Появата на помощник секретаря формира мнение за организацията като цяло. Неслучайно помощник-секретарят се смята за „лицето на компанията“.

Външният вид на секретаря трябва да бъде внимателно обмислен, модерен и спретнат. Основното изискване за костюм е строгост и елегантност. Всичко зависи от вкуса на човека. Основното е, че костюмът трябва да е удобен, практичен, строг. Не е приятно да се говори с човек, който е облечен небрежно, неподреден и не се грижи за себе си.

Такъв разговор оставя негативно впечатление за тази организация. Същото важи и за избора на аксесоари към костюма.

Не се препоръчва да допълвате работния костюм с крещящи, особено големи скъпоценни бижута, разнообразието от стилове на бижута не подхожда на секретарката. Украсата трябва да подчертава достойнството на костюма и неговия собственик. Обувките трябва да съответстват на тона на костюма. Обувките трябва да са удобни и модерни. За работа се препоръчват сменяеми обувки.

Помощник-секретарят трябва постоянно да помни за личния си живот. Трябва да сте особено внимателни по отношение на хигиената през горещите дни. Не трябва да използвате парфюми, които имат силна миризма. Ръцете на секретарката винаги трябва да са в идеален ред, прическата трябва да е спретната, да подхожда на лицето и да е в хармония с костюма и околната среда.

Организация на работното място на секретаря

Работното място е работна зона за един или повече служители, оборудвана с необходимите средства за изпълнение на трудовите задължения. Рационална организация на работните места и създаване на най-добри условия за работа на служителите на секретарските служби, включително оформление. Офисното пространство е планирано в съответствие с естеството на извършваната работа, рационалното разположение на мебелите и специалното оборудване, както и създаването на необходимия комфорт допринасят за ефективната работа.

Комплект мебели за оборудване на работно място включва: обикновени и специализирани бюра, помощни маси и нощни шкафчета за съхранение на справочни материали за инсталиране на офис оборудване, телефони, картотеки и др. Фотьойл, повдигащи се и въртящи се столове, обикновени и специализирани шкафове.

Служителите в офиса трябва да бъдат осигурени с необходимите справочни материали и инструкции.

Например: длъжностни характеристики, инструкции за работа в офиса, телефонни указатели.

Офисното бюро е основното работно място на служителя, бюрото трябва да съдържа предмети, които са необходими в даден момент. Масата разполага с чекмеджета и рафтове, където се поставят различни офис консумативи (списания, файлове). В бюрото работните принадлежности, които се използват постоянно, са разположени на горните рафтове, всички предмети, които се използват по-рядко, са разположени отдолу, телефонът трябва да е на маса или специална стойка, отляво или отдясно, за да може слушалката да се държи с едната ръка, а в другата - химикал за записване на необходимата информация. Примерният ред на работния плот е ключът към високата производителност.

Железните шкафове и сейфове се използват за съхранение на секретна документация, печати, печати, бланки за стриктно отчитане на парите, сейфът винаги трябва да е затворен, в него не трябва да има нищо излишно, още по-малко лични вещи. Ключовете за шкафове, маси и сейфове се съхраняват на места, определени от ръководителя на организацията. В съответствие с действащите стандарти площта на офис помещенията е определена в размер на четири квадратни метра на служител.

Работното място на секретар-помощник е зона от неговата трудова дейност, оборудвана с необходимите средства за изпълнение на служебните му задължения. В рамките на зоната могат да се разграничат три сектора - основен, където е разположен десктопа с конзоли и необходимото офис оборудване, сектор за обслужване на посетители и спомагателен сектор, където са разположени шкафове, копирна машина, факс и друго спомагателно оборудване. .

Общата площ на приемната, където се намира помощник-секретарят, трябва да бъде между дванадесет и шестнадесет квадратни метра.

Организацията на работното място е система от мерки за оборудване на работното място със средства и предмети на труда и тяхното функционално разположение. Освен това организацията на работното място включва отчитане на антропометричните данни на изпълнителя и осигуряване на условия на труд, които отговарят на стандартите. Нека да се докоснем, на първо място, до мебели - маса и стол.

Използването на най-ефективните мебели играе важна роля в работата на всеки управленски служител. В някои случаи производителността на труда от добре подбрани мебели се увеличава с десет до двадесет процента.

