heim · Andere · ECM-Programm zur Automatisierung des Dokumentenflusses, Chef-Assistent. hohes Maß an Informationssicherheit. ein einziger Informationsraum, der die Abteilungen der Abteilung und Auftragnehmer informativ verbindet

ECM-Programm zur Automatisierung des Dokumentenflusses, Chef-Assistent. hohes Maß an Informationssicherheit. ein einziger Informationsraum, der die Abteilungen der Abteilung und Auftragnehmer informativ verbindet

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VEREIN FÜR PROFESSIONELLE BILDUNGSORGANISATIONEN

„REGIONALE FINANZ- UND WIRTSCHAFTSTECHNIK“

KURSARBEIT

Disziplin: „Elektronische Dokumentenmanagementsysteme“

zum Thema: „Elektronisches Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent“

Abgeschlossen von einem Studenten im ersten Jahr

Fachgebiet: 230701 Angewandte Informatik (nach Branchen)

Mysina Anastasia Nikolaevna

  • Einführung
    • 1. Eigenschaften des EDMS Boss-Referent
      • 1.1 Elektronisches Dokumentenmanagement: Wesen und Relevanz
      • 1.2 Beschreibung des EDMS Boss-Referent
      • 1.3 Vor- und Nachteile von EDMS BOSS-Referent
    • 2. Analyse der Erfahrungen bei der Implementierung von EDMS BOSS-Referent
      • 2.1 Praxis der Implementierung von BOSS-Referent im Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation
      • 2.2 Erfahrung mit der Verwendung von BOSS-Referent in Rosnedvizhimost
    • Abschluss
    • Referenzliste
Einleitung Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ist für jede Regierungsbehörde relevant, insbesondere im Hinblick auf das staatliche Programm zur Schaffung einer „elektronischen Regierung“. Durch die Implementierung des Systems wird das Maß an Kontrolle über die Erfüllung ihrer Aufgaben durch die Mitarbeiter erhöht, die Leistungsdisziplin wird erhöht und gleichzeitig wird die Organisation Folgendes erlangen: - Transparenz des Dokumentenverkehrs; - ein einziger Informationsraum, der die Abteilungen der Abteilung und Auftragnehmer informativ verbindet; - garantierte Verfügbarkeit von Informationen und sofortiger Zugriff darauf; - beschleunigter Austausch von Dokumenten und Fristen, da keine physische Reproduktion und Bewegung von Dokumenten erforderlich ist; - verwaltete und kontrollierte Informationsflüsse und dadurch erhöhte Kontrollierbarkeit der gesamten Organisation. Die Hauptidee der Methodik zur Auswahl eines effektiven EDMS-Implementierungsmodells besteht darin, die Merkmale der Anforderungen zu analysieren, die Fähigkeiten der Mitglieder des Entwicklungsteams und des Benutzerteams zu untersuchen und hängt auch von der Art des Projekts und möglichen Risiken ab. Die Methodik zur Auswahl von Software für ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem basiert auf einem Vergleich der Anforderungen an das zukünftige System mit der Funktionalität einer bestimmten Software, einer vergleichenden Analyse sowie der Erfüllung der Anforderungen des EDMS selbst an die Hardware und die technische Infrastruktur . Der Zweck dieser Arbeit besteht darin, das elektronische Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent zu untersuchen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es notwendig, eine Reihe von Problemen zu lösen: - Beschreiben Sie das Boss-Referent EDMS; - Benutzer des elektronischen Dokumentenmanagementsystems BOSS-Referent berücksichtigen; - die Vor- und Nachteile des BOSS-Referent EDMS identifizieren; - Analyse der Praxis der Implementierung von BOSS-Referent im Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation; - Bewerten Sie die Erfahrungen mit der Verwendung von BOSS-Referent in Rosnedvizhimost. Gegenstand der Studie ist das elektronische Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent. Gegenstand der Forschung ist die Automatisierung der Dokumentationsunterstützung. 1. Merkmale des EDMS Boss-Referent 1.1 Elektronisches Dokumentenmanagement: Wesen und Relevanz des elektronischen Dokumentenmanagement-Referents

Die weltweite Praxis, die durch eine Reihe von Studien gestützt wird, zeigt, dass Organisationen bei der Entscheidung für die Implementierung eines EDMS in der Regel von drei Faktoren beeinflusst werden: dem Wunsch, ihre Effizienz zu steigern, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Der russische Markt bildet in dieser Hinsicht keine Ausnahme. Die Relevanz des Übergangs zum elektronischen Dokumentenmanagement russischer Unternehmen wird übrigens maßgeblich durch das in Kraft getretene Gesetz „Über personenbezogene Daten“ (Nr. 152-FZ) befeuert, das strenge Anforderungen an die Speicherung, Erhebung, Übermittlung und Verarbeitung von Kundendaten. Die zunehmende Menge gespeicherter Informationen und die Notwendigkeit, deren zuverlässigen Schutz zu gewährleisten, machen die Entscheidung von Unternehmen für Informationssysteme noch offensichtlicher.

Vergessen wir dabei nicht die Besonderheiten, die der russischen Büroarbeit traditionell innewohnen. Entwurfsdokumente, Einarbeitungsprotokolle, Übertragungsprotokolle, Anweisungen zu Dokumenten und Projekten, Aufgaben zu Anweisungen, Ausführungskontrolle, variable Prozesse zur Genehmigung von Dokumenten – all diese Merkmale des russischen Dokumentenflusses müssen im EDMS berücksichtigt werden. Gleichzeitig ist es notwendig, dass das System gleichzeitig den Anforderungen der Führungskräfte gerecht wird und zur Steigerung der Führungseffizienz sowie den Bedürfnissen der Mitarbeiter beiträgt und die notwendigen Voraussetzungen für eine Steigerung der Arbeitsproduktivität und der Qualität des Kundenservice schafft.

Ein moderner Manager erwartet vom EDMS natürlich das Wichtigste, nämlich die Steigerung der Effizienz des Unternehmens. Nicht alle Unternehmen können sich heute mit der Effizienz und Transparenz ihrer Geschäftsprozesse rühmen. Es ist keine Seltenheit, dass nicht klar ist, wer für die Ausführung bestimmter Funktionen verantwortlich ist, Mitarbeiter zahlreiche Routinevorgänge ausführen, eine große Anzahl von Papierdokumenten erstellt werden und Informationen verloren gehen.

EDMS ermöglicht nicht nur die Rationalisierung der Büroarbeit, die Einsparung von Zeit und Verbrauchsmaterialien, sondern trägt auch zu einer klareren Organisation der Geschäftsprozesse des Unternehmens bei und steigert so oft die Effizienz erheblich.

Ein Mitarbeiter erwartet vom EDMS vor allem eine Reduzierung des Routineanteils und Komfort bei der Arbeit mit Dokumenten sowie die Möglichkeit, keine Zeit mit der Suche nach den notwendigen Informationen zu verschwenden. Ein wichtiger Faktor ist die Benutzerfreundlichkeit des EDMS und die „Freundlichkeit“ seiner Schnittstelle. Das System muss für den durchschnittlichen Mitarbeiter, der täglich damit arbeitet, klar und verständlich sein.

Betrachten wir die Vorteile von EDMS. Zu den Hauptvorteilen des elektronischen Dokumentenmanagements gehören also:

1. Erhöhung der Geschäftstransparenz und Verwaltbarkeit durch verbesserten Zugang zu Informationen und klarere Kontrolle über Prozesse. Um die Transparenz der Geschäftsprozesse für das Management zu erhöhen und die Betrugswahrscheinlichkeit zu verringern, enthält jedes elektronische Dokumentenmanagementsystem ein Modul, das die Genehmigungs- und Änderungsprozesse aller Dokumente im System klar darstellt.

2. Zuverlässige Aufbewahrung und Verhinderung des Verlusts von Dokumenten, auch infolge höherer Gewalt, was eine Reduzierung rechtlicher und wirtschaftlicher Risiken bedeutet. 3. Kostenreduzierung. Durch die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements können die Kosten für die Aufbewahrung von Dokumentationen sowie für Verbrauchsmaterialien, die für den Papierdokumentenfluss verwendet werden, gesenkt werden. 4. Überwachung der Ausführung von Aufträgen durch flexible Berichterstattung, die es dem Management ermöglicht, die Anzahl der verarbeiteten, genehmigten und überfälligen Dokumente zu analysieren und Maßnahmen zur Korrektur der Situation zu ergreifen. 5. Erhöhte Mitarbeiterproduktivität. Durch die Reduzierung der Routinevorgänge, die Zeitersparnis und die Erhöhung des Arbeitskomforts steigt auch die Produktivität der Mitarbeiter. Darüber hinaus werden durch die richtige Organisation des elektronischen Dokumentenmanagements Fehler im Zusammenhang mit dem sogenannten menschlichen Faktor vermieden. 6. Schnellsuche. Die Möglichkeit, die benötigten Dokumente schnell und einfach zu finden, ist einer der Hauptvorteile eines EDMS. 7. Kollektive Arbeit mit Dokumenten. Durch die Automatisierung des Dokumentenflusses können mehrere Benutzer gleichzeitig mit derselben Datei arbeiten und eine einzige Dokumentendatenbank durchsuchen. 8. Beschränkung des Zugangs zu Dokumenten. Jeder Benutzer des Systems sieht nur die Dokumente, auf die er Zugriff hat. 9. Beschleunigung des Koordinierungs- und Genehmigungsprozesses von Dokumenten.

Beachten Sie, dass es bei der Auswahl eines EDMS wichtig ist, auf die Flexibilität des Systems, die Möglichkeit der Anpassung an bestimmte Geschäftsaufgaben sowie das Potenzial für Weiterentwicklung zu achten. Letzteres kann Folgendes umfassen: Einrichten von Geschäftsprozessen zur Genehmigung von Finanzdokumenten, Integration mit 1C und anderen Buchhaltungssystemen, Barcodes, Erstellen eines Archivs der Primärdokumentation, Integration mit einem System elektronischer digitaler Signaturen, Fließscannen und Dokumentenerkennung mit automatischer Kartenerstellung , usw.

Die Relevanz des elektronischen Dokumentenmanagements wird durch die objektiven Anforderungen der Zeit, wie das Wachstum des Informationsflusses und die Dynamik des Informationsumfelds, bestimmt und zunehmend durch Aussagen der Landesführung bestätigt. Wie der Präsident der Russischen Föderation D.A. sagte Medwedew bei einer Sitzung des Präsidiums des Staatsrates in Petrosawodsk: „Elektronisches Dokumentenmanagement soll 2010 Realität werden.“ Natürlich können wir noch nicht sagen, dass der „Befehl“ des Präsidenten vollständig umgesetzt wurde, aber viele russische Unternehmen haben bereits durch ihre eigene Praxis die Wirksamkeit von EDS als Instrument zur Risikominderung und Erlangung von Wettbewerbsvorteilen auf dem Markt gesehen.

Bei allen offensichtlichen Vorteilen von EDMS ist es natürlich noch nicht möglich, vollständig auf elektronisches Dokumentenmanagement umzusteigen, sowohl aus Sicht der Gesetzgebung der Russischen Föderation, nach der immer noch die Hauptform des Dokuments berücksichtigt wird Papier und aufgrund der objektiven Realitäten des Lebens. Heute haben russische Unternehmen jedoch die Möglichkeit, ein wirksames Managementinstrument zu erhalten, das für die Geschäftsentwicklung unter modernen Bedingungen erforderlich ist.

1. 2 Beschreibung des EDMS Boss-Referent

Der Einsatz von EDMS BOSS-Referent im Managementprozess führt zu einer Optimierung der Bewegung von Unternehmensdokumenten, einer Beschleunigung der Entscheidungsfindung durch die Unternehmensleitung und einer Verbesserung der Managementqualität sowie einer Steigerung der Führungsdisziplin und der Mitarbeitereffizienz. Das elektronische Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent amortisiert sich in einem Zeitraum von 6 Monaten bis 2 Jahren.

Das BOSS-Referent-Programm hilft bei der Organisation des Dokumentenflusses gemäß den Standards des Qualitätsmanagementsystems und ist ein zuverlässiger Helfer bei der Lösung von Managementproblemen. Die Verwendung des Systems: - ermöglicht Ihnen, den Papierdokumentenfluss weitestgehend zu eliminieren; - hilft bei der Optimierung der Arbeit mit Verträgen und Anträgen; - organisiert ein effektives Projektmanagement; - verbessert die Kontrolle über die Ausführung von Aufgaben und Anweisungen des Managements.

Mit der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems BOSS-Referent in Behörden und Behörden wird die Grundlage geschaffen, den Informationsaustausch mit externen Nutzern im Sinne des „Electronic Government“ zu etablieren und die Arbeit von Behördenportalen zu organisieren. Das Softwareprodukt BOSS-Referent sorgt für Transparenz der Aktivitäten und verbessert die Qualität staatlicher Dienstleistungen. Das System ermöglicht es Ihnen, die Haushaltsausgaben für die Aufrechterhaltung staatlicher Stellen zu senken, die Produktivität und Effizienz des Managements zu steigern und die Disziplin der Führungskräfte besser zu kontrollieren. In privaten Organisationen erhöht die Schaffung eines Systems die Effizienz von Managemententscheidungen und die Produktivität der Mitarbeiter, indem die Zeit verkürzt wird, die für die Verarbeitung eines Dokuments und die Suche nach den erforderlichen Informationen benötigt wird.

