heim · Haushaltsgeräte · So antworten Sie auf einen Brief, wenn keine Daten vorliegen. Grundregeln für das Schreiben von Geschäftsbriefen

So antworten Sie auf einen Brief, wenn keine Daten vorliegen. Grundregeln für das Schreiben von Geschäftsbriefen

Zweifellos wird die Antwort verächtlich sein: Sie können mitteilen, dass Sie die erhaltene Anfrage studieren, Kataloge, Preislisten senden, anbieten, die in der Anfrage angegebenen Bedingungen zu ändern, die Lieferung von Waren oder andere Anfragen ablehnen.

Also, wenn Sie an Lieferungen interessiert sind dieses Produkts, dann wird als Antwort auf die Anfrage ein Angebot verschickt

Ein Angebot ist ein schriftliches Angebot des Verkäufers an den Käufer zur Lieferung von Waren. Es drückt den Wunsch oder die Bereitschaft aus, einen Kaufvertrag zu den in Satz 33 genannten Bedingungen abzuschließen. Zum Beispiel:

. Sehr geehrte Damen und Herren!

. Wir bestätigen den Erhalt dankbar. Ihre Anfrage und senden Sie ein Muster(Name des Produkts), interessiert. Du. Wir können anbieten. Dieses Produkt ist für Sie folgenden Bedingungen:

Plastik(Name) in einer Packung Scheiben in Stücken;

Lieferung: frachtfrei bis zur Grenze;

Disc-Verpackung: kostenlos;

Zahlung: unwiderrufliches Akkreditiv

. Wir werden dafür dankbar sein. Ihre Bestellung. Wir unsererseits versprechen Service zu jeder Zeit

. C. Anhang: Muster in einer Kopie

. Sehr geehrte Damen und Herren!

. Wir bestätigen den Erhalt. Ihre Anfrage von(Datum) versorgen(Produktname). Es besteht keine Notwendigkeit, Muster einzusenden, weil. Sie sind sich der Qualität unserer Produkte bewusst

. Wenn Sie rechtzeitig bestellen, können wir liefern. Zu dir(Anzahl) der Produkte vierteljährlich

. Pfanne(Nachname) aus unserem Unternehmen stellte mich vor. Sie mit Preisen und Lieferplan. Ihre Rückmeldung war positiv, so dass wir nach Eingang der Bestellung mit dem Versand der Ware beginnen können

..

. Sehr geehrte Damen und Herren!

. Als Antwort auf. Ihre Anfrage von(Datum) Wir teilen Ihnen mit, dass wir die sorgfältig gelesen haben. Ihre Proben(Produktname) . Wir möchten Sie versichern. Sie, dass wir Produkte in der entsprechenden (von Ihnen benötigten, gewünschten) Qualität herstellen können

. Befriedigen. Ihren Jahresbedarf können wir anbieten. Dies sind die Bedingungen der Vereinbarung:

Preis pro Einheit UAH;

Gesamtkosten der gesamten Charge UAH;

Barzahlung:

Lieferzeit: Tage nach Eingang der Bestellung. Alle technische Eigenschaften finden Sie in unserem Katalog. Bitte. Sie erhalten innerhalb von fünf Tagen nach Erhalt dieses Schreibens eine Antwort. Mit Yvaga...

. Sehr geehrte Damen und Herren!

. Vielen Dank für die Anfrage von(Datum) versorgen(Produktname). Wir teilen Ihnen mit, dass dieser Antrag zur Prüfung angenommen wurde. Wir informieren Sie über die endgültige Entscheidung. zusätzlich für Sie

Wenn. Sie können kein Angebot für die Lieferung dieses oder jenes vom Kunden benötigten Produkts unterbreiten. Schicken Sie es unbedingt ab begründete Ablehnung:

. Liebling!

. Danke schön. Sie für Ihre Anfrage von(Datum) und Interesse an unseren Produkten bekundet

. Schade, aber angesichts der Bedürfnisse moderner Markt, wir produzieren solche Waren nicht

. Wir haben Herrn gefragt.(Nachname), mit dem wir fruchtbar zusammenarbeiten, unterbreiten relevante Vorschläge

. Wir legen einen bebilderten Katalog bei detaillierte Beschreibung die Waren, die wir produzieren. Bitte teilen Sie uns bei Interesse mit. Sie sind einer von ihnen, dann können wir den Vertragsentwurf unter Angabe von c weiterleiten. Lieferlinien, Kosten, Zahlungsbedingungen usw.

