Und haben diese Dokumente mit der elektronischen Dokumentenverwaltung Rechtskraft? Wie kann die Tatsache des Versands bestätigt werden? Vielen Dank im Voraus! Elektronische digitale Signatur

Rechtliche Handhabe dokumentieren- eine Eigenschaft eines amtlichen Dokuments, die ihm durch die geltende Gesetzgebung verliehen wird, die Zuständigkeit der Stelle, die es ausgestellt hat, und gemäß dem festgelegten Verfahren sein Design.

Kapitel 2, Abschnitt 18. Um einem Dokument Rechtskraft zu verleihen, müssen folgende zwingende Angaben vorhanden sein:

Name der Organisation und (oder) Struktureinheit- Autor;

Registrierungsindex;

Für einzelne Arten Dokumente, zusätzliche Details, die ihnen Rechtskraft verleihen, sind ein Genehmigungsstempel, ein Siegel und ein Zeichen auf der Beglaubigung der Kopie.

Bei elektronischen Dokumenten wird die Druckfunktion durch eine elektronische digitale Signatur übernommen. juristische Person oder der Leiter der Organisation, seine Stellvertreter oder eine andere bevollmächtigte Person (Teil drei von Klausel 18 wurde durch Beschluss des Justizministeriums vom 30. Dezember 2015 N 225 eingeführt)

Artikel 11. Rechtskraft elektronisches Dokument

Ein elektronisches Dokument auf einem Computermedium entspricht einem Dokument auf Papier und hat die gleiche Rechtskraft. Wenn die Gesetzgebung der Republik Belarus vorschreibt, dass ein Dokument schriftlich erstellt oder schriftlich vorgelegt werden muss, gilt ein elektronisches Dokument als diesen Anforderungen entsprechend. Originale elektronischer Dokumente und deren Kopien auf Papier, die den Anforderungen von Artikel 10 dieses Gesetzes entsprechen, haben die gleiche Rechtskraft. In Fällen, in denen die Gesetzgebung der Republik Belarus eine notarielle Beglaubigung und (oder) staatliche Registrierung eines Dokuments vorschreibt, unterliegt entweder ein elektronisches Dokument oder eine Kopie davon auf Papier der Beglaubigung und (oder) Registrierung in der in der Gesetzgebung von Belarus festgelegten Weise die Republik Weißrussland. Das Verfahren zur Dokumentation und Verbreitung der in Artikel 18 Teil 1 dieses Gesetzes genannten Informationen in Form elektronischer Dokumente wird durch technische Regulierungsrechtsakte im Bereich der technischen Regulierung und Normung sowie durch die durch die Gesetzgebung der Republik festgelegten Büroarbeitsregeln geregelt Weißrussland.

8. Dokumentformen: Typen, Gestaltungsanforderungen, Entwicklungs- und Nutzungsmerkmale.

Anweisungen für die Büroarbeit in Regierungsbehörden und anderen Organisationen (geändert durch Beschlüsse des Justizministeriums vom 24. Oktober 2011 N 235, vom 27. Januar 2012 N 18, vom 15. Januar 2013 N 9, vom 10. Dezember 2014 N 240, vom 30. Dezember 2015 N 225)

Gemäß Ziffer 21 Dokumentformular- ein Standardblatt mit darauf wiedergegebenen Details, das konstante Informationen und Platz für Variablen enthält. Konstante Informationen sind die Details der Organisation (Name, Adresse, Telefonnummern, Bankkonto usw.), und variable Informationen sind der Haupttext des Dokuments, sein Hauptinhalt.

Wenn ein Dokument (z. B. ein Brief) sehr umfangreich ist, wird auf Formularen nur die erste Seite des Dokuments vorbereitet und für die Erstellung der Folgeseiten werden normale leere Blätter verwendet.

Formulare werden entwickelt gemäß Landesstandard Republik Belarus STB 6.38-2004 „Einheitliche Dokumentationssysteme der Republik Belarus. System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten“, genehmigt durch den Beschluss Nr. 69 des Ausschusses für Normung, Metrologie und Zertifizierung des Ministerrats der Republik Belarus vom 21. Dezember 2004 (im Folgenden als STB 6.38-2004 bezeichnet).

Sie sind zwei Arten:

· Briefform;

· allgemeine Form anderer Arten von Organisations- und Verwaltungsdokumenten.