Като се има предвид наситеността на работния процес на секретар-асистента с офис оборудване, U-образното оформление на работното място би било оправдано (Фигура 1).

Фигура 1. U-образно оформление на работното място на помощник-секретаря

Повърхността на масата трябва да е матова (сива, зелена, кафява с коефициент на отражение 20-50%) и лесна за почистване, ъглите и предният горен ръб на плота трябва да са заоблени. Височината на пространството под масата за краката се препоръчва да бъде шест десет сантиметра (на нивото на коленете) и най-малко осем десет сантиметра на нивото на краката. Всичко, от което секретарят постоянно се нуждае по време на работа, трябва да бъде разположено на една ръка разстояние, за да може да вземе това, от което се нуждае, без да става.

Аксесоарите трябва да бъдат разположени компактно върху работните и разтегателните маси, систематизирани по вид работа.

Важен елемент от работното място е вътрешната организация на отделенията на бюрото в зависимост от неговия дизайн, капацитет и естеството на обработваните документи. Чекмеджетата трябва да се плъзгат лесно, гладко и безшумно. Голяма кутия е най-подходяща за вертикално съхранение на материали, останалите кутии трябва да съдържат различни специални устройства - за карти, малко офис оборудване и офис консумативи. Препоръчително е да отделите едно чекмедже за съхранение на лични вещи. Трябва постоянно да следите реда на вашия работен плот. Може да изглежда като преувеличение, но такъв прост вид мебели като стол играе голяма роля в организирането на работното място на управленски служител. Ефективността на работата до голяма степен зависи от избора на стол - неудобната позиция уморява и прави човек по-малко ефективен.

Столът за секретар-референт трябва да е въртящ се и да има облегалка, която може да се движи във вертикална и хоризонтална посока, което ще позволи регулирането му на всякаква височина (Фигура 2).

Седалката на стола трябва да е леко закръглена в краищата, за да не пречи на кръвообращението в бедрата, и с леко хлътна седалка на мястото на центъра на тежестта. За административните работници столовете и фотьойлите се изработват с подлакътници, за работа на компютър или с компютър се изработват без подлакътници, за да не ограничават движенията.

За да работите в седнало положение, със средна височина от 1,7 метра, е препоръчително да поддържате следните размери:

Височината на повдигащия стол е 0,45 - 0,6 метра;

Площ на седалката не повече от 40x40 сантиметра;

Област, в която столът може да се мести:

0,6 метра дълбочина;

1 метър - дължина;

Общата площ е 1,2 метра.

Седалката на стола трябва да бъде покрита с латекс с дебелина около един сантиметър, върху който да се нанесе влагоустойчива материя (меланжирана тъкан, естествени влакна).

Работното обзавеждане на секретар-помощник освен стол с приспособления включва и стол за посетител.

В сектора за обслужване на посетители трябва да има три до четири стола. Спомагателният сектор е оборудван със стенен шкаф (три до четири секции) или въртяща се стойка за съхранение на документи (Фигура 3).

Фигура 3. Стойка за съхранение на документи

Метална каса се използва за съхранение на поверителни документи, печати и печати. В някои случаи се монтира и гардероб. Желателно е гардеробът да бъде вграден (секретарят не трябва да затрупва пътеките в рецепцията с лични вещи и да поставя нещата на видимо място).

Задължителните технически средства, които най-често използва помощник-секретарят, са персонален компютър, телефон (може и радио или мобилен телефон, пейджър), телефакс и копирна машина (копирна машина), а понякога и диктофон.

Оборудването включва канцеларски материали, папки и класьори, шестдневка, календар, химикалки, флумастери, стойка за ноти, маркери, перфоратор, приспособления за картотекиране на документи, калкулатор, настолна лампа, макулатура кошница, тави за документи, контролна картотека, телбод за хартия, тиксо, копчета, кламери и други дребни предмети и тава за съхранението им.

Допуска се поставянето на информационни щандове или маси по стените на приемната, указващи часа на приемане, образци на документи, календар и други неща.

В приемната помощник-секретарят трябва да има аптечка, подходящо оборудвана (превръзки, йод, валидол, амоняк, таблетки за главоболие, стерилна вата и др.) за оказване на първа помощ.

Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Подобни документи

Ролята за икономиката на работното място като област, в която се прилага труда на служителя, неговата организация и оборудване с материални ресурси и оборудване. Функции на работното място, критерии за класификация. Характеристики на планирането и сертифицирането на работните места според условията на труд.

резюме, добавено на 20.02.2012 г


Устройството на винторежещ струг. Организация на поддръжката на работното място, методи и средства за комуникация със службите за поддръжка и управление. Пространствена организация на работното място на стругар. Изисквания за промишлена безопасност и защита на труда.

курсова работа, добавена на 20.07.2012 г


Трудови процеси: организация, цели и задачи. Принципи на поддържане на работното място на оператора на фреза. Проектиране на трудовия процес и карти на работните места. Обосновка на икономическата ефективност. Необходими условия за оптимална организация на процеса.

курсова работа, добавена на 04.11.2013 г


Разработване на мерки за подобряване на условията на труд и повишаване на нивото на безопасност на работното място на дърводелеца. Идентифициране на опасни и вредни производствени фактори на изследваното работно място. Определяне на общи мерки за подобряване на условията на труд.

курсова работа, добавена на 28.05.2015 г


Оптимално оформление на работното място. Условия на работа на мениджър при работа на компютър. Намаляване на умората и напрежението в ръцете на мениджъра по време на работа. Микроклимат на работното място. Допустими нива на звук и звуково налягане. Изкуствено осветление.

резюме, добавено на 12/11/2008


Теоретични аспекти на автоматизирана работна станция, избор на помещения и осветление за него. Техническа поддръжка като набор от технически средства, необходими за оборудване на работното място на служител по персонала. Ергономията като интердисциплинарна наука.

курсова работа, добавена на 16.09.2011 г


Съответствие на организацията на работното място с ергономичните изисквания. Антропометрични параметри на човешкото тяло. Изграждане на соматограма на работното място на потребител на персонален компютър. Препоръки за подобряване на ергономичността на работното място.

тест, добавен на 25.02.2013 г


Идентифициране на опасни и вредни производствени фактори, засягащи тялото на работника, по време на санитарен и хигиенен анализ на работното място на оператора на кулокран. Разработване на лични и колективни предпазни средства. Изчисляване на изкуственото осветление.

курсова работа, добавена на 04.06.2012 г

Рационалното планиране на работното място включва създаване на удобни зони за достигане за извършване на определени операции.

Работното място на секретаря включва маса с приставки, въртящ се стол или фотьойл и стол за посетител, който общува директно със секретаря. Секретарят трябва също така да има преглед на всички пристигащи посетители. В тази връзка е удобно да поставите работното място до входа на офиса и срещу вратите на приемната. Местоположението трябва да съответства на процеса на обработка на техническата документация, за да се избегне ненужното движение както на документите, така и на секретаря. Трябва да избягвате претрупването на пространството с предмети, ненужни за непосредствена работа. Осигуряването на свободен и безопасен достъп до местата, където офис оборудването е свързано към електрическата мрежа, е необходимо условие за организиране на работното място на секретар.

Всичко, което постоянно се изисква по време на работа, трябва да бъде поставено на една ръка разстояние. Всеки артикул трябва да има постоянно място. Подредбата на елементите трябва да бъде систематизирана според видовете извършена работа. Това ще ви помогне да спестите време и също така ще предотврати изчезването на документи.

На работното място трябва да се поставят документи и оборудване за работа с тях - настолна лампа, седмичен календар, тефтерче за писане. Необходим атрибут е настолен органайзер за поставяне на химикалки, моливи, ножици, линийки, кутии с кламери и бутони. Също така трябва да имате под ръка „малко“ офис оборудване: перфоратор, телбод за документи - телбод, отварачка за пликове, пистолет за лепило.

На работното място на секретаря трябва да има необходимия набор от справочници:

* речници (белоруски, руски, чужд език, правопис, синоними, антоними, чужди думи, икономически, специални, промишлени, производствени указатели, статистика и редактиране);

* телефонни указатели;

* атлас на градовете и административно-териториалните единици на Република Беларус.

На масата в разпределителната папка трябва да има само онези документи, върху които се извършва текущата работа, а изпълнените документи трябва да бъдат поставени във файлове съгласно номенклатурата на файловете и прибрани в килера.