. Sehr geehrte Damen und Herren!

. Danke für den Brief von(Datum von). Leider müssen wir berichten. Sie wissen, dass alle hergestellten Produkte von der Firma (Name) exportiert werden. Wir haben dort Regie geführt. Wir haben um Ihre Anfrage gebeten. Wir haben ein Angebot, von dem wir hoffen, dass es Sie interessiert. Du

. Mit Respekt und viel Erfolg..

. Liebling!

. Wir bestätigen den Erhalt dankbar. Ihre Anfrage von ... (Datum) . Schade, aber wir können Sie nicht zufriedenstellen. Ihre Anfrage, da alle unsere Produkte bereits verkauft sind. Die aktuelle Situation gibt uns nicht die Möglichkeit, unsere Produktionskapazität heute zu erhöhen

. Hoffe auf Verständnis

. Wir bleiben mit Respekt

. Sehr geehrte Damen und Herren!

. Vielen Dank für. Ihre Anfrage von(Datum) . Leider können wir das nicht auf eigene Faust befriedigen. Ihre Anfrage

. Tatsache ist, dass unsere Interessen seit vielen Jahren vertreten werden(Name der Firma) . Aufgrund unserer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber diesem Unternehmen können wir unsere Produkte nicht unabhängig in dem Gebiet verkaufen. dein Land

. Bitte senden Sie Ihre Anfrage an:. Mit freundlichen Grüßen..

Manchmal können Sie als Reaktion auf eine Anfrage eine Änderung der Bedingungen vorschlagen: Warenmenge, Modell, Lieferzeit usw.

. Sehr geehrte Damen und Herren!

. Auf der. Ihre Anfrage von(Datum), leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir nicht das produzieren, was Sie benötigen. Produkte für Sie

. Aber wir können anbieten. Sie erhalten einen Katalog unseres aktuellen Sortiments. Wir würden uns sehr freuen, wenn. Sie haben einige unserer Produkte eingegeben. Ihr Umsetzungsprogramm

. Wenn Sie dieses Angebot interessiert. Wir bitten Sie, uns eine Antwort zu senden

. Liebling /

. Antworten. Ihre Lieferanfrage(Name des Produkts) teilen wir Ihnen mit, dass wir die Produkte nicht in der richtigen Reihenfolge liefern können. Lautstärke für Sie

. Von. Wir können nur Teillieferungen Ihrer Bestellung innerhalb dieser Frist durchführen Tage. Darüber hinaus haben wir den Versand vorübergehend eingestellt, da wir Vorbestellungen zunächst erfüllen müssen

. Bitte teilen Sie mir umgehend mit, ob Sie zufrieden sind. Unser Angebot für Sie

(auch bekannt als Antwortschreiben) ist eine Standardnorm der Geschäftsethik. In der Regel werden Anfragen entweder von potenziellen Partnern des Unternehmens mit der Bitte gestellt, Auskunft über die Aktivitäten des Unternehmens, Waren, Dienstleistungen, Preise und Rabatte zu geben, oder von bestehenden Kontrahenten, beispielsweise um Informationen zu Lieferzeiten zu erhalten , Zahlung, Weiterleitung oder Berichtigung von Dokumenten etc. .d.

DATEIEN Öffnen Sie diese Dateien online 2 Dateien

Die Beantwortung der Anfrage hat offiziellen Charakter und ist Teil des Geschäftsablaufs des Unternehmens.

Allgemeine Regeln zum Schreiben einer Antwort

Zunächst sollten Sie bedenken, dass die Antwort genau von dem Mitarbeiter des Unternehmens verfasst werden sollte, an dessen Namen der erste Brief geschrieben wurde. Ausnahmen sind nur in Fällen möglich, in denen dieser Mitarbeiter aus irgendeinem Grund abwesend ist (Krankheit, Dienstreise, Entlassung) – dann kann die Antwort von demjenigen verfasst werden, der den Abwesenden vertritt dieser Moment Zeit.

