Izgled pomoćnika sekretara formira mišljenje o organizaciji u cjelini. Nije slučajno što se tajnik-pomoćnik smatra „licem kompanije“.

Izgled sekretarice treba da bude pažljivo osmišljen, moderan i uredan. Glavni zahtjev za odijelo je strogost i elegancija. Sve zavisi od ukusa osobe. Glavna stvar je da odijelo bude udobno, praktično, strogo. Nije prijatno razgovarati sa osobom koja je neuredno obučena, neuredna i ne vodi računa o sebi.

Takav razgovor ostavlja negativan utisak o ovoj organizaciji. Isto važi i za izbor dodataka za kostim.

Ne preporučuje se dopunjavanje radnog odijela blistavim, posebno velikim dragocjenim nakitom, raznolikost stilova nakita ne pristaje sekretarici. Dekoracija treba da naglasi dostojanstvo kostima i njegovog vlasnika. Cipele treba da odgovaraju tonu odijela. Cipele treba da budu udobne i moderne. Za posao se preporučuju promjenjive cipele.

Pomoćnik sekretara mora se stalno sjećati svog privatnog života. Posebno morate biti oprezni u vezi sa higijenskim pitanjima u vrućim danima. Ne biste trebali koristiti parfeme koji imaju jak miris. Ruke sekretarice treba da budu uvek u savršenom redu, frizura treba da bude uredna, da pristaje licu i da bude u skladu sa odelom i okolinom.

Organizacija radnog mjesta sekretara

Radno mjesto je prostor rada za jednog ili više zaposlenih, opremljen potrebnim sredstvima za obavljanje radnih obaveza. Racionalna organizacija radnih mesta i stvaranje najboljih uslova za rad zaposlenih u sekretarskim službama, uključujući i raspored. Kancelarijski prostor planiran je u skladu sa prirodom obavljanja poslova, racionalnim postavljanjem nameštaja i posebne opreme, kao i stvaranjem potrebnog komfora doprinosi efikasnom radu.

Set namještaja za opremanje radnog mjesta uključuje: obične i specijalizirane stolove, pomoćne stolove i noćne ormariće za odlaganje referentnog materijala za ugradnju kancelarijske opreme, telefona, ormarića za spise i sl. Fotelje, stolice za podizanje i okretanje, obični i specijalizovani ormari.

Kancelarijski radnici moraju dobiti neophodne referentne materijale i uputstva.

Na primjer: opisi poslova, instrukcije za rad u uredu, telefonski imenici.

Kancelarijski sto je glavno radno mesto zaposlenog; na stolu treba da se nalaze stvari koje su potrebne u datom trenutku. Stol ima fioke i police na koje se odlaže razni kancelarijski materijal (časopisi, dosijei). U radnom stolu radni pribor koji se stalno koristi nalazi se na gornjim policama, svi predmeti koji se rjeđe koriste nalaze se ispod, telefon treba da stoji na stolu ili posebnom postolju, lijevo ili desno kako bi slušalica mogla jednom rukom držati, au drugoj olovku za zapisivanje potrebnih informacija. Uzorni red na radnoj površini ključ je visoke produktivnosti.

Gvozdeni ormari i sefovi služe za čuvanje tajne dokumentacije, pečata, pečata, obrazaca za strogo prijavljivanje novca; sef uvijek mora biti zatvoren, u njemu ne smije biti ništa suvišno, a još manje lične stvari. Ključevi ormara, stolova i sefova čuvaju se na mjestima koja odredi šef organizacije. U skladu sa važećim standardima, površina kancelarijskog prostora određena je po stopi od četiri kvadratna metra po zaposlenom.

Radno mjesto sekretara-pomoćnika je područje njegove radne aktivnosti, opremljeno potrebnim sredstvima za obavljanje poslova. U okviru zone izdvajaju se tri sektora - glavni, gde se nalazi desktop sa konzolama i potrebnom kancelarijskom opremom, sektor za usluge posetiocima i pomoćni sektor gde su smešteni ormari, fotokopir aparat, faks i druga pomoćna oprema. .

Ukupna površina recepcije u kojoj se nalazi pomoćnik sekretara treba da bude između dvanaest i šesnaest kvadratnih metara.