Картите или дневниците трябва да са в обсега на ръчна система за регистриране и извличане на документи. Картите и дневниците могат да се поставят в чекмеджетата на бюрото. Препоръчва се използването на две карти: контролна и справочна.

Работното бюро също трябва да бъде в строг ред. Чекмеджетата трябва да се плъзгат лесно, дори ако са много натоварени. Една от кутиите винаги трябва да съдържа чиста хартия, формуляри, пликове и карти.

Постоянното поддържане на ред на работното място е показател за висока култура на работа и стабилен имидж на организацията.

На приставката на масата се поставя компютър с принтер. Факс, копирна машина и мини-PBX могат да бъдат разположени на специални спомагателни маси.

Касите и папките, съхранявани в масата, както и в шкафовете, трябва да бъдат маркирани с кодови знаци и номера на касите съгласно номенклатурата. Това ви помага бързо да намерите необходимия документ.

Трябва да се обособи специална зона за обслужване на посетителите. Оборудването на зоната зависи от рецепцията. В малка рецепция има 2-3 стола или леки фотьойли и малка масичка. Ако пространството позволява, можете да поставите комплект мека мебел. На масичката за кафе можете да поставите рекламни брошури, вестници и списания за посетители.

Растенията могат да изпълняват артистични и декоративни функции в рецепцията. Озеленяването на стаята насърчава чист въздух. Стайните растения повишават влажността на въздуха и дават почивка на очите. Могат да се използват различни методи за озеленяване - единично и групово подреждане на саксии, микроландшафти, лози. Препоръчително е да изберете тези видове растения, които са лесни за грижи и отговарят на основните параметри на стаята.

Неофициалните елементи на интериора на рецепцията, които, както се казва, отпускат окото, ще направят общуването със секретаря или чакането на среща с ръководството приятно.

Въз основа на изискванията за безопасност трябва, ако е възможно, да изключите неблагоприятните ефекти от радиацията от екрана на монитора.

През работния ден секретарката трябва да влезе няколко пъти в кабинета на управителя.

Кабинетът на управителя също трябва да бъде подходящо оборудван. Мисля, че не си струва да изброявам от самото начало оборудването на кабинета на мениджъра, тъй като то е подобно на работното оборудване на секретаря. Към това е необходимо да се добави заседателна маса и съответно по-голям брой столове.

По този начин благоприятните условия на труд, добре организираното работно място за секретаря и мениджъра са ключът към висока ефективност, ефективност и качество на работа, поддържане на ефективност през целия работен ден.

Докладвай. Условия на работа в офиса.

Работодателите не обещават лесна работа на служителите си. Но обикновено дори не подозират, че имат определени права върху условията на труд. Какво трябва да бъде работното място в офиса?

температура

Температурният режим на офис пространството през топлия сезон трябва да бъде +23-25°C, през студения сезон +22-24°C. При отклонение на термометъра от посочените нива служителят има право да ограничи престоя си на работното място (непрекъснато или кумулативно за един работен ден). Ако температурата в офиса надвишава +29°C, работният ден не трябва да надвишава 3-6 часа.

Когато мениджърът пренебрегне проблема с прегряването на своите служители, срещу него може да бъде подадена жалба в Санитарно-епидемиологичната служба на Русия. Ако пристигналите експерти потвърдят жалбата, шефът ще бъде глобен с 10-20 хиляди рубли. или да спре дейността на компанията за срок до 90 дни (член 6.3 от Кодекса за административните нарушения на Русия).

Осветление

Стандартният обхват на осветеност се счита за 300-500 лукса. Учените също така напомнят, че липсата на живописна гледка от прозореца се отразява негативно на работата на персонала. Щорите или завесите трябва да бъдат прикрепени към прозореца. Ако изобщо няма прозорец, служителите имат право на работен ден, съкратен с 1 час, 7 дни допълнителен отпуск и увеличение на заплатите. Ако изброените стандарти не се спазват, ръководителят нарушава правилата и разпоредбите за защита на труда и попада под административна отговорност под формата на глоба до 5 хиляди рубли. (20 хиляди рубли за нарушение на правилата за пожарна безопасност).

Постоянното излагане на шум от 80 децибела или повече се счита за вредно. За сравнение: нормален телефонен разговор е около 62 децибела, шумоленето на листата е около 20.