Die Sprache und Aufmachung der Nachricht sollte dem Anforderungsschreiben entsprechen. Mit anderen Worten: Es empfiehlt sich, im Text die gleiche Anrede zu verwenden, die der Absender der Anfrage verwendet hat, das gleiche Vokabular, die gleiche Terminologie, die gleichen sprachlichen Ausdrücke und die gleiche Reihenfolge der Darstellung, natürlich vorausgesetzt, dass der Autor der Initiativnachricht darüber verfügt hat sich als kompetenter und korrekter Mensch erwiesen.

Es ist notwendig, einen Link zur Nummer und zum Datum der eingehenden Nachricht anzugeben, Sie dürfen jedoch die Fehler des Verfassers der Anfrage nicht wiederholen und es ist unerwünscht, sie im Antwortschreiben anzugeben (nur wenn dies nicht der Fall ist). die spezifischen Aktivitäten des Unternehmens).

Die Antwort auf die Anfrage kann entweder positiv oder negativ sein.

  • Eine positive Antwort sollte so detailliert wie möglich sein,
  • und das Negative ist berechtigt und äußerst richtig.

Darüber hinaus, wenn ein Antrag abgelehnt wird in guter Form wird seinem Autor Informationen darüber geben, unter welchen Umständen die Antwort positiv ausfallen kann.

In jedem Fall sollte das Antwortschreiben möglichst höflich verfasst sein. Es ist ratsam, leere Antworten zu vermeiden und auch bei Fehlen der erforderlichen Informationen eine Antwort zu verfassen zurückhaltend, höflich und respektvoll in Bezug auf den Autor der Anfrage. Unhöflichkeit sowie bewusst falsche Angaben sind völlig inakzeptabel.

So schreiben Sie eine Antwort auf eine Anfrage

Die Form der Einreichung und Ausführung der Antwort auf das Anfrageschreiben kann im Verhältnis zwischen Organisationen eine entscheidende Rolle spielen. Deshalb sollte bei der Zusammenstellung unter Einhaltung bestimmter Regeln sehr sorgfältig vorgegangen werden.

Bevor Sie ein Antwortschreiben verfassen, sollten Sie dies zunächst tun auf bequeme Weise Informieren Sie den Absender darüber, dass die Anfrage eingegangen ist. Wenn Sie alle notwendigen Informationen haben, können Sie als Nächstes mit der Beantwortung beginnen. Je früher eine Antwortnachricht verfasst wird, desto besser. Wenn die angeforderten Informationen jedoch im Moment nicht verfügbar sind, ist es besser, mit dem Brief zu warten.

Der Aufbau der Antwort ist aus Sicht der Büroarbeit durchaus üblich.

  1. Oben in der Nachricht (rechts oder links) müssen Sie den Namen des sendenden Unternehmens (mit Angabe der Adresse und Telefonnummer) sowie den konkreten Mitarbeiter, in dessen Namen die Antwort verfasst wird, angeben.
  2. Geben Sie anschließend auf die gleiche Weise Informationen zum Empfänger ein.
  3. Danach wird die Antwort selbst geschrieben. Sie muss dem Kern der Anfrage vollständig entsprechen, und wenn der Antragsteller in seinem Schreiben mehrere Fragen gleichzeitig gestellt hat, die in einzelne Punkte unterteilt sind, muss die Antwort in genau demselben Format verfasst sein. Wenn der Antwort zusätzliche Informationen beigefügt werden, müssen diese im Hauptteil des Schreibens aufgeführt und gesondert vermerkt werden.
  4. Wenn die Umstände dies erfordern, kann die Antwort auch Hinweise auf bestimmte Gesetze, Vorschriften und Rechtsakte enthalten.

So schreiben Sie einen Antwortbrief

Sie können die Antwort schreiben

  • beispielsweise in handschriftlicher Form (meistens geschieht dies, wenn die Anfrage selbst in einem ähnlichen Format eingeht),
  • und in gedruckter Form (diese Methode spart erheblich Zeit).

Es kann auf einem einfachen A4-Blatt oder auf dem Briefkopf der Organisation erstellt werden – die zweite Option ermöglicht es Ihnen, die Firmendaten nicht manuell einzugeben, und es sieht viel seriöser aus. Die Antwort muss sein eine Signatur enthalten ein Mitarbeiter, der die Organisation vertritt und seine Position angibt. Es ist nicht nötig, einen Stempel anzubringen, denn... seit 2016 gilt die gesetzliche Pflicht zur Anwendung Rechtspersonen Stempel und Siegel haben ihre Gültigkeit verloren.

