Как да отговоря на писмо, ако няма данни. Основни правила за писане на бизнес писма

Несъмнено отговорът ще бъде пренебрежителен: можете да информирате, че изучавате получената заявка, да изпратите каталози, ценови листи, да предложите промяна на условията, посочени в заявката, да откажете доставката на стоки или други искания.

Така че, ако се интересувате от доставки от този продукт, тогава в отговор на заявката се изпраща оферта

Офертата е писмено предложение за доставка на стоки, направено от продавача на купувача. С него се изразява желание или готовност за сключване на договор за покупко-продажба при условията по изречение 33. Например:

. Уважаеми господа!

. С благодарност потвърждаваме получаването. вашата заявка и изпратете мостра(име на продукта), интересувам се. Вие. Можем да предложим. Този продукт е за вас следните условия:

пластмаса(име) в пакет дискове на парчета;

доставка: платено навло до границата;

опаковка на диска: безплатно;

плащане: неотменяем акредитив

. Ще бъдем благодарни за. Вашата поръчка. От наша страна обещаваме обслужване по всяко време

. В. Приложение: образец в един екземпляр

. Уважаеми господа!

. Потвърждаваме получаването. Вашата заявка от(дата на) да доставят(Име на продукта). Няма нужда да изпращате проби, защото. Вие сте добре запознати с качеството на нашите продукти

. Ако поръчате навреме, ние ще можем да доставим. За теб(брой) продукти на тримесечие

. Пан(фамилия) от нашата компания ме представи. Вие с цени и график за доставка. Вашата обратна връзка беше положителна, така че можем да започнем да изпращаме стоките след получаване на поръчката

. Уважаеми господа!

. В отговор на. Вашата заявка от(дата на) Информираме ви, че внимателно прочетохме. Вашите проби(Име на продукта) . Искаме да ви уверим. Вие, че можем да произвеждаме продукти с подходящо (необходимо. Вие, желано) качество

. За задоволяване. Вашите годишни нужди, ние можем да предложим. Това са условията на споразумението:

цена за единица UAH;

обща цена на цялата партида UAH;

плащане в брой:

Срок на доставка: дни след получаване на поръчката. всичко спецификацииса изброени в нашия каталог. Моля те. Ще получите отговор в рамките на пет дни след получаване на това писмо. С yvaga...

. Уважаеми господа!

. Благодаря за заявката от(дата на) да доставят(Име на продукта). Уведомяваме Ви, че това искане е прието за разглеждане. Ще ви информираме за окончателното решение. допълнително за вас

Ако. Не можете да предоставите предложение за доставка на този или онзи продукт, необходим на клиента, не забравяйте да изпратите мотивиран отказ:

. скъпи!

. Благодаря ти. вие за вашето искане от(дата на) и прояви интерес към нашите продукти

. Жалко, но предвид нуждите модерен пазар, ние не произвеждаме такива стоки

. Попитахме г-н.(фамилия), с които си сътрудничим ползотворно, предаваме подходящи предложения

. Добавяме илюстрован каталог, съдържащ Подробно описаниестоките, които произвеждаме. Моля, уведомете ни, ако проявявате интерес. Вие сте един от тях, тогава ще можем да прехвърлим проекта на споразумение, отбелязвайки c. Линии за доставка, цена, условия на плащане и др.

. Уважаеми господа!

. Благодаря за писмото от(дата на). За съжаление трябва да докладваме. Знаете, че всички произведени продукти се изнасят от фирмата (име). Там се насочихме. Вашата заявка беше помолена да бъде предоставена. Имаме оферта, която се надяваме да ви заинтересува. Вие

. С уважение и пожелания за успех..

. скъпи!

. С благодарност потвърждаваме получаването. Вашата заявка от ... (дата на) . Жалко, но не можем да ви задоволим. Вашата заявка се дължи на факта, че всички наши продукти вече са продадени. Сегашната ситуация не ни дава възможност да увеличим производствения си капацитет днес

. Надяваме се на разбиране

. Оставаме с уважение

. Уважаеми господа!

. Благодаря за. Вашата заявка от(дата на) . За съжаление не можем самиза задоволяване. Вашето запитване

. Факт е, че дълги години нашите интереси се представляват от(Име на фирмата) . Като се имат предвид нашите договорни задължения към тази компания, ние не можем самостоятелно да продаваме нашите продукти на територията. стараната ти

. Моля, изпратете вашата заявка на:. на Ваше разположение..

