किसी शैक्षणिक संस्थान को अनुरोध पत्र का नमूना. व्यावसायिक बैठक के लिए नमूना औपचारिक पत्र। धन आवंटन के संबंध में

व्यावसायिक पत्रों के सबसे सामान्य प्रकार अनुरोध पत्र और पूछताछ पत्र हैं। पत्र के लेखक द्वारा अपेक्षित प्राप्तकर्ता द्वारा कुछ कार्रवाई शुरू करने के लिए अनुरोध पत्र तैयार किए जाते हैं। अनुरोध पत्र - कोई आधिकारिक जानकारी या दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए। इन्हें किन स्थितियों में संकलित किया गया है? किसी अनुरोध या अनुरोध का सार सही ढंग से कैसे बताएं?

दस्तावेज़ संचार प्रणाली में, व्यावसायिक पत्र सबसे लोकप्रिय दस्तावेज़ हैं, और व्यावसायिक पत्रों में, सबसे आम प्रकार अनुरोध पत्र और पूछताछ पत्र हैं। उन्हें सही ढंग से कैसे लिखें और प्रारूपित करें? यह सभी सचिवों के लिए जानना महत्वपूर्ण है।

पत्र के लेखक द्वारा अपेक्षित प्राप्तकर्ता द्वारा कुछ कार्रवाई शुरू करने के लिए अनुरोध पत्र तैयार किए जाते हैं। प्रबंधन गतिविधियों में, बड़ी संख्या में स्थितियाँ ऐसे पत्रों की तैयारी को जन्म देती हैं। यह अपेक्षाकृत सरल स्थिति हो सकती है जिसमें घटनाओं के संबंध में जटिल जानकारी प्रस्तुत करने, कोई तर्क देने या प्राप्तकर्ता को समझाने की कोई आवश्यकता नहीं है। ऐसे मामलों में, अनुरोध पत्र को सीधे अनुरोध के विवरण से ही शुरू करना बेहतर है, उदाहरण के लिए:

हम आपसे 2006 की पहली छमाही के लिए सेमिनार आयोजित करने के लिए एक कैलेंडर योजना भेजने के लिए कहते हैं। हम आपसे फल और सब्जी फार्म एसोसिएशन को 600 मिलियन रूबल की राशि में तरजीही ऋण आवंटित करने के मुद्दे पर विचार करने के लिए कहते हैं। मास्को और रूस के अन्य शहरों में बिक्री के लिए आयात-निर्यात कंपनी से खट्टे फलों की खरीद के लिए।

हालाँकि, प्रबंधन गतिविधियों में सभी परिस्थितियाँ इतनी सरल नहीं होती हैं। के सबसेपरिस्थितियों में, अनुरोध पत्र तैयार करते समय, औचित्य या, दूसरे शब्दों में, स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है कि पत्र क्यों, क्यों और किस उद्देश्य से तैयार किया जा रहा है। एक नियम के रूप में, प्राप्तकर्ता को प्रभावित करने के लिए, उसे बहुत विशिष्ट तरीके से कार्य करने के लिए मनाने के लिए, जैसा कि पत्र का लेखक चाहेगा या आवश्यकता होगी, औचित्य आवश्यक है। यदि अनुरोध पत्र में औचित्य शामिल है, तो अक्सर यह अनुरोध के बयान से पहले होता है, उदाहरण के लिए (//चिह्न पत्र पाठ के कुछ हिस्सों के बीच की सीमा को इंगित करता है):

इस तथ्य के कारण कि प्रशासन के कर्मचारियों के आधिकारिक कर्तव्यों में जिले के क्षेत्र में यात्रा करना शामिल है, // हम आपसे प्रशासन की जरूरतों के लिए दो नई वोल्गा आधिकारिक कारों की खरीद के लिए धन आवंटित करने का आग्रह करते हैं। हमारे द्वारा उत्पादित उत्पादों की श्रृंखला के विस्तार के संबंध में // हम आपसे रेफ्रिजरेटर के नए तकनीकी और डिजाइन विकास के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए कहते हैं और फ्रीजर"स्टिनोल।"

रूसी भाषा अपेक्षाकृत मुक्त शब्द क्रम वाली भाषाओं में से एक है। उपरोक्त किसी भी पाठ में, हम अर्थ को अधिक नुकसान पहुंचाए बिना वाक्य के कुछ हिस्सों की अदला-बदली कर सकते हैं, उदाहरण के लिए:

हम आपसे प्रशासन की जरूरतों के लिए दो नई वोल्गा आधिकारिक कारों की खरीद के लिए धन आवंटित करने का अनुरोध करते हैं // इस तथ्य के कारण कि प्रशासन के कर्मचारियों के आधिकारिक कर्तव्यों में जिले के क्षेत्र में यात्रा करना शामिल है। हम आपसे हमारे द्वारा उत्पादित उत्पादों की श्रृंखला के विस्तार के संबंध में रेफ्रिजरेटर और फ्रीजर "स्टिनोल" // के नए तकनीकी और डिजाइन विकास के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए कहते हैं।

