организациите и изискват писмена документация, са свързани с повтарящи се подобни ситуации.
    Разгледаните условия на бизнес комуникация формират определени изисквания към управленската информация. За да се осигури ефективен обмен на информация в областта на управлението, информацията трябва да притежава определени свойства.

    Тя трябва да бъде:
    1. Официален характер, който подчертава деловата основа на отношенията, техния неличен характер, а също така показва определена дистанция, която съществува между участниците в бизнес комуникацията;
    2. Адресиран, тъй като документът за управление винаги е предназначен за конкретен получател, длъжностно лице, организация, група от организации;
    3. Уместни, тъй като документът трябва да съдържа точно информацията, която е необходима в даден момент за вземане на ефективно управленско решение или
    друга употреба в управленски дейности;
    4. Обективни и надеждни, тъй като ефективните управленски дейности изискват безпристрастна, безпристрастна оценка на събития, факти и явления;
    5. Убедителен, обоснован, тъй като задачата на бизнес комуникацията е да насърчи адресата да направи (или да не направи)
    определени действия;
    6. Пълна и достатъчна за вземане на управленски решения. Липсата на информация може да наложи
    допълнително поиска информация, генерира кореспонденция,
    водят до неоправдани загуби на време и пари.
    Деловият стил има набор от специфични характеристики, които го отличават от другите стилове на езика - научен, публицистичен, разговорен и езика на художествената литература.
    Основните изисквания за бизнес стил са:

  • стандартизиране на представянето;
  • неутрален тон на представяне;
  • точност и сигурност на формулировката, недвусмисленост и еднаквост на формулировката;
  • сбитост, краткост на представянето на текста;
  • използване на езикови формули;
  • използване на термини;
  • използване на лексикални и графични съкращения;
  • преобладаването на пасивните конструкции над реалните;
  • използването на фрази с отглаголно съществително;
  • използването на конструкции с последователно подчинение на думи в родителен и инструментален падеж;
  • преобладаване на прости общи изречения.

    • Стандартизацията на деловата реч обхваща всички нива на езика - лексика, морфология и синтаксис. Към днешна дата бизнес речта е натрупала огромен брой термини, фрази и формули. Използването на готови конструкции ви позволява да избегнете загуба на време в търсене на определения, които характеризират стандартни ситуации. Стандартизирането на деловата реч значително увеличава информационното съдържание на документите, значително улеснява тяхното възприемане, което спомага за оптимизиране на документооборота като цяло.
    Неутралният тон на презентация е нормата на официалната бизнес комуникация, която се проявява в най-строгия и сдържан характер на презентацията. Неутралността на тона на изложение изключва възможността за използване на експресивни и емоционално натоварени езикови средства (разговорна лексика и междуметия), фигуративни средства и думи, използвани в преносен смисъл в текстовете. Информацията, съдържаща се в текста на писмото, има официален характер. Поради тази причина личният субективен елемент в документите трябва да бъде сведен до минимум. Думи, които имат подчертано емоционално значение (думи с умалителни наставки, с наставки за преувеличение или умаляване, междуметия) са изключени от езика на документите.
    Не може обаче да се приеме, че един официален документ е напълно лишен от емоции.
    Целта на повечето документи е да заинтересуват адресата, да го убедят и да го насърчат да действа в желаната от автора посока. Един управленски документ няма да постигне целта си, ако е лишен от емоционални нюанси, но емоционалността трябва да бъде скрита и постигната не чрез език, а чрез съдържание. Тя трябва да бъде скрита зад външен спокоен, неутрален тон на представяне. Точността на представянето предполага недвусмислено разбиране на съдържанието на документа.
    Яснотата и точността на текста се определят преди всичко от правилността на композиционната структура на текста, липсата на логически грешки, обмислеността и яснотата на формулировката - стабилни фрази и липсата на фигуративни изрази.
    Лаконичното представяне на текста се постига чрез пестеливото използване на езикови средства, с изключение на речта излишък - думи и изрази, които носят допълнително значение.
    Изискването за стегнатост, или краткост, на текста е пряко свързано с намаляването на обема на текста. Изискването за краткост ни принуждава да формулираме по-ясно темата на документа, да използваме пестеливо езика, да елиминираме ненужните думи, които не носят необходимата информация, неоправданите повторения и ненужните подробности.
    Писмото трябва да е убедително, независимо до кого е изпратено, да съдържа точни дати, безспорни факти и изводи.
    Една от характеристиките на деловата реч е широкото използване на езикови формули - стабилни (шаблонни) фрази, използвани непроменени. За мотивиране на конкретно действие се използват следните изрази:

    Уведомяваме Ви, че от... до...;
    - Уведомяваме Ви, че считано от...;
    - Изпращаме Ви договореното...;
    - Молим ви да разгледате въпроса за...,
    - Проверката установи, че....;
    - Поради липса на финансова помощ...;
    - Поради тежката икономическа ситуация...;
    - В съответствие с Вашето писмо...;
    - За извършване на съвместна работа...;
    - Съгласно протокола...;
    - В потвърждение на нашето споразумение...;
    - За да се засили отговорността... и т.н.

    Езиковите формули са резултат от обединяването на езикови средства, използвани в повтарящи се ситуации. В допълнение към изразяването на типично съдържание, езиковите формули често действат като правно значими компоненти на текста, без които документът няма достатъчна правна сила:

    Ние гарантираме изплащане на кредита в размер на...,
    - Гарантираме плащане. Нашите банкови данни...,
    - Контролът по изпълнението е възложен...

    Терминът е дума или фраза, към която е присвоено конкретно или специално понятие. Съвкупността от термини на отделна област на знанието или професионална дейност представлява терминология или терминологична система.
    Използването на термини в строго фиксирано значение осигурява недвусмислено разбиране на текста, което е много важно в бизнес комуникацията.
    Термините, използвани в управленската документация, са индустриална терминология, която отразява съдържанието на предметната област, на която е посветено съдържанието на документа, както и термини, които са се развили в областта на документационната поддръжка.
    Коректността и стабилността на използването на термините в практиката се постигат чрез използване на терминологични речници и стандарти, които установяват строго недвусмислена система от понятия и термини и спомагат за рационализиране на терминологията. Термините, използвани в областта на документацията за управление, са записани в GOST R 51141-98 „Офис дело и архивиране. Термини и определения“.

    Когато използвате термин, трябва да сте сигурни, че е разбираем за получателя. Ако авторът на писмото има съмнения относно това, тогава е необходимо да направите едно от следните:

    Дайте официална дефиниция на понятието;

    Дешифрирайте значението на термина, като използвате неутрален речник;

    Премахнете термин или го заменете с общоразбираема дума или израз.

    Трудностите при използването на термините са свързани и с факта, че терминологичната система е в постоянна промяна: съдържанието на съществуващите понятия се променя, възникват нови, някои понятия остаряват и термините, които ги обозначават, изчезват от употреба.
    При използване на многозначни термини (термини-синоними) трябва да се има предвид, че в един документ терминът може да се използва само в едно от неговите значения. Например понятията „договор“, „договор“, „споразумение“ са синоними, но се различават по практиката на тяхното прилагане. В трудовото законодателство говорим за трудов договор (договор); в гражданското право - двустранните и многостранните сделки се наричат ​​договори; Във външнотърговските дейности терминът „договор“ е по-често срещан, споразуменията в редица други области са фиксирани в споразумения.