Organizacija radnog mjesta je sistem mjera za opremanje radnog mjesta sredstvima i predmetima rada i njihovo funkcionalno postavljanje. Osim toga, organizacija radnog mjesta podrazumijeva uzimanje u obzir antropometrijskih podataka izvođača i osiguranje radnih uslova koji su u skladu sa standardima. Dotaknimo se, prije svega, namještaja - stola i stolice.

Upotreba najefikasnijeg namještaja igra važnu ulogu u radu svakog zaposlenog u menadžmentu. U nekim slučajevima se produktivnost rada od dobro odabranog namještaja povećava za deset do dvadeset posto.

S obzirom na zasićenost procesa rada sekretara-pomoćnika kancelarijskom opremom, opravdana bi bila struktura radnog mjesta u obliku slova U (slika 1).

Slika 1. Raspored radnog mjesta pomoćnika sekretara u obliku slova U

Površina stola treba da bude mat (siva, zelena, smeđa sa refleksijom od 20-50%) i laka za čišćenje; uglovi i prednja gornja ivica stola treba da budu zaobljeni. Visina prostora ispod stola za noge preporučuje se šest deset centimetara (u nivou koljena) i najmanje osam deset centimetara u nivou stopala. Sve što je sekretarici stalno potrebno tokom rada treba da se nalazi na dohvat ruke kako bi bez ustajanja mogao uzeti ono što mu je potrebno.

Pribor treba kompaktno postaviti na radne i produžne stolove, sistematizirano prema vrsti posla.

Važan element radnog mjesta je unutrašnja organizacija odjeljaka radnog stola, u zavisnosti od njegovog dizajna, kapaciteta i prirode dokumenata koji se obrađuju. Fioke treba da se izvlače lako, glatko i nečujno. Velika kutija je najprikladnija za vertikalno skladištenje materijala, a preostale kutije trebaju sadržavati razne posebne uređaje - za kartice, malu uredsku opremu i kancelarijski materijal. Preporučljivo je izdvojiti jednu fioku za odlaganje ličnih stvari. Trebali biste stalno pratiti redosled na svom desktopu. Možda se čini kao pretjerivanje, ali tako jednostavan tip namještaja kao što je stolica igra veliku ulogu u organizaciji radnog mjesta menadžerskog zaposlenika. Efikasnost rada u velikoj mjeri ovisi o izboru stolice - neudoban položaj umara i čini osobu manje produktivnom.

Stolica sekretara-referenta treba da bude rotirajuća i da ima naslon koji se može pomicati u vertikalnom i horizontalnom smjeru, što će joj omogućiti da se podesi na bilo koju visinu (slika 2).

Sedište stolice treba da bude blago zaobljeno na ivicama kako ne bi ometalo cirkulaciju krvi u butinama, a sa blago spuštenim sedištem na mestu težišta. Za administrativne radnike stolice i fotelje se izrađuju sa naslonima za ruke, za rad na računaru ili sa računarom izrađuju se bez naslona za ruke kako ne bi sputavali kretanje.

Za rad sjedeći, sa prosječnom visinom od 1,7 metara, preporučljivo je zadržati sljedeće dimenzije:

Visina stolice za dizanje je 0,45 - 0,6 metara;

Površina sjedišta ne veća od 40x40 centimetara;

Područje u kojem se stolica može pomjerati:

0,6 metara dubine;

1 metar - dužine;

Ukupna površina je 1,2 metra.

Sedište stolice treba obložiti lateksom debljine oko jedan centimetar, na koji se nanosi materijal otporan na vlagu (melanž tkanina, prirodna vlakna).

Pored stolice sa priključcima, radni nameštaj sekretara-pomoćnika uključuje i stolicu za posetioca.

Trebalo bi da postoje tri do četiri stolice u sektoru usluga za posetioce. Pomoćni sektor je opremljen zidnim ormarićem (tri do četiri dijela) ili rotirajućim stalkom za odlaganje dokumenata (slika 3).

Slika 3. Stalak za skladištenje dokumenata

Metalni sef se koristi za čuvanje povjerljivih dokumenata, pečata i pečata. U nekim slučajevima se ugrađuje i ormar. Preporučljivo je da se ormar ugradi (sekretar ne bi trebao zatrpati prolaze u recepciji ličnim stvarima i stavljati stvari na vidljivo mjesto).