जिन वाक्यांशों में पहले पत्र का मुख्य विचार बताया जाता है और फिर तर्क दिया जाता है, उनमें विशेषता होती है शैलीगत रंग: उन्हें हमेशा "औचित्य - निष्कर्ष" के सिद्धांत पर निर्मित वाक्यांशों की तुलना में अधिक अभिव्यंजक माना जाता है। हालाँकि, व्यावसायिक शैली किसी भी प्रकार की अभिव्यक्ति से अलग है; यह लगभग हमेशा शैलीगत रूप से तटस्थ भाषा के साधनों को प्राथमिकता देती है, इसलिए ऐसे वाक्यांश जो पहले स्पष्टीकरण प्रदान करते हैं, औचित्य देते हैं और फिर मामले का सार बताते हैं, अधिक सही होते हैं। अनुरोध पत्र लिखते समय, यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि तर्क और अंतिम भाग (अनुरोध) व्याकरणिक रूप से एक वाक्य हैं। यहां तक ​​कि उन मामलों में भी जहां औचित्य का संदर्भ दिया जाता है नियमों, तथ्यों और घटनाओं को बताया गया है, एक अलग वाक्य में तर्क को उजागर न करें, अन्यथा अनुरोध को बताने के लिए आपको वाक्यांशों का उपयोग करना होगा जैसे: "उपरोक्त के संबंध में, हम पूछते हैं...", "उपरोक्त को ध्यान में रखते हुए , हम पूछते हैं...", "जिस संबंध में हम पूछते हैं...", आदि आदि। ये निर्माण जानकारी नहीं रखते हैं और पाठ को संरचना के दृष्टिकोण से और दृष्टिकोण से अधिक जटिल बनाते हैं। धारणा का. अनुरोध पत्र और भी अधिक जटिल प्रबंधन स्थितियों में लिखे जा सकते हैं। योजनाबद्ध रूप से, इस स्थिति को इस प्रकार दर्शाया जा सकता है:

ऐसी स्थिति में लिखे गए पत्र को समझना आसान होगा यदि सामग्री को ऐसे क्रम में प्रस्तुत किया जाए जो स्थिति के विकास के तर्क को दर्शाता हो। इस मामले में, पत्र की संरचना को तीन भागों में विभाजित किया जा सकता है: परिचय (घटनाओं का विवरण, तथ्य जो प्रबंधन की स्थिति को सीधे प्रभावित करते हैं या प्रभावित कर सकते हैं), औचित्य (कारणों का स्पष्टीकरण कि पते वाले से संपर्क करना क्यों आवश्यक है) अनुरोध), निष्कर्ष (अनुरोध), उदाहरण के लिए ( पत्र के संचारी और शब्दार्थ भागों को चिह्न // द्वारा अलग किया जाता है):

हमारे आंकड़ों के अनुसार, कुर्स्क और बेलगोरोड चीनी प्रसंस्करण संयंत्रों में, जो मार्च-अप्रैल के दौरान मॉस्को और मॉस्को क्षेत्र में चीनी के मुख्य आपूर्तिकर्ता हैं चालू वर्षनियोजित निवारक रखरखाव अवश्य किया जाना चाहिए, जिसके शेड्यूल पर सहमति नहीं बनी है। // इस तथ्य के कारण कि निवारक कार्य की अवधि के दौरान चीनी का उत्पादन और उपभोक्ताओं को इसकी आपूर्ति में काफी कमी आएगी, // हम आपसे सुनिश्चित करने के मुद्दे पर मास्को सरकार के प्रतिनिधियों की भागीदारी के साथ एक कार्य बैठक आयोजित करने के लिए कहते हैं इन कारखानों के आंशिक रूप से बंद होने की अवधि के लिए मॉस्को क्षेत्र को चीनी की आपूर्ति।

पाठ की संरचना के बावजूद, पत्र में अनुरोध "पूछना" क्रिया का उपयोग करके तैयार किया गया है। संगठनात्मक लेटरहेड पर जारी पत्रों में, प्रथम व्यक्ति क्रिया रूप का उपयोग किया जाता है बहुवचन:

हम आपसे इसके बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए कहते हैं..., हम आपसे इसके बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए कहते हैं..., हम आपसे इसके बारे में अनुरोध करने के लिए कहते हैं..., हम आपसे आचरण करने के लिए कहते हैं... आदि।

आधिकारिक लेटरहेड पर जारी पत्रों में, प्रथम व्यक्ति क्रिया रूप का उपयोग किया जाता है एकवचन:

मैं आपसे... के मुद्दे पर विचार करने के लिए कहता हूं, मैं आपसे... आदि के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए कहता हूं।

एक पत्र में कई अनुरोध हो सकते हैं (अधिमानतः एक मुद्दे पर)। इस मामले में, मुख्य अनुरोध पहले तैयार किया जाता है, और फिर बाकी, निम्नलिखित भाषाई अभिव्यक्तियों का उपयोग करके तैयार किया जाता है:

हम आपसे यह भी पूछते हैं (विचार करें, प्रदान करें, क्रियान्वित करें...), साथ ही हम आपसे पूछते हैं... आदि।

उदाहरण के लिए:

बॉयलर प्लांट नंबर 4 (प्रति वर्ष 3.5 मिलियन क्यूबिक मीटर से कम) की नगण्य गैस खपत के कारण, हम आपसे इस उद्यम को हीटिंग सीजन 2005 के लिए अनिवार्य आरक्षित ईंधन (ईंधन तेल) वाले गैस उपभोक्ताओं के समूह से बाहर करने के लिए कहते हैं। 2006. साथ ही, हम सॉफ्टवेयर " मॉसगोरखलेबोप्रोडक्ट" को जेएससी "मोसेनर्गो" के साथ मिलकर प्लांट नंबर 4 में शामिल होने की संभावना पर विचार करने के लिए कहते हैं। गरमी का मौसम 2006-2007 जिला तापन प्रणाली के लिए।

अनुरोध पत्र वास्तव में एक प्रकार का अनुरोध पत्र है। एक नियम के रूप में, किसी भी आधिकारिक जानकारी या दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए अनुरोध किया जाता है। में वाणिज्यिक गतिविधियाँअनुरोध खरीदार से विक्रेता (निर्यातक को आयातक) को देने के अनुरोध के साथ एक अपील है विस्तार में जानकारीमाल (सेवाओं) के बारे में या माल की आपूर्ति (कुछ सेवाओं का प्रावधान) के लिए एक प्रस्ताव भेजें। सामान्य तौर पर, अनुरोध पत्र अनुरोध पत्रों के समान नियमों का पालन करते हैं, उदाहरण के लिए:

सरकारी डिक्री के पैराग्राफ 10 के अनुसार रूसी संघदिनांक 20.05.94 नंबर 498 "उद्यमों के दिवालियेपन (दिवालियापन) पर कानून को लागू करने के कुछ उपायों पर" हम आपसे ओजेएससी "मॉस्को बेकरी नंबर 18" की अधिकृत पूंजी में राज्य के हिस्से के आकार पर डेटा प्रदान करने के लिए कहते हैं। ”, पते पर स्थित है: सेंट। निकितिन्स्काया, 45 यदि शेयरधारिता इस उद्यम काबेचा गया, कृपया बिक्री की तारीख और विधि बताएं।

व्यावसायिक गतिविधियों में, अनुरोध का पाठ आमतौर पर इंगित करता है: माल (सेवाओं) का नाम; वे शर्तें जिनके तहत पत्र का लेखक उन्हें प्राप्त करना चाहेगा; मात्रा और/या गुणवत्ता; माल की डिलीवरी या सेवाओं के प्रावधान का समय; कीमत और अन्य जानकारी. व्यावसायिक अनुरोध में निम्नलिखित अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जाता है:

हम आपसे आपूर्ति की संभावना के बारे में सूचित करने के लिए कहते हैं... हम आपसे आपूर्ति के लिए एक प्रस्ताव देने के लिए कहते हैं... हम आपसे... आदि के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदान करने के लिए कहते हैं।

उदाहरण के लिए:

हम आपसे 150 पीसी की मात्रा में एएस-200 मॉडल के एयर कंडीशनर की आपूर्ति की संभावना के बारे में सूचित करने के लिए कहते हैं। फरवरी-मार्च 2005 के दौरान, और भुगतान की शर्तों और वितरण शर्तों को भी सूचित करें।

अनुरोध पत्र या अनुरोध पत्र पर संवाददाता संगठन की प्रतिक्रिया प्रतिक्रिया पत्र है, जो सहमति या इनकार हो सकती है। व्यावसायिक गतिविधियों में, अनुरोध का जवाब एक वाणिज्यिक पत्र के रूप में जारी किया जाता है, जो अनुरोध की प्राप्ति की पुष्टि करता है और खरीदार को रुचि के उत्पाद के बारे में जानकारी प्रदान करता है। अनुरोध का उत्तर हो सकता है वाणिज्यिक प्रस्ताव(प्रस्ताव)। अनुरोध पत्र और पूछताछ पत्र GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" के अनुसार तैयार किए जाते हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।" अनुरोधों और अनुरोधों को तैयार और संसाधित करते समय, निम्नलिखित विवरणों का उपयोग किया जाता है: पताकर्ता, पाठ का शीर्षक (यदि पत्र का पाठ 4-5 पंक्तियों से अधिक है), पाठ, हस्ताक्षर, निष्पादक के बारे में नोट। सभी व्यावसायिक पत्र विशेष प्रपत्रों - लेटरहेड्स पर तैयार किए जाते हैं।

व्यवसाय करने में भागीदारों और ग्राहकों के साथ निरंतर व्यावसायिक संपर्क शामिल होता है। ऐसी बैठकों में पत्रों के आदान-प्रदान के परिणामस्वरूप समझौते होते हैं। नीचे हम आपको बताएंगे कि किसी ग्राहक को मीटिंग के बारे में सक्षम और सही पत्र कैसे लिखा जाए।