Лично пространство

Всеки служител с модерен работен компютър има право на поне 4,5 m² офис пространство. За компютри с CRT монитори тази норма е още по-висока. Разстоянието между работните плотове, на които се монтират мониторите, трябва да бъде от предната страна най-малко 2 м. Страничното разстояние между ръбовете на мониторите трябва да бъде най-малко 1,2 м. Минималното разстояние между очите и повърхността на монитора е 0,5м.

Други стандарти

Работодателят също така е длъжен да осигури на подчинените място за обяд, стаи за почивка и пункт за първа помощ (член 223 от Кодекса на труда на Русия). Член 226 предвижда удръжки за подобряване на условията на труд на персонала в размер на най-малко 0,2% от общите разходи за производство на стоки или услуги.

Условия на работа на помощник секретаря

Най-важният фактор за осигуряване на продуктивна и висококачествена работа на помощник-секретаря при поддържане на здравето са подходящите санитарни и хигиенни стандарти на условията на труд.

Санитарно-хигиенните и естетическите компоненти на работното място включват: нормално осветление, благоприятно оцветяване на работното помещение, премахване на шума, вентилация и температура на въздуха, озеленяване на помещението, установяване на правилния режим на работа и почивка.

Таблица 5 - Основни санитарни и хигиенни трудови стандарти

Важно условие за благоприятен микроклимат на работното място е оптималното осветление. Тъй като повечето операции по документиране включват използване на зрение, зрителното напрежение причинява напрежение във всички мускули на човешкото тяло и води до обща умора.

Рецепцията трябва да има естествена светлина, когато е възможно.

Светлината трябва да пада върху работните повърхности на масата и офис оборудването от лявата страна или отпред. В този случай източникът на светлина трябва да бъде разположен под ъгъл повече от 30 спрямо хоризонталната линия на зрението.

Осветлението на работното място може да бъде общо (монтирани на тавана) или локално (настолна лампа).

Микроклиматът се характеризира с такива стойности като

температура, относителна влажност и скорост на въздуха. Оптималните температурни условия в помещението са предпоставка за добра работа. Високата стайна температура причинява сънливост, умора и намалява ефективността. В студена стая вниманието се разсейва, което е вредно за хората, занимаващи се с умствена работа.

Санитарните норми за микроклимата в офисните помещения определят изискванията за влажност и скорост на въздуха. Тези физични величини, според законите на физиката, оказват пряко влияние върху топлообмена на човешкото тяло. Температурата и влажността са величини, които зависят както от времето на годината, деня, така и от метеорологичните условия. В допълнение, източници на топлина в офис помещенията могат да бъдат различни съоръжения, които консумират енергия, част от която се отделя в околната среда под формата на топлина, и самият човек, който излъчва до 1200 kJ на час. Най-удобната температура за човека е 19-20 °C. Като се вземат предвид сезонните и дневните колебания, температурата в експлоатация

на закрито не трябва да надвишава 22 ° C - в горещите дни и не трябва да бъде по-ниска от 18 ° C в студените дни, независимо от броя на хората в помещението.

От дадените в табл. Данните от 5 показват, че нивото на температурата е свързано с влажността на въздуха. При по-ниски температури се допуска по-висока влажност на въздуха, при високи температури влажността на въздуха трябва да бъде по-ниска. Физиологично, високата влажност при високи температури има потискащ ефект. Психологически при една и съща температура влажният въздух изглежда горещ, сухият – студен. Минималната влажност не трябва да бъде по-ниска от 25 - 30%, нормална - в рамките на 40 - 60%.

Има още една характеристика, на която трябва да обърнете внимание. Това е чистотата на въздуха.

При работа с хартиени носители, както и в помещения, където има работещи печатни съоръжения и високочестотни устройства, въздухът е наситен с различни токсични вещества и биологични агенти (бактерии), които проникват в човешкото тяло и имат дразнещ ефект върху лигавиците на дихателните пътища, очите и кожата. Особено опасно е, когато токсичните вещества навлизат директно в кръвообращението през дихателните пътища или увредената кожа, което нарушава функционирането на целия организъм или неговите системи.

Най-често срещаният вреден фактор във въздуха в съвременния офис е озонът. Озонът се отделя от офис оборудването, което по време на технологичния процес генерира електрически заряди и ултравиолетово лъчение.