Понякога в отговор на заявка можете да предложите промяна на нейните условия: количество стоки, модел, време за доставка и др.

. Уважаеми господа!

. На. Вашата заявка от(дата), за съжаление, трябва да ви информираме, че не произвеждаме това, от което се нуждаете. Продукти за вас

. Но можем да предложим. Ще получите каталог с актуалния ни асортимент. Ще бъдем много щастливи, ако. Въведохте някои от нашите продукти в. Вашата програма за внедряване

. Ако тази оферта Ви интересува. Молим ви да ни изпратите отговор

. скъпи /

. Отговаряне. Вашата заявка за доставка(име на продукта), ние ви информираме, че не можем да доставим продуктите в правилния ред. обем за вас

. от. Можем да извършим само частични доставки на вашата поръчка в рамките надни. Освен това временно спряхме доставката, защото първо трябва да изпълним предварителните поръчки

. Моля, уведомете ме незабавно дали сте доволни. Нашата оферта за вас

(известен още като писмо за отговор) е стандартна норма на бизнес етика. По правило заявките се правят или от потенциални партньори на компанията с искане за предоставяне на всякаква информация за дейността на предприятието, стоки, услуги, цени и отстъпки, или от съществуващи контрагенти, например, за получаване на информация за времето за доставка , плащане, изпращане или коригиране на документи и др. .d.

ФАЙЛОВЕ Отворете тези файлове онлайн 2 файла

Отговорът на запитването има официален характер и е част от бизнес процеса на компанията.

Общи правила за писане на отговор

На първо място, трябва да запомните, че отговорът трябва да бъде написан от точния служител на предприятието, на чието име е написана началната буква. Изключения са възможни само в случаите, когато този служител отсъства по някаква причина (отпуск по болест, командировка, уволнение) - тогава отговорът може да бъде написан от този, който замества отсъстващия този моментвреме.

Езикът и представянето на съобщението трябва да отразяват писмото със заявка. С други думи, препоръчително е в текста да се използва същата форма на обръщение, която е използвал подателят на искането, същата лексика, терминология, езикови изрази и последователност на представяне, разбира се, при условие, че авторът на инициативното съобщение има се е доказал като компетентен и коректен човек.

Необходимо е да посочите връзка към номера и датата на входящото съобщение, но не трябва да повтаряте грешките, допуснати от автора на заявката, и е нежелателно да ги посочвате в писмото за отговор (само ако това не се отнася до специфичните дейности на компанията).

Отговорът на заявката може да бъде положителен или отрицателен.

Положителният отговор трябва да бъде възможно най-подробен,
а отрицателното е основателно и изключително правилно.

Освен това, ако искането бъде отказано в добра формаще предостави на своя автор информация за това при какви обстоятелства отговорът може да стане положителен.

Във всеки случай писмото с отговор трябва да бъде написано по възможно най-учтивия начин. Препоръчително е да избягвате празните отговори и дори при липса на необходимата информация да напишете отговор сдържан, учтив и почтителенпо отношение на автора на искането. Грубостта, както и съзнателно невярната информация са напълно недопустими.

Как да напиша отговор на заявка

Формата на подаване и изпълнение на отговора на писмото с искане може да играе решаваща роля в отношенията между организациите. Ето защо нейното съставяне трябва да се третира много внимателно, като се спазват определени правила.

На първо място, преди да съставите писмо с отговор, трябва по удобен начининформира подателя, че искането е получено. След това, ако имате цялата необходима информация, можете да започнете да отговаряте. Колкото по-скоро се напише съобщение за отговор, толкова по-добре, но ако исканата информация не е налична в момента, по-добре е да изчакате с писмото.

Структурата на отговора е доста стандартна от гледна точка на офисната работа.

В горната част на съобщението (вдясно или вляво) трябва да напишете името на изпращащата фирма (с посочване на адрес и телефон), както и конкретния служител, от чието име се пише отговорът.
След това въведете информация за получателя по същия начин.
След това се изписва самият отговор. Той трябва напълно да отговаря на същността на искането и ако заявителят в писмото си зададе няколко въпроса наведнъж, разделени на отделни точки, отговорът трябва да бъде написан в абсолютно същия формат. Ако към отговора е приложена допълнителна информация, тя трябва да бъде отразена в текста на писмото, като се отбелязва отделно.
По същия начин, ако обстоятелствата го изискват, отговорът може да включва препратки към някои закони, разпоредби и правни актове.