    Друга особеност на деловата реч. В деловата реч се използват съкращения. Има два основни вида съкращения на думи:
    1. Лексикални (съкращения) - сложни съкратени думи, образувани чрез премахване на част от съставните им букви от части от думи: CIS, LLC, Министерство на извънредните ситуации, АЕЦ, GOST, GUM, Roskomzem, главен счетоводител, ръководител, заместник, специални сили.
    2. Графично - съкращения на думите, използвани в писмен вид: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

    Писмата трябва да използват само официално приети съкращения, обозначения и термини. Имената на институциите, организациите и длъжностите, титлите, мерните единици, географските названия и други трябва да отговарят точно на официалните имена.

    Друга особеност на деловата реч е използването на конструкции с последователно подчинение на думи в родителен или инструментален падеж:
    - Предлагаме Ви варианти за решения (какви?) за преустройство на отоплителни, вентилационни и санитарни инсталации на жилищни сгради и административни сгради.
    - Напълно споделяме необходимостта (каква?) от по-нататъшно обсъждане на конкретни въпроси за възможно сътрудничество.
    - Съгласно списъка на основните дейности, одобрени от президента на Руската федерация (какви?) за подготовката и провеждането на честването на 60-годишнината от Победата във Великата Отечествена война...

    Съгласно щатното разписание...

    Бизнес речта се характеризира с използването на фрази с отглаголни съществителни. В деловата реч вместо глаголи се използват конструкции от отглаголни съществителни със значение на действие: да съдейства (а не да съдейства), да оказва съдействие (а не да помага), да чисти (а не да чисти), да оказва подкрепа. (а не за поддръжка), за извършване на ремонт (не ремонт).
    Опростеността на представянето и преобладаването на прости, общи изречения са важни за писането. Характеристика на бизнес стила е преобладаващата употреба на прости общи изречения, едносъставни (с един главен член - субект или сказуемо) или двусъставни (с два основни члена - субект и сказуемо) с изолирани фрази (причастни, наречни, изолирани определения), уводни думи и изречения, Например:
    - Поради изключително ниската ефективност на използване на градската собственост, внесена в уставния капитал на съвместното дружество "МИО", както и недостатъчната натовареност на автомобилния парк и неговата нерентабилност, Ви молим да разрешите въпроса за прехвърлянето на дял на града към финансовото и икономическо управление на кметството.

    Препоръчително е да подготвите писмо по един въпрос. Ако трябва да се свържете с организация едновременно по няколко различни въпроса, препоръчително е да напишете отделни писма за всеки от тях.
    В текста на едно писмо можете да изразите искания или други въпроси, ако те са прехвърлени на едно лице за изпълнение.
    В допълнение към традиционните езикови формули, бизнес кореспонденцията съдържа чужди думи и фрази. На практика те играят ролята на езикови формули. Някои от тях са добре известни, други са по-рядко срещани. Трябва да се има предвид, че използването на чужди думи мирише на леко старомодно, но в същото време оставя добро впечатление на партньора, който знае тези думи и дава възможност да обърка външния читател.

    Поучителен;

    Придружаващ;

    Гаранция;

    Информационни;

    Благодаря;

    Честито;

    Има също молби, молби, уведомителни писма, отговорни писма, покани и др. Всеки вид писмо има свои собствени характеристики в съставянето и дизайна.

    Писма с покани

    Писмата с покани с предложение за участие в семинари, срещи и други събития обикновено се адресират до ръководителя на организацията, конкретно длъжностно лице, но могат да бъдат адресирани и до целия екип. Буквите посочват условията за участие, мястото и времето на събитията и, ако е необходимо, дрес кода. Писмото обикновено съдържа детайли „прикачен файл“, който информира за програмата на събитието.

    Гаранционни писма

    Гаранционните писма се пишат за потвърждаване на определени обещания или условия и са адресирани до организация или физическо лице. Може да се гарантира плащане за извършена работа, качество, срок на доставка на продуктите, плащане на стоки, наем и т. н. Такива писма използват стандартни изрази: „фирмата гарантира, ние гарантираме, молим ви да ни го изпратите с наложен платеж (вид гаранция), гарантираме плащане, гарантираме време за доставка, гарантираме качеството на продуктите...”
    Писмото обикновено посочва данните за плащане на организацията, предоставяща гаранции за плащане.
    Препоръчително е да съгласувате текста на писмото с правната служба. В допълнение към подписа на ръководителя на организацията може да бъде издаден подпис на главния счетоводител. Подписът се заверява с печат.

    Писма за искане

    Има огромен брой ситуации, които дават повод за отправяне на искания от страна на предприятия, организации и институции. Текстът на това писмо обикновено е структуриран по следния начин: основната част от съдържанието съдържа изложение на причината, която ви е подтикнала да направите искането; изложение на самото искане; заключителната част изразява надежда за очаквания резултат. Исканията обикновено се изразяват с думите „питам, питаме“;
    Моля за съдействие...;
    Моля, изпратете на нашия адрес...;
    Моля, участвайте...;
    Моля информирай...;
    Моля ви да ликвидирате дълга...;
    Моля, вземете мерки...

    Основната цел на това писмо е да убеди, да докаже необходимостта от изпълнение на искането, следователно текстът на писмото предоставя убедителни доказателства, прилага изчисления, оценки и други подкрепящи основания, които са формализирани като „прикачен файл“.

    Отговорни писма

    Текстът на писмото-отговор обикновено започва с повторение на искането. След това се посочват резултатите от разглеждането на искането, мотивира се отказът (ако е писмо за отказ) и се посочва самият отказ.
    Характерът на информацията в бизнес писмото обикновено предполага алтернативност на очакваната информация в писмото-отговор, т.е. в бизнес кореспонденцията принципът на паралелизъм действа в аспекти на съдържанието, което се отразява в езика на кореспонденцията-отговор. Това означава:
    1. Наличието в писмото-отговор на връзка към оригиналното писмо и неговата тема;
    2. Използване на едни и същи езикови изразни средства (предимно терминология) и в двете писма;
    3. Съпоставимост на обемите информация и аспектите на съдържанието в двете писма;
    4. Спазване на определена последователност при представяне на аспектите на съдържанието.

    Текстовете на отговорните писма трябва да съответстват на задачите, записани в резолюциите на ръководителите.
    Първото и основно правило е не забавяйте отговора си, не карайте кореспондента си да чака. Ако обстоятелствата са такива, че не можете да отговорите в установения срок, информирайте адресата за това, както и срока, в който можете да дадете окончателен отговор. Не забравяйте да се извините за забавянето, като посочите обективната му причина.
    В писмото за отговор се посочват номерът и датата на документа, на който се дава отговор. Тези данни не се вписват в текста на писмото, а на определено място във формуляра или пред заглавието на документ, който не е съставен на формуляр.

    Използват се следните форми на представяне на отказите:
    - Вашето предложение е отхвърлено поради следните причини...

    Изпратеният Ви проект на споразумение за съвместни действия е отхвърлен поради следните причини...
    - Съжаляваме, но нашата компания не може да приеме вашето предложение...

    Благодарствени писма


    Напоследък благодарствените писма се използват широко в бизнес кореспонденцията.
    Благодарствените писма са правилата на добрите нрави в отношенията между партньорите. В партньорствата трябва да можете не само да питате, но и да благодарите за предоставените услуги, за съвместно провеждане на всякакви събития, за изпращане на поздравления, за организиране на прием и др.