Eine Antwort wird zusammengestellt in einer einzigen Kopie, vor dem Versand muss es nummeriert (entsprechend dem unternehmensinternen Dokumentenfluss) und auch datiert werden.

Informationen zum Brief müssen in das Journal der ausgehenden Dokumentation eingetragen werden – sollte die Antwort auf die Anfrage verloren gehen oder es zu Meinungsverschiedenheiten mit der Gegenpartei kommen, können Sie die Situation schnell nachvollziehen.

So versenden Sie einen Brief

Die Antwort kann verschickt werden verschiedene Wege. E-Mail oder Fax ermöglichen Ihnen eine deutliche Zeitersparnis. Wenn der Brief jedoch besonders wertvolle Informationen oder Originaldokumente enthält und der Absender an einem garantierten Empfang der Nachricht interessiert ist, sollten Sie die Dienste der Russischen Post in Anspruch nehmen und eine Antwort senden per Einschreiben mit Lieferavis.

Soll ich auf eine Antwort auf das Antwortschreiben warten?

Fast alle Geschäftsbriefe erfordern eine Antwort, es gibt jedoch eine Ausnahme von dieser Regel.

Das Antwortschreiben bedarf keiner Antwort, da es zunächst keine Wünsche, Bitten oder Vorschläge enthält. Tatsächlich enthält es nur die Informationen, die die andere Partei benötigte.

Gleichzeitig kann das Antwortschreiben der Ausgangspunkt für den Abschluss eines gewinnbringenden Vertrags oder einer gewinnbringenden Transaktion sowie ein einfaches und einfaches Schreiben sein auf zugängliche Weise Lösung aller Probleme und Schwierigkeiten in den Beziehungen zwischen Partnern.

In der Geschäftskorrespondenz hat jedes Dokument seine eigene Bedeutung und kann auf die eine oder andere Weise die Beziehung zwischen Partnern beeinflussen. Unter der großen Zahl der meisten verschiedene Typen In solchen Dokumenten nimmt das Antwortschreiben einen besonderen Platz ein.

Klassifizierung von Geschäftspapieren

Zwischen den Parteien werden die meisten Probleme schriftlich gelöst. Und wie Sie wissen, sind mündliche Vereinbarungen laut Gesetz nicht gültig. Daher muss jedes Unternehmen Geschäftskorrespondenz führen. Es ist ein allgemein anerkanntes Mittel zum Austausch von Informationen aufgrund offizieller Kontakte zwischen verschiedene Organisationen und Unternehmen.

Alle Geschäftsbriefe sind in zwei Kategorien unterteilt:

  1. Diejenigen, die eine obligatorische Antwort erfordern.
  2. Diejenigen, die eine solche Reaktion nicht brauchen.

Das Antwortschreiben fällt in die zweite Kategorie. Es gehört neben einem Anfrage-, Informations-, Warn-, Angebots-, Erinnerungs- oder Präsentationsschreiben zu den kaufmännischen Dokumentenarten. Solche Papiere werden in der Regel zum Zeitpunkt des Abschlusses und der weiteren Unterstützung verschiedener Verträge und anderer Vereinbarungen zwischen den Parteien verwendet. Im Antwortschreiben wird im Gegensatz zu den anderen nichts verlangt und nichts angeboten. Es enthält nur Informationen, die zuvor von der anderen Partei angefordert wurden.

Bewerbungsbestätigung

Das Antwortschreiben wird in erstellt verschiedene Fälle. Dies kann eine Antwort auf eine bestimmte Beschwerde, einen Anspruch oder eine Anfrage sein. Darüber hinaus kann es sowohl positiv als auch negativ sein. Im zweiten Fall stellt das Dokument eine Art Ablehnungsschreiben dar. Es muss jedoch eine detaillierte Erläuterung der Gründe erfolgen, die zu einer solchen Entscheidung geführt haben. Als Beispiel können wir einen Fall betrachten, in dem ein Unternehmen einen offiziellen schriftlichen Auftrag zur Herstellung eines bestimmten Produkttyps für einen genau festgelegten Zeitraum erhielt. Ist eine solche Zusammenarbeit für das Unternehmen wünschenswert, muss es unverzüglich reagieren. Die Antwort wird zufällig zusammengestellt. Es kann mit den Worten beginnen: „Lass es uns tun“ oder „Wir schaffen es.“ Als Frist ist es besser, das Versanddatum anzugeben und dabei die Zeit zu berücksichtigen, die für die Herstellung der Ware und deren Übergabe an das Lager erforderlich ist. Darüber hinaus ist es notwendig, die Zahlungsbedingungen festzulegen, da der Kunde mit mehreren Stufen rechnen kann. Als nächstes müssen Sie nur noch den Gesamtbetrag berechnen und Ihre Daten angeben, an die der Kunde Geld überweisen wird. Ein solches Dokument wird in der Regel vom Direktor und dem Hauptbuchhalter unterzeichnet und ganz am Ende werden die Koordinaten des direkten Testamentsvollstreckers angegeben.