Как да напиша писмо с отговор

Можете да напишете отговора

като в ръкописна форма (най-вече това се прави, когато самата заявка пристигне в подобен формат),
и в печатна форма (този метод значително спестява време).

Може да бъде съставен на обикновен лист А4 или на бланката на организацията - втората опция ви позволява да не въвеждате ръчно данните на компанията и изглежда много по-уважаван. Отговорът трябва да бъде съдържат подписслужител, който представлява организацията, като посочи длъжността си. Няма нужда да поставяте печат, т.к. от 2016 г. изискването на закона да се прилага юридически лицащемпели и печати са загубили своята валидност.

Съставя се отговор в един екземпляр, преди да бъде изпратен, той трябва да бъде номериран (съгласно вътрешния документооборот на фирмата), както и с дата.

Информацията за писмото трябва да бъде въведена в дневника на изходящата документация - ако отговорът на заявката бъде загубен или възникнат разногласия с контрагента, това ще ви позволи бързо да разберете ситуацията.

Как да изпратите писмо

Отговорът може да бъде изпратен различни начини. електронна пощаили факсви позволяват значително да спестите време. Но ако писмото съдържа особено ценна информация или оригинални документи и подателят се интересува от гарантирано получаване на съобщението, трябва да използвате услугите на Руската поща, като изпратите отговор с препоръчана поща с уведомление за доставка.

Трябва ли да чакам отговор на писмото с отговор?

Почти всички бизнес писма изискват отговор, но има изключение от това правило.

Писмото с отговор не изисква никакъв отговор, тъй като първоначално не съдържа никакви искания, искания или предложения. Всъщност той съдържа само информацията, която другата страна изисква.

В същото време писмото за отговор може да стане отправна точка за сключване на изгоден договор или сделка, както и проста и по достъпен начинразрешаване на всякакви проблеми и трудности в отношенията между партньорите.

В бизнес кореспонденцията всеки документ има свое значение и може по един или друг начин да повлияе на отношенията между партньорите. Сред огромния брой най различни видовеВ такива документи писмото за отговор заема специално място.

Класификация на бизнес книжата

Между страните повечето въпроси се решават в писмен вид. А според закона, както знаете, устните договорки не са валидни. Следователно всяко предприятие трябва да води бизнес кореспонденция. Това е общоприето средство за обмен на информация в резултат на официални контакти между различни организациии предприятия.

Всички бизнес писма са разделени на две категории:

Тези, които изискват задължителен отговор.
Тези, които нямат нужда от такава реакция.

Писмото с отговор попада във втората категория. Това е един от търговските видове документи, наред с писмото за искане, информацията, предупреждението, офертата, напомнянето или представянето. Такива документи обикновено се използват в момента на сключване и допълнително поддържане на различни договори и други споразумения между страните. Писмото-отговор, за разлика от останалите, не иска нищо и не предлага нищо. Той съдържа само информация, която е била предварително поискана от другата страна.

Потвърждение на приложението

Писмото за отговор е съставено в различни случаи. Това може да е отговор на конкретна жалба, иск или молба. Освен това, той може да бъде както положителен, така и отрицателен. Във втория случай документът ще представлява вид писмо за отказ. Но трябва да бъде дадено с подробно обяснение на причините, довели до такова решение. Като пример можем да разгледаме случай, при който фирма е получила официална писмена поръчка за производство на определен вид продукт за точно определен период. Ако такова сътрудничество е желателно за предприятието, то трябва да реагира незабавно. Отговорът се съставя на случаен принцип. Може да започне с думите: „Да го направим“ или „Ще се справим“. Като краен срок е по-добре да посочите датата на изпращане, като вземете предвид времето, необходимо за производство на стоките и прехвърлянето им в склада. Освен това е необходимо да се определят условията на плащане, тъй като клиентът може да разчита на няколко етапа. След това остава само да изчислите общата сума и да предоставите вашите данни, към които клиентът ще извърши парични преводи. Такъв документ обикновено се подписва от директора и главния счетоводител, а в самия край се съобщават координатите на прекия изпълнител.