    Писмото може да бъде форматирано на бланка или на цветна бланка) благодарствено писмо. Ако писмото е съставено на бланка, то се регистрира по предписания начин. Писмо, съставено под формата на писмо за благодарност, не подлежи на регистрация, върху детайла „подпис“ може да се постави печат. Тъй като писмото има личен характер, не се препоръчва в него да се включва атрибутът „изпълнител“. Текстовете на писмата използват стандартна форма на представяне:
    - Изказвам своята благодарност...;
    - Искрено съм благодарен...;
    - Отбелязваме с благодарност...;
    - Благодаря ти...;
    - Благодаря ти за...

    Мотивационни писма

    Съпроводителните писма се съставят, за да се информира адресатът за изпращането на всякакви документи. Текстът на писмото се състои от две части: съобщение за изпращания материал и уточняваща информация (прикачени файлове). Обикновено текстът на мотивационното писмо е много кратък, побира се във формат А5 и няма самостоятелно заглавие. Мотивационните писма обикновено започват с:
    - Изпращам информация...; - Имаме удоволствието да Ви предложим (препоръчаме)...;
    - Ние Ви предлагаме...;
    - Сигурни сме, че ще се заинтересувате от високото качество на нашите продукти...;
    - Уведомяваме Ви, че...;
    - Уведомяваме Ви, че...;
    - Надяваме се на по-нататъшно сътрудничество...

    Служебните писма се изписват на специални бланки (външни бланки), отговарящи на стандарта. За такива формуляри е установен набор от задължителни елементи (реквизити), които трябва да бъдат подредени в определен ред.

    Формата на официалното писмо е лист хартия с постоянни елементи, възпроизведени по типографски начин. Можем да кажем, че официалното писмо се състои от „рамка“ на писмото и основния текст и съдържа в допълнение към основния текст информация за адресата (подателя): пълното и съкратеното наименование на организацията, нейните пощенски и телеграфен адрес, номера на телефон, факс и телетайп, номера на това писмо или телеграми, послужили като основа за кореспонденция, и много други. Формите могат да бъдат ъглови (центрирани или флагчета) или с надлъжно разположение на детайлите.

    Дизайнът на формата, който е съобразен с принципите на техническата естетика, има положителен ефект върху възприемането на нейното съдържание. Например, като се има предвид, че за човешкото око е по-лесно да фиксира горната част на всеки обект, при изготвяне на документи горната им част трябва да бъде по-наситена.

    Стандартите за примерни формуляри установяват форматите и размерите на полетата на документите, които са част от единната документационна система, както и изискванията за изграждане на структурната мрежа на примерния формуляр, набор от детайли и правилата за тяхното местоположение. Документите, включени в единните документационни системи, се състоят от три основни части, които са разположени в ясно разграничени зони. Тази „геометрия“ на документа осигурява необходимата скорост на възприемане на неговия текст.

    Реквизитите са задължителни характеристики, установени със закон или подзаконови актове за определени видове документи. Съставът и подредбата на детайлите във формулярите на организационни и административни документи трябва да отговарят на GOST R 6.30 - 2003.

    Създаването на стандарт за образец на формуляр, който от своя страна определя изискванията за формата на официално писмо, е причинено от необходимостта от унифициране на процеса на неговата регистрация, което позволява:

    Организира централизирано производство на бланки;

    Намалете разходите за машинописна работа;

    Намалете разходите за труд за писане и форматиране на писма;

    Улесняване на визуалното търсене на необходимата информация;

    Разширете възможностите за използване на компютърни и организационни технологии при обработка на писма.

    Примерният формуляр е основа за проектиране на формуляри и шаблони за всички видове управленска документация. Площта, разпределена за примерни формуляри за местоположението на всеки детайл, съответства на оптималния обем на този детайл в печатни знаци.

    Формулярът е набор от подробности за документа. Според GOST R 6.30 - 2003 документите могат да съдържат до 30 подробности, но нито един документ не е съставен с пълен набор от тях. За всеки вид документ съставът на реквизитите се определя в зависимост от предназначението му. Така че за официално писмо се препоръчват следните подробности:

    1) емблема или търговска марка на организацията;

    наименование на организацията (пълно или съкратено);

    справочна информация за организацията;

    дата на документа;

  • заглавие на текста;

  • фамилия (или фамилия, собствено име и отчество) и телефонен номер на изпълнителя.

    Могат да бъдат посочени инициалите на машинописка и броят на копията, но те не са част от задължителните данни. Можете да включите следните подробности: имейл ID (ако е необходимо).

    Официалното писмо е единственият документ, който не носи името на вида си. Всички останали документи имат наименования, например „Заповед“, „Акт“, „Решение“, „Меморандум“ и др.

    Съгласно GOST R 6.30-2003 изображение на държавния герб на Руската федерация поставени върху бланки на държавни агенции.

    Име на компания- адресатът на документа е даден в пълна и съкратена форма, например Всеруският научноизследователски институт по управление на документите и архивното дело - ВНИИДАД.

    Трябва да се помни, че имената на организациите не могат да се съкращават произволно. Съкратените наименования на организациите се образуват по три начина:

    По първите букви на думите, включени в имената, например Министерството на вътрешните работи (Министерство на вътрешните работи). Съкращенията се пишат слято и буквите в тях не се разделят с точки;

    Според началните срички на думите, включени в имената, например Уралмаш (Уралски машиностроителен завод);

    По смесен начин, когато сложните съкратени имена се формират отчасти от начални букви, отчасти от съкратени думи и се пишат с главни букви в първата част, с малки букви във втората, например VNIIDormash. Такива думи също се пишат слято. Имената на институциите се съкращават само ако съкратеното наименование е посочено в официален документ (например записано в Хартата на организацията).

    ДА СЕ справочна информация за организациятавключват, на първо място, пощенски и телеграфни адреси. Процедурата и формата за записване на информация за пощенските и телеграфните адреси на организацията трябва да отговарят на Правилата за пощенските услуги. Второ, референтните данни включват телефонни номера, номера на факсове и номера на банкови сметки. Те трябва да бъдат посочени и на бланката.

    Задължителните данни на писмото са дата на,който се поставя в горния ляв ъгъл. Датата на писмото е датата на неговото подписване. Той служи като функция за търсене и се използва при препратка към писмо. Датите в писмото трябва да бъдат цифрово форматирани. Елементите за дата се дават на един ред с арабски цифри в следната последователност: ден, месец, година. Например датата 25 октомври 2000 г. трябва да бъде написана по следния начин: 25 октомври 2000 г. Ако ден или месец е обозначен с една цифра, тогава пред него се поставя нула. Например датата 12 януари 2000 г. е написана по следния начин: 01/12/2000. Точките се поставят след две цифри, указващи деня и месеца; след четири цифри, указващи годината, не се поставя точка (например 20.02.2000 г.).

    Регистрационен номеризходящ документ - номерът на буквата и нейният символ - обикновено се състои от няколко части. Първо може да се запише индексът на структурното звено, индексът според номенклатурата на делата на класификатора на кореспондентите, изпълнителите, а последната част ще бъде поредният номер на изходящото писмо, например № 2/16 -2955 или 18/275.