Bei der Erstellung eines bestimmten Dokuments wird der Name seines Typs (mit Ausnahme von Buchstaben) in ein allgemeines Formular übernommen technische Mittel. Basierend auf dem allgemeinen Formular können Formulare für bestimmte Arten von Dokumenten (Aufträge, Anweisungen, Weisungen, Protokolle usw.) erstellt werden. Gleichzeitig wird in der Weisung betont, dass die Erstellung von Formularen für bestimmte Dokumentarten sinnvoll ist, wenn deren Umfang 200 Dokumente pro Jahr übersteigt.

Gemäß Absatz 24 der Anweisungen Bei der Entwicklung von Dokumenten werden Formulare verwendet Standardblätter A4-Papier(210×297 mm) und A5(148×210 mm). Die Wahl des Formularformats bei der Erstellung eines Dokuments hängt von der Art und dem Umfang des Textes ab. Daher wird für Dokumente mit kleinem Text, nicht mehr als 5–7 Zeilen, ein Formular im A5-Format verwendet.

Absatz 25 der Weisung präzisiert die dauerhafte Information An Briefkopf, das sind die Details:

· Organisationscode: Code gemäß OKRB 004-2001 „Gremien Staatsmacht und Management (für Behörden und Management)“ oder Kodex gemäß OKRB 018-2003 „Juristische Personen und Einzelunternehmer“;

· Name der Firma;

· Postanschrift des Absenders;

· Kommunikationsdaten (Adressen, Telefonnummern) und Geschäftsdaten (Banking).

Auf dem Briefkopf vermerkt

Die Einzelheiten, die auf das allgemeine Formular angewendet werden, lauten wie folgt:

· Staatswappen der Republik Belarus (für Regierungsorganisationen);

· Emblem oder Warenzeichen der Organisation (Dienstleistungsmarke);

· Organisationscode: Code OKRB 004-2001 „Regierungs- und Verwaltungsorgane (für Behörden und Management)“ oder Code gemäß OKRB 018-2003 „Juristische Personen und Einzelunternehmer“;

· Name der Mutterorganisation;

· Name der Firma;

· Name der Struktureinheit;

· Ort der Zusammenstellung bzw. Veröffentlichung.

Bewerben Sie sich über das allgemeine Formular Grenzmarkierungen und Linien für Details: Datum, Registrierungsindex.

Um das Detail „Name des Dokumenttyps“ zu vervollständigen, wird im allgemeinen Formular zwischen den Details „Name der Organisation“ („Name der Struktureinheit“) und den Grenzlinien für „Datum“ und „Registrierungsindex“ freier Platz eingeräumt " Einzelheiten.

Absatz 27 der Weisung legt dies fest Dokumentformen werden basierend auf der Längs- oder Winkelanordnung der Details entwickelt. Bei Eckversion Die Formulardetails befinden sich in der oberen linken Ecke. Maximale Länge Zeilen der Formulardetails sollten 73 mm nicht überschreiten. Bei der Längsversion befinden sich die Formulardetails in der Mitte des Blattes entlang des oberen Randes, ohne die horizontalen Abmessungen einzuschränken, jedoch unter Einhaltung der festgelegten Randgrößen.

Die Formulardetails befinden sich zentrierte oder Flag-Methode. Bei der zentrierten Methode werden Anfang und Ende jeder Detailzeile zentriert, d. h. im gleichen Abstand von den Grenzen des Bereichs, in dem sich die Details befinden. Bei der Flag-Methode beginnt jede Attributzeile am linken Rand des Attributpositionsbereichs.

Es ist zu beachten, dass bei Bedarf einschränkende Markierungen für Felder und einzelne Details in Form von Ecken und Linien auf dem Formular angebracht werden können. Es ist erlaubt, das Formular zum Falzen und Lochen mit einem Locher zu markieren.

Bei der Erstellung eines Formulars in mehreren Sprachen müssen die Formulardetails in diesen Sprachen dupliziert werden.

In allen Organisationen, unabhängig von der Eigentumsform, wird das Briefformular mit einer Längsanordnung von Details in zwei Sprachen erstellt.

Es wurde festgestellt, dass die Form eines per E-Mail versandten Dokuments, auch über das abteilungsübergreifende elektronische Dokumentenverwaltungssystem staatlicher Stellen, gemäß Anlage 21 der Weisung erstellt wird.

Gemäß Absatz 31 der Anweisungen werden die Einzelheiten der Erstellung und Verwendung von Dokumentenformularen mit dem Bild des Staatswappens der Republik Belarus durch gesonderte Gesetze der Republik Belarus geregelt. Aber da unser Bildungsprogramm hauptsächlich für Organisationen gedacht ist private Form Eigentum, das wollen wir nur betonen Das nationale Emblem des Landes wird auf dem Briefkopf staatlicher Stellen und Organisationen verwendet. und wir werden nicht näher auf dieses Thema eingehen.