बुनियादी नियम

किसी ग्राहक के साथ मीटिंग के बारे में पत्र लिखना कोई आसान काम नहीं है। चूँकि कई उद्यमियों को इस समस्या का सामना करना पड़ता है, इसलिए हमने व्यावसायिक पत्र लिखते समय बुनियादी आवश्यकताओं पर विचार करने का निर्णय लिया:

1. आधिकारिक व्यावसायिक चरित्र, सद्भावना और सम्मान, व्यावसायिक हितों और संबंधों के नैतिक मानकों का संयोजन।
2. स्पष्ट और संक्षिप्त संरचना. विचारों को सही एवं शालीनता से व्यक्त करना चाहिए। प्रस्तुति की तार्किक संरचना पाठ को अनुच्छेदों में सख्त विभाजन के माध्यम से प्राप्त की जाती है।
3. भाषा का अर्थ रूसी मानकों के अनुरूप है साहित्यिक भाषाऔर अभिभाषक को समझ में आता है।

नमूना

एक ग्राहक के साथ बैठक की व्यवस्था करने वाले व्यावसायिक पत्र की सबसे आम संरचना इस प्रकार है:

1. अपील.

सम्बोधन का नाजुक स्वरूप चुनना आवश्यक है। आधुनिक समय में, प्राप्तकर्ता के नाम और संरक्षक के साथ-साथ उसके शीर्षक और पेशे दोनों को इंगित करने की प्रथा है। उपचार की कमी को अपमान, व्यावसायिक शिष्टाचार का उल्लंघन माना जाता है।

• प्रिय प्रोफेसर पीटर इवानोविच!
• माननीय श्री रेक्टर सर्गेई फेडोरोविच!
• उच्च पदस्थ श्री मंत्री अल्ला सेम्योनोव्ना!

2. कृतज्ञता.

यदि किसी ग्राहक के साथ बैठक की स्थापना करने वाला पत्र किसी समझौते या सहमति, निमंत्रण या अनुरोध की प्रतिक्रिया का परिणाम है, तो प्राप्तकर्ता से संपर्क करने के बाद आभार व्यक्त करना उचित होगा।

• सबसे पहले, इसके लिए धन्यवाद...
• अवसर के लिए शुक्रिया...
• कृपया इसके लिए हमारा हार्दिक आभार स्वीकार करें...

3. क्षमायाचना.

यह मद केवल तभी आवश्यक है जब पत्र में देरी हो। उदाहरण के लिए, किसी कारण से आप अपना प्रस्ताव समय पर नहीं भेज पाए (कोई ऑर्डर पूरा नहीं हुआ, आपको मीटिंग के लिए देर हो गई, शिकायत प्राप्त हुई, आदि), शिष्टाचार के अनुसार, आपको हुई असुविधा के लिए माफी मांगनी चाहिए ग्राहक।

• क्षमा करें, यह हमारे लिए इतना असुविधाजनक है कि...
• हम गलतफहमी के लिए ईमानदारी से माफी मांगते हैं...
• हमें हुई परेशानी के लिए हम क्षमा चाहते हैं।

4. परिचय.

व्यावसायिक पत्रों में आम तौर पर स्थापित आवश्यकता पिछली घटनाओं का संदर्भ है: , । नंबर दर्ज करना होगा.

• आपके अनुरोध दिनांक (तारीख) के जवाब में...
• (तारीख) समझौते के अनुसार…
• जैसा कि (तारीख) पर सहमति हुई...
• यह पत्र हमारी अगली कड़ी है दूरभाष वार्तालापकी तिथि से)…

5. कारण (बातचीत का विषय)।

चतुराई से, बैठक के कारणों (फीस का भुगतान, बारीकियों पर चर्चा, एक समझौता तैयार करना, आदि) का संकेत दें।

• हमने आपके प्रस्तावित प्रोजेक्ट का विस्तार से अध्ययन किया है और विवरण पर चर्चा करना चाहेंगे।
• हमें आपके प्रस्ताव में रुचि है...
• कई महीनों से मैं आपके कौशल का अध्ययन कर रहा हूं...
• हम सकारात्मक समाधान निकालने के लिए आपसे मिलने के लिए उत्सुक हैं।
• हमने चर्चा की... आप खरीदना चाहते थे...

6. अपॉइंटमेंट लें.

आमतौर पर तारीख और समय निर्दिष्ट होता है। लेकिन अगर मुलाकात संभव नहीं है तो आप कैसे और कब संपर्क कर सकते हैं, यह स्पष्ट किया गया है.

• 15 मार्च 2018 14:00 बजे।
• कृपया मुझे बताएं यदि समय दिया गयाआप संतुष्ट नहीं हैं.

7. अनुनय.

बैठक की आवश्यकता के लिए एक उपयुक्त तर्क सहयोग के लाभों के बारे में प्राप्तकर्ता का आश्वासन होगा।

• हम आपको आश्वस्त करते हैं कि आप इससे संबंधित किसी भी मामले में हमारे समर्थन पर भरोसा कर सकते हैं...
• अपनी ओर से, हम पेशकश करने के लिए तैयार हैं... हम आपसे दोबारा पढ़ने के लिए कहते हैं...
• हमारा मानना ​​है कि हमारा ऑफर आपके लिए फायदेमंद है क्योंकि...