    Линк към регистрационен номер и дата на входящия документвключва регистрационния номер и датата на писмото, на което се отговаря, и се намира под регистрационния номер и датата на изходящия документ. Този детайл присъства само на бланката. Сравнението на датите на изпращане и получаване на писма дава представа за степента на ефективност на работата на институцията с кореспонденция.

    При никакви обстоятелства тези данни не трябва да се поставят в текста на самото писмо. Видът на този детайл в писмото трябва да бъде следният: „На № 4520/144 от 17 май 2000 г.“

    Дестинация- име и адрес на получателя на писмото (име и адрес на организацията, структурна част на организацията, фирма или фамилия и адрес на лицето, до което е изпратено писмото) - посочва се в горната дясна страна на формата на писмото . Това е вътрешният адрес на писмото. В адресата името на организацията получател се изписва в именителен падеж. Например:

    ЗАО "Оксид"

    Това отчасти се прави с оглед на машинната обработка. За да се ускори изпълнението на писмото, ако е известно фамилното име на лицето, което ще го прегледа, се препоръчва да посочите това фамилно име. Когато изпращате писмо до длъжностно лице, името на организацията се посочва в именителен падеж, а длъжността и фамилията - в дателен падеж. Например:

    Кемерово ОАО "Гранит"

    До главния специалист

    А.Н. Смирнов

    Ако писмото е адресирано до ръководителя на организацията, името на организацията трябва да бъде част от длъжността на адресата. Например:

    До ректора на Новосибирск

    държавна академия

    икономика и управление

    проф. Ю.В. Гусев

    Препинателните знаци във вътрешния адрес могат да бъдат пропуснати. Името на организацията, името и фамилията на лицето, до което е адресирано писмото, трябва да бъдат написани, както са дадени в кореспонденцията, произтичаща от тази организация или в указателя.

    Данните за „адресат“ може да включват пощенски адрес. Пощенският адрес не е подпечатан върху документи, изпратени до държавни организации и редовни кореспонденти; в тези случаи е препоръчително да използвате пликове с предварително отпечатани адреси.

    Ако писмото е адресирано до длъжностно лице, първо посочете длъжността, след това фамилията и инициалите, след това адреса на организацията. Например:

    Директор на CJSC Kristall

    Г.Н. Некрасов

    103030, Москва,

    Скатертни алея, 22

    Ако писмото е адресирано до частно лице, първо посочете пощенския код и адреса, а след това инициалите и фамилията на получателя. Например:

    630102, Новосибирск-102,

    ул. Кирова, 76, ап. 12

    П.И. Григориев

    Ако лицето, на чието име се изписва писмото, има научно звание (научна степен), пред фамилното име се посочва:

    акад. А.Г. Иванов

    проф. Н.Г. Кирсанов

    Текстово съкращение "гр." (от думата „гражданин“) се използва, когато лицето, до което е адресирано писмото, се счита за субект на граждански правоотношения. В кореспонденция с организации и фирми в други страни думите „г-н“, „г-н“ се съкращават като „г-н“, „г-н“.

    Заглавие към текст трябва да отразява основния проблем, повдигнат в писмото, и да бъде кратък и стегнат, формулиран в една фраза. Заглавката се поставя преди тялото на писмото. Съдържанието на писмото се изразява в него чрез формата на предложния падеж с предлога „о“ („за“). Заглавието не се маркира с кавички, пише се с главна буква и започва непосредствено от лявото поле на листа. Например:

    За организиране на изходяща търговия

    За доставка на въглища по договор № 33-02/567

    Относно покупката на тухларен завод

    Относно поканата

    Препоръчително е заглавието да не надвишава два реда; ако има два реда, се използва абзац.

    Заглавието трябва да бъде написано от прекия изпълнител, който познава съдържанието на документа по-добре от всеки друг. Служител, сортиращ поща, трябва само да прочете заглавката, за да определи към коя категория писма принадлежи писмото и къде трябва да бъде изпратено, което е особено важно в случаите, когато адресът не посочва конкретното лице, до което е адресирано писмото. Освен това един бърз поглед към заглавката може да спести на служителя необходимостта да чете цялото писмо.

    Не се препоръчва използването на думите „относно“ или „загриженост“ в заглавието. Също така не трябва да пишете „по същество“, тъй като този израз е приет в правната практика. Това е доста подходящо, например, в писмо, адресирано до полицейското управление:

    На шефа

    полицейски участък

    Кировски район

    Новосибирск G.V. Сидоров

    по гр.д. Круглова А.А.

    Основните детайли на бизнес писмото са: текст. Максималната дължина на стандартен ред на официално писмо е 64 печатни знака, което е около 17 см. Обикновено един ред съдържа 60-62 знака. Изборът на тази дължина на реда се обяснява с най-често използвания формат А4, както и с факта, че когато четем текст, ние по правило го държим на разстояние 30-35 см от очите, а ъгълът от сектора на най-добрата възприемчивост на човешкото око е 30 градуса.

    Маркиране на присъствието на приложението се извършва, ако към писмото има приложени документи. В долния ляв ъгъл на писмото, непосредствено от полето, се поставя думата „Приложение“, след което имената на приложените документи се поставят в цифрова последователност, като се посочва броят на копията и листовете. Всяко име се намира на отделен ред. Под думата „Заявление“ не се вписва. Например:

    Приложение: Копие от договор с фирма Келер 3 стр. в 1 екземпляр.

    Индикация за наличието на приложение, чието име е дадено в текста на писмото, може да бъде направено в следната форма:

    Приложение: за 5л. в 1 екземпляр.

    Този детайл може да бъде подготвен на бланката. В подвързаното приложение не е посочен брой листове. Например:

    Приложение: информационен материал за международната изложба „SIB-2000” в 3 екземпляра.

    Самите документи, включени в заявлението, трябва да съдържат всички необходими реквизити: наименование на вида на документа, заглавие, дата, подпис. Освен това в приложенията се прави знак в горния десен ъгъл, показващ връзката на приложението с основния документ. Ако заявлението е самостоятелен документ, то се изпраща с придружително писмо.

    Реквизит « подпис» поставен вляво от подтекста на писмото непосредствено от полето. Подписът включва длъжността на лицето, подписало писмото, личен подпис и препис от него. Тъй като бизнес писмата се пишат на институционална бланка, името на институцията не се посочва в подписа. Например:

    Главен учител ПодписН.К. Сидоров

    Два подписа се поставят, когато е необходимо да се потвърди валидността на първия подпис, както и в особено важни документи, например в писма по финансови и кредитни въпроси, изпратени до финансови и банкови институции. Такива писма винаги се подписват от главния (старши) счетоводител на предприятието.

    Когато едно писмо е подписано от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят един под друг в последователност, съответстваща на заеманата длъжност:

    Директор на института ПодписА.Н. Марченко

    Главен счетоводител ПодписМда. Волков

    Когато едно писмо е подписано от няколко лица, заемащи една и съща длъжност, техните подписи са разположени на едно и също ниво:

    Директор на OJSC Karelia Директор на CJSC Korsar

    ПодписИ.В. Петров ПодписГ.А. Фомин

    Всички копия на писма, останали в досиетата на организациите, трябва да съдържат оригиналните подписи на длъжностните лица. Ако длъжностното лице, чийто подпис е изготвен върху проекта на писмото, отсъства, писмото се подписва от лицето, изпълняващо неговите задължения, или от неговия заместник. В този случай трябва да се посочи действителната длъжност на лицето, подписало писмото (например „и.д.“, „заместник“) и неговото фамилно име. Не можете да подписвате писма с предлога „за“ или с наклонена черта преди длъжността.