EDMS BOSS-Referent bietet eine Reihe unbestreitbarer Vorteile, nämlich: - Schaffung eines einheitlichen Informationsfelds in Organisationen mit einer breiten Branchenstruktur; - schnelle Umsetzung mit Anpassung an die Anforderungen der Organisation unter Einbeziehung von Kundenspezialisten in die Lösung dieser Probleme; - Eine praktische und zugängliche Schnittstelle ermöglicht es dem Personal der Organisation, die Arbeit im System in kurzer Zeit stressfrei zu meistern. - Die effiziente Arbeit der Benutzer erfolgt über den Lotus- und Web-Client. - zuverlässiger Betrieb des Systems, Support und Verwaltung in allen Filialen von einem einzigen Zentrum rund um die Uhr; - Reduzierung des Datenverkehrs beim Arbeiten in einer verteilten Umgebung; - reichliche Möglichkeiten für Systemwachstum in Bezug auf die Anzahl der Benutzer, Dokumenttypen und Websites; - hohes Maß an Informationssicherheit; - reiche und erfolgreiche Implementierungserfahrung, Professionalität der Entwickler; - attraktiver und erschwinglicher Preis bei hoher Systembetriebsqualität.

Die Erstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in einem Unternehmen umfasst den Erwerb der erforderlichen Anzahl von Lizenzen, die Einrichtung und Implementierung des Systems, die Schulung des Personals sowie die Organisation von Support und Wartung des Systems. Partner des Unternehmens BOSS-Referent verkaufen Lizenzen an Endbenutzer. Es ist erforderlich, Lizenzen für das BOSS-Referent-Programm und Lizenzen für die IBM Lotus Notes/Domino-Plattform entsprechend der Anzahl der Benutzer im System zu erwerben.

Durch die Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems hat die Organisation die Möglichkeit, die Ordnung im Dokumentenfluss wiederherzustellen, die Dokumentenverarbeitungszeit zu verkürzen und die Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten zu verbessern. Die Effizienz der Entscheidungsfindung der Unternehmensleitung steigt durch die schnelle Suche nach den notwendigen Informationen. Ein wichtiger Aspekt im Wettbewerb ist die Informationssicherheit, die der EDMS BOSS-Referent in vollem Umfang gewährleistet. Die Schaffung eines einheitlichen Informationsraums verbessert die Interaktion zwischen Regierungsbehörden und macht die Aktivitäten von Regierungsbehörden transparenter.

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem, das auf der Grundlage des BOSS-Referent-Managementdokumentationssystems aufgebaut ist, kann konventionell als eine Reihe mehrerer Schichten dargestellt werden. Das BOSS-Referent-System besteht aus folgenden Modulen: Serverhardware, Client-Workstations, lokale Netzwerke, Modems, Drucker, Scanner, unterbrechungsfreie Stromversorgung und andere technische Mittel. Abbildung 1 – Schichten des BOSS-Referent-Managementdokumentationssystems Betriebssystem: Netzwerkbetriebssystem Windows, Linux, andere und Transportprotokolle, die die gesamte Hardware in einem einzigen Komplex kombinieren. Lotus Notes/Domino ist eine Anwendungssoftwareplattform, die ein Add-on zu einem Netzwerkbetriebssystem darstellt und Tools für die Dokumentenspeicherung, Datenreplikation (Synchronisierung), Volltextsuche, E-Mail und andere wichtige Mechanismen umfasst. BOSS-Referent – ​​anwendungsverbundene Softwaremodule, die in der Lotus Notes/Domino-Umgebung arbeiten und Geschäftsprozesse des Managements und teilweise den funktionalen Dokumentenfluss unterstützen. Organisatorische und regulatorische Unterstützung: Vorschriften, Betriebsregeln, Anweisungen für Benutzer und Systemadministratoren usw. BOSS-Referent umfasst eine Reihe miteinander verbundener Subsysteme, die zur Erstellung eines elektronischen Dokumentenmanagement- und Büroautomatisierungssystems entwickelt wurden. Abbildung 2 – Struktur des elektronischen Dokumentenmanagements „BOSS-Referent“

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem „BOSS-Referent“ ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie hochqualifizierte Spezialisten die ihnen übertragenen Aufgaben angehen. Es wurde von BOSS-Referent entwickelt, um den Dokumentenfluss im Management und die Büroarbeit zu automatisieren. EDMS BOSS-Referent wurde 1996 gegründet und ist heute einer der Marktführer für ECM-Lösungen (Enterprise Content Management) auf dem russischen Markt. Von allen im Jahr 2008 installierten EDMS-Arbeitsplätzen waren 25 %, also jeder vierte, auf dem BOSS-Referent-System implementiert (laut EDMS-Marktbericht von DSS Consulting).

Das größte EDMS in Russland basiert auf der BOSS-Referent-Plattform im Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation (FTS) – mehr als 85.000 Benutzer, und im Unternehmen MTS – das System vereint mehr als 25.000 Mitarbeiter.

Die oben genannten Fakten erklären recht gut, warum bei der Suche im Internet nach der Wortkombination „Chefassistent“ fast unmittelbar nach einer Beschreibung des Berufs eines Assistenten oder einer Sekretärin-Assistentin und der Entstehungsgeschichte des Wortes „Chef“ Neben Artikeln zum Umgang mit denselben Chefs bei beruflichen Aktivitäten finden Sie Links zu diesem Produkt.

Der Hauptbildschirm vermittelt dem Benutzer ein klares Bild über den aktuellen Stand der Dinge. Ein Mitarbeiter kann die Anzahl und den Inhalt der unmittelbaren Aufgaben sowie die Menge der zur Bearbeitung eingegangenen Post und Dokumente leicht einschätzen und bei Bedarf mit einem bestimmten Dokument, Brief oder einer bestimmten Anweisung fortfahren. Neue Aufgaben lassen den Mitarbeiter nicht alleine, bis sie erledigt sind. Abbildung 3 – Hauptbildschirm des Programms

Eines der Ziele des Programms ist die Gewährleistung eines sauberen und ordentlichen Arbeitsplatzes. Typischerweise arbeitet ein Benutzer mit mehreren Dutzend Dokumenten. Um die Anzahl der angezeigten Dokumente zu begrenzen, werden zusammenarbeitende Schalter verwendet, die den Kontext nicht radikal verändern, sondern die aktuelle Ansicht der Liste der Dokumente verfeinern.

Abbildung 4 – Anleitungsbildschirm Benutzer des elektronischen Dokumentenmanagementsystems BOSS-Referent sind Bundes- und Regionalbehörden, staatliche Einheitsunternehmen, Handelsunternehmen, darunter sowohl Holdinggesellschaften mit einer großen Zweigstellenstruktur als auch kleine Organisationen. Die Automatisierung des Dokumentenmanagements mit Hilfe von BOSS-Referent führt zu einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, einem einfacheren Zugang zu Informationen für Managemententscheidungen, einer verbesserten Leistungsdisziplin und damit insgesamt zu einer Steigerung der Managementqualität. Von EDMS BOSS-Referent gelöste Managementaufgaben: - effektive Arbeit mit Verträgen organisieren; - den internen Dokumentenfluss im Unternehmen so papierlos wie möglich gestalten; - den Dokumentenfluss von Bundes- oder Regionalbehörden automatisieren; - Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Kontrolle über die Ausführung der Anweisungen der Manager; - die Effizienz der Bearbeitung von Anträgen steigern; - Dokumentenmanagement innerhalb des Qualitätsmanagementsystems etablieren. Es ist nicht verwunderlich, dass die Suchanfragen „Chefassistent“ häufig von Vertretern sowohl kommerzieller Organisationen als auch staatlicher Strukturen in Suchmaschinen eingegeben werden. Die Implementierung des BOSS-Referent EDMS führt zu folgenden Ergebnissen: - Verbesserung der Qualität öffentlicher Dienstleistungen; - Verbesserung der Leistungsdisziplin, Erhöhung der Kontrollierbarkeit; - Erhöhung der Transparenz und Offenheit der Aktivitäten; - Reduzierung der Kosten zur Sicherstellung der Arbeit staatlicher Stellen; - Schaffung der Grundlagen für ein umfassendes Informationssystem wie „Electronic Government“ (abteilungsübergreifender Dokumentenfluss, EARs, Archive, Behördenportale). Die Amortisationszeit des Systems liegt zwischen sechs Monaten und zwei Jahren. 1.3 Vor- und Nachteile von EDMS BOSS-Referent Vorteile für Handelsunternehmen: - erhöhte Handhabbarkeit; - schnelle Reaktion auf Änderungen; - Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt. Die Vorteile des BOSS-Referent EDMS werden durch die breiten Funktionen der IBM Lotus-Plattform, die High-Tech-Architektur und die umfangreiche Implementierungserfahrung bestimmt. Folgende Vorteile der Lösung gegenüber Wettbewerbern lassen sich hervorheben: Vorteile: - schnelle Implementierung und schnelle Automatisierung von Dokumentenverarbeitungsprozessen; - Benutzer können die Grundlagen der Arbeit mit dem System leicht erlernen, da die Benutzeroberfläche bequem und intuitiv ist. - die Möglichkeit für Benutzer, sowohl über den Lotus-Client als auch über das Web vollständig mit dem System zu arbeiten; - zahlreiche Möglichkeiten zur Anpassung des Systems an die Bedürfnisse der Organisation, auch durch die Spezialisten des Kunden; - die Möglichkeit, in Organisationen mit einer geografisch verteilten Struktur einen wirklich einheitlichen Informationsraum aufzubauen; - Reduzierung des Datenverkehrs bei der Arbeit in einer verteilten Umgebung durch die Umsetzung des Prinzips „Das Dokument wird nur dorthin geliefert, wo es für die Arbeit benötigt wird“; - Gewährleistung der Zuverlässigkeit und Fehlertoleranz des Systems rund um die Uhr; - einfache Systemwartung und die Möglichkeit, das EDMS in allen Zweigstellen von einem einzigen Punkt aus zu verwalten; - Gewährleistung eines hohen Maßes an Datensicherheit; - eines der besten Angebote auf dem Markt im Hinblick auf das Preis-Leistungs-Verhältnis; - Die Wirksamkeit und der Nutzen des Systems werden durch die Erfahrung vieler erfolgreicher Implementierungen bestätigt.

Zu den Nachteilen zählen die fehlende Offline-Arbeit und eine etwas veraltete Benutzeroberfläche. Auf Seiten der Nutzer besteht eine Voreingenommenheit gegenüber der Plattform. Äußerst umständliche Verwaltung der Zugriffsrechte auf Dokumente bei normaler Personalfluktuation, fehlende Gruppenzugriffsrechte. Probleme bei der Veröffentlichung neuer Softwareversionen, schlechter Garantiesupport.

2. Analyse der Erfahrungen bei der Implementierung von EDMS BOSS-Referent 2.1 Praxis der Implementierung von BOSS-Referent im Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation

Die Unternehmensgruppe IT Co. und ihre Partner haben eine beträchtliche Anzahl von Projekten zur Schaffung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme auf der BOSS-Referent-Plattform bei Unternehmen unterschiedlicher Branchen, Größen und Eigentumsformen umgesetzt.

Der Föderale Steuerdienst der Russischen Föderation ist die größte Abteilung in der Struktur der Regierungsbehörden unseres Landes. Der Bundessteuerdienst erhält und verarbeitet jedes Jahr mehr als 200.000 Dokumente von Bürgern, juristischen Personen und Regierungsbehörden. In diesem Zusammenhang ist eine der Hauptaufgaben des Föderalen Steuerdienstes die Schaffung eines Dokumentenverwaltungssystems.

Als Grundlage für das abteilungsbezogene elektronische Dokumentenverwaltungssystem des Federal Tax Service wurde das von der IT Company auf der Lotus Domino/Notes-Plattform entwickelte Softwarepaket BOSS-Referent ausgewählt. Das gemeinsame Projekt von IT Co. und dem Hauptforschungsrechenzentrum des Föderalen Steuerdienstes Russlands (GNIVC) zur Schaffung eines EDMS wird in drei Phasen durchgeführt.

Derzeit übersteigt die Zahl der Systembenutzer 88.000 und nach Abschluss des Projekts werden mehr als 120.000 Menschen im System arbeiten. Bereits heute ist das elektronische Dokumentenverwaltungssystem des Föderalen Steuerdienstes Russlands das größte in unserem Land.

Mitte 2008 umfasste das abteilungsbezogene elektronische Dokumentenverwaltungssystem des Föderalen Steuerdienstes Russlands mehr als 800 Organisationen. Darunter: das Zentralamt des Föderalen Steuerdienstes, mehr als 80 Territorialabteilungen des Föderalen Steuerdienstes, 7 Inspektionen des Föderalen Steuerdienstes für die Bundesbezirke der Russischen Föderation, 9 interregionale Inspektionen für große Steuerzahler, mehr als 750 Bezirke und Stadtinspektionen des Föderalen Steuerdienstes.

Die quantitativen Indikatoren des Dokumentenflusses im Jahr 2007 sind beeindruckend. Die Anzahl der eingehenden und ausgehenden Briefe, die über das EDMS in der Zentrale zugestellt und registriert wurden, betrug: 185.000 eingehende bzw. 235.000 ausgehende Dokumente. Für die Gebietsverwaltung des Föderalen Steuerdienstes in der Republik Tatarstan sind diese Indikatoren beispielsweise gleich: 113.000 und 132.000 Dokumente.

Abbildung 5 – Elektronisches Dokumentenverwaltungssystem des Bundessteuerdienstes

Das elektronische Dokumentenverwaltungssystem des Föderalen Steuerdienstes dient der Automatisierung der wichtigsten Dokumentenverwaltungsprozesse in der Zentrale, den Direktionen (UFTS) und den Interregionalen Inspektionen (IRI) des Föderalen Steuerdienstes Russlands, der Föderalen Steuerdienstinspektion (Inspektion von des Föderalen Steuerdienstes Russlands und sorgen für deren effektive Interaktion untereinander im Arbeitsprozess.