Obavezna tehnička sredstva koja pomoćnik sekretara najčešće koristi su personalni računar, telefon (eventualno i radio ili mobilni telefon, pejdžer), telefaks i fotokopir aparat (kopir aparat), a ponekad i diktafon.

Oprema obuhvata kancelarijski materijal, fascikle i registratore, šestodnevnu svesku, kalendar, olovke, flomastere, muzički stalak, markere, bušilicu, uređaje za arhiviranje papira, kalkulator, stonu lampu, otpadni papir korpa, ladice za dokumente, kontrolna kartica, klamerica za papir, ljepljiva traka, dugmad, spajalice i druge sitnice i ladica za njihovo odlaganje.

Dozvoljeno je postavljanje informativnih štandova ili tablica na zidove recepcije sa naznačenim vremenom prijema, uzorcima dokumenata, kalendarom i drugim stvarima.

U prijemnom prostoru sekretar-pomoćnik treba da ima komplet prve pomoći, odgovarajuće opremljen (zavoji, jod, validol, amonijak, tablete protiv glavobolje, sterilna vata i sl.) za pružanje prve pomoći.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Slični dokumenti

Uloga ekonomije radnog mesta kao oblasti u kojoj se primenjuje rad zaposlenog, njegova organizacija i opremanje materijalnim resursima i opremom. Funkcije radnog mjesta, kriteriji klasifikacije. Osobine planiranja i sertifikacije radnih mjesta prema uslovima rada.

sažetak, dodan 20.02.2012


Uređaj tokarilice za urezivanje vijaka. Organizacija održavanja radnog mjesta, metode i sredstva komunikacije sa službama održavanja i upravljanja. Prostorna organizacija radnog mjesta tokara. Zahtjevi za industrijsku sigurnost i zaštitu rada.

kurs, dodan 20.07.2012


Procesi rada: organizacija, ciljevi i zadaci. Principi održavanja radnog mjesta operatera glodalice. Dizajn radnog procesa i karte radnog mjesta. Opravdanost ekonomske efikasnosti. Uslovi neophodni za optimalnu organizaciju procesa.

kurs, dodato 04.11.2013


Izrada mjera za poboljšanje uslova rada i povećanje nivoa sigurnosti na radnom mjestu stolara. Identifikacija opasnih i štetnih faktora proizvodnje na radnom mjestu koje se proučava. Određivanje opštih mjera za poboljšanje uslova rada.

kurs, dodato 28.05.2015


Optimalan raspored radnog mesta. Uslovi za rad menadžera pri radu na računaru. Smanjenje umora i napetosti u rukama menadžera tokom rada. Mikroklima na radnom mestu. Prihvatljivi nivoi zvuka i zvučnog pritiska. Veštačko osvetljenje.

sažetak, dodan 11.12.2008


Teorijski aspekti automatizovane radne stanice, izbor prostora i osvetljenja za nju. Tehnička podrška kao skup tehničkih sredstava neophodnih za opremanje radnog mjesta kadrovskog službenika. Ergonomija kao interdisciplinarna nauka.

kurs, dodan 16.09.2011


Usklađenost organizacije radnog mjesta sa ergonomskim zahtjevima. Antropometrijski parametri ljudskog tijela. Izrada somatograma radnog mjesta korisnika personalnog računara. Preporuke za poboljšanje ergonomskih performansi radnog mjesta.

test, dodano 25.02.2013


Identifikacija opasnih i štetnih proizvodnih faktora koji utiču na tijelo radnika tokom sanitarno-higijenske analize radnog mjesta operatera toranjskih dizalica. Razvoj lične i kolektivne zaštitne opreme. Proračun vještačke rasvjete.

kurs, dodan 04.06.2012

Racionalno planiranje radnog mjesta uključuje uspostavljanje pogodnih zona dosega za obavljanje određenih operacija.

Radno mjesto sekretara uključuje sto sa priključcima, okretnu stolicu ili fotelju, te stolicu za posjetioca koji direktno komunicira sa sekretarom. Sekretaru se također mora obezbijediti pregled svih posjetilaca koji dolaze. S tim u vezi, zgodno je radno mjesto postaviti pored ulaza u kancelariju i nasuprot vratima recepcije. Lokacija treba biti u skladu s procesom obrade tehničke dokumentacije kako bi se izbjeglo nepotrebno pomicanje i dokumenata i sekretara. Treba izbjegavati zatrpavanje prostora predmetima nepotrebnim za neposredan rad. Osiguranje slobodnog i sigurnog pristupa mjestima gdje je kancelarijska oprema priključena na električnu mrežu neophodan je uslov za uređenje radnog mjesta sekretara.