    Подписването на документ е един от начините за удостоверяването му. Официално писмо без подпис няма правна сила.

    Бележката за изпълнителя (автор на писмото) включва фамилията на изпълнителя и служебния му телефон и се поставя на лицевата страна на писмото.

    Ето образец на служебно писмо с ъглови подробности:

    Име на организацията Адресат

    Име на структурната

    дивизии (ако е необходимо)

    Справочни данни

    относно организацията

    ___________№ ______

    до №_______ от_____

    Заглавка на писмо (започва с "O" или "Ob")

    Позиция на текста ПодписИнициали, фамилия

    Фамилия (или фамилия, собствено име, отчество) на изпълнителя, телефонен номер

    Инициали на машинописка и тираж

    Имейл ID

    Бизнес писмото е инструмент за бизнес кореспонденция, който играе важна роля за прекратяване или поддържане на взаимноизгодни и приятелски отношения с партньори, доставчици, клиенти и служители. Добре написано бизнес писмо ви позволява да създадете положителен имидж на организацията. Нашият уебсайт съдържа примери за писане и форматиране на различни видове бизнес писма.

    Образци на бизнес писма

    Благодарствено писмо

    Благодарственото писмо е бизнес писмо, което съдържа думи на благодарност по някаква причина: за професионална работа, предоставени качествени услуги и др. Писмо с благодарност може да бъде адресирано до организацията като цяло или до конкретно лице. То може да бъде писмо в отговор на инициативно писмо: поздравително писмо, писмо с покана или инициативно писмо, написано по собствена инициатива на инициатора. Как да напиша благодарствено писмо Благодарствено писмо...

    Благодарствено писмо до учителя

    Благодарствено писмо до учителя е бизнес писмо, което изразява благодарност към учителя в детската градина за неговата упорита работа при отглеждането на деца от името на директора на предучилищната институция или родителите на децата. Как да напиша благодарствено писмо до учител Благодарствено писмо до учител в детска градина има същата форма като обикновено бизнес писмо и се състои от следните структурни елементи: Заглавка на документа. Съдържа длъжността, фамилията и инициалите на учителя в...

    Благодарствено писмо до лекаря

    Писмо с благодарност до лекар е бизнес писмо, което изразява благодарност към лекаря за помощта му при възстановяването. Благодарствено писмо се пише от името на пациента или близките на пациента. Как да напиша благодарствено писмо до лекар Благодарственото писмо до лекар има същата форма като бизнес писмото: Заглавие на писмото - пълно име на лекаря или главния лекар на здравното заведение в дателен падеж (написано като необходимо). Обжалване - трите имена на лекаря, на когото...

    Благодарствено писмо за сътрудничество

    Писмо за благодарност за сътрудничество е бизнес писмо, което изразява благодарност от името на ръководителя на организацията към неговия партньор за висококачествената и навременна доставка на стоки, извършена работа и предоставени услуги. Как да напишем благодарствено писмо за сътрудничество Благодарственото писмо за сътрудничество има същите подробности като бизнес писмо: Заглавка на писмото. Запишете длъжността, фамилията и инициалите на служителя на организацията, към когото са адресирани думи на благодарност за...

    Благодарствено писмо от организацията

    Благодарствено писмо до организация е бизнес писмо, което изразява благодарност за успешните преговори, среща и прекарано време, гостоприемство, оказано по време на командировка и др. Как да напишем благодарствено писмо до организация Благодарственото писмо до фирма има подробности за бизнес писмо: Заглавката на документа е пълното име на длъжностното лице на организацията, към което се изразява благодарност. Апел - трите имена на длъжностното лице на организацията, към което се отправят думи на благодарност....

    Благодарствено писмо до родителите

    Благодарствено писмо до родителите е бизнес писмо, което изразява благодарност към родителите на завършилите училище или детска градина за доброто възпитание на техните деца, активно участие в живота на групата, класа и образователната институция, помощ за училището, детската градина, и т.н. Писмо за благодарност се съставя от името на директора, класния ръководител, учителя или главния учител. Как да напишем благодарствено писмо до родителите Благодарственото писмо до родителите на абитуриенти се състои от следната структурна...

    Благодарствено писмо до служител

    Благодарствено писмо до служител е бизнес писмо, което изразява благодарност към служителя за неговата работа, принос в развитието на компанията, добросъвестно отношение към работата и др. От името на ръководителя на организацията се пише благодарствено писмо в чест на някакво значимо събитие: годишнина, професионален празник и др. Как да напиша благодарствено писмо до служител Благодарственото писмо до служител има същата форма и структура като обикновеното бизнес писмо: Заглавка на документа. В...

    Благодарствено писмо до ученик

    Благодарственото писмо до студент е делово писмо, което изразява благодарност към студента за академичен успех, активна обществена дейност, участие в спорт и др. Изготвя се благодарствено писмо от името на директора на училището, ректора на университета. Как да напиша благодарствено писмо до ученик Благодарността към студент се пише под всякаква форма. Текстът на благодарственото писмо съдържа думи на благодарност към ученика. По-долу, под текста на писмото...

    Благодарствено писмо до учителя

    Благодарствено писмо до учител е бизнес писмо, което изразява благодарност към учителя, класния ръководител за работата им по отглеждането и възпитанието на деца от името на директора на образователната институция или родителите на деца ученици. Как да напиша благодарствено писмо до учител Благодарственото писмо до учителя има подробности за бизнес писмо: Заглавие на документа - посочва името на учителя, на чийто адрес се изпращат думите на благодарност. Незадължителен структурен елемент на благодарствено писмо...

    Видове бизнес писма

    Гаранция

    Гаранционното писмо е нетърговско бизнес писмо, което съдържа потвърждение (гаранция) за извършване на определени действия или спазване на определени условия: условия и факт на плащане за получени продукти, извършена работа или предоставени услуги, гаранции за качество и др. С други думи, гаранционното писмо е начин да се гарантира изпълнението на задължение от страна по сделката. В отговор на рекламационно писмо може да бъде съставено гаранционно писмо. Как да напиша гаранционно писмо Форма за гаранция...

    Гаранционно писмо за предоставяне на юридически адрес

    Гаранционно писмо за предоставяне на юридически адрес е бизнес писмо, което съдържа потвърждение на факта на сключване на договор за наем със съществуваща компания или намерението на собственика на нежилищни помещения да го отдаде под наем след държавна регистрация на ново юридическо лице. С други думи, гарантира правото за сключване на бъдещ договор за наем. Това писмо се предава на регистриращия орган и се изготвя по искане на наемателя. Как да напиша гаранционно писмо за...

    Гаранционно писмо за работа

    Гаранционното писмо за работа е бизнес писмо, което съдържа гаранция за сключването на трудов договор между работодателя и служителя. Най-често е необходимо да го подадете до Федералната миграционна служба, когато служител се премести в друга държава. Как да напишем гаранционно писмо за работа Формулярът на гаранционно писмо за работа съдържа следните данни: номер и дата на документа; получател на писмото - името на организацията и трите имена на длъжностното лице, до което е адресирано или текста:...