Кореспонденция с физически лица

Някои предприятия по естеството на своята дейност имат пряк контакт с лица. Това може да е организация, работеща в сектора на услугите, или компания, произвеждаща потребителски стоки. Такова предприятие може да получи информация от много различно естество от гражданите, както положителна, така и отрицателна. Въпреки това изисква подходящ отговор и задължителен отговор. В такива случаи не можете да се ограничите до личен разговор или телефонно обаждане. На гражданина трябва да бъдат дадени пълни разяснения по всички въпроси, които го интересуват. Това трябва да е подробен отговор на писмото.

Образец на такъв документ трябва да отговаря на определени изисквания:

За всяка бизнес кореспонденция е по-добре да използвате официална бланка.
Необходимо е да се вземат предвид особеностите на изготвянето на такива документи. Основното е, че те трябва да бъдат написани в съответствие с добре известното правило за паралелизъм, тоест да съдържат същата лексика и езикови изрази, които са били използвани от иницииращия автор. Това ще ви позволи да постигнете максимално взаимно разбиране.
Не забравяйте да направите връзка към писмото с искане, посочете неговия номер и дата.
По-добре е да започнете текста с фразата: „В отговор на вашето писмо, номерът...“, „В отговор на вашето искане...“ или „Информираме ви...“.

Строго официално

Ако трябва да отговорите официално писмо, тогава трябва да го направите правилно. Трябва да помним, че такова отношение със сигурност трябва да бъде учтиво и коректно. Не забравяйте и за грамотността. Смешно е да се видят очевидни грешки в информацията, предоставена от реномирана организация.

От самото начало адресът е отпечатан в горния десен ъгъл. То е точно копие на това, което е посочено на плика. Отговорът винаги се дава на някакъв вид заявка, следователно в регистрационния печат горе вляво трябва да се отбележат неговите първоначални данни (номер и дата на заминаване). След това има кратко обръщение към адресата (можете просто да посочите фамилното име без инициали). Текстът трябва да съдържа подробни разяснения относно интересуващия ни проблем. Като аргументи трябва да се използват само проверени данни. В никакъв случай не трябва да разчитате на слухове и спекулации. Ако е необходимо, можете да използвате извадки от наредби, като посочите съответните членове. Директорът на предприятието подписва такъв документ, а точно отдолу се прави бележка с името и телефонния номер на отговорния изпълнител.

Редица кореспонденция, получена от организацията, изисква изпращане на отговори по определени въпроси. В тази статия ще разгледаме подробно как правилно да съставим писмо в отговор на искане.

От статията ще научите:

В какви случаи се изисква писмо с отговор?

Входящата кореспонденция на всяка организация се състои от: различни документи, някои видове от които изискват изпращане на съобщения за отговор. В същото време е необходимо да имате добро разбиране на видовете входяща документация и писмата, които изискват отговор. Каним ви да се запознаете подробно с видовете входящи писма, на които трябва да изпратите отговор.

Молба

Още от заглавието на този документ става очевидно, че той съдържа някаква молба, адресирана до адресата. Обикновено целта на този документ е да получи конкретна информация, стоки или услуги, от които авторът на писмото се нуждае. Тази категория входяща документация се обработва на бланкаи съдържа фрази като: „Молим Ви да уведомите за...“, „Молим Ви да информирате...“, „Молим Ви да предприемете действия...“ и др.

В някои случаи бизнес документът може да не съдържа пряка молба, а само желание. Например „Надяваме се да разгледаме вашата жалба...“. В този случай документът трябва да съдържа и самата жалба или описание на ситуацията, изискваща приемането на определени мерки.

Има и ситуации, когато едно писмо с искане съдържа няколко искания. В този случай правилата за проектиране изискват всеки от тях да бъде описан в отделен параграф. В този случай всеки следващ параграф, съдържащ искане, трябва да започва с думите „Молим Ви също да вземете мерки...“, „В същото време Ви молим да обърнете внимание на...“, „В същото време време, молим Ви да вземете предвид...” и т.н.

Запитване

Може би писмото с искане е единственият документ, на който трябва да се изпрати отговор. Въпреки че писмата с искания и писмата с искания са много сходни по стил и съдържание, искането има едно отличителна черта, което не може да бъде пренебрегнато. Става дума за обосновка на документа.