Wenn das Dokument nicht auf einem Formular, sondern auf einem leeren Blatt Papier erstellt wird, wird dies im oberen linken Teil des ersten Blattes des Dokuments angegeben Eckstempel. Es dürfen drei Arten von Eckstempeln hergestellt werden:

· zum Schreiben;

· allgemeiner Eckstempel;

Eckstempel spezifischer Typ dokumentieren.

Die Zusammensetzung der Angaben des Eckstempels, die Reihenfolge ihrer Platzierung und Ausführung muss der Zusammensetzung, Reihenfolge der Platzierung und Ausführung der Angaben des Formulars entsprechen.

Absatz 34 der Anweisungen legt fest, dass die Größe des Eckstempels horizontal 73 mm und 75 mm (für Briefmarken mit dem Bild des Staatswappens der Republik Belarus oder Emblem) bzw. 55 mm (für Briefmarken ohne das Bild von) nicht überschreiten darf das Staatswappen der Republik Belarus oder Emblem) vertikal.

9. Merkmale und Verfahren zur Ausarbeitung von Rechtsaktentwürfen.

Gesetz der Republik Belarus vom 10. Januar 2000 Nr. 361-Z Zu regulatorischen Rechtsakten der Republik Belarus

Merkmale des Verfahrens zur Vorbereitung von Projekten verschiedene Arten normative Rechtsakte, technische und rechtliche Anforderungen für ihre Umsetzung sowie andere Fragen, die nicht durch dieses Gesetz geregelt werden, werden durch die Regeln für die Ausarbeitung von Entwürfen normativer Rechtsakte bestimmt, die vom Nationalen Zentrum für Gesetzgebung und Rechtsforschung der Republik entwickelt wurden von Weißrussland zusammen mit dem Justizministerium der Republik Weißrussland und vom Präsidenten der Republik Weißrussland genehmigt.

Artikel 47. Verfahren zur Erstellung eines normativen Entwurfs Rechtsakt

Die Vorbereitung eines Entwurfs eines Regulierungsrechtsakts kann Folgendes umfassen:

Prüfung des Regelungsvorschlags und Beschlussfassung über die Ausarbeitung des Entwurfs;

organisatorische, technische und finanzielle Unterstützung seine Vorbereitung;

Sammlung notwendige Materialien und Information;

Entwicklung des Projektkonzeptes;

Ausarbeitung des Projekttextes;

Projektgenehmigung;

Durchführung rechtlicher und anderer notwendiger Prüfungen.

Das Regelsetzungsorgan kann die Ausarbeitung eines Entwurfs eines normativen Rechtsakts selbstständig durchführen oder ihn einem anderen Subjekt der Regelsetzungsinitiative zu Themen anvertrauen, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen, und ihn beim Nationalen Zentrum für Gesetzgebung und Rechtsforschung der Republik anordnen Weißrussland sowie in in der vorgeschriebenen Weise beziehen Sie relevante Spezialisten anderer Organisationen, vor allem staatlicher Organisationen, in die Vorbereitung des Projekts ein und beauftragen Sie temporäre Kommissionen oder speziell für diesen Zweck eingerichtete Arbeitsgruppen.

Die Ausarbeitung eines Entwurfs eines Rechtsakts erfolgt unter zwingender Beteiligung des Rechtsdienstes der zuständigen Regierungsbehörde (Organisation).

Mit dem Bundesgesetz vom 6. April 2011 wurde die Rechtskraft digitaler Signaturen übernommen. Gemäß den anerkannten Bestimmungen hat die Unterschrift die Form eines einfachen Bildes. Es kann zum Signieren verwendet werden Rechtsdokument, Kaufvertrag oder ähnliche Unterlagen.

Anwendung elektronische Probe Die Unterschrift bestätigt das Einverständnis der verantwortlichen Person mit der Leistung oder dem Abschluss eines Vertrages. Die Kraft und Bedeutung einer elektronischen Signatur wird gleichwertig mit einer persönlich signierten Version anerkannt.

Die Verwendung digitaler Signaturen vereinfacht die Dokumentenverwaltung. Seine Leistungsfähigkeit ermöglicht es Ihnen, den Prozess der Übermittlung von Informationen über die Zustimmung der Partei zu einer Dienstleistung oder Aktion zu beschleunigen. Die Signatur ist in Fällen anwendbar, in denen das System zum Empfangen/Übertragen einer digitalen elektronischen Signatur unterstützt wird.