    Гаранционно писмо за плащане

    Писмото за гаранция за плащане е бизнес писмо, което потвърждава времето и факта на плащане за получени продукти, предоставени услуги или извършена работа. Гаранционно писмо за плащане може да бъде отговор на писмо за рекламация. Как се пише гаранционно писмо за плащане на дълг Формулярът на гаранционно писмо съдържа следните данни: номер и дата на документа; получател на писмото - името на организацията и трите имена на длъжностното лице, до което е адресирано; Заглавие на документа -...

    Писане на бизнес писмо

    Преди да напишете бизнес писмо, помислете какъв краен резултат искате да постигнете: увеличаване на продажбите, ускоряване на процеса на плащане, предлагане на сътрудничество, предявяване на претенции, поздравяване, покана и др. В съответствие с това съставете бизнес писмо, като се опитате да подчертаете максимално целта си.

    Форматиране на бизнес писмо

    Бизнес писмо се съставя на фирмена бланка, която трябва да посочва името на организацията, адрес на местоположение, номера за контакт, евентуално имейл, уебсайт, лого.

    Бизнес писмото трябва да бъде отпечатано с полета: лявото поле трябва да бъде най-малко 3 cm (за подаване на документи), дясното поле трябва да бъде най-малко 1,5 cm.

    Заглавието на бизнес писмото трябва да съдържа името на компанията получател, като се посочва пълното име и длъжността на получателя (в горния десен ъгъл).

    В горния ляв ъгъл под заглавката на бизнес писмото се посочват датата на написване и регистрационният номер (изходящ). Ако бизнес писмото е писмо за отговор, тогава е необходимо да се посочи на кой документ отговаря това писмо.

    При необходимост след датата и номера на документа се посочва заглавието на документа.

    Бизнес писмото трябва да съдържа призив към получателя на писмото.

    В края на бизнес писмото трябва да има подпис на подателя (три имена, длъжност, подпис).

    За официална бизнес кореспонденция обикновено се използва шрифт Times New Roman, размер 12, единичен интервал.

    (електронна кореспонденция) Писмо за предложение за сътрудничество

    Относно: Предложение за сътрудничество.
    Дата: 05.20.0216
    от: [имейл защитен]
    Да се: [имейл защитен]

    Председател на Управителния съвет
    Съюз на производителите на алкохол
    Добров Д.Е.

    Уважаеми Дмитрий Евгениевич!

    Съюзът на производителите на алкохол (UPAP) е водещата асоциация на лидерите в местната алкохолна индустрия. Активната работа, извършвана от вашата организация във връзка със създаването на цивилизован пазар на алкохолни и алкохолни продукти в Руската федерация, предизвиква уважение.

    Разбира се, грижата за качеството и безопасността на произвежданите продукти е един от приоритетите на SPAP, а участниците в него са съвестни производители, които обръщат голямо внимание на тези аспекти.

    AIG е една от най-големите застрахователни институции в света. Международната компания е на застрахователния пазар от 90 години и има офиси в 160 държави. Руското подразделение на компанията работи повече от 15 години.

    Сътрудничеството с производителите на храни и напитки е приоритет за нашата компания. Ръководейки се от дългогодишния международен опит на AIG в Русия, беше разработена уникална застрахователна програма за предприятия от алкохолната промишленост (застраховка отговорност за продукта и изтегляне на продукта от пазара).

    Вярваме, че тази програма е от потенциален интерес за участниците в SPAP, т.к Продукт като алкохол изисква специален подход към качеството на суровините, опаковката и безопасността за потребителя.

    Въз основа на гореизложеното се обръщаме към вас с покана за обсъждане на потенциала за сътрудничество в тази област.

    Ще бъдем благодарни за вашата професионална оценка на такова сътрудничество и ще ви помолим да установите процедура за по-нататъшно взаимодействие между нашите компании. Готови сме да разгледаме всяко ваше предложение относно формата на съвместна работа.

    На Ваше разположение,

    Андреев Павел

    Вицепрезидент на AIG
    Тел.: 8-495-xxx-xx-xx
    8-915-xxx-xx-xx
    [имейл защитен]

    Писмо-покана

    Тема: Покана за семинара
    Дата: 25.06.2016 г
    От: Анна Симонова
    До: xxx-xxx-xxx

    Уважаеми партньори,

    На 17 март 2016 г. ви каним да се присъедините към семинар за изграждане на международни застрахователни програми, който ще се проведе специално за партньорите на AIG от Марк Голденбърг, регионален съветник за международни застрахователни програми на AIG.

    Марк идва в Русия специално, за да проведе поредица от обучения, тъй като има най-богат опит в застраховането на мултинационални компании.

    Имайки предвид настоящия опит в предлагането на международни програми за руски клиенти с международно присъствие, съм сигурен, че този семинар ще бъде много интересен и ще отговори на много въпроси в тази област.

    Прилагам поканата и програмата на семинара.

    Моля ви да препратите тази покана към колеги, които биха проявили интерес към тази тема.

    Регистрацията се извършва чрез отговор на това писмо. Участието е безплатно, местата са ограничени.

    Адрес на семинара: Русия, 125315, Москва, Ленинградски проспект, 72, сграда 2, етаж 3

    Ще се радваме да ви видим!

    На Ваше разположение,

    Анна Симонова

    Ръководител на обучителни програми
    AIG
    Тел.: 495-777-11-11
    8-916-777-45-56
    [имейл защитен]

    Молба за организиране на среща

    Тема: Организиране на среща с Елена Фирсова
    Дата: 25.06.2016 г
    От: Черкесов Иля
    До: Иванова Галина

    Уважаема Галина Николаевна!

    Ако предложението ви е валидно, следващата седмица (от 6 юни до 10 юни) мога да дойда по всяко време, удобно за Елена Петровна.

    Ще съм ви много благодарен, ако ме информирате за решението на г-жа Фирсова.

    На Ваше разположение,

    Вадим Татаренко

    Управител на компанията AIG

    [имейл защитен]

    Писмо с молба за контакт

    Тема: Телефонен номер на Елена Фирсова
    Дата: 25.06.2016 г
    От: Черкесов Иля
    До: Иванова Галина

    Уважаема Галина Николаевна!

    Още веднъж благодаря за срещата и конструктивния разговор.

    Ще Ви бъда много благодарен да ми го изпратите на посочения адрес или да ме уведомите по телефона.

    Благодаря предварително!

    На Ваше разположение,

    Вадим Татаренко

    Управител на компанията AIG
    Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
    [имейл защитен]

    Писмо в отговор на агресивно писмо от клиент

    Агресивно писмо от клиента:

    Тема: Бяхте напълно луд!
    Дата: 20.02.2016 г
    От: Петров Андрей
    Да се: [имейл защитен]

    Как мога да си върна парите, които платих за проклетата ви услуга. Предпочитам да ги похарча за нещо друго, а не за вашата порнографска система. Използвайте проклетия си servis.tutu.net сами.

    Андрей Петров

    Отговорете на агресивно клиентско писмо

    Тема: Относно възстановяване и решение на проблема!
    Дата: 20.02.2016 г
    от: [имейл защитен]
    До: Петров Андрей

    АЛГОРИТЪМ НА РАБОТА
    С ПИСМО ЗА ОТКАЗ

    Здравей Андрей!