Другият най-разпространен вид замърсяване на въздуха е прахът, включително прахът от хартия. Въздействието на праха зависи от неговата токсичност и концентрация във въздуха. Праховите частици съдържат спори, бактерии и гъбички, които се пренасят на закрито с въздушния поток.

Съвсем наскоро учените откриха съществуването на микроскопични акари. Този акар живее в мека мебел и килими. Когато попадне върху лигавицата на дихателните пътища, предизвиква кихане, сълзене на лигавиците на очите и може да причини например хрема и други алергични реакции. При постоянно излагане на белите дробове възникват специфични заболявания.

Можете да се борите с вредните микроскопични вещества чрез общи хигиенни мерки: мокро почистване, проветряване, редовно прахосмукачка.

Рецепцията трябва редовно да се проветрява или климатизира. Свежият въздух за малка стая, където често се натрупват много служители и посетители, е много важен фактор за нормалната работа. Отварянето на прозорци за кратко време (5-8 минути) е по-лесно поносимо от постоянен лек въздушен поток (течение).

Борбата с шума в помещенията се осъществява чрез звукоизолация на шумно оборудване и работни места. За да намалите шума директно при източника му, можете да поставите подложки от филц или дунапрен, да поставите заглушители на телефонни апарати, да смажете вратите, да залепите краката на столовете с фланела или подобен материал. За защита от външен шум се препоръчва използването на тапи за уши, които намаляват възприемането на външен шум с 50%.

Струва си да положите малко усилия за озеленяване на рецепцията, тъй като свежите цветя не само озаряват стаята, но и значително подобряват микроклимата в нея. Това е особено важно, ако офисът се намира в централната част на града.

Растенията намаляват шума, подобряват състава на въздуха и го овлажняват, като изпаряват водата от листата си, което е особено важно в помещения с парно отопление. Растенията за офиса трябва да бъдат избрани умело, като се вземе предвид площта на стаята, на коя страна са обърнати прозорците и дали цветята са алергени.

Що се отнася до цветовия дизайн на рецепцията, използването на подходящ цвят не само подобрява външния вид на помещението, но също така повишава производителността, намалява умората и има положителен психологически ефект върху човек. Цветът изпълнява три функции: физиологична, психологическа и естетическа. Изборът на цветове за декорация на офиса се определя от архитектурните особености на помещението, осветлението, климатичните условия и до голяма степен посоката на дейност на служителите.

При ниски температури на въздуха се предпочитат топлите цветове - жълто, бежово, розово, оранжево. За топла, слънчева стая са подходящи бели, сиви, сини и зелени цветове.

В малките стаи светлите, слабо наситени цветове създават усещане за разстояние и увеличено пространство. По-наситените тонове ще направят голямото пространство по-уютно.

Препоръчва се използването на топли цветове с жълтеникав оттенък в помещения, където няма естествена светлина. Препоръчително е да изберете топли цветове в помещения, където има вероятност да има високо ниво на шум.

По този начин рационалната организация на работа на секретар-асистент се състои от организацията на работното място, условията на труд и планирането на работния ден.

Библиография:

1) Appak M. A. Автоматизирани работни места, базирани на персонални компютри. М.: Радио и комуникация, 1989.

2) Павлюк Л.В., Воробиев Н.И. Справочник по офис работа и основите на работа на компютър. - М.; СПб.: Издателство. къща "Герда", 1998г

3) Попов Г.Х. Лична техника на работа. - М., 1979.

4) Соловьов Е. Я. Етикет на бизнес човек: Организация на срещи, приеми, презентации. - Минск: ПКИП "Асар", 1994 г.

5) Федотов В. В. Рационална организация на умствената работа. - М.: Икономика, 1987.

Работното място е работна зона на служителя, оборудвана с необходимите инструменти за изпълнение на работните задължения.

Организирането на работното място на секретаря започва с оборудването му с мебели, специално оборудване и офис консумативи.

Необходимият комплект мебели трябва да включва:

§ офис бюро с плъзгащ се шкаф;

§ повдигащо-въртящ се стол;

§ помощна маса или стойка за офис техника;

§ шкаф за съхранение на документация;

§ сейф за съхранение на важни документи, бланки, печати и печати;

§ столове за посетители.