Ein Bild ist nur dann gültig, wenn es ordnungsgemäß registriert und in die Registrierung eingetragen ist. Es wird empfohlen, diese Maßnahmen nicht selbst durchzuführen, sondern sich an Spezialisten zu wenden. Dadurch werden Fehler bei der Mustererstellung ausgeschlossen und die Rechtsgültigkeit der bereitgestellten Informationen gewährleistet.

Was verleiht einer elektronischen Signatur Rechtskraft?

Gehen wir der Frage nach, was die rechtliche Bedeutung einer elektronischen Signatur bestätigt. Hilfe: Eine elektronische Signatur ist ein Bild oder eine Gruppe von Symbolen/Zahlen, die es Ihnen ermöglicht, ein rechtsgültiges digitales Dokument oder eine Bestellung zu unterzeichnen.

Es ist wichtig, zwei Konzepte zu trennen: die Stärke und die Bedeutung einer Signatur. Informationen auf Papier stellen dar unabhängiges Objekt. Das von Hand angebrachte Erkennungszeichen soll seine Echtheit bestätigen. Der Prozess seiner Entstehung stellt die Glaubwürdigkeit der verantwortlichen Person nicht in Frage.

Die digitale Option impliziert die Möglichkeit des Eingreifens Dritter. Erst die Verwendung eines zertifizierten Schlüssels bestätigt die Einstellung des Subjekts zur Erstellung des Dokuments. Zugriff auf verschlüsselte Daten hat nur der Eigentümer oder ein verantwortlicher Bevollmächtigter.

Dank der Eingabe der Daten über den Eigentümer in das elektronische Dokumentenverwaltungssystem (EDMS) erlangt der mit elektronischer Signatur unterzeichnete Vertrag Rechtskraft. Es ermöglicht eine Einigung zwischen den Parteien über die Anerkennung der Gleichwertigkeit von Papier- und digitalen Medien. Dies ist die Leistungsfähigkeit eines elektronischen Signaturformulars.

Formalisierte Dokumente

Im EDMS gelten folgende Dokumente als formelle Dokumente:

Berichterstattung

Rechnungen

Arbeitsvertrag Mit
Mitarbeiter, der für arbeitet
aus der Ferne

behauptet
Dokumente, ihr Inventar

Eine Signatur erlangt rechtliche Bedeutung, wenn sie dem Format entspricht und die Bedingungen für die Signatur erfüllt. Es ist notwendig, elektronische Informationen streng nach Protokollen zu übertragen. Wird nach Prüfung die Echtheit des gelieferten Zeichens bestätigt, ist der Vertrag offiziell anerkannt. Das Signaturformat muss den Regeln zur Registrierung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) entsprechen.

Nach Erhalt einer solchen Vereinbarung hat die Partei das Recht auf Überprüfung durch die entsprechenden Systeme. Eine verschlüsselte Signatur einer Information (ECS) wird standardmäßig mit der handschriftlichen Erstellung eines Dokuments gleichgesetzt. Sie hat Rechtskraft und wird der handschriftlichen Fassung gleichgestellt. Eine solche elektronische Vereinbarung mit Bild einer Unterschrift, deren Rechtskraft als bedeutsam anerkannt wird, wird staatlich geregelt.

Unformalisierte Dokumente

Die anerkannte Rechtskraft der elektronischen Signatur im CEP-Format bestätigt dies Verantwortliche Ich habe das Dokument mit meinen eigenen Händen erstellt. Somit ist das Medium offiziell.

Die Liste des formellen Dokumentenflusses umfasst die folgenden Kategorien:

Verträge

Vollmachten

Visitenkartenblätter

Checklisten usw.

Ähnliche Optionen dürfen signiert werden einfache Ansicht oder eine uneingeschränkte Unterschrift. Alle an der Gründung von EDF beteiligten Personen schließen vorläufige Vereinbarungen zur gegenseitigen Bestätigung der Zustimmung zur Rechtskraft und Bedeutung einer solchen Unterschrift.

Eine notwendige Bedingung ist der Abschluss einer Vereinbarung beider Parteien. Es legt das Format der Medien, die Bedingungen für die Registrierung der Daten und deren Inhalt fest. Alle Details, Nuancen und Kleinigkeiten werden berücksichtigt. Es ist diese Vereinbarung, die es ermöglicht, die Echtheit oder Unzuverlässigkeit des Bildes bei der Bestimmung seiner Rechtskraft anzuerkennen.

Gleichwertigkeit einer digitalen Signatur mit einem Papierdokument

Für viele stellt sich die Frage, ob eine elektronische Signatur genauso gültig ist wie eine Papierversion. Die Rechtswirksamkeit wird in den Medien nur dann anerkannt, wenn sie die entsprechenden Angaben enthält.