Sve što je stalno potrebno tokom rada treba staviti na dohvat ruke. Svaka stavka mora imati stalno mjesto. Raspored predmeta treba sistematizirati prema vrstama obavljenog posla. Ovo će pomoći uštedjeti vrijeme i spriječiti nestanak dokumenata.

Na radnom mestu treba postaviti dokumente i opremu za rad sa njima - stonu lampu, nedeljni kalendar, blok za pisanje. Neophodan atribut je desktop organizator za postavljanje olovaka, olovaka, makaza, ravnala, kutija sa spajalicama i dugmadima. Također, pri ruci bi trebala biti „mala“ uredska oprema: bušilica za rupe, klamerica za dokumente - klamerica, otvarač za koverte, pištolj za ljepilo.

Radno mjesto sekretara mora imati neophodan set priručnika:

* rječnici (bjeloruski, ruski, strani jezik, pravopis, sinonimi, antonimi, strane riječi, ekonomski, specijalni, industrijski, proizvodni imenici, statistika i uređivanje);

* telefonski imenici;

* atlas gradova i administrativno-teritorijalnih jedinica Republike Bjelorusije.

Na stolu u fascikli za distribuciju treba da budu samo oni dokumenti na kojima se obavljaju tekući radovi, a izvršena dokumenta treba staviti u dosije prema nomenklaturi dosijea i odložiti u ormar.

Kartice ili dnevnici trebaju biti na dohvat ruke ručnom sistemu za registraciju i pronalaženje dokumenata. Kartice i dnevnici se mogu staviti u ladice stola. Preporučuje se korištenje dvije kartice: kontrolne i referentne.

Radni sto takođe treba da bude u strogom redu. Ladice bi se trebale lako izvući, čak i ako su jako opterećene. Jedna od kutija uvijek treba da sadrži čist papir, formulare, koverte i kartice.

Konstantno održavanje reda na radnom mjestu pokazatelj je visoke radne kulture i stabilnog imidža organizacije.

Računar sa štampačem je postavljen na stolni priključak. Faks, fotokopir aparat i mini-PBX mogu se nalaziti na posebnim pomoćnim stolovima.

Predmeti i fascikle pohranjene u tabeli, kao iu ormarima, moraju biti označene šiframa i brojevima predmeta prema nomenklaturi. Ovo vam pomaže da brzo pronađete dokument koji vam je potreban.

Za opsluživanje posjetitelja treba izdvojiti poseban prostor. Oprema zone zavisi od recepcije. U maloj recepciji nalaze se 2-3 stolice ili lagane fotelje i mali sto. Ako prostor dozvoljava, možete staviti garnituru tapaciranog namještaja. Na stočiću možete postaviti reklamne brošure, novine i časopise za posjetitelje.

Biljke mogu obavljati umjetničke i dekorativne funkcije u recepciji. Ozelenjavanje prostorija promoviše čist vazduh. Sobne biljke povećavaju vlažnost vazduha i daju odmor očima. Mogu se koristiti različite metode ozelenjavanja - pojedinačni i grupni rasporedi saksija, mikropejzaža, vinove loze. Preporučljivo je odabrati one vrste biljaka koje su jednostavne za njegu i koje odgovaraju osnovnim parametrima prostorije.

Nezvanični elementi enterijera recepcije, koji, kako kažu, odmaraju oko, učiniće prijatnim komunikaciju sa sekretaricom ili čekanje publike sa upravom.

Na osnovu sigurnosnih zahtjeva, trebali biste, ako je moguće, isključiti štetne efekte zračenja sa ekrana monitora.

U toku radnog dana sekretar mora više puta ući u kancelariju direktora.

Kancelarija upravnika takođe mora biti propisno opremljena. Mislim da nije vredno nabrajati od samog početka opremu upravnikove kancelarije, jer je slična opremi za rad sekretarice. Ovome je potrebno dodati sto za sastanke i, shodno tome, veći broj stolica.