Korrespondenz mit Einzelpersonen

Einige Unternehmen stehen aufgrund ihrer Tätigkeit in direktem Kontakt mit Einzelpersonen. Dies kann eine Organisation sein, die im Dienstleistungssektor tätig ist, oder ein Unternehmen, das Konsumgüter herstellt. Ein solches Unternehmen kann von den Bürgern Informationen ganz unterschiedlicher Art erhalten, sowohl positive als auch negative. Dennoch bedarf es einer angemessenen Reaktion und einer verbindlichen Reaktion. In solchen Fällen können Sie sich nicht auf ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat beschränken. Dem Bürger sind zu allen ihn interessierenden Fragen umfassende Erläuterungen zu geben. Dies sollte eine ausführliche Antwort auf den Brief sein.

Ein Muster eines solchen Dokuments muss bestimmte Anforderungen erfüllen:

  1. Für jegliche Geschäftskorrespondenz ist es besser, den offiziellen Briefkopf zu verwenden.
  2. Bei der Erstellung solcher Dokumente müssen die Besonderheiten berücksichtigt werden. Hauptsache, sie müssen nach der bekannten Parallelitätsregel verfasst sein, also denselben Wortschatz und dieselben Sprachausdrücke enthalten, die auch der initiierende Autor verwendet hat. Dadurch erreichen Sie ein maximales gegenseitiges Verständnis.
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Link zum Anforderungsschreiben erstellen und dessen Nummer und Datum angeben.
  4. Besser ist es, den Text mit den Sätzen zu beginnen: „Als Antwort auf Ihren Brief, die Nummer...“, „Als Antwort auf Ihre Anfrage…“ oder „Wir informieren Sie…“.

Streng offiziell

Wenn Sie antworten müssen offizieller Brief, dann müssen Sie es richtig machen. Wir müssen bedenken, dass eine solche Behandlung auf jeden Fall höflich und korrekt sein muss. Vergessen Sie auch nicht die Alphabetisierung. Es ist lächerlich, offensichtliche Fehler in den Informationen einer seriösen Organisation zu sehen.

Von Anfang an wird die Adresse in der oberen rechten Ecke gedruckt. Es handelt sich um eine exakte Kopie dessen, was auf dem Umschlag angegeben ist. Die Antwort erfolgt immer auf irgendeine Art von Anfrage, daher müssen im Anmeldestempel oben links dessen erste Angaben (Nummer und Datum der Abreise) vermerkt werden. Anschließend erfolgt eine kurze Anrede an den Adressaten (Sie können einfach den Nachnamen ohne Initialen angeben). Der Text sollte detaillierte Erläuterungen zum interessierenden Problem enthalten. Als Argumente sollten nur verifizierte Daten verwendet werden. Auf keinen Fall sollten Sie sich auf Gerüchte und Spekulationen verlassen. Bei Bedarf können Sie Auszüge aus Verordnungen mit Angabe der entsprechenden Artikel verwenden. Der Geschäftsführer des Unternehmens unterzeichnet ein solches Dokument, und direkt darunter wird ein Vermerk mit dem Namen und der Telefonnummer des verantwortlichen Testamentsvollstreckers angebracht.

Eine Reihe von Korrespondenzen, die bei der Organisation eingehen, erfordern die Zusendung von Antworten zu bestimmten Themen. In diesem Artikel schauen wir uns im Detail an, wie man einen Brief als Antwort auf eine Anfrage richtig verfasst.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

In welchen Fällen ist ein Antwortschreiben erforderlich?