Das EDMS des Föderalen Steuerdienstes Russlands besteht aus drei Ebenen, zwischen denen die Informationsinteraktion erfolgt:

1. Ebene: EDMS-Zentralverwaltung des Bundessteuerdienstes

2. Ebene: EDMS Federal Tax Service (MRI) („EDS-Region“)

3. Ebene: EDS des Bundessteuerdienstes.

Die Lotus Notes/Domino-Produktfamilie wird als Basiskomponente des EDMS des Federal Tax Service verwendet.

Das Notes/Domino-System unterstützt ein mehrstufiges hierarchisches Zertifikatsystem für Benutzer und Server. Das Projekt verwendet ein einheitliches Zertifikatssystem für die gesamte Organisation unter Berücksichtigung der dreistufigen Organisationsstruktur und der territorialen Verteilung der Abteilungen. Gemäß diesem Schema basiert die Lotus Notes/Domino-Infrastruktur auf einem einzigen Stammzertifizierer – dem Federal Tax Service. Analog zum Zertifikat der Zentrale der Zentralbehörde / des Bundessteuerdienstes wurde für jede Direktion des Bundessteuerdienstes ein Zertifizierer der Stufe 1 vom Typ CodeUFNS / Bundessteuerdienst erstellt – zum Beispiel R05 / Bundessteuerdienst.

Jeder Federal Tax Service (IRI) verfügt über eine eigene Notes-Domäne. Alle Server des Federal Tax Service werden als erste Server in ihren Domänen installiert. Server in Regionsinspektionen werden als zweite Server in denselben Domänen installiert.

Alle Server des Federal Tax Service (MRI) verfügen über ein eigenes Lotus Notes-Adressbuch (Domino Directory).

Der einheitliche Katalog des Bundessteuerdienstes wird bereitgestellt von:

Replikation aller Adressbücher auf den zentralen Hub-Server (Push);

Verwendung der Verzeichniskatalogdatenbank und der standardmäßigen Lotus Notes-Dircat-Aufgabe;

Replikation der Verzeichniskatalogdatenbank in Regionen (Pull).

Dies ermöglicht den beliebigen E-Mail-Austausch und die Interaktion zwischen verschiedenen Bundessteuerdiensten, interregionalen Aufsichtsbehörden und Bundessteuerdiensten.

Das Hauptmerkmal des Bundessteuerdienstes ist ein dreistufiges Ämtersystem. Nicht nur der Abteilungsleiter, sondern auch seine Stellvertreter sowie Abteilungsleiter verfügen über ein eigenes Büro. Dabei operiert eine Multi-Office-Struktur auf Zielgruppen- und Abteilungsebene, wodurch sichergestellt werden kann, dass nur Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten mit Dokumenten verschiedener Gruppen arbeiten. Mitarbeiter der Bezirksinspektionen arbeiten mit den speziell für jede Inspektion erstellten Datenbanken „Chancery – Federal Tax Service“. Das EDMS erstellt automatisch wöchentliche Register der an die Steuerabteilungen übermittelten und registrierten Dokumente, die an die Zielgruppe weitergeleitet werden. Ähnliche Register werden von Bezirksinspektoren an die zuständige Abteilung übermittelt.

Das EDMS des Federal Tax Service hat die Möglichkeit implementiert, Dokumente in der Office-Datenbank zu archivieren. Die Archive der regionalen Dienststellen, Inspektionen und zuständigen Behörden sind autonom.

Speziell für Mitarbeiter des Steuerdienstes wurde ein Fernlehrsystem entwickelt, das alle Merkmale des EDMS des Bundessteuerdienstes berücksichtigt und dessen Modul darstellt.

2 .2 Erfahrung mit der Verwendung von BOSS-Referent in Rosnedvizhimost

Die Bundesagentur für Immobilienkataster (Rosnedvizhimost) ist ein föderales Exekutivorgan, das die Aufgaben der Verwaltung des Staatseigentums und der Erbringung öffentlicher Dienstleistungen im Bereich der Führung des staatlichen Immobilienkatasters, der Durchführung der staatlichen Katasterregistrierung von Immobilien und der Katastertätigkeiten wahrnimmt. staatliche Katasterbewertung von Grundstücken, Grundstücksverwaltung und staatliche Überwachung von Grundstücken sowie Funktionen der staatlichen Grundstückskontrolle.

Der Aufbau des Rosnedvizhimost EDMS erfolgte in zwei Richtungen: Automatisierung des Dokumentenflusses in der Zentrale der Abteilung und Einführung elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme auf regionaler Ebene – in den Rosnedvizhimost-Direktionen für die Teilstaaten der Föderation und Kataster Kammern.

Mitte 2015 umfasste das EDMS von Rosnedvizhimost mehr als 220 Abteilungsorganisationen (Zentralbüro, Territorialdirektionen von Rosnedvizhimost in den Teilgebieten der Föderation, Bundeskatasterkammern in den Teilgebieten der Föderation) mit Sitz in den Zeitzonen von Tschukotka bis Kaliningrad Die Zahl der aktiven Nutzer des elektronischen Dokumentenmanagementsystems überstieg 2000.

Fast von den ersten Tagen der Umsetzung an erhielt die Agentur ein leistungsstarkes Instrument, das die bedingungslose Ausführung aller Regierungsaufträge gewährleistet. Das System ermöglicht es allen Führungskräften, die Ausführung von Weisungen selbstständig zu überwachen. Ein sehr wichtiges Ergebnis der Einführung von EDMS ist die Beseitigung des Problems der Speicherung von Dokumenten, einschließlich der aktuellen Korrespondenz.

Das System wird auf dedizierten Servern bereitgestellt und betrieben. Dies bedeutet, dass jedes Subjekt der Föderation ein regionales elektronisches Dokumentenverwaltungssystem auf seiner eigenen Serverbasis und seinem eigenen Abonnentennetzwerk implementiert hat, alle diese regionalen EDMS jedoch in das Gesamtsystem integriert sind. Das heißt, es wurde eine hierarchische Struktur aufgebaut, die es Mitarbeitern der Gebietsabteilungen ermöglicht, selbstständig Arbeiten im EDMS durchzuführen.

Das System umfasst Softwarekomponenten, die eine maximale Automatisierung der folgenden grundlegenden Produktionsprozesse ermöglichen: - Registrierung der eingehenden und ausgehenden Dokumentation (mehrstufige komplexe Datenbank „Office“); - Verteilung von Dokumenten; - Bearbeitung von Bürgerbeschwerden sowie Überwachung der Ausführung der darüber getroffenen Entscheidungen (DB „Bürgeranträge“); - Überwachung der Ausführung der von der Agenturleitung erteilten Weisungen anhand der eingehenden Unterlagen (DB „Aufträge“, DB „Büro des Leiters“); - Registrierung, Speicherung von Aufträgen, Weisungen, Weisungen der Geschäftsführung etc. (DB „Organisations- und Verwaltungsdokumente“); - Genehmigung von Dokumentenentwürfen und deren Vorlage zur Genehmigung und anschließenden Registrierung; - mit Dokumenten arbeiten „Für den offiziellen Gebrauch; - Suche nach Dokumenten. Jede Gebietsabteilung verfügt über einen ähnlichen Satz von Datenbanken, um unabhängige Arbeiten zur Aufrechterhaltung der Dokumentationsunterstützung für das Management durchzuführen. Es wurden Arbeiten durchgeführt, um den Prozess der Registrierung von Dokumenten und deren Konvertierung vom Papierformat in die elektronische Form zu optimieren. Es wurde ein spezieller Hardware- und Softwarekomplex angeschlossen, der es Ihnen ermöglicht, große Dokumentationsmengen gleichzeitig zu scannen und Dokumentbilder automatisch an EDMS-Registrierungskarten anzuhängen. Während der Umsetzung des Projekts wurden Schulungen für alle Benutzerkategorien, auch in den Gebietsabteilungen, organisiert und durchgeführt. Dies war für sie ein zusätzlicher positiver Faktor, um mit der Arbeit im System zu beginnen und sich an die neuen Bedingungen für die Arbeit mit Dokumenten anzupassen. Die technische Unterstützung erfolgt zentral durch die abteilungsbezogene EDMS-Verwaltungsgruppe der Zentrale der Agentur. Derzeit erscheint es interessant, das System in folgenden Bereichen weiterzuentwickeln: 1. Automatisierung der Prozesse der Organisation von Besprechungen, der Verwaltung von Entscheidungen und der Berichterstattung darüber. 2. Automatisierung der Prozesse zur Speicherung und Verwaltung von Projektdokumenten in den Strukturabteilungen der Agentur. 3. Interaktion des EDMS mit anderen automatisierten Kontrollsystemen und Verwaltung der Veröffentlichung der vom System bereitgestellten Dienste und Dokumente. 4. Möglichkeit einer umfassenden Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten in den Gebietsabteilungen und den Erhalt von Berichten von der Zentrale. Dadurch werden zusätzliche Mechanismen bereitgestellt, um Informationen über den aktuellen Status von Dokumenten zu erhalten, die zur Ausführung an die Territorialdirektionen der Agentur gesendet werden, und auf deren Grundlage erstellte Anordnungen. 5. Möglichkeit der automatisierten Überwachung von EDMS-TU von der Zentrale aus (Erhebung statistischer Informationen). Verfügbarkeit strukturierter Daten zu quantitativen Indikatoren der Arbeit mit Dokumenten im EDMS untergeordneter Organisationen. Möglichkeit der Erstellung statistischer Berichte. Fazit: Steigende Informationsmengen wie eingehende/ausgehende/interne Korrespondenz, Faxe, Verträge, Anträge, Bestellungen und andere Arbeitsdokumente sind längst zu einem festen Bestandteil von Geschäftsprozessen geworden und erfordern eine regelmäßige Bearbeitung und Organisation – Generierung, Sortierung, Analyse, Freigabe und Zustimmung. EDMS erleichtert die Verarbeitung von Dokumenten, stellt die Relevanz der gespeicherten Informationen sicher und verkürzt den Zeitaufwand für die Suche nach den erforderlichen Daten erheblich.

Bei der Auswahl des optimalen EDMS sollten die zu lösenden Aufgaben und die Besonderheiten des Unternehmens bzw. der Organisation berücksichtigt werden. Derzeit ist es möglich, sowohl komplexe EDMS, die alle Bereiche der Büroarbeit in großen Organisationen und verteilten Holdingstrukturen abdecken, als auch einfachere, unkomplizierte Systeme für kleine und mittlere Unternehmen zu implementieren.

Die Hauptfunktionen des elektronischen Dokumentenmanagementsystems sind die Registrierung und Speicherung der Korrespondenz, einschließlich elektronischer Korrespondenz und interner Mitarbeiterdokumentation; - Optimierung der Koordinierungs- und Genehmigungsprozesse von Dokumenten; - Gewährleistung einer zuverlässigen, zeitnahen und langfristigen Archivierung der Dokumentation mit einem anpassbaren Mechanismus zur automatischen Archivierung von Dokumenten; - Vereinheitlichung und Standardisierung von Formularen und Dokumentenvorlagen; - Führen einer Kundenliste und Verfolgen des Verlaufs der Interaktion mit ihnen; - Schaffung eines einheitlichen Informationsraums und Gewährleistung der Möglichkeit einer voll funktionsfähigen Arbeit der Mitarbeiter im Büro und im Fernzugriffsmodus; - Planung allgemeiner und persönlicher Veranstaltungen. Ein großer Vorteil des EDMS ist die Möglichkeit, nicht nur Dokumente, sondern auch Kommunikationsprozesse der Mitarbeiter in elektronische Form umzuwandeln, wodurch die Organisation von Besprechungen und Diskussionen, der Austausch relevanter und strategischer Informationen sowie die Koordination beschleunigt und vereinfacht werden können Mitarbeiteraktionen unabhängig vom Standort (andere Büros, andere Städte). Phasen der Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems: - Prüfung bestehender Dokumentationsmanagementvorschriften, Anforderungen und Funktionalität des EDMS - Inbetriebnahme mit Installation der Software - Schulung der Mitarbeiterbenutzer zum Umgang mit dem System - Unterstützung während des Probebetriebs Die Einführung von EDMS verändert den Dokumentenflussprozess in der Organisation qualitativ und bietet folgende Vorteile: - Verkürzung der Zeit für die Suche nach den erforderlichen Dokumenten aufgrund der End-to-End-Suche in der Unternehmensdatenbank; - Reduzierung der Arbeitsintensität und Steigerung der Effizienz der Interaktion zwischen verschiedenen Abteilungen; - Steigerung der Effizienz der Interaktion zwischen verschiedenen Abteilungen; - Verbesserung des Systems zur Verwaltung und Kontrolle des Dokumentationsverarbeitungsprozesses; - Verkürzung der Lieferzeit von Managementinformationen: Bestellungen, Anweisungen, Anweisungen; - Verringerung des Risikos eines Dokumentenverlusts; - die Fähigkeit, aufgrund der Vollständigkeit und Relevanz der bereitgestellten Informationen schnell Entscheidungen zu treffen; - Reduzierung der Anzahl der Papierdokumente im Dokumentenfluss des Unternehmens durch Scannen aller eingehenden und ausgehenden Unterlagen; - Erhöhung der Sicherheit der Dokumentenspeicherung durch Einführung eines autorisierten Zugriffs auf das System unter Berücksichtigung von Zugriffsrollen und Mitarbeiterrechten auf diese Informationen. Ein Beispiel für ein EDMS ist das in dieser Arbeit diskutierte BOSS-Referent-System. Wie aus den vorgestellten Beispielen hervorgeht, haben eine Reihe von Institutionen (Bundessteuerdienst, Rosnedvizhimost) es bereits in die Praxis umgesetzt und konnten die Ergebnisse im Zusammenhang mit der praktischen Optimierung des Dokumentenflusses bewerten. Referenzen 1. Baykova I.Yu. Dokumentenfluss und Büroarbeit: So organisieren Sie die Arbeit mit Dokumenten. - M.: Eksmo, 2014. - 483 S. 2. Bardaev E.A., Kravchenko V.B. Dokumentation. - M.: Akademie, 2012. - 291 S. 3. Basakov M.I. Büroarbeit und Korrespondenz in Fragen und Antworten: Ein Lehrbuch für Studierende wirtschaftswissenschaftlicher Universitäten und Fachhochschulen – 5. Aufl., überarbeitet. Und zusätzlich //Reihe „Lehrbücher und Lehrmittel“ – Rostov n/a: Phoenix Publishing House, 2013. – 320 S. 4. Bobyleva M.P. Fragen der Analyse des Dokumentenflusses einer Organisation unter den Bedingungen der Verwendung automatisierter Systeme // Records Management. - 2012. - Nr. 8. - S. 50-56 5. Bobyleva M.P. Auf dem Weg zum Informationsmanagement (Fragen der Bewertung der Aktivitäten von Dokumentationsunterstützungsdiensten für das Management unter den Bedingungen der Automatisierung des Dokumentenflusses) // Records Management. - 2014. - Nr. 2. - Mit. 67-69 6. Bykova T.A., Kuznetsova T.V., Sankina L.V. Dokumentationsunterstützung für das Management (Papierkram): Lehrbuch. Zuschuss. - 2. Aufl. M.: INFRA-M, 2012. - 260 S. 7. Vigera A.M., Dorofeeva O.P., Gubskaya E.K. Büroarbeit. Reihe „Schulung“. Rostov n/d: Phoenix, 2011. - 270 S. 8. Grinberg, A. S. Dokumentationsunterstützung für das Management [Elektronische Ressource]: ein Lehrbuch für Universitätsstudenten, die in den Bereichen „Wirtschaft“ und „Management“, Fachgebiete „Informatik“, „Dokumentation und Dokumentationsunterstützung für das Management“, „Automatisierung und Management“ studieren ” / A. S. Grinberg et al. - M.: UNITY-DANA, 2012. - 391 S. 9. Büroarbeit (Organisation und Technologien des Dokumentenmanagements); Lehrbuch für Universitäten/Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. usw.; Herausgegeben von Prof. T.A. Kuznetsova. - M.: UNITY-DANA, 2013. - 359 S.