Bei Bedarf wird die handschriftliche Fassung mit in Datenbanken des Passamts und des Finanzamts erfassten Mustern abgeglichen. Für elektronische Signaturen handelt es sich um eine separate Datenbank, die enthält volle Informationüber den Besitzer. Diese Daten werden bei der Registrierung eines digitalen Autogramms eingegeben und müssen vorliegen volle Liste Informationen ohne Fehler oder Ungenauigkeiten. Deshalb empfiehlt es sich, sich an Spezialisten zu wenden, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Eine nach allen Regeln erstellte Unterschrift steht einer handschriftlichen Fassung gleich. Abhängig von den Feinheiten der Gestaltung und des Verwendungszwecks kann es bei der Erstellung von Verträgen, Vereinbarungen usw. verwendet werden. Der Gesetzgeber erkennt elektronische Medien an, in die die erforderlichen Angaben eingegeben werden.

Unser Unternehmen bietet Registrierungsdienste und Registrierung der digitalen Signatur. Eine schnelle und kompetente Erstellung von Datenbanken ist garantiert. Unsere Spezialisten führen den gesamten Vorgang durch, von der Erfassung der Details bis zur Installation auf Ihrem PC.

Die von uns ausgestellte elektronische Signatur hat Rechtskraft und wird fehlerfrei anerkannt. Wenn Sie eine digitale Signatur wünschen, müssen Sie lediglich einen Werkvertrag mit uns abschließen. Die Kosten für Dienstleistungen halten sich im angemessenen Rahmen.

Die Verwendung elektronischer Dokumente bringt eine Reihe gewisser Schwierigkeiten mit sich. Eines der Hauptprobleme bei der Verwendung solcher Dokumente besteht darin, die Rechtsgültigkeit eines elektronischen Dokuments sicherzustellen. Um dieses Problem zu lösen, wird eine besondere Voraussetzung für ein elektronisches Dokument bereitgestellt – elektronisch Digitale Unterschrift.

Die elektronische digitale Signatur ist eine Voraussetzung für ein elektronisches Dokument. Sie dient dem Schutz dieses elektronischen Dokuments vor Fälschungen, wird durch kryptografische Umwandlung von Informationen unter Verwendung des privaten Schlüssels einer elektronischen digitalen Signatur erhalten und ermöglicht die Identifizierung des Inhabers des Signaturschlüsselzertifikats. sowie das Fehlen einer Verfälschung der Informationen im elektronischen Dokument festzustellen. Eine elektronische digitale Signatur stellt die rechtliche Gleichstellung mit einer handschriftlichen Unterschrift dar. Die Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur garantiert jedoch keinen absoluten Schutz eines elektronischen Dokuments vor der Verfälschung wesentlicher Rechtsinformationen (der Fairness halber ist anzumerken, dass ein absoluter Schutz überhaupt nicht gewährleistet werden kann). Um dies zu erreichen, sieht der Gesetzgeber eine Reihe weiterer organisatorischer, rechtlicher und technischer Maßnahmen vor, um die Authentizität elektronischer Dokumente sicherzustellen.

Im modernen Russisches Recht Die elektronische digitale Signatur wird bereits in mehreren Bereichen eingesetzt:

• 1. Finanz- und Kreditbeziehungen
• 2. Steuerbeziehungen
• 3. Zivilrechtliche Transaktionen

Für die Umsetzung des elektronischen Dokumentenmanagements gibt es in bestimmten Bereichen einige Einschränkungen. Eine Reihe von Rechtsakten sieht ein Verbot der Verwendung elektronischer Dokumente in bestimmten Rechtsbeziehungen vor oder schreibt eine Bevorzugung vor schriftliche Dokumente auf Papier. Das Notarrecht sieht daher keine Möglichkeit der Urkundenerstellung vor im elektronischen Format, hier impliziert der Begriff „Dokument“ nur schriftliche Informationen.

Beispielsweise in Art. 45 der „Grundlagen der Gesetzgebung der Russischen Föderation über Notare“ besagt, dass die Blätter eines Dokuments, das zur Durchführung notarieller Handlungen vorgelegt wird, geheftet, nummeriert und versiegelt sein müssen, was für Dokumente in physisch unmöglich ist elektronisches Formular. Ähnliches Beispiel ist wichtig, da einige Dokumente, einschließlich derjenigen, die für die Geschäftsabwicklung über das Internet erforderlich sind, einer notariellen Beglaubigung bedürfen. Es gibt auch solche Vorschriften, wo es kein Verbot als solches gibt, Papierdokumente jedoch als vorzuziehen bezeichnet werden.“ . Beispielsweise hat bei der Registrierung von Rechten an Immobilien (ein Vorgang, der möglicherweise über das Internet durchgeführt werden könnte) bei Unstimmigkeiten zwischen Aufzeichnungen auf Papier und magnetischen Datenträgern die Aufzeichnungen auf Papier Vorrang (Artikel 12 Absatz 8 des Bundesgesetzes). der Russischen Föderation „Über die staatliche Registrierung von Rechten an Immobilien und Transaktionen damit“ vom 21. Juli 1997 Nr. 127). Eine ähnliche Bestimmung ist im Gesetz vom 8. August 2002 Nr. 129-FZ „Über die Registrierung juristischer Personen“ (Absatz 1, Artikel 4) enthalten.