Die eingehende Korrespondenz jeder Organisation besteht aus: diverse Dokumente, von denen bestimmte Arten das Senden von Antwortnachrichten erfordern. Gleichzeitig ist es notwendig, ein gutes Verständnis für die Art der eingehenden Unterlagen und die Briefe zu haben, auf die eine Antwort erforderlich ist. Wir laden Sie ein, sich ausführlich mit den Arten eingehender Briefe vertraut zu machen, auf die Sie eine Antwortnachricht senden müssen.

Forderungsbrief

Schon aus dem Titel dieses Dokuments geht hervor, dass es sich um eine an den Adressaten gerichtete Bitte handelt. Der Zweck dieses Dokuments besteht in der Regel darin, bestimmte Informationen, Waren oder Dienstleistungen zu erhalten, die der Verfasser des Briefes benötigt. Diese Kategorie der eingehenden Dokumentation wird weiterverarbeitet Briefkopf und enthält Formulierungen wie: „Wir bitten Sie, uns über ... zu informieren“, „Wir bitten Sie, uns zu informieren ...“, „Wir bitten Sie, Maßnahmen zu ergreifen ...“ usw.

In manchen Fällen enthält ein Geschäftspapier keine direkte Bitte, sondern nur einen Wunsch. Zum Beispiel: „Wir hoffen, Ihren Einspruch berücksichtigen zu können …“. In diesem Fall muss das Dokument auch die Beschwerde selbst oder eine Beschreibung der Situation enthalten, die den Erlass bestimmter Maßnahmen erfordert.

Es gibt auch Situationen, in denen ein Antragsschreiben mehrere Anträge enthält. In diesem Fall erfordern die Designregeln, dass jede davon in einem separaten Absatz beschrieben wird. In diesem Fall sollte jeder weitere Absatz, der eine Aufforderung enthält, mit den Worten beginnen: „Wir bitten Sie außerdem, Maßnahmen zu ergreifen …“, „Gleichzeitig bitten wir Sie, darauf zu achten ...“, „Gleichzeitig.“ Zeit, wir bitten Sie, darüber nachzudenken …“ usw.

Eine Anfrage

Möglicherweise ist das Anfrageschreiben das einzige Dokument, auf das eine Antwort gesendet werden muss. Obwohl Antragsschreiben und Antragsschreiben in Stil und Inhalt sehr ähnlich sind, hat eine Bitte einen solchen Besonderheit, was nicht ignoriert werden kann. Es geht darum, das Dokument zu rechtfertigen.

Anfrageschreiben beziehen sich auf offizielle Briefe an den Adressaten versandt werden, um bestimmte Informationen, Dokumente und Geschäftspapiere zu erhalten. Ein solches Korrespondenzdokument zeichnet sich durch das Vorhandensein einer Begründung aus, die vom Verfasser des Antrags angegeben wird. Die Begründung kann einen Verweis auf ein beliebiges Regierungsdokument enthalten. normativer Akt oder das Gesetz, nach dem der Autor das Recht hat, sich mit den angeforderten Informationen oder Geschäftspapieren vertraut zu machen. Begründet wird dies auch durch Verweis auf organisatorische und rechtliche Dokumente, die das Recht einräumen, sich mit bestimmten Informationen vertraut zu machen. Und gerade weil eine rechtliche Begründung vorliegt, ist es zwingend erforderlich, eine offizielle Antwort auf die Anfrage zu geben. Im Folgenden werden wir uns eine Musterantwort auf ein Beschwerdeschreiben genauer ansehen.

Einladungsschreiben

Obwohl Einladungen zu verschiedenen Veranstaltungen nicht erfordern, dass der Adressat ein Antwortschreiben sendet, wird eine solche Notwendigkeit in vielen Fällen durch die Geschäftsetikette diktiert. In diesem Fall empfiehlt es sich, so früh wie möglich eine Antwortnachricht zu versenden. Sollte dies nicht möglich sein, können Sie durch einen Anruf beim Einladenden eine eventuelle An- oder Abwesenheit zur Veranstaltung ankündigen.

Aufbau und Format des Antwortschreibens

Wie oben erwähnt, ist ein Antwortschreiben auf eine Anfrage obligatorisch. Daher muss so schnell wie möglich nach Eingang der Anfrage mit der Ausarbeitung begonnen werden. Sollte sich die Bearbeitung des Dokuments aus irgendeinem Grund verzögern, ist es sinnvoll, den Autor über den Eingang der Anfrage zu informieren, die Bearbeitung nimmt jedoch Zeit in Anspruch. Dies ist nicht nur höflich und ethisch, sondern gibt Ihnen auch Zeit, Ihre Botschaft zu formulieren.