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15. Kunyaev, N. N. Vertraulicher Papierkram und sicheres elektronisches Dokumentenmanagement [Elektronische Ressource]: Lehrbuch / N. N. Kunyaev, A. S. Demushkin, A. G. Fabrichnov; unter allgemein Hrsg. N. N. Kunyaeva. - M.: Logos, 2011. - 452 S.

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21. Elektronische Ressource: Computer Technology Center: Elektronisches Dokumentenmanagementsystem N-System. - Zugriffsmodus: http://www.cland.ru/

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Zweck des BOSS-Referent-Systems

Das BOSS-Referent-System wurde entwickelt, um den Management-Dokumentenfluss und die Büroarbeit zu automatisieren. Abnehmer sind Handelsunternehmen, Landeseinheitsbetriebe und Behörden.

Die wichtigsten Ergebnisse der Systemimplementierung sind:

  • - Erhöhung der Handhabbarkeit der Organisation. Ein neues Maß an Leistungsdisziplin.
  • - Unterstützung von Vorschriften für die unternehmensinterne Interaktion. Erhöhte Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung.
  • - Schaffung von Bedingungen für den Wissens- und Informationsaustausch. Verbesserung der Prozesse, Produkte und Dienstleistungen der Organisation.

Vorteile des BOSS-Referent-Systems

  • - Tools zum Erstellen eines einheitlichen Informations- und Verwaltungsraums für Organisationen beliebiger Komplexität: verteilt, mehrstufig, funktional und gestalterisch.
  • - Unterstützung für komplexe Dokumentengenehmigungsrouten.
  • - Entwicklung der Lösung. Schnelle Automatisierung von Geschäftsprozessen dank integrierter Dokumentenverarbeitungsprozesse, die unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Kunden anpassbar und modifiziert werden können.
  • - Zuverlässiger Betrieb, hohe Leistung, einfache Administration und Skalierung, Webzugriff.
  • - Verfügbarkeit von Informationssicherheitstools. Möglichkeit zum Aufbau eines Systems zur rechtlich bedeutsamen elektronischen Dokumentenverwaltung auf Basis von BOSS-Referent.
  • - Für Benutzer leicht zu erlernen.
  • - Erfolgreicher Einsatz des Systems durch führende Unternehmen und Organisationen in Russland.

Systemfunktionalität

Das BOSS-Referent-System bietet Prozessautomatisierung:

  • - Dokumentationsunterstützung für die Entscheidungsfindung, einschließlich der Erstellung eines Dokumententwurfs, seiner Genehmigung, Genehmigung und Übermittlung an das Archiv;
  • - Kontrolle der Leistungsdisziplin, einschließlich der Prozesse zur Erstellung von Anweisungen und zur Überwachung ihrer Umsetzung;
  • - Arbeiten Sie mit eingehender und ausgehender Korrespondenz.

Die genannten Funktionen können in Organisationen und Unternehmen umgesetzt werden, die über eine mehrstufige, geografisch verteilte und funktionsorientierte Projektstruktur verfügen.

Automatisierte Funktionen

  • - Dokumentationsunterstützung für die Entscheidungsfindung:
  • - Automatisierung genehmigter Vorschriften und Verwaltung ihrer Änderungen.
  • - Aufrechterhaltung der Arbeit der Endbenutzer gemäß den Vorschriften.
  • - Teilreihe von Vorschriften während ihrer Verwendung „on the fly“.
  • - Überwachung des Dokumentendurchgangs gemäß den Vorschriften: Daten, Visa, Versionen und Ausgaben der Dokumente.
  • - Unterstützung komplexer Koordinationsschemata: parallel, sequentiell, mit Übergängen basierend auf Bedingungen.
  • - Arbeiten mit Versionen und Revisionen von Dokumenten.
  • - Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente:
  • - Registrierung der in verschiedenen Formen eingegangenen Korrespondenz. Verlinkung von Dokumenten „zum Thema“.
  • - Beschlussfassung. Weiterleitung von Dokumenten innerhalb einer Organisation über anpassbare Routen.
  • - Unterstützung für komplexe Registrierungsnummern.
  • - Sicherstellung des Betriebs mehrerer Büros.
  • - Kontrolle der Leistungsdisziplin.
  • - Schneller Zugriff auf Dokumente zu neuen und bereits erstellten Bestellungen.
  • - Auftragserstellung, Anpassung der Leistungsträgerliste und Fristen für die Auftragsabwicklung.
  • - Überwachung von Fristen und Arbeiten zur Erledigung von Aufgaben.
  • - Überwachung und Statistik über die Ausführung von Aufträgen und die Bearbeitung von Dokumenten.
  • - Unterstützung komplexer Organisationsstrukturen von Unternehmen und Organisationen.
  • - Pflege von Daten über nachgeordnete Unternehmen, Abteilungen und Mitarbeiter von Organisationen.
  • - Unterstützung von Mechanismen vertrauenswürdiger Personen, Delegation von Befugnissen und Kombinationen.
  • - Verwaltung der Mitarbeiterrechte zum Erstellen, Genehmigen, Unterzeichnen, Registrieren von Dokumenten usw.

Funktionsstruktur des BOSS-Referent-Systems

Zusatzfunktionen

Berichtsgenerator „Report“sMan

Der Berichtsgenerator ReportsMan für Lotus Notes (entwickelt von Aplana) gewährleistet die Erstellung komplexer Berichte für Benutzer beliebiger Lotus Notes-Anwendungen und insbesondere Benutzer des elektronischen Dokumentenmanagementsystems BOSS-Referent.

Report"sMan kann mit jeder Lotus Notes-Datenbank beliebigen Designs verbunden werden. Es arbeitet mit beliebigen Parametern beim Generieren von Berichten und führt die automatische Verarbeitung von Makros durch. Mit dem Berichtsgenerator können Sie Beispielberichte für die spätere Wiederverwendung speichern und Berichte exportieren MS Excel, MS Word, HTML und PlainText.

Für potenzielle Partner und Nutzer des Report'sMan-Programms bietet Aplana die Möglichkeit, einen Monat lang im Testmodus damit zu arbeiten.

Scan- und Texterkennungssysteme

Das BOSS-Referent-System ist in die Scan- und Texterkennungssysteme ABBYY FineReader (Version 4.0 oder SE 7.0) und CuneiForm (Version 10 und höher) integriert. Durch die vorhandene Integration können Sie eine schnelle automatische Konvertierung von Dokumenten von Papier in elektronische Form organisieren und diese bequem in das System eingeben.

BOSS-Referent bietet drei Möglichkeiten für den Einsatz von Scan-Tools in elektronischen Dokumentenmanagement- und Büroautomatisierungssystemen:

  • - Verwendung eines Desktop-Scanners zur Organisation individueller Scans. Empfohlen für den Einsatz in Organisationen mit einem kleinen Volumen an eingehenden Dokumenten
  • - Verwendung von Netzwerkscannern für Arbeitsgruppen
  • - Verwendung einer Scan-Stream-Linie, die im kontinuierlichen Streaming-Modus eine schnelle automatische Konvertierung von Dokumenten in elektronische Form ermöglicht. Dieses Scannen erfolgt mithilfe der Barcode-Technologie und empfiehlt sich für den Einsatz in Organisationen mit einem großen Volumen eingehender Korrespondenz, mit einer geografisch verteilten Verwaltungsstruktur sowie in den Zentralen von Ministerien und Abteilungen.

Faxserver Extra Fax

Die Integration des BOSS-Referent-Systems mit dem ExtraFax-Faxserver (von Extracomm Technologies Inc.) bietet die Möglichkeit, Faxe und E-Mails zu senden und zu empfangen, eingehende Nachrichten weiterzuleiten, Verkehrskosten mithilfe des integrierten Abrechnungssystems zu berechnen und viele nützliche Funktionen auszuführen Funktionen zum Arbeiten mit Faxen.

Benutzer können mit dem ExtraFax-Server über einen Standard-Lotus-Notes-Client oder einen beliebigen Webbrowser arbeiten oder Dokumente aus jeder Windows-Anwendung mit dem ExtraFax Print-to-Fax-Treiber drucken und faxen.

Client-Site-Einstellungen, die über den Standard-Notes-Client und über das Internet vorgenommen werden können, ermöglichen Ihnen die Auswahl von Faxkopfzeilen sowie das Versenden von Nachrichten nach einem Zeitplan und unter Berücksichtigung von Prioritäten. Beim Drucken von Dokumenten aus Windows-Anwendungen können Adressbücher, die sich auf dem Domino-Server befinden, zur Auswahl eines Empfängers verwendet werden.

Sehr praktisch für Benutzer: ein einziger Mechanismus zum Senden von Faxen und E-Mails, die Möglichkeit, Dokumente aus einer Windows-Umgebung mit einem Klick der rechten Maustaste an ein Fax zu senden, sowie automatisch gesendete Benachrichtigungen über die Ergebnisse des Faxversands. Die Organisation der Gruppenarbeit mit Faxen ist durch die Weiterleitung eingehender Nachrichten, die Einrichtung individueller und kollektiver Fax-Header und ein integriertes Abrechnungssystem möglich. Das Programm bietet die Möglichkeit, die Zugriffsrechte auf Faxe zu differenzieren – um mit Faxen zu arbeiten (erstellen, lesen, löschen, weiterleiten usw.) und Faxe über Fern- oder internationale Leitungen zu versenden.

Systemzusammensetzung

Ein auf Basis von BOSS-Referent aufgebautes elektronisches Dokumentenmanagementsystem lässt sich grob als Kombination mehrerer Schichten darstellen:

  • - Hardware (Server, Client-Workstations, Netzwerke usw.) und Plattform (Windows/Linux/Sun-Netzwerkbetriebssystem und Transportprotokolle), die die gesamte Hardware in einem einzigen Komplex vereint
  • - IBM Lotus-Technologie – eine Technologieplattform, die einen „Überbau“ über dem Netzwerkbetriebssystem darstellt
  • - BOSS-Referent-System, eine Lotus Domino-Anwendung, die aus Datenbanken im NSF-Format besteht.

Technologische Merkmale

1. Unterstützung der Arbeit geografisch verteilter Organisationen

Die Systemarchitektur ermöglicht es Ihnen, das System auf mehreren unabhängigen Strukturen von Lotus-Servern bereitzustellen und insbesondere die Arbeit an der komplexesten Konfiguration von Lotus Domino R6.5X-Servern zu organisieren – in einer „zweistufigen Stern“-Topologie. Zwei Radialserver, die zum selben übergeordneten Server gehören und diesen „sehen“, können Informationspakete direkt austauschen.

2. Unterstützung für eine echte Verbreitung

Ein besonderes Merkmal des Systems ist die Unterstützung des Managementdokumentenflusses und der Büroarbeitsabläufe in geografisch verteilten Organisationen.

  • - Das System sendet automatisch: a) an alle am Genehmigungsprozess Beteiligten eine Kopie des zu vereinbarenden Dokumententwurfs, b) an die Person, die für die Vorbereitung des Dokuments (Entscheidungsfindung) verantwortlich ist, Visa und Kommentare der Genehmigungsteilnehmer sowie zusätzliche Dokumente.
  • - Nach Abschluss der Genehmigung aktualisiert das System den Status des Dokuments und informiert alle am Genehmigungsprozess Beteiligten darüber.
  • - Die Einarbeitungsphase endet mit der automatischen Übermittlung des Dokuments (und aller seiner Kopien) an die Archivdatenbanken.

Alle Mitarbeiter, die am Entwurf des Dokuments arbeiten, verfügen jederzeit über aktuelle Kopien davon, haben Informationen über den Status des Dokuments und können auch Informationen zum Problem einsehen – Kommentare, Anweisungen usw., die bei der Genehmigung generiert wurden .