    Ако ви разбирам правилно, вие не сте доволни от работата на нашия сервиз и искате да получите парите си обратно.

    2. Изясняване с адресата на разбирането ни за молбата/претенцията/въпроса. Това е особено необходимо, ако писмото на адресата е хаотично и е трудно да се разбере същността на проблема.

    Ще ви уведомя как може да стане това.
    Съгласно клауза 2.4. Споразумение, ако не планирате да използвате нашата услуга в бъдеще, ние можем да ви върнем парите. За да направите това, моля, изпратете ми официално заявление (приложен формуляр). След като го получим, ще започнем процедурата по връщане. Като цяло ще продължи не повече от три дни.
    Ако нещо от моя отговор изисква допълнително пояснение, моля пишете или се обадете - определено ще ви отговоря.

    		3. Предоставете на адресата много ясна и пълна информация по въпроса, който го интересува.

    Андрей, и аз като теб се чувствам неудобно от ситуацията, в резултат на която си готов да спреш да общуваш с нас. Мисля, че и ние, и вие сме губещи в този случай: ние губим клиента, а вие губите възможността да използвате нашата услуга (уверявам ви, услугата е доста удобна и ефективна!). Ако сте готови да отделите време, за да разрешите ситуацията, пишете ми какво се е случило, че искате възстановяване. Ние ще разберем причините и ще ви помогнем да направите използването на нашите услуги възможно най-удобно и ефективно за вас.

    4. Коментари и емоционален аспект.

    P.S. Единствената молба: нека общуваме в рамките на нормативната лексика.

    5. Използвайки послепис, изразете отношението си към използването на неправилен стил на писане от адресата.

    На Ваше разположение,

    Елена Иващенко

    Мениджър обслужване на клиенти
    CJSC "Сервиз-стандарт"
    Тел.: 8-999-111-22-33

    Клише за изразяване на молба да не се използват ругатни в кореспонденцията:
    Моля, опитайте се да не използвате неподходящ език. Не допринася за конструктивно решаване на проблема.
    Информираме ви, че си запазваме правото да не отговаряме на писма, съдържащи вулгарен или груб език, адресирани до компанията или нейния персонал.

    Писмо за отказ

    Клиентско писмо

    Добър ден, Андрей!

    Пиша ви с официална молба.

    Фирмата ни доставя промишлено оборудване, както и резервни части за предприятия от хранително-вкусовата промишленост. От 2010 година сме Ваши редовни клиенти.

    Предварително Ви благодарим за разбирането и подкрепата!

    На Ваше разположение,

    Маркетингов директор

    ЗАО "Пищепром"

    Роман Петренко

    Тел.: 495-777-77-77
    8-905- 777-89-45
    [имейл защитен]

    Пример 1. Писмо за отказ на заявка на клиент

    АЛГОРИТЪМ НА РАБОТА
    С ПИСМО ЗА ОТКАЗ

    Уважаеми Роман Петрович!

    1. Обаждането по име е знак на внимание към събеседника. Помага да се избегне безличността.

    Изразяваме нашата искрена благодарност към вас за дългогодишното сътрудничество с нашата компания.

    2. Благодарим ви за работата с компанията (или просто за писмото).

    В момента отстъпката на вашата компания е 10%. През последните 12 месеца фирмата ви е поръчала услуги за... рубли

    Следващият праг на отстъпка е... рубли От него ще се ползва 15% отстъпка. Когато достигнете този праг, вашата отстъпка ще се увеличи автоматично.

    3. Посочете конкретните причини, които не ви позволяват да удовлетворите искането (използвайте историята на проблема, числа, срокове, процедури).

    Ако решите да използвате услугата разсрочено плащане, моля свържете се с Ирина Михайлова (тел.: 495-777-89-21; [имейл защитен] ).

    4. Изразете своето разбиране, че предметът на искането е наистина важен.

    5. Предложете алтернативно решение, ако е възможно.

    6. Изразете надеждата си за продължаване на партньорството.

    На Ваше разположение,

    Андрей Иванов
    ⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

    Пример 2

    Относно: Относно прекратяване на сътрудничеството
    Дата: 20.03.2016 г
    от: [имейл защитен]
    До: Петренко Иван

    Уважаеми Иван Николаевич!

    Радваме се да си сътрудничим с вашата компания в продължение на 7 години. Винаги сме били доволни от доброто ниво на обслужване и качество на продуктите. Въпреки това, през изминалата година се случиха редица инциденти, като: редовно нарушаване на сроковете за доставка, незадоволително качество на стоките и некоректно отношение на служителите на вашата компания към тези ситуации. В резултат на всичко това нашето взаимодействие стигна до задънена улица.

    В тази връзка, ние, за съжаление, сме принудени да прекратим сътрудничеството с вас след изтичане на договора. Благодаря за годините служба.

    На Ваше разположение,

    Директор
    ООО "Макулатура"

    Малахов Генадий Викторович
    Тел.: 8-945-xxx-xx-xx
    [имейл защитен]

    ⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

    Проба 3

    Относно: Отказ за изплащане на обезщетение
    Дата: 20.06.2015 г
    От: aig.ru
    До: Евгений Книш

    Уважаеми Евгений!

    Благодарим Ви за дългогодишното сътрудничество с нашата компания!

    За наше съжаление сме принудени да откажем да ви изплатим необходимото обезщетение в размер на... рубли.

    В момента компанията е установила различен ред за вземане на решения за застрахователно обезщетение, за който многократно сте информирани.
    (Вижте приложеното копие на този сигнал.)

    В допълнение, посочените от вас претенции № 4-6 в исковата молба не са застраховка, тъй като са нарушени клаузи 12.1-12.2 от Споразумението.

    Разбираме добре вашата ситуация и ако искате да избегнете подобни прецеденти в бъдеще, предлагаме да сключите допълнително споразумение с нашата компания, което ви позволява да компенсирате загуби, свързани с бизнес рискове, подобни на вашите. (Вижте допълнително споразумение в прикачения файл)

    Надяваме се на вашето разбиране и по-нататъшно сътрудничество!

    На Ваше разположение,

    Мениджър на AIG

    Тучков Владимир
    Тел.: 8-495-xxx-xx-xx
    8-903-xxx-xx-xx
    [имейл защитен]

    Писмо за отговор на основателна жалба

    Относно: Отговор на жалбата.
    Дата: 05/12/2016
    от: [имейл защитен]
    До: Анна Колесникова

    Скъпа Анна!

    От името на целия екип на нашата фабрика бих искал да изразя искрените си съжаления и да се извиня за настоящата ситуация.

    Нашата фабрика работи стабилно и ефективно на пазара за шиене и ремонт на облекло в продължение на много години.

    Вашата ситуация се отнася до редки случаи, за които е виновен така нареченият човешки фактор.

    Направихме проверка и виновните за неспазване на срокове и грубост бяха наказани. Съгласно заповедта на фабриката от 13 април 2016 г. № 78/2, бригадирът на смяна В. В. Волкова е порицан, кроячът А. П. Гусев е преместен като шивач в екипа за шиене на мъжко горно облекло.

    Администрацията е предприела спешни мерки за изпълнение на вашата поръчка. Ще бъде готов на 15 май 2016 г. По всяко удобно за вас време куриерът ще я достави на посочения от вас адрес.

    Повярвайте ми, ние сме също толкова недоволни от настоящата ситуация, колкото и вие!