8. निष्कर्ष.

परंपरागत रूप से, पत्र की शुरुआत में व्यक्त आभार को दोहराया जाता है।

• आइए मैं आपको धन्यवाद देता हूं...
• हमारी मदद करने की आपकी इच्छा के लिए धन्यवाद...
• हम निकट भविष्य में आपके साथ एक अद्भुत व्यापारिक संबंध की आशा करते हैं...
• के लिए धन्यवाद…

9. विदाई.

• ईमानदारी से…
• हम आपकी सफलता की कामना करते हैं!
• आभार एवं शुभकामनाओं के साथ...

पत्र के अंत में अपना नाम और संपर्क जानकारी अवश्य शामिल करें।

व्यावसायिक नियुक्ति पत्र का उद्देश्य व्यावसायिक संबंध स्थापित करना और ग्राहक के साथ काम करने से लाभ उठाना है। आपका पत्र जितना अधिक सक्षम और नाजुक होगा, ग्राहक के पास संयुक्त सहयोग के लिए उतने ही अधिक कारण होंगे।

अनुरोध पत्र संभवतः सबसे सामान्य रूप है व्यावसायिक पत्राचार. उन स्थितियों की संख्या जिनके लिए किसी कानूनी या की ओर से अनुरोध करना आवश्यक हो जाता है व्यक्ति, गिना नहीं जा सकता. इसमें जानकारी प्राप्त करना, उत्पाद के नमूने लेना, कार्यों का समन्वय करना, कुछ कार्रवाई को प्रेरित करना आदि शामिल है।

अनुरोध पत्र की संरचना और संरचना मानक पत्रों से बहुत भिन्न नहीं होती है। एक नियम के रूप में, अनुरोध पत्र के पाठ में दो भाग होते हैं:

1. परिचयात्मक भाग, जहां मामले का सार एक कथात्मक रूप में बताया गया है, अनुरोध करने के उद्देश्यों और कारणों को समझाया गया है। निम्नलिखित मानक अभिव्यक्तियाँ अक्सर यहाँ उपयोग की जाती हैं:

याचिका का कारण

न मिलने के कारण... ;

सामाजिक महत्व को ध्यान में रखते हुए... ;

(हमारे दीर्घकालिक सहयोग) को ध्यान में रखते हुए... ;

(हमारे व्यापारिक संबंधों की दीर्घकालिक और उपयोगी प्रकृति) को ध्यान में रखते हुए... ;

आपके कार्यों और पहले से स्वीकृत समझौतों के बीच विसंगति के कारण... ;

माल प्राप्त होने में देरी के कारण... ;

आदि के मुद्दे पर बातचीत के परिणामों के आधार पर।

अनुरोध का लक्ष्य

आदेश का पालन करने के लिए... ;

समस्या को यथाशीघ्र हल करने के लिए...;

मुद्दों का समन्वय करने के लिए... ;

कार्गो मार्ग की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए... ;

कन्नी काटना संघर्ष की स्थितियाँ... और इसी तरह।

पहले हुए समझौते के अनुसार...;

हमसे अपील के संबंध में... ;

मौखिक समझौते के आधार पर... ;

हमारी टेलीफोन पर हुई बातचीत पर आधारित... ;

सरकारी फरमान के मुताबिक... ;

आपसी आपूर्ति पर प्रोटोकॉल के अनुसार... आदि।

उपरोक्त सभी अभिव्यक्तियों का उपयोग संदर्भ और भाषण स्थिति को ध्यान में रखते हुए किया जाना चाहिए।

लगभग सभी मानक अभिव्यक्तियाँ से शुरू होती हैं व्युत्पन्न पूर्वसर्गया पूर्वपद संयोजन से। आपको संज्ञाओं के साथ इन पूर्वसर्गों के सही उपयोग पर ध्यान देना चाहिए, जो मुख्य रूप से संबंधकारक और मूलवाचक मामलों में होते हैं।

2. दरअसल एक अनुरोध. यहां पत्र के मुख्य वाक्यांश में पूछने की क्रिया से बने शब्द शामिल हैं। इसका उपयोग व्यावसायिक ग्रंथों के लिए शिष्टाचार आवश्यकताओं और व्यावसायिक संचार के मनोवैज्ञानिक कानूनों द्वारा समझाया गया है - एक व्यक्ति मांग के बजाय अनुरोध के रूप में व्यक्त की गई कार्रवाई को करने के लिए अधिक स्वेच्छा से सहमत होता है।

कुछ मामलों में, वर्णनात्मक रूप से व्यक्त किए गए अनुरोध में यह क्रिया शामिल नहीं हो सकती है, उदाहरण के लिए: हमें उम्मीद है कि आप निर्दिष्ट अवधि के भीतर हमारे प्रस्ताव पर विचार करना संभव पाएंगे।