Писмата за запитване се отнасят за официални писмаизпратени до адресата с цел получаване на определена информация, документи и бизнес книжа. Такъв документ в кореспонденция се отличава с наличието на обосновка, която е посочена от автора на искането. Обосновката може да включва препратка към всеки държавен документ, нормативен актили закона, според който авторът има право да се запознае с исканата информация или делови книжа. Също така е оправдано чрез позоваване на организационни и правни документи, които дават право да се запознаете с определена информация. И именно поради наличието на правна обосновка е наложително да се даде официален отговор на искането. По-долу ще разгледаме по-подробно примерен отговор на писмо с жалба.

Писма с покани

Въпреки че поканите за различни събития не изискват адресатът да изпрати писмо с отговор, в много случаи такава необходимост е продиктувана от бизнес етикета. В този случай е препоръчително да изпратите съобщение за отговор възможно най-рано. Ако това не е възможно, тогава можете да предупредите за възможно присъствие или отсъствие на събитието, като се обадите на канещата страна.

Структура и формат на писмото-отговор

Както бе споменато по-горе, писмото с отговор на искане е задължително, така че е необходимо да започнете да го изготвяте възможно най-бързо след получаване на искането. Ако по някаква причина обработката на документа се забави, тогава има смисъл да предупредите автора, че заявката е получена, но обработката й отнема време. Това не само ще бъде учтиво и етично нещо, но и ще ви даде време да формулирате своето послание.

Важно е да се разбере, че писмо в отговор на искане (образец е представен по-долу) може да има положително или отрицателно решение по отношение на това искане. Нека ги разгледаме по-подробно.

Положителен отговор

Писмоотговор, съдържащ положително решение по отношение на конкретна заявка или заявка, е форматиран в същия стил като самата заявка. По същество то трябва да бъде написано със същата формулировка и в същия стил. В документа трябва да се посочи, че искането е разгледано, въз основа на което е взето положително решение (решението за удовлетворяване на искането). В този случай, ако е необходимо, можете да посочите срока, в който заявката ще бъде удовлетворена.

Ако отговорът на официално искане (образец е представен по-долу) изисква изпращане на определени бизнес документи, те могат да бъдат приложени към писмото. В този случай трябва да посочите в основния документ списък на приложените документи, техния брой и име. Ако е необходимо, посочете броя на екземплярите.

Писмо за отговор (образец)

Писмото за отговор е един от видовете бизнес документация. Съставянето му е поради необходимостта да се даде някакъв отговор на постъпилото преди това инициативно писмо. Има два вида отговори: положителни и отрицателни. Писмо, съдържащо отрицателен отговор, понякога се нарича писмо за отказ.

По правило отговорното писмо се изготвя по аналогия с инициативното писмо, тоест използва същия речник и подобни речеви модели. Разбира се, това правило важи само ако изходният код е компилиран правилно, в съответствие с изискванията делова кореспонденция. В повечето случаи при създаването на този тип писма се използва бланката на организацията, която е източник.

Компилация

Най-често използваните фрази в писмата за отговор са „Благодаря ви за интересна оферта“, „Потвърждаваме готовността си за...”, „Изразяваме съгласието си за...” или „За съжаление към този момент не сме готови за...”.

Датата и номерът на инициативното писмо трябва да бъдат посочени в регистрационен номеротговор. Това изискване е необходимо, тъй като ви позволява да организирате входяща и изходяща бизнес кореспонденция. Не се препоръчва тази информация да се включва директно в текста на писмото. Нарушение на правилата за съставяне на писмо за отговор ще бъде следната фраза: „В отговор на Вашето писмо, номер... от... Ви информираме...“.

Когато пишете писмо за отказ, трябва да посочите причината. Необоснован отказе знак на неуважение към получателя. Следователно такова писмо трябва да започва с фразата „Във връзка с...“. Ако авторът на писмото за отказ разполага с информация от кого, кога, в какъв случай и при какви условия може да бъде даден положителен отговор на оригиналното писмо, съдържащо искането или запитването, препоръчително е тази информация да бъде включена в отказа.

В края на писмото за отказ се полага подпис на вносителя. В повечето случаи писмото се подписва от управителя или друго упълномощено лице. Също така би било добра идея да посочите информацията за контакт на инициатора, така че, ако е необходимо, получателят да може да се свърже с това лице и да получи допълнителна информация.

(Размер: 26,5 KiB | Изтегляния: 27 149)