3. Effizienz und Zuverlässigkeit der Datenübertragung

Bei der Datenübertragung in einer verteilten Struktur kommen grundlegend neue Mechanismen zur Interaktion von Systemkonfigurationen, die auf unterschiedlichen Territorien (Servern) installiert sind, zum Einsatz. In BOSS-Referent v.3 wird der Replikationsmechanismus nur zum Synchronisieren von Referenz- und Wörterbuchdaten verwendet. Um funktionale Daten zu übertragen, die häufig Bündel von Dokumenten bilden (wir sprechen von einer Reihe von Dateien, Anweisungen, Genehmigungsvisa, Einweisungen usw., die sich auf eine bestimmte Dokumentenkarte beziehen), wird ein Mechanismus zur direkten Datenübertragung über eine Socket-Verbindung mit einem verwendet Es wird ein XML-Paket verwendet.

Dieser Mechanismus, der den Prozessen der Genehmigung und Einarbeitung von Dokumenten in einer verteilten Umgebung zugrunde liegt, gewährleistet: 1) garantierte und wirtschaftliche Zustellung (nur an die erforderlichen Server) von Dokumentenbündeln an alle an der Arbeit am Dokument Beteiligten, 2) Reduzierung Reduzierung der Belastung der Datenübertragungskanäle und 3) erhebliche Vereinfachung der Systemverwaltung: Keine Notwendigkeit, komplexe Einstellungen von Serverzugriffsrechten und Replikationsparametern vorzunehmen.

4. Unterstützung komplexer Organisationsstrukturen

Das System unterstützt durchdachte Mechanismen zur Zusammenlegung von Positionen, zur Delegation von Befugnissen und zur Vertretung. Der Mechanismus zur Zusammenlegung von Positionen ist von entscheidender Bedeutung für den Einsatz von EDMS in Organisationen, in denen es neben Funktionsabteilungen auch Projekteinheiten gibt. Für jeden Mitarbeiter wird eine Liste von Dokumentenverarbeitungsrollen festgelegt (Genehmiger, Genehmigung usw.), während der Benutzer in der Fachabteilung, in der er arbeitet, und in den Projekten, an denen er beteiligt ist, unterschiedliche Rollen haben kann. Durch die Bearbeitung eines bestimmten Dokuments empfängt und verarbeitet der Benutzer Dokumente entsprechend seiner Rolle in der Abteilung, die im Dokument angegeben ist.

5. Arbeiten mit Versionen und Revisionen von Dokumenten

Dokumentenkarten und angehängte Dateien werden in verschiedenen Datenbanken gespeichert. Dadurch konnte ein Mechanismus zum Arbeiten mit Versionen und Überarbeitungen von Dokumenten implementiert werden, der in den Phasen der Koordinierung, Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten weit verbreitet ist.

6. Systemflexibilität

Mit den Tools des Systems, einschließlich des Workflow-Mechanismus, können Sie bestehende Dokumentenverarbeitungsschemata schnell ändern und den Dokumentenfluss für neue Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit der Dokumentenverarbeitung schnell implementieren. Mit den Bausteinen des Systems können Sie beispielsweise die Bearbeitung von Dokumenten schnell umsetzen, die für die Entscheidung über die Zweckmäßigkeit der Durchführung von Werbeaktionen, der Kreditvergabe (bei Banken) etc. erforderlich sind.

7. Fehlertoleranz

BOSS-Referent unterstützt die Arbeit in einem Domino-Software-Cluster, der aus zwei Servern besteht – dem Haupt- und dem Backup-Server. Fällt der Hauptserver aus, auf dem Benutzer arbeiten, wird automatisch auf den Backup-Server umgeschaltet (beim erneuten Öffnen der Datenbanken). Wenn der Hauptserver wiederhergestellt ist, wechselt der Administrator die Benutzer zurück.

8. Leistung

Eine hohe Systemleistung bei dynamischem Datenwachstum wird durch einen Archivierungsmechanismus gewährleistet, der ein Dokument in ein Archiv auf dem Server überträgt, auf dem es erstellt wurde, und gleichzeitig automatisch eine Archivkopie auf anderen Servern speichert. Eine hohe Leistung wird auch durch die getrennte Speicherung von „leichten“ Dokumentenkarten und daran angehängten Dateien sowie den Zugriff auf letztere per Software erreicht.

9. Webzugriff

Für Organisationen, die Lotus nicht als Unternehmensstandard nutzen, wird eine alternative Möglichkeit angeboten, auf die Funktionalität des Systems zuzugreifen – mit dem Internet Explorer-Browser Version 5 und höher. Solche Organisationen müssen lediglich Lotus Notes-CALs für die Installation auf den Workstations der Systemadministratoren erwerben.

10. Einfache Verwaltung

Mit der Lotus Domino/Notes-Plattform können Sie das System gleichzeitig verfeinern und auf die Tochtergesellschaften der Organisation replizieren. Es gibt Mechanismen, die es Ihnen ermöglichen, das System in allen Büros einer geografisch verteilten Organisation über Nacht zu aktualisieren. Um die Pflege der Mitarbeiterlisten zu erleichtern, wurde das System mit LDAP-Verzeichnissen integriert.

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Definition - BOSS-Referent BOSS-ReferentMaterial aus Wikipedia – der freien Enzyklopädie

Das BOSS-Referent-System wurde entwickelt, um den Management-Dokumentenfluss und die Büroarbeit zu automatisieren. EDMS BOSS-Referent wurde 1996 gegründet und ist heute einer der Marktführer für ECM-Lösungen (Enterprise Content Management) auf dem russischen Markt. Von allen im Jahr 2008 installierten EDMS-Arbeitsplätzen waren 25 %, also jeder vierte, auf dem BOSS-Referent-System implementiert (laut EDMS-Marktbericht von DSS Consulting).

Das größte EDMS in Russland basiert auf der BOSS-Referent-Plattform im Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation (FTS) – mehr als 85.000 Benutzer, und im Unternehmen MTS – das System vereint mehr als 25.000 Mitarbeiter.

Für wen ist der EDMS BOSS-Referent gedacht?

Anwender des elektronischen Dokumentenmanagementsystems BOSS-Referent sind Bundes- und Landesbehörden, staatliche Einheitsunternehmen, Handelsgesellschaften, darunter sowohl Holdinggesellschaften mit großer Filialstruktur als auch kleine Organisationen.

Die Automatisierung des Dokumentenmanagements mit Hilfe von BOSS-Referent führt zu einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, einem einfacheren Zugang zu Informationen für Managemententscheidungen, einer verbesserten Leistungsdisziplin und damit insgesamt zu einer Steigerung der Managementqualität.

Bei welchen Managementaufgaben hilft EDMS BOSS-Referent bei der Lösung?
  • effektive Arbeit mit Verträgen organisieren;
  • den internen Dokumentenfluss im Unternehmen so papierlos wie möglich gestalten;
  • den Dokumentenfluss von Bundes- oder Regionalbehörden automatisieren;
  • Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Kontrolle über die Ausführung der Anweisungen der Manager;
  • die Effizienz der Bearbeitung von Anträgen steigern;
  • Implementierung des Projektdokumentenflusses und der Möglichkeit der Teamarbeit;
  • Dokumentenmanagement innerhalb des Qualitätsmanagementsystems etablieren.
Welche Ergebnisse liefert die Implementierung von EDMS BOSS-Referent?

In Behörden:

  • Verbesserung der Qualität öffentlicher Dienstleistungen;
  • Verbesserung der Leistungsdisziplin, Erhöhung der Kontrollierbarkeit;
  • Erhöhung der Transparenz und Offenheit der Aktivitäten;
  • Reduzierung der Kosten für die Unterstützung der Arbeit staatlicher Stellen;
  • Schaffung der Grundlagen für ein umfassendes Informationssystem wie „Electronic Government“ (interdepartementaler Dokumentenfluss, EARs, Archive, Behördenportale).

Für gewerbliche Unternehmen:

  • erhöhte Kontrollierbarkeit;
  • schnelle Reaktion auf Änderungen;
  • Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt.

Die Amortisationszeit des Systems liegt zwischen sechs Monaten und zwei Jahren.

Automatisierte Prozesse

Das BOSS-Referent-System dient der Automatisierung des Dokumentenflusses und der Verwaltungsprozesse.

Das System umfasst Funktionen, mit denen Sie Folgendes implementieren können:

Unterstützung bei Genehmigungsprozessen

  • ermöglicht die Verwendung von Standard- und die Erstellung spezialisierter Prozesse;
  • sieht die Möglichkeit vor, die Liste der genehmigenden Personen sowie die Art und den Zeitpunkt der Genehmigung zu ändern;
  • ermöglicht Ihnen die Kontrolle des Genehmigungsprozesses;
  • Bietet Informationen zu Dokumentversionen und dem Genehmigungsverlauf.

Kontrolle der Auftragsausführung

  • sorgt für die Abrechnung aller erteilten Aufträge;
  • ermöglicht es Ihnen, die Pünktlichkeit der Auftragsausführung und die Arbeitsbelastung der Spezialisten zu überwachen;
  • erstellt Statistiken über die Ausführung von Aufträgen und die Bearbeitung von Dokumenten.

Arbeiten Sie mit eingehender und ausgehender Korrespondenz

  • sorgt für die Registrierung der eingegangenen Korrespondenz verschiedener Art;
  • unterstützt Registrierungsnummern beliebiger Komplexität;
  • ermöglicht es Ihnen, Dokumente miteinander zu verknüpfen;
  • ermöglicht die Beschlussfassung und die Vorbereitung von Beschlussvorlagen;
  • gewährleistet den Betrieb mehrerer Büros innerhalb eines einzigen Informationsraums.

Weitere Details zu den Fähigkeiten des Systems finden Sie auf der Website des Herstellers.

Vorteile

EDMS BOSS-Referent verfügt über eine Reihe einzigartiger kommerzieller und technologischer Vorteile, die dem System eine Führungsposition auf dem russischen Markt für Dokumentenmanagementlösungen verschaffen.

Das System erfüllt die Anforderungen sowohl großer als auch kleiner Organisationen jeder Branche und ermöglicht Regierungsbehörden die Erstellung komplexer Informationssysteme, einschließlich EARs, Portale, rechtlich bedeutsamer Dokumentenfluss und ein Archiv.

Die Vorteile des BOSS-Referent EDMS werden durch die breiten Funktionen der IBM Lotus-Plattform, die High-Tech-Architektur und die umfangreiche Implementierungserfahrung bestimmt. Folgende Vorteile der Lösung lassen sich hervorheben:

Benutzerfreundliches Bedienfeld

EDMS BOSS-Referent soll die Effizienz der Organisation als Ganzes und ihrer Mitarbeiter im Besonderen verbessern. Ein wichtiger Faktor, der beeinflusst, wie schnell sich Mitarbeiter in die Arbeit mit einer neuen Anwendung einarbeiten und wie schnell Standardvorgänge in das elektronische Dokumentenmanagementsystem implementiert werden, ist die sogenannte Benutzerfreundlichkeit – eine Benutzeroberfläche, die darauf ausgerichtet ist, dem Benutzer maximalen psychologischen und ästhetischen Komfort zu bieten um mit der Anwendung zu arbeiten. BOSS-Referent ist bequem und einfach zu bedienen

Die Benutzeroberfläche des BOSS-Referent-Systems ist derzeit für normale Benutzer intuitiv und eines der bequemsten unter ähnlichen Systemen.

„Daily“ und „Card Holder“

Ab Version 3.2.1 ist im System eine Startseite implementiert, die Gegenstände enthält, die bei der Arbeit ständig verwendet werden – ein Tagebuch und ein Visitenkartenetui.

Konzeptionell handelt es sich bei der Startseite um eine individuelle automatisierte Workstation (AWS). Dies bedeutet, dass jeder Benutzer die Seitenkomponenten so konfigurieren kann, dass er bequem arbeiten kann und die wichtigsten Tools des Systems immer „zur Hand“ sind.

Nur die Informationen, die Sie benötigen

Die Oberfläche des BOSS-Referent-Systems ist so konzipiert, dass unterschiedliche Benutzergruppen schneller und komfortabler arbeiten können: Ihnen werden nur die Tools und Daten zur Verfügung gestellt, die sie benötigen.

Entsprechend der Aufgaben, die bei der Arbeit mit dem System zu lösen sind, können Benutzer in folgende Gruppen eingeteilt werden:

  • Testamentsvollstrecker – Dokumentenkarten ausfüllen, Dokumente zur Genehmigung und Unterzeichnung senden, den Fortschritt der Dokumente überwachen, über Anweisungen des Managements berichten;
  • Manager - Entscheidungen über Dokumente treffen (Dokumente koordinieren und unterzeichnen), die Umsetzung von Anweisungen überwachen;
  • Sachbearbeiter – nehmen Dokumente an, registrieren sich, senden sie, überwachen die Leistungsdisziplin.

Für jede Benutzergruppe ist die Benutzeroberfläche selbst desselben Dokuments unterschiedlich.

Vollständiger Webzugriff

BOSS-Referent verfügt über eine voll funktionsfähige Webversion, die alle Benutzerfunktionen unterstützt. Somit ist mit dem EDMS BOSS-Referent eine vollwertige Benutzerarbeit sowohl im Lotus Notes Client als auch über einen Webbrowser möglich.

Benutzerfreundlichkeit

Die Arbeit mit dem BOSS-Referent EDMS im Web unterscheidet sich praktisch nicht von der Arbeit im Lotus Notes-Client.

Die Benutzeroberfläche beider Versionen ist identisch – die Tools, Dokumentenkarten und Prinzipien zur Navigation im System sind gleich. Wenn der Benutzer mit beiden Versionen arbeitet, beispielsweise im Büro einen Lotus-Client für den Zugriff und einen Webbrowser für den Zugriff von zu Hause verwendet, muss er die Regeln für die Arbeit mit jeder Version nicht lernen – sie sind es für beide Versionen identisch.