Dakle, povoljni uslovi rada, dobro organizovano radno mesto sekretara i rukovodioca su ključ visoke efikasnosti, efikasnosti i kvaliteta rada, održavajući efikasnost tokom celog radnog dana.

Izvještaj. Uslovi rada u kancelariji.

Poslodavci svojim zaposlenima ne obećavaju lak posao. Ali obično i ne sumnjaju da imaju određena prava na svoje radne uslove. Kakvo bi trebalo da izgleda radno mesto u kancelariji?

Temperatura

Temperaturni režim poslovnog prostora u toploj sezoni treba da bude +23-25°C, u hladnoj sezoni +22-24°C. Ako termometar odstupa od navedenih nivoa, zaposleni ima pravo da ograniči boravak na radnom mjestu (kontinuirano ili kumulativno za jedan radni dan). Ako kancelarijska temperatura prelazi +29°C, radni dan ne bi trebalo da bude duži od 3-6 sati.

Kada menadžer zanemari problem pregrijavanja svojih zaposlenih, protiv njega se može podnijeti žalba Sanitarnoj i epidemiološkoj službi Rusije. Ako stručnjaci koji su stigli potvrde žalbu, šef će biti kažnjen sa 10-20 hiljada rubalja. ili obustaviti aktivnosti kompanije do 90 dana (član 6.3 Zakona o upravnim prekršajima Rusije).

Osvetljenje

Standardni raspon osvjetljenja se smatra 300-500 luksa. Naučnici takođe podsećaju da nedostatak slikovitog pogleda sa prozora negativno utiče na rad osoblja. Roletne ili zavjese moraju biti pričvršćene na prozor. Ako prozora uopšte nema, zaposleni imaju pravo na radni dan skraćen za 1 sat, 7 dana dodatnog odmora i povećanje plate. Ako se navedeni standardi ne poštuju, menadžer krši pravila i propise o zaštiti na radu i spada pod administrativnu odgovornost u obliku novčane kazne do 5 hiljada rubalja. (20 hiljada rubalja za kršenje pravila zaštite od požara).

Konstantno izlaganje buci od 80 decibela ili više smatra se štetnim. Za poređenje: normalan telefonski razgovor je oko 62 decibela, šuštanje lišća je oko 20.

Licni prostor

Svaki zaposleni sa modernim radnim računarom ima pravo na najmanje 4,5 m² poslovnog prostora. Za računare sa CRT monitorima, ova norma je još veća. Udaljenost između desktopa na koje se postavljaju monitori mora biti najmanje 2 m sa prednje strane. Bočna udaljenost između ivica monitora mora biti najmanje 1,2 m. Minimalna udaljenost između očiju i površine monitora iznosi 0,5 m.

Ostali standardi

Poslodavac je takođe dužan da podređenima obezbedi mesto za ručak, sobe za odmor i ambulantu (član 223 Zakona o radu Rusije). Članom 226. predviđeni su odbici za poboljšanje uslova rada osoblja u iznosu od najmanje 0,2% od ukupnih troškova proizvodnje dobara ili usluga.

Uslovi rada pomoćnika sekretara

Najvažniji faktor u obezbeđivanju produktivnog i kvalitetnog rada sekretara-pomoćnika uz očuvanje zdravlja je odgovarajući sanitarno-higijenski standard radnih uslova.

Sanitarno-higijenske i estetske komponente radnog mesta obuhvataju: normalno osvetljenje, povoljnu obojenost radne prostorije, eliminaciju buke, ventilaciju i temperaturu vazduha, uređenje prostora, uspostavljanje pravilnog režima rada i odmora.

Tabela 5 - Osnovni sanitarno-higijenski standardi rada

Važan uslov za povoljnu mikroklimu na radnom mestu je optimalno osvetljenje. Budući da većina dokumentacijskih operacija uključuje korištenje vida, vizualno naprezanje uzrokuje napetost u svim mišićima ljudskog tijela i dovodi do općeg umora.

Recepcija treba da ima prirodno osvetljenje kad god je to moguće.

Svetlo treba da pada na radne površine stola i kancelarijske opreme sa leve strane ili sa prednje strane. U tom slučaju, izvor svjetlosti treba biti postavljen pod uglom većim od 30 u odnosu na horizontalnu liniju vida.

Osvetljenje radnog mesta može biti opšte (svetla postavljena na plafonu) ili lokalna (stona lampa).