अनुरोध पहले व्यक्ति एकवचन में किया जा सकता है ("मैं पूछता हूं..."), पहले व्यक्ति बहुवचन में ("हम पूछते हैं..."), तीसरे व्यक्ति एकवचन में (इस मामले में, सामूहिक अर्थ वाली संज्ञाएं) उपयोग किया जाता है: "प्रबंधन पूछ रहा है...", "प्रशासन पूछता है...", "सलाह।" श्रमिक सामूहिकपूछता है...", आदि), तीसरे व्यक्ति बहुवचन से, यदि सामूहिक अर्थ वाली कई संज्ञाओं का उपयोग किया जाता है (प्रशासन और कार्य सामूहिक परिषद पूछता है...)।

यदि अनुरोध पत्र बहुआयामी है, तो ऐसे पत्र के दूसरे भाग की रचना इस तरह दिख सकती है (रचना के कुछ हिस्सों को पाठ के अनुच्छेद विभाजन के अनुरूप होना चाहिए):

कृपया कृपया...)

साथ ही मैं पूछता हूं... (हम भी पूछते हैं...)

और हम भी पूछते हैं... (और हम भी पूछते हैं...)

अनुरोध पत्र का मसौदा तैयार करते समय, आपको निम्नलिखित अनुशंसाओं पर विचार करना चाहिए:

1. अनुरोध करते समय, उसे पूरा करने में अपनी या अपने संगठन की रुचि पर ज़ोर दें।

2. किसी भी परिस्थिति में पत्र की शुरुआत "कृपया..." शब्द से न करें - पहले अपने अनुरोध के कारणों को स्पष्ट करना अधिक युक्तिसंगत है (भले ही सभी विवरणों पर प्राप्तकर्ता के साथ पहले ही सहमति हो चुकी हो)।

3. प्राप्तकर्ता को पहले से धन्यवाद देने में जल्दबाजी न करें। ऐसा करके आप खुद को और प्राप्तकर्ता दोनों को अजीब स्थिति में डाल देते हैं। जब आपको पता चले कि आपका अनुरोध स्वीकार कर लिया गया है तो धन्यवाद कहने का प्रयास करें।

अनुरोध तैयार करते समय, निम्नलिखित मानक अभिव्यक्तियों का अक्सर उपयोग किया जाता है:

हम आपसे एक निवेदन कर रहे हैं...

हमारे पते पर शिपिंग के बारे में...

मेरे पते की दिशा के बारे में...

हमारे संगठन को भेजने के बारे में...

मुझे उपलब्ध कराने के बारे में...;

हम आपसे (आपसे) पूछते हैं...

हमें सूचित करें)...

मेरे पास भेजो)...

तत्काल परिचय दें...

तुरंत रिपोर्ट करें...

(कंपनी प्रबंधन को) इसके बारे में सूचित करें...

मुझे इसके बारे में सूचित करें...;

मैं इसके लिए आपकी (आपकी) सहमति चाहता हूं...

को भेजा जा रहा है...

हमें प्रदान करना...

से परिचित होना...

स्थानांतरण... निम्नलिखित उपकरणों का... ;

हम इसमें आपकी (आपकी) सहायता चाहते हैं...

प्राप्त हो रहा है...

शीघ्र प्रेषण...

उपलब्ध कराने के अतिरिक्त जानकारीअपेक्षाकृत...

संचालन... ;

मैं आपसे (आपका) निर्देश माँगता हूँ...

पर एक समझौता संपन्न करने के लिए...

एंटरप्राइज़ गोदाम से डिलीवरी के लिए... एक प्रतिनिधि को...

दस्तावेज़ तैयार करने के लिए...

अवलोकन के लिए... ;

हम आपसे अनुरोध करते हैं कि आप शिष्टाचार से इनकार न करें और...।

हम सभी ने कभी न कभी किसी न किसी से कुछ न कुछ मांगा है। हैरान मत हो। यहां तक ​​कि जो लोग भी अब ज़िद पर अड़े हैं वे किसी भी याचिका के तथ्य को ही नकार देते हैं।

याद रखें कि कैसे बचपन में हम अपने माता-पिता से आइसक्रीम के लिए पैसे मांगते थे, फिर भीख मांगते थे अच्छा निशानशिक्षकों से, जब वे थोड़े से कम पड़ गए, और बाद में उन्होंने काम से एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी की भीख माँगी...

हालाँकि, रोज़मर्रा और रोज़मर्रा के मुद्दे अनुरोधों के एकमात्र "साथी" नहीं हैं।

व्यवसाय जीवन आधुनिक आदमीयाचिकाओं से भी गहरा संबंध है। और अनुरोध पत्र लंबे समय से प्रेषक तक पहुंचने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण माना जाता रहा है दिया गया लक्ष्य.