Сред офис консумативите и специалното оборудване можем да подчертаем елементи, които често се използват при работа с документи:

§ инструмент за писане;

§ папка или тава за текущи документи и хартия;

§ справочни и азбучни тетрадки, дневник, седмичник;

§ перфоратор, телбод (телбод);

§ нож за хартия, ножица;

§ корективен сертификат („щрих”), лепило;

§ магнитно устройство за съхранение на кламери, копчета и други дребни метални предмети;

§ Стенен часовник;

§ папка с надписи “За отчета”, “За подпис”, “Документи в процес” и др.

Всеки служител се нуждае от определени условия на труд, за да изпълнява успешно възложените му функции. Те трябва да осигурят максимален комфорт на служителя при работа с минимални усилия и време. Условията на труд се състоят от редица фактори: технически, хигиенни, социални, психологически, психофизически и естетически.

Условията на труд са съвкупност от фактори на работната среда, които влияят върху здравето и работоспособността на човек в процеса на неговата дейност.

Техническите фактори на условията на труд включват оборудване на работното му място със съвременна офис техника и използване на най-новите информационни технологии в работния процес. Когато организирате работното място на секретар, трябва да се погрижите за специални мебели и офис консумативи.

Хигиенните фактори трябва да гарантират запазване на силата и здравето, минимална умора и добро самочувствие на служителя по време на работа. Тези фактори включват осветеност на работното място, оптимални условия на температура и влажност в помещението, обмислени цветове в дизайна на помещенията, удобни мебели, които отговарят на ергономичните изисквания и др.

Социалните фактори създават усещане за комфорт и социална сигурност у служителя. Те включват храна за служителите, медицинска застраховка, достъп до спортни и фитнес зали, загриженост на ръководството за летните ваканции на служителите и др.

Психологическите фактори се определят от взаимоотношенията на служителите в екипа, стила на лидерство, т.е. психологическия климат на организацията. Съвместни празници, „здравни дни“, спортни състезания, насърчаване на служители, които са се доказали в работата си, поздравления за празници - всичко това са показатели за добър психологически климат в екипа. Такава психологическа среда допринася за работния дух, служителите я ценят и ценят работното си място.

Психофизическите фактори трябва да отчитат колебанията във физическото състояние на служителя през работния ден. Натоварването трябва да се разпредели според това условие. Например, първият работен час и веднага след обедната почивка не трябва да се планират за пика на производствената активност, тъй като тялото по това време е донякъде отпуснато и не е готово за интензивна работа. До края на работния ден настъпва обща умора, така че за този период трябва да оставите по-малко отговорна работа, която не изисква концентрация и психическо напрежение.

Пиковата човешка работоспособност настъпва от 9 до 12 часа и от 14 до 17 часа. За това време трябва да се планира основното производствено натоварване.

Естетическите фактори допринасят за доброто настроение на служителя, формират у него уважение към работата и гордост от предприятието, повишават престижа на работата. Мебели, цветя, щори, модерен интериор, приятна тиха музика, цветова схема в декорацията и много други могат да бъдат приписани на естетическите фактори, които влияят на условията на работа.

Условията на работа включват спазване на ергономичните изисквания. Комплектът секретарски мебели трябва да отговаря на тези изисквания.

Ергометрични изисквания за секретарски мебели

Разположението на мебелите и оборудването трябва да отговаря на следните принципи:

§ често използваните предмети трябва да са в работната зона, „под ръка“;

§ подреждането на предметите на масата трябва да съответства на правилото за „дясна и лява ръка“ (отдясно - това, което се взема и прави с дясната ръка, отляво - това, което се взема и прави с лявата ръка);

§ всеки предмет в стаята трябва да има свое собствено място и постоянна зона за движение.

Санитарно-хигиенните стандарти за офис служители, оборудвани с компютри и офис оборудване, се регулират от SanPiN 2.2.55.542-96 „Хигиенни изисквания за видео дисплеи, персонални електронни компютри и организация на работа“.

Санитарно-хигиенни изисквания към офис служителите

По този начин създаването на рационално оформление на работното място на секретаря в предприятието е от голямо значение както за улесняване на работата, така и за повишаване на нейната привлекателност, което има положителен ефект върху производителността на труда. Що се отнася до рационалната организация на работата на секретар-помощника, тя се състои от организация на работното място, условия на труд и планиране на работния ден.