Wann ist es sinnvoll, den Webzugriff auf das System zu nutzen?

Korrekter wäre es für eine Organisation, mit dem BOSS-Referenten über eine Webschnittstelle zu arbeiten, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Wenn eine Organisation einen anderen E-Mail-Client als Lotus als Unternehmensstandard übernommen hat, ist es sicherlich nicht ratsam, ihn zu ersetzen, und die Arbeit mit Dokumenten kann über die Internetversion des Systems implementiert werden;
  • wenn ein erheblicher Teil der EDMS-Benutzer mobile Benutzer sind, für die es bequemer ist, von jedem Punkt aus, der über einen Internetzugang verfügt, auf das System zuzugreifen;
  • wenn die Informationstechnologiepolitik der Organisation die Nutzung von Anwendungen vorsieht, die nach Möglichkeit über eine Webschnittstelle zugänglich sind;
  • Wenn die Organisation über eine sehr große Anzahl von Benutzern in geografisch entfernten Niederlassungen verfügt, können Sie mit der Webversion die Implementierung des EDMS beschleunigen und die Projektkosten senken.

Technische Eigenschaften

Um den Webzugriff auf das BOSS-Referent-System zu konfigurieren, ist kein zusätzlicher Server erforderlich: Die Möglichkeit für Benutzer, mit der Webversion zu arbeiten, wird durch zusätzliche Konfiguration des Lotus Domino-Servers realisiert. Derselbe Server wird auch zur Unterstützung von Benutzern verwendet, die im Lotus-Client arbeiten.

Die Authentifizierung von Systembenutzern beim Arbeiten im Web wird auf drei Arten implementiert:

  • Verwendung von Lotus Domino (die einzig mögliche Option für Benutzer, die die Arbeit über das Web und einen Thick Client kombinieren);
  • über Active Directory (Sie können die Winlogon-Komponente verwenden);
  • über ein LDAP-kompatibles Verzeichnis.

Benachrichtigungen, die bei der Arbeit im Web in den E-Mails der Benutzer eingehen, erfolgen in Form von HTML-Links (anstelle von Lotus-Links, die bei der Arbeit im Lotus-E-Mail-Client verwendet werden).

Um den Webzugriff zu nutzen, müssen Sie keine ActivX-Elemente und Java-Applets herunterladen. Nachdem der Benutzer die Möglichkeit hat, im Web zu arbeiten, gibt er einfach den vom Administrator angegebenen Link ein, durchläuft eine Authentifizierung und kann anschließend sofort mit der Vollversion des Systems arbeiten.

Schnelle Prozessautomatisierung

Was ist erforderlich, um ein EDMS schnell zu implementieren? Hierzu ist es notwendig, in kurzer Zeit Prozesse (Regelungen) für die Arbeit mit Dokumenten im System einzurichten.

Daher verfügt BOSS-Referent über eine Reihe vorkonfigurierter Prozesse für die Arbeit mit Standarddokumenten, die nur noch für einen bestimmten Kunden angepasst werden müssen. Darüber hinaus enthält das System Gestaltungselemente, mit denen aus „Würfeln“ schnell Prozesse zur Bearbeitung spezieller Dokumente aufgebaut werden können (z. B. der Prozess der Genehmigung eines Kreditantrags). Dadurch können Sie die Zeit für die Implementierung und Anpassung des Systems an die Kundenanforderungen erheblich verkürzen.

In jeder Organisation gibt es Regeln für die Arbeit mit Dokumenten, die in Form von Vorschriften (oder Vorschriften) erfasst werden können oder nicht und bei der Automatisierung des Geschäfts berücksichtigt werden müssen. Die Verordnung legt fest, was mit einem Dokument in den verschiedenen Phasen seines Lebenszyklus geschieht. Bei der Implementierung eines Management-Automatisierungssystems werden die Vorschriften in Form elektronischer Verwaltungsvorschriften (ERA) umgesetzt. Im EDMS BOSS-Referent werden die elektronischen Vorschriften als „Entscheidungsprozess“ bezeichnet (zum Beispiel „der Prozess der Entscheidungsfindung über einen Vertrag“ oder „der Prozess der Entscheidungsfindung über ein Memo“).

Elemente jedes „Entscheidungsprozesses“ (Vorschriften)

Aus der Dokumentenkarte und dem Dokumentenweg wird der „Entscheidungsprozess“ gebildet.

Eine Dokumentenkarte ist ein vom Administrator konfiguriertes Bildschirmformular, das die Attribute des Dokuments und des Dokuments selbst in Form eines gescannten elektronischen Bildes oder eines Entwurfsdokuments, beispielsweise im Microsoft Word-Format, enthält.

Eine Dokumentenroute ist eine Abfolge von Dokumentverarbeitungsphasen, die vom Systemadministrator für Dokumenttypen konfiguriert wird. Die Route kann die folgenden Phasen der Dokumentenverarbeitung umfassen:

  • Vorbereitung;
  • Koordinierung;
  • Unterzeichnung;
  • Stellungnahme;
  • Anmeldung;
  • Ausführung;
  • Übertragen ins Archiv.

Die Phase „Koordination“ kann aus einer oder mehreren Phasen bestehen. Jede Phase wird mithilfe eines der folgenden Genehmigungsblöcke erstellt:

  • parallel;
  • sequentiell;
  • mit Übergängen je nach Bedingungen.

Einrichtung von „Entscheidungsprozessen“ (Regularien)

Der gesamte Dokumentenfluss, der von einer Organisation verarbeitet wird, lässt sich in Dokumente unterteilen, die für die allermeisten Organisationen typisch sind, und in spezialisierte Dokumente, die in der Regel Produktionscharakter haben (bei Banken sind dies Kreditanträge, bei Beratungsunternehmen Berichte usw.). ).

BOSS-Referent enthält vorkonfigurierte Prozesse für die Arbeit mit Standarddokumenten und ermöglicht Ihnen außerdem die Zusammenstellung spezieller Prozesse aus den im System integrierten „Cubes“ des Designers.

Standardprozesse einrichten

Die Basisversion des BOSS-Referent-Systems umfasst 5 vorkonfigurierte „Entscheidungsfindungsprozesse“ für Standarddokumente (die in der überwiegenden Mehrheit der Organisationen verwendet werden):

  • Verträge;
  • Organisations- und Verwaltungsdokumente;
  • Entwürfe ausgehender Dokumente;
  • Memos;
  • Anwendungen.

Für diese Prozesse implementiert das BOSS-Referent-System Standard-Dokumentenrouten und Standard-Dokumentenkarten. Die integrierten Prozesse sind universell und können vom Administrator über einfache Einstellungen geändert werden.

Die Struktur der Karte für jeden der 5 Standardprozesse wird vom Systemadministrator konfiguriert. Einige Felder können standardmäßig ausgefüllt werden; einige Felder können mithilfe von Systemnachschlagewerken ausgefüllt werden.

Routen für vorkonfigurierte Prozesse sind bereits im System definiert und bestehen aus den oben beschriebenen Dokumentenbearbeitungsschritten und Genehmigungsblöcken. Der Systemadministrator kann den Genehmigungsprozess mithilfe von Genehmigungsblöcken konfigurieren und die Mitarbeiter definieren, die an der Genehmigung, Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten beteiligt sind.

Erstellen benutzerdefinierter Prozesse

Für Unternehmen, die in BOSS-Referent spezielle Dokumente (z. B. Kreditanträge) verwenden, ist es möglich, schnell die erforderlichen speziellen Routen und Dokumentenkarten zu entwerfen.

Die Erstellung einer speziellen Route erfolgt mit Lotus Workflow Architect aus den im System integrierten Standardphasen der Dokumentenverarbeitung und Genehmigungsblöcken (oben beschrieben).

Um Karten für Fachdokumente zu erstellen, die alle erforderlichen Feldzusammensetzungen enthalten, werden Lotus Domino Designer-Tools verwendet.

Nach dem Erstellen der Karte und Route wird der Prozess wie bei Standardprozessen konfiguriert.

Optimal für verteilte Umgebungen

BOSS-Referent ist eine der besten auf dem russischen Markt verfügbaren Lösungen zur Organisation eines effektiven Dokumentenflusses in Organisationen mit einer geografisch verteilten Struktur, wie eine Reihe erfolgreicher Projekte beweisen, darunter:

  • Das größte EDMS in Russland wurde auf der BOSS-Referent-Plattform aufgebaut – die Zahl der Benutzer des elektronischen Dokumentenverwaltungssystems im Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation (FTS) übersteigt 85.000, das System wurde in den Gebietskörperschaften der Russischen Föderation implementiert Föderaler Steuerdienst aller Subjekte der Russischen Föderation, das System wird von mehr als 350 Servern unterstützt;
  • Auf BOSS-Referent entstand bei MTS das größte EDMS im kommerziellen Bereich – das System vereint mehr als 25.000 Mitarbeiter aus den Unternehmensbereichen in Russland und mehreren GUS-Staaten in einem einzigen Informationsraum und wird von mehr als 100 Mitarbeitern bei seiner Arbeit unterstützt Server.

Die Effizienz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in einer verteilten Umgebung hängt davon ab, wie gut die Zustellung von Dokumenten an voneinander entfernte Benutzer organisiert ist. Das heißt, alle im EDMS arbeitenden Benutzer müssen unabhängig von ihrem Standort Zugriff auf alle für ihre Arbeit erforderlichen Dokumente haben. In BOSS-Referent sind alle Funktionen des Systems so implementiert, dass sie unter den Bedingungen der territorialen Verteilung korrekt funktionieren.

Um in einer verteilten Umgebung zu arbeiten, nutzt das BOSS-Referent-System alle Vorteile der Lotus Domino-Plattform sowie einen eigenen Transportmechanismus. Mit ihrer Hilfe bietet das System folgende Möglichkeiten:

  • Der Grundsatz „Ein elektronisches Dokument wird nur dort bereitgestellt, wo Benutzer es zum Arbeiten benötigen“ wird umgesetzt. Das heißt, wenn ein Dokument in der Zentrale des Unternehmens und einer seiner Niederlassungen bearbeitet wird, muss sich das Dokument an diesen beiden Standorten und nirgendwo anders befinden;
  • Bei der Übertragung eines Dokuments (z. B. eines Dokuments, das gerade genehmigt wird) an einen anderen Standort werden alle Begleitdokumente mitgesendet;
  • Die Lieferung von Dokumenten, Anweisungen und Daten erfolgt in einem Paket und erfolgt nahezu umgehend. In diesem Fall sind keine aufwändigen Einstellungen zu Serverrechten und Replikation erforderlich;
  • Der BOSS-Referent-Transportmechanismus hat die Funktion der garantierten Zustellung von Dokumentenpaketen – wenn das Paket nicht vollständig zugestellt wird, sendet das System es erneut, und wenn die Zustellung des Pakets nicht möglich ist, informiert es den Administrator. Um die Gründe für die fehlgeschlagene Zustellung herauszufinden, kann der Administrator ein Tool zur Diagnose von Datentransportvorgängen nutzen;

Die Verwaltung des BOSS-Referent-Systems in einer verteilten Umgebung ist so einfach wie die Verwaltung eines einzelnen Standorts. Gleichzeitig ist die Verwaltung von Remote-Büros von einem einzigen Punkt aus möglich, beispielsweise von der Zentrale aus. Daher wird das System über Nacht an allen MTS EDMS-Standorten auf eine neue Version aktualisiert und von Administratoren in der Zentrale des Unternehmens durchgeführt.

  • Mit der Funktion zur Unterstützung der Benutzerverschiebung können Sie das Problem lösen, Benutzer und ihre Dokumente von einer Site auf eine andere zu verschieben. Nachdem ein Benutzer beispielsweise von einer Zweigstelle zur Zentrale einer Organisation übertragen wurde, wird ein Paket aller Dokumente, mit denen der Benutzer vor der Übertragung gearbeitet hat, als Kopie vom Zweigstellenserver an den Zentralbüroserver gesendet.
Schnelle Umsetzung

EDMS BOSS-Referent zeichnet sich durch eine Kombination aus drei einzigartigen Vorteilen aus:

  • Einerseits kombiniert das System Designelemente und dadurch können Dokumentenmanagementprozesse sehr schnell automatisiert werden.
  • Andererseits sind alle Funktionen der Plattform erhalten geblieben, sodass Sie die Lösung an alle spezifischen Kundenbedürfnisse anpassen können.
  • Darüber hinaus ermöglichen die Systemarchitektur und die Implementierungsmethodik eine schrittweise Automatisierung von Prozessen, beispielsweise mit der Einrichtung der Vertragsabwicklung, damit die Organisation mit der Arbeit im System beginnt, und anschließend mit der Einrichtung anderer Prozesse.