यह व्यावसायिक पत्राचार का एक अभिन्न और बहुत महत्वपूर्ण हिस्सा है। तदनुसार, यह इस बात पर निर्भर करता है कि पत्र की रचना कैसे की गई है अंतिम परिणाम- क्या अनुरोध स्वीकार किया जाएगा या आपको विनम्र इनकार मिलेगा:

____ कंपनी के प्रिय निदेशक!

हमें तत्काल आवश्यकता है नकदउपलब्धि के लिए ____. क्या आप भागीदारी करना चाहेंगे?

ईमानदारी से, ____.

क्या आपको लगता है कि ऐसे पत्र का सकारात्मक जवाब हो सकता है? यह माना जा सकता है कि यहां इनकार भी पूरी तरह से विनम्र नहीं होगा।

दिए गए लक्ष्य के जितना संभव हो उतना करीब पहुंचने के लिए अनुरोध पत्र को सही ढंग से लिखने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। अन्यथा, आपको नजरअंदाज कर दिया जाएगा और आप केवल अपना समय बर्बाद करेंगे।

नंबर 1. व्यक्तिगत अपील

यहां कुछ भी असाधारण नहीं है. इस तकनीक को हर कोई अच्छे से जानता है. लेकिन बहुत से लोग इसके बारे में भूल जाते हैं। लानत है! क्योंकि एक व्यक्तिगत अपील एक बिना चेहरे वाली अपील से कहीं बेहतर "काम" करती है।

किसे "आम तौर पर" संबोधित किया जाना पसंद है?! यह एक सड़क की तरह है "अरे..."। सहमत हूं, "अरे, प्रिय!" की शैली में कॉल की तुलना में आपके नाम का जवाब देने की अधिक संभावना है।

तो यह अनुरोध पत्र में है. आप एक अनुरोध कर रहे हैं किसी विशिष्ट व्यक्ति को, इसलिए पत्र प्राप्तकर्ता का पूरा नाम जानने का प्रयास करें।

बेशक, ऐसी स्थितियाँ हैं जिनमें यह दृष्टिकोण संभव नहीं है। किसी भी स्थिति में, अपने संदेश को यथासंभव वैयक्तिकृत करने का प्रयास करें।

कर सकना:« देवियो और सज्जनों!" लेकिन बेहतर: " प्रिय साथी शिक्षकों और शिक्षकों!».

कर सकना: « प्यारे बच्चों!" लेकिन बेहतर: " हमारे प्यारे लड़के और लड़कियाँ!».

हमें लगता है कि आपको मुख्य विचार समझ आ गया है।

नंबर 2. बिल्कुल वही क्यों?

अनुरोध पत्र प्राप्तकर्ता को बताएं कि आपने उसे अपना अनुरोध क्यों भेजा। एक व्यक्ति को यह समझना चाहिए कि वह आपके लिए अद्वितीय है और इस या उस घटना की सफलता उस पर निर्भर करती है।

• आप ____ के क्षेत्र में विशेषज्ञ हैं।
• आपकी कंपनी ____सेगमेंट में अग्रणी स्थान रखती है।
• केवल आपका विभाग ____ के बिना काम करता है.

प्राप्तकर्ता का दिल जीतने की कोशिश करें - सावधानीपूर्वक तारीफ करें (कारण के भीतर):

• आपने एक समय में ____ शानदार ढंग से पूरा किया।
• आप हमारे शहर में ____ के नायाब मास्टर हैं।
• आपकी परियोजनाओं ने अमूल्य सेवा प्रदान की ____.

याद करना! प्रशंसा पात्र होनी चाहिए ( वास्तविक गुण, क्रियाएँ, राजचिह्न), और "दूर की कौड़ी" नहीं।

नंबर 3। और फिर से लाभ

फ़ायदे। हां, बचने का कोई रास्ता नहीं है. हर कोई अपना लाभ तलाश रहा है, और हमेशा "मौद्रिक संदर्भ में" नहीं।

वे मुख्य कारण एवं तर्क दीजिए जिनके अनुसार आपका अनुरोध पूरा करना अनुरोध पत्र प्राप्तकर्ता के लिए लाभदायक होता है। मानवीय कमजोरियों पर "खेलें"।

यह क्या हो जाएगा? यह सब विशिष्ट स्थिति पर निर्भर करता है।

स्वीकारोक्ति। आप, एक योग्य ____ के रूप में, अपने गृहनगर में विशेष रूप से सुसज्जित और बाड़ वाले खेल के मैदानों को देखकर प्रसन्न होंगे...

महत्वाकांक्षा. जिन विशेषज्ञों के साथ आपको कल काम करना होगा, उन्हें आज ही तैयार करना होगा। इसलिए, आप अपना ज्ञान, अनुभव और निवेश कर सकते हैं...

सहानुभूति। दुर्भाग्य से, सड़क पर रहने वाले बच्चों की समस्या आज विशेष रूप से गंभीर है। हमारे शहर की सड़कों पर रहने वाले बच्चों की संख्या पहले से ही ____ के करीब पहुंच रही है। बच्चों को भागीदारी, सहायता, सहानुभूति की आवश्यकता है। वे हमारे बिना सामना नहीं कर सकते...