Es ist wichtig zu verstehen, dass ein Brief als Antwort auf eine Anfrage (ein Beispiel ist unten dargestellt) entweder eine positive oder negative Entscheidung bezüglich dieser Anfrage enthalten kann. Schauen wir sie uns genauer an.

Eine positive Resonanz

Brief Eine Antwort, die eine positive Entscheidung bezüglich einer bestimmten Anfrage oder Anfrage enthält, wird im gleichen Stil wie die Anfrage selbst formatiert. Im Wesentlichen sollte es im gleichen Wortlaut und im gleichen Stil verfasst sein. In dem Dokument sollte erwähnt werden, dass der Antrag geprüft wurde, woraufhin eine positive Entscheidung getroffen wurde (die Entscheidung, dem Antrag stattzugeben). In diesem Fall können Sie bei Bedarf den Zeitrahmen angeben, innerhalb dessen die Anfrage erfüllt wird.

Wenn die Beantwortung einer offiziellen Anfrage (ein Muster ist unten dargestellt) die Zusendung bestimmter Geschäftspapiere erfordert, können diese dem Schreiben beigefügt werden. In diesem Fall sollten Sie im Hauptdokument eine Liste der beigefügten Dokumente, deren Nummer und Namen angeben. Geben Sie ggf. die Anzahl der Exemplare an.

Antwortschreiben (Muster)


Ein Antwortschreiben ist eine der Arten der Geschäftsdokumentation. Seine Zusammenstellung ist auf die Notwendigkeit zurückzuführen, auf das zuvor eingegangene Initiativschreiben eine Antwort zu geben. Es gibt zwei Arten von Antworten: positive und negative. Ein Brief, der eine negative Antwort enthält, wird manchmal als Ablehnungsbrief bezeichnet.

In der Regel ist ein Antwortschreiben analog zu einem Initiativschreiben verfasst, das heißt, es verwendet den gleichen Wortschatz und ähnliche Sprachmuster. Diese Regel gilt natürlich nur, wenn der Quellcode korrekt und den Anforderungen entsprechend kompiliert wurde Geschäftskorrespondenz. In den meisten Fällen wird bei der Erstellung dieser Art von Briefen der Briefkopf der ursprünglichen Organisation verwendet.

Zusammenstellung

Die in Antwortschreiben am häufigsten verwendeten Sätze sind „Vielen Dank für.“ interessantes Angebot„, „Wir bestätigen unsere Bereitschaft für …“, „Wir erklären unser Einverständnis für …“ oder „Leider sind wir derzeit nicht bereit für …“.

Datum und Nummer des Initiativschreibens müssen angegeben werden Registrationsnummer Antwort. Diese Anforderung ist notwendig, da Sie damit die Organisation der ein- und ausgehenden Geschäftskorrespondenz ermöglichen. Es wird nicht empfohlen, diese Informationen direkt in den Text des Briefes aufzunehmen. Ein Verstoß gegen die Regeln zum Verfassen eines Antwortschreibens wäre die folgende Formulierung: „Als Antwort auf Ihr Schreiben, Nummer... von... wir informieren Sie...“.

Wenn Sie ein Ablehnungsschreiben schreiben, müssen Sie den Grund angeben. Unangemessene Ablehnung ist ein Zeichen der Respektlosigkeit gegenüber dem Empfänger. Daher sollte ein solcher Brief mit der Formulierung „Im Zusammenhang mit …“ beginnen. Verfügt der Verfasser des Ablehnungsschreibens über Informationen darüber, von wem, wann, in welchem ​​Fall und unter welchen Bedingungen eine positive Antwort auf das ursprüngliche Schreiben mit der Bitte oder Anfrage gegeben werden kann, wird empfohlen, diese Informationen in die Ablehnung aufzunehmen.

Am Ende des Ablehnungsschreibens steht die Unterschrift des Absenders. In den meisten Fällen wird der Brief vom Manager oder einer anderen bevollmächtigten Person unterzeichnet. Sinnvoll wäre es auch, die Kontaktdaten des Absenders anzugeben, damit der Empfänger bei Bedarf Kontakt zu dieser Person aufnehmen und weitere Informationen einholen kann.

(Größe: 26,5 KiB | Downloads: 27.149)