2 Monate reichen aus, um das BOSS-Referent EDMS in den kommerziellen Betrieb zu nehmen.

Dies ist dank der folgenden Merkmale des Systems und der Implementierungsmethodik möglich:

  • Es gibt Dokumente, die in fast jeder Organisation auf die gleiche Weise verarbeitet werden. Für 5 Arten solcher Dokumente wurden in BOSS-Referent bereits Standardprozesse erstellt. Daher können Sie direkt nach der Installation des Systems mit der Arbeit mit Standarddokumenten, beispielsweise Verträgen, beginnen.
  • Wenn bei der Implementierung eines Systems die Notwendigkeit besteht, Prozesse zur Verarbeitung von Fachdokumenten zu erstellen, die in der Arbeit einer separaten Organisation verwendet werden, ist dies ebenfalls schnell möglich. Der Prozess wird aus bereits im System implementierten Prozesselementen gebildet – er ist wie ein Konstruktor aus „Würfeln“ aufgebaut.
  • BOSS-Referent verfügt über einen Webzugriff mit vollem Funktionsumfang, der es Benutzern ermöglicht, sowohl im Lotus Notes-Client als auch über einen Webbrowser vollständig zu arbeiten. Wenn die Organisationsstruktur viele geografisch entfernte Niederlassungen und Abteilungen umfasst, kann der Zeitrahmen des Implementierungsprojekts erheblich verkürzt werden, indem allen Benutzern in den Niederlassungen ein Webzugriff auf das System ermöglicht wird.
  • Die Methodik zur Implementierung des BOSS-Referent EDMS wurde im Laufe der Jahre erfolgreicher Projekte unterschiedlicher Größe entwickelt und ist auf die Umsetzung des Projekts in kurzer Zeit ausgerichtet. Bei der Automatisierung der Arbeit mit Standarddokumenten ist beispielsweise ein Monat erforderlich, um den vorhandenen Dokumentenfluss in der Organisation zu untersuchen und die Implementierung vorzubereiten. Der zweite Monat wird für die Installation des Systems, die Einrichtung von Standardprozessen und die Schulung der Benutzer aufgewendet. Das heißt, nach 2 Monaten beginnt die Organisation mit dem Probebetrieb des EDMS.
Zuverlässigkeit und Leistung

Die Zuverlässigkeit und Leistung des BOSS-Referent-Systems wird durch die Fähigkeiten der Lotus Domino-Plattform gewährleistet: Der Zuverlässigkeitsindikator ist 24x7 und bis zu 1000 Benutzer können auf einem Server arbeiten.

Systemzuverlässigkeit

Die Zuverlässigkeit des BOSS-Referent EDMS rund um die Uhr wird durch die Organisation der Arbeit in einem Lotus Domino-Softwarecluster erreicht, der aus zwei (oder mehr) Servern besteht. Die Identität der Daten auf den im Cluster enthaltenen Servern wird durch Lotus Domino-Clusterreplikationen verwaltet. Die Verwendung eines Lotus Domino-Clusters bietet Folgendes:

  • Systemfehlertoleranz – bei einem Ausfall des Hauptservers, auf dem Benutzer arbeiten, werden diese automatisch auf Backup-Server umgeschaltet;
  • Lastverteilung auf Servern – Benutzer werden proportional auf verschiedene Server verteilt, was zur Verbesserung der Systemleistung beiträgt.

System Geschwindigkeit

Eine hohe Systemleistung wird durch eine Reihe technischer Lösungen gewährleistet, wie zum Beispiel:

  • Lastverteilung in einem Lotus Domino-Softwarecluster;
  • automatische Übertragung der verarbeiteten Dokumente in die Archive der entsprechenden Module – nach Abschluss der Arbeit mit Dokumenten werden sie in die Archive der entsprechenden Module verschoben, wobei flexible Einstellungen für die automatische Archivierung und Suche in allen Modulen, auch in den archivierten, verfügbar sind;
  • Speicherung von Dokumentenkarten und Anhangsdateien in verschiedenen Modulen (bei besonders großen Dateimengen können Anhänge in einem System vom Typ „elektronisches Archiv“ – IBM Content Manager oder Saperion) gespeichert werden, wobei der Speicherort für den Benutzer nicht offensichtlich ist, und Der Effekt „Anhang ist der Karte beigefügt“ bleibt das Dokument erhalten“;
  • ein verteilter Transportmechanismus, der für die Menge der übertragenen Informationen optimiert ist und nach dem Prinzip „Dokumente werden nur dort gespeichert und an die Server übertragen, wo sie für den Betrieb notwendig sind“ funktioniert.
Lösungsentwicklung

Die Entwicklung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems BOSS-Referent im Rahmen eines Einzelprojekts ist in zwei Richtungen möglich:

  • auf dem Weg zur Vergrößerung des Systemumfangs;
  • auf dem Weg der Funktionserweiterung.

Um den Umfang des Systems zu erhöhen und gleichzeitig einen einzigen Informationsraum beizubehalten, ermöglicht Ihnen BOSS-Referent Folgendes:

  • Verbinden Sie neue Benutzer in großer Zahl. Die Fähigkeiten des BOSS-Referent-Systems wurden bei Projekten zum Aufbau des größten EDMS in Russland im Föderalen Steuerdienst (die geplante Gesamtzahl der Benutzer sollte 100.000 überschreiten) und MTS (das System beschäftigt mehr als 25.000 Mitarbeiter) getestet.
  • Verbinden Sie neue Standorte (geografisch entfernte Abteilungen und Zweigstellen der Organisation) mit ihren Servern. Derzeit wird die Arbeit des EDMS des Federal Tax Service und MTS von mehr als 100 Servern unterstützt.

BOSS-Referent bietet zahlreiche Möglichkeiten für eine qualitativ hochwertige Weiterentwicklung des Systems – das Hinzufügen neuer Funktionen – auf folgende Weise:

  • Das System kann die Arbeit mit allen Arten von Managementdokumenten automatisieren, die in der Organisation verwendet werden. Prozesse zur Bearbeitung von Standarddokumenten lassen sich ganz einfach aus bereits vorkonfigurierten Prozessen „klonen“ – die Vorschriften werden kopiert und die notwendigen Einstellungen darin geändert. Für spezielle Dokumente der Organisation (wie beispielsweise Kreditanträge) werden mithilfe von Lotus-Plattform-Tools spezielle Prozesse erstellt.
  • Durch die Integration mit anderen Produkten können Sie die Funktionen des BOSS-Referent-Systems erheblich erweitern und das EDMS zu einem Teil des einheitlichen Informationssystems der Organisation machen. Die Erfahrung beim Aufbau eines EDMS auf der BOSS-Referent-Plattform umfasst Beispiele für die erfolgreiche Integration mit HR-, ERP- und CRM-Klassensystemen sowie die Erstellung eines rechtlich bedeutsamen elektronischen Dokumentenmanagements;
  • Partner des Unternehmens BOSS-Referent haben mit dem BOSS-Referent EDMS kompatible Module entwickelt, die die Grundfunktionalität des Systems erweitern sollen.
Offenheit der Lösung

EDMS BOSS-Referent ist eines der wenigen Systeme auf dem russischen EDMS-Markt, das mit Open Source ausgestattet ist. Dies bietet den Kunden folgende Vorteile:

  • Organisationen, die BOSS-Referent nutzen, haben die Möglichkeit, das System an die Besonderheiten ihrer Arbeit anzupassen und eigene zusätzliche EDMS-Module zu entwickeln. Dies ist der einzigartige Vorteil der Flexibilität des BOSS-Referent-Systems.
  • Die Sicherheitsteams der Kunden konnten die Sicherheit des Codes und des Systems selbst überprüfen und die Einhaltung interner Sicherheitsanforderungen zertifizieren.
Datenschutz

Das BOSS-Referent-System wurde für die Einhaltung der Anforderungen der Leitdokumente des FSTEC Russlands zertifiziert:

  • „Sicherheit der Informationstechnologie. Kriterien zur Beurteilung der Sicherheit von Informationstechnologien.“ Geschätztes Konfidenzniveau 4 (EAL4).
  • „Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Informationen.“ Teil 1. Informationssicherheitssoftware. Klassifizierung nach dem Grad der Kontrolle über das Fehlen nicht deklarierter Fähigkeiten“ (NDV4).

Das OUD4-Zertifikat garantiert das Niveau der Systemsicherheit und den korrekten Betrieb der Sicherheitsfunktionen, die für die Arbeit mit vertraulichen Informationen erforderlich sind.

Das NDV4-Zertifikat garantiert die Abwesenheit von „Hintertüren“ im Programmcode.

Das Vorhandensein von FSTEC-Zertifikaten ermöglicht die Zertifizierung von Informationssystemen, die auf der Basis von BOSS-Referent erstellt wurden, gemäß der Sicherheitsklasse des Informationssystems für personenbezogene Daten (ISPD) bis „1G“ und gemäß der Schutzklasse für personenbezogene Daten im IS bis „ K2“ inklusive.

BOSS-Referent-Systeme verfügen über eine integrierte Unterstützung für vom FSB Russlands zertifizierte Tools zum Schutz kryptografischer Informationen. Mithilfe dieser Tools implementiert BOSS-Referent Folgendes:

  • die Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur (EDS), die die Bestätigung der Urheberschaft, Integrität und rechtlichen Bedeutung elektronischer Dokumente ermöglicht;
  • Datenverschlüsselung, die einen zusätzlichen Schutz der in einem elektronischen Dokument enthaltenen Informationen ermöglicht.
Systemarchitektur

Das auf Basis von BOSS-Referent aufgebaute elektronische Dokumentenmanagementsystem besteht aus mehreren Ebenen:

  • Hardware (Server, Client-Workstations, Netzwerke usw.) und Plattform (Windows/Linux/Sun-Betriebssystem und Transportprotokolle), die die gesamte Hardware in einem einzigen Komplex vereint;
  • IBM Lotus-Technologieplattform, die einen „Überbau“ auf dem Netzwerkbetriebssystem darstellt und die Domino-Serverkomponente und die Notes-Clientkomponente umfasst;
  • BOSS-Referent-System, eine Lotus Domino-Anwendung, die aus Modulen (Datenbanken) im NSF-Format besteht;
  • Client-Sites für Benutzer, die sowohl mit dem Lotus Notes-Client als auch mit einem Webbrowser arbeiten können.

IBM Lotus ist eine dokumentenorientierte Plattform, weshalb sie für EDMS-Aufgaben besser geeignet ist als relationale DBMS.

Module

BOSS-Referent verfügt über eine modulare Architektur. Die im BOSS-Referent-System enthaltenen Module sind miteinander verbundene Datenbanken (DBs), die in der Lotus Notes/Domino-Umgebung ausgeführt werden. Diese Datenbanken lassen sich in drei Gruppen einteilen:

Funktionsmodule

Entwickelt für die Verarbeitung von Managementinformationen und die Entscheidungsfindung.

Modul „Büro“

Bietet einen vollständigen Arbeitszyklus für die Organisation mit ein- und ausgehenden Dokumenten. Ermöglicht die Kontrolle, Aufzeichnung und Registrierung der Korrespondenz.

Modul „Entscheidungsfindung“

Entwickelt, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, die im System in Form von „Entscheidungsprozessen“ implementiert werden, die aus zwei obligatorischen Elementen bestehen: einer Dokumentenkarte und einer Dokumentenroute. Die Systemauslieferung umfasst vorkonfigurierte „Entscheidungsprozesse“ für Standarddokumente (Verträge, Organisations- und Verwaltungsdokumente, Ausgangsdokumententwürfe, Vermerke, Anträge). Prozesse für Fachdokumente (zum Beispiel Kreditanträge) können schnell weiter angepasst werden.

Modul „Bestellungen“

Ermöglicht Ihnen, Aufgaben für Mitarbeiter im gesamten Unternehmen festzulegen, indem Sie Aufgaben auf der Grundlage von Dokumenten oder unabhängigen Aufgaben erstellen und deren Umsetzung verfolgen. Bietet die Möglichkeit, verwandte Aufträge zu erstellen, die einen „Baum“ von Aufträgen bilden, und deren Umsetzung zu überwachen.

Weisungen können von Führungskräften aller Ebenen erteilt werden. Im Modul „Aufträge“ können die Ausführenden Berichte über die geleistete Arbeit speichern. Das Modul ist eng mit anderen Grundlagen des Systems („Entscheidungsfindung“, „Büro“) verbunden. Bestellungen können sowohl in der Datenbank „Bestellungen“ selbst als auch in anderen Systemmodulen („Entscheidungsfindung“, „Büro“) erstellt werden, während alle Bestellungen im Modul „Bestellungen“ gespeichert werden.

Systemweite Wörterbücher und Nachschlagewerke

Entwickelt für die Speicherung von Regulierungs- und Referenzinformationen.

Modul „Organisationsverzeichnis“

Entwickelt, um Daten über die Struktur und die Mitarbeiter des Unternehmens zu speichern und zu aktualisieren. Die Datenbank enthält Informationen über die zur Organisation gehörenden Abteilungen und Niederlassungen, ihre gegenseitige Unterordnung sowie über die Mitarbeiter der Organisation, einschließlich Informationen zur Zusammenlegung von Positionen, Delegation von Befugnissen und Rollen für die Dokumentenverarbeitung (Genehmiger, Genehmigung usw.). ). Hier werden auch Serviceinformationen gespeichert: über Standorte (Server, auf denen gearbeitet wird), Verbindungen, Knoten, Namen von Büros usw. Daten aus dem Organisationsverzeichnismodul werden von den meisten Modulen des BOSS-Referent-Systems verwendet.

Modul „Externe Empfänger“

Entwickelt, um Daten über Gegenparteiorganisationen (Kunden, Partner, Klienten) und deren Vertreter zu speichern. „Externe Kontakte“ können eine Vielzahl von Informationen speichern – von der Bankverbindung einer Organisation bis zur Mobiltelefonnummer ihres Vertreters.

Im System werden Daten aus dem Modul „Externe Adressaten“ überall dort verwendet, wo die Angabe von Gegenparteien erforderlich ist, beispielsweise bei der Arbeit mit Verträgen, ein- und ausgehenden Dokumenten usw.

Modul „Wörterbücher“

Entwickelt, um Listen mit Schlüsselwörtern zu erstellen und zu speichern, die zum Ausfüllen von Eingabefeldern in Systemdatenbankkarten verwendet werden. Wird von den meisten Modulen des BOSS-Referent-Systems als Nachschlagewerk für Wörterbuchbedeutungen verwendet. Das Hinzufügen neuer und Bearbeiten alter Datensätze wird von Administratoren oder speziell dafür vorgesehenen Mitarbeitern durchgeführt.