Derzeit konzentrieren sich die Grundlagen des Notarrechts auf traditionelle, handschriftlich unterzeichnete Papierdokumente und berücksichtigen nicht die Besonderheiten des elektronischen Datenaustauschs.

Um Probleme in diesem Bereich zu lösen, ist ein breiterer Einsatz von Dokumentenautomatisierungstools möglich, einschließlich der Verwendung vereinfachter digitaler Signaturtechnologien.

In einigen Fällen ist es möglich, ein vereinfachtes Verfahren zur Bescheinigung von Transaktionen zu verwenden, da es im Interesse der Parteien liegt, die eine Transaktion abschließen, ein elektronisches Dokument in einem universellen Format zu erhalten (kein besonderer Aufwand erforderlich). Software um den Inhalt des Dokuments zu lesen), gleichwertig mit Papiermedien.

Es ist jedoch zu beachten, dass unter Vereinfachung die technische Umsetzung des Zertifizierungsverfahrens zu verstehen ist und keinesfalls eine Ablehnung rechtlich bedeutsamer Handlungen, zu denen die Parteien in vollem Umfang verpflichtet sind (siehe: Bundesgesetz „Grundlagen der Gesetzgebung von“) der Russischen Föderation über Notare“, Kapitel IX). Mit der Software Adobe Acrobat Professional können Sie die digitale Signaturtechnologie für PDF-Dateien verwenden. Das Verfahren zum Abschluss einer Transaktion kann wie folgt aussehen: Die Parteien der Transaktion überweisen nach Einigung aller wesentlichen Bedingungen des Rechtsverhältnisses an einen speziellen Dienst zur Beglaubigung elektronischer Dokumente (die organisatorische Zugehörigkeit dieser Dienste wird oben erläutert). ) ein elektronisches Dokument, das in ihrer Anwesenheit in umgewandelt wird PDF-Format, Informationen über die Personen, die die Transaktion durchführen, werden in die neu erstellte Datei eingetragen und das Dokument wird mit der elektronischen Signatur des Spezialisten versehen. Das Dokument wird auf mehreren materiellen Medien gespeichert (es ist wichtig, dass sie nicht wiederbeschreibbar sind!): zwei Medien im Identitätsdienst (eines wird als Hauptmedium gespeichert, das andere wird verwendet, wenn die Echtheit des Dokuments überprüft werden muss). , zum Beispiel, um das Dokument während zu demonstrieren Gerichtsverfahren), der Rest - entsprechend der Anzahl der Interessenten. Die Verpflichtung des Dienstes, Medien mit elektronischen Dokumenten zu Hause aufzubewahren oder eine entsprechende Vereinbarung mit einer besonders autorisierten Organisation abzuschließen (um die entsprechende Infrastruktur von Organisationen zu schaffen und das Lizenzierungsverfahren und die Aktivitäten der oben genannten Organisationen gesetzlich zu regeln). Die Haltbarkeit der Medien beträgt 5 Jahre. Künftig wird über das Schicksal der Fluggesellschaften entschieden, ohne die Meinungen der Vertragsparteien zu berücksichtigen.

Bei der Einführung einer elektronischen Signatur in diesem Bereich ist es notwendig, den Umfang der Transaktionen, die auf diese Weise beglaubigt werden können, vorübergehend zu begrenzen, da Erstphase Es ist unmöglich, alle rechtlichen und technischen Nuancen zu berücksichtigen. Darüber hinaus muss es der Person, die die Transaktion abschließt, überlassen bleiben, in welcher Form – traditionell in Papierform oder elektronisch – die getroffene Vereinbarung beglaubigt werden soll.

Daraus lässt sich schließen, dass elektronische Dokumente zunehmend zum Einsatz kommen, deren Einsatz den Nutzern viele Vorteile bietet:

• 1. Beschleunigung von Dokumentenflussprozessen;
• 2. Die Fähigkeit, ein Dokument über digitale Kommunikationskanäle zu übermitteln;
• 3. Leicht veränderbare Inhalte (Bearbeitung);
• 4. Theoretische Möglichkeit der ewigen Speicherung;
• 5. Unbegrenzte Kopien mit Rechtskraft usw.