Mikroklima karakteriziraju takve vrijednosti kao

temperatura, relativna vlažnost i brzina vazduha. Optimalni temperaturni uslovi u prostoriji su preduslov za dobre performanse. Visoka sobna temperatura uzrokuje pospanost, umor i smanjuje performanse. U hladnoj prostoriji pažnja je raspršena, što je štetno za ljude koji se bave mentalnim radom.

Sanitarni standardi za mikroklimu u kancelarijskim prostorijama definišu zahteve za vlažnost i brzinu vazduha. Ove fizičke veličine, prema zakonima fizike, imaju direktan uticaj na razmjenu topline ljudskog tijela. Temperatura i vlažnost su veličine koje zavise od doba godine, dana i vremenskih uslova. Osim toga, izvori topline u kancelarijskim prostorijama mogu biti različita oprema koja troši energiju, čiji se dio oslobađa u okoliš u obliku topline, te sama osoba, koja emituje do 1200 kJ na sat. Najprijatnija temperatura za ljude je 19-20 °C. Uzimajući u obzir sezonske i dnevne fluktuacije, temperatura u radu

u zatvorenom prostoru ne bi trebalo da prelazi 22°C - u toplim danima, a ne bi trebalo da bude niža od 18°C ​​u hladnim danima, bez obzira na broj ljudi u prostoriji.

Od onih datih u tabeli. 5 podaci pokazuju da je nivo temperature povezan sa vlažnošću vazduha. Pri nižim temperaturama dozvoljena je veća vlažnost, a pri visokim temperaturama vlažnost vazduha treba da bude niža. Fiziološki, visoka vlažnost na visokim temperaturama djeluje depresivno. Psihološki, na istoj temperaturi, vlažan vazduh deluje vruće, a suvi hladan. Minimalna vlažnost ne bi trebala biti niža od 25 - 30%, normalna - unutar 40 - 60%.

Postoji još jedna karakteristika na koju morate obratiti pažnju. Ovo je čistoća vazduha.

Prilikom rada sa papirnim medijima, kao i u prostorijama u kojima se nalaze operativna štamparska postrojenja i visokofrekventni uređaji, vazduh je ispunjen raznim toksičnim materijama i biološkim agensima (bakterijama), koji prodiru u ljudski organizam i deluju nadražujuće na sluzokože respiratornog trakta, očiju i kože. . Posebno je opasno kada otrovne tvari dođu direktno u krvotok kroz respiratorni trakt ili oštećenu kožu, što narušava funkcioniranje cijelog tijela ili njegovih sistema.

Najčešći štetni faktor u vazduhu u modernoj kancelariji je ozon. Ozon oslobađa kancelarijska oprema, koja tokom tehnološkog procesa stvara električne naboje i ultraljubičasto zračenje.

Drugi najčešći tip zagađenja zraka je prašina, uključujući i papirnu prašinu. Utjecaj prašine ovisi o njenoj toksičnosti i koncentraciji u zraku. Čestice prašine sadrže spore, bakterije i gljivice, koje se protokom zraka prenose u zatvorenom prostoru.

Nedavno su naučnici otkrili postojanje mikroskopskih grinja. Ova grinja živi u tapaciranom namještaju i tepisima. Kada dospije na sluzokožu respiratornog trakta, izaziva kihanje, suzenje očnih membrana, a može izazvati, na primjer, curenje iz nosa i druge alergijske reakcije. Uz stalnu izloženost pluća nastaju specifične bolesti.

Sa štetnim mikroskopskim supstancama možete se boriti općim mjerama higijene: mokro čišćenje, ventilacija, redovno usisavanje.

Prijemni prostor treba redovno ventilirati ili klimatizirati. Svež vazduh za malu prostoriju, u kojoj se često gomila mnogo zaposlenih i posetilaca, veoma je važan faktor za normalan rad. Otvaranje prozora na kratko (5-8 minuta) je lakše tolerisati nego konstantan lagani protok vazduha (promaja).

Borba protiv buke u prostorijama provodi se zvučnom izolacijom bučne opreme i radnih mjesta. Da biste smanjili buku direktno na njenom izvoru, možete staviti jastučiće od filca ili pjene, staviti prigušivače na telefonske aparate, podmazati vrata, zalijepiti noge stolica flanelom ili sličnim materijalom. Za zaštitu od vanjske buke preporučuje se korištenje čepića za uši, koji smanjuju percepciju vanjske buke za 50%.