नंबर 4. आपकी सफलताएँ

अभिभाषक को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि वह एक गंभीर व्यक्ति के साथ काम कर रहा है जो "अपने काम में" पहला दिन नहीं है (बहुत से लोग "अपरक्षित" नवागंतुकों के साथ सहयोग करने के लिए सहमत नहीं होंगे)।

इसलिए, यदि आपके "ट्रैक रिकॉर्ड" में कोई सफलताएं और उपलब्धियां हैं, तो उन्हें अनुरोध पत्र में इंगित करना बेहतर है। इस तरह आप अविश्वास और संदेह की बाधा को सुरक्षित रूप से पार कर लेंगे।

जिस प्रोजेक्ट के बारे में आप प्राप्तकर्ता से संपर्क कर रहे हैं, उसकी "उपलब्धियों" को न भूलें। मानव स्वभाव ऐसा है कि हमारे लिए शून्य से शुरुआत करना बहुत मुश्किल है। लेकिन जो आपने शुरू किया था उसे जारी रखना (या ख़त्म करना) दूसरी बात है।

• ____ का निर्माण पहले ही 87% पूरा हो चुका है। लेकिन आपके सहयोग के बिना यह समय पर पूरा नहीं होगा. हम आपको प्रदान करते हैं…
• हमारे पास पहले से ही ____ उपलब्ध है। किसी दिए गए लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, हमें केवल ____ की आवश्यकता है.

पाँच नंबर। विशिष्ट अनुरोध

इधर उधर मत घूमो. अपने अनुरोध को अनावश्यक और अस्पष्ट शब्दों के ढेर से न ढकें। मुद्दे को स्पष्ट रूप से बताएं.

इसे किसमें व्यक्त किया जाना चाहिए?

सबसे पहले, पत्र खोलने वाले को यह समझना चाहिए कि वे उससे क्या चाहते हैं, और "वे मुझसे पूछते हैं या वे मुझे देते हैं" विषय पर पहेलियाँ नहीं सुलझानी चाहिए। दूसरे, आपका अनुरोध सटीक संख्याओं और कार्यों में व्यक्त किया जाना चाहिए।

क्या आप विशिष्ट सहायता चाहते हैं? फिर पत्र प्राप्तकर्ता से विशिष्ट कार्रवाई करने के लिए कहें।

• ____परियोजना के पूरा होने से पहले हमें ____ के लिए $3,250 की आवश्यकता है।
• हम ____ पर आपका इंतजार कर रहे हैं। ____ संग्रह कार्यक्रम 17 नवंबर को दोपहर 2:30 बजे ____ पर होगा।
• हम आपसे अपनी कार किराये की फीस घटाकर $10 प्रति दिन करने का अनुरोध करते हैं.

नंबर 6. बड़े नाम

एक और दिलचस्प तकनीक जो अनुरोध पत्र की प्रभावशीलता को बढ़ाती है। इसमें ऐसे व्यक्तियों (कंपनियों) को शामिल किया गया है जिन्होंने परियोजना में भाग लेने के लिए पहले ही अपनी सहमति दे दी है।

ऐसा करके आप प्राप्तकर्ता को स्वीकार करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं सकारात्मक परिणाम (« हाँ, यदि ____ सहमत है, तो मैं बदतर क्यों हूँ?!»).

• ____ पहले से ही हमारे ____ में सक्रिय रूप से भाग ले रहे हैं।
• हमारे द्वारा घोषित विषय ____ पर पेशेवर "मैराथन" के लिए लोगों ने पहले ही पंजीकरण करा लिया है ____.

नंबर 7. महत्वपूर्ण परिणाम

यहां सब कुछ सरल है. पत्र के अंत में परिणामों (महत्वपूर्ण बिंदु और मुख्य लहजे) को संक्षेप में प्रस्तुत करना सुनिश्चित करें।

• ____ का सफल समापन और आगे की खुशहाली अब आपके निर्णय पर निर्भर करती है।
• ____ युवा पेशेवर आप पर उम्मीदें लगाए बैठे हैं.
• युवा माताएं और उनके बच्चे हमारे शहर में आने के लिए उत्सुक हैं ____.

नंबर 8. संपर्क

« और यह बहुत स्पष्ट है!", आप बताओ। समझने योग्य, लेकिन सभी के लिए नहीं। संपर्क जानकारी पूर्ण रूप से प्रदान की जानी चाहिए.

हालाँकि, "अतिशयोक्ति" करने और सभी संभावित रूपों को इंगित करने की कोई आवश्यकता नहीं है प्रतिक्रियाया इसके विपरीत - ई-मेल द्वारा पत्र भेजते समय, यह विश्वास करना मूर्खतापूर्ण है कि वापसी का पता काफी है।

अनुरोध पत्र प्राप्तकर्ता को संपर्क जानकारी के लिए 2-3 विकल्प प्रदान करें। ये काफी है.

टिप्पणी

इसीलिए…

अपना अनुरोध पत्र लिखते समय यथासंभव खुले और ईमानदार रहें।

यह पहला परिणाम नियम है.

आपका दिन शुभ हो और हमेशा अच्छे मूड में रहें!