Wir haben auch herausgefunden, dass die Hauptschwierigkeit eines elektronischen Dokuments darin besteht, die Rechtskraft des elektronischen Dokuments sicherzustellen. Um dieses Problem zu lösen, wird eine besondere Voraussetzung für ein elektronisches Dokument bereitgestellt – eine elektronische digitale Signatur.

Bei der Anmeldung des Rechts auf eine elektronische Signatur wird einer Person von einer speziellen Zertifizierungsstelle ein Zertifikat für eine solche Signatur ausgestellt. Eine Person erhält zwei Schlüssel: einen öffentlichen und einen privaten. Mit einem privaten Schlüssel können Sie schnell eine elektronische Signatur erstellen und ein Dokument signieren. Öffentlicher Schlüssel sonst als Verifizierungsschlüssel bezeichnet. Seine Funktion besteht darin, die Echtheit der Signatur zu bestätigen.

Der Gesetzgeber unterscheidet drei Arten elektronischer Signaturen:

• einfach;
• verstärkt ungelernt;
• verstärkt qualifiziert.

Rechtskraft der elektronischen Signatur

Das Gesetz „Über die elektronische Signatur“ legt fest, dass ein Dokument in elektronischer Form, wenn es mit einer einfachen oder erweiterten unqualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet ist, einem auf Papier erstellten Dokument entspricht, auf das der Autor eine handschriftliche Unterschrift gesetzt hat.

In diesem Fall muss eine entsprechende Vereinbarung zwischen den Interaktionsteilnehmern vorliegen.

Verstärkt qualifizierte Signatur, das ein elektronisches Dokument beglaubigt, entspricht nicht nur einer handschriftlichen Unterschrift, sondern auch einem Siegel auf dem Dokument. Kontrollorgane können die Rechtswirksamkeit nur solcher Dokumente anerkennen, bei deren Erstellung eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet wurde.

Wo kann eine elektronische Signatur eingesetzt werden?

Der Hauptanwendungsbereich einer solchen Signatur ist die elektronische Dokumentenverwaltung. Der Zweck eines solchen Dokumentenflusses kann sehr unterschiedlich sein: vom internen Informationsaustausch bis hin zum Personal- oder Gewerbe- und Industriebereich.

Elektronische Signaturen haben in der Berichterstattung für Stellen, die Kontrollfunktionen wahrnehmen, breite Anwendung gefunden. In diesem Fall spielt die Art der Übermittlung von Berichten keine Rolle. Eine elektronische Signatur verleiht Meldungen die nötige rechtliche Bedeutung.

Zum Erhalten öffentlicher Dienst Auch Bürger nutzen zunehmend diese Art der Identifizierung.

Auf eine elektronische Signatur kommt derzeit fast niemand mehr aus. elektronischer Handel. Eine solche Signatur ist für Anbieter von Waren und Dienstleistungen sowohl auf kommerziellen als auch auf staatlichen Handelsplattformen unerlässlich. Eine elektronische Signatur gibt den Transaktionsparteien die Gewissheit, dass es sich um echte Geschäftsvorschläge handelt.

Öfters dieser Typ Bei Interaktionen zwischen Personen wird eine authentifizierende Signatur verwendet. Beispiel: Unterzeichnung verschiedener Geschäftsdokumente (Dienstabnahmebescheinigung, Darlehensvertrag).

Die Rechtswirksamkeit eines elektronischen Dokuments wird durch dessen Verwendung gewährleistet Digitale Unterschrift EDS 1) - ein Mechanismus, mit dem Sie nachweisen können, dass der Autor des gesendeten elektronischen Dokuments tatsächlich genau der ist, für den er sich ausgibt, und dass das Dokument während des Zustellungsprozesses nicht verändert wurde. EDS wird im Falle einer juristischen Person als Analogon einer handschriftlichen Unterschrift oder eines normalen Siegels verwendet. Die digitale Signatur wird dem Datenblock hinzugefügt und ermöglicht es dem Empfänger des Blocks, die Quelle und Integrität der Daten zu überprüfen und sich so vor Fälschungen zu schützen.