Vrijedno je uložiti malo truda u uređenje recepcije, jer svježe cvijeće ne samo da uljepšava prostoriju, već i značajno poboljšava mikroklimu u njoj. Ovo je posebno važno ako se ured nalazi u centralnom dijelu grada.

Biljke smanjuju buku, poboljšavaju sastav zraka i ovlažuju ga isparavanjem vode iz lišća, što je posebno važno u prostorijama s parnim grijanjem. Biljke za ured moraju biti odabrane vješto, uzimajući u obzir površinu prostorije, na koju stranu gledaju prozori i da li je cvijeće alergeni.

Što se tiče dizajna boja recepcije, upotreba odgovarajuće boje ne samo da poboljšava izgled prostorije, već i povećava produktivnost, smanjuje umor i pozitivno psihološki djeluje na osobu. Boja obavlja tri funkcije: fiziološku, psihološku i estetsku. Izbor boja za dekoraciju ureda određen je arhitektonskim karakteristikama prostorije, osvjetljenjem, klimatskim uvjetima i, u velikoj mjeri, smjerom aktivnosti zaposlenika.

Pri niskim temperaturama zraka prednost se daje toplim bojama - žuta, bež, ružičasta, narandžasta. Za toplu, sunčanu sobu prikladne su bijele, sive, plave, zelene boje.

U malim prostorijama, svijetle, nisko zasićene boje stvaraju osjećaj udaljenosti i povećanog prostora. Bogatiji tonovi učinit će veliki prostor ugodnijim.

Preporučljivo je koristiti tople boje sa žućkastim nijansama u prostorijama u kojima nema prirodnog svjetla. Preporučljivo je odabrati tople boje u prostorijama u kojima postoji velika vjerovatnoća da postoji visok nivo buke.

Dakle, racionalna organizacija rada sekretara-pomoćnika sastoji se od organizacije radnog mjesta, uslova rada i planiranja radnog dana.

Bibliografija:

1) Appak M. A. Automatizovana radna mesta zasnovana na personalnim računarima. M.: Radio i komunikacija, 1989.

2) Pavlyuk L.V., Vorobiev N.I. Priručnik o kancelarijskom radu i osnovama rada na računaru. - M.; SPb.: Izdavačka kuća. kuća "Gerda", 1998.g

3) Popov G.Kh. Lična tehnika rada. - M., 1979.

4) Solovjev E. Ya. Bonton poslovne osobe: Organizacija sastanaka, prijema, prezentacija. - Minsk: PKIP “Asar”, 1994.

5) Fedotov V.V. Racionalna organizacija mentalnog rada. - M.: Ekonomija, 1987.

Radno mjesto je radni prostor zaposlenika, opremljen potrebnim alatima za obavljanje radnih obaveza.

Organiziranje radnog mjesta sekretarice počinje opremanjem istog namještajem, specijalnom opremom i kancelarijskim materijalom.

Potreban set namještaja trebao bi uključivati:

§ kancelarijski sto sa kliznim ormarićem;

§ stolica za podizanje i okretanje;

§ pomoćni sto ili stalak za kancelarijsku opremu;

§ ormar za čuvanje dokumentacije;

§ sef za čuvanje važnih dokumenata, obrazaca, pečata i pečata;

§ stolice za posjetioce.

Među kancelarijskim materijalom i specijalnom opremom možemo izdvojiti predmete koji se često koriste pri radu sa dokumentima:

§ instrument za pisanje;

§ fascikla ili ležište za tekuće dokumente i papir;

§ referentne i azbučne sveske, dnevnik, nedeljnik;

§ bušilica, heftalica (heftalica);

§ nož za papir, makaze;

§ korektivni sertifikat („mod“), lepak;

§ magnetni uređaj za odlaganje spajalica, dugmadi i drugih sitnih metalnih predmeta;

§ Zidni sat;

§ fasciklu sa natpisima “Za izvještaj”, “Za potpis”, “Dokumenti u toku” itd.

Svakom zaposleniku su potrebni određeni uslovi rada da bi uspješno obavljao funkcije koje su mu dodijeljene. Zaposlenom moraju pružiti maksimalan komfor pri radu uz minimalan trud i vrijeme. Uslovi rada sastoje se od niza faktora: tehničkih, higijenskih, socijalnih, psiholoških, psihofizičkih i estetskih.