    В днешно време всеки трябва да може да пише писма. В крайна сметка това е неизбежно за всеки човек с образование. Не всеки има таланта да пише писма. Но, знаейки основните правила, можете да развиете способността да пишете добри и интересни писма. Особено ако тези правила са съвсем прости. В тази статия ще научите как да пишете бизнес и лични писма правилно. Нека да разгледаме различните варианти за букви и важни моменти в техния дизайн.

    Как да пишем правилно бизнес писма

    Официално или бизнес писмо обикновено има за цел да поддържа бизнес отношения между фирмите и техните служители или клиенти. Бизнес писмото има много разновидности. Например:

    • Благодарствено писмо
    • Препоръчително писмо
    • Мотивационно писмо
    • Гаранция
    • Писмо до президента
    • Служебно писмо
    • Информационна поща
    • Поздравително писмо
    • Писмо за искане
    • Рекламационно писмо
    • Писмо-покана

    Ние изпращаме главно това или онова бизнес писмо до по-високопоставени лица или с молба, т.е. Това са ясно насочени писма, изпратени с конкретна цел. Целта е да се гарантира, че писмото се разбира правилно. Например решаваме как да напишем правилно благодарствено писмо, така че да се разбере, че благодарим; ние мислим как да пишем официални писма правилно, така че да са полезни, така че да бъдат правилно разбрани от адресата. Ето защо е много важно да знаете как да напишете писмо правилно. Можете да намерите образец за писане на бизнес писма на линка Шаблони за професионални бизнес писма.

    По-долу ще разгледаме основните правила за писане на бизнес писма.

    Писмото не трябва да е безлично

    Чудили ли сте се някога как да пишете имейли правилно? Входящата електронна поща на бизнесмен често е пълна с различни видове спам. Първият ви приоритет, когато пишете официално писмо, ще бъде то да бъде забелязано и да не бъде изпратено в папката за спам.

    Първо, трябва да направите запитване за компанията, на която искате да изпратите писмото си. Трябва да разполагате с максимална информация за партньора си. След като са известни подробностите за компанията, можете да започнете да пишете писмото. Всеки бизнесмен ще бъде доволен, ако писмото е адресирано лично до него, а не до търговския отдел на фирмата, в която работи например. Обръщането по име към получателя ще демонстрира преди всичко вашето уважение към човека и, разбира се, ще предизвика у него положителни емоции, които просто няма как да не ви го харесат. В края на краищата, как можете да започнете разговор с потенциален партньор за бизнес предложения, ако не сте отделили време да разберете за неговото фамилно име, име и бащино име.

    Ако не сте успели да разберете името на адресата, в никакъв случай не пишете: „Uv. ген. директор!“, „Ув. търговски реж. компании! В служебното писмо няма място за подобни съкращения. Думи като „уважаеми“, „господине“, „ръководител на отдел“ и др. трябва да се изписват изцяло. Иначе за уважение не може да става дума.

    Писмото трябва да има заглавие

    Заглавието е необходимо, за да разкрие накратко съдържанието на писмото. Така получателят ще може да обработи и сортира писмото без проблем. Всяка официална организация получава всеки ден десетки писма по напълно различни въпроси. Следователно няма шанс на вашето писмо да бъде обърнато внимание. Следователно, ако вашето заглавие съдържа полезна информация, то може да представлява интерес за потенциален партньор. Сега разбирате ли защо е важно официалните писма да се пишат правилно?

    Как да направим добро впечатление

    Опитайте да добавите въведение към писмото си, което изразява комплимент към получателя. Например колко ще се радвате да имате честта да работите с такава добра компания.

    Какво да избягвате Избягвайте директивни фрази

    Вместо фразата „Ако се интересувате от нашата оферта, тогава трябва да се свържете с мен по телефона...“, по-добре напишете „За да обсъдим офертата, имате възможност да се свържете с нас по телефона...“. Една директивна фраза може психологически да настрои човек срещу вас. Такава фраза може да покаже на получателя вашата липса на самочувствие и арогантност. И ако пишете препоръчително писмо, би било правилно да „предлагате“, а не да налагате, за да не създавате впечатление, че настоявате, никой няма да го хареса.

    Изберете правилните глаголи

    Използвайте перфектни глаголи. Например създаден, завършен, направен, разработен, увеличен и т.н. Но глаголи като изпълнявам, участвам, работя, произвеждам не говорят за постигане на резултати. Това е трудно да се вземе предвид при писане на чуждоезични писма, така че предварително се интересувайте от правилата на даден език, за да знаете например как да напишете правилно английско писмо.

    Използвайте бланка

    Използването на бланка е необходимо дори ако изпращате имейл. Какво е бланка? Бланката трябва да съдържа името на вашата фирма, адрес, телефон, факс, фирмено лого и подпис на управителя. Тази точка е важна за правилното написване на гаранционно писмо, тъй като по този начин показвате, че сте отворени и отговорни към вашата компания.

    Изпратете писмо по пощата

    Когато изпращате бизнес писмо, по-добре е да се откажете от факса и електронната поща. Идеалният вариант би бил да изпратите куриер с писмо, за да го предаде лично на мениджъра. Затова не забравяйте да се погрижите за марков плик. Между другото, ако изпращате документи за получаване на каквато и да е позиция, не бъдете мързеливи, за да разберете как да напишете правилно мотивационно писмо, работодателят ще го оцени.

    Как да пишем правилно лични писма

    Лично писмо може да бъде писмо до приятел или любим човек, писмо на английски до приятел по кореспонденция в чужбина, любовно писмо или имейл в социална мрежа. Получателят винаги ще се радва да получи вашето писмо, ако е написано правилно и интересно. Когато общувате чрез кореспонденция, можете да използвате мили думи, които често сте се срамували да кажете на близките си по време на разговор. Личните писма са много по-лесни за писане от официалните, но това не означава, че не е нужно да знаете как да напишете писмо до приятел или любим човек.

    Уважавайте получателя

    Ако изпращате писмо по пощата, не използвайте лист хартия, откъснат от тетрадка за текста. Изберете хартия с добро качество. И не забравяйте да напишете правилно адреса!

    Основни правила

    Писмото трябва да започне с призив. Поставете съобщението си в средата на реда. Основният текст се изписва на 2 см под адреса, с отстъп на същото разстояние от левия край на листа. Опитайте се да поддържате това разстояние през цялото писмо. Ако листът свърши, вземете втори празен лист хартия. Не пишете от двете страни на листа!

    Избягвайте корекциите

    Не забравяйте, че зачеркнатите редове или корекциите могат да направят писаното ви да изглежда изключително небрежно. Ето защо, като начало, не трябва да бъдете мързеливи и да напишете чернова.

    Декор

    Текстът на писмото трябва да е четлив и да не е много малък. Използвайте същата паста или мастило в цялото си писмо. Не забравяйте да оставите своя подпис накрая. След подписа, ако е необходимо, поставете послепис (P.S.). Буквите са сгънати с текста вътре!

    След написването на писмото

    Не трябва да пишете писмо в лошо настроение. Ако негативните емоции вече са на хартия, не изпращайте това писмо. По-добре го пренапишете на следващия ден. В края на краищата правилното писане на любовно писмо означава да доставите приятни положителни емоции на получателя, а не да разваляте настроението му с негативни изказвания.