Die meisten Unternehmen erkennen die Vorteile des elektronischen (papierlosen) Dokumentenmanagements, das folgende Vorteile mit sich bringt:

· einfache Änderungen am Dokument;

· die Möglichkeit, nicht nur Text, sondern auch Multimediadaten in ein Dokument einzufügen 2) ;

· die Fähigkeit, vorgefertigte Formulare zu verwenden;

· mehr hohe GeschwindigkeitÜbermittlung von Informationen über eine große Anzahl Adressen;

Papier sparen;

· höhere Kompaktheit der Archive;

· einfachere Kontrolle des Informationsflusses;

· hohe Geschwindigkeit beim Suchen und Abrufen von Informationen;

· die Fähigkeit, Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen und die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf Informationen zu differenzieren.

Die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements ermöglicht es, die Anzahl der an der Arbeit mit Dokumenten beteiligten Dienste (Kurier, Sachbearbeiter etc.) zu reduzieren.

Abbildung 3.22 zeigt, wie stark sich die Zeit einzelner Arbeitsschritte mit Dokumenten verkürzt, wenn der Papierprozess durch einen digitalen ersetzt wird.

Reis. 3.22. Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Unter den Bedingungen des elektronischen Dokumentenmanagements sind bei Änderungen deutlich geringere Kosten für die Umstrukturierung des Dokumentenflusses erforderlich äußere Bedingungen, zum Beispiel Anforderungen zur Änderung des Meldeformulars.

Obwohl die Wirksamkeit des elektronischen Dokumentenmanagements weithin anerkannt ist, erfordert ein vollständiger Übergang zu papierlosen Technologien eine Reihe von Lösungen Rechtsfragen sowie Investitionen. So findet man heute in Russland alle in Abb. aufgeführten Arten des Dokumentenflusses. 3.20.

Es gibt immer noch Unternehmen und Institutionen, die immer noch in einer papierbasierten Umgebung arbeiten; die Mehrheit nutzt Computer und lokale Netzwerke und nur ein kleiner Prozentsatz nutzt es vollständig automatisierte Systeme Verwaltung elektronischer Dokumente. Was ist der Grund für diese Situation?

Idealerweise sollte die Entwicklung des elektronischen Dokumentenmanagements zu völlig papierlosen Technologien führen. Heutzutage sind jedoch immer noch Papierdokumente erforderlich, um vielen Vorschriften – Steuergesetzen, Buchhaltungsgesetzen usw. – zu entsprechen. Einer der Hauptzwecke eines Dokuments ist die Fähigkeit, bestimmte Tatsachen zu bestätigen. Bis vor Kurzem war ein Papierdokument mit den erforderlichen Angaben und Schutzgraden das wichtigste Mittel zum Nachweis einer bestimmten Tatsache, d. h. vertretene Rechtskraft. Papier als materielles Medium hat einen Nachteil in dem Sinne, dass neue Informationen nicht vollständig gelöscht und aufgezeichnet werden können. Dieser Nachteil verwandelt sich jedoch in einen Vorteil im Hinblick auf die Beseitigung von Dokumentenfälschungen. Kein Wunder, dass das russische Sprichwort sagt: Was mit einer Feder geschrieben wird, kann nicht mit einer Axt abgeholzt werden.

Mit anderen Worten: Wenn wir ein Dokument erhalten, das auf jeder Seite eine Unterschrift trägt und die Oberfläche des Papiers keine Anzeichen einer Beschädigung aufweist (d. h. es ist klar, dass der Text nicht gelöscht oder neu geschrieben wurde), können wir sicher sein dass dieses Dokument im Namen der Person, die die Unterschrift leistet, versandt wurde und dass es bei der Zustellung nicht verändert wurde.

Im Prinzip moderne Mittel Mit der Verschlüsselung können Sie die Echtheit eines Dokuments auf die gleiche Weise überprüfen wie mit einer Unterschrift auf Papier.

Verabschiedet im Januar 2002 das Bundesgesetz„On Electronic Digital Signature“ bietet Organisationen die Möglichkeit, Systeme für den Austausch ausschließlich elektronischer Dokumente zu erstellen, bei denen ein elektronisches Dokument als Original fungieren kann, das nicht mit einer gedruckten Kopie dupliziert werden muss. Heutzutage ist die Rechtmäßigkeit der digitalen Signatur jedoch nur für den internen Dokumentenfluss absolut, wo sie aktiv genutzt wird, da der interne Dokumentenfluss vom Generaldirektor reguliert wird.

Der Hauptgrund für das Vorhandensein eines gemischten Dokumentenflusses ist daher die Tatsache, dass die Frage der Verwendung digitaler Signaturen auf Landesebene noch nicht gelöst wurde.

Der Austausch von Dokumenten in elektronischer Form kann jedoch nicht in allen, sondern nur in einigen Bereichen der Organisationstätigkeit genutzt werden.