Uslovi rada su skup faktora u radnoj sredini koji utiču na zdravlje i performanse čoveka u procesu njegove delatnosti.

Tehnički faktori uslova rada obuhvataju opremanje radnog mesta savremenom kancelarijskom opremom i korišćenje najnovijih informacionih tehnologija u procesu rada. Prilikom organiziranja radnog mjesta sekretarice treba voditi računa o posebnom namještaju i kancelarijskom materijalu.

Higijenski faktori treba da obezbede očuvanje snage i zdravlja, minimalan zamor i dobro raspoloženje zaposlenog tokom rada. Ovi faktori uključuju osvijetljenost radnog mjesta, optimalne uslove temperature i vlažnosti u prostoriji, promišljene boje u dizajnu prostorija, udoban namještaj koji zadovoljava ergonomske zahtjeve itd.

Socijalni faktori stvaraju osjećaj udobnosti i socijalne sigurnosti kod zaposlenog. To uključuje hranu za zaposlene, zdravstveno osiguranje, pristup sportu i teretanama, brigu uprave za ljetne praznike zaposlenih itd.

Psihološki faktori su određeni odnosima zaposlenih u timu, stilom vođenja, odnosno psihološkom klimom organizacije. Zajednički praznici, „dani zdravlja“, sportska takmičenja, ohrabrenje za zaposlene koji su se dokazali u radu, čestitke praznicima - sve su to pokazatelji dobre psihološke klime u timu. Takvo psihološko okruženje doprinosi radnom duhu, zaposleni ga cijene i cijene svoje radno mjesto.

Psihofizički faktori treba da uzmu u obzir fluktuacije u fizičkom stanju zaposlenog tokom radnog dana. Opterećenje se mora rasporediti u skladu sa ovim uslovom. Na primjer, prvi sat rada i odmah nakon pauze za ručak ne treba planirati za vrhunac proizvodne aktivnosti, jer je tijelo u to vrijeme donekle opušteno i nije spremno za intenzivan rad. Do kraja radnog dana javlja se opći umor, pa za ovaj period treba ostaviti manje odgovoran posao koji ne zahtijeva koncentraciju i mentalni stres.

Vrhunac ljudskog učinka se javlja od 9 do 12 sati i od 14 do 17 sati. Glavno opterećenje proizvodnje treba planirati za ovo vrijeme.

Estetski faktori doprinose dobrom raspoloženju zaposlenog, formiraju kod njega poštovanje prema poslu i ponos na preduzeće, te povećavaju prestiž rada. Nameštaj, cveće, roletne, moderan enterijer, prijatna tiha muzika, šema boja u dekoraciji i još mnogo toga može se pripisati estetskim faktorima koji utiču na uslove rada.

Radni uslovi uključuju usklađenost sa ergonometrijskim zahtjevima. Komplet sekretarskog namještaja mora ispunjavati ove zahtjeve.

Ergometrijski zahtjevi za tajnički namještaj

Postavljanje namještaja i opreme mora biti u skladu sa sljedećim principima:

§ predmeti koji se često koriste treba da budu u radnom prostoru, „pri ruci“;

§ raspored predmeta na stolu mora odgovarati pravilu “desne i lijeve ruke” (desno - šta se uzima i radi desnom rukom, lijevo - šta se uzima i radi lijevom rukom);

§ svaki predmet u prostoriji mora imati svoje mjesto i prostor za stalno kretanje.

SanPiN 2.2.55.542-96 „Higijenski zahtjevi za video displej terminale, lične elektronske računare i organizaciju rada“ reguliraju sanitarno-higijenske standarde za kancelarijske radnike opremljene računarima i kancelarijskom opremom.

Sanitarno-higijenski zahtjevi za uredske radnike

Stoga je stvaranje racionalnog rasporeda sekretarskog radnog mjesta u preduzeću od velike važnosti, kako za olakšanje rada, tako i za povećanje njegove atraktivnosti, što pozitivno utiče na produktivnost rada. Što se tiče racionalne organizacije rada sekretara-pomoćnika, ona se sastoji od organizacije radnog mjesta, uslova rada i planiranja radnog dana.