Systemweite Dienste

Hierbei handelt es sich um Module, die eine flexible Konfiguration funktionaler Subsysteme ermöglichen und Hilfsfunktionen unterstützen.

Schaltermodul

Es ist die zentrale Basis, über die die Anwendung konfiguriert wird. Es enthält technologische Informationen über den Standort anderer Datenbanken des BOSS-Referent-Systems auf Servern. Die Datenbank „Switch“ soll folgende Aufgaben lösen:

Benutzernavigation – das Modul ermöglicht die Navigation durch Datenbanken und fungiert als zentraler Einstiegspunkt für Benutzer in das System. Wechselnde Systemmodule – stellt Verbindungen zwischen Systemdatenbanken und mit Wörterbuch- und Referenzmodulen her. Konfiguration von Benutzerarbeitsplätzen. Die „Hauptseite“ des Das „Switch“-Modul ist der Einstiegspunkt des Benutzers in das System.

Modul „Kabinett“

Gehört zur Gruppe der Benutzerdienste. Entwickelt, um Benutzer über ihre Aufgaben zu informieren: Hier werden alle Servicemeldungen des BOSS-Referent-Systems zugestellt. Die Datenbank steht allen Benutzern zur Verfügung und jeder Benutzer erhält nur an ihn gerichtete Benachrichtigungen. Das System ermöglicht es Ihnen, Nachrichten, die im „Konto“ eingehen, im Postfach des Benutzers zu duplizieren.

Modul „Suchen“.

Ein Hilfsmodul, mit dem Sie nach einer Reihe von Attributen von Dokumentenkarten in den Datenbanken „Büro“, „Entscheidungsfindung“ und deren Archiven suchen können.

Modul „Registrar“

Enthält eine Reihe von Zählern (Softwarezählern), die Dokumentregistrierungsnummern und Zählerformate generieren. Ermöglicht die flexible Konfiguration verschiedener Zählerformate gemäß dem von der Organisation akzeptierten Verfahren zur Generierung von Registrierungsnummern für Dokumente verschiedener Typen. Neben dem „Zähler“ kann das Format verschiedene Parameter enthalten, zum Beispiel: vollständiger Name des Unterzeichners, Registrierungsdatum, Trennzeichen, Fallindex usw. Für einen Nummerierer können mehrere Formate erstellt werden.

Archivmodule

Entwickelt für die Speicherung von Archivdokumenten aus den Modulen „Büro“, „Bestellungen“, „Entscheidungsfindung“ und zugehörigen Modulen „Elektronische Bilder“. Für jedes Modul wird eine eigene Archivdatenbank erstellt. Dokumente, die aus den Modulen „Büro“ und „Entscheidungsfindung“ ins Archiv übertragen werden, erhalten den Status „Zur Aktion“, der Status der Anweisungen ändert sich nicht.

Modul „Entscheidungsfindungseinstellungen“

Ein Hilfsmodul zur Erstellung von Standardprozessen, nach denen Dokumente in der Entscheidungsdatenbank verarbeitet werden. Die Standardprozesskarte spezifiziert die Stufen und Stadien der Dokumentverarbeitung, Einstellungen für Standardwerte von Dokumentfeldern, an der Verarbeitung beteiligte Mitarbeiter (Genehmigen, Unterzeichnen, Genehmigen, Registrieren) sowie Mitarbeiter, die das Recht haben, Dokumente zu erstellen.

Modul „Protokoll“

Wird zum Aufzeichnen von Benutzeraktionen beim Arbeiten mit Dokumenten im BOSS-Referent-System verwendet. Informationen aus der Protokolldatenbank sind nur zur Ansicht bestimmt und werden von dem für die Informationssicherheit zuständigen Dienst verwendet.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent wurde 1996 gegründet und nimmt immer noch eine führende Position auf dem russischen Markt für Anwendungen der ECM-Klasse ein. EDMS BOSS-Referent automatisiert den Dokumentenfluss des Unternehmens und optimiert die Büroarbeit. Dieses System eignet sich zur Automatisierung des Dokumentenflusses von Behörden und großen Privatunternehmen, Beteiligungen und mittelständischen Unternehmen.

Die elektronische Dokumentenverwaltung im Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation (mehr als 130.000 Benutzer) basiert auf BOSS-Referent; mehr als 25.000 Mitarbeiter sind bei MTS an das System angeschlossen.

Der Einsatz von EDMS BOSS-Referent im Managementprozess führt zu einer Optimierung der Bewegung von Unternehmensdokumenten, einer Beschleunigung der Entscheidungsfindung durch die Unternehmensleitung und einer Verbesserung der Managementqualität sowie einer Steigerung der Führungsdisziplin und der Mitarbeitereffizienz. Das elektronische Dokumentenmanagementsystem Boss-Referent amortisiert sich in einem Zeitraum von 6 Monaten bis 2 Jahren.

Das BOSS-Referent-Programm hilft bei der Organisation des Dokumentenflusses gemäß den Standards des Qualitätsmanagementsystems und ist ein zuverlässiger Helfer bei der Lösung von Managementproblemen.

Systemnutzung:

  • ermöglicht es Ihnen, den Papierkram so weit wie möglich zu eliminieren;
  • hilft bei der Optimierung der Arbeit mit Verträgen und Anträgen;
  • organisiert ein effektives Projektmanagement;
  • verbessert die Kontrolle über die Ausführung von Aufgaben und Anweisungen des Managements.

Mit der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems BOSS-Referent in Behörden und Behörden wird die Grundlage geschaffen, den Informationsaustausch mit externen Nutzern im Sinne des „Electronic Government“ zu etablieren und die Arbeit von Behördenportalen zu organisieren. Das Softwareprodukt BOSS-Referent sorgt für Transparenz der Aktivitäten und verbessert die Qualität staatlicher Dienstleistungen. Das System ermöglicht es Ihnen, die Haushaltsausgaben für die Aufrechterhaltung staatlicher Stellen zu senken, die Produktivität und Effizienz des Managements zu steigern und die Disziplin der Führungskräfte besser zu kontrollieren. In privaten Organisationen erhöht die Schaffung eines Systems die Effizienz von Managemententscheidungen und die Produktivität der Mitarbeiter, indem die Zeit verkürzt wird, die für die Verarbeitung eines Dokuments und die Suche nach den erforderlichen Informationen benötigt wird.

EDMS BOSS-Referent bietet eine Reihe unbestreitbarer Vorteile, nämlich:

Die Erstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in einem Unternehmen umfasst den Erwerb der erforderlichen Anzahl von Lizenzen, die Einrichtung und Implementierung des Systems, die Schulung des Personals sowie die Organisation von Support und Wartung des Systems. Partner des Unternehmens BOSS-Referent verkaufen Lizenzen an Endbenutzer. Es ist erforderlich, Lizenzen für das BOSS-Referent-Programm und Lizenzen für die IBM Lotus Notes/Domino-Plattform entsprechend der Anzahl der Benutzer im System zu erwerben.

Durch die Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems hat die Organisation die Möglichkeit, die Ordnung im Dokumentenfluss wiederherzustellen, die Dokumentenverarbeitungszeit zu verkürzen und die Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten zu verbessern. Die Effizienz der Entscheidungsfindung der Unternehmensleitung steigt durch die schnelle Suche nach den notwendigen Informationen. Ein wichtiger Aspekt im Wettbewerb ist die Informationssicherheit, die der EDMS BOSS-Referent in vollem Umfang gewährleistet. Die Schaffung eines einheitlichen Informationsraums verbessert die Interaktion zwischen Regierungsbehörden und macht die Aktivitäten von Regierungsbehörden transparenter.

Zu den Aufgaben des BOSS-Referent-Unternehmens gehören:

  • Entwicklung des gleichnamigen Produkts – des elektronischen Dokumentenmanagementsystems BOSS-Referent;
  • Aufbau eines Partnernetzwerks;
  • Beratung und Betreuung von Partnern und Systemnutzern;
  • Ausbildung;
  • Marketingförderung des Produkts.

Affiliate-Netzwerk BOSS-Referent

Partner des Unternehmens BOSS-Referent bieten Dienstleistungen für die Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems, die Unterstützung erstellter Lösungen, die Anpassung des Systems an Kundenaufgaben und die Benutzerschulung an. Jedem Partner wird einer von drei Status zugewiesen:

  • Komplementärin – verfügt über umfassende Kompetenz, eine große Anzahl zertifizierter Spezialisten und Erfahrung in der Umsetzung zahlreicher Umsetzungsprojekte;
  • Partner – verfügt über zertifizierte BOSS-Referent-Spezialisten, die für die Umsetzung von Implementierungsprojekten geschult sind;
  • Wiederverkäufer – liefert EDMS BOSS-Referent.
  • Das BOSS-Referent-Partnernetzwerk deckt nahezu alle Regionen Russlands sowie die Ukraine und Kasachstan ab. Im Bereich „Partner“ unserer Website können Sie einen Partner in Ihrer Region finden oder im alphabetischen Katalog das Unternehmen auswählen, für das Sie sich interessieren.

Service und Support BOSS-Referent

Die Unterstützung implementierter elektronischer Dokumentenmanagementsysteme BOSS-Referent ist in Basis- und erweiterten Versionen möglich:

  • Der Garantie-(Basis-)Support wird vom Hersteller BOSS-Referent bereitgestellt.
  • Erweiterter technischer Support wird von BOSS-Referent-Partnern bereitgestellt.
  • BOSS-bezogene Schulungen

Das Unternehmen BOSS-Referent bietet in Moskau Schulungen zu folgenden Kursen an:

  • „Methodik zur Implementierung von EDMS BOSS-Referent“
  • „Grundlagen der EDMS-Administration BOSS – Referent“
  • Die Ausbildung von Fachkräften bei Partnern des Unternehmens BOSS-Referent im Rahmen des Partnerprogramms ist kostenlos.
Geschichte

Im Januar 2012 wurde bekannt, dass sich in der IT-Gruppe die Managementstruktur der ECM-Praxis (Enterprise Content Management, Speicherung von Unternehmensinformationen, einschließlich elektronischer Dokumentenverwaltung, EDMS) gravierend verändert hatte.

Im Dezember 2011 entstand eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Verwaltungsgesellschaft der Business Logic 2.0-Gruppe, die neben der Implementierung von ECM eine neue Richtung für die Gruppe einschlagen wird – Geschäftsprozessmanagementsysteme (BPM).

Bis zu diesem Zeitpunkt wurde die ECM-Praxis durch den seit langem bestehenden EDMS-Entwickler „Boss-Referent“ und „IT Information Management“ repräsentiert, der im April 2011 gegründet wurde und ähnliche Software implementiert. Vor der Gründung des Informationsmanagements als eigenständiges Unternehmen war die Umsetzung durch die Integratorabteilung vertreten.

Die Richtung ist für die Gruppe wichtig. Wie Tagir Yapparov, Vorstandsvorsitzender von IT, gegenüber CNews erklärt, beliefen sich die ECM-Aktivitäten im vergangenen Jahr auf rund 500 Millionen Rubel. Einnahmen. Mit einem Gesamteinkommen für 2010 laut der Bewertung „CNews100: Russlands größte IT-Unternehmen“ 4,7 Milliarden Rubel. Was die Anzahl der Mitarbeiter betrifft, so sind nach Angaben der neuen Generaldirektorin von „Business Logic“ und „Boss-Referentin“ Maria Kamennova derzeit etwa 230 Personen in der Leitung tätig, davon sind etwa 180 Mitarbeiter in der Umsetzung. Ende 2010 waren laut CNews-Rating insgesamt 1.550 Menschen in der IT-Gruppe beschäftigt.

Vor der Ankunft der Stone Company waren sie verschiedenen Personen unterstellt. Das umsetzende Unternehmen war Georgy Podbutsky, der als stellvertretender Direktor für ECM bei Business Logic blieb. Die Entwickler wurden von Andrey Grib geleitet, der nun die IT verlässt. Yapparov führt seinen Abgang darauf zurück, dass „nicht alle Manager sich in die neue Matrixstruktur integriert haben, die eine stärkere Delegation von Verantwortung vorsieht.“

Rechtlich gesehen blieb Boss Referent eine von Business Logic unabhängige Organisation, die sich ebenfalls vollständig im Besitz der Verwaltungsgesellschaft der Gruppe befindet, sagt Yapparov. Eine CNews-Quelle in der Gruppe ist jedoch zuversichtlich, dass es sich um eine vollständige Neuzuweisung der EDMS-Entwicklung an Implementierer handelt. „Die Angelegenheit beschränkte sich nicht nur auf den Abgang von Grib, es kamen auch Leute aus dem ausführenden Unternehmen auf andere Führungspositionen bei Boss-Referent“, sagt er. - Es gab lange Zeit einen normalen betriebsinternen Wettbewerb zwischen den Strukturen, und es gab auch gegenseitige Vorwürfe des Scheiterns. In den letzten Jahren kam es bei der Umsetzung zu mehreren Geschäftsführerwechseln. Jetzt ist der „Chef-Referent“ vollständig von den Umsetzern abhängig.“

Trotz der Umstrukturierung der Leitung beabsichtigt Tagir Yapparov, die Einnahmen aus seiner Arbeit jährlich zu verdoppeln, d.h. In diesem Jahr soll es eine Milliarde Rubel erreichen. Heute wurde eine Vereinbarung zwischen Business Logic und dem deutschen BPM-Entwickler Metasonic unterzeichnet. Es bestehen weiterhin Pläne, Multiplattform-„Boss Referent“ zu unterstützen: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, mobile Versionen für iOS und Android. Einem anonymen CNews-Gesprächspartner zufolge haben im Zuge der Umstrukturierung mehrere Programmierer das Unternehmen verlassen und es müssen neue eingestellt werden, um diese Pläne umzusetzen. Kürzlich hat die IT eine Praktikumsstelle im ECM-Bereich ausgeschrieben.